Установочный пакет Adobe Sign для SharePoint Online доступен всем клиентам с учетными записями уровня Enterprise, желающим установить решение Adobe Sign. Прежде чем приступать к установке, обратитесь к вашему менеджеру по работе с клиентами и уточните, находится ли ваша учетная запись на канале, поддерживающем необходимую функциональность API.

Обзор

Интеграция Adobe Sign с Microsoft SharePoint позволяет развернуть комплексное решение для создания, отправки, отслеживания документов и управления электронными подписями.

Данная документация и соответствующий установочный пакет разработаны для экземпляра мультиклиентского приложения Microsoft SharePoint Online (далее «SharePoint»).

Данное решение представляет собой надстройку для SharePoint со следующими возможностями:

  • Отправка документов на подпись из любой библиотеки документов или списка SharePoint
  • Отправка документов одному получателю или группе получателей из библиотеки документов или настраиваемых списков SharePoint
  • Перенос данных в документы из списков SharePoint или библиотеки документов путем объединения данных во время отправки документа на подпись
  • Перенос данных из полей формы подписанных документов в текстовые столбцы списков SharePoint или библиотеку документов. Данные сопоставляются, когда документ подписан и его состояние вручную или автоматически обновлено на странице «Состояние документа»
  • Архивирование всех подписанных документов в SharePoint
  • Возможность добавить страницу «Управление» Adobe Sign в качестве веб-части SharePoint, с помощью которой пользователи SharePoint могут отслеживать и обновлять документы


Требования

Чтобы задать решение, вы должны являться администратором сайта SharePoint и администратором учетных записей Adobe Sign. Если вы не администратор учетной записи Adobe Sign, обратитесь к администратору, чтобы сконфигурировать интеграцию. 

Установка и настройка решения Adobe Sign выполняются только администратором сайта Microsoft SharePoint. Ознакомьтесь с документацией SharePoint и обратитесь к администратору сайта SharePoint или администратору клиента вашей организации, чтобы получить необходимые разрешения на установку решений для сайтов SharePoint.

В клиенте Microsoft Office 365 необходимо указать имя, фамилию и рабочий адрес электронной почты всех пользователей SharePoint, которым требуется доступ к Adobe Sign на сайтах SharePoint.

Все пользователи решения Adobe Sign должны являться действующими участниками сайта по умолчанию или группы владельцев сайта по умолчанию SharePoint. Все пользователи Adobe Sign должны иметь разрешения как минимум на редактирование сайта.


Поддерживаемые браузеры

Поддерживаются браузеры Chrome, Firefox и Safari.

Internet Explorer 11 и более поздние версии (включая Edge)

Чтобы надстройки для SharePoint функционировали правильно, необходимо настроить некоторые параметры надежных узлов в Internet Explorer или Edge.  Internet Explorer 10 и более ранние версии не поддерживаются.

Кроме того, пользователям IE 11 и Edge необходимо явно изменить параметры надежных узлов, включив в список надежных узлов следующие URL-адреса:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Изменение списка надежных узлов:

1. Откройте IE 11.

► Для пользователей Edge: нажмите сочетание клавиш Windows + S.

2. Нажмите значок Инструменты (в виде шестеренки) и выберите Свойства обозревателя в раскрывающемся меню.

► Для пользователей Edge: введите параметры обозревателя и нажмите клавишу Enter.

IE11 Options

3. Открывается меню Свойства обозревателя. Выберите вкладку Безопасность.

4. Нажмите значок Доверенные узлы.

5. Нажмите кнопку Сайты.

6. Введите один из перечисленных выше URL-адресов и нажмите Добавить.

7. Повторите указанные действия для каждого URL-адреса.

8. По завершении настройки закройте меню «Свойства обозревателя».

Trusted Sites HelpX


Установка

Примечание.

Не рекомендуется устанавливать надстройку Adobe Sign для SharePoint Online в пакетном режиме в нескольких расположениях с применением развертывания по клиентам из-за указанных здесь ограничений.

Чтобы установить онлайн-версию пакета Adobe Sign для SharePoint, выполните указанные ниже действия.

1. Пройдите аутентификацию на сайте.

2. Выберите Содержимое сайта > Создать > Приложение.

Nav to App

 

3. Нажмите Хранилище SharePoint.

SharePoint Store

 

4. Введите Adobe Sign в поле Найти приложение (в правой верхней части страницы).

5. Нажмите значок Adobe Sign, чтобы выбрать приложение в результатах поиска.

AS in Store-rebranded

 

6. Нажмите кнопку ДОБАВИТЬ, чтобы начать автоматическую установку.

Установка приложения занимает несколько минут.


Настройка — обязательные параметры

После установки приложения нужно выполнить всего 2 дополнительных действия, чтобы приложение было готово к отправке документов:

  • Предоставить пользователям доступ к надстройке
  • Подключиться к Adobe Sign


Добавление пользователей в группу участников или владельцев по умолчанию сайта

Пользователей решения Adobe Sign необходимо добавить в группу владельцев или участников по умолчанию сайта, и у них должны быть права как минимум на редактирование.

Отображение пользовательского интерфейса Adobe Sign зависит от права пользователя.

  • Пользовательский интерфейс администратора Adobe Sign доступен пользователю, если: 
    • пользователь присутствует в AssociatedOwnerGroup.
  • Стандартный пользовательский интерфейс Adobe Sign доступен, если: 
    • пользователь присутствует в AssociatedMemberGroup.

Функциональность решения недоступна для пользователей из группы посетителей.

Примечание.

Администратор сайта должен добавить себя в качестве обычного пользователя в одну или обе группы сайта с определенными разрешениями. Администратор сайта должен предоставить следующие разрешения для пользователя (в зависимости от группы, в которую он добавлен):

  • Участники <ИМЯ_СЕМЕЙСТВА_САЙТОВ> → Включить Редактирование
  • Владельцы <ИМЯ_СЕМЕЙСТВА_САЙТОВ> → Включить Полные права

 

Связанные группы могут иметь различные имена. 

Пользователь с полным контролем над заданным сайтом SharePoint Online может просмотреть группы по умолчанию по адресу https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx.

[sitename] может представлять собой строку символов сайта верхнего уровня или вложенного дочернего сайта.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Внимание.

После добавления пользователей в группы может возникнуть задержка в несколько минут, пока серверы Microsoft выполняют синхронизацию.  Это не влияет на дальнейшую настройку, однако тестирование и использование должно быть приостановлено во время отображения этого окна.


Установление доверенных отношений с Adobe Sign

Adobe Sign устанавливает соединение со средой SharePoint через OAuth, чтобы обеспечить быстрый доступ к приложению для всех пользователей.

Для установления таких отношений требуются полномочия администратора учетной записи в Adobe Sign и в SharePoint.  Во избежание случайной деактивации учетной записи администратора рекомендуется использовать действующий адрес электронной почты (например, AdobeSignAdmin@MyDomain.com).

Установление соединения через OAuth:

1. Перейдите к странице Параметры в Adobe Sign. 

2. Нажмите ссылку Войти в Adobe Sign.

3. Выберите область, в которую требуется установить Adobe Sign:

► Привяжите этот сайт SharePoint к учетной записи Adobe Sign (локальная область действия — для администратора сайта SharePoint).

• Эта функция привязывает надстройки к учетной записи Adobe Sign на текущем уровне сайта SharePoint.

enable_oauth_-_newsiteinstall

1. Выполните аутентификацию в Adobe Sign, используя свои учетные данные администратора.

2. Нажмите Разрешить доступ, чтобы установить доверенные отношения между Adobe Sign и SharePoint.

○ После установления связи на короткое время отобразится сообщение об успешном выполнении.

 

local_auth
local_approve_access

После выполнения аутентификации на уровне сайта над двумя ссылками отобразятся адрес электронной почты и имя пользователя, который выполнил аутентификацию в Adobe Sign.

  • Текст ссылки изменится, показывая, что вы можете привязать свой сайт SharePoint к другой учетной записи Adobe Sign.
local_logged_in

► Привяжите клиент SharePoint к учетной записи Adobe Sign (глобальная область действия — только для администратора клиента O365).

• Повторный вход OAuth не требуется в Adobe Sign для экземпляров надстроек, связанных в глобальной области действия.

• Авторизация Adobe Sign OAuth, выполняемая в любом экземпляре в глобальной области действия, привязывает Sign ко всем другим установленным экземплярам, связанным в глобальной области действия.

○ Авторизация OAuth должна осуществляться хотя бы на одной надстройке в глобальной области действия.

• Любой новый установленный экземпляр надстройки автоматически привязывается к учетной записи Adobe Sign, доступной в глобальной области действия.

enable_oauth_-_newtenantinstall

Отобразится диалоговое окно для подтверждения, в котором сообщается, что вы собираетесь привязать клиент к учетной записи Adobe Sign. Для этого потребуется войти в учетную запись администратора Microsoft Office 365.

  • Нажмите Продолжить.
tenant_challenge

1. Выполните аутентификацию в SharePoint, используя свои учетные данные администратора.

2. Нажмите Принимаю, чтобы получить доступ к ресурсам SharePoint.

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Выполните аутентификацию в Adobe Sign, используя свои учетные данные администратора.

4. Нажмите Разрешить доступ, чтобы установить доверенные отношения между Adobe Sign и SharePoint.

○ После установления связи на короткое время отобразится сообщение об успешном выполнении.

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

После выполнения аутентификации на уровне клиента над двумя ссылками отобразятся адрес электронной почты и имя пользователя, который выполнил аутентификацию в Adobe Sign. Кроме того, появится сообщение о том, что учетная запись «сконфигурирована для клиента SharePoint администратором клиента Office 365».

  • Текст ссылки изменится, показывая, что вы можете привязать свой клиент SharePoint к другой учетной записи Adobe Sign.
configured_account-tenantlevel

Примечание.

Если в развертывании SharePoint несколько сайтов, один или несколько сайтов могут выполнять аутентификацию на уровне сайта. Кроме того, может применяться аутентификация на уровне клиента.

Если имеются оба типа аутентификации, а конфигурируемый сайт выполняет аутентификацию на уровне сайта, отобразится ссылка для аутентификации на уровне клиента.

switch_from_sitetotenant


Настройка — дополнительные параметры

Следующие настройки не являются обязательными, но могут значительно повысить эффективность работы с Adobe Sign.

Хранилище подписанных документов

Администратор может указать глобальную целевую папку, где будут храниться все готовые документы для всего сайта. Данная настройка выполняется на странице Настройки учетной записи Adobe Sign.

Если указана папка глобального хранилища, все файлы PDF подписанных документов и журналов автоматически сохраняются в папке глобального хранилища. Сюда относятся документы, отправленные из библиотек документов и списков.

signed_folder

Если на странице Настройки учетной записи Adobe Sign папка глобального хранилища не настроена, в библиотеке документов, из которой создан/отправлен документ, будет автоматически создана новая папка с именем Подписанные документы. Для всех завершенных документов, отправленных из той же библиотеки, возвращаются готовые файлы PDF и сохраняются в той же папке Подписанные документы.

Default folder

 

Если не указан глобальный файл по умолчанию, документы, отправленные из списков, прикрепляются к элементу списка в виде вложений.

List Attachments

Журналы аудита

По умолчанию Adobe Sign возвращает только подписанные документы в формате PDF.  Но если включена функция Хранить журнал аудита с подписанным документом, возвращается дополнительный документ PDF со всеми данными журнала аудита для документа.

document_storage1

Сопоставление шаблонов

Adobe Sign поддерживает создание взаимосвязей между данными в списках SharePoint и полями форм в документах.

С помощью процессов и функции сопоставления полей списка с полями формы можно автоматически заполнять документы перед отправкой. Это сокращает время заполнения форм для отправителей и/или подписывающих сторон, а также снижает вероятность ошибок при вводе данных.

И наоборот, можно создать сопоставление для извлечения данных из полей формы подписанного документа и подстановки этих данных в список SharePoint.

Примечание о формах и «текстовых тегах»

Для успешного сопоставления требуются заранее созданные формы с определенными именами полей, позволяющие логически связать поле списка с полем формы Adobe Sign. 

Пример простой формы приведен ниже.  Поля заключены в двойные фигурные скобки, определяющие ширину поля, и им присвоены имена (строковые символы в фигурных скобках). Эти элементы текстового синтаксиса обобщенно называются «текстовыми тегами».

Data Mapping Example Form

Помимо имени, текстовые теги могут включать в себя дополнительные аргументы, в том числе проверки, вычисленияирегулярные выражения. Подробную информацию о создании форм можно найти здесь. Правильно созданные формы значительно повышают качество данных, собираемых в процессе подписания.

Формы PDF также можно создавать в приложении Acrobat.

Также формы можно создавать в среде разработки Adobe Sign, если пользователям разрешено прикреплять документы, хранящиеся в библиотеке Adobe Sign.

 

Сопоставление полей

Если определены список и форма, можно быстро связать имена полей списка и формы.  

Примечание.

Поддерживаются следующие типы столбцов SharePoint: «Однострочный текст», «Число», «Выбор» («Переключатели»), «Многострочный текст», «Да/Нет» (флажок). 

Тип столбца SharePoint Текстовый тег Sign Примеры тегов в документе
Однострочный текст Текст  {{text}}
Номер Текст  {{number:num}}
Выбор («Переключатели») Переключатели {{(Red)Color_es_:signer1}}
Многострочный текст Многострочный текст {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
Да / Нет (флажок) Флажок {{ck_es_:checkbox:label("I agree.")}}

Создание списка сопоставлений:

1. Перейдите к странице Параметры в Adobe Sign.

2. Выберите вкладку Сопоставление шаблонов.

3. Выберите нужный тип сопоставления:

► Сопоставление SharePoint с документом: предварительное заполнение полей из списка

► Сопоставление документа с SharePoint: сбор данных из полей заполненных документов

Примечание. Каждое сопоставление уникально. Если нужно создать процесс для загрузки данных из списка в форму и разрешить отправку обновленных данных обратно в список после завершения работы с документом, потребуется настроить два шаблона.

4. Выберите список, который будет использоваться для сопоставления.

mapping_-_selecttempalate

 

Страница обновляется, и отображается поле с выбранным списком. Рядом с этим полем находится значок «Плюс» для вставки новых строк сопоставлений и два новых заголовка полей:

○ Поле SharePoint: имя поля списка

○ Поле документа: имя поля формы

template_mappingfields2

 

5. Нажмите значок «Плюс» под сопоставлениями полей, чтобы создать новую пару полей.

При нажатии на этот значок отображаются два новых поля. Одно поле представляет собой раскрывающееся меню со всеми полями списка SharePoint, а другое — текстовое поле, где вводится имя поля формы документа.

6. Выберите имя поля для поля SharePoint из раскрывающегося меню.

7. Введите имя поля формы документа, с которым нужно создать сопоставление.

8. Повторите шаги 6 и 7 для всех полей, которые необходимо сопоставить.

Каждая пара полей настраивается явным образом.  Если необходимо удалить пару полей, нажмите значок корзины, расположенный у правого края строки.

9. После создания всех сопоставлений полей нажмите кнопку Сохранить.

Сопоставление шаблоны постоянны и применяются ко всем документам, отправленным с помощью документа или списка, с которым они связаны. В любой момент после создания шаблона администратор может вернуться в раздел «Сопоставление шаблонов», выбрать документ или список и посмотреть существующие связи. При необходимости администратор может добавить, удалить или отредактировать отдельные связи.

Если администратору необходимо быстро удалить все строки сопоставлений, заданные в шаблоне для документа библиотеки или списка SharePoint, можно выбрать нужный документ или список и нажать кнопку Удалить предыдущее сопоставление.  Удаленные строки сопоставлений невозможно восстановить, но можно создать заново.

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет