Om du vill säkerhetskopiera din dator eller telefon är det en bra idé att behålla kopior av dina signerade avtal. I stället för att hämta avtalen ett och ett från sidan Hantera kan Externt arkiv skicka en kopia av det signerade avtalet till en alternativ e-postadress, ett Evernote-konto eller ett Box-konto.

Så här ställer du in det

Logga in som kontoadministratör och navigera till: Konto > Kontoinställningar > Externt arkiv

Om du vill ha kopior av ditt kontos avtal skickade till en alternativ e-postadress, anger du den e-postadressen i fältet Skicka en extra kopia... och klickar på knappen Spara ändringar.

Om du vill att en kopia skickas till Evernote eller Box klickar du på motsvarande länk Klicka här och specifika instruktioner visas i ett nytt fönster.

Signaturinställningar!

Det finns mycket att tänka på när det gäller dessa inställningar, så vi börjar direkt!

Navigera till Konto > Signaturinställningar

De två första inställningarna styr den automatiska formateringen för raden där signaturen är placerad och underskriftdata som infogas under raden:

• Använd välformaterade signaturer och initialer
  • Att aktivera detta placerar raden och underskriftinnehållet under det
  • Om du vill inaktivera detta placeras endast signaturen utan markeringar som visar att signaturen är elektronisk


• Justera linjen under signaturen och initialerna dynamiskt 
  • Aktivera detta för att dynamiskt justera linjen under signaturen till att blir några pixlar längre än den faktiska underskriften/initialerna
  • Att inaktivera detta innebär att hela raden för längden på det ursprungliga fältet för underskrift skrivs ut

Tillåt mottagare att signera och ange initialer

Nästa avsnitt styr hur dina mottagare kan ange sin signatur. Om du inte vill begränsa alternativen på grund av ett specifikt affärssyfte, rekommenderar vi att mottagarna kan ange sin signatur på det sätt de vill ha den.

Det finns tre alternativ:

• Skriv deras namn och initialer – Att skriva in namnet är den enklaste processen för de flesta signerare och som inte kräver någon extra åtgärd. Mottagaren skriver namnet och ett avskriftsliknande teckensnitt används.
  • Välj signeringsteckensnitt dynamiskt – det finns flera handstilsliknande teckensnitt i Acrobat Sign-systemet. Som standard tillämpas de i en fast ordning.  Om det här alternativet är aktiverat, sker startpunkten för teckensnittet slumpmässigt
• Rita en handskriven signatur och initialer direkt på skärmen med musen, en stylus eller med fingrarna – om det här alternativet är aktiverat kan mottagarna fysiskt rita sin signatur.
• Ladda upp en bild av sina signaturer och initialer – om det här alternativet är aktiverat kan mottagaren ladda upp en bild av sin signatur från sitt lokala system.

Tillåt att mottagare kan använda sin sparade signatur

Det här avsnittet styr om dina mottagare kan använda en befintlig sparad signatur (biometriska och bildbaserade signaturer sparas).  Om du väljer att inte tillåta användning av sparade signaturer kommer mottagaren att behöva skriva, rita eller överföra sin signatur, beroende på vilken typ av signatur du tillåter.

Alternativen är:

• Alla mottagare – Om det här alternativet har valts kommer alla mottagare att kunna använda sina sparade signaturer.
• Interna mottagare – om det här alternativet har valts kan endast mottagare som också finns som användare i ditt Acrobat Sign-konto använda sina sparade signaturer.
• Ingen – om det här alternativet har valts kan inte sparade signaturer användas.

Det finns ytterligare en kryssruta i den här sektionen:

• Tillåt användare i mitt konto att ladda upp en bild och spara till deras profil som sina signaturer och initialer – att aktivera det här alternativet tillåter användare i ditt Acrobat Sign-konto att ladda upp en bild av sin signatur i avsnittet Personliga preferenser.

Att lägga till ditt företagsvarumärke är ett praktiskt sätt att anpassa Acrobat Sign för användarna i ditt konto samt dina signerare.

Företagsnamn och URL-värdnamn

I det här avsnittet ska du ange företagsnamn och ett värdnamn för ditt konto. Det kan verka grundläggande men det bidrar till ett anpassat konto. 

Dessa två inställningarna gäller för kontot och kan inte justeras på gruppnivå.

Logga in som kontoadministratör och navigera till: Konto > Kontoinställningar > Kontoinställning

Företagsnamn

Värdet som du anger i det här fältet fylls automatiskt i fältet Företagsnamn för nya användare när de skapas i kontot.

Som standard tillåter Acrobat Sign användare att redigera personliga inställningar och det gäller även företagsnamnet för enskilda användare.

Om du vill uppdatera värdet Företagsnamn i profilen för alla användare på ditt konto:

• Markera rutan Ange företagsnamn för alla användare på kontot
• Klicka på Spara

Alla användarprofiler använder värdet i fältet Företagsnamn som värde för Företag i sina användarprofiler.

Värdnamn

Ange värdnamnet för dina kontoändringar, det URL som dina användare loggar in på och den URL där avtalen finns för dina signerare.

Resultatet är en anpassad URL med ditt värdnamn.

Varumärket är viktigt! Dina kunder vill se logotypen på transaktionerna som du skickar ut och genom att ladda upp logotypen, kommer varumärket att placeras på alla e-postmeddelanden med de transaktioner som skickas ut med Acrobat Sign.

JPEG-, GIF- eller PNG-bilder stöds, men PNG ger bäst resultat i allmänhet.

Logga in som kontoadministratör och navigera till: Konto > Kontoinställningar > Kontoinställning > Ladda upp logotyp.

Klicka på knappen Ladda upp och gå till bilden som du vill använda. Tänk på att bilder med de angivna måtten (60 pixlar hög och 200 pixlar bred) fungerar bäst.

När du har valt en bild, kommer logotypen att visas till höger om knappen Skicka:

Om du behöver ändra logotypen klickar du på knappen Rensa och logotypen kommer att tas bort.

Avsnittet Globala inställningar på fliken Konto är ett av de mer funktionsrika avsnitten och alla inställningar är ärendespecifika.

Här nedan beskriver vi kortfattat varje alternativ och förklarar vår rekommendation, men det kan vara helt rimligt att ditt fall kan variera från "det mest vanliga användningssättet".

Navigera till Konto > Kontoinställningar > Globala inställningar.

• Bifoga en CSV-fil med formulärdata till avsändarens undertecknade e-postavtal
  Markera rutan om du använder formulär och vill hämta en CSV-fil med fältdata för alla signerade dokument. Det kan emellertid bli alltför omfattande att hämta enskilda CSV-filer för varje transaktion.
  
  Om du vill samla in data eller överföra data till CRM-system, kan det vara bättre om du tar dig tid och bygger upp en API-lösning.
  


• Begränsad dokumentsynlighet
  Med den här funktionen kan du visa avsedda filer i din transaktion endast för olika signerare. För att få ut det mesta ur Begränsad dokumentsynlighet krävs att du har en bra förståelse för hur signaturflödet fungerar i relation till dokumenten som du skickar och hur du bifogar dessa dokument.
  
  Om du tror att du kommer att skicka en stor transaktion med flera filer till flera signerare och om du vill dölja delar av dokumentet för en eller flera signerare, ska du använda den här inställningen! Här finns en kort video om du fortfarande inte kan bestämma dig.

• Bifoga en PDF-kopia av det signerade dokumentet i skickad e-post
  När transaktionen är klar kommer alla inblandade som standard att få en kopia. Den här inställningen gör att du kan ändra så att kopior endast skickas till interna medarbetare, endast externa medarbetare, till båda eller inga.
  
  Hur du använder den inställningen beror troligtvis på vilken typ av dokument du har. Om du samlar in känslig information kan det vara bra att inte skicka ut signerade kopior med e-post. Detta är det bästa sättet att skydda dem, men det kan innebära att kunderna kontaktar dig för att få en kopia av dokumentet. I dessa fall rekommenderar vi att signeraren registrerar sig för ett kostnadsfritt konto med Acrobat Sign och överför en kopia direkt från Acrobat Sign.
  


• Bifoga revideringsrapport för slutförda dokument
  Om du behöver revideringsrapporter bifogade till kopian av det signerade dokumentet som vi skickar till dig via e-post, ska du aktivera detta alternativ för åtminstone avsändaren.
  


• Sammanfoga flera dokument till ett dokument efter signering
  När du laddar upp flera filer för en transaktion, slås dessa filer samman i Acrobat Sign till en PDF-fil innan den skickas för signering.
  
  Med den här inställningen bestäms om dina signerade och arkiverade e-postmeddelanden innehåller en stor PDF-fil eller om dokumentet delas upp igen i flera filer.
  

• Skicka en extra kopia av alla signerade avtal till de här e-postadresserna

Det är det externa arkivet igen, men den här inställningen kan konfigureras på gruppnivå (för företags- och storföretagskunder) vilket gör att du kan vidarebefordra slutförda försäljningsavtal till redovisningsavdelningen eller slutförda sekretessavtal till den juridiska avdelningen (till exempel).

• Ladda upp signerat dokument
  Om du tillåter signerare att skriva ut dokumentet, signera det och faxa det tillbaka, bör du aktivera den här inställningen. Någon gång kommer någon att skriva ut dokumentet och skicka det till dig och om den här inställningen inte är aktiverad kommer du inte att kunna stänga transaktionen i Acrobat Sign.
  
• Twitter-integrering
  Låt medarbetarna berätta om sina framgångar! Skicka ut ett Twitter-meddelande varje gång en transaktion avslutas.
  
• Delegering för användare i mitt konto
  Delegering avser här tillåtelse för en annan signerare (e-postadress) att signera dokumentet i ditt ställe. Att delegera tar inte bort åtkomsten från den ursprungliga parten, den ger bara en annan användare rätten att signera.
  
  Vi förespråkar att du gör signeringsprocessen så enkel som möjligt och detta innebär att du bör tillåta delegering. Under vissa omständigheter finns det ett stort behov av att bara ha en bestämd part som signerar.
  

• Behörighet att signera
  Den här inställningen anger standardåtkomsten för att signera ett dokument för användarna i ditt Acrobat Sign-konto.
  I allmänhet rekommenderar vi att tillåta att alla kan signera som standard. Om du avser att använda Acrobat Sign i något personaladministrativt syfte, behöver du definitivt låta alla signera.
  Om du väljer att neka alla signeringsbehörighet som standard, måste du uttryckligen aktivera signerarna som måste kunna signera.
  Tips!: Som administratör behöver du nödvändigtvis inte vara signerare. Detta innebär att om du behöver signera dokument, och du som standard nekas att signera, ska du gå till Användare och grupper och klicka på din e-postadress och aktivera dig som signerare.
• Delegering för användare utanför mitt konto
  Detta fungerar på samma sätt som ovanstående inställning, men denna funktion är specifik för användare som inte finns i ditt Acrobat Sign-konto.
  Ange en tidszon att använda för avtal som skapas av användare i det här kontot
  Den här inställningen används för att ställa in tidszonen för tiddatumstämplar på dina transaktioner.
  
• Inställningar för gruppadministratörer
  Företags- och storföretagskunder kan ha grupper och om du har grupper kanske du vill ha administratörer för just dessa grupper.
  Med dessa två inställningar kan du tillåta (eller inte) gruppadministratörer att lägga till nya användare eller ändra deras gruppnivåinställningar (som i stor utsträckning är desamma som inställningarna som visas i avsnittet Globala inställningar).
  

Skicka-inställningar är de funktioner som visas för avsändande agenter på fliken Skicka. Det här avsnittet är avsett för alla konfigurationer som kan göras på sidan.

Ungefär som med de globala inställningarna är dessa skiftlägeskänsliga.

Den här beskrivningen är lång, men börja med att navigera till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar.

• Ny sändningsupplevelse
  Den här inställningen aktiverar den nya sändningsupplevelsen. Du kan även välja att låta användare växla mellan den nya och klassiska sändningsupplevelsen.
  
• Visa sidan Skicka efter inloggning
  Den här inställningen dirigerar dina användare till fliken Skicka (i stället för fliken Hem) när de har loggat in på Acrobat Sign.
  Om du drabbas av fördröjning vid första inloggningen, beror det förmodligen på skripten som körs på fliken Hem och som anropar rapporteringsfunktioner för att återspegla korrekta data. Om användarna hellre vill komma direkt till sändningsprocessen och inte till fliken Hem, är detta den funktion du ska välja!
  
• Skicka dokument för godkännande
  Behöver arbetsflödet godkännas av en eller flera personer som inte behöver signera? Om så är fallet ska du aktivera den här funktionen.
  

• Bifoga dokument
  Den här inställningen används för att aktivera olika kanaler som tillåter att en användare kan bifoga ett dokument. Om du har ett starkt behov av versionskontroll över dokumenten, vill du troligtvis inaktivera allt förutom biblioteket där de aktuella versionerna av formulären finns.
  
• Automatiskt ifyllt dokumentnamn
  Att automatiskt fylla i dokumentnamnet är tidsbesparande, men tänk på att dokumentet hämtar namnet från den första bifogade filen. Om du aktiverar detta ska du också överväga om du ska tillåta avsändaren att redigera dokumentnamnet, om det skulle finnas behov.
• Språk
  Den här inställningen gör att användarna kan ange externa signerares signeringsspråk på sidan Skicka.
  

• Meddelandemallar
  Denna inställning sparar mycket tid för agenter med stora volymer. Meddelandemallar kan du använda för att ange ett nytt standardmeddelande och för att ytterligare definiera en stor uppsättning anpassade meddelandemallar. Om du skickar samma dokument med samma meddelande flera gånger om dagen, ska du ägna lite tid åt att konfigurera denna inställning.
  
• Privata meddelanden till mottagare
  Med denna inställning kan du inkludera egna meddelanden till varje mottagare.
  
• Tillåtna signaturtyper
  Som standard är att endast en e-signatur aktiverad. Det finns emellertid fortfarande ett stort antal personer som vill skriva ut och faxa tillbaka dokumenten. Om du tror att du kommer att ha kunder som kommer att göra detta, ska du aktivera alternativet Fax-signatur.
  
• Inställningar för avsändarsignatur
  Dessa inställningar är avsedda för situationer då avsändaren ska vara motsignerare för dokumentet. Om du tillåter att avsändaren motsignerar, bör du ställa in standardvärdena per arbetsflöde för att minimera mängden som avsändarna måste justera vid varje transaktion.
  
• Påminnelser
  Om det krävs för din process att du ställer in påminnelser, kan du konfigurera påminnelseupprepning och meddelanden med den här inställningen för att ytterligare minska cykeltiden för dina avsändare.
  
• Lösenordsskydd för signerade dokument
  Om detta är aktiverat måste användaren ange ett lösenord innan han/hon kan öppna den signerade PDF-filen eller visa den online.
  Det kan upplevas besvärligt, men det ger bra säkerhet.
  
• Verifiering av signeraridentitet för signerare i mitt konto
  I Acrobat Sign går det att använda andra autentiseringsmetoder för signerare. Beroende på hur det förhåller sig i ditt fall, kanske du vill tillåta ett eller flera av dessa alternativ och du kanske inte vill tillåta avsändare att välja en metod.
  

• Förfallotid för dokument
  Om du behöver använda "fönster för speciella erbjudanden", som exempelvis ett visst pris, som bara är tillgängligt för de kommande XX dagarna, kan du definiera fönstret och låta dokument förfalla om det inte signeras inom den angivna tiden.
  Om du aktiverar det här alternativet bör du överväga att aktivera alternativet Tillåt ändring av förfalloinställningar efter att dokumentet har skickats. Du behöver inte utöka tidsgränsen, men det kan vara bra att möjligheten finns.
  
• Ny förhandsvisnings- och redigeringsupplevelse
  Det aktiverar den nya redigeringsupplevelsen. Det gör också att användare kan växla mellan de nya och klassiska redigeringsupplevelserna.
  
• Förhandsgranska, placera signaturer eller lägg till formulärfält
  Om du upptäcker att du vill lägga till fält i dokument snabbt, kan det vara bra att som standard aktivera verktyget för att dra och släppa fält. Om du emellertid arbetar med versionskontrollerade dokument, vill du troligtvis ta bort alternativet så användare inte kan justera fält.
  
• Signeringsordning
  De flesta dokument (som vi ser det) signeras i en sekventiell ordning och det är standardvärdet. Om du emellertid tycker att det vanligaste arbetsflödet är en parallell signeringsprocess, där alla uppmanas att signera samtidigt, kan du konfigurera det här.
  
  Du kan också tillåta att avsändaren väljer vilket arbetsflöde som är bäst för sina transaktioner, om båda är vanligt förkommande.

Mer om varumärken!

Navigera till Konto > E-postinställningar, där hittar du:

Sidfot i e-postmeddelande – Detta är en inställning som gäller för hela kontot. Den används för att placera ett textmeddelande längst ned i dina e-postmeddelanden. Det här är en bra plats för exempelvis marknadsföring och juridisk information.

Tillåt användarna att ha sina egna sidfötter i e-postmeddelanden – Den här inställningen tillåter att enskilda användare anger personligt signeringsinnehåll

Bilder för sidhuvud och sidfot – Sidhuvuden och sidfötter i e-postmeddelanden påminner mycket om logotyper, men de är större. Det verkligen framhäver varumärket i dina e-postmeddelanden och gör det lättare för kunden att veta varifrån meddelandet kommer.

Precis som med logotyper, stöds JPEG-, GIF- och PNG-bilder. 

Använd en bild som är 200 pixlar hög och upp till 600 pixlar bred.

Du kommer att se en länk för varje alternativ för Ladda upp en ny bild. Klicka på länken för att bläddra till bilden i ditt lokala system. Klicka på Spara.

Säkerhetsinställningar för Acrobat Sign matchar de allmänna säkerhetsinställningarna för lösenord som du hittar för de program som du har hanterat – med några extra dokumentinställningar.

Du ställer in säkerheten genom att navigera till Konto > Kontoinställningar > Säkerhetsinställningar.

• Inställningar för enkel inloggning
  Autentiserar dina användare sig som antingen Adobe- eller Google-användare? Om så är fallet bör du aktivera lämpliga inställningar och inaktivera dem som du troligtvis inte kommer att använda.
  
• Inställningar för kom ihåg mig
  Här kan du välja att komma ihåg användarens inloggningsuppgifter under en viss tidsperiod. Välj tidsperioden i rullgardinsmenyn.
  
• Policy för inloggningslösenord
  Den här inställningen används för att ställa in parametrarna för hur ofta lösenordet måste återställas och hur många tidigare Acrobat Sign-lösenord som ska kommas ihåg för att förhindra att återkommande lösenord används.
  
• Styrka för inloggningslösenord
  Styrkan för dina lösenord är nyckeln till att säkerställa kontots säkerhet. Vi rekommenderar att du anger ett så högt värde som tolereras av dina användare.
  
• Typ av PDF-kryptering
  Det viktiga när det gäller PDF-krypteringsnivåer är känna till vilka Reader-versioner som dina signerare troligtvis kommer att ha installerade. De mer avancerade krypteringarna kräver senare versioner av Reader.
  I allmänhet gäller att om dina signerare inte är så tekniskt bevandrade ska du välj 128-bitars AES för att vara på den säkra sidan. Acrobat 7 lanserades i början av 2005 och de flesta har nog uppgraderat därefter.
  
• API
  Här kan du tillåta att ocertifierade partnerprogram kan komma åt data från det här kontot. Dessutom kan du tillåta användare som inte är kontoadministratörer att skapa applikationer som använder Acrobat Sign-API:et.
  
• Tillåtna IP-intervall
  Om du oroar dig för att externa parter försöker få åtkomst till dina användare, så är en begränsning av IP-intervallet en bra motåtgärd. Kontrollera att ingen måste arbeta hemifrån eller på en mobil enhet från egna nätverk.
  
• Kontodelning
  Kontodelning är en praktisk funktion när det gäller att hantera dina agenter som rapporterar till dig, men det kan vara klokt att kontrollera vilka som de delar sina konton med. Många administratörer väljer att endast skapa kontodelningar när de skapar nya användare och väljer att inaktivera kontoövergripande inställningar.
  
• Verifiering av signeraridentitet
  Ska användarna behöva logga in innan de signerar ett dokument? Beroende på ditt sätt att arbeta kan detta vara en bra säkerhetskontroll.
  
• Lösenord för avtalssignering
  Du kan använda en lösenordspolicy för att skydda dokumentsignering och visning.
  
• Lösenordsstyrka för avtalssignering
  Ange lösenordsstyrkan.
  
• Kunskapsbaserad autentisering
  Du kan begränsa antalet försök som signerare får för att bekräfta sin identitet innan avtalet annulleras.

Kommer du att använda API:er? Om du har en utvecklare och vill integrera Acrobat Sign med dina befintliga CRM-system (eller något annat API-aktiverat) kan det vara värt att titta närmare på detta alternativ.

Acrobat Sign stöder ett REST-API:

Gå till Konto > Acrobat Sign-API.

Om du vill använda API:erna i Adobe Document Cloud för att komma åt användardata måste du ha OAuth-tokens.

Du kan skapa en integreringsnyckel om du har ett äldre program som inte har stöd för OAuth.

Om du inte ser länken för att skapa en integreringsnyckel ska du kontakta supportavdelningen.

Du kan även hitta följande på sidan

• WSDL-länken
• Länken till OAuth-tokens
• En länk till metoddokumentationen
• Och en länk till REST API-exemplen

När API:er är aktiverade ser du en ny länk till vänster för Logg över API-förfrågningar. Den här loggen visar den inkommande XML-filen från API-anropet och den kan vara värdefull vid felsökning om du har kodrelaterade problem.

REST API är tillgängligt via alternativet API-program.

På sidan klickar du på länken Skapa ett nytt program, anger programnamnet och klickar sedan på knappen Skapa program.

Ditt nya program-id och din hemlighet skapas och visas omedelbart.

Att dela in användaren i funktionella grupper kan vara mycket praktiskt, särskilt om du har olika signeringskrav eller rapporteringsstrukturer som måste beaktas.

Lyckligtvis är det jätteenkelt att skapa en grupp i Acrobat Sign. Du behöver bara gå till
Konto > Användare eller Konto > Grupper.

På gruppsidan klickar du på plusknappen (+) i det övre högra hörnet och anger det nya gruppnamnet i fältet.

Det finns även en länk för att konfigurera gruppinställningarna. Klicka på raden för att se länken Gruppinställningar. Dessa inställningar är näst intill identiska med de globala inställningarna som du konfigurerade på kontonivån, men eftersom grupper är ett underordnat objekt till kontot kommer gruppinställningarna att åsidosätta kontoinställningarna.

Du kommer även att märka att gruppnamnet alltid är uppdateringsbart, så det är inga problem att ändra gruppnamnen.

Slutligen, det är nu dags att lägga till användare!

Det finns två metoder för att skapa nya användare i Acrobat Sign:

En i taget

eller

Skapa flera samtidigt med en CSV-fil

Processen för att skapa enskilda användare är ganska enkel. Gå bara till
Gå till Konto > Användare och klicka på plusknappen (+) i verktygsfältet som visas intill sökrutan. Dialogrutan Skapa öppnas.

Fyll i e-postadress, förnamn och efternamn, och markera sedan gruppen som användaren ska tilldelas till (om det behövs).

Du kommer även att se kryssrutan Visa deras avtal. Med detta alternativ kan du skapa en kontodelning från den nya användaren till din administratör. Om du vill övervaka den nya agentens transaktioner ska du markera den här kryssrutan.

Om du inte gör det kan du fortfarande skapa en delning genom att välja funktionen Kontodelning.

När du skapar användaren skickas ett e-postmeddelande till den adress som du angav med en lösenordsbegäran. När detta är gjort är användaren aktiverad och klar för att skicka det första dokumentet!

Gå till Konto > Användare och klicka sedan på plusknappen (+) i verktygsfältet som visas intill sökrutan när du vill skapa satser. I dialogrutan Skapa klickar du på Skapa användare satsvis.

Processen innebär att du måste skapa en CSV-fil med kolumner och ange minst en e-postadress samt för- och efternamn. Exakt format visas i exemplen i .CSV-filen. Klicka på länken Hämta ett exempel på en CSV-fil. Förbered filen i det angivna formatet. När filen är klar klickar du på Bläddra och markerar filen.

Enda nackdelen med den här processen är att du inte kan skapa delningen från användaren till administratörskontot.