Überblick

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft SharePoint bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften.

Diese Dokumentation wurde für die Microsoft Online-Instanz von SharePoint (in diesem Handbuch in der Regel als „SharePoint“ bezeichnet) entwickelt und ist als Handbuch für die Verwendung des Zusatzmoduls aus der Perspektive der Endbenutzer vorgesehen. Das Installationshandbuch finden Sie hier.

Diese Lösung wurde als Zusatzmodulanwendung für SharePoint entwickelt und sie bietet Folgendes:

  • Senden einer Vereinbarung aus jeder SharePoint-Dokumentbibliothek oder Liste zum Unterschreiben
  • Möglichkeit zum Senden von Dokumenten an einen einzelnen Empfänger oder eine Gruppe in einer Dokumentbibliothek oder benutzerdefinierten SharePoint-Listen.
  • Zuordnen von Daten aus SharePoint-Listen sowie aus einer Dokumentbibliothek in Dokumente durch eine Zusammenführungszuordnung, wenn die Dokumente zum Unterschreiben gesendet werden
  • Zuordnen von Daten aus Formularfeldern eines signierten Vertrags in Textspalten von SharePoint-Listen sowie in einer Dokumentenbibliothek über die Datenzuordnung, wenn das Dokument signiert wurde und dessen Status automatisch oder manuell über die Seite „Vereinbarungsstatus“ aktualisiert wurde
  • Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint
  • Möglichkeit zum Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzern zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann


Unterstützte Browser

Chrome, Firefox und Safari werden unterstützt.

Hinweis:

Private/Anonyme Browsersitzungen werden nicht unterstützt.


Internet Explorer 11 und höher (einschließlich Edge)

Damit SharePoint-Zusatzmodule verwendet werden können, müssen einige Trusted Sites in Internet Explorer/Edge konfiguriert werden.  Internet Explorer 10 und älter werden nicht unterstützt.

Außerdem müssen Benutzer von IE 11 und Edge die Einstellungen für ihre Trusted Sites explizit so bearbeiten, dass die folgenden URLs enthalten sind:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

So bearbeiten Sie Ihre Trusted Sites:

1. Öffnen Sie IE 11.

► Edge-Benutzer drücken Windows-Taste + S.

2. Klicken Sie auf das Symbol Tools (Zahnrad) und wählen Sie im Dropdownmenü Internetoptionen aus.

► Edge-Benutzer geben Internetoptionen ein und drücken dann die Eingabetaste.

IE11 Options

3. Das Menü Internetoptionen wird geöffnet. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit aus.

4. Klicken Sie auf das Symbol Trusted Sites.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sites.

6. Geben Sie eine der oben aufgeführten URLs ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

7. Wiederholen Sie den Vorgang für jede der oben aufgeführten URLs.

8. Schließen Sie das Menü Internetoptionen, wenn Sie fertig sind.

Trusted Sites


Zugreifen auf die Adobe Sign-Funktionen

Adobe Sign ist eine Zusatzmodulanwendung, die von Ihrem SharePoint-Administrator installiert wird. Als Benutzer wird Ihnen die Adobe Sign-Registerkarte oben auf der SharePoint-Website angezeigt.

Durch Klicken auf die Adobe Sign-Registerkarte wird das Menüband mit allen verfügbaren Adobe Sign-Funktionen angezeigt.

Auf die Menübandsymbole kann erst zugegriffen werden, wenn Sie in ein Dokument- oder Listenwebpart klicken oder ein Dokument auswählen.  Nachdem Sie in das Webpart geklickt haben, werden die Menübandsymbole aktiv.

ribbon

Hinweis:

Auf der modernen Benutzeroberfläche wurde das Menüband durch eine Menüleiste ersetzt. Auf der Menüleiste sind dieselben Funktionen verfügbar:

MEnu

Das Menüband/Menü besteht aus fünf Symbolen:

  • Zum Unterschreiben senden
  • Vereinbarungsstatus
  • Bibliotheksvorlage
  • Vereinbarungen verwalten
  • Einstellungen

Die ersten vier Aktionen verwenden Sie möglicherweise regelmäßig zum Erstellen und Senden von Vereinbarungen.

Über das letzte Symbol, Einstellungen, können Sie Ihre persönliche Vereinbarungsvorlage definieren. Nachdem sie definiert ist, werden Sie wahrscheinlich nur zu dieser Seite zurückkehren, wenn Sie die Vorlage anpassen möchten.  Daher sollten wir dort beginnen.


Definieren Ihrer persönlichen Einstellungen

Mit Ihren persönlichen Einstellungen können Sie einen Standardvereinbarungsnamen und eine Nachricht für alle Vereinbarungen definieren, die Sie mithilfe der Adobe Sign-App über SharePoint senden.

Hinweis:

Rechts auf der Seite Persönliche Einstellungen finden Sie den Abschnitt Lernen und Support, der direkte Links zu Themen des Benutzerhandbuchs sowie zu weiterführenden Adobe Sign-Inhalten enthält.

Persönliche Einstellungen

In das Feld Vereinbarungsname (max. 255 Zeichen) können Sie eine beliebige Zeichenfolge eingeben, die die Vereinbarung identifiziert.  Diese Zeichenfolge wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vereinbarungsnamen können Empfänger Ihre E-Mail einfacher zuordnen und Sie können die Vereinbarung bei Bedarf schneller finden.

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung können Sie Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben (unten grün hervorgehoben). Die Nachricht wird in der E-Mail Überprüfen und signieren angezeigt, die an alle Empfängern gesendet wird, und sollte nicht wie die persönlichen Notizen verwendet werden, die Sie für jeden Benutzer anhängen können.

Unterzeichner-E-Mail


Dokumentvorlagen für benutzerdefinierte Listen

Genau unter den Feldern für den Standardvereinbarungsnamen und die Nachricht sind zwei Einstellungen, die steuern, wie Dokumente beim Senden einer Vereinbarung aus einer Liste angefügt werden können.

Das Standardverhalten besteht darin, dass der Absender ein Dokument in SharePoint auswählen kann.

Es sind zwei Optionen verfügbar, mit denen der Benutzer das Standardverhalten ändern kann:

► Bei benutzerdefinierten Listen eine Dokumentvorlage außerhalb von SharePoint verwenden: Wenn die Option aktiviert ist, umgeht der Absender die Option zum Anhängen eines Dokuments in SharePoint. Stattdessen werden die im Adobe Sign-System konfigurierten Optionen zum Anhängen von Dateien angezeigt.  Dies kann eine oder mehrere der folgenden Optionen umfassen:

o Aus lokalem System anhängen

Aus Adobe Sign-Vorlagenbibliothek anhängen

Attach Files in AS

► Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden: Wenn diese Option aktiviert ist, wird diese Datei von SharePoint gespeichert und automatisch an die nächste Vereinbarung angehängt, die Sie aus einer Liste erstellen, und so der Schritt mit der Dateiauswahl umgangen.  Dies ist ideal, wenn Sie dasselbe Dokument mehrfach verwenden.


Senden einer Vereinbarung

Starten der Vereinbarung

Vereinbarungen senden und Unterschriften erhalten – das ist alles, worum es bei Adobe Sign geht. Und in der SharePoint-Umgebung gibt es vier Methoden, um diesen Vorgang zu starten:

  • Senden über das Menüband oder Menü
  • Senden durch Rechtsklick
  • Senden aus Listen über das Menüband oder Menü
  • Senden aus Listen durch Rechtsklick

Mit allen vier Optionen wird die Konfigurationsseite geöffnet, auf der Sie die Empfänger und die Signaturreihenfolge definieren können, wenn mehr als eine Signatur erforderlich ist.

Hinweis:

Die Dokumente, die aus SharePoint gesendet werden, dürfen 10 MB nicht überschreiten. 

Wenn Sie ein Dokument über 10 MB senden müssen, können Sie dieses Dokument in Ihre Adobe Sign-Bibliothek (außerhalb der SharePoint-Integration) hochladen und von dort aus einfügen.

Senden über das Menüband/Menü

Das Senden über das Menüband empfiehlt sich, wenn Sie mehrere SharePoint-Dokumente anhängen müssen:

1. Wählen Sie die zu sendenden Dokumente aus, indem Sie auf das Kontrollkästchen links neben dem Dokumentnamen klicken.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte im Menüband oben auf der Seite.

3. Klicken Sie auf das Symbol Zum Unterschreiben senden.

○ Alle ausgewählten Dokumente werden automatisch angehängt.

New List - MEnu
Moderne Benutzeroberfläche

SEnd from Ribbon
Klassische Benutzeroberfläche

Senden durch Rechtsklick

Beim Senden durch Rechtsklick können Sie schnell ein beliebiges Dokument in einer Liste mit Dokumenten senden, es wird jedoch nur diese eine Datei an die Vereinbarung angehängt:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie zum Unterschreiben senden möchten.

2. Wählen Sie im Popupmenü Erweitert aus.

3. Wählen Sie im Untermenü Zum Unterschreiben senden aus.

New Library - Right Click
Moderne Benutzeroberfläche

 

Die klassische Menüstruktur ist etwas anders:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Wählen Sie im Menü Erweitert und dann im Untermenü Zum Unterschreiben senden aus.

Send via rightClick
Klassische Benutzeroberfläche

Senden aus Listen

Das Senden aus einer Liste kann über das Menüband oder das durch Rechtsklick aufgerufene Kontextmenü erfolgen.


Senden aus Listen über das Menüband oder Menü

1. Klicken Sie auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Klicken Sie im Menüband oder Menü auf Adobe Sign.

3. Wählen Sie im Dropdownmenü Zum Unterschreiben senden aus.

Send From list using Ribbon
Moderne Benutzeroberfläche

Classic List - Ribbon
Klassische Benutzeroberfläche

Senden aus Listen über das Kontextmenü

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Wählen Sie im Menü Zum Unterschreiben senden aus.

List select
Moderne Benutzeroberfläche

 

Die klassische Menüstruktur ist etwas anders:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Listeneintrag.

2. Wählen Sie im Menü Erweitert und dann im Untermenü Zum Unterschreiben senden aus.

Classic List - Right Click
Klassische Benutzeroberfläche

 

Die Seite wird mit der Dateiauswahlansicht aktualisiert:

Datei in SharePoint auswählen

 

3. Wählen Sie eine Datei aus.

4. Klicken Sie auf Anhängen.

 

Wenn Sie Bei benutzerdefinierten Listen eine Dokumentvorlage außerhalb von SharePoint verwenden aktiviert haben, umgehen Sie das SharePoint-Fenster zum Anhängen von Dateien und wechseln direkt zur Seite „Vereinbarung“ zum Konfigurieren.  In diesem Fall müssen Sie die Dateiauswahl verwenden, um die Dokumente zur Signatur hinzuzufügen.

 

Es sind zwei wichtige Funktionen zu beachten:

► Wenn Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden aktiviert ist, wird automatisch die zuletzt für diese Liste verwendete Datei angehängt.

o Wenn Sie eine andere Datei anhängen müssen, müssen Sie Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden deaktivieren.

► Die zurückgesendete PDF-Datei mit der Unterschrift (und möglicherweise dem Audit-Verlauf) wird als Anhang an das Listenelement angehängt und nicht in einem neuen Ordner bereitgestellt.

o Wenn vom SharePoint-Administrator ein Dokumentspeicherordner definiert wurde, wird die PDF-Datei stattdessen in diesem Ordner bereitgestellt.


Konfigurieren der Vereinbarung

Nachdem eine neue Vereinbarung geöffnet wurde, wird die Konfigurationsseite mit vier aufgabenspezifischen Abschnitten angezeigt:

A. Empfänger: Die Personen, die mit der Vereinbarung interagieren

B. Nachricht: Der Name und die globale Nachricht für die Vereinbarung

C. Optionen: Optionale Funktionen für die Vereinbarung

D. Dateien: Die tatsächlich zu signierenden/genehmigenden Dokumente/Dateien

o Beachten Sie, dass das Dokument, mit dem Sie den Sendevorgang beginnen, automatisch an die Vereinbarung angehängt wird.

send page


Bereich „Empfänger“

Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:

Recipients

A. Signierindex: Diese Zahl gibt die relative Position des Empfängers im Signaturzyklus an, wenn ein sequenzieller Arbeitsablauf ausgewählt ist.

B. Rolle: Definiert, wie der Empfänger mit dem Dokument interagieren kann. Rollen werden vom Kontoadministrator aktiviert. Daher werden möglicherweise nicht alle aufgeführten Optionen angezeigt:

○ Unterzeichner (Standardauswahl): Empfänger, von denen mindestens eine Unterschrift erwartet wird

○ Genehmiger: Empfänger, die das Dokument prüfen und genehmigen, es aber nicht rechtskräftig signieren müssen

○ Annehmende: Annehmende fungieren mechanisch genau wie Genehmiger, jedoch mit dem Hauptunterschied, dass sie im Prüfbericht mit „Vereinbarung akzeptieren“ gegenüber „Dokument genehmigen“ identifiziert werden.

○ Zertifizierte Empfänger: Zertifizierten Empfängern können keine (null) Formularfelder zugewiesen werden. Während ihres „Signaturvorgangs“ werden sie aufgefordert, die Vereinbarung entweder zu delegieren, abzulehnen oder zu bestätigen.

○ Ausfüllende: Diese Rolle wurde speziell für Kunden entwickelt, die während des Signaturvorgangs Formularinhalte einfügen müssen, aber nicht über die nötigen Systeme verfügen, um über Programme benutzerdefinierte Dokumente zu erstellen oder Feldinhalte aus einer Datenbank in das Formular einzufügen.

○ Delegierende: Die Rolle „Delegierender“ ist für Arbeitsabläufe konzipiert, die eine Person erfordern, die die finale Entscheidung darüber trifft, wer die korrekte nächste Person ist, die das Dokument signieren oder genehmigen muss. Es gibt eine Delegator-Version für alle anderen Rollen.

C. E-Mail-Adresse: Wer ist der Empfänger? Dies muss eine persönliche E-Mail-Adresse sein.

○ Mich hinzufügen: Die Absender können sich selbst dem Signaturzyklus hinzufügen, indem sie auf den Link Mich hinzufügen oben rechts im Abschnitt Empfänger klicken.

○ Empfängergruppe hinzufügen: Manchmal kann ein Empfänger im Signaturzyklus eine von mehreren Personen sein. Wenn beispielsweise jemand aus der Rechtsabteilung unterzeichnen muss, kann dies eine von fünf Einzelpersonen sein. Mit Empfängergruppen kann der Absender alle fünf möglichen Unterzeichner angeben, aber nur die Unterschrift einer dieser fünf Personen anfordern. (Siehe Empfänger 3 im Bild oben)

D. Prüfvorgang: Vorgehensweise bei der Empfängerauthentifizierung

○ E-Mail (Standardauswahl): Die Authentifizierung hängt vom Zugriff auf das E-Mail-Postfach ab.

○ Kennwort: Ein vom Absender generiertes alphanumerisches Kennwort, das gesondert an den Empfänger übermittelt werden muss.

○ Online-Identität: Authentifizieren Sie sich über ein soziales Netzwerk wie Facebook oder LinkedIn.

○ KBA (nur USA): Die wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge Based Authentication) erfordert vom Empfänger die Eingabe der Sozialversicherungsnummer, woraufhin verschiedene nicht triviale Fragen basierend auf öffentlichen Datenbanken gestellt werden.

○ Mobil: Diese Methode erfordert vom Absender die Angabe der Mobilfunknummer des Empfängers, damit ihm per SMS ein Code gesendet werden kann, sobald eine Signatur erforderlich ist.

E. Private Nachricht (optional): Der Absender kann einzelnen Empfängern individuelle Anweisungen geben, die angezeigt werden, wenn der entsprechende Empfänger die Vereinbarung öffnet. Diese Option muss vom Kontoadministrator in der Benutzeroberfläche von Adobe Sign aktiviert werden.

 

Über den Link „Kopie an“ anzeigen direkt unter der Empfängerliste können Sie ein Feld einblenden, in dem Sie die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger angeben können, die den Vertrag erhalten sollen. Diese haben jedoch keinen interaktiven Zugriff.

Hinweis:

Wenn Sie die Reihenfolge der Empfänger ändern möchten, können Sie auf die Empfänger klicken und sie in die richtige Stapelreihenfolge ziehen, und die Indexnummern werden entsprechend angepasst.

Direkt oberhalb der Liste der Empfänger ist ein Schalter, mit dem Sie gebeten werden, den grundlegenden Arbeitsablauf für die Signaturreihenfolge auszuwählen:

○ Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen aktiviert ist (wie oben dargestellt), werden Empfänger indiziert und es wird ein sequenzieller Signiervorgang von einem Signierschritt zum nächsten beobachtet.

○ Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen aktiviert ist, werden die Empfänger nicht nummeriert und es kann gleichzeitig signiert werden.

Complete in any order


Abschnitt „Nachricht“

Der Abschnitt „Nachricht“ enthält zwei Felder, die Ihren Erfolg maßgeblich verbessern können, und wenn Sie Ihre eigene Vorlage konfiguriert haben, werden diese Felder automatisch mit den von Ihnen definierten Werten ausgefüllt.

In das Feld Vereinbarungsname können Sie jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung der Vereinbarung eingeben. 

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung können Sie Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben.

Hinweis:

Diese Werte können bearbeitet werden, solange die Vereinbarung noch nicht gesendet wurde.


Abschnitt „Optionen“

Der Abschnitt „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für das Dokument, nachdem es gesendet wurde:

► Kennwortschutz: Fordern Sie Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben.  Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merken Sie sich dieses Kennwort unbedingt, da es von Adobe Sign nicht gespeichert wird!

PDF password

► Ausfülltermin: Klicken Sie in das Feld Ausfülltermin, um eine Kalenderoberfläche zu öffnen. Wählen Sie das Datum aus, an dem die Vereinbarung abläuft und nicht mehr ausgefüllt werden kann. „Dokumentablauf“ muss vom Kontoadministrator aktiviert werden, bevor diese Funktion zur Verfügung steht.

NEw Complete date- Marked

► Erinnerung festlegen: Legen Sie die Häufigkeit (täglich oder wöchentlich) fest, in der bis zum Abschluss der Vereinbarung Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen Empfänger werden benachrichtigt

Set Reminder

► Signaturarten: Diese Option definiert den erwarteten Signaturvorgang:

Elektronisch: Bei dieser Option wird versucht, eine elektronische Signatur für alle Unterzeichner der Vereinbarung zu erfassen.

Handschriftlich: Wenn Sie eine physische Unterschrift benötigen, werden die Unterzeichner bei dieser Option aufgefordert, das Dokument zu drucken, es physisch zu unterzeichnen und dann erneut in das Adobe Sign-System hochzuladen. (Anweisungen werden dem Unterzeichner beim Öffnen der Vereinbarung angezeigt) Der Signaturarbeitsablauf „Handschriftlich“ muss vom Kontoadministrator aktiviert werden, bevor er für die Verwendung zur Verfügung steht.

Sig Type

► Sprache des Empfängers: Wählen Sie die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll.

o Wenn Ihr Konto für die Verwendung von Nachrichtenvorlagen konfiguriert ist, wird durch diese Einstellung auch festgelegt, welche Nachrichtenvorlagen angezeigt werden.

Recip Language


Abschnitt „Dateien“

Wenn Ihr SharePoint-Konto so konfiguriert ist, dass externe Dokumente zulässig sind, können Sie die Dokumente im Abschnitt „Dateien“ an die Transaktion anhängen. Wenn Sie den Prozess mit einem SharePoint-Dokument gestartet haben, sollte diese Datei bereits angehängt sein.

Für den Signiervorgang führt Adobe Sign alle Dokumente in einer alles umfassenden PDF-Datei zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Sie können die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem Sie auf ein Dokument klicken und es an eine andere Position in der Liste ziehen.

Die Dateien können aus der Adobe Sign-Bibliothek angehängt oder aus Ihrem lokalen System mithilfe der Dateisuche oder per Drag & Drop hochgeladen werden.

Folgende Dateitypen werden unterstützt: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, GIF, JPG, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF und HTML

Attach Files in AS - Copy


Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“

Direkt unter der Dateiliste sehen Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“. Diese Option ermöglicht es Ihnen, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen. 

Wenn Sie keine konzipierten Vorlagen verwenden, sollten Sie mindestens die Unterschriftsfelder einfügen. Es gibt viele weitere Felder, die Sie bei Bedarf verwenden können, um komplexe Formulare zu erstellen.

Hinweis:

Wenn keine Unterschriftsfelder eingefügt werden, fügt Adobe Sign der Vereinbarung automatisch eine Seite hinzu und platziert für jeden Unterzeichner einen Unterschriftenblock auf dieser Seite.


Verfolgen Ihrer Vereinbarungen

Hinweis:

  • Wenn die Vereinbarung abgeschlossen („Signiert“ oder „Genehmigt“) ist, wird für den Namen der Vereinbarung ein Link aktiviert und beim Klicken auf den Link das ausgefüllte Dokument angezeigt.
  • Wenn die Vereinbarung in einem Terminalstatus („Signiert“, „Abgebrochen/Abgelehnt“, „Abgelaufen“) ist, dann ist die Aktion „Aktualisieren“ deaktiviert.
  • Wenn die Vereinbarung nicht in einem Terminalstatus ist, ist die Schaltfläche „Löschen“ deaktiviert.


Vereinbarungsstatus

Sobald eine Vereinbarung gesendet wurde, wird die Verfolgung des Fortschritts am besten über die Seite „Vereinbarungsstatus“ vorgenommen, auf die über das Symbol Vereinbarungsstatus auf dem Adobe Sign-Menüband zugegriffen werden kann..

Ribbon - Agreement Status

 

Sie können folgendermaßen ganz einfach nach allen Vereinbarungen suchen, die mit einem SharePoint-Dokument oder einer Liste gesendet wurden:

1. Suchen Sie das Dokument/Listenelement, das Sie durchsuchen möchten, und wählen Sie es aus.

○ Es können mehrere Dokumente ausgewählt werden.

2. Klicken Sie auf die Option Vereinbarungsstatus (im Menüband oder im Kontextmenü)

Vereinbarungsstatusliste

Wenn Sie keine speziellen Dokumente oder Listenelemente für die Suche auswählen, werden von SharePoint alle Vereinbarungen aus allen Dokumenten/Elementen in der Bibliothek oder Liste zurückgegeben, die vom Benutzer initiiert wurden.

Wenn der Benutzer auf der Startseite im Menüband auf das Symbol „Vereinbarungsstatus“ klickt, werden von SharePoint alle Dokumente zurückgegeben, die von diesem Benutzer innerhalb der gesamten Websitesammlung initiiert wurden.

Hinweis:

Die Seite Vereinbarungsstatus hat eine Höchstgrenze von 5.000 Datensätzen, die an die Seite zurückgegeben werden können. Wenn Ihre Suchergebnisse 5.000 Datensätze überschreiten, verwenden Sie die Option Vereinbarungen verwalten.


Filtern

Wenn Sie die Vereinbarungen in Ihrer Ansicht filtern möchten, können Sie das Suchfeld in der oberen rechten Ecke der Seite verwenden. Dieses Suchfeld sucht in allen Feldern nach einem beliebigen Zeichenfolgenstamm und gibt alle Übereinstimmungen zurück:

Status one line


Aktualisieren des Vereinbarungsstatus

Die Spalte ganz rechts in der Tabelle „Vereinbarungsstatus“ ist eine Aktion vom Typ „Aktualisieren“, die Adobe Sign aktiv hinsichtlich eines Updates des Vereinbarungsstatus abfragt.  

Hinweis:

SharePoint aktualisiert alle Vereinbarungen automatisch in regelmäßigen Abständen. Mit der Aktion „Aktualisieren“ können Sie eine einzelne Vereinbarung außerhalb dieses Zyklus aktualisieren.


Löschen des Vereinbarungsdatensatzes

Das letzte Symbol ganz rechts auf der Seite „Vereinbarungsstatus“ ist das Symbol „Löschen“. Mit dieser Aktion wird der Vereinbarungsdatensatz in SharePoint gelöscht, die Vereinbarung in Adobe Sign wird jedoch nicht abgebrochen oder gelöscht. Diese Aktion sollte mit Vorsicht verwendet werden, da sie nicht rückgängig gemacht werden kann.


Signierte Dokumente

Je nachdem, wie Ihr SharePoint-Administrator den Speicher für signierte Vereinbarungen konfiguriert hat, werden signierte Dokumente (und möglicherweise Audit-Verläufe) an folgende Orte übertragen:

► Einen Ordner „Global“: Alle abgeschlossenen Dokumente befinden sich in diesem Ordner, wenn dies so konfiguriert wurde

► Einen neuen Ordner „Signierte Vereinbarungen“ in der Quellbibliothek: Wenn kein Ordner „Global“ identifiziert wurde, wird in der Dokumentbibliothek ein neuer Ordner mit dem Namen „Signierte Vereinbarungen“ erstellt, in dem die Vereinbarung erstellt/gesendet wurde. Bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen, die aus derselben Bibliothek gesendet werden, werden die ausgefüllten PDF-Dateien in denselben Ordner „Signierte Vereinbarungen“ zurückgesendet.

► An Listenelement angehängt: Wenn Sie eine Vereinbarung über ein Listenelement gesendet haben, sind die Anhänge in der Liste enthalten.


Verwalten von Verträgen

Mit dem Symbol Vereinbarungen verwalten wird eine andere und detailliertere Ansicht der Vereinbarungen für Ihren Benutzer geöffnet.  Während auf der Seite „Vereinbarungsstatus“ eine einfache Ansicht aller Vereinbarungen mit der Option zum Aktualisieren ihres Status angezeigt wird, bietet die Ansicht „Vereinbarungen verwalten“ einen tieferen Einblick in die Vereinbarungen sowie zusätzliche Optionen zum Ändern der Vereinbarungseigenschaften.

Ribbon - Manage Agreements


Struktur der Seite „Verwalten“

Die Seite Verwalten bietet zahlreiche eingebettete Funktionen, die es zu entdecken gilt. Der Einfachheit halber kann die Seite in drei Funktionsbereiche aufgeteilt werden:

A. Inhalt und Filter

B. Vereinbarungsliste

C. Vereinbarungswerkzeuge

Aufgeschlüsselte Darstellung der Seite „Verwalten“

Inhaltsfilter

Die Seite Verwalten verfügt über vier Inhalts-/Filteroptionen:

Ihre Vereinbarungen ist der Standarddatensatz für den Inhalt auf Ihrer Seite Verwalten:

  • Wenn Ihre Vereinbarungen ausgewählt ist, enthält der Seiteninhalt nur die Vereinbarungen, an denen Sie explizit beteiligt sind (als Absender, Unterzeichner, CC-Partei oder durch eine explizite Vereinbarungsfreigabe).
  • Bei Konten, die die Inhaltsfreigabe zwischen Benutzern konfigurieren, wird ein Dropdown-Pfeil neben Ihre Vereinbarungen angezeigt. Über diesen Pfeil können Sie ein Menü öffnen, in dem alle Benutzer und Gruppen angezeigt werden, die für das Benutzerkonto freigegeben wurden.
    • Wenn Sie einen Benutzer oder eine Gruppe auswählen, wird auf der Seite Verwalten der Datensatz angezeigt, an dem der Benutzer oder die Gruppe explizit beteiligt ist.

Es kann immer nur ein Benutzer-/Gruppendatensatz auf die Seite Verwalten geladen werden.

Inhaltsfilter auf der Seite „Verwalten“

Neben der linken Leiste finden Sie eine Liste der Vereinbarungsstatus sowie drei Vorlagentypen. 

Alle Inhalte in Ihrem Konto können in eine der folgenden Kategorien sortiert werden:

  • In Bearbeitung: Vereinbarungen, mit denen Sie verbunden sind und die noch den Signaturzyklus durchlaufen
  • Warten auf Sie: Vereinbarungen, bei denen Ihre Aufmerksamkeit gefragt ist
  • Abgeschlossen: Vereinbarungen, die den Signaturzyklus erfolgreich abgeschlossen haben
  • Abgebrochen: Vereinbarungen, die aufgegeben wurden Vereinbarungen können aus vier Gründen aufgegeben werden:
    • Der Absender storniert die Vereinbarung.
    • Der Empfänger lehnt seine Aktion ab.
    • Die Authentifizierung des Empfängers schlägt fehl.
    • Das System kann die Vereinbarung aus irgendeinem Grund nicht verarbeiten.
  • Abgelaufen: Vereinbarungen, die nicht bis zum Ende des Ablauftimers abgeschlossen werden
  • Entwurf: Teilweise konfigurierte Vereinbarungen – wurden noch nicht gesendet

Es gibt folgende Vorlagentypen:

  • Vorlagen: Dies sind die Vorlagen in der Dokumentbibliothek.
  • Webformulare: Webformulare sind Online-Formulare, die als URL-Links gesendet oder in Webseiten eingebettet werden können. Wenn Unterzeichner auf das Formular zugreifen, wird eine untergeordnete Vereinbarung aktiviert, um nur ihre Unterschrift auf ihrer eigenen eindeutigen Vereinbarung zu erfassen. (Beispiel: ein Registrierungsformular auf einer Webseite)
  • Mega Sign: Mit Mega Sign-Vorlagen kann der Absender ein Dokument mit einer Empfängerliste koppeln. Jeder Empfänger erhält seine eigene eindeutige Kopie der Vereinbarung, die er (und nur er) unterzeichnen muss. (Beispiel: Jährliche Schulung zur Spesenabrechnung)

Hinweis:

Wenn eine Suche durchgeführt wird, wird oben in der Spalte Status eine neue Option angezeigt: Alle.

Wenn Sie Alle auswählen, wird der gesamte Inhalt in einer Tabelle ohne Berücksichtigung des Status der Vereinbarung angezeigt.

Statusfilter auf der Seite „Verwalten“

Grenzen Sie den Datensatz auf der Seite „Verwalten“ mithilfe von Text oder durch Angabe eines Zeitrahmens ein. 

Bei der Textsuche werden Vereinbarungen herausgefiltert, die nicht mit der Zeichenfolge übereinstimmen, nach der Sie die meisten Metadatenfelder durchsuchen. Die folgenden Felder werden in die Suchparameter einbezogen:

  • Teilnehmername
  • E-Mail-Adresse
  • Teilnehmertitel
  • Unternehmen des Teilnehmers
  • Vereinbarungsname
  • Anmerkungen zur Vereinbarung
  • Nachricht der Vereinbarung
  • Persönliche Nachricht des Empfängers

Das Filtersymbol öffnet die Option zum Filtern des Datensatzes durch Auswahl eines Datumsbereichs:

  • Alle Daten
  • Letzte 24 Stunden
  • Letzte 7 Tage
  • Letzte 30 Tage
  • Die letzten 12 Monate
  • Benutzerdefinierter Datumsbereich

Hinweis:

Wenn ein Filter ausgewählt ist, wird neben dem Filtersymbol ein Tag angezeigt.  Nachdem der Datensatz zurückgegeben wurde, können Sie auf einen beliebigen Filter klicken, um das Tag zu entfernen.

Suchfilter auf der Seite „Verwalten“

Ein kurzer Hinweis zur Funktionsweise der Textsuche:

Wenn Sie zum Beispiel nach der Zeichenfolge: „Ein einfacher Fisch“ suchen,

  • wird durch die Anführungszeichen kein wortwörtlicher Zeichenfolgenwert angegeben.
  • Adobe Sign tokenisiert die Zeichenfolge, wobei Leerzeichen als Trennzeichen verwendet werden. Die Beispielzeichenfolge wird in drei Token unterteilt: Ein, einfach und Fisch.
  • Die Fallunterscheidung wird aus den Token entfernt.
  • Die Suche versucht dann, eine Volltext-Übereinstimmung für ein beliebiges Token in einem der abfragbaren Felder zu finden.
  • Der zurückgegebene Datensatz wird nach demDatum der letzten Änderung sortiert, wobei der letzte Datensatz oben steht.

Wenn Sie als zusätzliche Option ausgeblendete Inhalte durchsuchen möchten, können Sie auf das Filtersymbol klicken.

  • Wenn die Option Ausgeblendete Inhalte durchsuchen ausgewählt ist, werden nur ausgeblendete Inhalte in den zurückgegebenen Datensatz aufgenommen.
Seite „Verwalten“ – Filter für ausgeblendete Inhalte

Vereinbarungsliste

In der Vertragsliste werden die einzelnen Vereinbarungen angezeigt, die den ausgewählten Inhalten entsprechen, und durch die bestehenden Filter eingegrenzt.

Jede Vereinbarung zeigt Folgendes an:

Empfänger: Der aktuelle Empfänger (wenn die Vereinbarung in Bearbeitung ist) oder der erste Empfänger (wenn die Vereinbarung abgeschlossen oder abgebrochen wurde oder abgelaufen ist).

  • Wenn der Name des Empfängers bekannt ist, wird er angezeigt. Wenn der Name des Empfängers unbekannt ist, wird die E-Mail des Empfängers angezeigt.

Absender: Der Absender der Vereinbarung.

Titel: Der Name der Vereinbarung.

Status: Der aktuelle Status der Vereinbarung in Bezug auf den Signaturzyklus. (Im folgenden Beispiel wird die Option Alle verwendet, sodass mehrere Status angezeigt werden.)

Geändert: Das Datum der letzten Änderung der Vereinbarung.

Seite „Verwalten“ – Vereinbarungsliste

Die Standardsortierreihenfolge für den Inhalt ist das Datum der letzten Änderung der Vereinbarungen.

Sie können jedoch auf jede Spaltenüberschrift klicken, um den Datensatz nach dem jeweiligen Wert zu sortieren.

Vereinbarungswerkzeuge

Die Vereinbarungswerkzeuge werden durch einmaliges Klicken auf eine Vereinbarung oder Vorlage angezeigt:

Seite „Verwalten“ – Vereinbarungswerkzeuge

Die rechte Leiste wird geöffnet und zeigt die Werkzeuge an, mit denen Sie auf die Vereinbarung (oder das Bibliotheksdokument/Webformular/Mega Sign) zugreifen oder das jeweilige Objekt bearbeiten können:

Anzeigen und signieren: Ist nur für Vereinbarungen verfügbar, die den Status Warten auf Sie aufweisen.

Vereinbarung/Vorlage/Webformular/Mega Sign öffnen: Öffnet das Objekt und zeigt eine vollständige Ansicht des Dokuments an.

  • Bei Vereinbarungen wird der aktuelle Status der Vereinbarung angezeigt, wo immer sie sich im Signaturzyklus befinden.
  • Bei Vorlagen werden die Basisdokumente angezeigt, die zum Erstellen der Vorlage verwendet wurden.

Vorlage verwenden: Nur Vorlagen (Bibliotheksdokumente).  Mit dieser Option wird eine neue Vereinbarung mit der bereits angehängten Vorlage gestartet.

Code abrufen: Nur Webformulare. Mit dieser Option wird eine Seite geöffnet, auf der der Benutzer den HTML- oder Skriptcode für das Webformular kopieren kann.

Vorlage/Webformular bearbeiten: Ermöglicht dem Benutzer die Bearbeitung der Vorlage.

Erinnerung: Ermöglicht dem Benutzer, eine Erinnerung für den aktuellen Empfänger festzulegen.

Abbrechen: Die Vereinbarung wird storniert.

PDF herunterladen: Lädt eine PDF-Kopie der Vereinbarung in ihrem aktuellen Status herunter.

  • Übergeordnete Vorlagen laden eine PDF-Kopie der Originaldokumente herunter, die zum Erstellen der Vorlage verwendet wurden.

Audit-Bericht herunterladen: Lädt den Audit-Bericht für die Vereinbarung herunter.

Formularfelddaten herunterladen: Lädt eine CSV-Datei des Feldinhalts für eine abgeschlossene Vereinbarung herunter.

  • Übergeordnete Vorlagenobjekte laden eine CSV-Datei mit dem Inhalt auf Feldebene für alle untergeordneten Vereinbarungen herunter, die abgeschlossen wurden.

Vereinbarung ändern: Ermöglicht dem Benutzer, die Dokumente einer Vereinbarung und/oder die Felder im Dokument zu bearbeiten.

  • Diese Option ist nur verfügbar, bis der erste Empfänger seine Aktion ausgeführt hat.

Löschen: Nur Vorlagen (Bibliotheksdokumente). Löscht die Vorlage aus dem System. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Vereinbarung/Webformular/Mega Sign ausblenden: Zeigt das Objekt nicht mehr in der Benutzeransicht an.  Bei dieser Aktion wird das Objekt nur aus der Ansicht entfernt; es werden keine anderen Aktionen ausgeführt.

Freigeben: Ermöglicht dem Benutzer, das Objekt explizit für einen anderen Benutzer freizugeben.  Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Notizen: Ermöglicht dem Benutzer, persönliche Notizen zum Objekt hinzuzufügen.

Einzelne Dateien herunterladen: Ermöglicht dem Benutzer, einzelne Dateien herunterzuladen, falls mehrere Dateien zum Erstellen der Vereinbarung/Vorlage verwendet wurden.

Aktivitätsbericht anzeigen: Nur Mega Sign. Diese Option erstellt eine Zusammenfassung des Mega Sign-Fortschritts und unterteilt die Empfängerliste in Kategorien, die dem Signaturstatus der Vereinbarung entsprechen.

Aktuellen Empfänger ersetzen: Nur verfügbar für Vereinbarungen, die der Benutzer gesendet hat. Ermöglicht dem Benutzer, den aktuellen Empfänger für eine Vereinbarung zu ersetzen.

Aktivität: Eine laufende Liste der Ereignisse, die in Bezug auf die Vereinbarung stattgefunden haben, von der Erstellung über die Protokollierung der Aktivitäten jedes Empfängers bis hin zum Abschluss mit dem Status „Abgeschlossen“, „Abgebrochen“ oder „Abgelaufen“.


Quick-Links zu gängigen Aufgaben

Nachfolgend finden Sie eine Kurzanleitung zu den gängigsten Aufgaben sowie eine umfassende Umfrage zur Seite „Verwalten“ und zu wichtigen Funktionen.


Bibliotheksvorlagen (Dokument)

Mit dem Symbol „Bibliotheksvorlagen“ im Adobe Sign-Menüband können Sie ein SharePoint-Dokument an die Adobe Sign Authoring-Umgebung senden, in der Sie Formularfelder platzieren und dann das Formular mit aktivierten Feldern in Ihrer Adobe Sign-Bibliothek speichern können.

Hinweis:

Das Originaldokument in SharePoint wird nicht geändert.  Die neue Dokumentvorlage ist nur in Adobe Sign vorhanden und muss über die Option Dokumentbibliothek im Abschnitt „Dateien“ der Vereinbarung angehängt werden.

So erstellen Sie eine Dokumentvorlage:

1. Klicken Sie auf das Dokument, aus dem eine Vorlage erstellt werden soll.

2. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Bibliotheksvorlage (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option im Menü aus).

○ Die Adobe Sign Authoring-Umgebung wird geöffnet und das vollständige Dokument wird angezeigt.

3. Platzieren Sie die erforderlichen Felder im Dokument.

○ Wenn Sie eine Vorlage erstellen, die Eingaben/Unterschriften von zwei Personen erfordert, platzieren Sie zunächst alle Felder für den ersten Empfänger.  Ändern Sie dann das Feld Empfänger in Teilnehmer 2 und platzieren Sie die Felder für den zweiten Unterzeichner/Genehmiger.

Hinweis: Wenn Sie eine Vorlage in der Authoring-Umgebung erstellen, können Sie das Dokument für bis zu 99 Empfänger erstellen. Um Teilnehmer 3 + einzufügen, klicken Sie oben in der Teilnehmerliste auf die Option Neuen Teilnehmer hinzufügen.

Select Recipient

4. Sobald die Vorlage fertig ist, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Speichern.

○ Dadurch wird die Vorlage in der Adobe Sign-Bibliothek gespeichert.  


Das Adobe Sign-Zusatzmodul enthält zwei Automatisierungsfunktionen, die SharePoint-Administrator konfigurieren kann. Wenn die nachfolgende Funktion für Ihren Vorgang nützlich ist, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um die beste Verwendungsweise zu besprechen.


Standortweiter Dokumentspeicher für signierte Vereinbarungen

Administratoren können einen zentralen Ordner konfigurieren, in dem alle signierten Vereinbarungen (und optional auch die zugehörigen Audit-Verläufe) gespeichert werden können. Dies schließt Dokumente aus Bibliotheken sowie Listen ein.

Wenn kein zentraler Ordner für signierte Vereinbarungen definiert wurde, werden alle signierten Vereinbarungen in die Dokumentbibliothek zurückgesendet, aus der sie gesendet wurden. 

In der Bibliothek wird ein neuer Ordner mit dem Namen „Signierte Vereinbarungen“ erstellt.

Für aus Listen gesendete Vereinbarungen werden die signierten PDF-Vereinbarungen (und möglicherweise die Audit-Verläufe) an das Listenelement angehängt.


Zusammenführen von Feldvorlagen

Adobe Sign unterstützt die Idee, Dokumente mit Feldern zu erstellen, die von SharePoint-Listen ausgefüllt werden können. 

Darüber hinaus können Sie Vorlagen erstellen, die den Inhalt von Listen mit dem Feldinhalt aktualisieren, der aus einer signierten Vereinbarung erfasst wird.