Установочный пакет Adobe Sign для SharePoint Online доступен всем клиентам с учетными записями уровня «Организация», желающим установить решение Adobe Sign. Прежде чем приступать к установке, обратитесь к вашему менеджеру по работе с клиентами и уточните, находится ли ваша учетная запись на канале, поддерживающем необходимую функциональность API.

Обзор

Интеграция Adobe Sign с Microsoft SharePoint позволяет развернуть комплексное решение для создания, отправки, отслеживания документов и управления электронными подписями.

Данная документация и соответствующий установочныйпакетразработаны для экземпляра мультиклиентского приложения Microsoft SharePoint Online (далее «SharePoint»).

Данное решение представляет собой надстройку для SharePoint со следующими возможностями:

  • Отправка соглашений на подпись из любой библиотеки документов или списка SharePoint
  • Отправка документов одному получателю или группе получателей из библиотеки документов или настраиваемых списков SharePoint
  • Перенос данных в документы из списков SharePoint или библиотеки документов путем объединения данных во время отправки документа на подпись
  • Перенос данных из полей формы подписанных документов в текстовые столбцы списков SharePoint или библиотеку документов. Данные сопоставляются, когда документ подписан и его статус вручную или автоматически обновлено на странице «Статус документа»
  • Используйте веб-формы Adobe Sign для сбора данных и автоматической отправки этих данных в назначенные поля списков SharePoint.
  • Архивирование всех подписанных документов в SharePoint
  • Возможность добавить страницу «Управление» Adobe Sign в качестве веб-части SharePoint, с помощью которой пользователи SharePoint могут отслеживать и обновлять документы


Требования

Чтобы задать решение, вы должны являться администратором сайта SharePoint и администратором учетных записей Adobe Sign. Если вы не администратор учетной записи Adobe Sign, обратитесь к администратору, чтобы сконфигурировать интеграцию.

Установка и настройка решения Adobe Sign выполняются только администратором сайта Microsoft SharePoint. Ознакомьтесь с документацией SharePoint и обратитесь к администратору сайта SharePoint или администратору клиента вашей организации, чтобы получить необходимые разрешения на установку решений для сайтов SharePoint.

В клиенте Microsoft Office 365 необходимо указать имя, фамилию и рабочий адрес электронной почты всех пользователей SharePoint, которым требуется доступ к Adobe Sign на сайтах SharePoint.

Все пользователи решения Adobe Sign должны являться действующими участниками сайта по умолчанию или группы владельцев сайта по умолчанию SharePoint. Все пользователи Adobe Sign должны иметь разрешения как минимум на редактирование сайта.


Поддерживаемые браузеры

Поддерживаются браузеры Chrome, Firefox и Safari.

Примечание.

Частные/инкогнито-сеансы браузера не поддерживаются.

Internet Explorer 11 и более поздние версии (включая Edge)

Чтобы надстройки для SharePoint функционировали правильно, необходимо настроить некоторые параметры надежных узлов в Internet Explorer или Edge.  Internet Explorer 10 и более ранние версии не поддерживаются.

Кроме того, пользователям IE 11 и Edge необходимо явно изменить параметры надежных узлов, включив в список надежных узлов следующие URL-адреса:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com

 

Изменение списка надежных узлов:

1. Откройте IE 11.

► Для пользователей Edge: нажмите сочетание клавиш Windows + S.

2. Нажмите значок Инструменты (в виде шестеренки) и выберите Свойства обозревателя в раскрывающемся меню.

► Для пользователей Edge: введите параметры обозревателя и нажмите клавишу Enter.

IE11 Options

3. Открывается меню Свойства обозревателя. Выберите вкладку Безопасность.

4. Нажмите значок Доверенные узлы.

5. Нажмите кнопку Сайты.

6. Введите один из перечисленных выше URL-адресов и нажмите Добавить.

7. Повторите указанные действия для каждого URL-адреса.

8. По завершении настройки закройте меню «Свойства обозревателя».

Trusted Sites HelpX


Обновление версии 1.x

Для Adobe Sign для SharePoint версии 2.0 требуется утверждение дополнительных разрешений посредством OAuth (разрешения для веб-перехватчиков и веб-форм).

Пользователи, обновляющие версию 1.x, должны обновить свои учетные данные OAuth, чтобы получить доступ к новым разрешениям:

1. Обновить надстройку Adobe Sign до версии пакета 2.x.

2. Обновить подключение к Adobe Sign:

Пользователь, который одновременно является администратором клиента Office и администратором учетной записи Adobe Sign, должен открыть страницу настроек интеграции функции подписи SharePoint на уровне клиента. 

  • Вызов настроек интеграции
  • На панели «Подключение Adobe Sign»:
    • Нажмите кнопку Обновить (рядом с пунктом Обновить подключение Office 365 на уровне клиента).
    • Войдите в систему с те ми же учетными данными, что и раньше.
      • Адрес электронной почты, используемый для исходного подключения, отображается в первом абзаце.
  • Закройте настройки, вернувшись в SharePoint, или обновите окно.

Теперь у всех сайтов на клиенте, использующих его подключение, должна появиться возможность использовать функции веб-форм.

Примечание.

Важно закрыть или обновить вкладку настроек, даже если вы не хотите сразу приступать к настройке отображения веб-форм после повторной аутентификации посредством Adobe Sign.

Если не обновить окно настроек, на вкладке веб-форм будут возникать ошибки до тех пор, пока вы не сделаете это.

Если администратор SharePoint и администратор учетной записи Adobe Sign являются разными пользователями, они должны настраивать решение вместе.

Для каждого сайта, использующего интеграцию, пользователь, одновременно являющийся администратором SharePoint и администратором Adobe Sign для данного сайта, должен обновить подключение к сайту для данного сайта:

  • Вызов настроек интеграции
  • На панели Подключение Adobe Sign:
    • Нажмите кнопку Обновить рядом с пунктом Обновить подключение Office 365 на уровне сайта.
    • Войдите в систему с те ми же учетными данными, что и раньше.
      • Адрес электронной почты, используемый для исходного подключения, будет отображаться в первом абзаце.
  • Закройте настройки, вернувшись в SharePoint, или обновите окно.

После этого у пользователей данного сайта должна появиться возможность использовать функции веб-форм.

Примечание.

Важно закрыть или обновить вкладку настроек, даже если вы не хотите сразу приступать к настройке отображения веб-форм после повторной аутентификации посредством Adobe Sign.

Если не обновить окно настроек, на вкладке веб-форм будут возникать ошибки до тех пор, пока вы не сделаете это.

Если администратор SharePoint и администратор учетной записи Adobe Sign являются разными пользователями, они должны настраивать решение вместе.


Установка

Примечание.

Не рекомендуется устанавливать надстройку Adobe Sign для SharePoint Online в пакетном режиме в нескольких расположениях с применением развертывания по клиентам из-за указанных здесь ограничений.

Чтобы установить онлайн-версию пакета Adobe Sign для SharePoint, выполните указанные ниже действия.

1. Пройдите аутентификацию на сайте.

2. Выберите Содержимое сайта > Создать > Приложение.

Nav to App

 

3. Нажмите Хранилище SharePoint.

SharePoint Store

 

4. Введите Adobe Sign в поле Найти приложение (в правой верхней части страницы).

5. Нажмите значок Adobe Sign, чтобы выбрать приложение в результатах поиска.

Adobe Sign в магазине

 

6. Нажмите кнопку ДОБАВИТЬ, чтобы начать автоматическую установку.

Установка приложения занимает несколько минут.

Примечание.

После установки пакета можно перейти к странице Настройки Adobe Sign и получить доступ к ссылкам на руководство по администрированию/конфигурации, а также на руководство пользователя и другие ресурсы Adobe.

Обучение и поддержка


Настройка — обязательные параметры

После установки приложения нужно выполнить всего 2 дополнительных действия, чтобы приложение было готово к отправке документов:

  1. Подключение к Adobe Sign через OAuth
  2. Предоставление разрешений пользователя SharePoint


Подключение к Adobe Sign через OAuth

Adobe Sign устанавливает соединение со средой SharePoint через OAuth, чтобы обеспечить быстрый доступ к приложению для всех пользователей.

Примечание.

Для установления таких отношений требуются полномочия администратора на уровне учетной записи в Adobe Sign и SharePoint. 

Во избежание случайной деактивации учетной записи администратора рекомендуется использовать действующий адрес электронной почты (например, AdobeSignAdmin@MyDomain.com).

Установление соединения через OAuth:

1. Перейдите к странице Параметры в Adobe Sign.

2. Нажмите вкладку Подключиться к Adobe Sign.

3. Выберите область, в которую требуется установить Adobe Sign:

► Установить подключение к сайту SharePoint (на уровне сайта — для администратора сайта SharePoint)

• Эта функция привязывает надстройки к учетной записи Adobe Sign на текущем уровне сайта SharePoint.

Подключение к Adobe Sign

1. Выполните аутентификацию в Adobe Sign, используя свои учетные данные администратора.

2. Нажмите Разрешить доступ, чтобы установить доверенные отношения между Adobe Sign и SharePoint.

○ После установления связи на короткое время отобразится сообщение об успешном выполнении.

 

Локальная авторизация
OAuth

После выполнения аутентификации на уровне сайта над двумя ссылками отобразятся адрес электронной почты и имя пользователя, который выполнил аутентификацию в Adobe Sign.

  • Для обновления этого подключения можно выбрать один из двух вариантов:
    • выполнить обновление до другой учетной записи Adobe на уровне сайта (для администратора сайта SharePoint);
    • переключиться на подключение на уровне клиента O365 (для O365 администратора подробные сведения приведены ниже).
Обновление подключения к Adobe Sign

► Привяжите клиент SharePoint к учетной записи Adobe Sign (область действия клиента — только для администратора клиента O365).

• Повторный вход OAuth не требуется в Adobe Sign для экземпляров надстроек, связанных в области действия клиента.

• Авторизация Adobe Sign OAuth, выполняемая в любом экземпляре в глобальной области действия, привязывает Sign ко всем другим установленным экземплярам, связанным в области действия клиента.

                                    ○ Авторизация OAuth должна осуществляться хотя бы на одной надстройке в области действия клиента.

• Любой новый установленный экземпляр надстройки автоматически подключается к учетной записи Adobe Sign, доступной в области действия клиента.

Подключение клиента к Adobe Sign

Отобразится диалоговое окно для подтверждения, в котором сообщается, что вы собираетесь привязать клиент к учетной записи Adobe Sign. Для этого потребуется войти в учетную запись администратора Microsoft Office 365.

  • Нажмите Продолжить.
Действия в клиенте

1. Выполните аутентификацию в SharePoint, используя свои учетные данные администратора.

2. Нажмите Принимаю, чтобы получить доступ к ресурсам SharePoint.

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Выполните аутентификацию в Adobe Sign, используя свои учетные данные администратора.

4. Нажмите Разрешить доступ, чтобы установить доверенные отношения между Adobe Sign и SharePoint.

○ После установления связи на короткое время отобразится сообщение об успешном выполнении.

 

Авторизация клиента
Области применения OAuth

После выполнения аутентификации на уровне клиента над двумя ссылками отобразятся адрес электронной почты и имя пользователя, который выполнил аутентификацию в Adobe Sign. Кроме того, появится сообщение о том, что учетная запись «сконфигурирована для клиента SharePoint администратором клиента Office 365».

  • Для обновления этого подключения можно выбрать один из двух вариантов: выполнить обновление до другой учетной записи Adobe Sign на уровне клиента или переключиться на подключение на уровне сайта.
Подключение к Adobe Sign установлено.

Примечание.

Если в развертывании SharePoint несколько сайтов, один или несколько сайтов могут выполнять аутентификацию на уровне сайта. Кроме того, может применяться аутентификация на уровне клиента.

Если имеются оба типа аутентификации, а конфигурируемый сайт выполняет аутентификацию на уровне сайта, отобразится ссылка для аутентификации на уровне клиента.

Перейдите к существующему клиенту.


Предоставление разрешений пользователя SharePoint

Существует два способа предоставления пользователям SharePoint доступа к интеграции Adobe Sign.

  • Пользователи с правами на редактирование
  • Пользователи в группе участников/владельцев по умолчанию


Пользователи с правами на редактирование — «оптимальная адаптация»

Оптимальная адаптация — это самая простая конфигурация для добавления пользователей.

Любой пользователь, которому назначен уровень прав на редактирование по умолчанию для сайта SharePoint, автоматически получает разрешение на доступ к интеграции Adobe Sign и ее использование.

  • Если вы использовали утилиты «admin.microsoft.com» для создания сайта SharePoint и назначили группе владельцев, участников и посетителей, то дальнейшие действия не требуются.

Если параметр Пользователи с правами на редактирование включен, то для любого пользователя, открывающего надстройку Adobe Sign (или использующего любую из ее функций), запускается проверка разрешений для сайта SharePoint. Если у пользователя есть набор разрешений редактора, доступ к надстройке предоставляется.

В таблице ниже приведен список всех разрешений SharePoint, разрешений по умолчанию, назначаемых каждому уровню доступа, а также необходимый набор разрешений для пользователя («маска пользователя») или администратора («маска администратора»).

 

Разрешение Читатель Автор Маска пользователя Редактор Маска администратора Дизайнер Полный доступ
3 список: добавление элементов   (плюс) (флажок) (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
7 список: утверждение элементов         (флажок) (плюс) (плюс)
11 список: создание оповещений (плюс) (плюс)   (плюс)   (плюс) (плюс)
5 список: удаление элементов   (плюс)   (плюс) (флажок) (плюс) (плюс)
10 список: удаление версий   (плюс)   (плюс) (флажок) (плюс) (плюс)
4 список: редактирование элементов   (плюс) (флажок) (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
1 список: управление списками       (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
8 список: открытие элементов (плюс) (плюс) (флажок) (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
2 список: переопределение поведения списка         (флажок) (плюс) (плюс)
12 список: просмотр страниц приложения (плюс) (плюс) (флажок) (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
6

список: просмотр элементов

(плюс) (плюс) (флажок) (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
9 список: просмотр версий (плюс) (плюс)   (плюс) (флажок) (плюс) (плюс)
32 личные: добавление/удаление личных веб-компонентов   (плюс)   (плюс) (флажок) (плюс) (плюс)
31 личные: управление личными представлениями   (плюс)   (плюс) (флажок) (плюс) (плюс)
33 личные: обновление личных веб-компонентов   (плюс)   (плюс) (флажок) (плюс) (плюс)
17 сайт: добавление и настройка страниц           (плюс) (плюс)
19 сайт: применение таблиц стилей           (плюс) (плюс)
18 сайт: применение тем и границ           (плюс) (плюс)
21 сайт: просмотр каталогов   (плюс)   (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
25 сайт: просмотр информации о пользователе (плюс) (плюс) (флажок) (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
20 сайт: создание групп             (плюс)
15 сайт: создание дочерних сайтов             (плюс)
30 сайт: редактирование личных данных пользователя   (плюс)   (плюс)   (плюс) (плюс)
24 сайт: перечисление разрешений             (плюс)
26 сайт: управление оповещениями             (плюс)
13 сайт: управление разрешениями             (плюс)
16 сайт: управление веб-сайтом             (плюс)
29 сайт: открытие (плюс) (плюс) (флажок) (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
28 сайт: использование функций интеграции клиента (плюс) (плюс)   (плюс)   (плюс) (плюс)
27 сайт: использование удаленных интерфейсов (плюс) (плюс) (флажок) (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
22 сайт: создание сайта самообслуживания (плюс) (плюс)   (плюс)   (плюс) (плюс)
23 сайт: просмотр страниц (плюс) (плюс) (флажок) (плюс) (флажок) (предупреждение) (плюс) (плюс)
14 сайт: просмотр данных веб-аналитики             (плюс)

Число в крайнем левом столбце указывает на порядок, в котором эти разрешения отображаются в пользовательском интерфейсе SharePoint.

Строки, отмеченные (плюс) — это разрешения, назначенные уровням ролей по умолчанию.

Строки, отмеченные (флажок) — это разрешения, которые требуются пользователю или администратору в интеграции Adobe Sign.

Строки, отмеченные (предупреждение), необходимы для правильной работы функций администрирования в интеграции Adobe Sign.


Пользователи в группе участников/владельцев по умолчанию (с правами на редактирование)

Для обеспечения дополнительного контроля над тем, кто может использовать интеграцию Adobe Sign для SharePoint, этот параметр предоставляет доступ только тем пользователям, которые являются непосредственными участниками группы Members SharePoint <имя сайта>.

  • При настройке сайта SharePoint с использованием современного интерфейса группа Office365 будет создана для управления разрешениями сайта.
    • Группа Office365 добавляется в качестве участника в группу SharePoint с тем же именем, что позволяет централизованно управлять доступом. 
    • Добавление пользователей на сайт SharePoint с использованием современного интерфейса добавляет участников в группу Office365, а не в группу SharePoint. 

Чтобы добавить участников на сайт SharePoint с использованием современного интерфейса, выполните следующие действия.

  • Откройте панель настроек в меню в виде «шестеренки» на верхней панели.
  • Выберите Разрешения сайта.
    • Откроется панель Разрешения справа.
  • Нажмите ссылку Дополнительные разрешения.

Примечание.

Использование кнопки Пригласить людей, чтобы пригласить пользователей на сайт SharePoint, не обеспечит им доступ к интеграции Adobe Sign.

Панель «Разрешения»

 

  • Нажмите ссылку с именем группы Members <имя сайта>, чтобы просмотреть участников группы SharePoint Site Members.
Нажмите ссылку с именем группы участников.

 

  • Нажмите кнопку Создать, чтобы открыть диалоговое окно для добавления новых участников в группу SharePoint.
Нажмите ссылку с именем группы участников.

 

По завершении новый участник группы SharePoint будет отображаться в списке участников.

Пользователи в группе

Внимание.

После добавления пользователей в группы может возникнуть задержка в несколько минут, пока серверы Microsoft выполняют синхронизацию.  Это не влияет на дальнейшую настройку, однако тестирование и использование должно быть приостановлено во время отображения этого окна.


Настройка — дополнительные параметры

Следующие настройки не являются обязательными, но могут значительно повысить эффективность работы с Adobe Sign.


Выбор хранилища подписанных документов

Администратор может указать глобальную целевую папку, где будут храниться все готовые документы для всего сайта. Данная настройка выполняется на странице Настройки подписанных файлов .

Если указана папка глобального хранилища, все файлы PDF подписанных документов и журналов автоматически сохраняются в папке глобального хранилища. Сюда относятся документы, отправленные из библиотек документов и списков.

Настройки подписанных файлов

Если на странице Настройки подписанных файлов Adobe Sign папка глобального хранилища не настроена, в библиотеке документов, из которой создан/отправлен документ, будет автоматически создана новая папка с именем Подписанные документы. Для всех завершенных документов, отправленных из той же библиотеки, возвращаются готовые файлы PDF и сохраняются в той же папке Подписанные документы.

Default folder

 

Если не указан глобальный файл по умолчанию, документы, отправленные из списков, прикрепляются к элементу списка в виде вложений.

List Attachments

Хранилище документов для веб-форм

Если веб-формы используются для сбора данных, сходный процесс хранения можно использовать и для подписанных документов веб-форм.

Администратор может определить глобальную папку хранения для всех подписанных веб-форм.

Если глобальное хранилище не определено, подписанная веб-форма сохраняется в автоматически созданной папке с названием Подписанные веб-формы.

Хранение документов веб-форм


Включение журналов аудита

По умолчанию Adobe Sign возвращает только подписанные документы в формате PDF.  Но если включена функция Хранить журнал аудита с подписанным документом, возвращается дополнительный документ PDF со всеми данными журнала аудита для документа.

Сохранение журналов аудита с документом


Сопоставление шаблонов

Adobe Sign поддерживает создание взаимосвязей между данными в списках SharePoint и полями форм в документах.

С помощью процессов и функции сопоставления полей списка с полями формы можно автоматически заполнять документы перед отправкой. Это сокращает время заполнения форм для отправителей и/или подписывающих сторон, а также снижает вероятность ошибок при вводе данных.

И наоборот, можно создать сопоставление для извлечения данных из полей формы подписанного документа и подстановки этих данных в список SharePoint.

Полное руководство по настройке сопоставления шаблонов можно найти здесь.


Сопоставление веб-форм

Аналогично функции Сопоставление шаблонов Adobe Sign поддерживает связывание данных между документами веб-форм Adobe Sign и списками SharePoint.

Путем сопоставления полей формы веб-форм со столбцами списка SharePoint можно автоматически направлять данные в SharePoint, сокращая время и количество ошибок при вводе данных.

Полное руководство по настройке сопоставления шаблонов можно найти здесь.

Примечание.

Сопоставление шаблонов веб-форм доступно только для установки Adobe Sign для SharePoint Online 2.0+.

Более ранние версий необходимо обновить, чтобы получить доступ к этой функции.