Flux de tâches d’approbation

Acrobat (pour le chinois traditionnel, le chinois simplifié, le japonais et le coréen uniquement) vous offre la possibilité d’adresser à des tiers des documents PDF à des fins d’approbation en les envoyant sous forme de pièces jointes à un courrier électronique. Lorsque les participants à la révision ouvrent une demande d’approbation d’un document PDF dans Acrobat (toutes les langues), ils peuvent l’approuver en y apposant un tampon d’identité numérique. Ils peuvent ensuite transmettre ce document à d’autres approbateurs ou le renvoyer à l’initiateur et à d’autres participants si nécessaire. L’initiateur de la procédure peut assurer le suivi en choisissant d’être notifié chaque fois que le document PDF est approuvé. Le flux de tâches s’achève dès lors que le dernier participant a émis son approbation finale. En cas de rejet d’un document PDF, le flux de tâches d’approbation doit être relancé.

Envoi d’un fichier PDF pour approbation

Lorsque vous envoyez un fichier PDF par courrier électronique (chinois traditionnel, chinois simplifié, japonais et coréen uniquement), les destinataires reçoivent le fichier PDF en tant que pièce jointe. Lorsque ces personnes ouvrent le fichier PDF joint, elles peuvent y apposer l’un des tampons d’identité numériques de la palette Tampons, puis effectuer la sélection appropriée sur la barre de message du document.

Pour envoyer un document PDF pour approbation, utilisez l’assistant approprié dans Acrobat. Cet assistant présente des instructions à l’écran qui facilitent la procédure : invitation des approbateurs, personnalisation des instructions et envoi du document PDF.

Dans Acrobat Pro, l’assistant active la fonction de commentaires dans le document PDF pour que les utilisateurs de Reader puissent participer au flux de tâches d’approbation.

Avant de lancer un flux de tâches d’approbation, assurez-vous que votre application de messagerie est configurée pour fonctionner avec Acrobat.

Participation au flux de tâches d’approbation

Si vous êtes invité à participer à un flux de tâches d’approbation, un message électronique contenant des instructions détaillées concernant l’approbation du document PDF joint vous sera envoyé. Lorsque vous ouvrez le document PDF, la palette Tampons et la barre de message du document s’affichent en haut du document PDF. Si votre version d’Acrobat est antérieure à la version 7.0, vous êtes invité à télécharger la dernière version de Reader.

Pour approuver le document, vous sélectionnez ensuite le tampon d’identité numérique de votre choix parmi ceux que vous propose la palette Tampons. Un tampon d’identité numérique contient les informations d’identité que vous fournissez (nom, titre, société, adresse électronique, etc.). Il peut tenir lieu de signature. Lorsque vous appliquez un tampon, il fait partie intégrante du contenu de la page du document. Bien que vous puissiez supprimer l’un des tampons que vous avez apposés pendant la procédure d’approbation, vous ne pouvez plus le faire une fois la procédure terminée (le tampon est verrouillé). Vous ne pouvez ni déplacer ni supprimer des tampons appliqués par les autres participants à la procédure.

Vous pouvez également rejeter des documents non conformes aux normes que vous avez fixées.

Outre l’ajout de tampons numériques, vous pouvez apposer d’autres types de commentaires sur un document PDF, notamment des notes, des modifications de texte, des tampons personnalisés et des pièces jointes.

Approbation d’un document PDF

Rejet d’un document PDF

Si le document PDF reçu dans le cadre d’une demande d’approbation ne répond pas aux conditions requises pour l’approbation, servez-vous des options disponibles sur la barre de message du document pour rejeter le document et le renvoyer à l’initiateur. En cas de rejet d’un document PDF, le flux de tâches d’approbation doit être relancé.

Ajout ou modification d’informations d’identité pour un tampon numérique