Création d’accords depuis l’onglet Accord

1. Cliquez sur l’icône Lanceur d’application dans le coin supérieur gauche de l’écran.

2. Sélectionnez l’application Adobe Sign.

3. Cliquez sur l’onglet Accords.

4. Cliquez sur le bouton Nouveau.

Création d’accords depuis des objets Salesforce

Pour créer un accord depuis un objet courant de Salesforce :

1. Ouvrez l’objet Salesforce à partir duquel vous souhaitez effectuer l’envoi (l’image ci-dessous est un contact).

2. Faites défiler l’écran jusqu’à la section Accords.

3. Cliquez sur le bouton Nouveau.

Une fois que vous avez ouvert un nouvel accord, vous devez le configurer pour indiquer :

• qui sont les destinataires, comment les vérifier et quelle autorité relative au document ils possèdent ;
• la nature de l’accord, notamment son nom, les messages à inclure dans le processus de notification et les relations supplémentaires que vous souhaitez créer dans Salesforce ;
• les documents actuels à approuver ou signer ;
• les options supplémentaires à définir, le cas échéant.

Définition de vos destinataires

Les destinataires sont définis dans la partie supérieure de l’accord. Vous devez définir au moins un destinaire. Plusieurs destinataires sont pris en charge.

Les principaux champs à configurer sont les suivants :

1. Index de signature : ce chiffre indique la position du destinataire dans le cycle de signature.  1 correspond au premier signataire, 2 au second signataire, etc. 

• Si vous configurez plusieurs signataires en vue d’utiliser le même index de signature, vous créez une étape parallèle de signature dans laquelle toutes les parties sont averties en même temps. L’accord ne passe pas au point d’index suivant tant que tous les destinataires de l’étape parallèle n’ont pas signé/approuvé le document.

2. Rôle du destinataire : définit comment le destinataire peut interagir avec l’accord :

• Signataires (par défaut) : destinataires chargés d’apposer au moins une signature.

• Approbateurs : destinataires qui révisent et approuvent le document, mais ne sont pas tenus de le signer légalement.

• Accepteur : le rôle Accepteur est adéquat lorsque le destinataire doit confirmer une acceptation de l’accord sans approuver de façon formelle le contenu.

• Chargé du remplissage des formulaires : conçu spécifiquement pour les clients qui ont besoin de compléter le contenu d’un formulaire pendant le processus de signature.

• Destinataire certifié : les destinataires certifiés peuvent se voir affecter aucun (zéro) champ de formulaire. Pendant leur processus de « signature », ils devront déléguer, refuser ou valider l’accord

• Délégants : destinataires qui ne sont pas censés remplir le rôle identifié. Ceux-ci délégueront plutôt leur rôle à une autre partie. Il existe une option de délégant pour chacun des rôles ci-dessus (lorsque cette option est activée par l’administrateur Salesforce).

3. Type de destinataire : cette option de liste déroulante permet de sélectionner des champs Liste de choix Salesforce qui peuvent être des destinataires :

・Contact : contact dans Salesforce.

・Piste : n’importe quelle piste dans Salesforce.

・Utilisateur : utilisateur de Salesforce au sein de votre organisation Salesforce.

• Groupe : ensemble d’utilisateurs dans un rôle Salesforce. Seul un groupe (n’importe lequel) doit signer ou approuver le document. Les administrateurs doivent définir les groupes disponibles. 

• Adresse électronique : destinataires qui ne sont pas répertoriés actuellement dans Salesforce en tant que l’un des autres types d’objets.

Pour les types de destinataire Contact, Piste, Utilisateur and Groupe, vous pouvez saisir un nom partiel, puis rechercher les entités correspondantes dans Salesforce. Une fois une entité sélectionnée, le nom du destinataire s’affiche, avec l’adresse électronique indiquée juste en dessous de celui-ci. Si un compte est associé au destinataire, celui-ci se trouve à droite du nom du destinataire, entre parenthèses. 

L’adresse électronique des destinataires Adresse électronique doit être explicitement indiquée.

4. Destinataire : saisissez le destinataire, en fonction de votre type de destinataire.

5. Message privé : message destiné uniquement au destinataire lorsqu’il prend le contrôle du document. Si aucun texte n’est ajouté, le message de l’accord est la valeur par défaut (voir la section Détails ci-dessous).

Commandes supplémentaires :

• Ajouter un destinataire : cliquez sur ce lien pour ajouter un autre destinataire à la chaîne de signature
• M’ajouter : cliquez sur ce lien pour vous ajouter à la chaîne de signature.
• Ajouter Cc (copie carbone) : permet d’ajouter les destinataires qui n’ont pas accès de manière interactive à l’accord. Ils affichent uniquement le document à mesure qu’il progresse dans le cycle de signature.
• Je dois signer : si vous cochez cette case, l’expéditeur (vous) est ajouté dans le cycle de signature comme premier ou dernier destinataire. Tout comme M’ajouter, sauf que vous devez être le premier ou le dernier destinataire.
• Héberger signature pour 1er signataire : si vous cochez cette case, le processus normal de diffusion par courrier électronique est interrompu. L’accord est présenté pour signature directement sur le système local des expéditeurs.  Cette option est conçue pour les cas de signature en personne, généralement sur un appareil mobile.

Vérification de l’identité : sous les destinataires se trouve une zone de liste déroulante permettant de définir le type de vérification à utiliser. Aux États-Unis et dans une grande partie de l’Union européenne, l’accès à la boîte de réception (en tant qu’objet authentifié) est suffisant pour obtenir une signature légalement.  Pour les clients qui nécessitent un niveau supérieur de vérification, il existe les options suivantes :

• Adresse électronique (par défaut) : l’authentification dépend de l’accès à la boîte de réception.
• Mot de passe : mot de passe alphanumérique généré par l’expéditeur qui doit être communiqué hors bande au destinataire.
• Identité sociale : l’authentification est effectuée auprès d’un réseau social tiers tel que Facebook ou LinkedIn.
• Authentification fondée sur les connaissances (KBA) (États-Unis uniquement) : une fois que destinataire a saisi son numéro de sécurité sociale, il doit répondre à des questions non triviales générées en fonction des bases de données publiques.
• Téléphone : l’expéditeur doit renseigner le numéro de téléphone du destinataire, qui recevra alors un code par SMS lorsque sa signature est requise.
• Document officiel d’identité : le destinataire doit fournir la photo de son passeport, d’une carte d’identité ou d’un permis de conduire délivrés par son gouvernement. L’option Document officiel d’identité demande au destinataire de faire un selfie pour le comparer à la photo du document d’identité fourni.

Définition du nom, du message et des relations supplémentaires

Sous la section des destinataires se trouve les détails de l’accord. Cette section est la plus à même d’être automatisée par des modèles ou d’autres paramètres.

Dans la section Détails vous trouverez les éléments suivants :

1. Nom de l’accord : il s’agit du nom de l’accord tel qu’il est affiché dans les messages électroniques remis aux destinataires, ainsi que dans la liste des accords de Salesforce (voir les mises en surbrillance en jaune ci-dessous).

2. Message de l’accord : ce message est appliqué au modèle de courrier électronique qui est envoyé à tous les destinataires. Utilisez-le pour donner des informations générales ou des instructions à tous les destinataires (voir les mises en surbrillance en vert ci-dessous).

a. Si les destinataires ont besoin d’instructions individualisées, utilisez le message privé dans la section des destinataires.

3. Recherches de relations supplémentaires : ces champs permettent d’associer explicitement un accord à un compte, une opportunité ou un contrat.

Options de l’accord

Le coin inférieur droit de la page Accord contient certaines options de workflow que vous souhaiterez peut-être inclure :

• Protéger par mot de passe le document signé : s’il est appliqué, ce mot de passe sera requis pour afficher le fichier PDF final.
• Échéance : définissez la date d’expiration du document (annulation automatique). Idéal pour les offres à durée limitée.
• Créer des rappels : donnez pour instruction à Adobe Sign d’envoyer un rappel par courrier électronique tous les jours ou toutes les semaines jusqu’à ce que le destinataire approuve ou signe l’accord. Seul le destinataire actuel reçoit le courrier électronique.
• Langue du destinataire : définit la langue du modèle de courrier électronique et des instructions à l’écran et de l’environnement pour l’accord.
• Type de signature : détermine le type de signature attendu :

o Signature électronique : tente de recueillir des signatures électroniques.

o Signature manuscrite : remet l’accord avec une page de garde et des instructions pour imprimer, signer et télécharger l’accord à Adobe Sign.

Joindre les fichiers

La troisième section requise est celle dans laquelle vous joignez le fichier à signer.

Vous pouvez glisser et déposer un fichier depuis le bureau votre ordinateur dans la section fichiers, ou de joindre un document depuis l’interface Salesforce.

• Les documents téléchargés à partir du système local sont stockés dans l’espace de stockage Fichiers et gestion de la relation client Salesforce.

Pour ajouter un fichier à partir du système de menus :

1. Cliquez sur le lien Ajouter des fichiers (en haut à droite de la section).

2. Vous pouvez joindre un fichier (ou plusieurs fichiers) à partir de plusieurs emplacements source :

► Fichiers et gestion de la relation client Salesforce

► Documents Salesforce

► Bibliothèque Adobe Sign (doit être activée par l’administrateur Salesforce)

► Téléchargé à partir de votre ordinateur (Salesforce limite la taille des fichiers téléchargés à ~ 700 Ko).

3. Après avoir sélectionné les fichiers à partir de l’emplacement source, cliquez sur Ajouter des fichiers dans le coin inférieur droit.

4. Si nécessaire, répétez les étapes 1 à 3, jusqu’à ce que tous les documents aient été joints.

Prévisualiser et ajouter des champs de signature : lorsque cette option est activée, elle ouvre un environnement de création quand vous cliquez sur le bouton Suivant (le bouton Envoyer change de libellé).  La création de champs s’avère utile lorsque vous disposez d’un document ad hoc qui a besoin que le destinataire ajoute des informations spécifiques ou lorsque vous possédez un accord et souhaitez ajouter des champs initiaux par clauses spécifiques.

L’environnement de création affiche l’accord complet dans une fenêtre qui permet de placer des champs de formulaire par glisser-déposer, notamment :

• Signature/paraphe
• Name du signataire : version composite du champ de signature (par exemple, Nom en majuscules)
• Titre/société
• Date de signature
• Adresse électronique du destinataire
• Champs de texte ouvert
• Cases à cocher/cases d’option

Une fois que vous avez terminé d’ajouter des champs, vous pouvez Envoyer l’accord et lancer le processus de signature.

Onglet Accord

L’intégration avec Salesforce garantit que les accords seront associés à un objet significatif par rapport au contenu de l’accord.  Si vous envoyez un accord de non-divulgation à un contact, l’accord est répertorié sur la page de ce contact.  De même, si vous envoyez un accord à un destinataire depuis une opportunité, le destinataire et l’opportunité afficheront l’accord dans leur liste.

Dans la probabilité qu’un accord soit orphelin dans le système, tous les accords sont répertoriés dans l’onglet Accords (cliquez sur Récemment affichés et sélectionnez Tous dans le menu).  La liste est générée. Elle montre les accords que vous êtes autorisé à afficher. La vue de cette liste peut être personnalisée pour afficher un (ou tous) des champs de l’accord.

Une fois qu’un accord a été trouvé, vous pouvez double-cliquer sur son nom pour l’ouvrir et modifier ensuite l’état, si nécessaire. Les options sont les suivantes :

• Rappeler : envoie un rappel en temps réel.
• Mettre à jour : interroge Adobe Sign pour déterminer si l’état de l’accord a changé en fonction de Salesforce.
• Afficher : affiche le contenu des documents de l’accord.
• Supprimer : supprime l’enregistrement de l’accord dans Salesforce.
• Annuler: met fin à l’accord et définit son état sur Annulé.

Remplacer le signataire : ce paramètre facultatif vous permet de remplacer le signataire actuel (adresse électronique) par un autre. Cette option est utile lorsqu’une personne a modifié son adresse électronique ou est absente du bureau et que vous devez rediriger l’accord vers un autre approbateur/signataire.

Onglet Gérer les accords

L’onglet Gérer les accords ouvre un portail vers votre compte utilisateur Adobe Sign et affiche tous les accords associés à votre identifiant utilisateur (adresse électronique).  Lorsque cela est utile dans certaines situations, Salesforce fait un excellent travail en rendant les accords consultables et compréhensibles dans le contexte. La plupart des administrateurs supprimeront cet onglet afin de conserver toutes les activités dans Salesforce.