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L’envoi d’un document pour signature constitue le flux de travaux de base utilisé dans Adobe Sign. L’envoi d’un document pour signature à un seul destinataire est la méthode la plus simple d’utiliser le système.
Pour envoyer un document pour signature :
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Vous pouvez éventuellement démarrer le processus en sélectionnant d’abord un modèle de bibliothèque (ou un workflow) en cliquant sur le bouton Démarrer depuis la bibliothèque.
Cela vous permet de sélectionner l’une des trois options suivantes :
- Récent : liste des 20 modèles les plus récemment utilisés, avec le plus récent en haut.
- Document de bibliothèque : répertorie tous les modèles de bibliothèque disponibles.
- Workflow : répertorie tous les workflows disponibles pour l’utilisateur.
Une fois qu’un fichier ou qu’un workflow est sélectionné, cliquez sur Démarrer et vous serez redirigé vers la page Envoyer, avec le modèle déjà joint (ce qui vous permet d’ignorer l’étape 4 ci-dessous).
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Définissez le destinataire de l’accord.
Saisissez/définissez les paramètres suivants (de gauche à droite) :
- Sélectionnez le rôle du destinataire (Signataire est la valeur par défaut).
- Saisissez l’adresse électronique du destinataire.
- Sélectionnez la méthode d’authentification de second facteur, le cas échéant.
- Saisissez un message personnel, le cas échéant.
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Configurez les options requises :
- Protéger par mot de passe (le fichier PDF signé) - ce mot de passe est appliqué à toute copie PDF de l’accord téléchargée depuis Adobe Sign. Le mot de passe empêche la consultation du document jusqu’à ce qu’il soit correctement saisi.
- Échéance - l’échéance expire après le nombre de jours défini pour la transaction.
- Définir un rappel - des rappels peuvent être configurés pour une ou plusieurs itérations. Seul le destinataire actuellement actif reçoit des rappels.
- Langue du destinataire - définit la langue de l’e-mail envoyé au destinataire et des instructions à l’écran
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Remarque :
Si vous créez un document courant pour votre utilisation, vous pouvez cocher l’option Enregistrer ds biblio., qui enregistrera le document avec les champs tels que vous les avez placés.
Pour les transactions futures, vous pouvez simplement joindre le document de votre bibliothèque et ainsi passer l’étape de positionnement des champs.
Un e-mail comprenant un lien vers le document est envoyé à votre destinataire. Ce lien lui permet de réaliser son action sur le document.
Une fois son action terminée, vous en serez avisé par e-mail.
Le processus d’envoi d’un accord à plusieurs destinataires est pratiquement similaire à celui de l’envoi à un seul destinataire.
Les principales différences sont que vous devez :
- Définir chaque destinataire, dans l’ordre dans lequel il doit agir sur l’accord.
- Placer les champs spécifiques pour chaque destinataire, si nécessaire.
Remarque :
Les transactions qui incluent plusieurs destinataires peuvent être configurées pour suivre un flux de travail séquentiel, parallèle ou hybride.
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Définissez les destinataires de l’accord.
Saisissez/définissez les paramètres suivants (de gauche à droite) :
- Sélectionnez le rôle du destinataire (Signataire est la valeur par défaut).
- Saisissez l’adresse électronique du destinataire.
- Sélectionnez la méthode d’authentification de second facteur, le cas échéant.
- Saisissez un message personnel, le cas échéant.
Pour vous ajouter à la liste des destinataires, cliquez sur le lien M’ajouter dans le coin supérieur droit.
L’ajout de la même adresse électronique plusieurs fois est autorisé.
Remarque :
Si vous devez supprimer une ligne de destinataire, cliquez sur le X sur l’extrémité droite de la ligne.
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Configurez les options requises :
- Protéger par mot de passe (le fichier PDF signé) - ce mot de passe est appliqué à toute copie PDF de l’accord téléchargée depuis Adobe Sign. Le mot de passe empêche la consultation du document jusqu’à ce qu’il soit correctement saisi.
- Échéance - l’échéance expire après le nombre de jours défini pour la transaction.
- Définir un rappel - des rappels peuvent être configurés pour une ou plusieurs itérations. Seul le destinataire actuellement actif reçoit des rappels.
- Langue du destinataire - définit la langue de l’e-mail envoyé au destinataire et des instructions à l’écran
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Faites glisser les champs des onglets situés à droite de l’écran vers le document.
- Lorsque vous placez des champs pour plusieurs destinataires, commencez par sélectionner le participant dans la liste Destinataires, puis placez les champs.
