Définition de rappels pour les destinataires des accords

Adobe Acrobat Sign offre la possibilité d’envoyer des rappels périodiques par e-mail aux destinataires qui doivent interagir avec vos accords.

Activation/désactivation des rappels d’accord

Tous les niveaux de service ont accès aux fonctionnalités suivantes :

  • Création de rappels cycliques
    • Pendant le processus d’envoi
    • À partir de la page Gérer
  • Création de rappels cycliques et ponctuels à partir de la page Gérer

Les niveaux de service Individuel et Équipe n’ont pas la possibilité d’automatiser ou de supprimer la fonctionnalité de rappel.

Options des niveaux Grands comptes et Entreprises

Les niveaux de service Grands comptes et Entreprises peuvent exposer de manière sélective l’option Rappel pendant le processus d’envoi ou activer l’automatisation à l’échelle du compte/groupe.

La fonctionnalité peut être activée/désactivée et configurée comme suit :

Remarque :

L’activation des rappels par défaut supprime la possibilité de configurer ces éléments sur la page Envoyer, à moins que l’option « Autoriser les expéditeurs à définir ou modifier » soit activée.

Rapport d’audit

Les comptes Grands comptes et Entreprises ont la possibilité d’ajouter des événements de rappel à leurs rapports d’audit en accédant à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Rapport d’audit et en activant l’option Inclure des rappels dans le rapport d’audit.

Configuration des rappels à signaler dans le rapport d’audit

Lorsque cette option est activée, un enregistrement de chaque rappel envoyé par e-mail est consigné dans le rapport d’audit (jusqu’à un maximum de 250 événements de rappel).

Rappels signalés dans le rapport d’audit

Lorsque les e-mails de rappel sont supprimés, aucune mise à jour n’est ajoutée au rapport d’audit. Cette restriction inclut les rappels déclenchés pour produire un événement de webhook. Par exemple, lorsque les paramètres du compte sont configurés pour ajouter des rappels au rapport d’audit et que l’e-mail de rappel est supprimé pour des groupes individuels, les groupes configurés spécifiquement n’incluent pas d’événements de rappel dans leurs rapports d’audit.

Définition d’un rappel pendant le processus d’envoi

Les utilisateurs qui n’ont pas configuré de rappel par défaut pour leur groupe ou compte ont la possibilité de définir un rappel pendant le processus d’envoi.

Ces rappels sont toujours cycliques et s’appliquent à tous les destinataires de l’accord. L’expéditeur n’a qu’à définir l’itération que le rappel déclenchera. Six options sont disponibles :

  • Chaque jour
  • Chaque semaine
  • Chaque jour ouvrable
  • Tous les deux jours
  • Tous les trois jours
  • Tous les cinq jours

Lorsqu’un accord avec rappel est envoyé pour la première fois, un e-mail Merci de signer est envoyé au premier destinataire. Cet événement démarre le compte à rebours pour le premier rappel.

Par exemple, si le rappel est configuré pour être envoyé tous les trois jours, le premier rappel se déclenchera exactement 72 heures après l’envoi de l’e-mail Merci de signer.

Lorsque le destinataire termine son action avec l’accord, le compte à rebours de rappel pour ce destinataire prend fin.

Dans le cas des destinataires multiples, le destinataire suivant dans le flux reçoit un e-mail Merci de signer immédiatement après que le destinataire précédent a terminé son action. Le compte à rebours de rappel pour le nouveau destinataire démarre en fonction de l’heure d’envoi de son e-mail Merci de signer, et non en fonction de l’heure initiale.

Ce processus passe par tous les destinataires de l’accord jusqu’à ce que celui-ci soit entièrement conclu.

Remarque :

Tous les rappels cycliques ont un cycle de vie, après quoi, les rappels prennent fin automatiquement.

Les rappels quotidiens ont un cycle de vie de 10 jours.

Tous les autres rappels ont un cycle de vie de 60 jours.

Définition d’un rappel à partir de la page Gérer

Les rappels créés après le processus d’envoi sont configurés sur la page Gérer :

  1. Accédez à la page Gérer.

  2. Cliquez sur l’accord que vous souhaitez consulter.

  3. Cliquez sur le lien Rappeler dans le volet des options à droite.

    Rappels

  4. Configurez le rappel pour l’utilisateur et l’itération concernés. 

  5. Cliquez sur Créer pour ajouter le rappel.

La page Gérer dispose de quelques options supplémentaires que n’offre pas la page Envoyer :

  • Vous pouvez sélectionner les destinataires que vous souhaitez inclure dans le rappel. Concevez un rappel pour un destinataire, pour plusieurs ou pour tous.
  • Vous pouvez sélectionner un processus de rappel cyclique comme sur la page Envoyer.
    • Si un destinataire est ajouté à un rappel cyclique après qu’il a terminé son action sur l’accord, il ne recevra pas de rappel.
  • Vous pouvez créer un rappel ponctuel qui sera envoyé soit « Maintenant » soit à une « Date spécifique ».
    • Les rappels ponctuels peuvent être configurés pour les participants ayant terminé leur action sur l’accord.
    • Les rappels ponctuels peuvent être configurés après la signature ou l’archivage de l’accord.
  • Vous devez y inclure un message. Ce champ est obligatoire lors de la création d’un rappel sur la page Gérer.

 

Si d’autres rappels sont déjà configurés pour l’accord, la liste des accords s’affiche à la place de l’interface Créer un rappel.

Vous pouvez créer un nouveau rappel en cliquant sur le bouton Ajouter un rappel.

Consultation des rappels existants

Vous pouvez consulter tous les rappels qui ont été configurés pour un accord comme suit :

  1. Accédez à la page Gérer.

  2. Cliquez sur l’accord que vous souhaitez consulter.

  3. Cliquez sur le lien Rappeler dans le volet des options à droite.

    Rappel existant

Remarque :

Les rappels sont organisés en fonction de la prochaine heure de déclenchement.

Tous les rappels annulés/expirés sont répertoriés sous les rappels actifs.

Annuler un rappel

Pour annuler un rappel :

  1. Connectez-vous sous le profil de l’utilisateur qui a créé l’accord.

  2. Accédez à la page Gérer.

  3. Cliquez sur l’accord en question pour le sélectionner.

  4. Cliquez sur le lien Rappeler dans le volet des options à droite.

  5. Trouvez le rappel que vous souhaitez annuler et cliquez dessus. 

  6. Cliquez sur l’icône de suppression (corbeille).

Remarque :

Les destinataires ont l’autorisation de mettre fin aux rappels depuis l’e-mail de rappel. Cette fonctionnalité est obligatoire et ne peut pas être supprimée.

Création de modèles de courrier électronique personnalisés

Les clients de la version Entreprise ont la possibilité de créer un modèle d’e-mail entièrement personnalisé pour leurs rappels. 

Si des modèles d’e-mail personnalisés vous intéressent reportez-vous à ce guide.

Rappels et API REST

L’API REST v6 permet un accès direct aux objets de rappel via quatre opérations :

  • POST /accords/{agreementId}/rappels - crée un rappel pour les participants spécifiés d’un accord identifié par « agreementId » dans le chemin d’accès..
  • GET /accords/{agreementId}/rappels - recherche les rappels d’un accord, identifié par « agreementId » dans le chemin d’accès.
  • GET /accords/{agreementId}/rappels/{reminderId} - recherche un rappel spécifique associé à un accord..
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} : met à jour un rappel existant pour un accord.

Suppression de la remise des e-mails de rappel

Par défaut, tous les comptes qui configurent des rappels envoient automatiquement l’e-mail de rappel en fonction du calendrier ou du déclencheur explicite.

Certains secteurs d’activité ont l’obligation de capturer toutes les communications par e-mail (par exemple, les services financiers), et ces clients peuvent choisir d’envoyer leurs rappels par un autre canal, en utilisant des webhooks.

Les comptes Grands comptes ont la possibilité de supprimer la remise des e-mails de rappel du système Acrobat Sign aux niveaux du compte et du groupe en envoyant une demande à l’équipe d’assistance.

Notez qu’aucun événement ne sera répertorié dans le journal d’activité ou le rapport d’audit si les e-mails de rappel sont supprimés.

 

Webhooks déclenchés par des rappels

Les webhooks des rappels se divisent en événements ayant trait à la méthode de composition (en tant qu’accord unique ou via une opération Envoi en masse) et à la méthode de notification (si Acrobat Sign envoie l’e-mail ou non).

Le contenu du rappel est inclus dans les charges utiles des webhooks pour les événements suivants :

  • Tous les événements liés à l’accord
  • Rappel d’accord envoyé
  • Rappel d’accord lancé
  • Envoi en masse - Tous les événements
  • Rappel envoyé pour Envoi en masse
  • Rappel Envoi en masse lancé

 

Lorsque des rappels sont déclenchés normalement avec une notification par e-mail activée :

  • Les événements d’accord unique sont REMINDER_SENT et le webhook est AGREEMENT_REMINDER_SENT.
  • Les transactions Envoi en masse génèrent un webhook appelé MEGASIGN_REMINDER_SENT.

Lorsque des rappels sont déclenchés avec une notification par e-mail supprimée :

  • Les événements d’accord unique sont REMINDER_INITIATED et le webhook est AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
  • Les transactions Envoi en masse génèrent un webhook appelé MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Les webhooks Envoi en masse ne se déclenchent qu’une seule fois pour l’ensemble du modèle. Ils ne se déclenchent pas par accord enfant.

Points à prendre en compte

  • Durée de vie des rappels cycliques :
    • Les rappels quotidiens expirent après dix jours.
    • Tous les autres rappels cycliques expirent après 60 jours.
  • Rappels ponctuels
    • Ne se déclenchent qu’une seule fois
    • Ils peuvent être configurés pour envoyer un rappel aux participants ayant déjà terminé leur action sur l’accord.
    • Ils peuvent être configurés une fois l’accord terminé ou archivé.
      • Les rappels ne peuvent pas être configurés pour les accords ayant été annulés, refusés, ou ayant expiré.
  • Les rappels se déclenchent à l’heure où l’e-mail d’origine « Merci de signer » a été envoyé..
    • Dans un workflow à plusieurs destinataires, lorsqu’un destinataire termine son action et déclenche la notification du destinataire suivant, l’horloge de rappel est réinitialisée sur cette heure.
    • Le remplacement du signataire actuel dans la page Gérer ne réinitialise pas l’heure du rappel.
  • Les destinataires disposent d’un droit d’annulation de rappel. En aucun cas ce droit ne peut leur être refusé..
  • Les dates d’expiration peuvent être modifiées sur la page Gérer une fois l’accord envoyé.
  • Les dates d’expiration peuvent être configurées pour être ignorées pour les destinataires internes.
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