Under det 4:e kvartalet 2017 kommer de klassiska sidorna för att skicka och redigera att tas bort och de kommer inte längre att vara tillgängliga i Adobe Sign-systemet.

Den här förändringen innebär att integreringar som är beroende av inbäddade skicka- och redigeringssidor måste ändras så att de anpassas till den nya upplevelsen. Dessa integreringar kan gälla Adobe Sign-paket som Adobe Sign för MS Dynamics och egna API-lösningar för särskilda ändamål.

Förändringar av den inbäddade sidan innebär mer än bara utseendet och känslan i skicka- och redigeringsprocessen. Flera nya funktioner öppnas för användarna samt äldre tekniker tas bort och ersätts av mer robusta lösningar.

Förändringen för att skapa en ny standard för skicka-/redigeringsupplevelsen är planerad att äga rum under det 2:a kvartalet 2017. Därefter går det inte att se de klassiska sidorna i nya konton. Under det 4:e kvartalet 2017 förväntas alla kunder ha den nya upplevelsen och de klassiska sidorna tas då bort.


Skicka-sidan

Skicka-sidan spelar en central roll i Adobe Sign-tjänsten och en uppgradering till den nya versionen medför stora förändringar när det gäller funktioner och några eventuella processförändringar.

Med endast ett undantag, användare kommer att kunna utföra allt som de kunde i den klassiska vyn. Det finns emellertid ytterligare alternativ tillgängliga, som kan aktiveras av kontoadministratören.

Ett noterbart undantag är att i det skriftliga signeringsflödet (som ersätter det klassiska faxflödet) kommer det inte vara möjligt för en användare att skicka direkt till ett telefonnummer.


Utseende och känsla

För avsändare kommer den nya sidans utseende och känsla att vara den mest iögonfallande förändringen. Trots att alla klassiska funktioner finns på den nya sidan, innebär bara ett nytt fält att användaren blir mer noggrann genom hela processen.

Den generella sidlayouten är emellertid densamma, vilket minskar risken för misstag och användarna kommer att finna att de skickar avtal i stort på samma sätt som tidigare (oaktat de nya funktionerna som visas) och de vänjer sig snabbt.

Här nedan visas de båda alternativen sida vid sida. Trots att bilderna är för små för att kunna visa detaljerna, ser du att det inte är mycket som skiljer.

V3, hela sidan

För att utforska skillnaderna är sidor uppdelade i fyra funktionella avsnitt:

  • Mottagarna
  • Meddelandet
  • Filerna
  • Alternativen


Ändringarna i mottagaravsnittet

I den översta delen av skicka-sidan definieras signeringscykeln eller här visas en lista över mottagare och hur de kan arbeta med avtalet. Här under kan du se den klassiska sidan överst och den nya sidan längre ned.

Omkopplaren för standardarbetsflöde

Med omkopplaren för standardarbetsflöde bestäms om det grundläggande signeringsflödet är sekventiellt (Slutför i ordning) eller parallellt (Slutför i vilken ordning som helst).

Alternativet har flyttats så att det visas överst i mottagarlistan, texten som identifierar alternativen har klargjorts och den grafiska ”omkopplaren” ger en bild av vilket alternativ som har valts.

Inställningen har inte ändrats.

Obs!

Du kommer att märka att signerarens index visas till vänster om signerarrollen när signeringsflödet är sekventiellt.

När signeringsflödet ändras till parallellt, tas signeringsindexet bort eftersom alla signerare ges åtkomst till dokumentet samtidigt.

Jag måste signera

Alternativet ”Jag måste signera” gör det möjligt för avsändaren att lägga till sig själv som en mottagare av avtalet, antingen i den första eller sista signeringspositionen.

Alternativet har ändrats till ”Lägg till mig” och flyttats under mottagarlistan i den övre högra delen av mottagarstacken.

Länken Lägg till mig kommer att infoga avsändaren i mottagarstacken i en valfri position, inte bara som den första eller sista signeraren.


Nya funktioner i avsnittet Mottagare

Ny mottagarroll – Delegerande

Den nya skicka-sidan har stöd för ytterligare en mottagarroll: Delegerande.

Rollen Delegerande används för att avsändaren ska kunna skapa avtalet när den verkliga signeraren eller godkännaren inte är kända. En delegerande utses och den personen kommer att skicka avtalet till den sista mottagaren.

Klicka här för mer information om mottagarroller

Kontoadministratören aktiverar delegerarrollen genom att gå till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar > Tillåtna mottagarroller

Identitetautentisering per mottagare

I tidigare autentiseringsmetodik grupperades mottagarna i interna eller externa klassificeringar, och autentiseringen tillämpades på hela gruppen.

I programmet kan fortfarande kontoadministratören ställa in metoderna för standardautentisering av interna och externa mottagare.

Nu kan administratörer låta avsändare ändra metod för standardautentisering i en lista med aktiverade metoder per mottagare.

 

Kontoadministratörer kan konfigurera metoderna för standardautentisering och aktivera avsändaranpassningar genom att gå till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar > ID-autentiseringsmetoder

Privata meddelanden per mottagare

Avsändare kan skriva unika meddelanden till varje enskild mottagare i signeringsprocessen innan dokument skickas för signering eller godkännande. Om privata meddelanden är aktiverade kan avsändarna klicka på knappen Lägg till ett privat meddelande.

I dialogrutan Privat meddelande kan det privata meddelandet till mottagaren anges.

Det privata meddelandet inkluderas i det allmänna meddelandet i signeringsmeddelandet till mottagaren. 

Du kan även låta det privata meddelandet vara synligt under signeringsprocessen.

Funktionen att skapa privata meddelanden är inaktiverad som standard.

Kontoadministratörer kan aktivera det genom att gå till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar > Privata meddelanden till mottagare

Att mottagaren kan läsa det privata meddelandet i signeringsmiljön är standard när funktionen är aktiverad.

Kontoadministratörer kan inaktivera detta genom att gå till: Konto > Kontoinställningar > Signaturinställningar > Ytterligare inställningar

Mottagargrupper

En mottagargrupp gör det möjligt att låta flera team-medlemmar signera och godkänna för hela gruppen. Lägg till en ”mottagargrupp” i ett signeringssteg och lägg sedan till flera mottagare i den gruppen.

Alla angivna mottagare kan delta för hela gruppen och se till att transaktionerna inte hålls tillbaka bara för att invänta en viss person.  Mottagargrupper kan definieras som signerare eller godkännare, och autentiseringsmetoder kan anpassas individuellt för varje medlem i gruppen efter behov.

Funktionen för mottagargrupper är automatiskt aktiverad för Adobe Sign – Enterprise-konton.

Hybrida arbetsflöden

I hybrida arbetsflöden går det att använda sekventiella arbetsflöden för att inkludera en eller flera signeringssteg med parallella signerare.

Bilden nedan visar att det andra signeringssteget innehåller tre mottagare.

Dessa tre mottagare kommer att meddelas när den förste mottagaren har slutfört sin signatur, och alla tre måste signera innan processen kan flyttas till det tredje steget.

Kontoadministratörer kan aktivera/inaktivera hybrida arbetsflöden genom att gå till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar > Signeringsordning


Vilka är ändringarna i meddelandeavsnittet

I meddelandeavsnittet anges avtalsnamnet. Dessutom skrivs här det globala meddelande (meddelandet till alla mottagare).

Här nedan ser du det klassiska meddelandeavsnittet till vänster och det nya till höger. 

Välja mottagarens språk

Genom att välja mottagarens språk anger du vilket språk som ska användas under signeringscykeln för mottagarens e-post och för anvisningarna på skärmen.

Namnet på språklistan har ändrats från ”Språk” till ”Mottagarens språk” för att ge avsändaren en bättre förståelse för hur inställningarna fungerar.

Listrutan har flyttats från meddelandeavsnittet, i den klassiska layouten, till avsnittet Alternativ i den nya.

Inställningen har inte ändrats.

Förbättrade meddelandemallar

Väljaren för meddelandemallar har flyttats och texten ändrats.

I den klassiska sidlayouten lades namnet för standardmallen till som en text intill meddelandeetiketten, följt av en klickbar ”ändringslänk” för att avsändaren skulle kunna välja en annan mall.

På den nya skicka-sidan har mallväljaren flyttats till det övre höger hörnet i meddelandeavsnittet och texten har ändrats till det statiska värdet ”Meddelandemall”.

 

I det nya skickalternativet har väljaren för meddelandemallar förbättrats så att texten visas till höger i mallen när du för musen över något av mallnamnen.


Vilka är ändringarna i filavsnittet

Det är i filavsnittet som dokumentfilerna bifogas till avtalet.

I Adobe Sign finns stöd för ”dra-och-släpp” för att bifoga filer. Här finns dessutom ett bibliotek och det går även att överföra filer från bl.a. avsändarens lokala system, Box och Dropbox.

Här nedan ser du det klassiska filavsnittet till vänster och det nya till höger. I båda visas infällt de expanderade alternativen till höger om den klickbara länken.

Överföringskällor

Alla klickbara överförda/bifogade alternativ har flyttats från skicka-sidan till snabbmenyer, som öppnas när du klickar på länken Lägg till filer.

Obs!

  • Extern filkällor (Box, Google Drive osv.) länkar direkt till tjänsteleverantören och avsändaren måste autentisera den aktuella tjänsten
  • Evernote stöds inte längre för överföring i den nya versionen.

Förhandsvisa och lägg till signaturfält

Förhandsvisa och lägga till signaturfält är ett alternativ för att dirigera de bifogade filerna till redigeringsmiljön, där signaturer och formulärfält kan läggas till eller redigeras.

Textetiketten för alternativet har ändrats från ”Förhandsgranska, placera signaturer eller lägg till formfält” till ”Förhandsvisa och lägg till signaturfält”.

Alternativet har flyttats från mitten, längst ned på den klassiska sidan, till nedre vänstra hörnet i den nya versionen.

Funktionaliteten har inte ändrats.


Vilka är ändringarna i alternativavsnittet

Alternativavsnittet visas till höger om meddelande- och filavsnitten. 

Det här avsnittet visas inte på samma sätt för alla konton. Hur det visas baseras på de alternativ som kontoadministratören har aktiverat i avsändarinställningarna. 

Alla alternativ visas i nedanstående bilder, med den klassiska sidan till vänster och den nya sidan till höger.

Tidsgräns för slutförande

Tidsgräns för slutförande har flyttats från den övre delen på panelen Alternativ, till under lösenordinställningen.

Ledtexten har ändrats från ”Ange ett förfallodatum för det här dokumentet” till ”Tidsgräns för slutförande”.

Inställningen har inte ändrats.

 

The interface no longer asks for a "number of days", and instead pops up a calendar where the user can select a deadline date, as well as the exact time (based on the senders timezone).

Time is expressed in "military" or 24 hour format.

It is possible to type in the date and time explicitly instead of using the pop-up interface.

Lösenordsskydd

Alternativt Lösenordsskydd har flyttats till högst upp i avsnittet Alternativ och ledtexten har ändrats från ”Ange lösenord för att öppna signerad PDF” till ”Lösenordsskydd”.

Funktionen har även förbättrats så att avsändare nu kan välja ”Visa lösenord” och se om det uppstår problem när de skriver lösenordet.  

Om lösenorden inte överensstämmer kommer det andra lösenordsfältet att få en röd nyans för att ange lösenordsavvikelsen. 

Skriven signatur

Den skriftliga signeringstypen har förändrats betydligt från det klassiska alternativet ”Fax-signatur”.

För avsändare finns det två viktiga ändringar:

  • Förifyllda fält kan anges av avsändaren när dokumentet utformas för att godta förifyllt innehåll
  • Telefonnummer kan inte längre användas i stället för e-postadresser i mottagaravsnittet

Signerare får en mycket bättre upplevelse när den elektroniska signeringsprocessen kan användas, vilket medför bättre kvalitet på det returnerade dokumentet.

Klicka här om du vill ha mer information om den nya skriftliga signeringstypen.


Nya funktioner i avsnittet Alternativ

Ange påminnelse

Påminnelser har flyttats från överföra-skicka-sidan och lagts till i avsnittet Alternativ så att avsändare kan konfigurera hela avtalet på skicka-sidan.

Mottagarens språk

Fältet Mottagarens språk är ingen nyhet, men det har nu placerats i alternativavsnittet.

Den har samma funktion som den som flyttades från meddelandeavsnittet i den klassiska sidlayouten.


Redigeringsmiljön

Redigeringsmiljön utgör kärnan för det av användaren skapade dokumentbiblioteket. Den nya miljön erbjuder mallkreatörer bättre layout för att lägga ut och hantera fält samt att verktygen, som behövs för att skapa ett väl fungerande dokument, är lättare att kommer åt.


Utseende och känsla

Ändringarna i redigeringsmiljön är i första hand strukturella, verktyg har flyttats för att ge bättre och enklare åtkomst.  

Det är värt att observera att redigeringsmiljön har två gränssnitt i både den klassiska och den nya versionen:

  • Ad hoc-gränssnittet
    • Öppnas med
      • Sidan Skicka när alternativet för förhandsgranska, placera signaturer eller lägg till formfält är markerat
      • Sidan Hantera när du i utkaststatus klickar på redigeringslänken för avtal
    • Deltagare identifieras genom deras e-postadresser (som importeras från skicka-sidan)
    • Mallegenskaper är låsta och kan inte ändras
  • Gränssnittet för att skapa mallar
    • Öppnas med:
      • Sidan Kontrollpanelen när du klickar på länken Lägg till mall till bibliotek
      • Sidan Hantera när du klickar på redigeringslänken för en biblioteksmall         
    • Deltagare definieras som ”Deltagare 1” till ”Deltagare N”
    • Mallegenskaper visas – Namnet på mallen och hur den distribueras kan ändras

Här nedan ser du två miljöer sida vid sida, med den klassiska layouten till vänster:

V3, hela sidan

Ändringar i sidlayouten

Fält har flyttats till åt höger

Fältavsnittet innehåller fält som du kan lägg till i dokumentet. De flesta har ett särskilt ändamål, t.ex. för signaturer, signerares namn och hyperlänkar. De generella fälten finns i datafältsavsnittet och här finns även textrutan.

Fältavsnittet har flyttats från överkanten i fönstret, för att ge mer arbetsutrymme i formuläret, och placerats till högra.

Inget i fältfunktionen har ändrats.

Fältstorlek, justering och navigeringsverktyg visas

Det finns tre fältverktyg längst upp på sidan:

  • Fäst och justera – det finns fyra alternativ för att justera mot valfri sida av fältet
  • Fäst till storlek – det finns tre verktyg för att fästa mot fältets bredd, höjd eller både och
  • Navigera till fält – visar alla fält i alfabetisk ordning efter fältnamn och markörens fokus flyttas till det fält du väljer

Dessa fält visas ständigt och inte som ett snabbmenyalternativ som doldes under en knapp.

Dessa verktygsfunktioner har inte ändrats

Bättre åtkomst till fältmallar

Genom fältmallsåtkomsten kan avsändaren använda en formulärfältsöverläggning för ett överfört dokument.

Med funktionen öppnas nu en snabbmeny där du väljer mallen, som sedan försvinner i stället för att läggas över fältavsnittet.

Mallväljaren är oförändrad.

Zooma-funktionen är flyttats

Med zooma-funktionen kan du förstora och förminska dokumentet i Adobe Sign-fönstret.

Funktionen har ändrats från en plus-/ minusskala högst upp i fönstret till plus-/minusikoner längst ned på sidan.

Funktionaliteten är densamma.

Sidväljaren har flyttats

Användaren kan välja en sida och visa den på den visningsbara ytan.

Den här funktionen har ändrats från att visa miniatyrbilder till vänster, till en mer diskret kontroll längst ned på sidan där avsändaren kan välja en sida med hjälp av pilarna eller ange ett sidnummer för att hoppa direkt till den sidan.

Överföra och återställa flyttade fält

Med länken Återställ fält rensas formuläret från fält som har lagts till under den aktuella redigeringssessionen. Fält som var en del av dokumentet när du öppnade mallen för redigering kvarstår eller läggs tillbaka om de hade tagits bort.

Med knappen Skicka slutförs redigeringsprocessen och avtalet skickas till den första mottagaren.

Båda dessa objekt har flyttats från högst uppe till höger på sidan till det nedre högra hörnet.

Båda fungerar på samma sätt.

Enklare att upptäcka fältnivåfel

När ett nytt dokument med texttaggar eller Acrobat-fält överförs, kommer Adobe Sign att verifiera alla fältegenskaper för att säkerställa att inga fel (ogiltig teckenstorlek, cirkelberäkningar osv.) finns.  När fel påträffas visas en banderoll som anger antalet fel och navigeringsikoner så att du lätt kan gå mellan fältfelen. 

Nedan visas ett exempel på ett formulärfält med en valideringsregel som söker efter ett socialförsäkringsnummer trots att det angivna standardvärdet är text.

När du klickar på Nästa fel till höger, öppnas nästa fält med det valideringsfel som anges högst upp i fältet.

Ändringar i gränssnittet Skapa mall

Mallegenskaper har flyttats

Mallegenskaper används för att ändra mallnamnet, avgöra vilken typ av mall som du sparar (dokument eller formulärfält) och hur dokumentet ska distribueras (personligt, per grupp eller hela kontot).

Länken för att öppna mallegenskaperna har flyttats från sidans överkant och placerats mer iögonfallande till höger, precis ovanför formulärfälten.

Gruppen med inställningar i mallegenskaperna är densamma.

Namnet på deltagarlistan har nu ändrats till ”Mottagare” och flyttats

I listrutan Mottagare visas de olika deltagarna i avtalet. I gränssnittet Skapa mall identifieras mottagare som ”Deltagare 1” till ”Deltagare N”.

I ad hoc-gränssnittet är avtalsmottagarna redan definierade och e-postadresserna för varje mottagare är infogade i stället för platshållare för deltagarna.

I båda fallen visas i deltagarlistan vilka fält som tilldelas till vilken mottagare. Genom att markera en av deltagarna i listan, kommer de fält som hen har tilldelats att förbli markerade på sidan, medan andra är nedtonade.

Dessutom kan deltagarlistan användas under fältplacering för att definiera personen som fältet ska tilldelas till. Genom att markera Deltagare 2 och sedan placera ett valfritt antal fält, kommer dessa fält automatiskt att tilldelas till Deltagare 2.

I den klassiska miljön hette fältet ”Välj deltagare”, det har nu ändrats till ”Mottagare”.

Listrutan har flyttats från det övre vänstra hörnet i fönstret till den högra sidan, precis ovanför formulärfälten.

Deltagarlistan har inte ändrats.

Ändringar i ”ad hoc-gränssnittet”

Spara mall i dokumentbibliotek

Avsändare kan nu skapa en mall i skicka-processen och sedan spara den i biblioteket. Båda malltyperna kan sparas och de är fullt redigerbara på fliken Hantera.

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy