Dela ett konto med en annan användare

Standardsyftet med Adobe Acrobat Sign är att skydda en användares innehåll från alla andra användare som inte uttryckligen bjudits in att visa eller interagera med detta innehåll.

Avtal inkluderar underförstått alla mottagare.  Biblioteksdokument delas uttryckligen i mallegenskaperna.

Det finns dock roller i de flesta organisationer som kräver övervakning av transaktioner utan att observatören är direkt involverad eller grupper av agenter som behöver ha en allmän kännedom om alla transaktioner inom gruppen.

Genom delning av användarinnehåll kan en användare eller grupp dela sitt innehåll med andra användare eller grupper.

Det finns två typer av delning av användarinnehåll:

• Grundläggande – endast användarvy
  • När Användare A delar sitt innehåll med Användare X:
    • Användare X kan visa (och endast visa) allt innehåll som är synligt på Användare A:s Hantera-sida
• Avancerad – Grupp- och användarvy med Ändra och Skicka (valfritt)
  • När Användare A delar sitt innehåll med Användare X:
    • Användare X kan visa allt innehåll på Användare A:s Hantera-sida
    • Användare X kan ändra ett pågående avtal (om detta är aktiverat)
    • Användare X kan skicka ett avtal för användarens räkning (om detta är aktiverat)
      • Användare X anges i historiken och granskningsloggen som avsändare för Användare A:s räkning
      • Avtalet ägs och hanteras av Användare A
  • Gruppdelning är aktiverat
    • När Användare A delar sitt innehåll med Grupp N:
      • Alla medlemmar i Grupp N kan visa allt innehåll på Användare A:s Hantera-sida
      • Alla medlemmar i Grupp N har den behörighet som delningen upprättade (Skicka och/eller Ändra) för Användare A
    • När Grupp N delas med Användare A:
      • Användare A kan se allt innehåll för alla användare i Grupp N
      • Användare A har behörighet att skicka och/eller ändra avtal (enligt konfiguration) för alla medlemmar i Grupp N

Avancerad delning är för närvarande endast tillgängligt för konton på företagsnivå. Administratörer som vill aktivera avancerad delning bör kontakta sin Success Manager för att konvertera sitt konto.

Tillgänglighet

Grundläggande delning är tillgängligt för alla små företag, företag och företagspaket.

• Grundläggande delning har en begränsning på 100 ”utdelade” konton och 100 ”delade med mig” konton

Avancerad delning är endast tillgängligt för företagskunder.

• Avancerad delning har standardvärdet 500 konton som kan "delas ut" och 500 konton som kan "delas med mig"
  • Om du behöver fler än 500 delningar för endera alternativ kontaktar du din Success Manager

Acrobat Pro för team och alla enanvändarplaner har inte stöd för delning av ett användarkonto.

• Acrobat Pro för teams och konton för en användare kan bara dela individuella objekt från sidan Hantera.

Användargränssnitt

Grundläggande delning

Användare som använder den grundläggande delningsmodellen kan skapa, granska och avbryta sina delningar i avsnittet Personliga inställningar. Alla användare (inklusive administratörer) har samma upplevelse.

Det finns två separata sidor, en för inkommande delningar (Visa andra konton) och en för utgående delningar (Dela mitt konto):

Användare begär delningar genom att klicka på plusikonen och ange en e-postadress för den användare som de vill upprätta delningen med.

När delningen har begärts har den statusen "Väntande" tills den begärda användaren antingen accepterar eller avböjer inbjudan.

Avancerad delning (endast tillgängligt för tjänster på företagsnivå)

När ett konto konverteras till avancerad delning ändras användargränssnittet från två separata sidor till en sida med flikar med namnet Delningsstatus:

De två flikarna justeras efter de två sidor som används under de grundläggande delningsreglerna:

• Mitt konto har delats med > Dela mitt konto
• Delas med mig > Visa andra konton

Användare skapar delningar genom att klicka på plusikonen, vilket öppnar ett popup-fönster där användaren kan ange en e-postadress eller välja användare eller grupper från en lista med den aktuella kontoanvändaren och de aktuella gruppobjekten.

• Pilen till höger om gruppnamnet expanderar grupperna och listar användarna
• Plusikonen lägger till användaren/gruppen i delningsbegäran (i det övre inmatningsfältet)

Kontoadministratörer har behörighet att upprätta en fullständig delning mellan sina användare och andra användare inom sina Acrobat Sign-konton utan godkännande.

Gruppadministratörer har behörighet att upprätta en fullständig delning mellan sina användare och användare inom sina grupper utan godkännande.

Gruppadministratörer som försöker upprätta en delning med en användare eller grupp utanför sin grupp kommer att skapa en "väntande" delning.  Den andra användaren måste uttryckligen godkänna (acceptera) delningsbegäran för att delningen ska upprättas.

• Begäranden om delning med en grupp genererar ett e-postmeddelande till gruppadministratören, som accepterar eller avvisar väntande delningar.

Användare som inte är administratörer kan begära en delning (baserat på de konfigurerade kontrollerna) som förblir "väntande" tills den andra parten accepterar eller avvisar delningsbegäran.

Gruppdelning

Administratörer (under de avancerade delningsreglerna) kan dela gruppen som de är administratör för och hantera de delningar som är kopplade till gruppen (till skillnad från deras användare).

Gruppdelning fungerar mekaniskt på samma sätt som användardelningar, förutom att gruppen är en större behållare, och genom att dela med en grupp får användaren tillgång till allt innehåll från alla användare i gruppen.

Om en användare tas bort från gruppen finns användarens innehåll inte längre i gruppen och syns därmed inte heller längre.

Så här får du åtkomst till delning på gruppnivå som gruppadministratör:

• Logga in som gruppadministratör
• Navigera till Grupp > Min användargrupp > Delningsstatus

Kontoadministratörer kan hantera delningar för alla grupper inom kontot och kan upprätta fullständiga delningar mellan grupper utan att någon annan användare behöver acceptera dem.

Så här får du åtkomst till gruppdelning som kontoadministratör:

• Navigera till Konto > Grupper > {Markera gruppen som du vill dela}

Klicka på Delningsstatus när menyn Grupp visas

Ytterligare kontroller för att hantera delningar mellan konton

Visa delat innehåll

Innehållet som delas med din användare visas på fliken Hantera.

Längst upp till vänster på hanteringssidan visas en nedrullningspil bredvid Dina avtal

• Klicka på pilen för att visa listan över användare/grupper som delas med dig
• Välj den användare/grupp som du vill visa
• Det går även att välja Alla delade avtal, vilket returnerar allt delat innehåll

Sidan uppdateras för att visa Hantera-sidinnehållet för den valda användaren/gruppen:

Avancerade delningskontroller

Kontroller

De administrativa kontrollerna för användardelning finns i Kontoinställningar > Skyddsinställningar > Kontodelning

• Delning kan konfigureras på kontonivå och sprida inställningarna till alla grupper
• Delning kan också konfigureras på gruppnivå och åsidosätta ärvda kontonivåvärden.

Grundläggande delningskontroller definierar om delning är tillåten och vilken metod som används för att starta delning:

• Tillåt inte kontodelning – Gränssnittet för kontodelning tas bort från användargränssnittet för det konfigurerade kontot/den konfigurerade gruppen.
• Tillåt begäran om kontodelning – Tillåter användare i det konfigurerade kontot/den konfigurerade gruppen att begära att få visa en annan användares innehåll
• Tillåt delning av eget konto – Tillåter användare i det konfigurerade kontot/den konfigurerade gruppen att dela sitt konto med en annan användare
• Båda – Användaren kan både begära och erbjuda delning 

Avancerad delning aktiverar ytterligare en uppsättning behörigheter:

• Med externa konton – När det här alternativet är aktiverat kan användare dela sitt kontoinnehåll med användare på andra Acrobat Sign-konton.
  • När du delar till ett externt konto skapas en skrivskyddad relation.
• Med interna konton – När det här alternativet är aktiverat kan användare dela sitt innehåll med andra användare på sina (samma) Acrobat Sign-konton.
  • Om du aktiverar delning med interna konton kan du välja ytterligare två alternativ:
    • Skicka – Tillåter att parten som "delas med" skickar nya avtal för den delande partens räkning.
      • Historiken och granskningsspåret visar tydligt att avtalet skickades av parten som "delas med" för den delande partens räkning.
      • Avtalet ägs och hanteras av den part som delar avtalet, som om denna part själv hade skickat det.
    • Ändra befintliga transaktioner – Tillåter parten som "delas med" att ändra pågående avtal.