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Adobe Acrobat Sign facilita el envío de un documento a otros usuarios para que lo firmen. Se lo puede enviar a una o varias personas para que lo firmen.
Enviar un acuerdo a un único firmante
Enviar un documento para su firma es el flujo de trabajo básico utilizado en Acrobat Sign. Enviar un documento para que lo firme un solo destinatario es la forma más sencilla de utilizar el sistema.
Para enviar un documento para su firma:
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También puede iniciar el proceso seleccionando primero una plantilla de biblioteca (o flujo de trabajo) haciendo clic en el botón Iniciar desde biblioteca.
De este modo puede seleccionar una de las tres opciones:
- Recientes: lista de las 20 plantillas usadas más recientemente. En la parte superior se muestra la utilizada hace menos tiempo
- Documento de biblioteca: enumera todas las plantillas de biblioteca disponibles
- Flujo de trabajo: enumera todos los flujos de trabajo disponibles para el usuario
Una vez seleccionado un archivo o flujo de trabajo, haga clic en Inicio y se le trasladará a la página Enviar con la plantilla ya adjunta (lo que le permite omitir el paso 4 siguiente).
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Nota:
Si se encuentra en una cuenta que tiene activado Usuarios en varios grupos (UMG), seleccione el grupo desde el que desea enviar el acuerdo antes de configurarlo.
- Al definir el valor de Grupo, se cargan las propiedades y plantillas relacionadas con el grupo entre las que elegir.
- Al cambiar el grupo, verá que la página se actualiza. Cualquier contenido introducido se eliminará en esta actualización.
Si no ve el menú desplegable Enviar desde en la parte superior de la página, su cuenta no está habilitada para UMG.
Indique el destinatario del acuerdo.
Introduzca/defina lo siguiente (de izquierda a derecha):
- Seleccione la función del destinatario (Firmante es el valor predeterminado)
- Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario
- Seleccione el método de autenticación de segundo factor, si existe
- Introduzca un mensaje personal si es necesario
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Añada un Nombre de acuerdo y un Mensaje que se incluirán en el correo electrónico inicial al destinatario.
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Para enviar una plantilla de biblioteca, puede arrastrar y soltarla, adjuntarla o seleccionarla.
- Las plantillas disponibles están limitadas por el grupo desde el que se envía el acuerdo.
- Se pueden adjuntar varios documentos, que se envían como un documento contiguo para el destinatario.
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Configure las opciones necesarias:
- Proteger con contraseña (el PDF firmado): Esta contraseña se aplica a cualquier copia PDF del acuerdo descargado de Acrobat Sign. La contraseña impide la visualización del documento hasta que se haya introducido correctamente
- Fecha límite de finalización: La fecha límite hace que la transacción expire después de una cantidad definida de días
- Establecer recordatorio: Los recordatorios pueden configurarse para una de varias iteraciones. Solo se envían recordatorios al destinatario activo en ese momento
- Idioma del destinatario: Define el idioma utilizado en el correo electrónico enviado al destinatario, así como en las instrucciones en pantalla
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Para añadir los campos con los que el destinatario pueda interactuar, seleccione Campos Vista previa y Agregar firma
Cuando todo esté configurado, haga clic en Siguiente.
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Arrastre campos de las pestañas de la derecha de la pantalla y colóquelos en el documento.
El botón Atrás le permite volver a la página Enviar si necesita cambiar el correo electrónico de los destinatarios o los archivos adjuntos al acuerdo.
Nota:Si está creando un documento común para su uso, puede marcar la opción Guardar como plantilla, y así guardar el documento con los campos como los haya colocado.
En futuras transacciones, puede simplemente adjuntar el documento desde la biblioteca y omitir la colocación de los campos.
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Cuando haya colocado todos los campos en el documento, haga clic en Enviar.
Se envía un correo electrónico al destinatario que incluye un enlace al documento y permite utilizarlo.
Una vez que la acción se ha completado, se le notificará por correo electrónico.
Enviar un acuerdo a varios destinatarios
Enviar un acuerdo a varios destinatarios es casi el mismo proceso que enviarlo a uno solo.
Las diferencias principales son que se deberá:
- Definir cada destinatario en el orden en el que deben utilizar el acuerdo
- Colocar campos de forma específica para cada destinatario según sea necesario
Nota:
Las transacciones que incluyen varios destinatarios pueden configurarse para rastrear un flujo de trabajo paralelo, secuencial o híbrido.
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Vaya a la pestaña Inicio y haga clic en el botón Solicitar firmas
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Si está disponible, configure el selector Enviar desde para identificar el grupo desde el que va a enviar el acuerdo.
La página se actualizará cuando se seleccione un nuevo grupo y se eliminarán las configuraciones de la página.
Nota:Si no hay ningún selector Enviar desde, su cuenta no está habilitada para UMG
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Defina cada destinatario del acuerdo.
Introduzca/defina lo siguiente (de izquierda a derecha):
- Seleccione la función del destinatario (Firmante es el valor predeterminado)
- Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario
- Seleccione el método de autenticación de segundo factor, si existe
- Introduzca un mensaje personal si es necesario
Para añadirse a uno mismo a la lista de destinatarios, haga clic en el enlace Agregarme en la esquina superior derecha.
Es posible añadir la misma dirección de correo electrónico varias veces.
Nota:Si desea eliminar una fila de destinatario, haga clic en la X que aparece en la parte derecha de la fila
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Añada un Nombre de acuerdo y un Mensaje que se incluyan en el correo electrónico inicial a los destinatarios
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Puede arrastrar y soltar un documento, adjuntarlo o seleccionarlo de la biblioteca para enviarlo.
- Se pueden adjuntar varios documentos, que se envían como un documento contiguo para el destinatario
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Configure las opciones necesarias:
- Proteger con contraseña (el PDF firmado): Esta contraseña se aplica a cualquier copia PDF del acuerdo descargado de Acrobat Sign. La contraseña impide la visualización del documento hasta que se haya introducido correctamente
- Fecha límite de finalización: La fecha límite hace que la transacción expire después de una cantidad definida de días
- Establecer recordatorio: Los recordatorios pueden configurarse para una de varias iteraciones. Solo se envían recordatorios al destinatario activo en ese momento
- Idioma del destinatario: Define el idioma utilizado en el correo electrónico enviado al destinatario, así como en las instrucciones en pantalla
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Para añadir los campos con los que el destinatario pueda interactuar, seleccione Campos Vista previa y Agregar firma
Cuando todo esté configurado, haga clic en Siguiente.
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Arrastre campos de las pestañas de la derecha de la pantalla y colóquelos en el documento.
- Al configurar los campos para varios destinatarios, primero seleccione al participante de la lista Destinatarios y, a continuación, coloque los campos.
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Cuando haya colocado todos los campos en el documento, haga clic en Enviar.
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