Adobe Sign vous permet d’envoyer régulièrement des rappels par courrier électronique aux destinataires qui sont actuellement censés interagir avec vos accords et/ou de faire expirer un accord après un certain délai.


Définition d’un rappel pendant le processus d’envoi

  1. Cochez la case Échéance sous la section Options.

  2. Indiquez la période (nombre de jours) pendant laquelle les signataires peuvent signer le document.

    • Vérifiez que la date fixée est correcte.
    expire_date_set
  3. Terminez la procédure d’envoi normalement.


Ajout, modification ou suppression d’une échéance

  1. En tant qu’expéditeur de l’accord, accédez à la page Gérer.

  2. Cliquez sur l’accord que vous souhaitez modifier.

  3. Cliquez sur Date d’expiration.

    Date d’expiration
  4. Définissez une nouvelle date d’expiration ou sélectionnez l’option permettant de supprimer complètement la date d’expiration.

  5. Cliquez sur Enregistrer.


Activation ou désactivation des échéances et des rappels

Tous les niveaux de service ont accès aux fonctionnalités suivantes :

  • Création de rappels cycliques
    • Pendant le processus d’envoi
    • À partir de la page Gérer
  • Création de rappels cycliques et ponctuels à partir de la page Gérer

Les niveaux de service Individuel et Équipe n’ont pas la possibilité d’automatiser ou de supprimer la fonctionnalité de rappel.

 

Options des niveaux Entreprise et Professionnel

Les niveaux de service Entreprises et Business peuvent exposer de manière sélective les options Rappel et Expiration du document pendant le processus d’envoi ou activer l’automatisation à l’échelle du compte/groupe.

Les deux paramètres peuvent être activés/désactivés comme suit :

  • Connexion à Adobe Sign en tant qu’administrateur
  • Accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi.
nav_to_settings

Remarque :

L’activation des rappels par défaut et de la date d’expiration supprime la possibilité de configurer ces éléments sur la page Envoyer, à moins que l’option « Autoriser les expéditeurs à définir ou modifier » soit activée.

Définition d’un rappel pendant le processus d’envoi

Les utilisateurs qui n’ont pas configuré de rappel par défaut pour leur groupe ou compte ont la possibilité de définir un rappel pendant le processus d’envoi.

Ces rappels sont toujours cycliques et s’appliquent à tous les bénéficiaires de l’accord. L’expéditeur n’a qu’à définir l’itération que le rappel déclenchera. Six options sont disponibles :

  • Chaque jour
  • Chaque semaine
  • Chaque jour ouvrable
  • Tous les deux jours
  • Tous les trois jours
  • Tous les cinq jours
reminder_frequency

Lorsqu’un accord avec rappel est envoyé pour la première fois, un e-mail Merci de signer est envoyé au premier destinataire. Cet événement démarre le compte à rebours pour le premier rappel.

Par exemple, si le rappel est configuré pour être envoyé tous les trois jours, le premier rappel se déclenchera exactement 72 heures après l’envoi de l’e-mail Merci de signer.

Lorsque le destinataire termine son action avec l’accord, le compte à rebours de rappel pour ce destinataire prend fin.

Dans le cas des destinataires multiples, le destinataire suivant dans le flux reçoit un e-mail Merci de signer immédiatement après que le destinataire précédent a terminé son action. Le compte à rebours de rappel pour le nouveau destinataire démarre en fonction de l’heure d’envoi de son e-mail Merci de signer, et non en fonction de l’heure initiale.

Ce processus passe par tous les destinataires de l’accord jusqu’à ce que celui-ci soit entièrement conclu.

Remarque :

Tous les rappels cycliques ont un cycle de vie, après quoi, les rappels prennent fin automatiquement.

Les rappels quotidiens ont un cycle de vie de 10 jours.

Tous les autres rappels ont un cycle de vie de 60 jours.


Définition d’un rappel à partir de la page Gérer

Les rappels créés après le processus d’envoi sont configurés sur la page Gérer :

  1. Accédez à la page Gérer.

  2. Cliquez sur l’accord que vous souhaitez consulter.

  3. Cliquez sur le lien Rappeler dans le volet des options à droite.

    Rappels
  4. Configurez le rappel pour l’utilisateur et l’itération concernés. 

  5. Cliquez sur Créer pour ajouter le rappel.

La page Gérer dispose de quelques options supplémentaires que n’offre pas la page Envoyer :

  • Vous pouvez sélectionner les destinataires que vous souhaitez inclure dans le rappel. Concevez un rappel pour un destinataire, pour plusieurs ou pour tous.
  • Vous pouvez sélectionner un processus de rappel cyclique comme sur la page Envoyer.
    • Si un destinataire est ajouté à un rappel cyclique après qu’il a terminé son action sur l’accord, il ne recevra pas de rappel.
  • Vous pouvez créer un rappel ponctuel qui sera envoyé soit « Maintenant » soit à une « Date spécifique ».
    • Les rappels ponctuels peuvent être configurés pour les participants ayant terminé leur action sur l’accord.
    • Les rappels ponctuels peuvent être configurés après la signature ou l’archivage de l’accord.
  • Vous devez y inclure un message. Ce champ est obligatoire lors de la création d’un rappel sur la page Gérer.

 

Si d’autres rappels sont déjà configurés pour l’accord, la liste des accords s’affiche à la place de l’interface Créer un rappel.

Vous pouvez créer un nouveau rappel en cliquant sur le bouton Ajouter un rappel.

existing_reminders


Consultation des rappels existants

Vous pouvez consulter tous les rappels qui ont été configurés pour un accord comme suit :

  1. Accédez à la page Gérer.

  2. Cliquez sur l’accord que vous souhaitez consulter.

  3. Cliquez sur le lien Rappeler dans le volet des options à droite.

    Rappel existant

Remarque :

Les rappels sont organisés en fonction de la prochaine heure de déclenchement.

Tous les rappels annulés/expirés sont répertoriés sous les rappels actifs.


Annulation d’un rappel

Pour annuler un rappel :

  1. Connectez-vous sous le profil de l’utilisateur qui a créé l’accord.

  2. Accédez à la page Gérer.

  3. Cliquez sur l’accord en question pour le sélectionner.

  4. Cliquez sur le lien Rappeler dans le volet des options à droite.

  5. Trouvez le rappel que vous souhaitez annuler et cliquez dessus. 

  6. Cliquez sur l’icône de suppression (corbeille).

    cancel_reminder

Remarque :

Les destinataires ont l’autorisation de mettre fin aux rappels depuis l’e-mail de rappel. Cette fonctionnalité est obligatoire et ne peut pas être supprimée.

 

Rappels et API REST

L’API REST v6 permet un accès direct aux objets de rappel via quatre opérations :

  • POST /accords/{agreementId}/rappels - crée un rappel pour les participants spécifiés d’un accord identifié par « agreementId » dans le chemin d’accès.
  • GET /accords/{agreementId}/rappels - recherche les rappels d’un accord, identifié par « agreementId » dans le chemin d’accès.
  • GET /accords/{agreementId}/rappels/{reminderId} - recherche un rappel spécifique associé à un accord.
  • PUT /accords/{agreementId}/rappels/{reminderId} - met à jour un rappel existant pour un accord.

 

Liste d'activité/Rapport d’audit

Les rappels ne sont pas consignés dans la liste Activité, ni dans le rapport d’audit de l’accord.

L’historique et le rapport d’audit sont conçus pour enregistrer les moments marquants du processus de signature du document. Ces moments comprennent la première notification à un destinataire (Merci de signer), mais pas les demandes répétées de signature pour un même destinataire (rappels).

Un historique des rappels peut être obtenu grâce à l’API (disponible pour les clients de niveau Entreprise).


Création de modèles de courrier électronique personnalisés

Les clients de la version Entreprise ont la possibilité de créer un modèle d’e-mail entièrement personnalisé pour leurs rappels. 

Si des modèles d’e-mail personnalisés vous intéressent reportez-vous à ce guide.


Points à prendre en compte

  • La durée de vie des rappels cycliques :
    • Les rappels quotidiens expirent après 30 jours
    • Tous les autres rappels cycliques expirent après 60 jours
  • Rappels ponctuels
    • Ne se déclenchent qu’une seule fois
    • Ils peuvent être configurés pour envoyer un rappel aux participants ayant déjà terminé leur action sur l’accord.
    • Ils peuvent être configurés une fois l’accord terminé ou archivé.
      • Les rappels ne peuvent pas être configurés pour les accords ayant été annulés, refusés, ou ayant expiré.
  • Les rappels se déclenchent à l’heure où l’e-mail d’origine « Merci de signer » a été envoyé.
    • Dans un flux de travail à plusieurs destinataires, lorsqu’un destinataire termine son action et déclenche la notification du destinataire suivant, le compte à rebours du rappel est réinitialisé à partir de l’heure d’envoi de la notification.
    • Remplacer le signataire actuel depuis la page Gérer ne rétablit pas l’heure de rappel.
  • Les destinataires disposent d’un droit d’annulation de rappel. En aucun cas ce droit ne peut leur être refusé.
  • Les dates d’expiration peuvent être modifiées sur la page Gérer une fois l’accord envoyé.
  • Les dates d’expiration peuvent être configurées pour être ignorées pour les destinataires internes.