Logga in som administratör och gå till Kontoinställningar > Globala inställningar > Skicka en extra kopia av alla signerade avtal till de här e-postadresserna
Senast uppdaterad den
9 nov. 2022
Välkommen till Adobe Acrobat Sign!
Innan du börjar använda ditt Adobe Acrobat Sign-konto rekommenderar vi att du vidtar några åtgärder för att ställa in och anpassa ditt konto efter företagets behov. Den här artikeln innehåller en översikt över kärnfunktionerna för varumärkning, säkerhetsinställningar, användare och mallar så att du kommer igång.
Tänk på att det finns många andra alternativ och inställningar att utforska som inte beskrivs i den här guiden. Kunskapsbasen är en utmärkt resurs för att få information om de många inställningarna som finns i Acrobat Sign.
Sätt igång, logga in och börja e-signera!
Kontoinställning
I det här avsnittet går vi igenom föreslagna steg för att du ska kunna konfigurera ditt konto.
Externt arkiv
Om du vill säkerhetskopiera din dator eller telefon är det en bra idé att behålla kopior av dina signerade avtal. I stället för att hämta avtalen ett och ett från sidan Hantera kan Externt arkiv skicka en kopia av det signerade avtalet till en alternativ e-postadress, ett Evernote-konto eller ett Box-konto.
Upprätta ett externt arkiv
Administratörer kan konfigurera funktionen Externt arkiv i Adobe Acrobat Sign för att automatiskt leverera en kopia av e-postmeddelandet Signerad och arkiverad för varje slutfört avtal till ytterligare en e-postadress. Denna automatiska kopia innehåller alltid den undertecknade PDF-filen med avtalet, PDF-filen med granskningsrapporten och fältdata-CSV (om sådan finns), oavsett konto-/gruppinställningar som styr om dessa dokument ska bifogas.
Det externa arkivet kan konfigureras på konto- och gruppnivå, med gruppnivåinställningar som åsidosätter kontoinställningarna. Konton som utnyttjar Användare i flera grupper kan på ett effektivt sätt använda konfigurationen på gruppnivå när grupper används för att definiera specifika dokumentarbetsflöden. (En juridisk grupp kan till exempel inkludera sin juridiska avdelning i alla slutförda avtal och ta bort alla allmänna arkivadresser som kan konfigureras på kontonivån.)
Konfigurationen av arkivet kräver endast att en giltig e-postadress anges i inmatningsfältet Skicka en extra kopia av alla signerade avtal i fliken Globala inställningar på administratörsmenyn. Alla adresser kan användas, inklusive tredjepartsprogram som accepterar ett inkommande e-postmeddelande.
Fliken Externt arkiv innehåller instruktioner om hur du hittar den inkommande e-postadressen för programmen Box och Evernote som kan användas för att överföra avtalen till dessa program.
Obs!
Användare med konton på enskild nivå har inte åtkomst till menyfliken Globala inställningar. För Enskild tjänstenivå finns inmatningsfältet Skicka en extra kopia av varje avtal på sidan Externt arkiv.
Lägg till e-post i gränssnittet i det externa arkivet
-
-
Välj knappen Lägg till e-postadress.
Användare med enskilda konton måste gå till fliken Externt arkiv:
-
Ett överliggande fönster öppnas för att acceptera e-postadressen för arkivet.
Ange e-postadressen två gånger (för att säkerställa att värdet är korrekt).
Spara e-postadressen.
Obs!Om domänen för arkivets e-post är ny för kontot utfärdas en kontroll för att verifiera att arkivets e-postadress är korrekt.
Var noga med att e-postadressen för ditt arkiv är korrekt. Du vill inte skicka automatiskt en kopia av varje avtal till fel person.
Varumärkning för ditt konto
Att lägga till ditt företags varumärke är ett utmärkt sätt att anpassa Acrobat Sign för användarna på ditt konto, såväl som dina undertecknare.
Företagsnamn och URL-värdnamn
Värdet för företagsnamn och URL för Värdnamn är kontoövergripande värden och kan inte åsidosättas på gruppnivå.
Logga in som kontoadministratör och gå till Kontoinställningar > Kontoinställning
Företagsnamn
Värdet som du anger i det här fältet fylls automatiskt i fältet Företagsnamn för nya användare när de skapas i kontot.
Som standard tillåter Acrobat Sign användare att redigera sina personliga inställningar och detta inkluderar värdet Företagsnamn för sina enskilda användare.
Om du vill uppdatera värdet Företagsnamn i profilen för alla användare på ditt konto:
- Markera rutan Ange företagsnamn för alla användare på kontot
- Klicka på Spara
Alla användarprofiler använder värdet i fältet Företagsnamn som värde för Företag i sina användarprofiler.
Obs!
Att kontrollera Ange företagsnamn för alla användare i kontot är en engångsåtgärd för att ersätta alla användare i ditt konto.
När sidan har sparats uppdateras alla användare och kryssmarkeringen tas bort så att åtgärden kan utlösas igen om det behövs (eftersom användarna fortfarande kan ändra värdet för Företagsnamn).
Värdnamn
Ange värdnamnet för dina kontoändringar, det URL som dina användare loggar in på och den URL där avtalen finns för dina signerare.
Resultatet är en anpassad URL med ditt värdnamn.
Ladda upp en logotyp
Administratörer på konto- eller gruppnivå kan överföra en bild för att visa den i stället för Adobe Acrobat Sign-standardlogotypen. Bilden visas i det övre vänstra hörnet av skärmen för alla användare på ditt konto när de är inloggade.
Obs!
Om du har problem med att få bilden att visas på rätt sätt ska du kontrollera att bilden som används är exakt 60 pixlar hög och högst 200 pixlar bred.
Hämta mallen nedan när du vill ha hjälp med att göra logotypen i rätt storlek.
Hämta
-
Som kontoadministratör går du till Kontoinställningar > Kontoinställning.
-
Klicka på Ladda upp logotyp och bläddra till logotypfilen som du vill använda.
-
Spara konfigurationen.
Ett bekräftelsemeddelande visas när logotypfilen har överförts.
Uppdatera webbläsaren.
Din logotyp visas nu för alla användare.
Obs!
Anpassade e-postmallar är tillgängliga på tjänstenivån Enterprise.
Så här lägger du till eller redigerar befintliga sidhuvuden/sidfötter:
Gå till Kontoinställningar > E-postinställningar
Global sidfot för oformaterad text
Överst på sidan finns den vanliga sidfoten. Sidfoten går att konfigurera på konto- eller gruppnivå.
Texten visas under sidfotsbilden och meddelandeinnehållet i avtalet
Sidfötter på användarnivå (signaturfiler)
Genom att markera rutan Tillåt användarna att ha sina egna sidfötter i e-postmeddelanden tillåter du att varje användare kan inkludera sin egen personliga sidfot, ungefär som en signaturfil i ett e-postmeddelande.
Den här användarsidfoten finns förutom den globala sidfoten och eventuell sidfot i bilden.
Användarna kan ange sina individuella sidfötter genom att:
- Föra musen över användarnamnet i det övre högra hörnet av skärmen för att öppna menyn och välja Min profil
- Sidan uppdateras och visar menyn Användare med Personliga inställningar färdigställda
- Välj Min e-postfot för att öppna sidan
Obs!
Det här alternativet visas bara när kontoadministratören har aktiverat inställningen.
Användarsidfoten infogas mellan sidfotsbilden och den globala textsidfoten:
Ladda upp bilder för sidhuvud och sidfot i e-postmeddelanden
Business- och Enterprise-serviceplaner kan överföra bilder för sidhuvuden och sidfötter i e-postmeddelanden för att ytterligare anpassa eller märka ditt konto. Dessa bilder visas i e-postmeddelanden till mottagarna.
E-postbilder som installeras på kontonivån ärvs av alla grupper i kontot. Om du installerar en e-postbild på gruppnivå åsidosätts bilden på kontonivå.
Obs!
Bilder av sidhuvud och sidfot i e-postmeddelanden är endast tillgängliga för konton på Business- och Enterprise-nivå.
Om du har problem att visa bilden på rätt sätt ska du kontrollera att bilden som du använder är exakt 600 pixlar bred och högst 200 pixlar hög. Kom ihåg att spara den i JPG-, GIF- eller PNG-format.
Hämta mallen nedan när du vill ha hjälp med att göra logotypen i rätt storlek.
Hämta
-
Logga in som kontoadministratör och gå till: Kontoinställningar > E-postinställningar
-
Välj Bläddra för att söka efter och välja bilden.
Om du behöver ta bort bilden väljer du knappen Rensa.
-
Spara de överförda bilderna.
Den överförda rubrikbilden visas högst upp i de e-postmallar som Acrobat Sign skickar till dina mottagare. Sidfotsbilden finns längst ned.
Säkerhetsinställningar
Konto-, användar- och dokumentsäkerhet är Acrobat Signs största angelägenhet. Därför erbjuder vi flera säkerhetsalternativ på kontonivå. Vi föreslår att du granskar inställningarna i det här avsnittet och avgör vilket som fungerar bäst för dig.
Om ditt företag har en federerad inloggningslösning tillhandahåller Acrobat Sign SAML 2-alternativ för användarautentisering.
- Om ditt konto använder Adobe-konsolen för att hantera användartillstånd finns instruktioner om hur du konfigurerar SAML här.
- Om din användarhantering är helt inom Acrobat Sign-gränssnittet ska du läsa SAML-användarhandboken här.
Om du konfigurerar SAML måste du göra anspråk på dina domännamn.
Du hittar Acrobat Sign SAML-inställningar genom att gå till: Konto > Kontoinställningar > SAML-inställningar
Det finns flera tillgängliga inställningar för autentisering till Acrobat Sign-programvaran och du kan konfigurera säkerhetskriterierna så att de matchar din företagspolicy när det gäller åtkomst.
Du konfigurerar säkerhetsinställningar för användaråtkomst genom att gå till: Konto > Kontoinställningar > Säkerhetsinställningar
Inställningar för enskild inloggning
Du kan antingen tillåta eller neka användare av ditt konto möjligheten att logga in på Acrobat Sign genom att autentisera via andra tjänster. Vi rekommenderar att du inaktiverar en av (eller båda) dessa inställningar om de inte används för att låta inloggningsprocessen vara ett enkelt alternativ för användarna.
Inställningar för Kom ihåg mig
Aktivera den här inställningen för att aktivera inställningen Kom ihåg mig vid autentisering till Acrobat Sign. Den här inställningen kommer ihåg autentiseringen till tjänsten (på det lokala systemet) för den valda tidsramen.
Policy för inloggningslösenord
Alternativen under Policy för inloggningslösenord anger om användare ska behöva ändra sitt lösenord efter ett antal månader, om ett tidigare lösenord kan användas som nytt lösenord och hur många inloggningsförsök som kan göras innan användar-ID:t låses.
Styrka för inloggningslösenord
Med den här inställningen kan du justera styrka eller säkerhet för inloggningslösenordet som ställs in av användarna på ditt konto.
Tillåtna IP-intervall
Det här alternativet tillåter endast autentisering med Acrobat Sign-programvaran när begäran kommer från de angivna IP-adresserna.
Verifiering av undertecknaridentitet
Om dina användare signerar dokument kräver det här alternativet att de loggar in på Acrobat Sign innan de kan tillämpa sin signatur. Detta garanterar att den enskilda undertecknaren är antingen användaren eller någon med användarens inloggningsuppgifter.
Det här avsnittet visar de säkerhetskontroller som gäller när ett avtal genomgår signeringsprocessen. Du hittar dessa inställningar genom att navigera till: Konto > Kontoinställningar > Säkerhetsinställningar
Typ av PDF-kryptering
Den här inställningen definierar vilken typ av kryptering som ska användas för dokumentet när det har skickats via Acrobat Sign. Krypteringen säkerställer att dokumentet kan öppnas men inte redigeras. Varje version av krypteringen är kompatibel med olika versioner av Acrobat. Det rekommenderade alternativet är 128-bitars AES för att säkerställa att dokumentet kan öppnas på de flesta system.
Signeringslösenord för avtal
Den här inställningen gäller alternativet Lösenordsautentisering så att mottagarna kan komma åt dokumentet under signeringscykeln. (Konfigureras på sidan Skicka när avtalet skickas första gången).
Inställningen begränsar hur många försök mottagaren har för att ange rätt lösenord. När gränsen har överskridits avbryts avtalet oåterkalleligen.
Dokumentlösenordets styrka
Den här inställningen gäller lösenord för avtalssignering samt kryptering av PDF-avtal och identitetsrapporter.
Med den här funktionen kan du justera styrka eller säkerhet hos lösenordet som anvvändarna måste ange.
Viktigt:
Det lösenord som den här inställningen styr är inbäddat i PDF-filen och lagras inte i Acrobat Sign-systemet. Om det tappas bort finns det inget alternativ för att återställa det.
Problem med kunskapsbaserad autentisering
Det här alternativet styr alternativet Kunskapsbaserad autentisering (KBA) för mottagare på sidan Skicka.
Den här gränsen anger hur många försök signeraren har för att få åtkomst till dokumentet. När gränsen har överskridits avbryts avtalet. Här anges även svårigheterna med kunskapsbaserad autentisering.
- Standard - Signerare får 3 frågor och måste svara rätt på alla frågorna. Om de endast svarar rätt på 2 frågor kommer de att få 2 frågor till och de måste då svara rätt på båda dessa frågor.
- Hård - Signerare får 4 frågor och måste svara rätt på alla frågorna. Om de endast svarar rätt på 3 frågor kommer de att få 2 frågor till och de måste då svara rätt på båda dessa frågor.
KBA kräver ett socialförsäkringsnummer, och det är bara genomförbart för mottagare i USA.
De här inställningarna styr PDF-säkerheten för avtal som har genomgått hela signeringsprocessen.
Lösenordsskydd för signerade dokument
Du hittar den här inställningen genom att navigera till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar
Den här inställningen tillåter, tvingar eller nekar avsändare möjligheten att ange ett lösenord för det signerade dokumentet. (Detta skiljer sig från det valfria lösenord som kan anges för att komma åt ett avtal under signeringsprocessen).
Om lösenordet är tillåtet eller påtvingat måste avsändaren ange det och skicka det till alla som behöver granska signerade dokument.
Viktigt:
Det här lösenordet är inbäddat i PDF-filen och kan inte visas någonstans i Acrobat Sign-systemet. Om du väljer att använda ett lösenord för att förhindra åtkomst till det signerade dokumentet måste du se till att du har en metod för att förstå vad dessa lösenord är och hämta dem efter behov.
Du kan aktivera eller inaktivera alternativet för ett användar-ID att dela innehållet i användarkontot till ett annat användar-ID.
Du hittar den här inställningen genom att navigera till: Konto > Kontoinställningar > Säkerhetsinställningar
Med kontodelning kan en användare visa (endast) allt avtalsinnehåll hos en annan användare. Detta är praktiskt för chefer som behöver granska hur deras rapporter framskrider.
Alla delningar som skapas går i en riktning, och ingen omvänd delningsriktning förväntas.
Om Kontodelning har aktiverats rekommenderas en användare att be om att få granska en annan användares konto.
Avancerad kontodelning (endast på Enterprise-nivå)
För Enterprise-kunder som behöver ha en mer praktisk typ av delning som tillåter direkt ändring av avtal och biblioteksmallar, kan den tekniska supporten aktivera avancerad delning.
Avancerad delning är en enkelriktad dörr. När alternativet har aktiverats ändras relationerna för de delade objekten på ett sätt som inte kan ångras. Om du anser att avancerad delning är viktigt för din organisation rekommenderar vi att du kontaktar din kontaktperson och får ett testkonto så att du kan testa funktionen och verifiera att den tillåter allt du vill uppnå.
Avtalsinställningar
Inställningarna i det här avsnittet definierar de alternativ som är tillgängliga för en användare när ett avtal konfigureras och vilket standardvärde som kommer att användas för dessa alternativ.
I allmänhet rekommenderar vi att du minskar antalet alternativ som avsändaren kan välja mellan eller konfigurera. Om det är möjligt anger du ett starkt standardvärde och tar bort alternativet att redigera det värdet.
Det här kapitlet är indelat i avsnitt som handlar om deras effekt på en transaktion.
Du hittar alla dessa inställningar genom att navigera till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar.
Obs!
Alla dessa inställningar kan konfigureras på gruppnivå så att varje affärsenhet kan anpassa sändnings- och signeringsupplevelsen efter behov.
Definiera mottagare
”Mottagare” är en allmän term som avser alla användar-ID som ingår i signeringscykeln, oavsett tilldelad roll. Följande inställningar definierar vilka typer av roller dessa mottagare kan ha och vilken nivå av identitetsautentisering du vill använda.
Beroende på vilken tjänstenivå du har, har du tillgång till olika"roller" som definierar vilken typ av åtgärder dina mottagare kan utföra i avtalet. Mer information om de olika rollbehörigheterna finns i kunskapsbasen.
Vi rekommenderar att du bara aktiverar de roller du vet att du behöver för att effektivisera avsändarens funktioner.
Mottagargrupper fungerar som en signerare, men denna signerare är en grupp med identifierade personer. Alla medlemmar meddelas samtidigt, och när en av gruppmedlemmarna signerar avtalet flyttas det till nästa signerare.
Aktivera det här alternativet om du behöver definiera en grupp av signerare för en signeringshändelse.
ID-autentiseringsmetoder
Med den här inställningen kan olika metoder för signerarverifiering aktiveras för dina användare. Dessa metoder konfigureras på Skicka-sidan som ett element i mottagarposten.
Vi rekommenderar att du endast aktiverar de verifieringsmetoder som krävs enligt din interna policy.
- Signeringslösenord - Signeraren måste ange ett förbestämt lösenord för att signera dokumentet. Lösenordet måste skickas till signeraren separat från transaktionen. Om lösenordet går förlorat eller glöms bort kan det inte återställas.
- Kunskapsbaserad autentisering – undertecknaren måste ange sitt socialförsäkringsnummer och slumpmässiga identitetsfrågor genereras av en tredjepartsleverantör.
- Telefon (SMS) - Avsändaren måste ange ett telefonnummer till mottagaren. Mottagaren får då en 8-siffrig kod som han/hon anger och autentiserar
- Supportkontakt - Ange ditt eget värde för att få meddelandet "Om du har frågor, kontaktar du xxxxx" t.ex.: en e-postadress till support, ett telefonnummer, en URL
- Acrobat Sign-autentisering – mottagare kan autentisera sig med sina inloggningsuppgifter i Acrobat Sign. Perfekt för interna undertecknare
- Autentisering via myndighets-ID – ett dokument som utfärdats av en myndighet (ID-kort, körkort eller pass) kan användas som autentiseringsdokument
Viktigt:
KBA- och telefonautentisering är autentiseringsmetoder som medför en extra kostnad. Vi rekommenderar att du endast aktiverar de autentiseringsmetoder som du har förtroende för.
Som standard används följande metod
Den här inställningen definierar den förvalda autentiseringsmetoden för externa mottagare. Endast alternativ som har aktiverats kan väljas i listrutan.
Avsändarinställningar
Det här alternativet tillåter eller nekar avsändarens möjlighet att ändra den angivna standardautentiseringsmetoden. Aktivera bara det här alternativet om det finns kända situationer där avsändaren måste höja verifieringsprocessen från standardnivå.
Intern autentisering av mottagaridentitet
Om du markerar den här inställningen kan avsändare ange en annan verifieringsmetod när avtal innehåller mottagare som finns i ditt Acrobat Sign-konto.
Den allmänna rekommendationen är att låta de interna signaturerna använda e-postverifiering, något som skapar mindre autentiseringskrångel för dina anställda som kan behöva kontrasignera ett stort antal avtal per dag. Genom att även aktivera funktionen Verifiering av undertecknaridentitet (Säkerhetsinställningar) kan du passivt få lösenordsverifiering utan att undertecknaren behöver autentisera flera gånger.
Ställa in meddelandemallar (endast på företags- och storföretagsnivå)
Om du aktiverar meddelandemallar för ditt konto kan användaren välja ett av de e-postmeddelanden som du har fördefinierat. Detta kan säkerställa att rätt meddelande och information kommer till signerarna.
Om du vill aktivera meddelandemallar går du till Konto > Kontoinställningar > Meddelandemallar
Aktivera meddelandemallar
Markera alternativet Aktivera meddelandemallar.
En länk infogas längst upp till höger i meddelandefältet (på sidan Skicka) som tillåter val av mall:
Obs!
För Enterprise-kunder är mallarna länkade till alternativet Mottagarspråk på sidan Skicka. Detta begränsar antalet mallar som måste rullas igenom för affärsenheter med flera språk och säkerställer att ett meddelande på rätt språk inkluderas.
Avsändare kan redigera meddelandeinnehåll
Tillåt eller neka användare möjligheten att ändra meddelandemallen som levererats till meddelandefältet på sidan Skicka.
Aktivera det här alternativet om du tillåter anpassning av meddelandeinnehåll i vissa situationer.
Så här kan användare bifoga eller välja dokument
Kunder kan bifoga filer till sina avtal på många olika sätt och det beror på hur dokument skapas, hanteras och versionskontrolleras.
Kunder som har "ad hoc"-filer, innehåll anpassat för varje transaktion, kommer troligen att behöva kunna överföra filer från sina lokala system. Mallar som sällan ändras bör dock helst användas från en kontrollerad källa.
- Tillåt avsändare att bifoga dokument från sina datorer – om du avmarkerar det här alternativet tas länken Min dator bort från popup-fönstret Välj filer på sidan Skicka.
- Tillåt avsändare att bifoga dokument från sina dokumentbibliotek – om du avmarkerar det här alternativet tas länken Biblioteksdokument bort från popup-menyn Välj filer.
- Inkludera dokument från det delade Acrobat Sign-biblioteket – om du avmarkerar det här alternativet tas I-9-, W-4- och W-9-dokumenten bort som tillhandahålls av Acrobat Sign.
- Tillåt avsändare att bifoga dokument från Google Drive – om du avmarkerar det här alternativet tas länken Google Drive bort från popup-fönstret Välj filer.
- Tillåt avsändare att bifoga dokument från Dropbox – om du avmarkerar det här alternativet tas länken Dropbox bort från popup-fönstret Välj filer.
- Tillåt avsändare att bifoga dokument från Box.com – om du avmarkerar det här alternativet tas länken Box.com bort från popup-fönstret Välj filer.
- Tillåt avsändare att bifoga dokument från OneDrive - Om du avmarkerar det här alternativet tas länken OneDrive bort från popup-fönstret Välj filer.
Ställa in standardpåminnelser
Påminnelser är e-postmeddelanden som skickas till dokumentmottagarna när det är deras tur att agera. Varje dag eller varje vecka skickas ett e-postmeddelande med en påminnelse till mottagaren om att avtalet fortfarande väntar på honom/henne.
Obs!
Om du aktiverar standardpåminnelser tas alternativet bort på sidan Skicka där avsändare kan konfigurera sin egen påminnelse, men påminnelser kan fortfarande konfigureras på sidan Hantera.
Ställ in en standardpåminnelse för avtal skapade av användare i det här kontot
- Markera alternativet för att ange en standardpåminnelse
- Välj hur ofta du vill att påminnelsemeddelandet ska skickas
- Anteckningen visas i påminnelsemeddelandet som skickas till respektive mottagare
Ange en standardförfallotid för dokument
I vissa fall kanske du vill att dokument som inte har signerats efter ett visst antal dagar ska upphöra att gälla eller avbrytas.
När ett avtal har upphört att gälla kan det inte startas om eller hämtas och det visas under avsnittet Avbrutet/avvisat på sidan Hantera.
- Aktivera förfallotid för dokument - Markera alternativet för att aktivera förfallotid för dokument. Nu visas de alternativ du kan ange för när dokumentet ska förfalla.
- Avsändaren kan ange eller ändra förfalloinställningar per dokument - Detta öppnar förfalloalternativet på sidan Skicka för alla användare på kontot. Dessutom kan de sedan justera standardinställningen för förfallodatum.
- Tillåt ändring av förfalloinställningar efter att dokumentet har skickats - Om du markerar det här alternativet kan användare justera, förlänga eller ta bort ett avtals giltighetstid efter att det har skickats.
- Begränsa antalet dagar innan signerare måste signera dokument: - Detta anger antalet dagar innan dokumentet förfaller.
- Inkludera interna signerare när du tillämpar förfallotider för dokument - Om användare på ditt konto kommer att signera eller motsignera avtal gör det här alternativet att förfallotiden gäller både dem och externa signerare.
- Inkludera förfalloinformation i e-postmeddelande som skickas till signerare - Detta lägger till förfallodatumet för transaktionen i e-postmeddelandet som skickas till signerarna.
Användare och grupper
Användare
Användare läggs vanligtvis till i ett konto eftersom de antingen kommer att skicka ut avtal eller vara grupp- eller kontonivåadministratörer. Användare som kommer att signera avtal behöver inte läggas till, såvida du inte vill styra deras möjlighet att signera med inställningar på kontonivå.
Logga in som kontoadministratör och gå till: Konto > Användare om du vill granska eller ändra användare för kontot
Högst upp på sidan Användare visas en kort summering av antalet licenser som kontot tillåter och antalet aktiva användare som förbrukar licenserna.
Om den här uppgiften saknas har du en platslicens och kan lägga till ett obegränsat antal användare.
Sidan Användare har tre kontroller:
- Skapa en ny användare - Öppnar ett popup-formulär där du kan skapa en enskild användare, eller överföra en CSV-fil för att skapa flera användare samtidigt.
- Exportera användarlista - Om du klickar på ikonen Exportera skapas en CSV-fil som visar alla användare i kontot, oavsett status (Aktiv, Skapad, Inaktiv eller Väntande) och deras personliga (konto-) värden (Namn, E-post, Titel, Företag osv.)
- Alternativ - Alternativlistan filtrerar det som visas på sidan. Som standard visas bara aktiva användare. Du kan välja att visa Alla användare eller endast Inaktiva användare. Det finns dessutom tre alternativ för hur många användare som ska visas per sida (15, 30 eller 50)
Så här skapar du en enskild användare:
- Logga in som kontoadministratör och gå till: Konto > Användare
- Klicka på plustecknet för att skapa en ny användare. Popup-fönstret Skapa öppnas.
- Ange e-postadress, förnamn och efternamn för användaren som du vill skapa. Kontrollera att all denna information är korrekt, särskilt e-postadressen. När användaren har skapats kan e-postadressen inte ändras förrän den angivna e-postadressen har verifierats. Om det finns ett fel i e-postmeddelandet kan det inte verifieras.
Markera alternativet Visa deras avtal om du vill konfigurera en delning för den här användaren till din. Detta ger dig synlighet för alla användarens avtal.
Obs!
Om du förväntar dig att behöva samla in telemetri för avtal när de skapas och signeras, rekommenderar vi starkt att du använder alternativet Visa deras avtal när du skapar nya användar-ID:n.
Processen för att skapa en kontodelning när användar-ID:t har skapats är relativt svårhanterlig och kräver godkännande från användaren.
När du är klar och all information är korrekt klickar du på knappen Spara.
Du kommer att skickas tillbaka till sidan Användare.
Klicka på ikonen Alternativ och markera Visa alla användare
Genom att visa Alla användare (jämfört med Endast aktiva användare) ser du det nya användar-ID:t med statusen Skapad.
När användaren anger sitt lösenord kommer användar-ID:t att konverteras till aktiv status.
Obs!
Acrobat Sign-användare finns i en av fem statusar:
Aktiv - Ett fullständigt aktiverat användar-ID som kräver en licens.
Inaktiv - Ett fullständigt inaktiverat användar-ID. Inaktiva användare kan inte komma åt Acrobat Sign-applikationen av någon anledning, inklusive att vara mottagare av andra avtal.
Skapad - Ett användar-ID som har skapats av en administratör, men som ännu inte har angett sitt lösenord och aktiverat användar-ID. Skapade användare förbrukar inte någon licens.
Overifierad - En användare som har ändrat sin e-postadress men ännu inte klickat på verifieringslänken som skickats för att bekräfta e-poständringen. Kontot är tekniskt fortfarande aktivt men bara låst tills e-poständringen har bekräftats, och overifierade användare förbrukar en licens och visas i filtret Visa endast aktiva användare
Väntande - Väntande användar-ID:n är mottagare. De har inte skapats av en administratör, saknar lösenord och kan därför inte logga in. Väntande användare förbrukar inte någon licens.
Ett väntande användar-ID kan när som helst registreras och konverteras till aktiv status och har en fullständig historik över alla avtal som han/hon någonsin varit delaktig i.
Inaktivera ett enskilt användar-ID
Ibland kan det vara nödvändigt att inaktivera en användare. Personen kan ha lämnat företaget och du vill skydda användaren och tillhörande dokument. Så som nämns ovan kan du förhindra att användare loggar in, skickar eller signerar dokument med detta användar-ID genom att göra dem inaktiva.
Så här konverterar du ett användar-ID till Inaktivt:
- Logga in som administratör och navigera till Konto > Användare
- Klicka på det användar-ID som du vill inaktivera. Möjliga åtgärder för användaren visas högst upp i användarlistan
- Klicka på länken Inaktivera. Då öppnas popup-fönstret Inaktivera
I popup-fönstret Inaktivera kan du tvinga fram en delning av alla avtal med dig själv. Detta är användbart om användaren som inaktiveras har innehåll som du kan behöva återställa vid ett senare tillfälle.
Klicka på Ja för att slutföra inaktiveringsprocessen.
Användar-ID:t konverteras till statusen Inaktiv och lösenordet för användar-ID:t annulleras, vilket gör användar-ID:t helt oanvändbart.
Återaktivera ett enskilt användar-ID
Återaktivering av ett användar-ID följer samma procedur som inaktivering:
- Logga in som administratör och navigera till Konto > Användare
- Klicka på ikonen Alternativ och välj Visa endast inaktiva användare
- Hitta det användar-ID som du måste återaktivera och klicka på det för att visa länkarna högst upp i användarlistan
- Klicka på länken Återaktivera användare
En grön banderoll ska visas som indikerar att du har återaktiverat användar-ID:t.
Det återaktiverade användar-ID:t konverteras till aktiv status, men lösenordet har upphört att gälla för användaren.
Ett e-postmeddelande skickas automatiskt till användaren om att ett nytt lösenord måste installeras. När lösenordet har återställts får användaren fullständig åtkomst till allt historiskt innehåll i användar-ID:t.
Användaren kan också använda länken Jag har glömt mitt lösenord på inloggningssidan för att återställa lösenordet.
Det finns fyra behörighetsnivåer i Acrobat Sign:
- Användare – alla som kan autentisera med tjänsten Acrobat Sign
- Gruppadministratörer – har behörighet att lägga till användare och köra rapporter för de grupper som de är administratörer för
- Kontoadministratörer – har behörighet att lägga till användare och köra rapporter för alla grupper och kontot som helhet
- Sekretessadministratör (måste först vara kontoadministratör) – har behörighet att ta bort användare och avtal via GDPR-verktyg
Alla användare som skapas individuellt blir grundläggande användare.
Om du behöver uppgradera behörigheten för ett användar-ID gör du det genom att:
- Logga in på Acrobat Sign som kontoadministratör
- Gå till Konto > Användare
- Hitta det användar-ID du vill uppgradera och välj den användaren för att visa åtgärdslänkarna högst upp i användarlistan.
- Klicka på länken Redigera användare. Då öppnas popup-fönstret Redigera
- I popup-fönstret Redigera kan du aktivera användar-ID:et som gruppadministratör, kontoadministratör eller båda. Kontrollera lämpligt behörighetsalternativ för användar-ID:et
- Kontoadministratörer har fullständig behörighet i Acrobat Sign att redigera inställningar eller lägga till användare på grupp- eller kontonivå.
- Administratörer på gruppnivå har bara behörighet inom den grupp de tillhör.
- Klicka på Spara när du är klar.
Obs!
Acrobat Sign begränsar inte antalet administratörer (konto eller grupp) som kan finnas på ett konto. Det är möjligt (men rekommenderas i allmänhet inte) att uppgradera alla användar-ID:n i ditt konto till nivån Kontoadministratör.
Att skapa flera användare samtidigt innebär att definiera alla användare i en CSV-fil och sedan överföra filen till
Acrobat Sign.
Acrobat Sign skapar alla användare och skickar omedelbart e-post till dem om att ange lösenord och aktivera användar-ID:n.
Obs!
Det är värt att understryka att den här processen även kan användas för att redigera profilvärdena för alla användare i ditt konto.
Om du till exempel har ändrat ditt företagsnamn kan du exportera hela din användarlista, redigera värdet i kolumnen Företag, spara den och sedan ladda upp CSV-filen tillbaka till Acrobat Sign. Namnvärdena för alla företag för alla användar-ID:n på din CSV-fil uppdateras utan att de olika användarna behöver delta.
Skapa användare satsvis:
- Logga in som kontoadministratör och navigera till Konto > Användare
- Klicka på plustecknet för att skapa en ny användare. Popup-fönstret Skapa öppnas
- Klicka på fliken Skapa användare satsvis
Obs!
Det finns tre alternativ:
- Tillåt Skapa användare – Om du avmarkerar alternativet kan du bara uppdatera befintliga användare. Om en e-postadress anges som inte finns i ditt konto skapas ingen användare.
- Tillåt Uppdatera användare – Om du avmarkerar alternativet kan du bara skapa användare. Om en befintlig användares e-postadress i ditt konto anges ändras användaren inte.
- Tillåt Skapa grupper – Om du avmarkerar alternativet kan du inte skapa grupper. Om ett gruppnamn som inte finns anges för en användare skapas gruppen inte och användaren placeras i stället i standardgruppen.
- Klicka på länken Hämta ett exempel på en CSV-fil. En CSV-fil hämtas till systemet.
- Öppna CSV-exempelfilen
- Ta bort de tre raderna med exempeldata. Låt den första raden (rubrik) vara
- Ange de värden som behövs för de nya användar-ID:n som du vill skapa.
- När du skapar nya användare krävs dessa kolumner:
- E-postadress
- Förnamn
- Efternamn
- När du skapar nya användare krävs dessa kolumner:
- Ta bort kolumner som du inte använder
- Spara CSV-filen (kontrollera att den sparade filen fortfarande är en CSV-fil och inte något annat format)
- Klicka på knappen Bläddra och välj din CSV-fil
- Klicka på Importera för att överföra filen
När filen har importerats genererar Acrobat Sign alla användar-ID:n och en grön banderoll visas om hur många användare som har skapats.
Grupper - Endast Business- och Enterprise-nivåer
Med Grupper kan du ange specifika inställningar för användarna i den gruppen. Det innebär till exempel att säljteamet kan använda Acrobat Sign på ett annat sätt än din redovisningsavdelning.
Så här skapar du en ny grupp:
- Logga in som kontoadministratör och navigera till Konto > Grupper
Obs!
Sidan Grupper har två kontroller:
- Lägg till en ny grupp - Öppnar fönstret där du kan skapa en ny grupp.
- Alternativ - Styr hur många poster (15, 30 eller 50) som ska visas på sidan.
- Klicka på ikonen Lägg till en ny grupp så öppnas popup-fönstret Skapa där du uppmanas att ange gruppnamnet.
- Ange namnet på gruppen
- Klicka på Spara
När du klickar på Spara skapas gruppen och visas i grupplistan.
En grupp kan tas bort från vyn av en kontonivåadministratör.
Så här tar du bort en grupp:
- Markera gruppen genom att klicka på den
- Detta gör att snabbmenyn visas överst i listan
- Klicka på Ta bort grupp
- Standardgruppen kan inte tas bort
- Alla användare måste tas bort från gruppen innan den kan tas bort.
Du kan visa en lista över borttagna grupper genom att klicka på Alternativ-ikonen och välja Visa endast borttagna grupper:
När den nya gruppen har skapats är nästa steg att lägga till användare i den. I Acrobat Sign finns det tre metoder, beroende på hur många användare som måste flyttas:
- Flytta en enskild användare via användarprofilen
- Flytta flera användare med CSV-filen Skapa/redigera användare gruppvis
- Flytta flera användare med verktyget Tilldela användare till grupp
Flytta en enskild användare via användarprofilen
Så här tilldelar du en enskild användare till en grupp:
- Logga in som administratör och navigera till Konto > Användare
- Dubbelklicka på det användar-ID som du vill redigera. Då öppnas panelen Användarinformation
- Klicka på listrutan Användargrupp för att visa alternativen.
- Välj gruppen som användaren ska tilldelas till
- Klicka på Spara
Flytta flera användare med redigera flera användare samtidigt
Du kan också använda funktionen Skapa användare gruppvis för att redigera befintliga användare.
Den här metoden kan vara bättre när du har flera värden som behöver ändras förutom bara gruppinställningen, men om du omstrukturerar helt kan gruppuppdatering vara rätt sätt.
Så här uppdaterar du dina användargrupper via gruppuppdatering:
- Logga in som administratör och navigera till Konto > Användare
- Klicka på ikonen Exportera användarlista. En CSV-fil hämtas till ditt system med den fullständiga listan över användare i ditt konto
- Öppna den hämtade CSV-filen och ta bort kolumner som du inte kommer att använda
- Om du bara vill tilldela användare till grupper behöver du bara:
- E-postadress
- Förnamn
- Efternamn
- Gruppnamn
- Om du bara vill tilldela användare till grupper behöver du bara:
- Ta bort alla rader med användare som du inte behöver uppdatera
- Spara CSV-filen (kontrollera att formatet förblir CSV)
- Klicka på plustecknet för att skapa en ny användare. Popup-fönstret Skapa öppnas
- Klicka på fliken Skapa användare satsvis
- Bläddra till den CSV-fil du just sparat
- Klicka på Importera
När du har klickat på knappen Importera uppdateras användarna i systemet med de nya värdena på CSV-filen. En grön banderoll visas högst upp på sidan som anger hur många användare som har uppdaterats.
Tilldela användare till grupp från gruppinställningarna
När du behöver flytta flera användare till en ny grupp, men omfattningen av flytten inte är tillräckligt stor för att motivera det med Redigera flera användare samtidigt, är det bäst att använda alternativet Tilldela användare till grupp i gruppinställningarna.
Så här kommer du åt funktionen Tilldela användare till grupp:
- Logga in som kontoadministratör och navigera till Konto > Grupper
- Dubbelklicka på den grupp som du vill flytta användare till. Då öppnas gruppnivåinställningarna
- Du kan också klicka en gång på gruppen för att markera den och sedan klicka på länken Gruppinställningar
- Klicka på alternativet Användare i grupp till vänster
- Klicka på ikonen Lägg till användare i grupp
Fönstret Tilldela användare till den här gruppen öppnas och visar alla aktiva användare som för närvarande inte är tilldelade den här gruppen.
- Klicka på ikonen Alternativ och markera Visa alla användare
- Dubbelklicka på en användare som du vill flytta till gruppen. De valda användarna fylls i fältet Valda användare längst ned i fönstret.
- Om du vill ta bort en användare från fältet Valda användare klickar du på krysset bredvid e-postmeddelandet
- När alla användare har markerats klickar du på knappen Tilldela
Administratörer på kontonivå har behörighet att definiera omfattningen av gruppadministratörsbehörighet via tre inställningar:
- Gruppadministratörer kan lägga till nya användare till sina grupper.
- Gruppadministratörer kan redigera inställningar för sina grupper.
- Vilka rapportdata kan gruppadministratörer se?
De här inställningarna är allmänt tillgängliga för alla gruppadministratörer och ger ingen djupare detaljrikedom. Om du inaktiverar möjligheten för gruppadministratörer att lägga till användare, gäller det för alla gruppadministratörer i kontot.
Så här justerar du de två första inställningarna:
Logga in som kontoadministratör och navigera till Konto > Kontoinställningar > Globala inställningar > Inställningar för gruppadmin
Om du aktiverar Gruppadministratörer kan lägga till nya användare till sina grupper ges alla gruppadministratörer behörighet att lägga till användare i gruppen med alla normala begränsningar.
Normala begränsningar omfattar situationer som:
- Användaren finns i en annan grupp/ett annat konto
- Användarens e-postdomän är inte en godkänd domän för kontot
Om du aktiverar Gruppadministratörer kan redigera inställningar för sina grupper kan gruppadministratören åsidosätta inställningarna för kontonivån för sin grupp.
Om du vill redigera inställningen Vilka rapportdata kan gruppadministratörer se? navigerar du till Konto > Kontoinställningar > Rapportinställningar
Alla grupper ärver som standard inställningarna på kontonivån. Det går dock att åsidosätta de flesta av kontonivåinställningarna på gruppnivå. Detta är särskilt värdefullt om du har valt användare som behöver särskilda mottagarroller, metoder för validering av mottagare eller till och med unika profiler.
Kontoadministratörer navigerar till Konto > Grupper och dubbelklickar sedan på Grupp för att öppna gruppnivåinställningarna. De kan också klicka på gruppen och välja Gruppinställningar från länkalternativen högst upp i listan.
Om gruppnivåadministratörer har fått behörighet att ändra gruppnivåinställningar, behöver de bara klicka på länken Grupp överst på sidan för att öppna inställningarna.
Alla inställningar som visas för gruppadministratörer är samma som inställningarna på kontonivån och fungerar på samma sätt.
Biblioteksdokument/-mallar
Biblioteksmallar
En biblioteksmall är ett återanvändbart objekt. Acrobat Sign har stöd för två typer av biblioteksmallar: dokumentmallar och formulärfältsmallar.
- Dokumentmallar – En dokumentmall är ett återanvändbart dokument. Dokumentmallar kan delas med andra användare på kontot så att flera användare kan skicka samma dokument utan att behöva göra några ändringar.
- Formulärfältsmallar – En formulärfältsmall är ett återanvändbart fältlager som kan användas i dokument. Formulärfältsmallar kan även delas med andra användare på ditt konto. Formulärfältsmallar är praktiska i följande situationer:
- Du har en fältlayout som fungerar för flera dokument.
- Du har ett dokument som kan skickas på flera olika sätt.
- Du måste ändra dokumentets innehåll, men fälten finns kvar på samma plats.
I stället för att skapa ett nytt biblioteksdokument varje gång ett dokument uppdateras kan samma formulärfältslager användas. Formulärfältsmallar kan redigeras för att underlätta ändringar av fältens placering eller egenskaper. Alla verktyg i redigeringsmiljön är tillgängliga när du skapar en formulärfältsmall.
Det är bra om en enda användare (dokumentadministratören) ansvarar för att skapa och underhålla mallar. När du skapar en dokumentadministratörs användar-ID slipper du förvirring om vilka mallar som ska användas och du får också en versionskontroll för återanvändbara dokument.
Vi rekommenderar att du använder en distributionslista eller ett funktionellt e-postmeddelande för användarinloggningen som dokumentadministratör. Det gör att du kan styra åtkomsten till inloggningen som dokumentadministratör och samtidigt tillåta att ansvaret delas vid behov.
1. Klicka på fliken Hem. Klicka sedan på Skapa en återanvändbar mall.
Sidan Skapa en biblioteksmall visas:
2. Ange ett namn på mallen i fältet Mallnamn. Detta kan ändras senare om det behövs.
3. Klicka på Bläddra för att navigera till den fil på ditt lokala system som ska användas för att skapa den återanvändbara mallen. Om du skapar ett återanvändbart dokument används den här filen och dess innehåll. Om du skapar ett återanvändbart formulärfältslager inkluderas inte filens innehåll i mallen.
4. Välj lämpligt mallalternativ, antingen Skapa som återanvändningsbart dokument, Skapa som ett återanvändningsbart formulär eller Formulärfältslager eller båda.
5. Välj lämpligt behörighetsalternativ för att dela mallen. När du skapar och testar en ny mall bör du ange behörigheterna till enbart dig själv och sedan utöka åtkomsten när du är säker på att dokumentet fungerar som det ska.
Obs!
Gruppbehörigheter kan endast tilldelas den grupp du tillhör. Du kan inte bevilja behörigheter till andra grupper.
Om alternativet att dela i din organisation inte är tillgängligt kontaktar du Acrobat Sign-administratören för att aktivera det.
6. Klicka på Förhandsgranska och lägg till fält. Redigeringsupplevelsen visas.
7. Placera obligatoriska fält för de avsedda deltagarna genom att dra dem från formulärfältsflikarna och släppa dem i dokumentet.
8. När du har lagt till fält klickar du på Spara.
Mallen visas nu under Biblioteksmallar på sidan Hantera. Om du har delat mallen med användare i din grupp eller i organisationen genom att bevilja behörighet, visas mallen även i avsnittet Biblioteksmallar på deras Hantera-sidor och de kan använda den för sändning när de vill.
Obs!
Endast den användare som skapat biblioteksmallen kan redigera eller ta bort den (såvida mallen inte delas enligt avancerade delningsregler)
Åtkomstbehörigheterna för alla mallar kan redigeras av mallens skapare. Så här gör du:
- Logga in som mallägare
- Navigera till sidan Hantera
- Sök efter mallen som ska redigeras och klicka på länken Redigera
Mallen öppnas i redigeringsmiljön.
Längst upp till höger visas Mallegenskaper.
Klicka på rubriken Mallegenskaper för att expandera avsnittet och visa tillgängliga alternativ:
- Mallnamn - Du kan när som helst ändra mallnamnet.
- Malltyp - Du kan när som helst konvertera den tillgängliga mallen och göra den tillgänglig som ett dokument, en formulärfältsöverlagring eller båda delarna
- Vem kan använda - Den här inställningen anger vilka användare som ska ha åtkomst till mallen.
Obs!
Du kan bara dela ett dokument till den grupp som ditt användar-ID är medlem i. Om du är autentiserad som kontoadministratör måste du flytta ditt användar-ID till rätt grupp innan du ändrar mallegenskaperna från "Endast jag" till "Alla användare i min grupp".
Rapporter – endast företags- och storföretagsnivåer
Med rapportfunktionen kan du kontrollera hur ditt konto använder Acrobat Sign. Skapa egna rapporter och få fullständig insyn i dokumentsigneringsprocessen samtidigt som du kan se vad enskilda grupper eller användare gör.
Skapa en ny rapport
Om du vill skapa en ny rapport går du till sidan Rapporter genom att klicka på fliken Rapporter och sedan på länken Skapa en ny rapport.
När du konfigurerar en rapport kan flera parametrar ställas in för att anpassa resultatet. Alla parametrar som beskrivs nedan är tillgängliga.
Skapad
Datumet för skapande är den tidsram som du vill att rapporten ska omfatta. Det kan vara en av fyra förinställda tidsramar (den här veckan, förra veckan, den här månaden, förra månaden) eller ett anpassat datumintervall.
Användare och grupper
Med den här parametern kan du köra rapporten för specifika användare eller grupper. En eller flera kan väljas eller så kan du köra rapporten för alla användare på kontot.
Dokument och arbetsflöden
Specifika dokument kan väljas att inkluderas i rapporten med det här alternativet. Dokumenten i det här fältet är biblioteksdokumenten som används på hela kontot. Enskilda dokument som bara används en gång kommer inte att listas här.
Dokumentnamn
Specifika dokument kan väljas att inkluderas i rapporten med det här alternativet. Dokumenten i det här fältet är biblioteksdokumenten som används på hela kontot. Enskilda dokument som bara används en gång kommer inte att listas här.
Massutskick
När den här parametern aktiveras inkluderas Massutskick-avtal i resultatrapporten.
Resultatmål
Du kan ange tröskelvärden för prestanda med vyn Resultatmål. Mätarna som reflekterar prestanda visas i rapporten.
Benchmark
Parametern Benchmark är som standard inaktiverad för rapporter. Klicka på länken med rapportinställningar om du vill aktivera den.
Benchmarking är en utökad metod för att spåra avtalsförloppet och signeringsnivåerna.
Visa avtal efter
Varje aktiverat alternativ (efter Datum, Avsändare, Grupp, Formulär, Arbetsflöde och Signaturtyp) ger en annan typ av diagram i rapporten.
Och så vidare
Parametrarna i det här avsnittet ändrar grafiken i rapporten. Om du ändrar dem från standardparametrarna kan rapportbearbetningen gå snabbare.
När du klickar på Kör rapport genereras rapporten baserat på dina parametrar. Det finns flera saker du kan göra med rapporten.
Uppdatera rapport med aktuella data
Att klicka på länken är som att uppdatera sidan. Den nya rapporten innehåller de senaste transaktionerna och aktiviteterna.
Spara rapport
Om du sparar rapporten kan du köra den igen i framtiden.
Dela rapport
Med delning kan du skicka rapporten till någon annan. Du behöver bara ange deras e-postadress och ett meddelande.
Schemalägg rapport
Om du anger ett schema för den här rapporten körs den med samma parametrar som du anger.
Exportera rapportdata
Om du klickar på länken visas en uppmaning om att öppna eller spara en CSV-fil. CSV-filer kan öppnas i Excel och all transaktionsinformation för avtalen i rapporten kommer att kategoriseras i de olika kolumnerna.
Skrivarvänlig version
När du klickar på länken öppnas en skrivarvänlig version av rapporten.
Redigera inställningar
Den här länken öppnar och tillåter redigering av rapportens konfigurerade parametrar.
