La nuova pagina Gestisci per Adobe Sign è progettata per migliorare la velocità e l’accesso alla libreria completa dei contenuti per ogni utente.

Panoramica

La nuova pagina Gestisci è stata progettata per ridurre l’ingombro e migliorare l’esposizione dei contenuti dell’utente.

La nuova pagina Gestisci non è ancora allineata all’interfaccia classica.

Data la complessità delle numerose funzioni nella pagina Gestisci, le funzioni più avanzate verranno rilasciate in più fasi per consentire un periodo di “rodaggio” più funzionale e permettere l’isolamento dei problemi che dovessero emergere. 

Le versioni successive offriranno elementi più avanzati e alcuni elementi sono stati ritirati dall’interfaccia.


Pianificazione di implementazione

Il nuovo formato della pagina Gestisci è attualmente fornito come opzione facoltativa per i clienti esistenti.

I nuovi account possono accedere solo al nuovo formato di pagina e non hanno la possibilità di passare al formato precedente.

Nota:

Se l’opzione per accedere alla nuova pagina è abilitata per l’account, nell’angolo in alto a destra della pagina è presente un’opzione per passare dall’esperienza nuova a quella classica e viceversa.

Collegamento per passare alla nuova pagina Gestisci

Per impostazione predefinita, nella pagina viene caricato un elenco di accordi.

  • Se sono presenti accordi in attesa di un tuo intervento, viene automaticamente applicato il filtro In attesa di te.
  • Se non sono presenti accordi in attesa di un tuo intervento, viene applicato il filtro In corso.

Questo elenco è ordinato in base alla data di “Ultima modifica”, con l’accordo modificato più di recente nella parte superiore.

 

È possibile fare clic sulle intestazioni di colonna che definiscono la tabella dell’accordo per applicare un ordinamento alfanumerico del contenuto della tabella.

Intestazioni di pagina

Fai clic una volta sul record di un accordo per esporre i dettagli e i comandi per l’accordo nella barra a destra.

Fai clic su Apri accordo per esaminare i dettagli.

Apri accordo

 

Quando l’accordo è aperto, puoi accedere ai controlli nella barra a destra.

Accordo aperto


Elementi disponibili nella pagina Gestisci

Le diverse “cartelle” di stato nella pagina classica sono state consolidate in una serie di filtri più pratica che restituiscono gli accordi di un tipo di stato specifico. Nella sezione superiore sono presenti i filtri di Accordo, che restituiscono gli accordi in base allo stato corrente dell’accordo

Esistono due stati “attivi”. Ciascuno indica il volume del contenuto tra parentesi dopo il nome dello stato:

  • In corso (N): gli accordi restituiti nello stato In corso sono in attesa che un partecipante completi la propria azione. Gli accordi in attesa dell’utente connesso non vengono restituiti
  • In attesa di un tuo intervento (M): gli accordi in attesa dell’utente connesso vengono acquisiti nel filtro In attesa di un tuo intervento. 

 

Sono disponibili tre stati “conclusivi”:

  • Completato: gli accordi risolti in modo corretto e completo 
  • Annullato: gli accordi che vengono abbandonati per qualsiasi motivo. Sono inclusi: 
    • Accordi annullati dal mittente
    • Accordi rifiutati da un partecipante
    • Accordi che sono stati terminati a causa di un errore ripetuto nell’autenticazione
    • Accordi che sono affetti da un errore di sistema che rende l’accordo non attuabile
  • Scaduto: gli accordi che raggiungono una data di scadenza e vengono chiusi automaticamente

 

È presente uno stato di Bozza che contiene tutti gli accordi realizzati in modo parziale.

 

La parte inferiore è dedicata agli oggetti “principali” del modello. Gli accordi “secondari” creati da questi modelli vengono filtrati nei filtri di stato dell’accordo.

Gli oggetti principali non sono accordi di per sé ma vengono utilizzati per generare grandi quantità di singoli accordi. Tali oggetti principali includono:

  • Modelli (libreria): tutti i modelli per documenti e campi disponibili nella libreria di documenti
  • Moduli Web: denominati in precedenza Widget, i moduli Web sono modelli di accordo che possono essere distribuiti come collegamenti oppure essere inclusi nelle pagine Web. I moduli Web vengono avviati dal firmatario, generando un accordo secondario per ciascun partecipante che ne compila uno
  • Mega Sign: i modelli Mega Sign sono progettati per produrre un elevato volume di singoli accordi che vengono inviati e firmati come un accordo “standard”
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>> Informazioni sulle opzioni di condivisione dell’account

Gli utenti con cui sono stati condivisi dei contenuti da altri account utente possono filtrare i contenuti facendo clic sulla freccia giù accanto a I tuoi accordi.

Il menu a discesa mostra un elenco di tutti gli utenti (e i gruppi, se è attivata la condivisione avanzata) che hanno condiviso dei contenuti con te. Quando selezioni un utente, la pagina Gestisci viene ricaricata con i contenuti dell’utente selezionato.

Filtro per account condivisi

Gli account per i quali è stata attivata l’opzione Condivisione account avanzata possono passare dagli account condivisi a Invia accordi per conto dell’utente:

  • Passa il cursore sul tuo nome nell’angolo in alto a destra della schermata.
  • Fai clic su Cambia account.
  • Seleziona l’account utente a cui vuoi passare e fai clic su OK.
Cambia account

Passando all’account di un altro utente, l’utente che ha effettuato l’accesso può inviare accordi per conto di un altro account:

Account a cui si è passato

La barra di ricerca restituisce tutte le transazioni che corrispondono alla stringa fornita per l’origine di contenuti selezionata.

  • Se stai visualizzando “I tuoi accordi”, la ricerca viene eseguita nei tuoi contenuti. Se stai visualizzando un account condiviso, la ricerca viene eseguita nei contenuti dell’account condiviso.

Quando viene creata o aggiornata una transazione, viene indicizzato il contenuto dei campi seguenti:

  • Nome del partecipante
  • Indirizzo e-mail
  • Titolo destinatario
  • Azienda destinatario
  • Nome accordo
  • Note dell’accordo
  • Messaggio dell’accordo
  • Messaggio personale destinatario
  • Nome del Gruppo di destinatari
  • Elenco dei destinatari del Gruppo di destinatari
  • Nomi dei documenti originali
  • Tutto il contenuto dei campi di testo accettati durante il processo di creazione

Funzionamento della ricerca testuale:

Se si cerca la stringa "Un semplice pesce"

  • Adobe Sign suddivide la stringa in singoli termini (tokenizzazione) utilizzando gli spazi come delimitatori. In questo esempio, la stringa viene suddivisa in tre token: Un, semplice e pesce.
    • Altri caratteri delimitatori sono: ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • Le virgolette sono caratteri delimitatori e quindi non possono essere usate per specificare un valore di stringa letterale.
      • I punti, i due punti e i punti e virgola non seguiti da uno spazio vuoto sono considerati parte del token (ad esempio ver:1.0).
      • L’apostrofo viene mantenuto nel token se è seguito da un carattere diverso dallo spazio vuoto o dal carattere "s" (ad esempio: l’accordo).
  • La distinzione tra maiuscole e minuscole è stata rimossa. Ad esempio: un, semplice e pesce
  • Quindi la funzione di ricerca tenta di trovare una corrispondenza per il testo completo di ogni token con un valore indicizzato.
    • La tokenizzazione è più complessa per il nome dell’accordo (vedi di seguito).
  • Viene utilizzata una ricerca inclusiva: ogni accordo che corrisponde ad almeno un token da almeno un campo ricercabile viene incluso nel set di dati restituito.
    • Il set di dati restituito viene ordinato in base alla data dell’ultima modifica, a partire dal risultato più recente.

 

Il campo Nome accordo:

Come descritto in precedenza, al campo Nome accordo viene applicata una tokenizzazione più sofisticata grazie a un meccanismo “personalizzato” aggiuntivo che viene applicato principalmente a delimitatori di contesto (anziché a caratteri espliciti). Questa tokenizzazione personalizzata è diversa da quella standard nei seguenti aspetti:

  • Vengono generati token di prefissi (fino a 10 caratteri): un token di prefisso è una stringa incrementale di un token standard. Esempio: se il token standard è pesce, i token incrementali sono: p, pe, pes e pesc.
    • Questo consente di cercare stringhe parziali, iniziando dal primo carattere del token.
    • Vengono escluse le corrispondenze per le porzioni interne della stringa. Esempio: la ricerca del termine via non restituirà la parola fuorviaante.
  • I token vengono divisi in corrispondenza di caratteri non alfanumerici. Esempio: la stringa Super_mega genera i token Super e mega.
    • I caratteri di sottolineatura non sono considerati delimitatori nella tokenizzazione standard.
  • I token vengono divisi in corrispondenza di transizioni maiuscole/minuscole. Esempio: la stringa PowerShot genera i token Power e Shot.
  • I token vengono divisi in corrispondenza di transizioni lettera/numero. Esempio: la stringa XL500 genera i token XL e 500.
  • Vengono rimossi da ogni token eventuali delimitatori iniziali o finali. Esempio: la stringa XL---42+'Autocoder' genera i token XL, 42 e Autocoder.
  • Viene rimossa la notazione del genitivo sassone ('s) dalla fine di ogni token. Esempio: la stringa Dave's genera il token Dave.

Tieni presente che la combinazione tra tokenizzazione standard e personalizzata consente di cercare sia la stringa di token completa (grazie alla tokenizzazione standard) sia i token di prefisso (grazie alla tokenizzazione personalizzata), ma non trova la corrispondenza con un token di prefisso che si estende attraverso un delimitatore. 

Esempio: se hai un accordo denominato My_NDA

  • La tokenizzazione standard genera il token my_nda.
  • La tokenizzazione personalizzata genera una serie di token di prefisso: m, my, n, nd e nda.
  • Se si cerca my_nd, non viene restituito alcun risultato per i seguenti motivi: 
    • La tokenizzazione standard non crea token di prefisso, ma solo stringhe complete.
    • La tokenizzazione personalizzata delimita il carattere di sottolineatura, che non verrà quindi incluso in alcun token di prefisso.

Esempio 2: se hai un accordo denominato XL500

  • La tokenizzazione standard genera il token xl500.
  • La tokenizzazione personalizzata genera una serie di token di prefisso: xxl550500
  • Se si cerca xl5, non viene restituito alcun risultato per i seguenti motivi: 
    • La tokenizzazione standard non crea token di prefisso, ma solo stringhe complete.
    • La tokenizzazione personalizzata delimita la transizione lettera/numero, quindi non viene creato alcun token di prefisso che colleghi una lettera a un numero.

 

Filtri di ricerca

L’icona del filtro apre le opzioni che consentono di ridurre ulteriormente il set di dati selezionando un intervallo di date:

  • Tutte le date
  • Ultime 24 ore
  • Ultimi 7 giorni
  • Ultimi 30 giorni
  • Ultimi 12 mesi
  • Intervallo date personalizzato

È disponibile un’opzione aggiuntiva per cercare nei contenuti nascosti.

  • Quando si seleziona Cerca in contenuti nascosti, nel set di dati restituito vengono inclusi solo i contenuti nascosti, oltre ai risultati di eventuali altri filtri attivi.

Nota:

Quando è selezionato un filtro, accanto all’icona del filtro viene visualizzato un tag. Dopo che il set di dati è stato restituito, è possibile fare clic su un filtro per rimuoverlo.

 

Il Nome o Titolo dell’accordo si trova nella parte superiore destra del layout di pagina:

Titolo - Nome dell’accordo

 

La Data di creazione si trova immediatamente sotto il nome dell’accordo.

Data di creazione

 

Lo Stato corrente dell’accordo viene visualizzato sotto il nome dell’accordo e la data di creazione, in alto a destra nella finestra.

Stato accordo

 

In alto a destra è riportato Da chi proviene l’accordo. 

  • Il campo Da è visualizzabile solo quando non sei il mittente.
Inviato da - Da

 

Il Messaggio globale per l’accordo si trova in alto a destra, appena sotto il Mittente

Messaggio globale

 

Il destinatario corrente viene identificato nel nuovo elenco partecipanti esteso, che mostra in modo chiaro tutti i destinatari e il loro stato relativamente all’accordo

Elenco destinatari

È possibile rivedere e modificare i modelli di libreria selezionando il filtro Modelli nella barra in basso a sinistra.

Quando si seleziona un modello, vengono visualizzate le seguenti opzioni della barra a destra:

  • Apri modello: apre una vista del modello.
  • Usa modello: avvia un nuovo accordo con il modello già allegato.
  • Modifica modello: consente all’utente di modificare i campi e le proprietà del modello.
  • Elimina: elimina il modello. Questa operazione non può essere annullata.
  • Scarica PDF: consente all’utente di scaricare un PDF vuoto del modello libreria.
  • Scarica singoli file: consente all’utente di scaricare i singoli file originariamente utilizzati per creare il modello di libreria. 
    • Il numero totale dei file che erano stati utilizzati è indicato tra parentesi. 
  • Scarica dati campo modulo: scarica un file .csv per tutti gli accordi completati per i quali è stato utilizzato il modulo.
  • Note: note per il modello che possono essere visualizzate solo dal proprietario del modello o dagli utenti/gruppi con cui il modello è stato condiviso.

>> Ulteriori informazioni su come creare e modificare i modelli

Modificare il modello

È possibile rivedere e modificare i moduli Web selezionando il filtro Moduli Web nella barra in basso a sinistra.

Quando si seleziona un modulo Web, vengono visualizzate le seguenti opzioni della barra a destra:

  • Apri modulo Web: apre una vista del modulo Web.
  • Ottieni codice: visualizza il codice HTML e di script del modulo Web.
  • Modifica modulo Web: consente all’utente di modificare i campi e le proprietà del modello.
  • Scarica PDF: consente all’utente di scaricare un PDF vuoto del modello libreria.
  • Scarica dati campo modulo: scarica un file .csv con tutto il contenuto dei campi dei moduli Web completati.
  • Scarica singoli file: consente all’utente di scaricare i singoli file originariamente utilizzati per creare il modello di libreria. 
    • Il numero totale dei file che erano stati utilizzati è indicato tra parentesi. 
  • Condividi: consente di condividere l’accesso al modulo Web nella pagina Gestisci della persona con cui è stato condiviso.
    • Quando si condivide un modulo Web con una persona, questa può:
      • Aprire il modulo Web per visualizzare i documenti originali
      • Ottenere il codice per il modulo Web
      • Scaricare un PDF dei documenti originali utilizzati per creare il modulo Web
      • Scaricare i dati dei campi modulo raccolti per tutti gli accordi figlio completati generati dal modulo Web
      • Condividere l’accesso al modulo Web con altre persone
      • Nascondere il modulo Web dalla vista personale
      • Esaminare e modificare le note presenti nel modulo Web
  • Nascondi modulo Web: consente di nascondere il modulo Web dalla tua visualizzazione.
    • Quando si nasconde il modello di modulo Web, questo non viene disattivato né si impedisce agli utenti di accedervi (se si tratta di un modulo attivo).
  • Note: note per il modulo Web che possono essere visualizzate solo dall’utente che le inserisce.

>> Ulteriori informazioni sui moduli Web

Modificare un modulo Web

La possibilità di rivedere una transazione Mega Sign è disponibile dalla barra in basso a sinistra della pagina Gestisci.

Quando si seleziona un evento Mega Sign, vengono visualizzate le seguenti opzioni della barra a destra:

  • Apri accordo Mega Sign: apre una vista del documento modello utilizzato per la transazione Mega Sign.
  • Promemoria: consente di creare e inviare un promemoria a tutte le parti che non hanno completato il relativo accordo figlio.
  • Scarica PDF: consente all’utente di scaricare un PDF vuoto del modello libreria.
  • Scarica dati campo modulo: scarica un file .csv di tutti gli accordi completati. 
  • Scarica singoli file: consente all’utente di scaricare i singoli file originariamente utilizzati per creare il modello di libreria. 
    • Il numero totale dei file che erano stati utilizzati è indicato tra parentesi. 
  • Nascondi documento Mega Sign: nasconde l’evento Mega Sign dalla tua visualizzazione.
    • L’azione di nascondere il modello padre non ha alcun impatto sugli accordi figlio.
  • Condividi: quando si condivide l’oggetto padre, l’oggetto viene inserito nella pagina Gestisci della persona con cui viene condiviso.
    • La condivisione di un modello Mega Sign padre comporta automaticamente la condivisione di tutti i suoi accordi figlio.
    • Quando si condivide un modello padre con una persona, questa può:
      • Visualizzare il modello padre originale
      • Scaricare un PDF del documento originale
      • Scaricare i dati dei campi raccolti dagli accordi figlio completati
      • Condividere l’oggetto padre con altre persone
      • Visualizzare il riepilogo delle attività per l’evento Mega Sign
      • Visualizzare e modificare le note per l’oggetto principale
  • Visualizza report attività: apre un riepilogo degli accordi figlio, suddivisi in base al loro stato corrente.
  • Note: note per il modello che possono essere visualizzate solo dal proprietario del modello o dagli utenti/gruppi con cui il modello è stato condiviso.
  • Riepilogo rapido degli accordi figlio 

>> Ulteriori informazioni sugli accordi Mega Sign

Visualizzare le attività svolte sugli accordi Mega Sign

La possibilità di sostituire il partecipante corrente è disponibile passando il mouse sopra l’icona del partecipante corrente e facendo clic sul collegamento Sostituisci partecipante.

A seconda delle impostazioni dell’account, vi sono due opzioni:

  • Sostituisci destinatario: consente di sostituire il destinatario corrente, che non potrà più accedere all’accordo.
  • Aggiungi destinatario alternativo: consente di aggiungere un destinatario alternativo senza rimuovere quello originale, che potrà ancora completare l’accordo.

>> Informazioni dettagliate su come sostituire il firmatario corrente

Opzioni per sostituire il destinatario corrente

Il mittente di un accordo è autorizzato a modificare il metodo di autenticazione per ciascuno dei partecipanti, dopo aver inviato l’accordo.

Questo è utile ad esempio se è stata usata una password ma è stata persa/dimenticata. La password viene semplicemente reimpostata.

La possibilità di modificare l’autenticazione del destinatario è disponibile passando il mouse sopra l’icona del partecipante corrente e facendo clic sul collegamento Modifica accanto al metodo di autenticazione.

Nota:

Questa impostazione riguarda solo le password utilizzate per l’autenticazione dei destinatari.

Le password utilizzate per proteggere un PDF firmato non vengono influenzate

Modificare il metodo di autenticazione

La possibilità di impostare, modificare ed eliminare la data di scadenza per l’accordo è disponibile sotto la data di creazione: Data di scadenza

Fai clic sull’icona a forma di matita per aprire il pannello di modifica.

Dettagli completi della funzione

Modificare la data di scadenza

Il layout della pagina Gestisci presenta i partecipanti di un accordo, fornendo:

  • Lo stato corrente di quanti partecipanti hanno completato le proprie azioni (direttamente sotto l’indirizzo e-mail del partecipante corrente)
  • Un elenco completo di tutti i partecipanti e il loro ruolo in relazione all’accordo (barra a destra)
Elenco destinatari

Per visualizzare il contenuto (i file) di un accordo:

  • Fai un solo clic sull’accordo per selezionarlo e aprire la barra a destra.
  • Fai clic sull’azione Apri accordo
Aprire l’accordo

 

L’accordo viene aperto per la revisione; i controlli della barra a destra restano nella stessa posizione.

Accordo aperto

La possibilità di sostituire i file per un accordo inviato si trova nelle azioni della barra a destra: Modifica accordo

Dettagli completi della funzione

Modifica accordo

La possibilità di creare o eliminare promemoria si trova sulla barra destra con le azioni: Promemoria

Dettagli completi della funzione

Nuova pagina Gestisci - Promemoria

La possibilità di condividere l’accordo si trova nella barra a destra con le azioni: Condividi

Una volta che l’accordo è condiviso:

  • Viene inviato un messaggio e-mail all’utente (e-mail) con cui si condivide l’accordo
    • Il messaggio e-mail contiene un allegato in formato PDF dell’accordo nel suo stato corrente 
  • Il record dell’accordo diventa disponibile nella pagina Gestisci dell’utente (indirizzo e-mail) con il quale è stato condiviso
    • Quell’utente può esaminare l’accordo come se fosse posto in copia all’accordo

Dettagli completi della funzione

Condividere un accordo

La possibilità di annullare l’accordo si trova nella barra a destra con le azioni: Annulla

Dettagli completi della funzione

Annulla accordo

La possibilità di scaricare l’accordo e/o il rapporto di audit dell’accordo è disponibile nella barra a destra con le azioni: Scarica PDF e Scarica report di audit rispettivamente

Scarica PDF - Report di audit

La pagina Gestisci presenta separatamente le funzioni per scaricare l’intero PDF e scaricare i singoli file.

È possibile fare clic su ogni file per scaricarne una versione PDF.

Scaricare singoli file

Se un accordo viene firmato al di fuori del processo di firma di Adobe Sign (ad esempio, se un destinatario stampa il documento e lo firma fisicamente), l’autore dell’accordo può digitalizzare e caricare nuovamente l’accordo in Adobe Sign.

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Se il tuo account utilizza la convalida dei destinatari tramite documento di identità e hai scelto di memorizzare i dati di autenticazione, potrai scaricare il Report identità firmatario.

Scarica report identità

È possibile nascondere il contenuto nella pagina Gestisci. Il contenuto non viene eliminato, lo stato non viene modificato e l’accordo può procedere normalmente attraverso il ciclo di firma. L’accordo semplicemente non è visibile nella visualizzazione dell’utente della pagina Gestisci.

Nota:

Per non nascondere più i contenuti, devi eseguire una ricerca utilizzando il filtro Mostra solo gli accordi nascosti (vedi: Ricercare metadati/note).

Nascondere un accordo

La cronologia degli eventi per l’accordo si trova nella barra a destra nella parte inferiore delle azioni: Attività

Attività accordo

 

Facendo clic sull’opzione Attività vengono sostituiti i controlli della barra a destra con l’attività completa (Cronologia) dell’accordo, elencata in ordine cronologico, con gli eventi più recenti nella parte superiore.

Dettagli completi della funzione

Elenco delle attività

L’utente può firmare un accordo dalla pagina Gestisci selezionando il record dell’accordo e facendo clic sul pulsante Visualizza e firma nella barra a destra.

Visualizza e firma

 

Viene aperta l’interfaccia standard per la firma dell’accordo:

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Elementi obsoleti

Gli elementi seguenti verranno rimossi dalla pagina Gestisci e non si prevede che saranno disponibili nella versione completa della pagina.

La possibilità di archiviare un documento viene completamente rimossa. 

  • Ciò include la funzione diretta dell’e-mail all’archivio
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I clienti che hanno dei contenuti nel proprio archivio possono continuare a visualizzare e scaricare tali file dalla pagina Gestisci ma non saranno in grado di caricare nuovi documenti.

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La funzione di Stampa viene rimossa.

Per stampare una versione dell’accordo, si consiglia di scaricare il PDF e stamparlo dal driver di stampa locale.

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Problemi noti

Problema - Quando si passa alla nuova pagina Gestisci, la pagina è completamente vuota, priva dei contenuti degli accordi.

Prova: prova a caricare questa pagina: https://documentcloud.adobe.com/

  • Se non riesci a caricare https://documentcloud.adobe.com/ devi contattare l’amministrazione di rete interna e collaborare con loro per sbloccare il dominio documentcloud.adobe.com.
  • Se è possibile accedere al collegamento precedente, contatta il supporto tecnico.

Nota:

La stessa situazione può verificarsi anche per le pagine Home e Visualizza accordo.