Обзор

Данный документ предназначен для пользователей Workday и содержит инструкции по интеграции Adobe Sign с клиентом Workday. Данное руководство по установке не является полным руководством пользователя Workday.

Чтобы использовать функциональность Adobe Sign в Workday, нужно уметь создавать и изменять объекты Workday, такие как Business Process Framework (Инфраструктура рабочих процессов), Tenant Set-up and configuration (Настройка и конфигурация клиента), Reporting (Отчеты) и Workday Studio Integration (Интеграция с Workday Studio).

Ниже перечислены основные этапы интеграции:

  • Активация учетной записи администратора в Adobe Sign (только для новых заказчиков)
  • Настройка группы в Adobe Sign, к которой будет привязан пользователь аутентификации Workday
  • Установка связи OAuth между Workday и Adobe Sign


Активация учетной записи Adobe Sign

Действующие заказчики, у которых уже созданы учетные записи, могут пропустить этот этап и перейти к настройке Adobe Sign для Workday.

Для новых заказчиков Adobe Sign, у которых еще нет учетных записей для входа в систему, специалист Adobe создаст учетную запись Adobe Sign для Workday. Когда учетная запись будет создана, вы получите электронное письмо с подтверждением.

Снимок экрана: приветственное письмо от Adobe Sign

Следуйте инструкциям в электронном письме для активации вашей учетной записи. После этого вы перейдете к главной странице Adobe Sign.

Главная страница Adobe Sign.


Настройка Adobe Sign для Workday

Для настройки Adobe Sign для Workday необходимо создать два специализированных объекта в системе Adobe Sign:

  • Группа Workday
    Для интеграции с Workday требуется отдельная группа в учетной записи Adobe Sign. Группа Adobe Sign позволяет контролировать только совместное использование Workday и Adobe Sign. Для работы с другими системами (Salesforce.com, Arriba и т. д.) эта группа не используется.
    Например, для группы Workday можно отключить уведомления по электронной почте, чтобы пользователи Workday получали уведомления только через папку «Inbox» (Входящие) в системе Workday.

  • Аутентифицирующий пользователь для установки связи OAuth
    В группе должен быть один администратор группы.  Это привилегированный пользователь, сохраняющий связь OAuth между Workday и Adobe Sign. Рекомендуется использовать действующий рабочий адрес электронной почты, например HR@мойдомен.com. Указывая рабочий адрес электронной почты вместо личного, вы снижаете риск деактивации пользователя в будущем и, как следствие, риск отключения интеграции.


Создание пользователя и группы в Adobe Sign

Создание пользователя в Adobe Sign:

  • Войдите в Adobe Sign как администратор учетных записей.
  • Перейдите к странице Учетная запись > Пользователи.
  • Нажмите круглый значок со знаком плюс, чтобы создать нового пользователя.
Снимок экрана: переход к странице для создания нового пользователя

Отображается всплывающее окно, в котором предлагается ввести данные нового пользователя:

  • Укажите рабочий адрес электронной почты, к которому у вас есть доступ.
    • Этот пользователь устанавливает и сохраняет связь OAuth.
    • Адрес электронной почты должен быть действующим, поскольку он используется для проверки.
  • Введите имя и фамилию.
  • Выберите [Создать новую группу для этого пользователя] в списке Группа пользователей.
  • В поле Имя новой группы введите понятное имя, например Workday.
  • Нажмите Сохранить.
Панель «Создание пользователя»

Всплывающее окно исчезает, и выполняется возврат к странице Пользователи.  В списке на странице отображается новый пользователь со статусом СОЗДАН.

Просмотр нового созданного пользователя

Статус «Создан» указывает на то, что пользователь еще не подтвердил свой адрес электронной почты.

  • Войдите в почтовый ящик нового пользователя.
  • Найдите электронное письмо «Добро пожаловать в Adobe Sign».
  • Перейдите по ссылке Нажмите здесь, чтобы создать пароль.
  • Создайте пароль.
    • После выполнения этого действия статус пользователя в системе меняется на АКТИВНЫЙ.
Снимок экрана: новый активированный пользователь


Указание аутентифицирующего пользователя

Повышение статуса пользователя в группе Workday:

  • Перейдите к странице Пользователи (если она еще не открыта).
  • Дважды нажмите пользователя в группе Workday.
    • При этом откроется страница Редактирование, где можно изменить разрешения пользователя.
  • Установите флажок Пользователь является администратором группы.
  • Нажмите Сохранить.
Снимок экрана: панель свойств с параметрами администратора группы


Настройка клиента Workday

Чтобы установить связь между клиентом Workday и Adobe Sign, необходимо установить доверенные отношения между службами.

После создания этих отношений в любой рабочий процесс в Workday можно добавить этап Review Document (Редактирование документа), позволяющий работать с электронными подписями в Adobe Sign.

Примечание.

В среде Workday приложение Adobe Sign называется Adobe Document Cloud.

Чтобы установить доверенные отношения, выполните следующие действия.

  • Войдите в Workday как администратор учетных записей.
  • В строке поиска введите Edit Tenant Setup — Business Processes (Изменить настройки клиента — рабочие процессы).

Откроется страница Edit Tenant Setup — Business Processes (Изменить настройки клиента — рабочие процессы).

  • Найдите раздел eSignature Configuration (Конфигурация электронной подписи).
eSignature Configuration (Конфигурация электронной подписи).
  • Нажмите кнопку Authenticate with Adobe (Аутентификация в Adobe).
    • При этом запускается последовательность аутентификации OAuth2.0, в которой требуется выполнить следующие действия.
      • Указать учетные данные администратора группы Adobe Sign, созданного на этапе Defining the Authenticating User (Указание аутентифицирующего пользователя).
      • Подтвердить доступ к Adobe Sign, требуемый клиентом Workday.

Примечание.

Перед продолжением убедитесь, что вы полностью вышли из любого другого экземпляра Adobe Sign.

После подключения устанавливается флажок Конфигурация Adobe включена, и вы можете начать использовать Adobe Sign в Workday.


Настройка этапа «Review Document» (Редактирование документа)

Документ, обрабатываемый на этапе Review Document (Редактирование документа), может быть статическим, динамическим (созданным на этапе «Generate Document» (Создание документа)) в том же рабочем процессе либо представлять собой форматированный отчет, созданный в Конструкторе отчетов Workday. Во всех этих случаях можно использовать текстовые теги Adobe для настройки оформления и расположения определенных компонентов Adobe Sign. Источник документа должен быть указан в определении рабочего процесса. Во время выполнения рабочего процесса невозможно загрузить специальный документ.

На этапе «Review Document» (Редактирование документа) Adobe Sign предоставляет уникальную возможность задать последовательность подписывающих групп. Вы можете указать группы на основе ролей, которые будут последовательно добавлять свои подписи. Параллельное подписание документов разными группами не поддерживается.

Инструкции по настройке этапа «Review Document» (Редактирование документа) см. в кратком руководстве:
https://helpx.adobe.com/ru/sign/help/Workday_Quick_Start.html


Поддержка

Служба технической поддержки Workday

Поскольку Workday отвечает за интеграцию, в эту службу поддержки следует обращаться в первую очередь при возникновении проблем или вопросов, касающихся масштаба интеграции, функциональных возможностей и повседневной работы.

В сообществе Workday опубликовано несколько полезных статей об устранении проблем интеграции и создания документов:

Устранение проблем с интеграцией электронной подписи

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Этап проверки документов
https://doc.workday.com/\#/reader/3dmng\~27o049iyfwetfttq/tbowwkqemecnipwgxlajqg

Динамическое создание документов

https://community.workday.com/node/176443

Рекомендации по настройке параметров создания документов-предложений

https://community.workday.com/node/183242


Служба технической поддержки Adobe Sign

Adobe Sign выступает в роли партнера по интеграции, и в эту службу поддержки следует обращаться, если возникают проблемы с получением подписей или уведомлений об ожидаемых подписях.

Для получения поддержки пользователям Adobe Sign следует обратиться к своему менеджеру по работе с клиентами (Customer Success Manager, CSM). Также можно связаться со службой технической поддержки Adobe по телефону 1-866-318-4100. Дождитесь перехода к списку продуктов, затем нажмите 4 и 2, следуя подсказкам системы.


Распространенные вопросы

Причина этой проблемы может быть заключена в том, что кандидат не нажал кнопку «Submit» (Отправить) в Workday после подписания в Adobe Sign.

В соответствии с задачей Workday «Check eSignature Signing Status» (Проверить статус электронной подписи): «чтобы начать процесс, пользователь может отправить соответствующую задачу в папке «Inbox» (Входящие)».

В соответствии с задачей Workday «Development» (Разработка): первоначальная подпись завершает процесс, только если пользователь отправляет задачу в папке «Inbox» (Входящие) после подписания документа. Подписывающие стороны должны всегда отправлять задачу в папке «Inbox» (Входящие) в Workday после завершения подписания в Adobe Sign. После подписания iframe закрывается, и пользователь перенаправляется к той же задаче, где можно нажать кнопку «Submit» (Отправить) для завершения процесса.