Panoramica
La pagina Gestisci contiene i record degli accordi inviati da un utente e gli eventuali accordi che ha condiviso o che ha ricevuto da una fonte attendibile.
Oltre agli accordi, l’utente può scegliere di accedere ai modelli libreria, ai moduli Web e alle e-mail in modalità collettiva che ha generato o di cui è proprietario.
Gli utenti che usano account condivisi possono modificare il contenuto visualizzato dai propri dati personali a una vista del contenuto dell’account condiviso (con alcune limitazioni per quanto riguarda le azioni disponibili).
Layout e funzionalità
Elenco centrale dei record
Nella sezione centrale della pagina Gestisci viene caricato un elenco di accordi, in cui ogni riga rappresenta un record di accordo.
- Se sono presenti accordi in attesa dall’intervento dell’utente, viene automaticamente applicato il filtro In attesa del tuo intervento.
- Il filtro In corso viene selezionato automaticamente se non ci sono accordi in attesa per l’utente.
L’elenco dei record degli accordi contiene 4-5 colonne, a seconda del filtro selezionato:
- Destinatario - Il valore del destinatario cambia in base allo stato dell’accordo:
- Per gli accordi In corso viene riportato il destinatario corrente in attesa di azione.
- Per gli accordi Completati viene riportato il primo destinatario definito per l’accordo.
- Per gli accordi Annullati e Scaduti viene riportato l’ultimo destinatario assegnato al momento dell’annullamento o della scadenza.
- Per gli accordi In corso viene riportato il destinatario corrente in attesa di azione.
- Mittente - Riflette il nome e la società del mittente quando quest’ultimo è diverso dall’utente che ha eseguito l’acceso. Per gli accordi inviati dall’utente che ha eseguito l’accesso, il valore Mittente è impostato su “Me stesso”.
- Titolo - Riflette il titolo dell’accordo così come è stato configurato. Questo è lo stesso titolo che viene filtrato durante la generazione dei report.
- Gruppo - Riflette il gruppo in cui l’accordo è stato composto. Il valore Gruppo compilato sarà visibile solo per il mittente originale dell’accordo.
- Gli accordi nell’elenco che non sono stati composti dall’utente che ha effettuato l’accesso presentano un trattino ( - ) al posto del nome del gruppo.
- Gli accordi nell’elenco che non sono stati composti dall’utente che ha effettuato l’accesso presentano un trattino ( - ) al posto del nome del gruppo.
- Modificato - Indica la data dell’ultima modifica apportata all’accordo da un’azione dell’utente (firma, annullamento, ecc.). Il valore Modificato viene aggiornato con ogni azione finché l’accordo non raggiunge uno stato terminale (Completato/Annullato/Scaduto).
Questo elenco è ordinato in base alla data Modificato, a partire dalla data più recente.
Facendo clic sull’intestazione di una colonna, l’elenco viene disposto in ordine crescente/decrescente in base al valore corrispondente. Se si fa nuovamente clic sull’intestazione, l’ordinamento viene invertito.
Azioni rapide e icone indicatore
I record nell’elenco centrale dispongono di uno o più pulsanti di “azione rapida” e fino a due icone di indicatori che vengono esposte quando si passa il cursore su un record.
- Le azioni sono sempre nascoste fino al passaggio del mouse.
- Le icone degli indicatori sono nascoste a meno che la funzione rappresentata dall’icona non sia stata configurata per il singolo record.
- Le icone degli indicatori sono sempre visibili (in azzurro) se sono state configurate per il record.
I filtri di stato In corso e Completato hanno dei puntini di sospensione accanto al nome del filtro che include un’azione per aprire la galleria di modelli di Power Automate.
- Azione rapida: Apri - Con il pulsante Apri si apre l’accordo per la visualizzazione (come l’azione Apri accordo nella barra a destra).
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Indicatore Promemoria - Se il record contiene un Promemoria attivo, in corrispondenza del record è presente un’icona blu.
- Facendo clic sull’icona è possibile configurare un nuovo promemoria.
- Se è già presente un promemoria, viene visualizzato un riepilogo con una nota che indica quando è stato inviato l’ultimo promemoria.
- Indicatore Note - Se l’utente ha aggiunto una Nota al record, in corrispondenza del record è presente un’icona blu.
- L’utente può fare clic sull’icona Aggiungi note per aggiungere una nota personale all’accordo. Questa nota non è visibile né ricercabile da altri utenti nel sistema.
- Quando si passa il cursore su un’icona Note configurata, i primi caratteri della nota vengono visualizzati in una bolla di testo sopra l’icona.
- Azione rapida: Apri - Con il pulsante Apri si apre l’accordo per la visualizzazione (come l’azione Apri accordo nella barra a destra).
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Azione rapida: Firma - Il pulsante Firma apre la pagina per la firma elettronica, per accettare la firma dell’utente (come il pulsante Visualizza e firma nella barra a destra).
- Indicatore Note - Se l’utente ha aggiunto una Nota al record, in corrispondenza del record è presente un’icona blu.
- L’utente può fare clic sull’icona Aggiungi note per aggiungere una nota personale all’accordo. Questa nota non è visibile né ricercabile da altri utenti nel sistema.
- Quando si passa il cursore su un’icona Note configurata, i primi caratteri della nota vengono visualizzati in una bolla di testo sopra l’icona.
- Azione rapida: Apri - Con il pulsante Apri si apre l’accordo per la visualizzazione (come l’azione Apri accordo nella barra a destra).
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Azione rapida: Scarica PDF - Il pulsante Scarica PDF attiva il download del PDF dell’accordo (come l’azione Scarica PDF nella barra a destra).
- Indicatore Note - Se l’utente ha aggiunto una Nota al record, in corrispondenza del record è presente un’icona blu.
- L’utente può fare clic sull’icona Aggiungi note per aggiungere una nota personale all’accordo. Questa nota non è visibile né ricercabile da altri utenti nel sistema.
- Quando si passa il cursore su un’icona Note configurata, i primi caratteri della nota vengono visualizzati in una bolla di testo sopra l’icona.
- Azione rapida: Apri - Con il pulsante Apri si apre l’accordo per la visualizzazione (come l’azione Apri accordo nella barra a destra).
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Azione rapida: Modifica - Il pulsante Modifica apre la pagina Componi (Invia) e consente di modificare l’accordo (come l’azione Modifica accordo nella barra a destra).
- Indicatore Note - Se l’utente ha aggiunto una Nota al record, in corrispondenza del record è presente un’icona blu.
- L’utente può fare clic sull’icona Aggiungi note per aggiungere una nota personale all’accordo. Questa nota non è visibile né ricercabile da altri utenti nel sistema.
- Quando si passa il cursore su un’icona Note configurata, i primi caratteri della nota vengono visualizzati in una bolla di testo sopra l’icona.
- Azione rapida: Apri - Con il pulsante Apri si apre l’accordo per la visualizzazione (come l’azione Apri accordo nella barra a destra).
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Azione rapida: Modifica - Il pulsante Modifica apre il modello nell’ambiente di authoring, in cui è possibile modificarne i campi (allo stesso modo dell’azione Modifica modello nella barra a destra).
- Indicatore Note - Se l’utente ha aggiunto una Nota al record, in corrispondenza del record è presente un’icona blu.
- L’utente può fare clic sull’icona Aggiungi note per aggiungere una nota personale all’accordo. Questa nota non è visibile né ricercabile da altri utenti nel sistema.
- Quando si passa il cursore su un’icona Note configurata, i primi caratteri della nota vengono visualizzati in una bolla di testo sopra l’icona.
- Azione rapida: Apri - Con il pulsante Apri si apre l’accordo per la visualizzazione (come l’azione Apri accordo nella barra a destra).
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Azione rapida: Modifica - Il pulsante Modifica apre la pagina Crea modulo Web che contiene le funzioni di composione e consente di modificare il modulo web (come l’azione Modifica modulo Web nella barra a destra).
- Indicatore Note - Se l’utente ha aggiunto una Nota al record, in corrispondenza del record è presente un’icona blu.
- L’utente può fare clic sull’icona Aggiungi note per aggiungere una nota personale all’accordo. Questa nota non è visibile né ricercabile da altri utenti nel sistema.
- Quando si passa il cursore su un’icona Note configurata, i primi caratteri della nota vengono visualizzati in una bolla di testo sopra l’icona.
- Azione rapida: Apri - Con il pulsante Apri si apre l’accordo per la visualizzazione (come l’azione Apri accordo nella barra a destra).
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Se si tiene premuto il tasto Comando o CTRL e si fa clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante Apri, l’accordo viene aperto in una nuova scheda.
- Azione rapida: Scarica dati modulo - Il pulsante Scarica dati modulo attiva il download dei dati dei campi modulo per la transazione Invio in modalità collettiva (come l’azione Scarica dati campo modulo nella barra a destra).
- Indicatore Note - Se l’utente ha aggiunto una Nota al record, in corrispondenza del record è presente un’icona blu.
- L’utente può fare clic sull’icona Aggiungi note per aggiungere una nota personale all’accordo. Questa nota non è visibile né ricercabile da altri utenti nel sistema.
- Quando si passa il cursore su un’icona Note configurata, i primi caratteri della nota vengono visualizzati in una bolla di testo sopra l’icona.
Filtri della barra a sinistra
La barra a sinistra della finestra contiene un elenco di filtri per lo stato degli accordi (in alto) e un gruppo di oggetti modello (in basso).
Se si seleziona un filtro, viene compilato l’elenco centrale di accordi o modelli.
Esistono due stati “attivi”. Ciascuno indica il volume del contenuto tra parentesi dopo il nome dello stato:
- In corso (N): gli accordi restituiti nello stato In corso sono in attesa che un partecipante completi la propria azione. Sono esclusi gli accordi in attesa dell’utente che ha effettuato l’accesso.
- In attesa del tuo intervento (M): con il filtro In attesa del tuo intervento vengono elencati gli accordi in attesa dell’utente che ha effettuato l’accesso.
Sono disponibili tre stati “conclusivi”:
- Completato: accordi risolti in modo corretto e completo
- Annullato: gli accordi che vengono abbandonati per qualsiasi motivo. Sono inclusi:
- Accordi annullati dal mittente
- Accordi rifiutati da un partecipante
- Accordi che sono stati terminati a causa di un errore ripetuto nell’autenticazione
- Accordi che sono affetti da un errore di sistema che rende l’accordo non attuabile
- Scaduto: gli accordi che raggiungono una data di scadenza e vengono chiusi automaticamente
Lo stato Bozza contiene tutti gli accordi parzialmente creati, solitamente in attesa del posizionamento dei campi.
I filtri per i modelli contengono solo i modelli “principali” utilizzati per generare accordi “secondari”. Gli accordi secondari vengono acquisiti nei filtri per gli accordi (vedi sopra).
I modelli principali non sono accordi di per sé, ma vengono utilizzati per generare grandi quantità di singoli accordi. Tali oggetti principali includono:
- (Libreria) Modelli: tutti i modelli per documenti e campi disponibili nella libreria di documenti.
- Moduli Web: denominati in precedenza Widget, i moduli Web sono modelli di accordo che possono essere distribuiti come collegamenti oppure essere inclusi nelle pagine Web.I moduli Web vengono avviati dal firmatario, e viene generato un accordo secondario per ciascun partecipante che completa il processo di firma.
- Invii in modalità collettiva - I modelli per Invia in modalità collettiva (precedentemente noti come Mega Sign) accettano un elenco di singoli destinatari per generare un elevato volume di accordi distinti utilizzando gli stessi moduli. Ogni accordo è una transazione distinta; i singoli destinatari non sono a conoscenza degli altri (ad es. possono essere usati per inviare a tutti i dipendenti un documento sulla politica di spese interne).
Indicatore di e-mail/SMS non recapitati
La colonna di stato rafforza lo stato dell’accordo (Inviato per firma, In attesa di firma) e fornisce un’icona di avviso se uno degli indirizzi e-mail non viene recapitato.
L’indicatore di mancato recapito è visibile solo durante la visualizzazione degli accordi e non viene applicato a un modello principale come per esempio per Invia in modalità collettiva o per i modelli principali per moduli Web.
Controlla l’elenco Attività per visualizzare gli eventi di mancato recapito:
Le email non recapitate possono essere corrette sostituendo il destinatario.
Funzionalità di ricerca
La barra di Ricerca e il relativo pulsante Filtri consentono di definire criteri di ricerca precisi per trovare specifici accordi in un numero di transazioni molto elevato.
Menu di scelta rapida della barra a destra
Quando si seleziona (con un solo clic) un record nell’elenco centrale, viene attivata la barra a destra contenente un menu di azioni e metadati relativi all’oggetto selezionato.
Il menu di scelta rapida della barra a destra presenta diverse opzioni in base al livello di servizio dell’utente (individuale, aziendale, ecc.), all’oggetto selezionato (accordo, modulo Web, ecc.), allo stato dell’utente (amministratore, utente) e allo stato dell’oggetto (attivo, in corso, completato, ecc.). Se non trovi un’opzione o una funzione, chiedi al tuo amministratore: potrebbe trattarsi di un limite intenzionale (dovuto a una specifica configurazione o al livello di autorizzazioni utente) oppure potrebbe non essere disponibile (in base al livello di servizio).
Selettore per account condivisi (facoltativo)
Per gli account in cui è stata abilitata la condivisione degli account, facendo clic sul titolo I tuoi accordi si apre un elenco degli account attualmente condivisi con l’utente. Questo elenco funge da filtro da cui dipende cosa viene visualizzato nella pagina Gestisci, ossia i contenuti dell’utente o gruppo selezionato. È disponibile anche l’opzione per scegliere Tutti gli accordi condivisi.
Dopo aver selezionato un’opzione:
- il titolo selezionabile cambia in base al nome del filtro;
- l’elenco centrale dei record viene compilato con i contenuti condivisi;
- all’elenco dei record vengono aggiunte due nuove colonne per indicare l’origine del contenuto:
- GRUPPO: il gruppo da cui proviene il record.
- CONDIVISO DA: il nome dell’utente che ha condiviso il contenuto.
Gli account per i quali è stata attivata l’opzione Condivisione account avanzata possono passare da un account utente condiviso all’altro per visualizzare, inviare e firmare gli accordi per conto dell’utente (a seconda della configurazione della condivisione):
- Passa il cursore sul tuo nome nell’angolo in alto a destra della schermata.
- Fai clic su Cambia account.
- Seleziona l’account utente a cui vuoi passare e fai clic su OK.
Passando all’account di un altro utente, chi ha effettuato l’accesso può inviare accordi per conto di questo account:
Di seguito è riportato un elenco delle funzioni e delle azioni specifiche per gli accordi che gli utenti possono utilizzare.
Il Nome o Titolo dell’accordo si trova nella parte superiore destra del layout di pagina:
La Data di creazione si trova immediatamente sotto il nome dell’accordo.
Lo Stato corrente dell’accordo viene visualizzato sotto il nome dell’accordo e la data di creazione, in alto a destra nella finestra.
In alto a destra è riportato Da chi proviene l’accordo.
- Il campo Da è visualizzabile solo quando non sei il mittente.
Il Messaggio globale per l’accordo si trova in alto a destra, appena sotto il Mittente
Il destinatario corrente viene identificato nel nuovo elenco partecipanti esteso, che mostra in modo chiaro tutti i destinatari e il loro stato relativamente all’accordo
Un utente può firmare un accordo dalla pagina Gestisci selezionando il record dell’accordo e facendo clic sul pulsante Visualizza e firma nella barra a destra oppure selezionando l’azione rapida Firma sul record nell’elenco centrale.
L’interfaccia standard per la firma degli accordi si apre ed è possibile compilare i campi e firmare:
La possibilità di annullare l’accordo si trova nella barra a destra con le azioni: Annulla
La possibilità di impostare, modificare ed eliminare la data di scadenza per l’accordo è disponibile sotto la data di creazione: Data di scadenza
Fai clic sull’icona a forma di matita per aprire il pannello di modifica.
Il layout della pagina Gestisci presenta i partecipanti di un accordo, fornendo:
- Lo stato corrente di quanti partecipanti hanno completato le proprie azioni (direttamente sotto l’indirizzo e-mail del partecipante corrente)
- Un elenco completo di tutti i partecipanti e il loro ruolo in relazione all’accordo (barra a destra)
La possibilità di sostituire il partecipante corrente è disponibile passando il mouse sopra l’icona del partecipante corrente e facendo clic sul collegamento Sostituisci partecipante.
A seconda delle impostazioni dell’account, vi sono due opzioni:
- Sostituisci destinatario: consente di sostituire il destinatario corrente, che non potrà più accedere all’accordo.
- Aggiungi destinatario alternativo: consente di aggiungere un destinatario alternativo senza rimuovere quello originale, che potrà ancora completare l’accordo.
>>Informazioni dettagliate su come sostituire il firmatario corrente
Il mittente di un accordo è autorizzato a modificare il metodo di autenticazione per ciascuno dei partecipanti, dopo aver inviato l’accordo.
Questo è utile ad esempio se è stata usata una password ma è stata persa/dimenticata. La password viene semplicemente reimpostata.
La possibilità di modificare l’autenticazione del destinatario è disponibile passando il mouse sopra l’icona del partecipante corrente e facendo clic sul collegamento Modifica accanto al metodo di autenticazione.
Questa impostazione riguarda solo le password utilizzate per l’autenticazione dei destinatari.
Le password utilizzate per proteggere un PDF firmato non vengono influenzate
La possibilità di sostituire i file per un accordo inviato si trova nelle azioni della barra a destra: Modifica accordo
Se un accordo viene firmato al di fuori del processo di firma di Acrobat Sign (ad esempio, se un destinatario stampa il documento e lo firma fisicamente), l’autore dell’accordo può digitalizzare e caricare nuovamente l’accordo in Acrobat Sign.
Se il tuo account utilizza la convalida dei destinatari tramite documento di identità e hai scelto di memorizzare i dati di autenticazione, potrai scaricare il Report identità firmatario.
La cronologia degli eventi per l’accordo si trova nella barra a destra nella parte inferiore delle azioni: Attività
Facendo clic sull’opzione Attività, vengono sostituiti i controlli della barra a destra con l’attività completa dell’accordo, elencata in ordine cronologico, con gli eventi più recenti nella parte superiore.
Per visualizzare il contenuto (i file) di un accordo:
- Fai un solo clic sull’accordo per selezionarlo e aprire la barra a destra.
- Fai clic sull’azione Apri accordo.
L’accordo viene aperto per la revisione; i controlli della barra a destra restano nella stessa posizione.
Per creare o eliminare promemoria è possibile usare le azioni Promemoria disponibili nella barra destra.
Per i modelli libreria e i moduli Web è disponibile un’opzione che consente agli amministratori di cambiare il proprietario del modello. Questa azione è disponibile solo per i modelli che rientrano nell’ambito dell’amministratore in questione.
Selezionando l’opzione Nuovo proprietario si attiva una casella di input in si inserisce l’indirizzo e-mail del nuovo proprietario.
La possibilità di condividere l’accordo si trova nella barra a destra con le azioni: Condividi
Una volta che l’accordo è condiviso:
- Viene inviato un messaggio e-mail all’utente (e-mail) con cui si condivide l’accordo
- Il messaggio e-mail contiene un allegato in formato PDF dell’accordo nel suo stato corrente
- Il record dell’accordo diventa disponibile nella pagina Gestisci dell’utente (indirizzo e-mail) con il quale è stato condiviso
- Quell’utente può esaminare l’accordo come se fosse posto in copia all’accordo
Per scaricare l’accordo e/o il rapporto di audit dell’accordo sono disponibili le rispettive azioni Scarica PDF e Scarica report di audit nella barra a destra.
Se per creare l’accordo vengono utilizzati più file e l’utente non desidera scaricare l’intero PDF come un unico file concatenato, questa opzione consente di scaricare i singoli file (caricati in origine).
Selezionando questa opzione si apre un’interfaccia che consente di fare clic su ciascun file per scaricarne una versione PDF.
Per gli oggetti modello “principali” è possibile scaricare i dati dei campi modulo di tutti gli accordi che sono stati generati dal modello.
Selezionando questa opzione viene scaricato sul sistema locale un file in formato CSV contenente tutto il contenuto dei campi per tutti gli accordi secondari generati dal modello principale.
È possibile nascondere il contenuto nella pagina Gestisci. Il contenuto non viene eliminato, lo stato non viene modificato e l’accordo può procedere normalmente attraverso il ciclo di firma. L’accordo semplicemente non è visibile nella visualizzazione dell’utente della pagina Gestisci.
Per rivelare il contenuto, è necessario prima eseguire una ricerca utilizzando il filtro Mostra solo accordi nascosti.
Problemi noti
Problema: quando si passa alla nuova pagina Gestisci, la pagina è completamente vuota, priva dei contenuti degli accordi.
Prova: prova a caricare questa pagina: https://documentcloud.adobe.com/
- Se non riesci a caricare https://documentcloud.adobe.com/ devi contattare l’amministrazione di rete interna e collaborare con loro per sbloccare il dominio documentcloud.adobe.com.
- Se è possibile accedere al collegamento precedente, contatta il supporto tecnico.
La stessa situazione può verificarsi anche per le pagine Home e Visualizza accordo.
