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S'applique également à Adobe Sign
Adobe Sign permet d’envoyer facilement un document à une ou plusieurs personnes pour signature.
Envoi d’un accord à un seul signataire
L’envoi d’un document pour signature constitue le flux de travaux de base utilisé dans Adobe Sign. L’envoi d’un document pour signature à un seul destinataire est la méthode la plus simple d’utiliser le système.
Pour envoyer un document pour signature :
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Vous pouvez éventuellement démarrer le processus en sélectionnant d’abord un modèle de bibliothèque (ou un workflow) en cliquant sur le bouton Démarrer depuis la bibliothèque.
Cela vous permet de sélectionner l’une des trois options suivantes :
- Récent : liste des 20 modèles les plus récemment utilisés, avec le plus récent en haut.
- Document de bibliothèque : répertorie tous les modèles de bibliothèque disponibles.
- Workflow : répertorie tous les workflows disponibles pour l’utilisateur.
Une fois qu’un fichier ou qu’un workflow est sélectionné, cliquez sur Démarrer et vous serez redirigé vers la page Envoyer, avec le modèle déjà joint (ce qui vous permet d’ignorer l’étape 4 ci-dessous).
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Remarque :
Si l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG) est activée dans le compte que vous utilisez, sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez envoyer le formulaire d’accord avant de configurer l’accord.
- La définition de la valeur Groupe charge les propriétés et les modèles associés au groupe que vous pouvez choisir.
- Lors de la modification du groupe, vous remarquerez que la page est actualisée. Tout contenu saisi sera effacé lors de cette actualisation.
Si vous ne voyez pas le menu déroulant Envoyer depuis en haut de la page, l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes n’est pas activée pour votre compte.
Définissez le destinataire de l’accord.
Saisissez/définissez les paramètres suivants (de gauche à droite) :
- Sélectionnez le rôle du destinataire (Signataire est la valeur par défaut).
- Saisissez l’adresse électronique du destinataire.
- Sélectionnez la méthode d’authentification de second facteur, le cas échéant.
- Saisissez un message personnel, le cas échéant.
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Ajoutez un nom d’accord et un message qui seront inclus dans l’e-mail initial au destinataire.
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Glissez-déposez, joignez ou choisissez un modèle de bibliothèque à envoyer.
- Les modèles disponibles sont limités par le groupe à partir duquel l’accord est envoyé.
- Plusieurs documents peuvent être joints et sont livrés sous forme d’un seul document contigu pour le destinataire.
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Configurez les options requises :
- Protéger par mot de passe (le fichier PDF signé) - ce mot de passe est appliqué à toute copie PDF de l’accord téléchargée depuis Adobe Sign. Le mot de passe empêche la consultation du document jusqu’à ce qu’il soit correctement saisi.
- Échéance - l’échéance expire après le nombre de jours défini pour la transaction.
- Définir un rappel - des rappels peuvent être configurés pour une ou plusieurs itérations. Seul le destinataire actuellement actif reçoit des rappels.
- Langue du destinataire - définit la langue de l’e-mail envoyé au destinataire et des instructions à l’écran
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Pour ajouter des champs avec lesquels votre destinataire peut interagir, sélectionnez Prévisualiser et ajouter des champs de signature.
Lorsque tout est configuré, cliquez sur Suivant.
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Faites glisser les champs des onglets situés à droite de l’écran vers le document.
Le bouton Précédent permet de revenir à la page Envoyer si vous devez modifier l’adresse e-mail des destinataires ou les fichiers joints à l’accord.
Remarque :Si vous créez un document courant pour votre utilisation, vous pouvez cocher l’option Enregistrer comme modèle, qui enregistrera le document avec les champs tels que vous les avez placés.
Pour les transactions futures, vous pouvez simplement joindre le document de votre bibliothèque et ainsi passer l’étape de positionnement des champs.
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Une fois tous les champs placés dans le document, cliquez sur Envoyer.
Un e-mail comprenant un lien vers le document est envoyé à votre destinataire. Ce lien lui permet de réaliser son action sur le document.
Une fois son action terminée, vous en serez avisé par e-mail.
Envoi d’un accord à plusieurs destinataires
Le processus d’envoi d’un accord à plusieurs destinataires est pratiquement similaire à celui de l’envoi à un seul destinataire.
Les principales différences sont que vous devez :
- Définir chaque destinataire, dans l’ordre dans lequel il doit agir sur l’accord.
- Placer les champs spécifiques pour chaque destinataire, si nécessaire.
Remarque :
Les transactions qui incluent plusieurs destinataires peuvent être configurées pour suivre un flux de travail séquentiel, parallèle ou hybride.
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Accédez à l’onglet Accueil et cliquez sur le bouton Demander des signatures.
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Si disponible, configurez le sélecteur Envoyer à partir de pour identifier le groupe à partir duquel vous envoyez l’accord.
La page est actualisée lorsqu’un nouveau groupe est sélectionné, ce qui supprime toutes les configurations de la page.
Remarque :S’il n’existe aucun sélecteur Envoyer à partir de, la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes n’est pas activée dans votre compte.
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Définissez les destinataires de l’accord.
Saisissez/définissez les paramètres suivants (de gauche à droite) :
- Sélectionnez le rôle du destinataire (Signataire est la valeur par défaut).
- Saisissez l’adresse électronique du destinataire.
- Sélectionnez la méthode d’authentification de second facteur, le cas échéant.
- Saisissez un message personnel, le cas échéant.
Pour vous ajouter à la liste des destinataires, cliquez sur le lien M’ajouter dans le coin supérieur droit.
L’ajout de la même adresse électronique plusieurs fois est autorisé.
Remarque :Si vous devez supprimer une ligne de destinataire, cliquez sur le X sur l’extrémité droite de la ligne.
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Ajoutez un nom d’accord et un message qui seront inclus dans l’e-mail initial aux destinataires.
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Effectuez un glisser-déposer d’un document de bibliothèque à envoyer, joignez-le ou choisissez-le.
- Plusieurs documents peuvent être joints. Ils sont envoyés au destinataire sous la forme d’un seul et même document.
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Configurez les options requises :
- Protéger par mot de passe (le fichier PDF signé) - ce mot de passe est appliqué à toute copie PDF de l’accord téléchargée depuis Adobe Sign. Le mot de passe empêche la consultation du document jusqu’à ce qu’il soit correctement saisi.
- Échéance - l’échéance expire après le nombre de jours défini pour la transaction.
- Définir un rappel - des rappels peuvent être configurés pour une ou plusieurs itérations. Seul le destinataire actuellement actif reçoit des rappels.
- Langue du destinataire - définit la langue de l’e-mail envoyé au destinataire et des instructions à l’écran
-
Pour ajouter des champs avec lesquels votre destinataire peut interagir, sélectionnez Prévisualiser et ajouter des champs de signature.
Lorsque tout est configuré, cliquez sur Suivant.
-
Faites glisser les champs des onglets situés à droite de l’écran vers le document.
- Lorsque vous placez des champs pour plusieurs destinataires, commencez par sélectionner le participant dans la liste Destinataires, puis placez les champs.
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Une fois tous les champs placés dans le document, cliquez sur Envoyer.
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