Adobe Sign, czyli rozwiązanie Adobe Document Cloud, to znajdująca się w chmurze usługa podpisów elektronicznych klasy biznesowej umożliwiająca zastępowanie procesów podpisywania wykorzystujących papier i atrament, która zapewnia w pełni zautomatyzowane elektroniczne obiegi pracy związane ze składaniem podpisów. Dzięki nim można w łatwy sposób wysyłać, podpisywać i śledzić dokumenty oraz zarządzać procesem składania podpisów za pomocą przeglądarki internetowej lub urządzenia mobilnego. Można również skorzystać z integracji pod klucz oraz interfejsów API w celu uwzględnienia obiegów pracy podpisów elektronicznych w aplikacjach przedsiębiorstwa oraz systemach zarządzania danymi.

Osiemdziesiąt procent firm nadal wykorzystuje procesy papierowe, które są powolne, podatne na błędy oraz fragmentaryczne. Aby wykonać zadanie, pracownicy spędzają niezliczone godziny na poszukiwaniu potwierdzeń i tradycyjnych podpisów, a następnie drukowaniu dokumentów, ich skanowaniu i wysyłaniu faksem lub pocztą e-mail. Spowodowane tym opóźnienia irytują klientów, partnerów biznesowych i samych pracowników, co w efekcie źle wpływa na markę firmy.  Adobe Sign pomaga firmom odejść od procesów dokonywanych na papierze, umożliwiając stworzenie całkowicie cyfrowych obiegów pracy z wykorzystaniem godnych zaufania i zgodnych z prawem podpisów elektronicznych. Dzięki usłudze Adobe Sign pracownicy i organizacje mogą:

• Uzyskiwać podpisy w ciągu kilku minut, a nie dni — pracownicy mogą w łatwy sposób uzyskiwać podpisy od innych osób, podpisywać dokumenty oraz śledzić cały proces i zarządzać nim elektronicznie.
• Pracować z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu — aby podpisać dokumenty, sygnatariusze klikają łącze z dowolnego miejsca, w dowolnej chwili, korzystając z przeglądarki internetowej lub urządzenia mobilnego. Nie trzeba tworzyć kont ani pobierać żadnych materiałów.
• Korzystać ze swoich systemów i procesów — możliwa jest integracja Adobe Sign z używanymi systemami i aplikacjami. Nic nie ulegnie zmianie z wyjątkiem szybkości obiegów pracy i łatwości zbierania podpisów.
• Być pewni legalności, bezpieczeństwa i zgodności z przepisami — Adobe Sign zapewnia najwyższy poziom zabezpieczeń, dostępności i zgodności z przepisami. Jesteśmy godnym zaufania światowym liderem w dziedzinie bezpiecznych dokumentów cyfrowych i wyjątkowych procesów cyfrowych.

Adobe Sign to usługa oparta na chmurze, dlatego istnieje wiele sposobów, aby pracować z jej użyciem. Wszystkie plany zakupowe Adobe Sign pozwalają pracować w przeglądarce internetowej lub aplikacji mobilnej oraz umożliwiają wysyłanie, podpisywanie i śledzenie procesów składania podpisów, a także zarządzanie nimi. Adobe Sign można również używać w ramach innych aplikacji. Indywidualni użytkownicy mogą wysyłać dokumenty do podpisu i wykonywać inne zadania, pracując w popularnych biznesowych aplikacjach biurowych, takich jak Microsoft Office 365 Word i PowerPoint, a także Box, Dropbox i Dysk Google. Ponadto Adobe Sign umożliwia firmom używanie integracji pod klucz i interfejsów API w celu dodania obiegów pracy podpisów elektronicznych do aplikacji przedsiębiorstw i systemów zarządzania danymi, takich jak Microsoft SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, Workday, Ariba, Apptus itd.

Podpis elektroniczny lub e-podpis jest legalnym sposobem uzyskiwania zgody lub zatwierdzania dokumentów elektronicznych lub formularzy. Jedna z najpopularniejszych definicji opisuje podpis elektroniczny w następujący sposób: „elektroniczny dźwięk, symbol lub proces połączony lub logicznie powiązany z dokumentem (...) przyjęty przez osobę z zamiarem podpisania tego dokumentu”.

Podpisy elektroniczne są:

1. Zgodne z prawem — podpisy elektroniczne są prawnie wiążące w większości uprzemysłowionych krajów, a nawet kraje rozwijające się zaczynają wprowadzać prawa regulujące zagadnienie podpisów elektronicznych. W 2000 r. w Stanach Zjednoczonych przyjęto Ustawę o podpisach elektronicznych w obrocie krajowym i globalnym (ESIGN Act) nadającą moc prawną podpisom elektronicznym stosowanym w praktycznie wszystkich dziedzinach. W Unii Europejskiej rozporządzenie dotyczące elektronicznej identyfikacji i usług zaufania (eIDAS) weszło w życie w lipcu 2016 r. Pozostałe kraje również przyjęły podobne regulacje prawne. Więcej informacji na temat praw dotyczących podpisów można znaleźć w globalnym przewodniku po prawie podpisów elektronicznych wyjaśniającym przepisy w poszczególnych krajach.
2. Sprawdzone — Adobe Sign jest według Salesforce AppExchange najwyżej ocenianą aplikacją do składania podpisów elektronicznych od 2006 r. Wiele firm z listy Fortune 500 i agencji rządowych oraz dziesiątki tysięcy małych i średnich przedsiębiorstw stosuje usługi Adobe Sign podczas przetwarzania kilkudziesięciu milionów umów zawieranych każdego roku. Poznaj klientów korzystających z usługi Adobe Sign.
3. Bezpieczne — podpisy elektroniczne są bardziej bezpiecznie niż ręczne podpisy przesyłane faksem. Rozwiązanie Adobe Sign oferujące usługi w zakresie podpisów elektronicznych kieruje całym procesem, który obejmuje m.in.: wysyłanie dokumentów, zarządzanie podpisami lub zgodami, tworzenie powiadomień i przechowywanie podpisanych dokumentów w bezpiecznym środowisku. Ponadto końcowy dokument ma certyfikat z widocznym zabezpieczeniem przed manipulacją. Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź Centrum zaufania.
4. Możliwe do skontrolowania — proces gromadzenia podpisów elektronicznych od wielu podmiotów można w pełni śledzić w celu zapewnienia zgodności. Usługa Adobe Sign umożliwia prowadzenie szczegółowego rejestru kontrolnego, w którym zapisywane są wszystkie zdarzenia i działania podejmowane przez osoby, które uczestniczyły w transakcji.
5. Weryfikowalne — procesy podpisów elektronicznych mogą wykorzystywać wiele metod uwierzytelniania tożsamości sygnatariuszy. Typowe procesy „e-podpisów” polegają na wysłaniu dokumentu do podpisu na określony adres e-mail i wykorzystaniu dostępu odbiorcy do konta e-mail jako podstawowej formy uwierzytelniania. W celu zwiększenia bezpieczeństwa wiele firm polega na dodatkowych krokach uwierzytelniania (uwierzytelnianie wieloczynnikowe) mających zagwarantować tożsamość osób podpisujących ważne dokumenty. Przykłady obejmują uwierzytelnianie telefoniczne, hasła jednorazowe i identyfikatory w sieciach społecznościowych (na przykład Google), weryfikację za pomocą dokumentu tożsamości, uwierzytelnianie oparte na wiedzy (Knowledge-Based Authentication), które
   wymaga, aby osoby podpisujące udowodniły swoją tożsamość, odpowiadając na unikatowe dla nich pytania. Inną formą uwierzytelniania jest tak zwany „podpis cyfrowy”, który wymaga podpisania dokumentu przy użyciu cyfrowego identyfikatora opartego na certyfikacie. Każdy podpis jest szyfrowany i powiązany z dokumentem. Tożsamość autora podpisu oraz spójność podpisanego dokumentu można zweryfikować za pomocą zaufanego, zewnętrznego urzędu certyfikacji.

Podpisy elektroniczne są bezpieczniejsze niż podpisy na papierze, a także pozwalają szybciej i taniej wykonać zadanie. Podpisy elektroniczne:

1. Mają zastosowanie do całego dokumentu — jeżeli umowa papierowa składa się z co najmniej dwóch stron, a podpis jest umieszczony tylko na jednej stronie, niepodpisane strony mogłyby zostać zmienione bez niczyjej wiedzy. Dzięki Adobe Sign przed dostarczeniem wszystkim stronom ostatecznej, podpisanej wersji dokumentu PDF stosowane jest wiązanie kryptograficzne, co pozwala utworzyć certyfikowany dokument z zabezpieczeniem przed manipulacją. Jeśli jakieś informacje zmienią się na jakiejkolwiek stronie, programy Adobe Acrobat i Acrobat Reader wyświetlają powiadomienie, że certyfikat dokumentu nie jest już ważny.
2. Mogą być skutecznie śledzone i zarządzane — procesy składania podpisu elektronicznego realizowane przez usługi Adobe Sign zapewniają pełny wgląd w proces podpisywania, co pozwala śledzić status dokumentu w czasie rzeczywistym, otrzymywać powiadomienia o podpisaniu dokumentów i wysyłać przypomnienia w razie potrzeby.
3. Nie mogą być powielane za pomocą kopiarki ani skanera — zbyt łatwo jest podrobić podpis na papierze, kopiując, skanując lub obrysowując go za pomocą długopisu. Dzięki usłudze Adobe Sign podpis jest powiązany z konkretnym egzemplarzem dokumentu i śledzony w ramach wieloetapowego procesu podpisywania.
4. Nie mogą być opatrzone datą wcześniejszą — w przypadku podpisów na papierze osoby podpisujące mogą swobodnie wprowadzić dowolną datę lub czas, co sprawia, że jedna ze stron uzyskuje możliwość zmiany „aktywnej” daty złożenia podpisu bez powiadomienia pozostałych stron. Dzięki usłudze Adobe Sign czas jest zarządzany centralnie przez usługę hostowaną i użycie daty wcześniejszej nie jest dozwolone.
5. Są znacznie łatwiejsze do uwierzytelnienia — uwierzytelnienie podpisu na papierze wymaga uzyskania kolejnego podpisu odręcznego od tej samej osoby na potrzeby ekspertyzy sądowej. Jeżeli dodatkowe wzory podpisu nie są dostępne, nie można udowodnić autentyczności. Dzięki usłudze Adobe Sign można zastosować wiele metod uwierzytelnienia, aby potwierdzić tożsamość osób podpisujących dokumenty.
   
6. Są tak samo ważne, jakby były złożone u notariusza, ale z pominięciem tej formalności — podpisy na papierze można uczynić bardziej bezpiecznymi, jeżeli są składane w obecności zaufanej strony trzeciej, np. notariusza, jednak ceremonia podpisywania w obecności takiej osoby zwiększa koszty i opóźnia proces złożenia podpisu.
7. Zmniejszają koszty i problemy związane z długim okresem przechowywania — przechowywanie dokumentów elektronicznych jest mniej kosztowne niż wynajmowanie powierzchni użytkowej na szafki archiwizujące dokumenty papierowe. Jeżeli konieczne jest wyszukanie dokumentów, zadanie to można wykonać za pomocą prostych poleceń wyszukiwania. Ponadto dokumenty można błyskawicznie wysłać do strony proszącej o nie, bez konieczności korzystania z faksu lub poczty ekspresowej.
8. Zapobiegają zamazaniu dokumentów — dokumenty papierowe mogą ulec zamazaniu, jeśli osoby je podpisujące przekreślą tekst w dokumencie. Procesy składania podpisu elektronicznego realizowane przez usługę Adobe Sign w ramach rozwiązania chronią integralność oryginalnego dokumentu, dzięki czemu informacji nie można ukryć ani usunąć.

Mimo że te pojęcia mogą wydawać się podobne, podpis elektroniczny i podpis cyfrowy w rzeczywistości odnoszą się do dwóch różnych sposobów podpisywania dokumentów. Różnice te są związane z przepisami i wymaganiami prawnymi dotyczącymi podpisów. Podpisy cyfrowe są podzbiorem większej kategorii zwanej „podpisami elektronicznymi”. Podpisy elektroniczne mogą korzystać z wielu różnych metod uwierzytelniania sygnatariuszy, takich jak adres e-mail, identyfikator firmowy lub weryfikacja telefoniczna. Natomiast podpisy cyfrowe wykorzystują jedną określoną metodę. W przypadku podpisów cyfrowych sygnatariusze uwierzytelniają swoją tożsamość za pomocą identyfikatora opartego na certyfikacie, który zwykle wydawany jest przez zaufany urząd certyfikacyjny.

Kolejną kluczową różnicą między typowymi podpisami elektronicznymi a podpisami cyfrowymi jest rodzaj dowodu służącego do potwierdzenia podpisania dokumentu. Adobe Sign bezpiecznie zarządza całym procesem, śledząc każdy krok procesu podpisywania i zapisując informacje w rejestrze kontrolnym. Zarówno rejestr kontrolny, jak i podpisany dokument opatrzone są certyfikatem w celu zapewnienia zabezpieczenia przed manipulacją. Dodatkowo rejestr kontrolny może służyć jako dowód złożenia podpisu przez poszczególne strony. Podpisy cyfrowe dodają jeszcze jeden poziom zabezpieczeń. W przypadku podpisów cyfrowych każdy podpis zostaje zaszyfrowany i powiązany z dokumentem. Tożsamość autora podpisu oraz spójność podpisanego dokumentu można zweryfikować za pomocą zaufanego, zewnętrznego urzędu certyfikacji. Adobe Sign wykorzystuje obie metody podpisywania w ramach skalowalnego rozwiązania do obsługi podpisów. Więcej informacji znajduje się w raporcie dotyczącym podpisów elektronicznych i cyfrowych.