Adobe Sign vous permet d’envoyer régulièrement des rappels par courrier électronique aux destinataires qui sont actuellement censés interagir avec vos accords et/ou de faire expirer un accord après un certain délai.
Remarque :
L’article ci-dessous fournit des instructions pour la nouvelle mise en page.
Cliquez ici pour consulter le même contenu avec la mise en page classique.


Définition d’un rappel pendant le processus d’envoi

  1. Cochez la case Échéance sous la section Options.

  2. Indiquez la période (nombre de jours) pendant laquelle les signataires peuvent signer le document.

    • Vérifiez que la date fixée est correcte.
    expire_date_set
  3. Terminez la procédure d’envoi normalement.


Ajout, modification ou suppression d’une échéance

  1. En tant qu’expéditeur de l’accord, accédez à la page Gérer.

  2. Cliquez sur l’accord que vous souhaitez modifier.

  3. Cliquez sur Date d’expiration.

    new_manage_page_-editexpire
  4. Définissez une nouvelle date d’expiration ou sélectionnez l’option permettant de supprimer complètement la date d’expiration.

  5. Cliquez sur Enregistrer.


Activation ou désactivation des échéances et des rappels

Tous les niveaux de service ont accès à ce qui suit :

  • Créer des rappels cycliques
    • Pendant le processus d’envoi
    • A partir de la page Gérer
  • Créer des rappels cycliques et ad hoc à partir de la page Gérer

Les niveaux de service d’individu et d’équipe n’ont pas la possibilité d’automatiser ou de supprimer la fonction de rappel.

 

Options au niveau Entreprises et Business

Les niveaux de service Entreprises et Business peuvent exposer de manière sélective les options Rappel et Expiration du document pendant le processus d’envoi ou activer l’automatisation à l’échelle du compte/groupe.

Les deux paramètres peuvent être activés/désactivés en procédant comme suit :

nav_to_settings

Remarque :

L’activation des rappels par défaut et de la date d’expiration supprime la possibilité de configurer ces éléments sur la page Envoyer, à moins que l’option « Autoriser les expéditeurs à définir ou modifier » soit activée.

Définition d’un rappel pendant le processus d’envoi

Les utilisateurs qui n’ont pas de rappel par défaut configuré pour leur groupe ou leur compte ont la possibilité de définir un rappel pendant le processus d’envoi.

Ces rappels sont toujours cycliques et s’appliquent à tous les destinataires de l’accord. L’expéditeur doit seulement définir l’itération déclenchée par le rappel. Il existe six options :

  • Chaque jour
  • Chaque semaine
  • Chaque jour ouvrable
  • Tous les deux jours
  • Tous les trois jours
  • Tous les cinq jours
reminder_frequency

Lors de l’envoi initial d’un accord avec un rappel, un e-mail Veuillez signer est envoyé au premier destinataire. Cet événement déclenche le chronomètre pour le premier rappel.

Si le rappel est configuré pour être envoyé tous les trois jours (par exemple), le premier rappel se déclenchera exactement 72 heures après l’envoi de l’e-mail Veuillez signer.

Lorsque le destinataire termine son action avec l’accord, l’horloge de rappel de ce destinataire est arrêtée.

Si plusieurs destinataires sont définis, alors le destinataire suivant du flux reçoit un e-mail Veuillez signer dès que le destinataire précédent a terminé son action. L’horloge de rappel commence pour le nouveau destinataire en fonction de l’heure d’envoi de son e-mail Veuillez signer (et non de l’horodatage initial).

Ce processus passe en revue tous les destinataires du contrat jusqu’à ce que celui-ci soit entièrement exécuté.

Remarque :

Tous les rappels cycliques ont un cycle de vie, après quoi ils se terminent automatiquement.

Les rappels qui se déclenchent chaque jour ont un cycle de vie de 10 jours.

Tous les autres rappels ont un cycle de vie de 60 jours.


Définition d’un rappel à partir de la page Gérer

Les rappels créés après le processus d’envoi sont configurés sur la page Gérer :

  1. Accédez à la page Gérer.

  2. Cliquez sur l’accord que vous souhaitez consulter.

  3. Cliquez sur le lien Rappeler dans le volet des options à droite.

    new_manage_page_-reminder
  4. Configurez le rappel pour l’utilisateur et l’itération concernés. 

  5. Cliquez sur Créer pour ajouter le rappel.

L’interface de la page Gérer comporte quelques options que la page Envoyer ne propose pas :

  • Vous pouvez sélectionner les destinataires à inclure dans le rappel. Créez le rappel pour un, plusieurs ou tous vos destinataires.
  • Vous pouvez sélectionner un processus de rappel cyclique comme sur la page Envoyer
    • Si un destinataire est ajouté à un rappel cyclique une fois qu’il a terminé son action sur l’accord, il ne recevra pas de rappels
  • Vous pouvez créer un rappel ponctuel (ad hoc) qui sera envoyé « maintenant » ou à une « date spécifique »
    • Des rappels ad hoc peuvent être configurés pour les participants ayant terminé leur action pour l’accord
    • Les rappels ad hoc peuvent être configurés une fois que l’accord est signé ou archivé
  • Vous devez inclure un message. Ce champ est obligatoire lors de la création d’un rappel sur la page Gérer

 

Si d’autres rappels sont déjà configurés pour l’accord, la liste des accords s’affiche à la place de l’interface Créer un rappel.

Vous pouvez créer un nouveau rappel en cliquant sur le bouton Ajouter un rappel.

existing_reminders


Consultation des rappels existants

Vous pouvez consulter tous les rappels qui ont été configurés pour un accord comme suit :

  1. Accédez à la page Gérer.

  2. Cliquez sur l’accord que vous souhaitez consulter.

  3. Cliquez sur le lien Rappeler dans le volet des options à droite.

Remarque :

Les rappels sont organisés en fonction de la prochaine heure de déclenchement.

Tous les rappels annulés/expirés sont répertoriés sous les rappels actifs.


Annulation d’un rappel

Pour annuler un rappel, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous en tant qu’utilisateur ayant créé l’accord

  2. Accédez à la page Gérer.

  3. Cliquez sur l’accord en question pour le sélectionner.

  4. Cliquez sur le lien Rappeler dans le volet des options à droite.

  5. Recherchez le rappel que vous souhaitez annuler et cliquez une fois dessus

  6. Cliquez sur l’icône de suppression (poubelle)

    cancel_reminder

Remarque :

Les destinataires ont l’autorisation de mettre fin aux rappels à partir de l’e-mail de rappel. Cette fonctionnalité est requise et ne peut pas être supprimée.

 

Rappels et API REST

L’API REST v6 permet d’accéder directement aux objets de rappel via quatre opérations :

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders : crée un rappel pour les participants spécifiés d’un accord identifié par agreementId dans le chemin
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders : récupère les rappels d’un accord, identifiés par agreementId dans le chemin.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} : permet de récupérer un rappel spécifique associé à un accord
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} : met à jour un rappel existant pour un accord

 

Liste d'activité/Rapport d’audit

Les rappels ne sont pas consignés dans la liste Activité, ni dans le rapport d’audit de l’accord.

L’historique et le rapport d’audit doivent tous deux consigner les moments clés du processus de signature du document. Cela inclut la première notification à un destinataire (Veuillez signer), mais pas les requêtes itératives de signature par le même destinataire (rappels).

Un historique des rappels peut être obtenu à l’aide de l’API (disponible pour les clients de niveau entreprise)

Lors de la configuration de votre accord sur la page Envoyer :


Création de modèles de courrier électronique personnalisés

Les clients Entreprises ont la possibilité de créer un modèle d’e-mail entièrement personnalisé pour leurs rappels. 

Si des modèles d’e-mail personnalisés vous intéressent reportez-vous à ce guide.


Points à prendre en compte

  • Durée des rappels cycliques :
    • Les rappels quotidiens expirent au bout de 30 jours
    • Tous les autres rappels cycliques expirent au bout de 60 jours
  • Rappels ad hoc
    • Un seul déclenchement
    • Peuvent être configurés pour envoyer le rappel aux participants qui ont déjà effectué leur action sur l’accord
    • Peuvent être configurés une fois le contrat complété ou archivé
      • Les rappels ne peuvent pas être configurés pour les accords qui ont été annulés, refusés ou qui ont expiré
  • Les rappels se déclenchent à l’heure d’envoi de l’e-mail « Veuillez signer » d’origine
    • Dans un flux de travaux à plusieurs destinataires, lorsqu’un destinataire termine son action et déclenche la notification du destinataire suivant, l’horloge de rappel est réinitialisée sur cette heure
    • Le remplacement du signataire actuel dans la page Gérer ne réinitialise pas l’heure du rappel
  • Les destinataires ont le droit d’annuler le rappel. Il n’y a pas d’option pour leur refuser ce droit
  • Les dates d’expiration peuvent être modifiées sur la page Gérer une fois l’accord envoyé.
  • Les dates d’expiration peuvent être configurées pour être ignorées pour les destinataires internes.

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