Обзор

Данный документ предназначен для пользователей Workday и содержит инструкции по интеграции Adobe Sign с клиентом Workday. Данное руководство по установке не является полным руководством пользователя Workday.

Чтобы использовать функциональность Adobe Sign в Workday, нужно уметь создавать и изменять объекты Workday, такие как Business Process Framework (Инфраструктура рабочих процессов), Tenant Set-up and configuration (Настройка и конфигурация клиента), Reporting (Отчеты) и Workday Studio Integration (Интеграция с Workday Studio).

Ниже перечислены основные этапы интеграции:

  • Активируйте свою учетную запись администратора в Adobe Sign (только для новых заказчиков)
  • Настройте группу в Adobe Sign, к которой будет привязан пользователь или ключ интеграции Workday
  • Свяжитесь со службой поддержки Adobe Sign, включите и проверьте параметры интеграции
  • Создание ключа интеграции в Adobe Sign
  • Установите ключ интеграции на клиенте Workday

Активируйте свою учетную запись Adobe Sign

Действующие заказчики, у которых уже созданы учетные записи, могут пропустить этот этап и перейти к настройке Adobe Sign для Workday

Для новых заказчиков Adobe Sign, у которых еще нет учетных записей для входа в систему, специалист Adobe создаст учетную запись Adobe Sign для Workday. Когда учетная запись будет создана, вы получите электронное письмо с подтверждением.

Снимок экрана: приветственное письмо от Adobe Sign

Следуя инструкциям в письме, активируйте вашу учетную запись. После этого вы получите доступ к панели инструментов Adobe Sign.

Страница «Панель инструментов Adobe Sign»

Настройка Adobe Sign для Workday

Для настройки Adobe Sign для Workday необходимо создать два специализированных объекта в системе Adobe Sign:

  • Группа Workday
    Для интеграции с Workday требуется отдельная группа в учетной записи Adobe Sign. Группа Adobe Sign позволяет контролировать только совместное использование Workday и Adobe Sign. Для работы с другими системами (Salesforce.com, Arriba и т. д.) эта группа не используется.
    Например, для группы Workday можно отключить уведомления по электронной почте, чтобы пользователи Workday получали уведомления только через папку «Inbox» (Входящие) в системе Workday.

  • Аутентифицирующий пользователь, владеющий ключом интеграции
    В группе должен быть один (и только один) администратор группы.  Это привилегированный пользователь, которому принадлежит ключ интеграции. Рекомендуется использовать действующий рабочий адрес электронной почты, например HR@мойдомен.com. Указывая рабочий адрес электронной почты вместо личного, вы снижаете риск деактивации пользователя в будущем и, как следствие, риск отключения интеграции.

Создание пользователя и группы в Adobe Sign

Создание пользователя в Adobe Sign:

  • Войдите в Adobe Sign как администратор учетных записей
  • Перейдите к странице Учетная запись > Пользователи
  • Нажмите круглый значок со знаком плюс, чтобы создать нового пользователя
Снимок экрана: переход к странице для создания нового пользователя

Отображается всплывающее окно, в котором предлагается ввести данные нового пользователя:

  • Укажите рабочий адрес электронной почты, к которому у вас есть доступ
    • Этот пользователь будет владеть ключом интеграции
    • Адрес электронной почты должен быть действующим, поскольку он используется для проверки
  • Введите имя и фамилию
  • Выберите [Создать новую группу для этого пользователя] в списке Группа пользователей
  • В поле Имя новой группы введите понятное имя, например Workday
  • Нажмите Сохранить.
Панель «Создание пользователя»

Всплывающее окно исчезает, и выполняется возврат к странице Пользователи.  В списке на странице отображается новый пользователь со статусом СОЗДАН.  

Просмотр нового созданного пользователя

Статус «Создан» указывает на то, что пользователь еще не подтвердил свой адрес электронной почты.

  • Войдите в почтовый ящик нового пользователя
  • Найдите электронное письмо «Добро пожаловать в Adobe Sign»
  • Перейдите по ссылке Нажмите здесь, чтобы создать пароль
  • Создайте пароль
    • После выполнения этого действия статус пользователя в системе меняется на АКТИВНЫЙ
Снимок экрана: новый активированный пользователь

Укажите аутентифицирующего пользователя

Повышение статуса пользователя в группе Workday:

  • Перейдите к странице Пользователи (если она еще не открыта)
  • Дважды щелкните пользователя в группе Workday
    • При этом откроется страница Редактирование, где можно изменить разрешения пользователя
  • Установите флажок Пользователь является администратором группы
  • Нажмите Сохранить.
Снимок экрана: панель свойств с параметрами администратора группы

Свяжитесь со службой поддержки Adobe Sign и проверьте параметры

Чтобы включить функции интеграции, специалисты службы поддержки Adobe Sign должны настроить группу и пользователя с полномочиями администратора для среды Adobe Sign. Если вы действующий заказчик и у вас уже есть учетная запись, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами, чтобы завершить эту процедуру.

 

Новые заказчики, которым еще не назначен персональный менеджер по работе с клиентами, могут обратиться непосредственно в службу поддержки и проверить, что все параметры учетной записи настроены правильно:

  • Создайте заявку в системе поддержки Adobe Sign
  • Введите следующие данные:
    • Имя созданной группы
    • Адрес электронной почты администратора группы Workday
  • Попросите специалистов службы поддержки:
    • Проверить, что группа и пользователь правильно настроены для доступа к Workday

Создать ключ интеграции

После получения подтверждения о том, что группа и пользователь активированы правильно, у администратора группы появятся полномочия на создание маркеров доступа (ключей интеграции).

При новой установке необходимо создать ключ интеграции в Adobe Sign и ввести его в системе Workday. Этот ключ служит для проверки подлинности сред Adobe Sign и Workday, позволяет создать между ними доверенные отношения и обеспечивает обмен данными. 

Создание ключа интеграции в Adobe Sign:

  • Войдите в Adobe Sign с учетной записью администратора группы
  • Перейдите к странице Учетная запись > Персональные настройки > Маркеры доступа
  • Нажмите круглый значок со знаком плюс в правой части окна
Переход к странице «Маркеры доступа»

Загружается интерфейс Создание ключа интеграции:

Укажите понятное имя ключа (например, «Workday»).

Для ключа интеграции необходимо включить следующие элементы:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Панель «Создание ключа интеграции»
  • После настройки параметров ключа нажмите Сохранить.

 

Отображается страница Маркеры доступа с ключами, созданными в вашей учетной записи.

  • Выберите определение ключа, созданного для Workday.
    • Над определением появится ссылка Ключ интеграции.
  • Откройте ссылку Ключ интеграции.
Ссылка «Ключ интеграции»

Отображается ключ интеграции.

  • Скопируйте этот ключ и сохраните его в надежном месте. Он потребуется на следующем этапе интеграции.
  • Нажмите OK.
Ключ интеграции

Настройка клиента Workday

Установите ключ интеграции

При установке ключа интеграции на клиенте Workday создаются доверенные отношения с Adobe Sign. После создания этих отношений в любой рабочий процесс можно добавить этап Review Document (Рецензирование документа), позволяющий работать с электронными подписями.

 

Примечание. В среде Workday приложение Adobe Sign называется Adobe Document Cloud.

 

Установка ключа интеграции:

  • Войдите в Workday как администратор учетных записей.
  • В строке поиска введите Edit Tenant Setup – Business Processes (Изменить настройки клиента – рабочие процессы).

 

Откроется страница «Edit Tenant Setup - Business Processes» (Изменить настройки клиента – рабочие процессы).  На этой странице имеется четыре поля, относящиеся к интеграции с Adobe Sign:

Adobe Document Cloud Acknowledgment (Подтверждение Adobe Document Cloud) — стандартный текст подтверждения интеграции.

Adobe Document Cloud API Key (Ключ API-интерфейса Adobe Document Cloud) — путь установки ключа интеграции.

Adobe Document Cloud Sender Email Address (Адрес отправителя Adobe Document Cloud) — адрес электронной почты администраторов группы в Adobe Sign

Remove documents awaiting eSignature when Document is Canceled (Удалять документы, ожидающие подписи, в случае отмены документа) — дополнительная настройка, позволяющая исключать документы из цикла подписания, если документ отменен в системе Workday.

Страница «Edit Tenant Setup - Business Processes» (Изменить настройки клиента – рабочие процессы)

Выполните установку:

  • Вставьте скопированный ключ интеграции в поле Adobe Sign API Integration Key (Ключ API-интерфейса для интеграции с Adobe Sign).
  • Введите адрес электронной почты администратора группы, созданного в Adobe Sign, в поле Adobe Document Cloud Sender Email Address (Адрес отправителя Adobe Document Cloud)
  • Нажмите OK.
Поля ввода данных для ключа интеграции и адрес электронной почты владельца ключа

Теперь можно добавить функциональность Adobe Sign в любой рабочий процесс. Для этого необходимо добавить этап Review Document (Рецензирование документа) и настроить для него тип подписи eSign by Adobe (Электронная подпись Adobe).

Настройка этапа «Review Document» (Рецензирование документа)

Документ, обрабатываемый на этапе «Review Document» (Рецензирование документа), может быть статическим, динамическим (созданным на этапе «Generate Document» (Создание документа)) в том же рабочем процессе, либо представлять собой форматированный отчет, созданный в Конструкторе отчетов Workday. Во всех этих случаях можно использовать текстовые теги Adobe для настройки оформления и расположения определенных компонентов Adobe Sign. Источник документа должен быть указан в определении рабочего процесса. Во время выполнения рабочего процесса невозможно загрузить специальный документ.

На этапе «Review Document» (Рецензирование документа) Adobe Sign предоставляет уникальную возможность задать последовательность подписывающих групп. Вы можете указать группы на основе ролей, которые будут последовательно добавлять свои подписи. Параллельное подписание документов разными группами не поддерживается.

Инструкции по настройке этапа «Review Document» (Рецензирование документа) см. в кратком руководстве:
https://helpx.adobe.com/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Поддержка

Служба технической поддержки Workday

Поскольку Workday отвечает за интеграцию, в эту службу поддержки следует обращаться в первую очередь при возникновении проблем или вопросов, касающихся масштаба интеграции, функциональных возможностей и повседневной работы.

В сообществе Workday опубликовано несколько полезных статей об устранении проблем интеграции и создании документов:

Устранение проблем с интеграцией электронной подписи

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Этап рецензирования документов
https://doc.workday.com/\#/reader/3dmng\~27o049iyfwetfttq/tbowwkqemecnipwgxlajqg

Динамическое создание документов

https://community.workday.com/node/176443

Рекомендации по настройке параметров создания документов-предложений

https://community.workday.com/node/183242

Служба технической поддержки Adobe Sign

Adobe Sign выступает в роли партнера по интеграции, и в эту службу поддержки следует обращаться, если возникают проблемы с получением подписей или уведомлений об ожидаемых подписях.

Для получения поддержки заказчикам Adobe Sign следует обратиться к своему менеджеру по работе с клиентами (CSM). Также можно связаться со службой технической поддержки Adobe по телефону 1-866-318-4100. Дождитесь перехода к списку продуктов, затем нажмите 4 и 2, следуя подсказкам системы.

Добавление текстовых тегов Adobe в документы
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Настройка этапа «Review document» (Рецензирование документа) и примеры
https://helpx.adobe.com/ru/sign/help/workday_quick_start.html

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет