Adobe Acrobat Sign, una soluzione Adobe Document Cloud è un servizio di firma elettronica per le imprese basato su cloud che consente di sostituire le procedure di firma in carta e penna con flussi di lavoro di firma elettronica completamente automatizzati. Tramite questi servizi, è possibile inviare, firmare, monitorare e gestire con facilità i processi di firma mediante un browser o un dispositivo mobile. Puoi inoltre utilizzare le integrazioni complete e le API per includere i flussi di lavoro di firma elettronica nelle applicazioni aziendali e nei sistemi di record.

L’80% delle aziende lotta ancora con processi basati su carta che sono lenti, soggetti a errori e frammentati. I dipendenti dedicano innumerevoli ore a rintracciare approvazioni e firme cartacee e quindi a stampare, scansionare, inviare tramite fax o e-mail i documenti per completare le procedure. I ritardi che ne derivano sono frustranti per tutti (clienti, partner aziendali e dipendenti) e possono compromettere l’immagine aziendale. Acrobat Sign aiuta le aziende a trasformare i processi cartacei, rendendo possibili flussi di lavoro completamente digitali grazie alle firme elettroniche affidabili e legali. Con Acrobat Sign, dipendenti e organizzazioni possono:

• Ottenere firme in pochi minuti, non in giorni: gli impiegati possono richiedere facilmente le firme, firmare documenti e poi seguire e gestire elettronicamente il processo completo.
• Lavorare da qualsiasi luogo o su qualsiasi dispositivo: tramite un browser o un dispositivo mobile, i firmatari possono fare clic su un collegamento per firmare i documenti da qualsiasi posizione e in qualsiasi momento del giorno. Non sono richieste registrazioni ad account o download.
• Effettuare l’integrazione con sistemi e processi già esistenti: è possibile integrare Acrobat Sign in sistemi e applicazioni già in uso. Non cambierà nulla a eccezione della velocità dei flussi di lavoro e della semplicità di raccolta delle firme.
• Garantire protezione e conformità alle leggi: Acrobat Sign offre il massimo livello di protezione, disponibilità e conformità alle leggi. Adobe è il leader più affidabile a livello mondiale per la protezione dei documenti digitali e per l’offerta di esperienze digitali di alto livello.

Dal momento che Acrobat Sign è un servizio basato sul cloud, vi sono diversi modi per utilizzarlo. Tutti i piani di acquisto di Acrobat Sign ti consentono di lavorare in un browser web o all’interno di un’app mobile per inviare, firmare, monitorare e gestire i processi di firma. Acrobat Sign può inoltre essere utilizzato in altre applicazioni. Gli utenti possono inviare i documenti per la firma ed eseguire altre attività mentre utilizzano le applicazioni per la produttività aziendale più comuni come Microsoft Office 365 Word e PowerPoint, nonché Box, Dropbox e Google Drive. Inoltre, Acrobat Sign offre alle aziende la possibilità di utilizzare integrazioni dirette e API per aggiungere flussi di lavoro con firma elettronica alle applicazioni e ai sistemi di record aziendali, quali Microsoft SharePoint e Dynamics 365, Salesforce, Workday, Ariba, Apttus e molti altri.

La firma elettronica rappresenta un modo per ottenere legalmente approvazione o consenso su documenti o moduli elettronici. Una delle definizioni più affidabili di firma elettronica la definisce come: “...un suono, un simbolo o un processo elettronico allegato o associato logicamente a un record ...adottato da una persona con l'intento di firmare il record.”

Le firme elettroniche sono:

1. Legali: le firme elettroniche sono legalmente vincolanti in quasi ogni stato industrializzato e persino i Paesi meno sviluppati stanno iniziando a promulgare delle leggi relative alla firma elettronica. Nel 2000, gli Stati Uniti hanno approvato il regolamento Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN), legalizzando le firme elettroniche per quasi tutti i casi di utilizzo. Nell’Unione Europea, il regolamento eIDAS (Electronic Identification and Trust Services Regulation) è entrato in vigore a luglio 2016. Anche altri paesi hanno promulgato leggi simili. Per ulteriori informazioni sulle leggi in materia di firma, consulta la Guida globale alla normativa sulla firma elettronica: Paese per Paese.
2. Testata: Acrobat Sign è l’app per firma elettronica che ha ricevuto le migliori valutazioni in Salesforce AppExchange fin dal 2006. Numerose aziende Fortune 500, enti governativi e decine di migliaia di piccole e medie imprese hanno scelto Acrobat Sign per l’elaborazione di decine di milioni di accordi ogni anno. Scopri i clienti Acrobat Sign.
3. Sicura: le firme elettroniche sono più sicure delle firme manuali e di quelle inviate tramite fax. Acrobat Sign gestisce la procedura completa, inclusi: l’instradamento dei documenti, la guida di firme o approvazioni, la generazione di notifiche e la memorizzazione di documenti firmati in un ambiente protetto. Inoltre, il documento finale è certificato con un sigillo antimanomissione. Per ulteriori informazioni, visita il Centro protezione.
4. Verificabile: la procedura per la raccolta di firme elettroniche da più parti è completamente tracciata per garantirne la conformità. Acrobat Sign consente di gestire un audit trail dettagliato in cui sono registrati tutti gli eventi e le azioni effettuate dagli utenti che hanno partecipato alla transazione.
5. Verificabili: i processi di firma elettronica possono servirsi di diversi metodi per verificare l'identità dei firmatari. I processi più comuni di “firma elettronica” inviano il documento da firmare a un indirizzo e-mail specificato e utilizzano l'accesso del destinatario a tale account e-mail come forma di autenticazione di base. Per aumentare la sicurezza, molte aziende si affidano a passaggi di autenticazione aggiuntivi (autenticazione a più fattori) per garantire l'identità delle persone che appongono la loro firma ai documenti. Alcuni esempi includono l’autenticazione telefonica, le password monouso, l’identificazione tramite social network (ad esempio, Google), la verifica tramite documento di identità, e l’autenticazione
   basata su conoscenza che richiede ai firmatari di comprovare la propria identità rispondendo a domande specifiche ed esclusive. Un'altra forma di autenticazione è comunemente nota come “firma digitale” e richiede agli utenti di accedere con un ID digitale basato su certificato. Ciascuna firma è crittografata e associata al documento. Mediante un'authority di certificazione di terze parti attendibile, è possibile convalidare sia l'identità del firmatario che l'integrità del documento firmato.

Le firme elettroniche sono più sicure e consentono di completare le attività in modo più rapido ed economico rispetto alle firme cartacee. Le firme elettroniche:

1. Si applicano all’intero documento: se un contratto cartaceo contiene due o più pagine e la firma viene applicata solo a una singola pagina, le pagine senza firma possono essere modificate senza dover informare nessuno. Con Acrobat Sign, viene applicata una schermatura crittografica all’intero documento prima della distribuzione a tutte le parti della versione in PDF del documento finale firmato, creando un documento certificato con un sigillo antimanomissione. Se le informazioni di una pagina qualsiasi vengono modificate, i software Adobe Acrobat e Acrobat Reader visualizzano una notifica per segnalare che la certificazione del documento non è più valida.
2. Tracciabile e gestibile in maniera efficace: la procedura di firma elettronica presentata da Acrobat Sign fornisce una visibilità completa del processo di firma, consentendo il tracciamento dello stato del documento in tempo reale, la ricezione di informazioni a firma avvenuta e l’invio di promemoria se necessari.
3. Non duplicabile con una fotocopiatrice o uno scanner: una firma cartacea è troppo facile da falsificare; è possibile fotocopiarla, eseguirne una scansione o copiarla con una penna. Con Acrobat Sign, una firma è limitata a un’istanza specifica del documento ed è monitorata come parte di una procedura di firma in più passaggi.
4. Non si può retrodatare: con le firme cartacee, i firmatari sono liberi di immettere la data o l’ora desiderata, modificando quindi la data “di attivazione” della firma senza notificarlo alle altre parti. Con Acrobat Sign, le informazioni su data e ora sono gestite centralmente dal servizio di hosting e la retrodatazione non è consentita.
5. Sono più semplici da autenticare: l’autenticazione di una firma cartacea richiede un’altra firma scritta a mano dallo stesso firmatario valida per il confronto. Se non sono disponibili altri campioni di firma, l’autenticità non può essere verificata. Con Acrobat Sign, è possibile applicare più metodi di autenticazione per garantire l’identità delle persone che firmano un documento.
   
6. Equivalgono alla convalida notarile, ma sono molto più semplici: le firme cartacee possono essere convalidate da una terza parte attendibile come un notaio, ma la firma di persona comporta costi aggiuntivi e tempi più lunghi.
7. Riducono i costi e i problemi legati all’archiviazione a lungo termine: l’archiviazione dei documenti elettronici costa meno dell’affitto di locali per l’archiviazione cartacea. Inoltre consente di recuperare rapidamente i documenti, con semplici comandi di ricerca. I documenti possono quindi essere inviati al richiedente in pochi minuti, senza che sia necessario ricorrere al fax o a un corriere.
8. Impediscono la cancellazione di contenuti: i firmatari possono cancellare del testo dai documenti cartacei, invalidandoli. Le procedure di firma elettronica gestite da Acrobat Sign consentono di proteggere l’integrità del documento originale affinché le informazioni non possano essere nascoste o rimosse.

Anche se possono sembrare uguali, i termini "elettronica" e "digitale" in realtà descrivono due approcci diversi alla firma dei documenti e tali differenze sono legate alle leggi e ai requisiti normativi in materia di firma. Le firme digitali rappresentano un sottoinsieme della più estesa categoria di “firme elettroniche”. Mentre le firme elettroniche possono essere basate su vari metodi di autenticazione dei firmatari (ad esempio la verifica tramite e-mail o telefono oppure gli ID aziendali), le firme digitali utilizzano un metodo specifico. Con le firme digitali, i firmatari eseguono l'autenticazione della propria identità mediante un ID digitale basato su certificato, solitamente emesso da un'authority di certificazione di terze parti attendibile.

Un'altra differenza fondamentale tra le firme elettroniche e digitali è la prova con cui viene dimostrato che il documento è stato firmato. Acrobat Sign gestisce l’intero processo in modo sicuro, monitorando ogni fase del processo di firma e acquisendo le informazioni in un audit trail. Sia l'audit trail che il documento firmato vengono certificati con un sigillo antimanomissione e l'audit trail può essere utilizzato per fornire una prova della firma di ciascuna delle parti. Le firme digitali aggiungono un ulteriore livello di prova. Con le firme digitali, ciascuna firma è crittografata e associata al documento. Mediante un'authority di certificazione di terze parti attendibile, è possibile convalidare sia l'identità del firmatario che l'integrità del documento firmato. Acrobat Sign supporta entrambi i metodi di firma in un’unica soluzione di firma scalabile. Consulta il white paper sulle firme elettroniche e digitali.