2017 年第 4 四半期に、従来の送信ページとオーサリングページは廃止され、Adobe Sign では利用できなくなります。

この変更に先立ち、送信ページとオーサリングページの埋め込みによる統合をおこなっている場合は、この新しい機能に合わせた変更が必要になります。この統合には、Microsoft Dynamics 向け Adobe Sign などの標準の Adobe Sign パッケージや、特定用途のために自社で開発した API ソリューションも含まれます。

埋め込みのページの変更では、送信プロセスやオーサリングプロセスの外観が変わるだけではありません。新機能を利用できるようになるほか、削除されて、より強力なソリューションに置き換えられる機能もあります。

新しい送信/オーサリングページを標準として導入するこの移行プロセスは、2017 年第 2 四半期に開始される予定で、新規開設のアカウントでは従来のページは利用できなくなります。 2017 年第 4 四半期には、すべてのお客様が新機能に移行し、従来のページはすべて廃止される予定です。


送信ページ

送信ページは Adobe Sign サービスの中核を成す要素で、新機能にアップグレードされると、機能面で大幅な変更が加えられ、プロセスも変わることが想定されます。

1 点の例外を除き、従来の機能と同様の作業をすべておこなうことができます。ただし、アカウントの管理者が有効化、無効化できるその他のオプションも用意されます。

例外は、手書き署名のワークフロー(従来の FAX ワークフローの代わり)で、電話番号に直接送信できなくなるという点です。


外観

送信者の場合、新しいページの外観全体が最も目立つ変更となります。  従来の機能は新しいページにもすべて引き継がれますが、スキャン用の新しい画像フィールドだけでも、ユーザーの作業が遅くなり、プロセスに対する批判が高まることが予想されます。

しかし全般的なページのレイアウトは同一なので、「新装」の影響は抑えられます。契約書の送信作業も、新機能が導入されるとはいえ仕組みは同一なので、すぐに慣れます。

以下は従来の機能と新機能の比較画像です。  画像が小さいので細部は確認できませんが、フレームワークは基本的に同一であることがわかります。

V3 のページ全体

細部の変更点を解説するにあたり、このページを機能面から次の 4 つのセクションに分けます。

  • 受信者
  • メッセージ
  • ファイル
  • オプション


受信者セクションの変更点

送信ページの最上部にあるこのセクションでは、署名サイクルや受信者のリスト、契約書の処理方法を定義します。次の画像では、上部が従来のページ、下部が新しいページです。

デフォルトのワークフロースイッチ

デフォルトのワークフロースイッチでは、基本的な署名の流れを順次処理(順番に完成)にするか、並列処理(任意の順に完成)かを指定します。

このオプションは受信者リストの上部に移動しており、オプションの内容を示すテキストが明確になったほか、「スイッチ」のグラフィックによってどちらの処理方法が選択されているのかもわかりやすくなっています。

機能面では、この設定に変更はありません。

注意:

画像からわかるように、署名の流れが順次処理の場合は、署名者インデックスがその署名者の役割の左側に表示されます。

署名の流れが並列処理に変更されると、署名者インデックスは削除され、すべての署名者が同時に文書にアクセスできるようになります。

自分の署名を追加

「自分の署名を追加」オプションを利用すると、送信者が自分自身を契約書の受信者に追加できます(署名者リストの先頭または末尾に追加)。

このオプションが「自分を追加」に改称され、受信者リストの下部から右上に移動しました。

機能面では、「自分を追加」リンクをクリックすると送信者が受信者リストに追加されますが、リストの先頭、末尾だけでなく、任意の位置に追加できるようになっています。


受信者セクションに追加された機能

新しい受信者の役割 - 委任者

新しい送信ページでは、新しい受信者の役割である「委任者」を利用できます。

委任者の役割を利用すると、最終的な署名者や承認者が事前に判明していない場合でも、送信者が契約書を作成できます。  指名された委任者は、契約書を最終的な受信者に転送することとなります。

受信者の役割の詳細については、こちらをクリックしてください

アカウントの管理者は、アカウント/アカウント設定/送信設定/受信者の役割を許可をクリックすることで委任者の役割を有効にできます。

受信者ごとの ID 認証

これまでの認証方法では、受信者を内部または外部にグループ化し、それに応じてグループ全体に認証を適用していました。

アカウントの管理者は、引き続き内外の受信者に対し、デフォルトの認証方法を設定することができます。

新機能では、管理者が設定をおこなうことで、有効になっている認証方法のリストから送信者がデフォルトの認証方法を変更し、受信者ごとの認証に切り替えられるようになりました。

 

アカウントの管理者はアカウント/アカウント設定/送信設定/ID 認証方法に移動してデフォルトの認証方法を設定し、送信者による変更を有効にできます。

受信者ごとのプライベートメッセージ

送信者は、署名用または承認用の文書を送信する前に、署名プロセスに含まれる各受信者への固有のメッセージを作成できます。プライベートメッセージが有効になっていれば、送信者は「プライベートメッセージを追加」ボタンをクリックして、

特定の受信者に向けたプライベートメッセージをプライベートメッセージダイアログで入力することができます。

プライベートメッセージは、受信者に送信する「署名してください」電子メールで、グローバルメッセージに加えて記載することもできます。 

オプションで、署名操作中にプライベートメッセージを表示することもできます。

プライベートメッセージの作成機能は、デフォルトで無効になっています。

アカウントの管理者は、アカウント/アカウント設定/送信設定/受信者へのプライベートメッセージに移動して、この機能を有効にできます。

署名操作中に受信者にプライベートメッセージを表示する設定は、この機能を有効にした際にデフォルトで有効になっています。

この設定は、アカウントの管理者がアカウント/アカウント設定/署名の環境設定/追加設定に移動して、無効にできます。

受信者グループ

受信者グループを使用すると、複数のチームメンバーがグループ全体の代理として署名または承認する権限を持つことができます。「受信者グループ」を単一の署名ステップとして追加し、複数の受信者をそのグループに追加します。

指定した任意の受信者が、グループ全体の代理として参加することができます。これにより、誰か 1 人を待ってトランザクション全体が止まることを回避できます。  受信者グループは、署名者または承認者として定義することができます。必要に応じて、グループの各メンバーに対して個別に認証方法を指定できます。

受信者グループ機能は、Adobe Sign Enterprise アカウントでは自動的に有効になります。

ハイブリッドワークフロー

ハイブリッドワークフローでは、順次処理のワークフローに、並列処理の署名手順を 1 つ以上追加することができます。

以下の画像では、2 番目の署名手順に 3 人の受信者が含まれています。

この 3 人の受信者には、1 番目の受信者が署名を終えた後に同時に通知が届きます。この 3 人全員が署名を終えると、3 番目の署名手順に進めるようになります。

アカウントの管理者は、アカウント/アカウント設定/送信設定/署名順序に移動して、ハイブリッドワークフローの有効化/無効化を設定できます。


メッセージセクションの変更点

メッセージセクションでは、契約書の名前を定義し、グローバルメッセージ(すべての受信者に送信されるメッセージ)を作成することができます。

以下の画像で、左側が従来のメッセージセクション、右側が新しいメッセージセクションです。 

受信者の言語セレクター

受信者の言語セレクターでは、受信者向け電子メールと署名画面のガイダンスにどの言語を使用するかを設定します。

この言語リストの名前が「言語」から「受信者の言語」に変わり、送信者がこの設定の内容をより正確に把握できるようになりました。

ドロップダウンリストは従来のレイアウトではメッセージセクションにありましたが、新機能ではオプションセクションに移動しています。

機能面では、この設定に変更はありません。

メッセージテンプレートの改良

メッセージテンプレートのセレクターの位置が変わり、説明テキストが変更されました。

従来のページレイアウトでは、デフォルトで適用されるテンプレートの名前が「メッセージ」ラベルの横にテキストとして挿入され、そのすぐ後ろに「変更」リンクが配置されていました。送信者はこのリンクをクリックすると、別のテンプレートを選択できます。

新しい送信ページでは、このテンプレートのセレクターがメッセージセクションの右上に移動し、テキストは「メッセージテンプレート」に固定されます。

 

新しい送信ページでは、このメッセージテンプレートのセレクターが改良され、いずれかのテンプレートの名前にカーソルを合わせると、そのテンプレートのテキストが右側に表示されるようになっています。


ファイルセクションの変更点

ファイルセクションでは、文書ファイルを契約書に添付します。

Adobe Sign では、「ドラッグ&ドロップ」でファイルを添付できるほか、アプリ常駐のライブラリや、送信者のローカルシステム、Box、Dropbox などからファイルをアップロードすることもできます。

以下の画像で、上が従来のファイルセクション、下が新しいファイルセクションです。どちらもクリック可能なリンクの右側に、利用できるオプションが展開されています。

アップロード元

クリック可能なアップロード/添付オプションは、すべて元の送信ページからポップアウトウィンドウに移動しています(「ファイルを追加」リンクをクリックすると表示されます)。

注意:

  • 外部のファイルソース(Box、Google Drive など)は該当のサービスプロバイダーに直接リンクしているので、送信者は明示的にそのサービスに対して認証する必要があります。
  • 新機能では、Evernote は利用できなくなっています。

プレビューおよびフィールドを追加

「プレビューおよびフィールドを追加」は、添付ファイルをオーサリング環境に転送するために選択するオプションで、署名やフォームのフィールドを追加、編集できます。

このオプションのテキストラベルが、「プレビュー、署名の位置指定、フォームフィールドの追加を行う」から「プレビューおよびフィールドを追加」に変更されました。

このオプションは従来のページでは下部中央にありましたが、新しいページでは左下に移動しています。

機能面では変更はありません。


オプションセクションの変更点

オプションセクションは、メッセージとファイルセクションの右側にあります。 

このセクションに表示される内容は、アカウントの管理者が送信設定で有効にしたオプションに応じて変わるので、アカウントごとに異なります。 

以下の画像はすべてのオプションが表示された状態で、左側が従来のページ、右側が新しいページです。

文書の有効期限

文書の有効期限は、オプションパネルの上部からパスワード設定の直下に移動しました。

説明テキストは「この文書の有効期限を設定」から「文書の有効期限」に変更されています。

機能面では、この設定に変更はありません。

 

The interface no longer asks for a "number of days", and instead pops up a calendar where the user can select a deadline date, as well as the exact time (based on the senders timezone).

Time is expressed in "military" or 24 hour format.

It is possible to type in the date and time explicitly instead of using the pop-up interface.

パスワード保護

パスワード保護オプションはオプションセクションの上部に移動し、説明テキストは「署名された PDF を開くためのパスワードを設定」から「パスワード保護」に変更されています。

送信者がパスワードを入力しやすいように、「パスワードを表示」を選択することもできるように改良されています。  

また、パスワードが一致しなかった場合は、そのことを知らせるために 2 つ目のパスワードフィールドが赤くなります。 

手書き署名

「手書き」の署名は、従来の「Fax 署名」オプションから大幅に変更されました。

送信者側では、次の 2 点が大きく変わっています。

  • 文書で事前入力コンテンツが許可されている場合は、事前入力フィールドに送信者が入力できます。
  • 受信者セクションで、電子メールアドレスの代わりに電話番号を使用することはできなくなりました。

署名者側では、電子サインプロセスによって利便性が大幅に向上し、より品質の高い文書を返送できるようになっています。

新しい手書き署名の詳細については、こちらをクリックしてください。


オプションセクションに追加された機能

リマインダーを設定

リマインダーは送信後のページからオプションセクションに移動し、送信者は送信ページで契約書全体を設定できるようになりました。

受信者の言語

受信者の言語フィールドは新機能ではありませんが、オプションセクションに位置が変わっています。

従来のページレイアウトのメッセージセクションから移動した機能です。


オーサリング環境

オーサリング環境は、ユーザー生成文書ライブラリの中核を担います。  この新しい環境では、テンプレートを作成する際に、フィールドの追加と管理用に改良されたレイアウトを使用できるほか、高品質な最終文書の作成に役立つツールも用意されています。


外観

オーサリング環境の変更は主に構成面のもので、各種ツールがわかりやすくアクセスしやすい位置に移動しています。 

重要なのは、従来版と更新版の両方で、オーサリング環境には 2 つのインターフェイスがあるという点です。

  • 「アドホック」インターフェイス
    • 起動場所:
      • 送信ページ(「プレビュー、署名の位置指定、フォームフィールドの追加を行う」ボックスがオンになっている場合)
      • 管理ページ(ドラフトステータスの契約書の「編集」リンクをクリック
    • 参加者は送信ページから取り込まれた電子メールアドレスによって明示的に識別されます。
    • テンプレートのプロパティは固定で編集できません。
  • テンプレート作成用のインターフェイス
    • 起動場所:
      • ダッシュボードページ(「テンプレートをライブラリに追加」リンクをクリック)
      • 管理ページ(ライブラリテンプレートの「編集」リンクをクリック)
    • 参加者は「参加者 1」から「参加者 N」までで定義されます。
    • テンプレートのプロパティが表示され、テンプレートの名前や配布を編集できます。

以下の画像では、2 つの環境を並べて比較しています。左側が従来のレイアウトです。

V3 のページ全体

ページレイアウトの変更

フィールドが右側のレールに移動

フィールドセクションには個々のフィールドがすべてまとめられており、文書にオーサリングすることができます。  ほとんどのフィールドには、署名、署名者の名前、ハイパーリンクなどの特定の用途があります。  汎用フィールドはデータフィールドセクションにあり、テキストボックスなどがあります。

フィールドセクションはフォーム上の作業スペースを増やすために、画面上部から右側のレールに移動しました。

フィールドの機能面に変更はありません。

フィールドのサイズ、整列、移動ツールを常に表示

ページ上部に 3 つのフィールドツールが並んで配置されます。

  • 整列 - ガイドフィールドの任意の辺を基準に整列できるオプションが 4 つあります。
  • サイズ - ガイドフィールドの幅、高さまたはその両方に揃えるツールが 3 つあります。
  • フィールドに移動 - すべてのフィールドがアルファベット順にリストされ、任意のフィールドを選択するとカーソルをそこに移動することができます。

これらのフィールドは、これまではボタンの下に隠れたポップダウンセクションにありましたが、常に表示されるようになりました。

これらのツールに機能面での変更はありません。

フィールドテンプレートのアクセス機能を強化

フィールドテンプレートのアクセス機能を使用すると、送信者はアップロード済みの文書にフォームフィールドオーバーレイを適用できます。

この機能では、フィールドセクションにオーバーレイが表示さるのではなく、テンプレートを選択するためのポップアンダーフィールドが表示されてから消えるようになりました。

このテンプレートセレクターの機能面には変更はありません。

ズーム機能の位置を変更

ズーム機能を利用すると、Adobe Sign ウィンドウ内の文書を拡大、縮小できます。

この機能はウィンドウ上部のプラス/マイナスの目盛り表示から、ページ下部のプラスアイコン、マイナスアイコンに変更されました。

機能面に変更はありません。

ページセレクターが移動

ページ選択機能では、任意のページを選択して表示スペースに移動することができます。

この機能は、小さなサムネイル画像を画面左側に表示する形式から、ページ下部で個別に操作できる形式に変更されました。新しい形式では、送信者は矢印を使用して前のページまたは次のページに移動したり、ページ番号を入力してそのページに直接ジャンプしたりできます。

送信/リセット機能を移動

「フィールドをリセット」リンクをクリックすると、そのときのオーサリングセッションで追加されたフィールドがすべてフォームから消去されます。  オーサリングでテンプレートを開く前から文書に含まれていたフィールドは消去されません。削除された場合は追加し直されます。

「送信」ボタンをクリックするとオーサリングプロセスが完了し、契約書が最初の受信者に送信されます。

この 2 つのオブジェクトは、ページ右上から右下に移動しました。

どちらも機能面での変更はありません。

フィールドレベルのエラー検出を強化

テキストタグまたは Acrobat フィールドを含む新しい文書がアップロードされると、Adobe Sign はすべてのフィールドプロパティを検証して、エラー(無効なフォントサイズ、循環参照が作成される数式など)がないか確認します。   エラーが検出されると、エラーの件数がバナーに表示されます。このバナーには、エラーのあるフィールドに移動できるナビゲーションアイコンも表示されます。 

以下にエラーが検出されたフォームフィールドの例を示します。このフォームフィールドは、社会保障番号を入力するフィールドですが、デフォルト値がテキストになっています。

右側の「次のエラー」ボタンをクリックすると、エラーを含む次のフィールドが開き、フィールドの上部にエラーの原因が表示されます。

テンプレート作成インターフェイスの変更点

テンプレートプロパティの位置を変更

テンプレートプロパティを利用すると、テンプレートの名前を変更したり、保存するテンプレートのタイプ(文書またはフォームフィールド)を指定したり、文書を配布する方法(個人使用、グループ使用、またはアカウント全体での使用)を指定したりできます。

テンプレートプロパティに移動するためのリンクがページ上部から右側のレールに移動しました。フォームフィールドのすぐ上のわかりやすい位置です。

テンプレートプロパティ内の一連の設定に、機能面での変更はありません。

「参加者」リストを「受信者」に改称して位置を変更

受信者ドロップダウンには、契約の様々な参加者が列挙されます。  テンプレート作成インターフェイスでは、受信者は「参加者 1」から「参加者 N」として識別されます。

アドホックインターフェイスでは、契約書の受信者が既に定義されており、「参加者」のプレースホルダーの代わりに各受信者の電子メールアドレスの値が挿入されます。

どちらの場合でも、参加者リストを見ればどのフィールドがどの受信者に割り当てられているのかがわかります。  リストからいずれかの参加者を選択すると、その参加者に割り当てられたフィールドがページ上で強調表示され、それ以外のフィールドはグレー表示になります。

また、フィールドの配置中に参加者リストを使用することで、フィールドを割り当てる参加者を定義することもできます。  参加者 2 を選択してから任意の数のフィールドを配置すると、該当のフィールドは自動的に参加者 2 に割り当てられます。

従来の環境では、このフィールドの名前は「参加者を選択」でしたが、「受信者」に変更されました。

ドロップダウンフィールドはウィンドウの左上から、フォームフィールドのすぐ上にある右側のレールに移動しました。

機能面では、参加者リストに変更はありません。

「アドホック」インターフェイスの変更点

テンプレートを文書ライブラリに保存

送信者はオプションとして、送信プロセス中にテンプレートを作成し、ライブラリに保存できるようになりました。  どちらのタイプのテンプレートでも保存できます。このテンプレートは「管理」タブで自由に編集できます。

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