Guida di configurazione rapida

Preferenze firma

Per queste impostazioni è necessario considerare numerose opzioni.

Vai ad Account > Preferenze firma.

Le prime due impostazioni consentono di controllare la formattazione automatizzata della riga in cui viene inserita la firma e i dati della firma che vengono inseriti sotto la linea:

• Utilizza firme e iniziali formattate correttamente
  • Selezionando questa voce il contenuto della firma viene posizionato sotto la linea.
  • Se la disattivi, viene inserita solo la firma, senza altre marcature tipiche delle firme elettroniche.
• Regola in modo dinamico la linea sotto la firma e le iniziali. 
  • Puoi abilitare questa voce per regolare in modo dinamico la linea sotto la firma affinché sia pochi pixel più lunga rispetto a firma/iniziali effettive.
  • Se disattivi questa voce, viene stampata la linea completa per la lunghezza del campo firma originale.

Consenti ai destinatari di apporre firma e iniziali

La sezione successiva controlla il modo in cui i destinatari possono applicare la loro firma. In genere, a meno che non si voglia vincolare le opzioni per uno scopo aziendale specifico, si consiglia di consentire ai destinatari di applicare la firma in base alle proprie esigenze.

Sono disponibili tre opzioni:

• Digitando nome e iniziali: digitare il proprio nome è il processo più facile per la maggior parte dei firmatari, in quanto non richiede alcuna azione extra. Il destinatario digita il nome e viene applicato un font di tipo script..
  • Scegli in modo dinamico il font della firma: sono presenti più font di tipo script nel sistema di Acrobat Sign. Per impostazione predefinita vengono applicati in un ordine fisso.  Se questa opzione è attivata, all'inizio il font utilizzato è casuale.
• Disegnando firma e iniziali a mano libera sul display con il mouse, lo stilo o un dito: se questa opzione è attivata, i destinatari avranno la possibilità di disegnare fisicamente la propria firma..
• Caricando un’immagine di firma e iniziali: se attivata, i destinatari possono caricare un’immagine della propria firma dal sistema locale.

Consenti ai destinatari di usare la propria firma salvata

Questa sezione di opzioni consente di decidere se i destinatari possono utilizzare una firma salvata esistente (le firme biometriche e basate su immagini vengono salvate).  Se decidi di non consentire l'uso delle firme salvate, il destinatario dovrà esplicitamente digitare, disegnare o caricare la firma, a seconda dei tipi di firma attivi.

Le opzioni disponibili sono:

• Tutti i destinatari: se selezionati, a tutti i destinatari è consentito utilizzare le loro firme salvate..
• Destinatari interni: questa opzione consente solo ai destinatari che esistono anche come utenti nel tuo account Acrobat Sign di utilizzare le loro firme salvate.
• Nessuno: non consente l’uso di una firma salvata da parte di tutti i destinatari.

In questa sezione è disponibile una casella di selezione aggiuntiva:

• Consenti agli utenti nel mio account di caricare un’immagine e salvarla nel proprio profilo come firma e iniziali: attivando questa opzione gli utenti nel tuo account Acrobat Sign potranno caricare un’immagine della propria firma nella sezione Preferenze personali.

Aggiungere il tuo branding aziendale è un metodo eccellente per personalizzare Acrobat Sign per gli utenti nel tuo account, nonché i tuoi firmatari.

Nome società e Nome host dell’URL

In questa sezione puoi impostare il nome dell’azienda e un nome host per il tuo account, per personalizzare il tuo account in modo semplice ma efficace. 

Queste due impostazioni sono a livello di account e non possono essere regolate a livello di gruppo.

Accedi come amministratore dell’account e passa a: Account > Impostazioni account > Configurazione account.

Ragione sociale

Il valore immesso in questo campo viene inserito automaticamente nel campo della ragione sociale per i nuovi utenti che verranno creati nell’account.

Per impostazione predefinita, Acrobat Sign consente agli utenti di modificare le impostazioni personali, inclusa la Ragione sociale per i loro utenti individuali.

Per aggiornare il valore Ragione sociale nel profilo di tutti gli utenti del tuo account:

• Seleziona la casella Imposta nome società per tutti gli utenti dell’account.
• Fai clic su Salva.

In tutti i profili utente, il valore del campo Ragione sociale verrà utilizzato come valore Azienda.

Nome host

Impostando il nome host per gli account verrà modificato l’URL a cui accedono gli utenti e l’URL in cui vi sono gli accordi per i firmatari.

Il risultato è un URL personalizzato con il nome host che avrai impostato.

La sezione Impostazioni globali della scheda Account è una delle più articolate e tutte le impostazioni sono specifiche a seconda dei diversi casi d'uso.

Di seguito viene descritta ogni opzione con i relativi consigli, ma è possibile che il tuo caso specifico sia diverso dal tipo di utilizzo più comune.

Passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni globali.

• Allega un CSV con i dati del modulo ai messaggi e-mail dell’accordo firmato del mittente
  Se utilizzi dei moduli e desideri ottenere un file CSV con i dati dei campi per ciascun documento firmato, seleziona questa casella di controllo. Tuttavia, l’uso di singoli file CSV per ciascuna transazione può diventare poco pratico.
  
  Se devi raccogliere i dati o inviarli al sistema CRM aziendale, prendi in considerazione lo sviluppo di una soluzione basata su API.
  


• Visibilità limitata dei documenti
  Questa funzione consente di mostrare ai vari firmatari solo i file designati nella transazione. Per sfruttare al meglio la funzione Visibilità limitata dei documenti, è importante valutare a fondo il flusso di firme relativo ai documenti che devi inviare e il modo in cui allegare tali documenti.
  
  Se intendi inviare una transazione di grandi dimensioni e composta da più file a più firmatari e vuoi evitare che uno o più utenti vedano parti del documento, questa impostazione è ciò che fa per te. Il breve video che segue ti potrà essere di aiuto nella decisione.

• Allega una copia in PDF del documento firmato nelle e-mail inviate
  Una volta completata la transazione, per impostazione predefinita tutte le parti coinvolte ne riceveranno una copia. Questa impostazione consente di definire che tali copie vengano inviate solo agli utenti interni, solo agli utenti interni, a entrambi o a nessuno.
  
  Questa impostazione dipende dalla natura dei documenti. Se devi raccogliere informazioni riservate, potrebbe essere utile non inviare le copie firmate tramite e-mail per ragioni di sicurezza. In tal caso i clienti potrebbero tuttavia contattarti per richiedere una copia del documento. Per casi simili, consigliamo di chiedere al firmatario di registrarsi per ottenere un account gratuito per Acrobat Sign: potrà così ottenere la copia firmata direttamente da Acrobat Sign.
  


• Allega un report di audit ai documenti completati
  Se devi allegare dei report audit alla copia del documento firmato inviato per e-mail, seleziona questa opzione almeno per il mittente.
  


• Unisci documenti multipli in un documento dopo la firma
  Quando carichi più file per una transazione, Acrobat Sign li concatena in un singolo PDF prima di inviarli per la firma.
  
  Questa impostazione determina se le tue e-mail di notifica “Firmato e archiviato” contengono un unico PDF di grandi dimensioni o se il documento è diviso in più file.
  

• Invia una copia extra di ogni accordo firmato a questi indirizzi e-mail

Si tratta nuovamente dell’Archivio esterno, ma questa impostazione può essere configurata a livello di gruppo (per i livelli di servizio Business ed Enterprise) e consente di inoltrare, ad esempio, i contratti di vendita completati al reparto Contabilità o i moduli NDA completati al reparto Legale.

• Carica documento firmato
  Abilita questa impostazione se desideri consentire ai firmatari di stampare, firmare e inviare il documento via fax. Se il modulo ti verrà restituito firmato in forma cartacea e questa impostazione non è attivata, non ti sarà possibile chiudere la transazione in Acrobat Sign.
  
• Integrazione con Twitter
  Gli utenti possono parlare a tutti della loro soddisfazione, inviando una notifica Twitter ogni volta che completano una transazione.
  
• Delega per utenti nel mio account
  In questo caso, “delegare” significa consentire a un altro firmatario (indirizzo e-mail) di firmare il documento a nome tuo. La delega non toglie al firmatario originale la possibilità di accesso, ma autorizza un altro utente a firma a nome suo.
  
  In generale, si consiglia di semplificare il più possibile il processo di firma, e quindi di consentire la delega. Tuttavia, in alcuni casi può essere necessario disattivarla, e consentire la firma solo al firmatario designato.
  

• Autorizzazione a firmare
  Questa impostazione determina il tipo di accesso predefinito per firmare un documento, per gli utenti appartenenti al tuo account di Acrobat Sign.
  In generale, si consiglia di consentire a tutti di firmare per impostazione predefinita. Se pensi di usare Acrobat Sign per documenti relativi alle Risorse Umane, è importante offrire a tutti la possibilità di firmare.
  Se per impostazione predefinita scegli di non autorizzare tutti gli utenti a firmare, dovrai di volta in volta autorizzare esplicitamente chiunque ne abbia la necessità.
  Suggerimento: come amministratore, non sei autorizzato automaticamente come firmatario. Pertanto, se dovrai firmare dei documenti e per impostazione predefinita tale autorizzazione non ti è stata concessa, passa a Utenti e gruppi, fai clic sul tuo indirizzo e-mail e attiva l'autorizzazione a firmare.
• Delega per utenti esterni al mio account
  Simile all’impostazione precedente, ma specifica per gli utenti che non appartengono al tuo account di Acrobat Sign.
  Imposta un fuso orario da utilizzare per gli accordi creati dagli utenti in questo account
  Questa opzione consente di impostare il fuso orario per date/orari che vengono riportati sulle transazioni.
  
• Autorizzazioni amministratori gruppi
  Per i livelli di servizio Business ed Enterprise è possibile organizzare gli utenti in gruppi, per i quali può essere utile nominare degli amministratori.
  Queste due impostazioni permettono di consentire o meno agli amministratori dei gruppi di aggiungere nuovi utenti o modificare le impostazioni a livello del proprio gruppo (tali impostazioni sono simili a quelle visualizzate nella sezione Impostazioni globali).
  

Le impostazioni di invio sono le funzioni che sono rese disponibili nella scheda Invio per gli utenti abilitati all'invio. Questa sezione approfondisce tutte le configurazioni disponibili su tale pagina.

Come le Impostazioni globali, anche queste dipendono dai vari casi d'uso.

Questa sezione è piuttosto lunga, quindi mettiti comodo e passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio.

• Nuova esperienza di invio
  Questa impostazione consente di abilitare la nuova esperienza di invio. Puoi inoltre consentire agli utenti di passare dall’esperienza nuova a quella classica e viceversa.
  
• Mostra la pagina Invio dopo l’accesso
  Questa impostazione indirizza gli utenti che accedono ad Acrobat Sign direttamente alla scheda Invia (anziché alla pagina iniziale).
  Eventuali tempi di attesa prolungati al primo accesso sono dovuti agli script in esecuzione nella pagina iniziale per la generazione di report accurati. Questa funzione è utile se gli utenti preferiscono passare direttamente al processo di invio e non vogliono prendere visione dei dati della pagina iniziale.
  
• Invia documenti per approvazione
  Questa funzione è utile per i flussi di lavoro in cui si richiede l’approvazione di uno o più utenti, ma non la loro firma.
  

• Creazione di documenti allegati
  Questa impostazione abilita tutti i vari canali che consentono a un utente di allegare un documento. Se devi rispettare regole rigorose per il controllo delle versioni dei documenti, probabilmente è meglio disattivare tutto eccetto la libreria in cui si trovano le versioni correnti dei moduli.
  
• Completa automaticamente il nome del documento
  La compilazione automatica del nome del documento può far risparmiare tempo, ma tieni presente che il documento adotterà il nome del primo file allegato. Se attivi questa opzione, potresti anche voler offrire al mittente la possibilità di modificare il nome del documento, per coprire eventuali esigenze.
• Lingue
  Questa impostazione consente agli utenti di impostare la lingua per la firma dei firmatari esterni nella pagina di invio.
  

• Modelli messaggio
  Questa funzione permette agli utenti che devono gestire numerose transazioni di risparmiare molto tempo. Con i modelli per messaggi puoi impostare un nuovo messaggio predefinito e definire ulteriori modelli personalizzati. Configura questa opzione se devi inviare gli stessi documenti con lo stesso messaggio più volte al giorno.
  
• Messaggi privati ai destinatari
  Consente l’invio per includere un messaggio privato a ciascuno dei destinatari.
  
• Tipi di firma consentiti
  Per impostazione predefinita, è attivata solo la firma elettronica. Tuttavia molti utenti preferiscono ancora stampare i documenti e inviarli via fax. Se alcuni dei tuoi clienti preferiscono questo metodo, abilita l'opzione Invio accordo tramite fax.
  
• Impostazioni firma mittente
  Queste impostazioni sono progettate per i casi in cui il mittente sarà il controfirmatario del documento. In tal caso, vale la pena definire le impostazioni predefinite in base al flusso di lavoro specifico, per ridurre al minimo le modifiche che i mittenti dovranno effettuare per ogni transazione.
  
• Promemoria
  Se il processo richiede l’impostazione di promemoria, questa opione permette di configurare l’iterazione e il messaggio del promemoria, riducendo ulteriormente il tempo che i mittenti dovranno dedicare a ogni invio.
  
• Protezione con password di documenti firmati
  Se questa opzione è attivata, l’utente deve immettere una password per poter aprire il PDF firmato o per visualizzarlo online.
  Una piccola seccatura, ma una buona misura di sicurezza.
  
• Verifica identità firmatario per i firmatari dell’account
  Acrobat Sign consente di applicare diversi metodi di autenticazione a due fattori per i firmatari. A seconda del caso di utilizzo, puoi attivare una o più di queste opzioni e consentire o meno ai mittenti di scegliere il metodo desiderato.
  

• Scadenza documento
  Se i documenti devono essere firmati entro uno specifico intervallo di tempo, ad esempio se un prezzo speciale è disponibile solo per i prossimi xx giorni, puoi definire una finestra temporale oltre la quale il documento non potrà più essere firmato.
  Se attivi questa opzione, è consigliabile attivare anche l’opzione Consenti modifica delle impostazioni di scadenza dopo l’invio del documento. Anche se non dovrai sempre estendere la scadenza, può risultare comodo avere la possibilità di farlo.
  
• Nuova esperienza di anteprima e creazione
  Abilita la nuova esperienza di creazione. Serve anche per consentire agli utenti di scegliere l’esperienza di creazione nuova o classica.
  
• Visualizza in anteprima, posiziona firma o aggiungi campi
  Se devi aggiungere spesso dei campi ai documenti, può essere utile attivare lo strumento di trascinamento dei campi per impostazione predefinita. Tuttavia, se lavori con documenti sottoposti al controllo delle versioni, sarà preferibile non permettere agli utenti di modificare i campi.
  
• Ordine di firma
  La maggior parte dei documenti sono firmati in ordine sequenziale e questa è quindi l’impostazione predefinita. Tuttavia, se nel tuo flusso di lavoro è più diffuso un processo di firme in parallelo, in cui viene richiesto a tutti di firmare allo stesso tempo, puoi configurare anche questo scenario.
  
  Puoi anche consentire al mittente di scegliere il flusso di lavoro migliore per le sue transazioni, per avere massima flessibilità.

Le impostazioni di sicurezza di Acrobat Sign corrispondono alle impostazioni tramite password che trovi in molte applicazioni, con l’aggiunta di un paio di funzioni specifiche per i documenti.

Per configurare le funzioni di sicurezza, passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni di sicurezza.

• Impostazioni Single Sign-on
  Se i tuoi utenti si autenticano da una base di utenti Adobe o Google, puoi abilitare l’impostazione appropriata e disattivare quella che non prevedi di utilizzare.
  
• Impostazioni Ricordami
  Consente di ricordare i dati di accesso dell’utente per un periodo di tempo specificato. Scegli il periodo di tempo dall’elenco a discesa.
  
• Criterio password di accesso
  Con questa impostazione puoi definire la frequenza con cui deve essere impostata una nuova password e la quantità di password precedenti ricordate da Acrobat Sign per impedire che vengano impostate password già utilizzate.
  
• Forza password di accesso
  La robustezza o forza di una password è importante per garantire la sicurezza dell’account. Si consiglia di impostare questa opzione sul valore più elevato che possa essere tollerato dagli utenti.
  
• Tipo cifratura PDF
  Per i livelli di cifratura dei file PDF, è utile sapere quale versione di Reader verrà utilizzata dai firmatari. I metodi di cifratura più avanzati richiedono versioni di Reader più recenti.
  In genere, se il firmatario di destinazione dispone di competenze tecniche di base, puoi scegliere la cifratura AES a 128 bit. Acrobat 7 è stato rilasciato all'inizio del 2005 e la maggior parte degli utenti hanno effettuato l'aggiornamento.
  
• API
  Consente di autorizzare l’accesso ai dati da questo account da parte di applicazioni di partner non certificate. Puoi anche consentire agli utenti non amministratori di un account di sviluppare applicazioni che utilizzano l’API Acrobat Sign.
  
• Intervalli IP consentiti
  Se temi l’accesso da parte di utenti esterni, puoi limitare l’intervallo di indirizzi IP accettati dal sistema. Assicurati tuttavia che nessuno degli utenti aziendali debba lavorare da casa o su un dispositivo mobile all’esterno della rete aziendale.
  
• Condivisione account
  Questa funzione è molto utile per gestire i tuoi utenti, ma si consiglia di controllare con chi possono essere condivisi gli account. Molti amministratori scelgono di creare condivisioni di account solo per la creazione di nuovi utenti e di disattivare l’impostazione a livello dell’intero account.
  
• Verifica identità firmatario
  Vuoi che gli utenti effettuino l’accesso prima di firmare un documento? A seconda del caso, questo potrebbe essere un buon mezzo di sicurezza.
  
• Password per firma accordo
  Consente di applicare un criterio di password per proteggere la firma o la visualizzazione dei documenti.
  
• Robustezza password per firma accordo
  Consente di specificare la complessità o robustezza delle password.
  
• Autenticazione basata su conoscenza
  Puoi limitare il numero dei tentativi dei firmatari per convalidare la loro identità prima dell’annullamento dell’accordo.

Pensi di utilizzare l’API? Se vuoi che uno sviluppatore possa integrare Acrobat Sign con il sistema CRM aziendale (o altri tipi di integrazioni supportate tramite API), questa opzione può esserti utile.

Acrobat Sign supporta un’API REST:

Passa ad Account > API Acrobat Sign.

L'utilizzo dell'API di Adobe Document Cloud per accedere ai dati utente richiede i token OAuth.

Se hai un'applicazione precedente che non supporta OAuth, puoi creare una chiave di integrazione.

Se non visualizzi il collegamento per creare una chiave di integrazione, contatta il servizio di assistenza.

In questa pagina trovi anche:

• il collegamento WSDL;
• il collegamento per i token OAuth;
• un collegamento alla documentazione del metodo;
• e un collegamento agli esempi REST API.

Inoltre, una volta attivata l'API, a sinistra trovi un nuovo collegamento, Registro richiesta API. Questo registro contiene il codice XML in entrata dalle chiamate API e può essere prezioso per la risoluzione di eventuali problemi relativi al codice.

L'API REST è disponibile mediante l'opzione Applicazioni API.

Una volta sulla pagina, fai clic sul collegamento Crea una nuova applicazione, assegna un nome all'applicazione e fai clic sul pulsante Crea applicazione.

Vengono subito generati e visualizzati il nuovo ID applicazione e il Segreto.

Può essere molto utile organizzare gli utenti in gruppi in base alle funzioni richieste, specialmente in presenza di requisiti di firma diversi o strutture gerarchiche da rispettare.

Creare un gruppo con Acrobat Sign è davvero semplice. Passa ad
Account > Utenti oppure a Account > Gruppi.

Una volta sulla pagina del gruppo, fai clic sul pulsante + nell'angolo in alto a destra della pagina e immetti il nuovo nome del gruppo nel campo.

È disponibile anche un collegamento per configurare le impostazioni per il gruppo, fai clic sulla riga per visualizzare il collegamento per le impostazioni del gruppo. Tali impostazioni sono quasi identiche alle Impostazioni globali che hai configurato a livello di account. Tuttavia, poiché i gruppi sono oggetti secondari dell’account, le impostazioni del gruppo sovrascrivono quelle dell’account.

Il nome di un gruppo può essere modificato in qualsiasi momento.

È giunto il momento di aggiungere gli utenti.

Sono disponibili due metodi per la creazione di nuovi utenti con Acrobat Sign:

Uno alla volta

Oppure

Più alla volta tramite file CSV

Il processo per singolo utente è piuttosto semplice.
Scegli Account > Utenti, quindi fai clic sul pulsante più (+) nella barra degli strumenti visualizzata accanto alla casella di ricerca. Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea.

Inserisci l'indirizzo e-mail, il nome e il cognome, quindi seleziona un gruppo a cui assegnare l'utente (se necessario).

È disponibile anche una casella di controllo, Visualizza i loro accordi. Questa opzione consente di creare una condivisione di account dal nuovo utente al tuo utente amministratore. Seleziona questa casella se desideri poter monitorare le transazioni del nuovo utente.

In caso contrario, puoi comunque creare una condivisione utilizzando la funzione Condivisione account.

Una volta creato l'utente, viene inviato un messaggio e-mail all'indirizzo specificato, con la richiesta di impostare le password. Dopodiché l'utente è attivo e pronto per l'invio del primo documento.

Il metodo di creazione multipla è questo: vai su Account > Utenti, quindi fai clic sul pulsante + nella barra degli strumenti visualizzata accanto alla casella di ricerca. Nella finestra di dialogo Crea, fai clic su Crea più utenti alla volta.

Tale processo consente di creare un file CSV contenente almeno le colonne per indirizzo e-mail e nome/cognome. Per il formato corretto, consulta il file CSV di esempio: fai clic sul collegamento per scaricare il file CSV di esempio. Prepara il file nel formato specificato. Una volta che il file è pronto, fai clic su Sfoglia e seleziona il file.

Uno svantaggio di questo processo è che non è possibile creare la condivisione dall'utente al tuo amministratore di account.