Übersicht

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft SharePoint bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften.

Diese Dokumentation wurde für die Microsoft Online-Instanz von SharePoint (in diesem Handbuch in der Regel als „SharePoint“ bezeichnet) entwickelt und ist als Handbuch für die Verwendung des Zusatzmoduls aus der Perspektive der Endbenutzer vorgesehen. Das Installationshandbuch finden Sie hier.

Diese Lösung wurde als Zusatzmodulanwendung für SharePoint entwickelt und sie bietet Folgendes:

  • Senden einer Vereinbarung aus jeder SharePoint-Dokumentbibliothek oder Liste zum Unterschreiben
  • Möglichkeit zum Senden von Dokumenten an einen einzelnen Empfänger oder eine Gruppe in einer Dokumentbibliothek oder benutzerdefinierten SharePoint-Listen
  • Zuordnen von Daten aus SharePoint-Listen sowie aus einer Dokumentbibliothek in Dokumente durch eine Zusammenführungszuordnung, wenn die Dokumente zum Unterschreiben gesendet werden
  • Zuordnen von Daten aus Formularfeldern eines signierten Vertrags in Textspalten von SharePoint-Listen sowie in einer Dokumentenbibliothek über die Datenzuordnung, wenn das Dokument signiert wurde und dessen Status automatisch oder manuell über die Seite „Vereinbarungsstatus“ aktualisiert wurde
  • Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint
  • Möglichkeit zum Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzern zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann


Unterstützte Browser

Chrome, Firefox und Safari werden unterstützt.


Internet Explorer 11 und höher (einschießlich Edge)

Damit SharePoint-Zusatzmodule verwendet werden können, müssen einige vertrauenswürdige Sites in Internet Explorer/Edge konfiguriert werden.Internet Explorer 10 und älter werden nicht unterstützt.

Außerdem müssen Benutzer von IE 11 und Edge die Einstellungen für ihre vertrauenswürdigen Sites explizit so bearbeiten, dass die folgenden URLs enthalten sind:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

So bearbeiten Sie Ihre vertrauenswürdigen Sites:

1. Öffnen Sie IE 11.

► Edge-Benutzer drücken Windows-Taste + S.

2. Klicken Sie auf das Symbol Tools (Zahnrad) und wählen Sie im Dropdownmenü Internetoptionen aus.

► Edge-Benutzer geben Internetoptionen ein und drücken dann die Eingabetaste.

IE11 Options

3. Das Menü Internetoptionen wird geöffnet. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit aus.

4. Klicken Sie auf das Symbol Vertrauenswürdige Sites.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sites.

6. Geben Sie eine der oben aufgeführten URLs ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

7. Wiederholen Sie den Vorgang für jede der oben aufgeführten URLs.

8. Schließen Sie das Menü Internetoptionen, wenn Sie fertig sind.

Trusted Sites


Zugreifen auf die Adobe Sign-Funktionen

Adobe Sign ist eine Zusatzmodulanwendung, die von Ihrem SharePoint-Administrator installiert wird. Als Benutzer wird Ihnen die Adobe Sign-Registerkarte oben auf der SharePoint-Website angezeigt.

Durch Klicken auf die Adobe Sign-Registerkarte wird das Menüband mit allen verfügbaren Adobe Sign-Funktionen angezeigt.

Auf die Menübandsymbole kann erst zugegriffen werden, wenn Sie in ein Dokument- oder Listenwebpart klicken oder ein Dokument auswählen.Nachdem Sie in das Webpart geklickt haben, werden die Menübandsymbole aktiv.

ribbon

Hinweis:

Auf der modernen Benutzeroberfläche wurde das Menüband durch eine Menüleiste ersetzt. Auf der Menüleiste sind dieselben Funktionen verfügbar:

MEnu

Das Menüband/Menü besteht aus fünf Symbolen:

  • Zum Unterschreiben senden
  • Vereinbarungsstatus
  • Bibliotheksvorlage
  • Vereinbarungen verwalten
  • Einstellungen

Die ersten vier Aktionen verwenden Sie möglicherweise regelmäßig zum Erstellen und Senden von Vereinbarungen.

Über das letzte Symbol, Einstellungen, können Sie Ihre persönliche Vereinbarungsvorlage definieren. Nachdem sie definiert ist, werden Sie wahrscheinlich nur zu dieser Seite zurückkehren, wenn Sie die Vorlage anpassen möchten.Daher sollten wir dort beginnen.


Definieren Ihrer persönlichen Einstellungen

Mit Ihren persönlichen Einstellungen können Sie einen Standardvereinbarungsnamen und eine Nachricht für alle Vereinbarungen definieren, die Sie mithilfe der Adobe Sign-App über SharePoint senden.

Personal Settings

In das Feld Vereinbarungsname (max. 255 Zeichen) können Sie eine beliebige Zeichenfolge eingeben, die die Vereinbarung identifiziert.Diese Zeichenfolge wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vereinbarungsnamen können Empfänger Ihre E-Mail einfacher zuordnen und Sie können die Vereinbarung bei Bedarf schneller finden.

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung können Sie Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben (unten grün hervorgehoben). Die Nachricht wird in der E-Mail Bitte signieren Sie angezeigt, die allen Empfängern gesendet wird, und sollte nicht wie die persönlichen Notizen verwendet werden, die Sie für jeden Benutzer anhängen können.

email pair-rebranded


Dokumentvorlagen für benutzerdefinierte Listen

Genau unter den Feldern für den Standardvereinbarungsnamen und die Nachricht sind zwei Einstellungen, die steuern, wie Dokumente beim Senden einer Vereinbarung aus einer Liste angefügt werden können.

Das Standardverhalten besteht darin, dass der Absender ein Dokument in SharePoint auswählen kann.

Es sind zwei Optionen verfügbar, mit denen der Benutzer das Standardverhalten ändern kann:

► Bei benutzerdefinierten Listen eine Dokumentvorlage außerhalb von SharePoint verwenden: Wenn die Option aktiviert ist, umgeht der Absender die Option zum Anhängen eines Dokuments in SharePoint. Stattdessen werden die im Adobe Sign-System konfigurierten Optionen zum Anhängen von Dateien angezeigt.Dies kann eine oder mehrere der folgenden Optionen umfassen:

o Aus lokalem System anhängen

Aus Adobe Sign-Vorlagenbibliothek anhängen

Attach Files in AS

► Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden: Wenn diese Option aktiviert ist, wird diese Datei von SharePoint gespeichert und automatisch an die nächste Vereinbarung angehängt, die Sie aus einer Liste erstellen, und so der Schritt mit der Dateiauswahl umgangen.Dies ist ideal, wenn Sie dasselbe Dokument mehrfach verwenden.


Senden einer Vereinbarung

Starten der Vereinbarung

Vereinbarungen senden und Unterschriften erhalten – das ist alles, worum es bei Adobe Sign geht. Und in der SharePoint-Umgebung gibt es vier Methoden, um diesen Vorgang zu starten:

  • Senden über das Menüband oder Menü
  • Senden durch Rechtsklick
  • Senden aus Listen über das Menüband oder Menü
  • Senden aus Listen durch Rechtsklick

Mit allen vier Optionen wird die Konfigurationsseite geöffnet, auf der Sie die Empfänger und die Signaturreihenfolge definieren können, wenn mehr als eine Signatur erforderlich ist.

Hinweis:

Die Dokumente, die aus SharePoint gesendet werden, dürfen 5 MB nicht überschreiten. 

Wenn Sie ein Dokument über 5 MB senden müssen, können Sie dieses Dokument in Ihre Adobe Sign-Bibliothek (außerhalb der SharePoint-Integration) hochladen und von dort aus einfügen.

Senden über das Menüband/Menü

Das Senden über das Menüband empfiehlt sich, wenn Sie mehrere SharePoint-Dokumente anhängen müssen:

1. Wählen Sie die zu sendenden Dokumente aus, indem Sie auf das Kontrollkästchen links neben dem Dokumentnamen klicken.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte im Menüband oben auf der Seite.

3. Klicken Sie auf das Symbol Zum Unterschreiben senden.

○ Alle ausgewählten Dokumente werden automatisch angehängt.

New List - MEnu
Moderne Benutzeroberfläche

SEnd from Ribbon
Klassische Benutzeroberfläche

Senden durch Rechtsklick

Beim Senden durch Rechtsklick können Sie schnell ein beliebiges Dokument in einer Liste mit Dokumenten senden, es wird jedoch nur diese eine Datei an die Vereinbarung angehängt:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie zum Unterschreiben senden möchten.

2. Wählen Sie im Popupmenü Erweitert aus.

3. Wählen Sie im Untermenü Zum Unterschreiben senden aus.

New Library - Right Click
Moderne Benutzeroberfläche

 

Die klassische Menüstruktur ist etwas anders:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Wählen Sie im Menü Erweitert und dann im Untermenü Zum Unterschreiben senden aus.

Send via rightClick
Klassische Benutzeroberfläche

Senden aus Listen

Das Senden aus einer Liste kann über das Menüband oder das durch Rechtsklick aufgerufene Kontextmenü erfolgen.


Senden aus Listen über das Menüband oder Menü

1. Klicken Sie auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Klicken Sie im Menüband oder Menü auf Adobe Sign.

3. Wählen Sie im Dropdownmenü Zum Unterschreiben senden aus.

Send From list using Ribbon
Moderne Benutzeroberfläche

Classic List - Ribbon
Klassische Benutzeroberfläche

Senden aus Listen über das Kontextmenü

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Wählen Sie im Menü Zum Unterschreiben senden aus.

List select
Moderne Benutzeroberfläche

 

Die klassische Menüstruktur ist etwas anders:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Wählen Sie im Menü Erweitert und dann im Untermenü Zum Unterschreiben senden aus.

Classic List - Right Click
Klassische Benutzeroberfläche

 

Die Seite wird mit der Dateiauswahlansicht aktualisiert:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Wählen Sie eine Datei aus.

4. Klicken Sie auf Anhängen.

 

Wenn Sie Bei benutzerdefinierten Listen eine Dokumentvorlage außerhalb von SharePoint verwenden aktiviert haben, umgehen Sie das SharePoint-Fenster zum Anhängen von Dateien und wechseln direkt zur Seite „Vereinbarung“ zum Konfigurieren.In diesem Fall müssen Sie die Dateiauswahl verwenden, um die Dokumente zur Signatur hinzuzufügen.

 

Es sind zwei wichtige Funktionen zu beachten:

► Wenn Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden aktiviert ist, wird automatisch die zuletzt für diese Liste verwendete Datei angehängt.

o Wenn Sie eine andere Datei anhängen müssen, müssen Sie Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden deaktivieren.

► Die zurückgesendete PDF-Datei mit der Unterschrift (und möglicherweise dem Audit-Verlauf) wird als Anhang an das Listenelement angehängt und nicht in einem neuen Ordner bereitgestellt.

o Wenn vom SharePoint-Administrator ein Dokumentspeicherordner definiert wurde, wird die PDF-Datei stattdessen in diesem Ordner bereitgestellt.


Konfigurieren der Vereinbarung

Nachdem eine neue Vereinbarung geöffnet wurde, wird die Konfigurationsseite mit vier aufgabenspezifischen Abschnitten angezeigt:

A. Empfänger: Die Personen, die mit der Vereinbarung interagieren

B. Nachricht: Der Name und die globale Nachricht für die Vereinbarung

C. Optionen: Optionale Funktionen für die Vereinbarung

D. Dateien: Die tatsächlich zu signierenden/genehmigenden Dokumente/Dateien

o Beachten Sie, dass das Dokument, mit dem Sie den Sendevorgang beginnen, automatisch an die Vereinbarung angehängt wird.

send page


Bereich „Empfänger“

Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:

Recipients

A. Signierindex: Diese Zahl gibt die relative Position des Empfängers im Signaturzyklus an, wenn ein sequenzieller Arbeitsablauf ausgewählt ist.

B. Rolle: Definiert, wie der Empfänger mit dem Dokument interagieren kann. Rollen werden vom Kontoadministrator aktiviert. Daher werden möglicherweise nicht alle aufgeführten Optionen angezeigt:

○ Unterzeichner (Standardauswahl): Empfänger, von denen mindestens eine Unterschrift erwartet wird

○ Genehmiger: Empfänger, die das Dokument prüfen und genehmigen, es aber nicht rechtskräftig signieren müssen

○ Annehmende: Annehmende fungieren mechanisch genau wie Genehmiger, jedoch mit dem Hauptunterschied, dass sie im Prüfbericht mit „Vereinbarung akzeptieren“ gegenüber „Dokument genehmigen“ identifiziert werden.

○ Zertifizierte Empfänger: Zertifizierten Empfängern können keine (null) Formularfelder zugewiesen werden. Während ihres „Signaturvorgangs“ werden sie aufgefordert, die Vereinbarung entweder zu delegieren, abzulehnen oder zu bestätigen.

○ Ausfüllende: Diese Rolle wurde speziell für Kunden entwickelt, die während des Signaturvorgangs Formularinhalte einfügen müssen, aber nicht über die nötigen Systeme verfügen, um über Programme benutzerdefinierte Dokumente zu erstellen oder Feldinhalte aus einer Datenbank in das Formular einzufügen.

○ Delegierende: Die Rolle „Delegierender“ ist für Arbeitsabläufe konzipiert, die eine Person erfordern, die die finale Entscheidung darüber trifft, wer die korrekte nächste Person ist, die das Dokument signieren oder genehmigen muss. Es gibt eine Delegator-Version für alle anderen Rollen.

C. E-Mail-Adresse: Wer ist der Empfänger? Dies muss eine persönliche E-Mail-Adresse sein.

○ Mich hinzufügen: Die Absender können sich selbst dem Signaturzyklus hinzufügen, indem sie auf den Link Mich hinzufügen oben rechts im Abschnitt Empfänger klicken.

○ Empfängergruppe hinzufügen: Manchmal kann ein Empfänger im Signaturzyklus eine von mehreren Personen sein. Wenn beispielsweise jemand aus der Rechtsabteilung unterzeichnen muss, kann dies eine von fünf Einzelpersonen sein. Mit Empfängergruppen kann der Absender alle fünf möglichen Unterzeichner angeben, aber nur die Unterschrift einer dieser fünf Personen anfordern. (Siehe Empfänger 3 im Bild oben)

D. Prüfvorgang: Vorgehensweise bei der Empfängerauthentifizierung

○ E-Mail (Standardauswahl): Die Authentifizierung hängt vom Zugriff auf das E-Mail-Postfach ab.

○ Kennwort: Ein vom Absender generiertes alphanumerisches Kennwort, das gesondert an den Empfänger übermittelt werden muss.

○ Online-Identität: Authentifizieren Sie sich über ein soziales Netzwerk wie Facebook oder LinkedIn.

○ KBA (nur USA): Die wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge Based Authentication) erfordert vom Empfänger die Eingabe der Sozialversicherungsnummer, woraufhin verschiedene nicht triviale Fragen basierend auf öffentlichen Datenbanken gestellt werden.

○ Mobil: Diese Methode erfordert vom Absender die Angabe der Mobilfunknummer des Empfängers, damit ihm per SMS ein Code gesendet werden kann, sobald eine Signatur erforderlich ist.

E. Private Nachricht (optional): Der Absender kann einzelnen Empfängern individuelle Anweisungen geben, die angezeigt werden, wenn der entsprechende Empfänger die Vereinbarung öffnet. Diese Option muss vom Kontoadministrator in der Benutzeroberfläche von Adobe Sign aktiviert werden.

 

Über den Link „Kopie an“ anzeigen direkt unter der Empfängerliste können Sie ein Feld einblenden, in dem Sie die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger angeben können, die den Vertrag erhalten sollen. Diese haben jedoch keinen interaktiven Zugriff.

Hinweis:

Wenn Sie die Reihenfolge der Empfänger ändern möchten, können Sie auf die Empfänger klicken und sie in die richtige Stapelreihenfolge ziehen, und die Indexnummern werden entsprechend angepasst.

Direkt oberhalb der Liste der Empfänger ist ein Schalter, mit dem Sie gebeten werden, den grundlegenden Arbeitsablauf für die Signaturreihenfolge auszuwählen:

○ Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen aktiviert ist (wie oben dargestellt), werden Empfänger indiziert und es wird ein sequenzieller Signiervorgang von einem Signierschritt zum nächsten beobachtet.

○ Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen aktiviert ist, werden die Empfänger nicht nummeriert und es kann gleichzeitig signiert werden.

Complete in any order


Abschnitt „Nachricht“

Der Abschnitt „Nachricht“ enthält zwei Felder, die Ihren Erfolg maßgeblich verbessern können, und wenn Sie Ihre eigene Vorlage konfiguriert haben, werden diese Felder automatisch mit den von Ihnen definierten Werten ausgefüllt.

In das Feld Vereinbarungsname können Sie jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung der Vereinbarung eingeben. 

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung können Sie Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben.

Hinweis:

Diese Werte können bearbeitet werden, solange die Vereinbarung noch nicht gesendet wurde.


Abschnitt „Optionen“

Der Abschnitt „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für das Dokument, nachdem es gesendet wurde:

► Kennwortschutz: Fordern Sie Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben.Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merken Sie sich dieses Kennwort unbedingt, da es von Adobe Sign nicht gespeichert wird!

PDF password

► Ausfülltermin: Klicken Sie in das Feld Ausfülltermin, um eine Kalenderoberfläche zu öffnen. Wählen Sie das Datum aus, an dem die Vereinbarung abläuft und nicht mehr ausgefüllt werden kann. „Dokumentablauf“ muss vom Kontoadministrator aktiviert werden, bevor diese Funktion zur Verfügung steht.

NEw Complete date- Marked

► Erinnerung festlegen: Legen Sie die Häufigkeit (täglich oder wöchentlich) fest, in der bis zum Abschluss der Vereinbarung Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen Empfänger werden benachrichtigt

Set Reminder

► Signaturarten: Diese Option definiert den erwarteten Signaturvorgang:

Elektronisch: Bei dieser Option wird versucht, eine elektronische Signatur für alle Unterzeichner der Vereinbarung zu erfassen.

Handschriftlich: Wenn Sie eine physische Unterschrift benötigen, werden die Unterzeichner bei dieser Option aufgefordert, das Dokument zu drucken, es physisch zu unterzeichnen und dann erneut in das Adobe Sign-System hochzuladen. (Anweisungen werden dem Unterzeichner beim Öffnen der Vereinbarung angezeigt) Der Signaturarbeitsablauf „Handschriftlich“ muss vom Kontoadministrator aktiviert werden, bevor er für die Verwendung zur Verfügung steht.

Sig Type

► Sprache des Empfängers: Wählen Sie die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll.

o Wenn Ihr Konto für die Verwendung von Nachrichtenvorlagen konfiguriert ist, wird durch diese Einstellung auch festgelegt, welche Nachrichtenvorlagen angezeigt werden.

Recip Language


Abschnitt „Dateien“

Wenn Ihr SharePoint-Konto so konfiguriert ist, dass externe Dokumente zulässig sind, können Sie die Dokumente im Abschnitt „Dateien“ an die Transaktion anhängen. Wenn Sie den Prozess mit einem SharePoint-Dokument gestartet haben, sollte diese Datei bereits angehängt sein.

Für den Signiervorgang führt Adobe Sign alle Dokumente in einer alles umfassenden PDF-Datei zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Sie können die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem Sie auf ein Dokument klicken und es an eine andere Position in der Liste ziehen.

Die Dateien können aus der Adobe Sign-Bibliothek angehängt oder aus Ihrem lokalen System mithilfe der Dateisuche oder per Drag & Drop hochgeladen werden.

Folgende Dateitypen werden unterstützt: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, GIF, JPG, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF und HTML

Attach Files in AS - Copy


Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“

Direkt unter der Dateiliste sehen Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“. Diese Option ermöglicht es Ihnen, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen. 

Wenn Sie keine konzipierten Vorlagen verwenden, sollten Sie mindestens die Unterschriftsfelder einfügen. Es gibt viele weitere Felder, die Sie bei Bedarf verwenden können, um komplexe Formulare zu erstellen.

Hinweis:

Wenn keine Unterschriftsfelder eingefügt werden, fügt Adobe Sign der Vereinbarung automatisch eine Seite hinzu und platziert für jeden Unterzeichner einen Unterschriftenblock auf dieser Seite.


Verfolgen Ihrer Vereinbarungen

Hinweis:

  • Wenn die Vereinbarung abgeschlossen („Signiert“ oder „Genehmigt“) ist, wird für den Namen der Vereinbarung ein Link aktiviert und beim Klicken auf den Link das ausgefüllte Dokument angezeigt.
  • Wenn die Vereinbarung in einem Terminalstatus („Signiert“, „Abgebrochen/Abgelehnt“, „Abgelaufen“) ist, dann ist die Aktion „Aktualisieren“ deaktiviert.
  • Wenn die Vereinbarung nicht in einem Terminalstatus ist, ist die Schaltfläche „Löschen“ deaktiviert.


Vereinbarungsstatus

Sobald eine Vereinbarung gesendet wurde, wird die Verfolgung des Fortschritts am besten über die Seite „Vereinbarungsstatus“ vorgenommen, auf die über das Symbol Vereinbarungsstatus auf dem Adobe Sign-Menüband zugegriffen werden kann..

Ribbon - Agreement Status

 

Sie können folgendermaßen ganz einfach nach allen Vereinbarungen suchen, die mit einem SharePoint-Dokument oder einer Liste gesendet wurden:

1. Suchen Sie das Dokument/Listenelement, das Sie durchsuchen möchten, und wählen Sie es aus.

○ Es können mehrere Dokumente ausgewählt werden.

2. Klicken Sie auf die Option Vereinbarungsstatus (im Menüband oder im Kontextmenü)

Agreement Status List-rebranded

Wenn Sie keine speziellen Dokumente oder Listenelemente für die Suche auswählen, werden von SharePoint alle Vereinbarungen aus allen Dokumenten/Elementen in der Bibliothek oder Liste zurückgegeben, die vom Benutzer initiiert wurden.

Wenn der Benutzer auf der Startseite im Menüband auf das Symbol „Vereinbarungsstatus“ klickt, werden von SharePoint alle Dokumente zurückgegeben, die von diesem Benutzer innerhalb der gesamten Websitesammlung initiiert wurden.

Hinweis:

Die Seite Vereinbarungsstatus hat eine Höchstgrenze von 5.000 Datensätzen, die an die Seite zurückgegeben werden können. Wenn Ihre Suchergebnisse 5.000 Datensätze überschreiten, verwenden Sie die Option Vereinbarungen verwalten.


Filtern

Wenn Sie die Vereinbarungen in Ihrer Ansicht filtern möchten, können Sie das Suchfeld in der oberen rechten Ecke der Seite verwenden. Dieses Suchfeld sucht in allen Feldern nach einem beliebigen Zeichenfolgenstamm und gibt alle Übereinstimmungen zurück:

Status one line


Aktualisieren des Vereinbarungsstatus

Die Spalte ganz rechts in der Tabelle „Vereinbarungsstatus“ ist eine Aktion vom Typ „Aktualisieren“, die Adobe Sign aktiv hinsichtlich eines Updates des Vereinbarungsstatus abfragt.

Hinweis:

SharePoint aktualisiert alle Vereinbarungen automatisch in regelmäßigen Abständen. Mit der Aktion „Aktualisieren“ können Sie eine einzelne Vereinbarung außerhalb dieses Zyklus aktualisieren.


Löschen des Vereinbarungsdatensatzes

Das letzte Symbol ganz rechts auf der Seite „Vereinbarungsstatus“ ist das Symbol „Löschen“. Mit dieser Aktion wird der Vereinbarungsdatensatz in SharePoint gelöscht, die Vereinbarung in Adobe Sign wird jedoch nicht abgebrochen oder gelöscht. Diese Aktion sollte mit Vorsicht verwendet werden, da sie nicht rückgängig gemacht werden kann.


Signierte Dokumente

Je nachdem, wie Ihr SharePoint-Administrator den Speicher für signierte Vereinbarungen konfiguriert hat, werden signierte Dokumente (und möglicherweise Audit-Verläufe) an folgende Orte übertragen:

► Einen Ordner „Global“: Alle abgeschlossenen Dokumente befinden sich in diesem Ordner, wenn dies so konfiguriert wurde

► Einen neuen Ordner „Signierte Vereinbarungen“ in der Quellbibliothek: Wenn kein Ordner „Global“ identifiziert wurde, wird in der Dokumentbibliothek ein neuer Ordner mit dem Namen „Signierte Vereinbarungen“ erstellt, in dem die Vereinbarung erstellt/gesendet wurde. Bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen, die aus derselben Bibliothek gesendet werden, werden die ausgefüllten PDF-Dateien in denselben Ordner „Signierte Vereinbarungen“ zurückgesendet.

► An Listenelement angehängt: Wenn Sie eine Vereinbarung über ein Listenelement gesendet haben, sind die Anhänge in der Liste enthalten.


Verwalten von Verträgen

Mit dem Symbol Vereinbarungen verwalten wird eine andere und detailliertere Ansicht der Vereinbarungen für Ihren Benutzer geöffnet.  Während auf der Seite „Vereinbarungsstatus“ eine einfache Ansicht aller Vereinbarungen mit der Option zum Aktualisieren ihres Status angezeigt wird, bietet die Ansicht „Vereinbarungen verwalten“ einen tieferen Einblick in die Vereinbarungen sowie zusätzliche Optionen zum Ändern der Vereinbarungseigenschaften.

Ribbon - Manage Agreements


Struktur der Seite „Verwalten“

Die Seite „Verwalten“ bietet zahlreiche eingebettete Funktionen, die es zu entdecken gilt. Der Einfachheit halber kann die Seite in vier Funktionsbereiche aufgeteilt werden:

A. Vertragsfilter

B. Vertragsliste

C. Metadaten des Vertrags

D. Vertragswerkzeuge

Manage page Whole

Vertragsfilter

Am oberen Rand der Seite befinden sich vier Werkzeuge, die Ihnen durch Filtern der Listen dabei helfen, bestimmte Vereinbarungen zu finden. Die Dropdownlisten werden dynamisch mit den geladenen Vereinbarungen in den Listen ausgefüllt. Folgende Filter stehen zur Verfügung:

► Nach Namen/Unternehmen filtern: Hierbei handelt es sich um eine Liste aller Namen und Unternehmen, die als Unterzeichnerfeld in Ihren Vereinbarungen eingegeben wurden. Wenn Sie ein Element aus der Liste auswählen, werden alle anderen Vereinbarungen herausgefiltert.

► Nach Dokumentstatus filtern: Diese Liste klappt alle Listenabschnitte mit Ausnahme des ausgewählten ein.

► Nach Dokumenteigentümer filtern: Diese Filterfunktion ist dann hilfreich, wenn Sie die Vereinbarungen anderer Adobe Sign-Benutzer anzeigen. Mit dieser Option können Sie nur die Vereinbarungen des von Ihnen ausgewählten Eigentümers (Absenders) anzeigen.

Das Textfeld auf der rechten Seite ermöglicht die Suche nach beliebigen Zeichenfolgen, bei denen es sich um Namen von Empfängern, Firmennamen, E-Mail-Adressen oder Namen von Dokumenten handeln kann.

 

Vereinbarungslisten

Der Hauptteil der Seite enthält eine Liste der Vereinbarungen, mit denen Sie zu tun haben. Jede Vereinbarung, an der Sie beteiligt sind (d.h. die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei Adobe Sign anmelden), wird an einer bestimmten Stelle in der Liste angezeigt. Die Liste enthält nicht nur die von Ihnen erstellten Vereinbarungen, sondern auch die Vereinbarungen, die Sie zum Signieren/Genehmigen erhalten haben, sowie alle Vereinbarungen, bei denen Sie in CC gesetzt wurden.

Die Liste ist in einklappbare Bereiche aufgeteilt, die den Status des Vertrags anzeigen. Von oben beginnend:

► Warten auf Genehmigung/Signatur: Diese Vereinbarungen stehen ganz oben in der Liste, da für sie eine Aktion Ihrerseits erwartet wird.

► Entwurf: Diese Verträge wurden bis zu dem Punkt erstellt, an dem sie an die Authoring-Umgebung gesendet wurden. Sie wurden aber noch nicht zum Unterzeichnen gesendet.

o Klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um das Dokument in der Authoring-Umgebung zu öffnen und den Sendevorgang abzuschließen.

► Zur Signatur gesendet: Diese Vereinbarungen befinden sich im Signiervorgang und stehen dazu bereit, von anderen Personen signiert/genehmigt zu werden.

► Signiert: Vollständig ausgeführte/abgeschlossene Vereinbarungen.

► Abgebrochen/Abgelehnt: Alle Vereinbarungen, die von Ihnen abgebrochen oder von einem Empfänger aus einem beliebigen Grund abgelehnt wurden.

► Archiviert: Dateien, die zum Speichern in das Adobe Sign-System hochgeladen wurden. Diese Dokumente sind nicht Teil eines gültigen Signiervorgangs, der von Adobe Sign verwaltet wird.

► Bibliotheksvorlagen: Alle Vorlagen, die von Ihnen erstellt oder von einer anderen Person der Gruppe/des Kontos für Sie freigegeben wurden.

o Die Bearbeitung der Vorlage ist nur durch den Eigentümer (Ersteller) der Vorlage möglich.

o Durch Klicken auf den Link Senden wird eine neue Vereinbarung initiiert, an die die Vorlage bereits angehängt ist.

► Widget: Eine vollständige Liste von Ihnen erstellter Widgets.

o Verwenden Sie den Link Code abrufen, um die URL, den HTML- oder den JavaScript-Code anzuzeigen.

Sie können die Inhalte der einzelnen Abschnitte sortieren, indem Sie auf die Kopfzeilen am oberen Rand der Listen klicken. Wenn Sie erneut auf sie klicken, wird die Sortierreihenfolge umgekehrt.

Die einzelnen Datensätze enthalten die folgenden Informationen:

Manage page record

Name: Dieser Wert ist entweder der Name oder die E-Mail-Adresse des ersten Empfängers, der nicht der Absender ist.

o Eine E-Mail-Adresse wird verwendet, wenn der Empfänger noch nie ein Dokument über das Adobe Sign-System signiert hat.

o Sobald während des Signiervorgangs ein Name eingegeben wird, wird die E-Mail-Adresse durch den Namen ersetzt.

Firma: Wenn der erste Empfänger entweder über ein Unterschriftsfeld oder durch Anmelden und Aktualisieren seines Profils einen Firmennamen eingibt, wird dieser Name hier angezeigt.

o Wenn Ihre Vereinbarungen keine Felder für Firmennamen enthalten, bleibt diese Spalte weitestgehend leer.

Dokumenttitel: Die Bezeichnung Ihres Vertrags.

Symbole: Vier Symbole weisen auf die Verfügbarkeit zusätzlicher Steuerelemente hin:

Hinweise: Eine Sprechblase zeigt an, dass der Vereinbarung Notizen hinzugefügt wurden, die Sie durch Klicken auf die Registerkarte „Notizen“ im Werkzeugbereich anzeigen können.

Erinnerungen: Das Glockensymbol zeigt an, dass für die Vereinbarung mindestens eine Erinnerung vorhanden ist, die Sie durch Klicken auf die Registerkarte „Erinnerungen“ im Werkzeugbereich prüfen können.

Kennwortschutz: Ein Vorhängeschlosssymbol zeigt an, dass die Anzeige des Dokuments durch ein Kennwort geschützt ist.

Feldinhalt Dieses Symbol ist nur bei unterzeichneten Vereinbarungen vorhanden und öffnet eine CSV-Datei, in der alle im Dokument erfassten Felddaten anzeigt werden.

Datum: Dieses Datum gibt das Datum der letzten Änderung an. Hierbei handelt es sich um den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung der Vereinbarung als Sende- bzw. Signier-/Genehmigungsereignis.

 

Vereinbarungsmetadaten

Wenn ein Vertrag aus der Liste ausgewählt wird, werden in diesem kleinen Bereich die Metadaten für diesen Vertrag angezeigt.Enthalten sind die folgenden Daten:

Manage MEtadata

► Name des Vertrags: Der Name, den Sie dem Vertrag bei der Erstellung gegeben haben

Vertrag ändern: Wenn der Inhalt des Vertrags geändert werden kann, wird neben dem Namen des Vertrags diese Option angezeigt.

► Von: Der Absender des Vertrags (und sein Firmenname, sofern bekannt)

► An: Der erste Unterzeichner des Vertrags (und sein Firmenname, sofern bekannt)

► Datum: Der Zeit-/Datumsstempel mit dem Zeitpunkt der letzten Änderung des Vertrags

► Status: Der aktuelle Funktionsstatus der Vereinbarung.

Link „Unterzeichner ersetzen“: Wenn der Absender den aktuellen Unterzeichner laut Vereinbarung ersetzen kann, wird unter dem Status ein Link angezeigt. Das ist hilfreich, wenn Sie den Vertrag an die falsche E-Mail-Adresse gesendet haben oder falls der aktuelle Unterzeichner nicht verfügbar ist.

Signierte Kopie hochladen: Wenn die Kontoeinstellungen es zulassen, wird unter dem Status ein Link zum Hochladen des signierten Dokuments angezeigt.Diese Möglichkeit ist in dem ungewöhnlichen Fall hilfreich, dass das Dokument ausgedruckt, signiert und per Post an Sie zurückgesendet wird.

► Nachricht: Die ursprüngliche Nachricht, die in das Nachrichtenfeld eingegeben wurde

► Ablaufdatum: In diesem Feld wird das Datum angezeigt, zu dem die Vereinbarung von selbst abgebrochen wird.

Hinzufügen/Bearbeiten: Wenn die Konfiguration Ihres Kontos Ablaufdaten zulässt, ist ein Link verfügbar, über den das Ablaufdatum der Vereinbarung hinzugefügt bzw. bearbeitet werden kann.

 

Vertragswerkzeuge

Das Bedienfeld mit den Vertragswerkzeugen ermöglicht Ihnen den Zugriff auf einige Steuerelemente, die Ihnen dabei helfen, Ihre Vereinbarungen besser zu verwalten und zu verstehen.

Manage Tools Panel

► Ansicht: Eine Miniaturansicht der Vereinbarung in ihrem aktuellen Zustand wird angezeigt.

► Freigeben: Wenn Sie ein Dokument mit dieser Funktion freigeben, werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Adresse und eine Nachricht einzugeben. Anschließend müssen Sie eine Kopie der Vereinbarung in ihrem aktuellen Zustand an diese E-Mail-Adresse senden und das Dokument der Registerkarte „Verwalten“ der E-Mail-Adresse hinzufügen.

► Schützen: Nur verfügbar, solange das Dokument noch nicht abgeschlossen ist; über diese Registerkarte können Sie das Dokument vor der Anzeige schützen, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde.

► Erinnern: Erstellen und löschen Sie Erinnerungen, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde. Darüber hinaus können Sie eine Erinnerung in Echtzeit oder an einem bestimmten Datum senden.

► Verlauf: Auf dieser Registerkarte finden Sie eine umfassende Liste aller Ereignisse, die durch die Vereinbarung erfasst wurden – vom Sendeereignis bis hin zum abschließenden Signierereignis.

o Audit-Bericht: Durch diesen Link wird ein erweiterter PDF-Bericht des Vereinbarungsverlaufs, einschließlich präziserer Parameter wie der IP-Adresse für jedes Ereignis, erstellt.

► Hinweise: Sie können jeder Vereinbarung persönliche Notizen hinzufügen. Diese Notizen sind nur für Sie sichtbar und nicht für andere Benutzer oder Unterzeichner freigegeben.


Quick-Links zu gängigen Aufgaben

Nachfolgend finden Sie eine Kurzanleitung zu den gängigsten Aufgaben sowie eine umfassende Umfrage zur Seite „Verwalten“ und zu wichtigen Funktionen.


Bibliotheksvorlagen (Dokument)

Mit dem Symbol „Bibliotheksvorlagen“ im Adobe Sign-Menüband können Sie ein SharePoint-Dokument an die Adobe Sign Authoring-Umgebung senden, in der Sie Formularfelder platzieren und dann das Formular mit aktivierten Feldern in Ihrer Adobe Sign-Bibliothek speichern können.

Hinweis:

Das Originaldokument in SharePoint wird nicht geändert.  Die neue Dokumentvorlage ist nur in Adobe Sign vorhanden und muss über die Option Dokumentbibliothek im Abschnitt „Dateien“ der Vereinbarung angehängt werden.

So erstellen Sie eine Dokumentvorlage:

1. Klicken Sie auf das Dokument, aus dem eine Vorlage erstellt werden soll.

2. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Bibliotheksvorlage (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option im Menü aus).

○ Die Adobe Sign Authoring-Umgebung wird geöffnet und das vollständige Dokument wird angezeigt.

3. Platzieren Sie die erforderlichen Felder im Dokument.

○ Wenn Sie eine Vorlage erstellen, die Eingaben/Unterschriften von zwei Personen erfordert, platzieren Sie zunächst alle Felder für den ersten Empfänger.  Ändern Sie dann das Feld Empfänger in Teilnehmer 2 und platzieren Sie die Felder für den zweiten Unterzeichner/Genehmiger.

Hinweis: Wenn Sie eine Vorlage in der Authoring-Umgebung erstellen, können Sie das Dokument für bis zu 99 Empfänger erstellen. Um Teilnehmer 3 + einzufügen, klicken Sie oben in der Teilnehmerliste auf die Option Neuen Teilnehmer hinzufügen.

Select Recipient

4. Sobald die Vorlage fertig ist, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Speichern.

○ Dadurch wird die Vorlage in der Adobe Sign-Bibliothek gespeichert.

Weitere wissenswerte Funktionen

Das Adobe Sign-Zusatzmodul enthält zwei Automatisierungsfunktionen, die SharePoint-Administrator konfigurieren kann. Wenn die nachfolgende Funktion für Ihren Vorgang nützlich ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um die beste Verwendungsweise zu besprechen.


Standortweiter Dokumentspeicher für signierte Vereinbarungen

Administratoren können einen zentralen Ordner konfigurieren, in dem alle signierten Vereinbarungen (und optional auch die zugehörigen Audit-Verläufe) gespeichert werden können. Dies schließt Dokumente aus Bibliotheken sowie Listen ein.

Wenn kein zentraler Ordner für signierte Vereinbarungen definiert wurde, werden alle signierten Vereinbarungen in die Dokumentbibliothek zurückgesendet, aus der sie gesendet wurden. 

In der Bibliothek wird ein neuer Ordner mit dem Namen „Signierte Vereinbarungen“ erstellt.

Für aus Listen gesendete Vereinbarungen werden die signierten PDF-Vereinbarungen (und möglicherweise die Audit-Verläufe) an das Listenelement angehängt.


Zusammenführen von Feldvorlagen

Adobe Sign unterstützt die Idee, Dokumente mit Feldern zu erstellen, die von SharePoint-Listen ausgefüllt werden können. 

Darüber hinaus können Sie Vorlagen erstellen, die den Inhalt von Listen mit dem Feldinhalt aktualisieren, der aus einer signierten Vereinbarung erfasst wird.

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