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Compila e firma è uno dei due metodi disponibili per consentire a un utente di firmare il proprio documento senza coinvolgere un altro destinatario.
L’altra opzione è il metodo di autofirma, che consente di usare i modelli, le funzioni di authoring, e compatibile con la normativa CFR 21 Part 11.
La funzione Compila e firma è progettata come metodo rapido e semplice per consentire a un utente di caricare un documento, di compilare il contenuto, ed eventualmente di applicare la firma.
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Viene caricata l’interfaccia Compila e firma e vengono visualizzati i file documenti caricati, nell’ordine in cui sono stati elencati.
Compila il documento:
- Seleziona un tipo di campo.
- Fai clic sul documento nel punto in cui vuoi aggiungere il contenuto di un campo.
- I campi di testo si presentano con un cursore e un ingombro in cui digitare.
- La grafica viene inserita una volta per ogni clic del mouse.
Tutti i campi possono essere regolati a livello di dimensione del font e possono essere spostati facilmente per garantirne il posizionamento corretto.
Dopo aver fatto clic sul pulsante Fine, viene ricaricata la pagina “Il documento è stato firmato correttamente”.
Questa pagina contiene, a sinistra, una miniatura del documento appena firmato e quattro passaggi successivi su cui è possibile fare clic:
○ Invia una copia: questa opzione avvia un nuovo flusso di lavoro che invia il documento firmato a uno o più indirizzi e-mail.
○ Scarica una copia: facendo clic su questo collegamento si apre una copia del file PDF firmato nel sistema locale.
○ Gestisci questo accordo: questa opzione apre la scheda Gestione.
○ Firma un altro accordo: questo collegamento apre di nuovo la pagina Compila e firma, pertanto è possibile firmare un documento diverso.
A. Input testo: fai clic su questa opzione e fai clic in qualsiasi punto del documento in cui desideri aggiungere testo. Per passare a un'altra sezione del documento devi fare clic in maniera esplicita nel nuovo spazio e iniziare a digitare. L'input testo rispetta gli a capo, in modo da semplificare la compilazione dei campi nota a più righe.
B. Input segno di spunta: questa opzione inserisce un semplice elemento grafico Segno di spunta. Ideale per le caselle di controllo.
C. Input punto pieno: anche i punti pieni sono elementi grafici semplici che vengono utilizzati con gruppi di pulsanti di scelta, ma possono essere applicati anche in caselle di controllo.
D. Campo firma: il campo Firma consente all'utente di inserire una firma. Se possiedi una firma salvata sull'account in uso, viene utilizzata per impostazione predefinita. In caso contrario, sono disponibili le normali opzioni di firma consentite dalle impostazioni account.
E. Campo Iniziale: riflettendo il campo Firma, il campo Iniziali usa tutte le immagini salvate e consente le normali opzioni di input se un'immagine salvata non è in posizione.
È possibile regolare la dimensione di tutti i tipi di input affinché sia più grande o più piccola della dimensione predefinita e tutti i tipi di input mantengono le proprie dimensioni impostate discretamente dagli altri tipi di input.
È possibile disporre di più esempi di dimensioni all'interno di un Accordo per qualsiasi tipo di input.
Il testo, i segni di spunta e i punti pieni supportano un processo di ridimensionamento a fasi che regola il font alla dimensione predefinita successiva, più piccola o più grande.
Sopra a ciascuno di questi campi è presente un’interfaccia che contiene un’icona Elimina (il cestino a destra) e due esempi della lettera “A”.
La “A” a sinistra è più piccola e riduce la dimensione del font di un “livello”.
La “A” a destra è più grande e aumenta la dimensione del font di un “livello”.
Nota:
La modifica delle dimensioni del font per qualsiasi tipo di input è persistente per tutti i campi successivi dello stesso tipo.
Per ottenere risultati migliori, digitare parte del testo nel primo campo, quindi aumentare o diminuire le dimensioni del carattere in modo che sembri proporzionale al font nel documento sottostante. Dopo aver ottenuto la dimensione appropriata, non è necessario ridimensionare il carattere.
I campi Segni di spunta, Punti pieni, Firma e Iniziali hanno la possibilità di essere ridimensionati in modo dinamico facendo clic e trascinando la “maniglia” blu nella casella del campo di immissione.
Di nuovo, il ridimensionamento in questo modo è permanente fino a quando il tipo di input non viene nuovamente ridimensionato (con un qualsiasi metodo).
Dopo aver inserito i campi, è possibile spostarli. A seconda del modo in cui viene creato il modulo, potrebbe essere più semplice digitare l'input in una sezione del modulo separata e quindi spostarla.
Per spostare un campo:
○ Fai un clic singolo per selezionarlo. Viene visualizzato il riquadro di delimitazione del campo.
○ Quando il cursore del mouse si trova sopra il campo, diventa una freccia a quattro direzioni. Fai clic e tieni premuto il pulsante del mouse per trascinare il campo dove necessario.
Per impostazione predefinita, la funzione Compila e firma/Firmo solo io è disponibile a tutti gli utenti a tutti i livelli di servizio.
Gli amministratori che desiderano rimuovere la funzione Compila e firma/Firmo solo io dalla pagina Home possono farlo passando ad Account > Impostazioni generali > Compila e firma.
Questa impostazione è disponibile anche a livello di gruppo.
È possibile impostare due opzioni per esporre l’opzione desiderata:
○ Nuova esperienza Compila e firma impostata come predefinita
◘ Selezionando questa opzione, Compila e firma diventa il flusso di lavoro predefinito della pagina Home.
◘ Deselezionando questa casella, Firmo solo io resta il flusso di lavoro predefinito della pagina Home.
○ Consenti agli utenti di scegliere...
◘ Selezionando questa casella si attiva un collegamento che consente all'utente di passare liberamente tra i due flussi di lavoro.
Per aggiungere le firme digitali come opzione di firma, esegui una delle seguenti operazioni:
- Abilita le firme digitali nell’account.
- Passa ad Account > Impostazioni account > Firme digitali.
- Attiva almeno uno dei metodi di firma digitale: Cloud o Download.
- Fai clic su Salva.
