Udostępnianie konta innemu użytkownikowi

Domyślnym założeniem usługi Adobe Acrobat Sign jest zabezpieczanie treści/zawartości konta użytkownika przed wszystkimi innymi użytkownikami, którzy nie otrzymali wyraźnego zaproszenia do wyświetlania lub interakcji z tą zawartością.

Umowy domyślnie obejmują wszystkich odbiorców.  Dokumenty w bibliotece są jawnie udostępniane we właściwościach szablonu.

Jednakże w większości organizacji istnieją role, które wymagają nadzoru nad transakcjami bez bezpośredniego zaangażowania obserwatora lub grupy pod nadzorem agentów, którzy muszą mieć ogólny wgląd do wszystkich transakcji w swojej grupie.

Udostępnianie zawartości konta/treści przez użytkownika umożliwia użytkownikowi lub grupie użytkowników udostępnianie zawartości innemu użytkownikowi lub grupie.

Dostępne są dwa typy udostępniania zawartości przez użytkownika:

• Podstawowe – tylko widok użytkownika
  • Gdy użytkownik A udostępni zawartość swojego konta użytkownikowi X:
    • Użytkownik X może wyświetlać (i tylko wyświetlać) całą zawartość widoczną na stronie Zarządzaj należącej do użytkownika A
• Zaawansowane – widok użytkownika lub podgląd grupy z opcjonalnym modyfikowaniem i wysyłaniem
  • Gdy użytkownik A udostępni zawartość swojego konta użytkownikowi X:
    • Użytkownik X może wyświetlić całą zawartość na stronie Zarządzaj należącej do użytkownika A
    • Użytkownik X może modyfikować umowę, która jest w toku (jeśli jest włączone)
    • Użytkownik X może wysłać umowę w imieniu użytkownika (jeśli jest włączone)
      • Użytkownik X jest zapisywany w historii i dzienniku inspekcji jako osoba wysyłająca umowę w imieniu użytkownika A
      • Umowa jest własnością użytkownika A i to on nią zarządza
  • Grupowe udostępnianie jest włączone
    • Gdy użytkownik A udostępni swoją zawartość grupie N:
      • Wszyscy członkowie grupy N mogą wyświetlić całą zawartość na stronie Zarządzaj należącej do użytkownika A
      • Wszyscy członkowie grupy N posiadają nadane przez użytkownika A uprawnienia do wysyłania i/lub modyfikowania udostępnionej zawartości
    • Gdy grupa N jest udostępniana użytkownikowi A:
      • Użytkownik A ma podgląd całej zawartości należącej do wszystkich użytkowników w grupie
      • Użytkownik A ma uprawnienia do wysyłania i/lub modyfikowania umów (zgodnie z konfiguracją) dla wszystkich członków grupy N

Udostępnianie zaawansowane jest obecnie dostępne tylko dla kont na poziomie Enterprise. Administratorzy, którzy chcą włączyć udostępnianie zaawansowane, powinni skontaktować się z menedżerem ds. sukcesów klienta w celu przekonwertowania konta.

Dostępność

Udostępnianie podstawowe jest dostępne dla wszystkich pakietów Small Business, Business i Enterprise.

• Udostępnianie podstawowe ma limit 100 kont „udostępnionych innym” i 100 kont „udostępnionych mnie”

Udostępnianie zaawansowane jest dostępne tylko dla klientów korporacyjnych.

• Udostępnianie zaawansowane ma domyślnie ustawioną wartość 500 kont, które można „udostępnić innym”, oraz 500 kont, które mogą zostać „udostępnione mnie”
  • Jeśli potrzeba więcej niż 500 udostępnień w którąkolwiek ze stron, należy skontaktować się z menedżerem ds. sukcesów

Program Acrobat Pro dla zespołów i wszystkie plany pojedynczych użytkowników nie obsługują udostępniania konta użytkownika.

• Program Acrobat Pro dla zespołów i kont pojedynczych użytkowników mogą udostępniać tylko poszczególne obiekty ze strony Zarządzaj.

Interfejs użytkownika

Udostępnianie podstawowe

Użytkownicy korzystający z podstawowego modelu udostępniania mogą tworzyć, przeglądać i anulować swoje udostępnienia w sekcji Preferencje osobiste. Wszyscy użytkownicy (w tym administratorzy) mają takie same możliwości.

Istnieją dwie dedykowane strony: jedna dla udostępnień przychodzących (Wyświetl inne konta) i druga dla udostępnień wychodzących (Udostępnij moje konto):

Użytkownicy proszę o udostępnienie, klikając ikonę plusa i wprowadzając adres e-mail użytkownika, któremu chcą udostępnić zawartość.

Po wystąpieniu z prośbą o udostępnienie dokument przechodzi w stan „Oczekujący” do momentu zaakceptowania lub odrzucenia zaproszenia przez wskazanego użytkownika.

Zaawansowane udostępnianie (dostępne tylko dla usług na poziomie Enterprise)

Po przekonwertowaniu konta na tryb udostępniania zaawansowanego interfejs użytkownika zmienia się z dwóch dedykowanych stron na jedną stronę z kartami o nazwie Stanu udostępniania:

Obie karty są dopasowywane do dwóch stron używanych w ramach podstawowych reguł udostępniania:

• Moje konto udostępnione > Udostępnij moje konto
• Udostępnione dla mnie > Wyświetl inne konta

Użytkownicy udostępniają treść, klikając ikonę plusa, co powoduje otwarcie wyskakującego okienka, które umożliwia użytkownikowi wprowadzenie adresu e-mail lub wybranie użytkowników lub grup użytkowników z listy obiektów bieżącego konta użytkownika i grupy.

• Strzałka po prawej stronie nazwy grupy powoduje jej rozwinięcie w celu wyświetlenia użytkowników
• Ikona plusa służy do dodawania użytkowników/grup do prośby o udostępnienie (w górnym polu wprowadzania)

Administratorzy konta mają uprawnienia do tworzenia udostępnień między użytkownikami w obrębie ich konta Acrobat Sign bez konieczności zatwierdzania.

Administratorzy grupy mają uprawnienia do tworzenia udostępnień między użytkownikami w obrębie ich grupy bez konieczności zatwierdzania.

Administratorzy grupy, którzy podejmą próbę udostępnienia zawartości użytkownikowi lub grupie spoza ich grupy, utworzą udostępnienie w trybie oczekującym.  Drugi użytkownik musi w sposób jawny zatwierdzić (zaakceptować) prośbę o udostępnienie, które ma zostać ustanowione.

• Prośby o udostępnienie grupie generują wiadomości e-mail wysyłane do administratora grupy, który akceptuje lub odrzuca oczekujące udostępnienia.

Użytkownicy inni niż administratorzy mogą poprosić o udostępnienie (na podstawie skonfigurowanych uprawnień), które pozostanie w trybie „Oczekujące”, dopóki druga strona nie zaakceptuje lub nie odrzuci prośby o udostępnienie.

Udostępnianie grupowe

Administratorzy (zgodnie z regułami zaawansowanego udostępniania) mogą udostępniać grupę, której są administratorami, oraz zarządzać udostępnieniami powiązanymi z tą grupą (w porównaniu z ich użytkownikami).

Udostępnianie grupowe działa w taki sam sposób jak udostępnianie poszczególnym użytkownikom, z tym że grupa jest większym kontenerem i dzięki udostępnieniu grupie użytkownik uzyskuje dostęp do wszystkich treści należących do wszystkich użytkowników w tej grupie.

Jeśli użytkownik zostanie usunięty z grupy, należąca do niego zawartość nie będzie już w niej widoczna.

Aby uzyskać dostęp do udostępniania na poziomie grupy jako administrator grupy:

• Zaloguj się jako administrator grupy
• Wybierz kolejno Grupa > Moja grupa użytkowników > Stan udostępniania

Administratorzy konta mogą zarządzać udostępnianiem dla wszystkich grup na koncie i mogą tworzyć udostępnienia między grupami bez konieczności akceptacji przez innych użytkowników.

Aby uzyskać dostęp do udostępniania grupowego jako administrator konta:

• Wybierz kolejno Konto > Grupy > {Wybierz grupę, którą chcesz udostępnić}

Po wczytaniu menu Grupa kliknij opcję Stan udostępniania

Dodatkowe elementy służące zarządzaniu udostępnianiem między kontami

Wyświetlanie udostępnionej zawartości

Zawartość udostępniona użytkownikowi zostanie wyświetlona na karcie Zarządzaj.

W lewym górnym rogu strony Zarządzaj, obok opcji Twoje umowy widoczna jest strzałka rozwijanej listy

• Kliknij strzałkę, aby wyświetlić listę udostępnionych użytkowników/grup
• Zaznacz użytkownika lub grupę, którą chcesz wyświetlić
• Można również wybrać opcję Wszystkie udostępnione umowy, która wyświetla całą udostępnioną zawartość

Strona zostanie odświeżona, aby wyświetlić zawartość strony Zarządzaj wybranego użytkownika lub grupy:

Zaawansowane opcje udostępniania

Elementy sterujące

Elementy sterujące administratora dotyczące udostępniania użytkowników można znaleźć w sekcji Ustawienia konta > Ustawienia zabezpieczeń > Udostępnianie konta.

• Udostępnianie można skonfigurować na poziomie konta, rozszerzając ustawienia na wszystkie grupy.
• Udostępnianie można również skonfigurować na poziomie grupy, zastępując wartości dziedziczone na poziomie konta.

Podstawowe elementy sterujące udostępnianiem informują, czy udostępnianie jest dozwolone, oraz określają metodę inicjowania udostępniania:

• Nie zezwalaj na udostępnianie konta – interfejs udostępniania konta został usunięty z interfejsu użytkownika skonfigurowanego konta lub grupy.
• Zezwalanie na żądanie udostępnienia konta – umożliwia użytkownikom skonfigurowanego konta (lub grupy) inicjowanie żądania wyświetlenia zawartości należącej do innego użytkownika.
• Zezwalaj na udostępnianie własnego konta – umożliwia użytkownikom skonfigurowanego konta (lub grupy) udostępnianie konta innemu użytkownikowi.
• Obie opcje – użytkownik może zarówno poprosić o udostępnienie, jak i zaoferować udostępnienie.

Zaawansowane udostępnianie umożliwia korzystanie z dodatkowego zestawu uprawnień:

• Konta zewnętrzne — gdy ta opcja jest włączona, użytkownicy mogą udostępniać widok zawartości swoich kont użytkownikom na innych kontach Acrobat Sign.
  • Udostępnianie do konta zewnętrznego nawiązuje relację tylko do odczytu.
• Konta wewnętrzne — gdy ta opcja jest włączona, użytkownicy mogą udostępniać zawartość swojego konta innym użytkownikom na swoim (tym samym) koncie Acrobat Sign.
  • Włączenie udostępniania kontom wewnętrznym umożliwia skorzystanie z dwóch dodatkowych opcji:
    • Wysyłanie – umożliwia stronie, której udostępniono treści, wysyłanie nowych umów w imieniu strony udostępniającej.
      • Historia i ścieżka audytu wyraźnie wskazują, że umowa została wysłana przez stronę, której udostępniono zawartość, w imieniu strony udostępniającej.
      • Umowa jest własnością strony udostępniającej i jest przez nią zarządzana, tak jakby strona udostępniająca sama ją wysyłała.
    • Modyfikowanie istniejących transakcji — umożliwia stronie, której udostępniono zawartość, modyfikowanie umów w toku.