I den här guiden hittar du de rekommenderade första stegen för att konfigurera kontot för Adobe Acrobat Sign och för att skicka transaktioner.
Här nedan visas två flikar, en för användarna av systemet och den andra för kontoadministratörer. På varje flik finns en lista med funktioner som kan konfigureras och precis till höger om funktionsnamnet visas de tjänstenivåer de är avsedda för.
Vi rekommenderar att alla användare börjar med att konfigurera sitt personliga ID. Om du är kontoadministratör ska du fortsätta till fliken Admin och konfigurera kontoinställningarna.
Individuella konton är enskilda licenskonton, så standard är att användaren också är kontoadministratör.
När du först loggar in på Acrobat Sign är det bra att ta några minuter till att granska din personliga användarinformation. Den här informationen används i flera mallar, så det är viktigt att den är korrekt.
Profilsidan visar de enskilda värdena som Acrobat Sign använder när dina transaktioner anpassas. Särskilt viktigt är:
Om du behöver justera innehåll klickar du på knappen Redigera profil, gör ändringarna och sparar.
Med Acrobat Sign kan du skapa tre signaturformat utifrån dina personliga eller affärsmässiga krav:
Om du väljer det här alternativet behövs ingen särskild konfigurering.
Skapa din unika signatur genom att gå till Personliga preferenser > Min signatur.
Klicka på Skapa för att öppna signaturpanelen och välj en metod för att skapa signaturen:
Klicka på Tillämpa när du har skapat en lämplig signatur.
Avancerade användare som verkligen vill hålla koll på sina transaktioner kan ställa in milstolpar som skickar ett e-postmeddelande till inkorgen eller en varning som levereras i en rapport.
Om du vill komma till din meddelandesida går du till Personliga inställningar > Mina meddelanden
Några få snabba definitioner:
Både händelser och varningar kan konfigureras för att kommunicera på två sätt. Du kan välja ingen, en eller båda genom att markera konfigurationsalternativet. Dessa alternativ är:
Lägg även märke till att det finns två flikar för dessa händelser/larm.
Rapporteringen kan konfigureras längst ned på sidan så att du får dig tillskickad en sammanfattning över händelser som du har markerat. Du kan dessutom bestämma att rapporten ska skickas en gång i veckan, varje arbetsdag eller varje veckodag.
På Business- och Enterprise-nivå kan användarna skapa personliga sidfötter, precis som en signaturfil i e-postmeddelanden.
Om alternativet är aktiverat av kontoadministratören kan du ange den i Personliga inställningar > Min sidfot för e-post
Den här sidfoten placeras längst ned i ditt e-postmeddelande, men ovanför eventuell sidfot på kontonivå:
Det finns två alternativ för standardspråk:
Välkomna administratörer!
Förhoppningsvis har konfigurationen av ditt personliga användar-id gått bra och du är nu redo för de större kontoövergripande besluten.
Nedanstående beskrivningar är relativt långa, men för att kontoinställningarna ska bli korrekta är det viktigt att dina avsändare och signerare får god tid på sig att anpassa sig till processen. Detta innebär även att antalet frågor som ofrånkomligt kommer att uppstå blir färre med förändringen efter distributionen.
Obs! Alla alternativ som är tillgängliga för dig beskrivs inte fullständigt, så kontakta support om du har några frågor.
Om du vill säkerhetskopiera din dator eller telefon är det en bra idé att behålla kopior av dina signerade avtal. I stället för att hämta avtalen ett och ett från sidan Hantera kan Externt arkiv skicka en kopia av det signerade avtalet till en alternativ e-postadress, ett Evernote-konto eller ett Box-konto.
Logga in som kontoadministratör och navigera till: Konto > Kontoinställningar > Externt arkiv
Om du vill ha kopior av ditt kontos avtal skickade till en alternativ e-postadress, anger du den e-postadressen i fältet Skicka en extra kopia... och klickar på knappen Spara ändringar.
Fältet Externt arkiv har en begränsning på 255 tecken. Om du vill skicka till fler personer än vad som får plats, ska du prova med att använda en distributionslista!
Om du vill att en kopia skickas till Evernote eller Box klickar du på motsvarande länk Klicka här och specifika instruktioner visas i ett nytt fönster.
Signaturinställningar!
Det finns mycket att tänka på när det gäller dessa inställningar, så vi börjar direkt!
Navigera till Konto > Signaturinställningar
De två första inställningarna styr den automatiska formateringen för raden där signaturen är placerad och underskriftdata som infogas under raden:
Nästa avsnitt styr hur dina mottagare kan ange sin signatur. Om du inte vill begränsa alternativen på grund av ett specifikt affärssyfte, rekommenderar vi att mottagarna kan ange sin signatur på det sätt de vill ha den.
Det finns tre alternativ:
Det här avsnittet styr om dina mottagare kan använda en befintlig sparad signatur (biometriska och bildbaserade signaturer sparas). Om du väljer att inte tillåta användning av sparade signaturer kommer mottagaren att behöva skriva, rita eller överföra sin signatur, beroende på vilken typ av signatur du tillåter.
Alternativen är:
Det finns ytterligare en kryssruta i den här sektionen:
Att lägga till ditt företagsvarumärke är ett praktiskt sätt att anpassa Acrobat Sign för användarna i ditt konto samt dina signerare.
Företagsnamn och URL-värdnamn
I det här avsnittet ska du ange företagsnamn och ett värdnamn för ditt konto. Det kan verka grundläggande men det bidrar till ett anpassat konto.
Dessa två inställningarna gäller för kontot och kan inte justeras på gruppnivå.
Logga in som kontoadministratör och navigera till: Konto > Kontoinställningar > Kontoinställning
Företagsnamn
Värdet som du anger i det här fältet fylls automatiskt i fältet Företagsnamn för nya användare när de skapas i kontot.
Som standard tillåter Acrobat Sign användare att redigera personliga inställningar och det gäller även företagsnamnet för enskilda användare.
Om du vill uppdatera värdet Företagsnamn i profilen för alla användare på ditt konto:
Alla användarprofiler använder värdet i fältet Företagsnamn som värde för Företag i sina användarprofiler.
Att kontrollera Ange företagsnamn för alla användare i kontot är en engångsåtgärd för att ersätta alla användare i ditt konto.
När sidan har sparats uppdateras alla användare och kryssmarkeringen tas bort så att åtgärden kan utlösas igen om det behövs (eftersom användarna fortfarande kan ändra värdet för företagsnamn).
Värdnamn
Ange värdnamnet för dina kontoändringar, det URL som dina användare loggar in på och den URL där avtalen finns för dina signerare.
Resultatet är en anpassad URL med ditt värdnamn.
Varumärket är viktigt! Dina kunder vill se logotypen på transaktionerna som du skickar ut och genom att ladda upp logotypen, kommer varumärket att placeras på alla e-postmeddelanden med de transaktioner som skickas ut med Acrobat Sign.
JPEG-, GIF- eller PNG-bilder stöds, men PNG ger bäst resultat i allmänhet.
Logga in som kontoadministratör och navigera till: Konto > Kontoinställningar > Kontoinställning > Ladda upp logotyp.
Klicka på knappen Ladda upp och gå till bilden som du vill använda. Tänk på att bilder med de angivna måtten (60 pixlar hög och 200 pixlar bred) fungerar bäst.
När du har valt en bild, kommer logotypen att visas till höger om knappen Skicka:
Om du behöver ändra logotypen klickar du på knappen Rensa och logotypen kommer att tas bort.
Avsnittet Globala inställningar på fliken Konto är ett av de mer funktionsrika avsnitten och alla inställningar är ärendespecifika.
Här nedan beskriver vi kortfattat varje alternativ och förklarar vår rekommendation, men det kan vara helt rimligt att ditt fall kan variera från "det mest vanliga användningssättet".
Navigera till Konto > Kontoinställningar > Globala inställningar.
Den här inställningen gäller endast för kopian som är bifogad till det signerade och arkiverade e-postmeddelandet. Kopior som hämtas från Acrobat Sign senare kommer alltid att bestå av en PDF-fil.
Det är det externa arkivet igen, men den här inställningen kan konfigureras på gruppnivå (för företags- och storföretagskunder) vilket gör att du kan vidarebefordra slutförda försäljningsavtal till redovisningsavdelningen eller slutförda sekretessavtal till den juridiska avdelningen (till exempel).
Tänk på att inställningen avser användare i Acrobat Sign-kontot (och inte alla i företaget). Det är möjligt att dina signerare inte har användar-ID:n för Acrobat Sign i ditt konto. Detta innebär att dessa parter inte omfattas av den här inställningen.
Acrobat Sign arbetar i en överordnad-underordnad relationsmodell och grupper är de underordnade objekten för kontot. Detta innebär att en ny grupp kommer att ärva kontoegenskaperna. Det innebär också att ändringar på gruppnivån åsidosätter inställningarna på kontonivån.
Skicka-inställningar är de funktioner som visas för avsändande agenter på fliken Skicka. Det här avsnittet är avsett för alla konfigurationer som kan göras på sidan.
Ungefär som med de globala inställningarna är dessa skiftlägeskänsliga.
Den här beskrivningen är lång, men börja med att navigera till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar.
För vissa formulär krävs att en godkännare ska fylla i fältinformation men inte signera dokumentet.
Du kan välja ett eller alla alternativ, men om du vill aktivera Telefonautentisering måste du först aktivera alternativet Tillåt avsändare att ange alternativ för verifiering av signeraridentitet per mottagare.
Mer om varumärken!
Navigera till Konto > E-postinställningar, där hittar du:
Sidfot i e-postmeddelande – Detta är en inställning som gäller för hela kontot. Den används för att placera ett textmeddelande längst ned i dina e-postmeddelanden. Det här är en bra plats för exempelvis marknadsföring och juridisk information.
Tillåt användarna att ha sina egna sidfötter i e-postmeddelanden – Den här inställningen tillåter att enskilda användare anger personligt signeringsinnehåll
Bilder för sidhuvud och sidfot – Sidhuvuden och sidfötter i e-postmeddelanden påminner mycket om logotyper, men de är större. Det verkligen framhäver varumärket i dina e-postmeddelanden och gör det lättare för kunden att veta varifrån meddelandet kommer.
Precis som med logotyper, stöds JPEG-, GIF- och PNG-bilder.
Använd en bild som är 200 pixlar hög och upp till 600 pixlar bred.
Du kommer att se en länk för varje alternativ för Ladda upp en ny bild. Klicka på länken för att bläddra till bilden i ditt lokala system. Klicka på Spara.
Säkerhetsinställningar för Acrobat Sign matchar de allmänna säkerhetsinställningarna för lösenord som du hittar för de program som du har hanterat – med några extra dokumentinställningar.
Du ställer in säkerheten genom att navigera till Konto > Kontoinställningar > Säkerhetsinställningar.
Kommer du att använda API:er? Om du har en utvecklare och vill integrera Acrobat Sign med dina befintliga CRM-system (eller något annat API-aktiverat) kan det vara värt att titta närmare på detta alternativ.
Acrobat Sign stöder ett REST-API:
Gå till Konto > Acrobat Sign-API.
Om du vill använda API:erna i Adobe Document Cloud för att komma åt användardata måste du ha OAuth-tokens.
Du kan skapa en integreringsnyckel om du har ett äldre program som inte har stöd för OAuth.
Om du inte ser länken för att skapa en integreringsnyckel ska du kontakta supportavdelningen.
Du kan även hitta följande på sidan
När API:er är aktiverade ser du en ny länk till vänster för Logg över API-förfrågningar. Den här loggen visar den inkommande XML-filen från API-anropet och den kan vara värdefull vid felsökning om du har kodrelaterade problem.
REST API är tillgängligt via alternativet API-program.
På sidan klickar du på länken Skapa ett nytt program, anger programnamnet och klickar sedan på knappen Skapa program.
Ditt nya program-id och din hemlighet skapas och visas omedelbart.
Att dela in användaren i funktionella grupper kan vara mycket praktiskt, särskilt om du har olika signeringskrav eller rapporteringsstrukturer som måste beaktas.
Lyckligtvis är det jätteenkelt att skapa en grupp i Acrobat Sign. Du behöver bara gå till
Konto > Användare eller Konto > Grupper.
På gruppsidan klickar du på plusknappen (+) i det övre högra hörnet och anger det nya gruppnamnet i fältet.
Det finns även en länk för att konfigurera gruppinställningarna. Klicka på raden för att se länken Gruppinställningar. Dessa inställningar är näst intill identiska med de globala inställningarna som du konfigurerade på kontonivån, men eftersom grupper är ett underordnat objekt till kontot kommer gruppinställningarna att åsidosätta kontoinställningarna.
Du kommer även att märka att gruppnamnet alltid är uppdateringsbart, så det är inga problem att ändra gruppnamnen.
Om du har köpt en Acrobat Sign-plan för ett småföretag använder du Admin Console för att hantera användare och berättiganden som är kopplade till dem. Du kan också tilldela flera administratörer för att hjälpa till att hantera ditt team eller funktionsbeteendet i Acrobat Sign
Slutligen, det är nu dags att lägga till användare!
Det finns två metoder för att skapa nya användare i Acrobat Sign:
En i taget
eller
Skapa flera samtidigt med en CSV-fil
Processen för att skapa enskilda användare är ganska enkel. Gå bara till
Gå till Konto > Användare och klicka på plusknappen (+) i verktygsfältet som visas intill sökrutan. Dialogrutan Skapa öppnas.
Fyll i e-postadress, förnamn och efternamn, och markera sedan gruppen som användaren ska tilldelas till (om det behövs).
Du kommer även att se kryssrutan Visa deras avtal. Med detta alternativ kan du skapa en kontodelning från den nya användaren till din administratör. Om du vill övervaka den nya agentens transaktioner ska du markera den här kryssrutan.
Om du inte gör det kan du fortfarande skapa en delning genom att välja funktionen Kontodelning.
När du skapar användaren skickas ett e-postmeddelande till den adress som du angav med en lösenordsbegäran. När detta är gjort är användaren aktiverad och klar för att skicka det första dokumentet!
Gå till Konto > Användare och klicka sedan på plusknappen (+) i verktygsfältet som visas intill sökrutan när du vill skapa satser. I dialogrutan Skapa klickar du på Skapa användare satsvis.
Processen innebär att du måste skapa en CSV-fil med kolumner och ange minst en e-postadress samt för- och efternamn. Exakt format visas i exemplen i .CSV-filen. Klicka på länken Hämta ett exempel på en CSV-fil. Förbered filen i det angivna formatet. När filen är klar klickar du på Bläddra och markerar filen.
Enda nackdelen med den här processen är att du inte kan skapa delningen från användaren till administratörskontot.
Logga in på ditt konto