Demander à d’autres utilisateurs de signer

Sélectionnez l’onglet Envoyer dans la barre de navigation supérieure.

La première phase du processus est automatiquement lancée et commence la collecte des fichiers de l’accord.

Sélectionnez le groupe à partir duquel l’accord doit être envoyé (si disponible). Si le sélecteur de groupe est grisé, vous n’avez accès qu’à un seul groupe.

Le sélecteur de groupe reste actif tout au long du processus de configuration de l’accord. Vous pouvez donc toujours modifier le groupe. Cependant :

• la modification du groupe rejette l’ensemble de vos configurations et vous devrez recommencer à partir de zéro,
• la modification du groupe ne modifie pas le logo sur l’écran de l’expéditeur. L’expérience de signature et d’envoi d’e-mails qui s’en suit utilise le logo approprié pour le groupe à partir duquel l’accord est envoyé.

Faites glisser et déposez un fichier de votre système local dans le champ Ajouter un fichier, ou sélectionnez le lien Choisir des fichiers. Le sélecteur de fichiers s’ouvre.

Sélectionnez le fichier que vous souhaitez utiliser dans votre accord, soit à partir de votre système local, de votre bibliothèque de modèles, ou de votre disque synchronisé Microsoft OneDrive.

• La sélection d’un fichier sur votre système local fait passer immédiatement le processus à la phase deux.
• L’utilisation de modèles vous permet de sélectionner plusieurs fichiers.
  • Sélectionnez Confirmer si vous utilisez des modèles pour passer à la phase deux.
• L’espace de stockage dans le cloud vous permet de sélectionner plusieurs fichiers à partir du compte OneDrive connecté d’un utilisateur.

La deuxième phase de la composition de l’accord consiste à terminer ou vérifier les détails et les paramètres de l’accord.

Commencez par vous assurer que tous les fichiers sont joints à l’accord et qu’ils sont dans le bon ordre.
Les accords avec plusieurs fichiers regrouperont tous les fichiers dans un seul PDF. L’ordre dans lequel les fichiers sont répertoriés dans le champ Fichiers détermine leur ordre d’affichage dans le PDF final.

Si d’autres fichiers doivent être ajoutés, vous pouvez les faire glisser et les déposer dans le champ Ajouter un fichier ou sélectionner le lien Sélectionner plus de fichiers pour ouvrir le sélecteur de fichiers.

Réorganisez les fichiers en cliquant sur un fichier avant de le glisser à la position correcte dans la liste des fichiers.

Vérifiez ou mettez à jour le Nom de l’accord.

Le nom de l’accord est initialement renseigné avec le nom du premier fichier à joindre à l’accord.

Ce champ peut être modifié avec n’importe quelle valeur en cliquant dessus et en saisissant du texte.  
Gardez à l’esprit que le nom de l’accord est inséré dans la ligne d’objet de l’e-mail envoyé au destinataire et qu’il s’agit du champ le plus visible affiché sur votre page Gérer.

Mettez à jour le champ Message.

Le champ Message est renseigné dans le corps de l’e-mail envoyé à tous les destinataires. Il doit s’agir d’un message de bienvenue global, d’un ensemble d’instructions ou de tout autre élément qui, selon vous, est indiqué pour tous les destinataires. 

• Les messages sont limités à 10 000 caractères.
• Les niveaux de service Grands comptes et Entreprises autorisent l’utilisation de liens actifs dans le texte des messages. 
  • Le texte du message qui peut être affiché sur la page Signature électronique et la page Gérer d’un accord contient des liens cliquables.
  • Formats de lien qui se convertissent automatiquement :
    • URL complètes : https://adobe.com
    • URL contenant uniquement le domaine : adobe.com
    • URL incluant un chemin d’accès : adobe.com/foo
    • URL avec des paramètres de requête et de hachage : adobe.com/foo?bar=1#baz
      
    • Adresses e-mail : echosign@adobe.com
  • Les liens URL ouvrent un nouvel onglet de navigateur pour le destinataire.
  • Les liens d’e-mail ouvrent un nouvel e-mail à l’aide du client de messagerie du système local. Le champ À : est renseigné automatiquement avec l’adresse e-mail.

Configurez les paramètres de l’accord.

Phase trois : compréhension du cycle de signature et ajout de destinataires.

La section Destinataire définit le cycle de signature, les participants inclus dans l’accord, la manière dont ils doivent interagir avec l’accord et la manière dont ils sont représentés dans le journal d’audit de l’accord. Cela est plus facile qu’il n’y paraît, mais vous devez comprendre le flux de signature attendu (par exemple, signataire client > contre-signature interne > approbation interne par le responsable > destinataire certifié dans le provisionnement).

Une fois que vous avez compris le flux de signature, commencez à ajouter des destinataires.

Définissez le flux de signature (séquentiel ou parallèle).

Le flux de signature est dicté par la case Les destinataires doivent signer dans l’ordre.

• Lorsque cette case est cochée, un flux séquentiel est respecté. Les destinataires sont informés un par un au fur et à mesure que l’accord passe par le cycle de signature des enregistrements de destinataire. L’accord est terminé lorsque le dernier destinataire a terminé son action.
  
  • Le routage hybride nécessite un flux séquentiel.
  • Utilisez un flux séquentiel si vous n’êtes pas sûr ou si vous pensez qu’un flux hybride peut être nécessaire.
    
• Lorsque la case n’est pas cochée, un flux parallèle est utilisé. Tous les destinataires sont informés simultanément, et l’accord est terminé une fois que tous les destinataires ont signé.

Définissez votre enregistrement de destinataire.

Le destinataire est défini sur une ligne (un enregistrement) contenant plusieurs options configurables. Vous pouvez utiliser la même adresse e-mail dans plusieurs enregistrements de destinataire (par exemple, une famille avec trois signataires, mais qui partage la même adresse e-mail). Acrobat Sign traite chaque enregistrement de destinataire comme un participant unique.

Pour définir le destinataire :

• Indiquez l’adresse e-mail du destinataire.
  • Au fur et à mesure que vous saisissez l’adresse e-mail, une liste déroulante affiche les adresses e-mail dans votre carnet d’adresses qui correspondent à ce que vous avez saisi. Vous pouvez sélectionner un e-mail dans cette liste à tout moment pour renseigner l’adresse dans le champ de destinataire.
• Attribuez un rôle. Les rôles fournissent du contexte et de la clarté dans les instructions au destinataire et dans le rapport d’audit. Certains rôles limitent l’activité du destinataire (par exemple, le rôle Délégant, qui ne peut que déléguer).
• Sélectionnez la méthode de remise. Les liens de signature peuvent être envoyés par e-mail et/ou par SMS à un smartphone. Notez que l’envoi par SMS est un service Premium qui doit être payé à l’avance.
  • Si l’envoi par SMS est sélectionné, l’expéditeur doit indiquer le numéro de téléphone du destinataire.

Définissez les Paramètres du destinataire.

Ajoutez éventuellement des destinataires supplémentaires et ajustez leur ordre.

Si votre flux de signature comporte plusieurs destinataires, ajoutez-les en sélectionnant l’icône plus juste en dessous de la liste des destinataires. 

Les enregistrements des destinataires peuvent être ajoutés comme suit :

• Moi-même : ajoute l’expéditeur comme enregistrement de destinataire suivant.
• Une personne : un destinataire distinct identifié par son adresse e-mail.
• Groupe : soit un groupe de destinataires, soit un groupe de signatures parallèles (utilisé pour définir les flux de signatures hybrides).
• Cachet électronique : si l’expéditeur est autorisé à placer des cachets électroniques, l’option est visible et peut être placée comme le ferait un destinataire humain.
• Cc : cette option permet d’ajouter un utilisateur en tant que participant en copie. Les parties en copie n’interagissent pas avec l’accord, mais elles sont informées une fois celui-ci terminé.

Définissez chaque enregistrement de destinataire avec un e-mail, un rôle, une méthode d’authentification et un message privé selon les besoins.

Un enregistrement de destinataire peut être supprimé en sélectionnant la corbeille à l’extrémité droite de l’enregistrement.

Modifiez l’ordre des signatures selon vos besoins.

Si vous avez sélectionné un flux de signature séquentiel, l’index numérique de signature apparaît juste avant le sélecteur Rôle dans l’enregistrement du destinataire.

Pour ajuster l’enregistrement du destinataire, utilisez les flèches vers le haut et vers le bas pour déplacer l’enregistrement du destinataire vers le haut ou vers le bas dans la liste des destinataires. L’index de signature est mis à jour en conséquence.

Prévisualisez l’accord et ajoutez des champs de signature.

Une fois tous les destinataires ajoutés, sélectionnez le bouton Prévisualiser et ajouter des champs pour ouvrir l’environnement de création.

Si vous utilisez des modèles de documents avec des champs déjà configurés et que vous êtes sûr que le placement des champs correspond correctement à votre liste de destinataires, vous pouvez sélectionner Envoyer maintenant pour envoyer l’accord immédiatement.

Phase 4 : création

L’environnement de création par clic et placement tente de détecter automatiquement les champs et de les placer intelligemment. Le succès relatif de ce processus dépend de la structure sous-jacente du document.

• Tous les champs placés sont des champs de texte par défaut.
• Par défaut, tous les champs placés sont attribués au premier destinataire.
• Il est probable que certains champs devront être supprimés, déplacés, redimensionnés, réaffectés ou remplacés par un nouveau type de champ.

Commencez par nettoyer tous les champs placés automatiquement, puis placez de nouveaux champs selon vos besoins.

Supprimez les champs indésirables.

1. Cliquez dans le champ pour déclencher le menu contextuel.
2. Sélectionnez l’icône Supprimer.

Déplacez tous les champs qui doivent être repositionnés.

Placez le pointeur de la souris sur le champ jusqu’à ce que la flèche à quatre pointes s’affiche, puis cliquez et faites glisser le champ à sa position.

Redimensionnez les champs selon vos besoins.

Sélectionnez le champ, passez le curseur de la souris sur un bord ou un angle jusqu’à ce que la flèche à deux pointes s’affiche, puis cliquez sur le bord du champ et faites-le glisser jusqu’à ce qu’il atteigne la taille souhaitée.

Modifiez l’affectation du destinataire du champ (lorsqu’il y a plusieurs destinataires).

Le système Adobe Sign doit savoir quels champs mettre à la disposition des destinataires. Pour ce faire, attribuez chaque champ à un destinataire (ou à Quiconque), mais vous devez identifier explicitement Quiconque en tant que destinataire). Comme indiqué, les champs détectés automatiquement sont tous affectés au premier destinataire.

Notez que les champs pour chaque destinataire sont codés par couleur, ce qui facilite leur identification.

• L’ouverture de la liste des destinataires dans le coin supérieur gauche affiche tous les destinataires avec leur point de couleur à côté de leur adresse e-mail.
• Le champ du destinataire sélectionné affiche sa couleur dans le cadre autour du nom/de l’adresse e-mail du destinataire.
• Les champs répertoriés dans le panneau de gauche adoptent la couleur (légèrement estompée) du destinataire sélectionné.

Modifiez le type de champ selon vos besoins.

Si tous les champs détectés automatiquement sont des champs de type Texte, vous devrez peut-être en remplacer certains par des champs de type Signature.

Placez les champs obligatoires.

Assurez-vous qu’un champ de signature est affecté à tous les destinataires qui doivent apposer une signature sur le document.

Pour placer un champ :

1. Sélectionnez le destinataire approprié dans le sélecteur de destinataires.
2. Sélectionnez le champ à placer dans la liste des champs du panneau de gauche. Signature électronique dans ce cas.
3. Cliquez sur le document à l’endroit où vous souhaitez placer le champ.
4. Ajustez le placement et la taille du champ selon vos besoins.
5. Sélectionnez le destinataire suivant et répétez le processus jusqu’à ce que tous les champs soient placés.

Enregistrez ou envoyez l’accord.

L’enregistrement de l’accord sauvegarde toute la configuration des champs et stocke l’accord dans un état Brouillon sur votre page Gérer.

L’envoi de l’accord lance le processus de signature en envoyant un e-mail au premier destinataire (ou à tous les destinataires si un flux de signature parallèle a été sélectionné).