Richiedere ad altri utenti di firmare un documento

Adobe Acrobat Sign semplifica l’invio di un documento ad altri utenti per la firma. Puoi inviare un documento da firmare a una sola persona o a più persone.

Inviare un accordo a un singolo firmatario

Una volta effettuato l’accesso ad Acrobat Sign, seleziona la scheda Firma nella barra di navigazione superiore.

L’invio di un documento per la firma rappresenta il flusso di lavoro di base utilizzato in Acrobat Sign. L’invio di un documento da firmare a un singolo destinatario è il modo più semplice di utilizzare il sistema.

Per inviare un documento per la firma:

  1. Passa alla scheda Home e fai clic sul pulsante Richiedi firme.

    Pagina Home - Richiedi firme

    Facoltativamente, puoi avviare il processo selezionando prima un modello (o un flusso di lavoro) dalla libreria, facendo clic sul pulsante Avvia dalla libreria.

    In questo modo puoi scegliere tra tre opzioni:

    • Recenti: un elenco dei 20 modelli utilizzati più di recente, con il modello più recente nella parte superiore.
    • Documento libreria: elenca tutti i modelli di libreria disponibili.
    • Flusso di lavoro: elenca tutti i flussi di lavoro disponibili per l’utente.

    Una volta selezionato un file o un flusso di lavoro, fai clic su Avvia e verrai reindirizzato alla pagina di invio, con il modello già allegato (per saltare il passaggio 4 qui sotto).

    Avvia dalla libreria

  2. Nota:

    Se per il tuo account è stata abilitata la funzione Utenti in più gruppi, seleziona il gruppo da cui desideri inviare l’accordo prima di configurare l’accordo stesso.

    • Quando si imposta il valore Gruppo, vengono caricati i modelli e le proprietà associati al gruppo.
    • Quando selezioni un altro gruppo, la pagina si aggiorna. Con l’aggiornamento della pagina vengono rimossi eventuali contenuti già immessi.

    Se il menu a discesa Invia da non è visualizzato nella parte superiore della pagina, significa che l’account non è abilitato per la funzione Utenti in più gruppi.

    Selezionare il gruppo

     

    Definisci il destinatario dell’accordo. 

    Immetti o definisci quanto segue (da sinistra a destra):

    La pagina Invia con gli elementi di record evidenziati

    Facoltativamente, è possibile utilizzare un gruppo di destinatari.

    I gruppi di destinatari sono simili alle liste di distribuzione, essendo composti da più indirizzi e-mail destinatari. Tutti i membri del gruppo di destinatari ricevono una notifica quando tocca a loro interagire con l’accordo, ma solo un membro del gruppo può farlo. Una volta che il primo membro ha completato l’azione del gruppo, l’accordo si sposta al passaggio successivo.

    È possibile aggiungere un gruppo di destinatari come un gruppo unico (ad hoc), definito manualmente dal mittente durante la composizione dell’accordo, oppure un gruppo di destinatari riutilizzabile creato in precedenza e reso disponibile all’utente tramite le autorizzazioni del gruppo. Se inizi a digitare il nome del gruppo e nella rubrica verranno visualizzate le opzioni in base a quanto è stato digitato.

    Il record del destinatario con un gruppo di destinatari aggiunto e le opzioni della rubrica esposte

    Nota:

    I nomi dei destinatari o gli indirizzi e-mail dei membri di un gruppo di destinatari riutilizzabile non possono essere modificati. È possibile modificare solo il tipo di autenticazione.

  3. Aggiungi il nome dell’accordo e il messaggio da includere nell’e-mail iniziale inviata al destinatario.

    la pagina Invia con il campo Messaggio evidenziato

  4. Trascina, allega o scegli un modello dalla libreria da inviare.

    • I modelli disponibili dipendono dal gruppo da cui viene inviato l’accordo.
    • È possibile allegare più documenti e inviarli al destinatario come un unico documento contiguo.
    La sezione dei file della pagina Invia con il modello a comparsa esposto

  5. Configura eventuali opzioni richieste:

    • Proteggi con password (il PDF firmato): questa password viene applicata alle copie PDF dell’accordo scaricate da Acrobat Sign. Per poter visualizzare il documento, sarà necessario immettere la password corretta.
    • Scadenza per completamento: la transazione scadrà una volta trascorso il numero di giorni specificato.
    • Imposta promemoria: i promemoria possono essere configurati per una delle diverse iterazioni. I promemoria vengono inviati solo al destinatario attivo corrente.
    • Tipo firma: se attivata, questa opzione consente all’utente di passare dal flusso di firma elettronica a quella manuale e viceversa.
    • Lingua del destinatario: specifica la lingua utilizzata nell’e-mail inviata al destinatario e nelle istruzioni visualizzate sullo schermo.
    Pagina Invia con le opzioni di invio evidenziate

  6. Per aggiungere dei campi con cui il destinatario potrà interagire, seleziona Anteprima e aggiungi campi firma.

    • Se la casella di controllo Anteprima è abilitata, seleziona Avanti.
    • Se la casella di controllo Anteprima è disabilitata, seleziona Invia.
    Parte inferiore della pagina di invio con l’opzione “Anteprima e aggiungi campi firma” evidenziata

  7. Trascina i campi dalle schede a destra della schermata e rilasciali sul documento.

    Ambiente di authoring in cui sono evidenziati i campi firma

    Il pulsante Indietro consente all’utente di tornare alla pagina Invia per modificare il nome e il messaggio dell’accordo, gli indirizzi e-mail dei destinatari e i file allegati all’accordo.

    Nota:

    Se crei un documento comune per uso personale, puoi selezionare l’opzione Salva come modello, per salvare il documento e i campi inseriti.

    Nelle transazioni future, sarà sufficiente allegare il documento dalla tua libreria e saltare quindi la procedura di inserimento dei campi.

  8. Dopo aver inserito tutti i campi nel documento, fai clic su Invia.

Viene inviato al destinatario un messaggio e-mail contenente un collegamento che permette di accedere al documento, e viene attivata l’azione richiesta al destinatario.

Una volta completata tale azione, riceverai una notifica e-mail.


Inviare un accordo a più destinatari

La procedura per inviare un accordo a più destinatari è molto simile a quella per l’invio a un solo destinatario.

Le differenze principali sono le seguenti:

  • Devi definire ciascun destinatario, nell’ordine in cui dovrà intervenire sull’accordo.
  • Devi inserire campi specifici per ciascun destinatario, secondo necessità.
Nota:

Le transazioni che includono più destinatari possono essere configurate in modo da seguire un flusso di lavoro sequenziale, parallelo o ibrido.

  1. Passa alla scheda Home e fai clic sul pulsante Richiedi firme

  2. Se disponibile, configura il selettore Invia da per identificare il gruppo da cui si sta inviando l’accordo.

    La pagina viene aggiornata quando viene selezionato un nuovo gruppo, eliminando tutte le configurazioni presenti.

    Seleziona gruppo

    Nota:

    Se non è presente un selettore Invia da, l’account non è abilitato per la funzione Utenti in più gruppi.

  3. Definisci ciascun destinatario dell’accordo. 

    Immetti o definisci quanto segue (da sinistra a destra) per ogni record del destinatario:

    • Seleziona il ruolo destinatario (l’impostazione predefinita è Firmatario).
    • Digita l’indirizzo e-mail del destinatario.
    • Se necessario, seleziona il metodo di autenticazione.
    • Immetti un messaggio personale, in base alle tue esigenze.

     

    Per aggiungere te stesso all’elenco dei destinatari, fai clic sul collegamento Aggiungimi nell’angolo in alto a destra.

    È possibile aggiungere lo stesso indirizzo e-mail più volte.

    Nota:

    Se devi eliminare la riga di un destinatario, fai clic sulla X all’estremità destra della riga.

    La pagina Invia con gli elementi di record evidenziati

    Facoltativamente, è possibile utilizzare un gruppo di destinatari.

    I gruppi di destinatari sono simili alle liste di distribuzione, essendo composti da più indirizzi e-mail destinatari. Tutti i membri del gruppo di destinatari ricevono una notifica quando tocca a loro interagire con l’accordo, ma solo un membro del gruppo può farlo. Una volta che il primo membro ha completato l’azione del gruppo, l’accordo si sposta al passaggio successivo.

    È possibile aggiungere il gruppo di destinatari come gruppo unico, definito manualmente dal mittente durante la composizione dell’accordo, oppure è possibile utilizzare un gruppo di destinatari riutilizzabile disponibile per il mittente. È sufficiente iniziare a digitare il nome del gruppo e nella rubrica verranno visualizzate le opzioni in base a quanto digitato

    Il record del destinatario con un gruppo di destinatari aggiunto e le opzioni della rubrica esposte

  4. Aggiungi il nome dell’accordo e il messaggio da includere nell’e-mail iniziale inviata ai destinatari.

  5. Trascina, allega o scegli un documento libreria da inviare.

    • È possibile allegare più documenti e inviarli al destinatario come un unico documento contiguo.
  6. Configura eventuali opzioni richieste:

    • Proteggi con password (il PDF firmato): questa password viene applicata alle copie PDF dell’accordo scaricate da Acrobat Sign. Per poter visualizzare il documento, sarà necessario immettere la password corretta.
    • Scadenza per completamento: la transazione scadrà una volta trascorso il numero di giorni specificato.
    • Imposta promemoria: i promemoria possono essere configurati per una delle diverse iterazioni. I promemoria vengono inviati solo al destinatario attivo corrente.
    • Tipo firma: se attivata, questa opzione consente all’utente di passare dal flusso di firma elettronica a quella manuale e viceversa.
    • Lingua del destinatario: specifica la lingua utilizzata nell’e-mail inviata al destinatario e nelle istruzioni visualizzate sullo schermo.
    Pagina Invia con le opzioni di invio evidenziate

  7. Per aggiungere dei campi con cui il destinatario potrà interagire, seleziona Anteprima e aggiungi campi firma.

    • Se la casella di controllo Anteprima è abilitata, seleziona Avanti. Questa azione fa avanzare il processo all’ambiente di authoring.
    • Se la casella di controllo Anteprima è disabilitata, seleziona Invia. Questa azione invia immediatamente l’accordo al primo destinatario.
    Parte inferiore della pagina di invio con l’opzione “Anteprima e aggiungi campi firma” evidenziata

  8. Trascina i campi dalle schede a destra della schermata e rilasciali sul documento.

    Selezionare il destinatario

  9. Dopo aver inserito tutti i campi sul documento, seleziona Invia.

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