W czwartym kwartale 2017 roku klasyczne strony wysyłania i tworzenia przestaną być wspierane i zostaną wycofane z systemu Adobe Sign.
W związku z tą zmianą integracje bazujące na osadzaniu stron wysyłania i tworzenia muszą zostać dostosowane do nowej funkcji. Integracje te obejmują m.in. standardowe pakiety Adobe Sign, takie jak Adobe Sign dla MS Dynamics, a także niestandardowe rozwiązania API utworzone do specjalnego użytku.
Zmiana osadzonej strony spowoduje coś więcej, niż tylko zmianę procesu wysyłania i tworzenia. Uruchomionych zostanie kilka nowych funkcji dla użytkowników, a starsze technologie zostaną zastąpione lepszymi rozwiązaniami.
Wprowadzenie nowej funkcji wysyłania/tworzenia jako standardu jest zaplanowane na drugi kwartał 2017 roku, a nowe konta nie będą już mogły wyświetlać klasycznych stron. Przewidujemy, że w czwartym kwartale 2017 roku wszyscy klienci będą korzystali z nowej wersji, a strony klasyczne zostaną całkowicie wycofane.
Strona wysyłania
Strona wysyłania jest podstawową stroną usługi Adobe Sign, a jej aktualizacja do nowej wersji wprowadzi istotne zmiany pod względem funkcjonalności oraz, potencjalnie, procesów.
Z jednym wyjątkiem użytkownicy mogą wykonywać te same czynności, co w widoku klasycznym. Dostępne są jednak dodatkowe opcje, które mogą, lecz nie muszą, zostać włączone przez administratora konta.
Zauważalnym wyjątkiem jest fakt, że obieg pracy z podpisami pisemnymi (zastępujący klasyczny obieg z faksem) nie będzie umożliwiał nadawcy bezpośredniego wysyłania na numer telefonu.
Wygląd i działanie
Największą zmianą z perspektywy nadawców będzie ogólny wygląd i działanie nowej strony. Choć na nowej stronie są dostępne wszystkie klasyczne funkcje, sama dostępność nowego pola wizualnego do skanowania spowoduje zwolnienie tempa i skupienie się na procesie.
Ogólny układ strony jest jednak taki sam, co złagodzi efekt nowości. Użytkownicy zauważą, że wysyłanie umowy jest praktycznie niezmienione (mimo nowych funkcji) i szybko się przyzwyczajają.
Poniżej znajduje się porównanie obu wyglądów. Choć obrazy są zbyt małe, aby dostrzec szczegóły, można zauważyć, że struktura jest właściwie taka sama.
W celu lepszego poznania drobnych różnic strony podzielono na cztery części funkcyjne:
- Odbiorcy
- Wiadomość
- Pliki
- Opcje
Zmiany w części odbiorcy
Najwyższa część strony wysyłania określa cykl podpisu lub listę odbiorców oraz sposoby ich interakcji z umową. Poniżej widać stronę klasyczną (na górze) i nową (na dole).
Zmiana domyślnego obiegu pracy określa, czy podstawowy obieg podpisywania jest sekwencyjny (realizowany w ustalonej kolejności), czy równoległy (realizowany w dowolnej kolejności).
Opcja została przeniesiona na górę listy odbiorców, tekst identyfikujący opcje został poprawiony, a graficzny przełącznik ułatwia rozpoznanie, która opcja jest wybrana.
Pod względem funkcjonalnym ustawienie nie uległo zmianie.
Gdy obieg podpisywania jest sekwencyjny, wskaźnik sygnatariusza jest umieszczony po lewej stronie jego roli.
Po zmianie obiegu podpisywania na równoległy wskaźnik sygnatariusza jest usuwany, ponieważ wszyscy sygnatariusze otrzymują dostęp do dokumentu w tym samym czasie.
Opcja „Muszę złożyć podpis” umożliwia nadawcy dodanie do umowy siebie jako odbiorcy na pozycji pierwszego lub ostatniego sygnatariusza.
Nazwę opcji zmieniono na „Dodaj mnie” i przeniesiono z obszaru pod listą odbiorców do prawej górnej części grupy odbiorców.
Łącze Dodaj mnie wstawia nadawcę do grupy odbiorców na dowolną pozycję, nie tylko jako pierwszego lub ostatniego sygnatariusza.
Dodatkowe funkcje w części odbiorców
Nowa strona wysyłania obsługuje dodatkową rolę odbiorcy — osobę delegującą.
Rola ta umożliwia sygnatariuszowi tworzenie umów, gdy ostateczny sygnatariusz lub osoba zatwierdzająca nie jest znana. Zostaje wyznaczona osoba delegująca, która ostatecznie przekazuje umowę do odbiorcy końcowego.
Administrator konta może włączyć rolę osoby delegującej, wybierając kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Dozwolone role odbiorcy
Poprzednia metoda uwierzytelniania grupowała odbiorców na wewnętrznych i zewnętrznych oraz stosowała uwierzytelnianie zgodnie z całą grupą.
Aplikacja wciąż umożliwia administratorowi konta ustawienie domyślnych metod uwierzytelniania dla odbiorców wewnętrznych i zewnętrznych.
Administratorzy mogą teraz umożliwić wysyłającym modyfikację domyślnej metody uwierzytelniania zgodnie z listą włączonych metod na podstawie odbiorcy.
Administratorzy kont mogą skonfigurować domyślne metody uwierzytelniania i włączyć regulacje nadawcy, wybierając kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Metody weryfikacji tożsamości
W procesie podpisywania nadawcy mogą tworzyć unikalne wiadomości dla poszczególnych odbiorców przed wysłaniem dokumentów do podpisania lub zatwierdzenia. Jeśli prywatne wiadomości są włączone, nadawcy mogą kliknąć przycisk Dodaj wiadomość prywatną.
Odbiorcy mogą wprowadzić prywatną wiadomość w oknie dialogowym Wiadomość prywatna.
Wiadomość prywatna jest dołączana do wiadomości ogólnej w prośbie o podpisanie wysyłanej do odbiorcy.
Opcjonalnie prywatną wiadomość można wyświetlić w ramach funkcji podpisywania.
Możliwość tworzenia prywatnych wiadomości jest domyślnie wyłączona.
Administratorzy konta mogą ją włączyć, wybierając kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Wiadomości prywatne do odbiorców
Czytanie prywatnych wiadomości z poziomu funkcji podpisywania jest domyślnie włączone dla odbiorców po włączeniu funkcji.
Administratorzy kont mogą wyłączyć funkcję, wybierając kolejno Konto > Ustawienia konta > Ustawienia dodatkowe
Grupa odbiorców umożliwia wielu członkom zespołu podpisywanie lub zatwierdzanie w imieniu całej grupy. Dodaj „grupę odbiorców” jako pojedynczy krok podpisywania, a następnie dodaj wielu odbiorców do tej grupy.
Dowolny odbiorca wymieniony na liście może występować w imieniu całej grupy, dzięki czemu transakcje nie są wstrzymywane z powodu oczekiwania tylko na jedną osobę. Grupy odbiorców można zdefiniować jako sygnatariuszy lub osoby zatwierdzające, a metody uwierzytelniania można w zależności od potrzeb indywidualnie przydzielać dla każdego członka grupy.
Funkcja grup odbiorców jest automatycznie włączona dla kont Adobe Sign — Enterprise.
Hybrydowe obiegi pracy umożliwiają uwzględnienie jednego lub więcej etapów podpisywania przez równorzędnych sygnatariuszy w przypadku obiegów sekwencyjnych.
Na poniższym obrazku widać, że etap podpisywania nr 2 obejmuje trzech odbiorców.
Wszyscy trzej odbiorcy zostaną powiadomieni w tym samym czasie, gdy pierwszy odbiorca złożyć swój podpis. Wszyscy trzej muszą złożyć podpis przed przejściem do trzeciego etapu podpisywania.
Administratorzy konta mogą włączyć/wyłączyć hybrydowe obiegi pracy, wybierając kolejno: Konto > Ustawienia konta > Ustawienia wysyłania > Kolejność podpisywania
Zmiany w sekcji Wiadomość
Sekcja Wiadomość służy do określenia nazwy umowy. Znajduje się tutaj także wiadomość ogólna (do wszystkich odbiorców).
Poniżej przedstawiono klasyczną sekcję wiadomości (po lewej) i nowy wygląd (po prawej).
Narzędzie wyboru języka odbiorcy określa język używany w korespondencji e-mail i instrukcjach ekranowych wyświetlanych w cyklu podpisywania.
Nazwa listy języków została zmieniona z „Język” na „Język odbiorców”, co lepiej oddaje jej funkcję.
W nowej wersji lista rozwijana została przeniesiona z sekcji Wiadomość do sekcji Opcje.
Pod względem funkcjonalnym ustawienie nie uległo zmianie.
Narzędzie wyboru szablonu wiadomości zostało przeniesione i zmodyfikowane.
W klasycznym układzie nazwa domyślnie stosowanego szablonu była wstawiana jako tekst obok etykiety wiadomości razem z łączem „zmień”, które pozwalało nadawcom na wybór innego szablonu.
Na nowej stronie wysyłania narzędzie wyboru szablonu zostało przeniesione do prawej górnej części sekcji Wiadomość, a tekst został zmieniony na statyczną wartość „Szablon wiadomości”.
W nowej funkcji wysyłania narzędzie wyboru szablonu wiadomości zostało ulepszone i po najechaniu kursorem na nazwę szablonu jego tekst pojawia się po prawej stronie.
Zmiany w sekcji Pliki
W sekcji Pliki znajdują się pliki dokumentów dołączonych do umowy.
Aplikacja Adobe Sign pozwala na załączanie plików metodą „przeciągnij i upuść” oraz udostępnia bibliotekę plików, a także umożliwia przekazywanie plików z lokalnych systemów nadawców, usług Box, Dropbox i innych.
Poniżej przedstawiono klasyczną sekcję plików po (na górze) i nowy wygląd po (na dole). Obie zawierają ramkę z rozszerzonymi opcjami po prawej stronie aktywnego łącza.
Wszystkie aktywne opcje przesyłania/załączania zostały przeniesione z głównej strony wysyłania do wyskakującego okna (pojawiającego się po kliknięciu łącza Dodaj pliki).
- Zewnętrzne źródła plików (Box, Dysk Google itd.) łączą bezpośrednio z dostawcą usług, a więc nadawcy muszą potwierdzić swoją tożsamość dla tej usługi.
- Aplikacja Evernote nie jest obsługiwana w nowej wersji.
Opcja „Wyświetl pogląd i dodaj pola podpisu” pozwala przesłać załączone pliki do środowiska tworzenia, w którym można dodać i edytować pola podpisu i formularza.
Opis opcji zmienił się z „Wyświetl/ustaw podpisy i pola formularza” na „Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu”.
Opcja została przeniesiona z dolnej środkowej części klasycznej strony do lewego dolnego narożnika w nowej wersji.
Działanie opcji nie uległo zmianie.
Zmiany w sekcji Opcje
Sekcja Opcje znajduje się po prawej stronie sekcji Wiadomość i Pliki.
Ta sekcja różni się w wyglądzie na poszczególnych kontach w zależności od opcji, które administrator konta wybrał dla konfiguracji nadawcy.
Wszystkie opcje są przedstawione na poniższych obrazkach, przy czym strona klasyczna znajduje się po lewej, a strona nowa po prawej.
Termin sfinalizowania został przeniesiony z górnej części panelu opcji do części pod ustawieniami hasła.
Powiązany tekst zmienił się z „Ustaw datę wygaśnięcia dla tego dokumentu” na „Termin sfinalizowania”.
Pod względem funkcjonalnym ustawienie nie uległo zmianie.
Funkcja ochrony hasłem została przeniesiona do górnej części sekcji Opcje, a powiązany z nią tekst został zmieniony z „Ustaw hasło, aby otworzyć podpisany plik PDF” na „Ochrona hasłem”.
Funkcja została także ulepszona, aby umożliwić nadawcy wyświetlanie hasła i zapewnić jego bezproblemowe wpisanie.
Jeśli hasła nie są zgodne, drugie pole zabarwia się na czerwono, aby wskazać nieprawidłowe hasło.
Podpis pisemny zmienił się znacznie w porównaniu z funkcją Podpis faksu.
Dla nadawców wprowadzono dwie znaczące zmiany:
- Nadawca może wprowadzać wstępnie wypełnione pola, jeśli dokument akceptuje wstępnie wypełnioną zawartość.
- W sekcji odbiorców nie można już używać numerów telefonów zamiast adresów e-mail.
Sygnatariusze skorzystają na znacznych usprawnieniach, które obejmują wykorzystanie procesu podpisów elektronicznych i zapewniają lepszą jakość dokumentów.
Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat nowego rodzaju podpisu pisemnego
Dodatkowe funkcje w części Opcje
Przypomnienia zostały przeniesione ze strony po wysłaniu i dodane do sekcji Opcje, co pozwala nadawcom na skonfigurowanie całej umowy na stronie wysyłania.
Pole Język odbiorców nie jest nową funkcją, ale zostało umieszczone w nowym miejscu w sekcji Opcje.
Jest to ta sama funkcja, która został przeniesiona z sekcji Wiadomość klasycznego układu strony.
Środowisko tworzenia
Środowisko tworzenia jest centralną częścią biblioteki dokumentów tworzonych przez użytkowników. Nowe środowisko zapewnia twórcom szablonów usprawniony układ stosowania pól i zarządzania nimi, a także dostęp do narzędzi przydatnych w tworzeniu dopracowanego dokumentu końcowego.
Wygląd i działanie
Zmiany w środowisku tworzenia są przede wszystkim kosmetyczne, a narzędzia zostały przeniesione w miejsce zapewniające lepszy dostęp.
Warto zauważyć, że środowisko tworzenia ma dwa interfejsy zarówno w wersji klasycznej, jak i w nowej:
- Interfejs doraźny
- Uruchamiany z poziomu
- strony wysyłania , gdy zaznaczone jest pole Wyświetl/ustaw podpisy lub dodaj pola formularza
- strony zarządzania przez kliknięcie łącza edycji umowy ze statusem roboczym
- Uczestnicy są identyfikowani na podstawie adresów e-mail (zaimportowanych ze strony wysyłania)
- Właściwości szablonów są stałe i nie można ich dostosowywać
- Uruchamiany z poziomu
- Interfejs tworzenia szablonów
- Uruchamianie z poziomu:
- strony pulpitu przez kliknięcie łącza Dodaj szablon do biblioteki
- strony zarządzania przez kliknięcie łącza edycji szablonu biblioteki
- Uczestnicy są określeni jako „Uczestnik 1” do „Uczestnik N”
- Właściwości szablonu są wyświetlane — nazwę szablonu i jego przydział można edytować
- Uruchamianie z poziomu:
Poniżej przedstawiono obok siebie dwa środowiska z układem klasycznym po lewej stronie:
Zmiany układu stron
Sekcja pól zawiera wszystkie pola, które można utworzyć na dokumencie. Większość z nich ma specjalne przeznaczenie, na przykład pola podpisu, imienia i nazwiska sygnatariusza i hiperłącza. Pola ogólne znajdują się w sekcji pól danych i obejmują pole tekstowe.
Sekcja pól została przeniesiona z górnej części ekranu, aby zapewnić więcej przestrzeni roboczej na formularzu, i umieszczona po prawej.
Funkcje pól nie zostały zmienione.
Istnieją trzy narzędzia pól rozmieszczone wzdłuż górnej części strony:
- Przyciągnij do wyrównania — dostępne są cztery opcje przyciągnięcia po każdej ze stron pola nawigującego
- Przyciągnij do rozmiaru — dostępne są trzy narzędzia przyciągnięcia do szerokości, wysokości lub obu wymiarów pola nawigującego
- Nawiguj do pola — zawiera alfabetyczną listę wszystkich pól i przenosi kursor do dowolnego wskazanego pola
Pole są wyświetlane na stałe w odróżnieniu od sekcji rozwijanej ukrytej pod przyciskiem.
Działanie tych narzędzi nie uległo zmianie
Szablon pola pozwala nadawcy na zastosowanie nakładki pola formularza na przesłanym dokumencie.
Funkcja powoduje wyświetlenie pola w tle z prośbą o wybór szablonu, które następnie znika, zamiast umieszczania nakładki na sekcji pól.
Funkcje narzędzia wyboru szablonu pozostają niezmienione.
Funkcja powiększania umożliwia przybliżenie i oddalenie dokumentu w oknie aplikacji Adobe Sign.
Funkcja została zmieniona ze skali plus-minus w górnej części okna na ikony plusa i minusa na dole strony.
Działanie funkcji pozostaje bez zmian.
Wybór stron umożliwia użytkownikom wybranie dowolnej strony i przeniesienie jej do widocznego obszaru.
Funkcja została zmieniona z miniatur wyświetlanych po lewej stronie ekranu na bardziej wyodrębnione elementy sterowania na dole strony. Nadawca może zmieniać strony, skorzystać ze strzałek lub wprowadzić numer strony i przejść bezpośrednio do niej.
Łącze zerowania pól usuwa formę wszystkich pól podczas sesji tworzenia. Pola będące częścią dokumentu przed otwarciem szablonu w funkcji tworzenia pozostaną nietknięte lub przywrócone, jeśli zostały usunięte.
Przycisk Wyślij kończy proces tworzenia i przesyła umowę do pierwszego odbiorcy.
Oba obiekty zostały przeniesione z prawej górnej części ekranu do części prawej dolnej.
Funkcje obu przycisków pozostają niezmienione.
Kiedy przesyłany jest nowy dokument zawierający znaczniki tekstowe lub pola programu Acrobat, usługa Adobe Sign wykonuje weryfikację wszystkich właściwości pól pod kątem błędów (nieprawidłowych rozmiarów czcionek, cyklicznych wyrażeń obliczeniowych itp.). Po znalezieniu błędu zostanie wyświetlony komunikat informujący o liczbie błędów wraz z ikonami nawigacyjnymi, aby ułatwić przechodzenie między polami zawierającymi błędy.
Poniżej znajduje się przykład pola formularza z regułą walidacji wyszukującą numer ubezpieczenia społecznego, ale jako wartość domyślna został wprowadzony tekst.
Kliknięcie przycisku „Następny błąd” po prawej stronie powoduje otwarcie następnego pola zawierającego błąd wraz z wyraźną informacją dotyczącą błędu walidacji wyświetlaną nad polem.
Zmiany interfejsu tworzenia szablonu
Właściwości szablonu umożliwiają zmianę nazwy szablonu, określenie rodzaju zapisywanego szablonu (dokument lub pola formularza) oraz sposobu udostępniania dokumentu (użytek osobisty, użytek grupowy lub użytek dla całego konta).
Łącze dostępowe do właściwości szablonu zostało przeniesione z górnej części strony i umieszczone w bardziej widocznym miejscu po prawej stronie nad polami formularza.
Funkcje ustawień grupy we właściwościach szablonu są takie same.
Rozwijana lista odbiorców zawiera różnych uczestników umowy. W interfejsie tworzenia szablonu odbiorcy są określani jako „Uczestnik 1” do „Uczestnik N”.
W interfejsie doraźnym odbiorcy umowy są już określeni, a adres e-mail każdego odbiorcy jest wprowadzony zamiast elementów zastępczych „Uczestnik”.
W obu przypadkach lista uczestników stanowi narzędzie do sprawdzania, które pola zostały przypisane do którego odbiorcy. Wybór któregoś z uczestników z listy powoduje podświetlenie przypisanych do niego pól i wyszarzenie pozostałych.
Ponadto listy uczestników można używać podczas rozmieszczania pól w celu określenia osoby, do której pole ma być przypisane. Wybór uczestnika 2 i dodanie dowolnej liczby pól powoduje ich automatyczne przypisanie do uczestnika 2.
W wersji klasycznej pole nosiło nazwę „Wybierz uczestników”. Została ona zmieniona na „Odbiorcy”.
Rozwijane pole zostało przeniesione z lewej górnej części okna do obszaru po prawej stronie nad polami formularza.
Pod względem funkcjonalnym lista uczestników nie uległa zmianie.
Zmiany w interfejsie doraźnym
Nadawcy mogą teraz tworzyć szablony podczas procesu wysyłania, a następnie zapisywać je w bibliotece. Można zapisać każdy rodzaj szablonu. Są one w pełni edytowalne z poziomu karty Zarządzaj.
Zaloguj się na swoje konto