Questa nuova esperienza è abilitata come impostazione predefinita per gli account singoli e da un amministratore per tutti gli altri livelli di servizio. Gli account con più utenti hanno anche la possibilità di attivare un collegamento che consente agli utenti di passare dall’interfaccia classica a quella nuova e viceversa. Anche se la nuova esperienza include la maggior parte delle funzioni più frequentemente usate dai mittenti, non offre tutte le funzionalità della versione classica.

La procedura classica Invia rimane ancora disponibile e rimarrà tale fino al ritiro dell’esperienza.

Inviare documenti per raccogliere le firme di una o più parti.

Panoramica

Adobe Acrobat Sign semplifica il caricamento dei documenti, l’aggiunta di campi e l’invio per la raccolta delle firme.

Questo documento descrive il processo di invio di un accordo con l’aggiunta e la disposizione dei file, l’aggiunta e la disposizione dei destinatari e l’inserimento dei campi firma. A seconda della configurazione dei gruppi di Acrobat Sign, potresti non avere tutte le opzioni esposte e, se utilizzi modelli o file configurati, potresti non dover inserire i campi. Quando si inviano più accordi, è meglio comunicare con l’amministratore per consigliare la modifica dei valori predefiniti per alcune funzioni o creare modelli per ridurre i tempi nelle singole configurazioni.

La composizione di un nuovo accordo è un’esperienza composta da quattro fasi che presenta al mittente un processo dettagliato e facile da seguire.

Configurare un accordo

Seleziona la scheda Invia nella barra di navigazione superiore.

Viene avviata automaticamente la prima fase del processo, con la raccolta dei file dell’accordo.
Seleziona il gruppo corretto da cui l’accordo dovrà essere inviato (se disponibile). Se il selettore di gruppo è disattivato, puoi accedere a un solo gruppo.

Il selettore di gruppo rimane attivo durante l’intero processo di configurazione dell’accordo, per consentirti di poter modificare sempre il gruppo. Tuttavia:
- se si cambia gruppo, vengono eliminate tutte le configurazioni e dovrai ricominciare da zero;
- se si cambia gruppo, il logo nella schermata del mittente non viene modificato.Le e-mail e l’esperienza di firma successive utilizzano il logo corretto per il gruppo da cui viene inviato l’accordo.
Suggerimento:
I gruppi consentono di accedere a modelli e flussi di lavoro: se selezioni il gruppo desiderato, potrai accedere ai documenti che usi più frequentemente. Inoltre, i gruppi definiscono:

I valori predefiniti inseriti nel processo di composizione

Le opzioni disponibili per il destinatario durante la progettazione

La sicurezza del documento al termine del ciclo di firma.

Se noti che stai impiegando molto tempo alla configurazione di singoli accordi nello stesso modo, collabora con l’amministratore del gruppo per stabilire valori predefiniti corretti, quando è possibile.
Trascina un file dal sistema locale al campo Aggiungi file oppure seleziona il collegamento Scegli file. Viene aperto il selettore di file.
Seleziona il file da utilizzare nell’accordo dal sistema locale, dalla libreria di modelli o dalla tua unità sincronizzata Microsoft OneDrive.
- Una volta selezionato un file dal sistema locale, il processo passa immediatamente alla fase due.
- L’utilizzo dei modelli consente di selezionare più file.
  
  Se utilizzi i modelli per passare alla fase due, seleziona Conferma .
- L’archiviazione cloud consente di selezionare più file da un account utente connesso a OneDrive.
La seconda fase della composizione dell’accordo prevede il completamento o la verifica dei dettagli e delle impostazioni dell’accordo.

Per iniziare, verifica che tutti i file siano allegati all’accordo e che l’ordine sia corretto.
Gli accordi con più file combineranno tutti i file in un unico PDF. L’ordine in cui i file sono elencati nel campo dei file determina l’ordine in cui verranno visualizzati nel PDF finale.

Per aggiungere altri file, puoi trascinarli nel campo Aggiungi file o selezionare il collegamento Scegli altri file per aprire il selettore di file.

Per ridisporre i file, trascinali nella posizione corretta nell’elenco dei file.
Verifica o aggiorna il Nome accordo.

Il nome dell’accordo viene inizialmente compilato con il nome del primo file da allegare all’accordo.

È possibile modificare questo campo con i valori desiderati facendo clic sul campo e digitando il testo desiderato.
Tieni presente che il nome dell’accordo viene inserito nella riga dell’oggetto dell’e-mail del destinatario ed è il campo più evidente visualizzato sulla tua pagina Gestisci.
Aggiorna il campo Messaggio.

Il campo del messaggio viene compilato nel corpo dell’e-mail inviata a tutti i destinatari. Potrebbe trattarsi di un messaggio di benvenuto generale, di una serie di istruzioni o di qualsiasi cosa che, secondo te, dovrebbe essere comunicata a tutti i destinatari.
- I messaggi sono limitati a 10.000 caratteri
- Per gli account con livelli di servizio Enterprise e Business, nel testo del messaggio si possono utilizzare i collegamenti attivi.
  
  Inoltre, il testo del messaggio visualizzabile sulle pagine Firma elettronica e Gestisci di un accordo contiene collegamenti cliccabili.
  
  Formati di collegamento che vengono automaticamente convertiti:
  
  URL completi: https://adobe.com
  
  URL contenenti solo il dominio: adobe.com
  
  URL che includono il percorso: adobe.com/foo
  
  URL con parametri query e hash: adobe.com/foo?bar=1#baz
  
  Indirizzi e-mail: echosign@adobe.com
  
  Quando questa opzione è selezionata, i collegamenti URL aprono una nuova scheda del browser per il destinatario.
  
  I collegamenti e-mail aprono un nuovo indirizzo e-mail utilizzando il client e-mail del sistema locale. Il campo A: viene compilato automaticamente con l’indirizzo e-mail.
Configura le Impostazioni dell’accordo.
A seconda della natura degli accordi, è possibile stabilire o meno una scadenza per l’accordo.

Se utilizzata:

La durata predefinita degli accordi è stabilita a livello di gruppo. Se devi modificare frequentemente questo valore, parla con il tuo amministratore per verificare se sia possibile cambiare l’impostazione predefinita.

Il mittente può modificare questa scadenza durante la composizione dell’accordo (se le impostazioni del gruppo lo consentono).

Le scadenze possono essere modificate nella pagina Gestisci da parte del mittente originale (se le impostazioni del gruppo lo consentono).

I firmatari interni possono essere esclusi dall’annullamento della scadenza (se le impostazioni del gruppo lo consentono).

L’accordo scade automaticamente una volta superata la scadenza e non può più essere firmato o completato. È necessario creare un nuovo accordo.

Modifica la Scadenza completamento selezionando l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e scegliendo una nuova scadenza dal calendario.

Nota:

Tutti gli accordi scadono dopo essere stati in corso per 365 giorni, se non vengono completati. Questa scadenza non può essere modificata o eliminata.
La frequenza dei promemoria definisce il ciclo in cui i promemoria vengono inviati tramite e-mail agli attuali destinatari attivi dell’accordo.

L’iterazione predefinita dei promemoria è definita nelle impostazioni del gruppo.

È possibile configurare un messaggio di promemoria predefinito nelle impostazioni del gruppo.

Il promemoria predefinito può essere modificato durante la composizione dell’accordo (se consentito dalle impostazioni del gruppo).

I promemoria che vengono attivati ogni giorno hanno un ciclo di vita di 10 giorni. Tutti gli altri promemoria hanno un ciclo di vita di 60 giorni. La durata dei promemoria non può essere modificata.

Le e-mail di promemoria vengono inviate alla stessa ora del giorno in cui viene inizialmente inviato l’accordo.

Dopo l’invio dell’accordo, i promemoria possono essere modificati nella pagina Gestisci.

I destinatari ricevono una notifica solo quando sono i partecipanti attivi nell’accordo. Non ricevono una notifica né prima né dopo (ad eccezione della notifica finale contenente il PDF dell’accordo completato).

Puoi modificare la Frequenza promemoria selezionando l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e selezionando una nuova frequenza dal menu a discesa.
La password immessa in questo campo serve esclusivamente per visualizzare il PDF.

La password per visualizzare il PDF dell’accordo finale può essere configurata come campo obbligatorio, facoltativo o negato nelle impostazioni del gruppo.

La sicurezza della password (numero di caratteri e complessità) è definita nelle impostazioni del gruppo.

Non è possibile stabilire un valore predefinito per la password. Il valore deve essere fornito dal mittente durante la composizione dell’accordo.

Quando viene aggiunto, questa password è incorporata nel PDF come parametro di sicurezza e non può essere rimosso senza di questa.

La password non viene memorizzata in nessuna parte del sistema Acrobat Sign e non può essere recuperata dal supporto tecnico.

Per impostare la protezione tramite password durante la visualizzazione del PDF dell’accordo, seleziona l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e digita una password nel campo.
Il valore Lingua indica la localizzazione di tutti gli elementi del modello Acrobat Sign, come etichette e istruzioni, nell’e-mail del destinatario e nella pagina della firma elettronica.

La localizzazione predefinita è stabilita nelle impostazioni del gruppo.

Il valore predefinito può essere modificato (se le impostazioni del gruppo lo consentono).

La lingua di localizzazione è un’impostazione distinta dalle impostazioni dell’interfaccia utente. È possibile che la lingua dell’interfaccia utente del gruppo sia impostata su inglese (US) e che la lingua predefinita del gruppo per la firma sia impostata su giapponese.

Puoi modificare la Lingua del destinatario selezionando l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e scegliendo una nuova lingua dal menu a discesa.

Nota:

La localizzazione selezionata viene applicata solo agli elementi del modello dell’e-mail e della pagina di firma elettronica. Non determina la traduzione del nome dell’accordo o del messaggio fornito dal mittente.
Nota:

Altre opzioni possono essere disponibili nella sezione Impostazioni accordo a seconda di come è configurato l’account o se sono disponibili servizi integrati (ad esempio, se l’account è configurato per l’archiviazione elettronica, sarà disponibile un’opzione per abilitare o meno l’archiviazione).
Fase tre: analisi del ciclo di firma e aggiunta di destinatari.

La sezione del destinatario definisce il ciclo di firma, i partecipanti inclusi nell’accordo, il modo in cui dovrebbero interagire con l’accordo e in cui sono rappresentati nel registro di audit dell’accordo. È più semplice di quanto sembri, ma implica la comprensione del flusso di firma previsto (ad esempio, cliente firmatario > controfirma interna > approvazione interna da parte del manager > destinatario certificato nel provisioning).

Una volta compreso il flusso di firma, inizia ad aggiungere i destinatari.
Definisci il flusso di firma: sequenziale o parallelo.

Il flusso della firma è determinato dalla casella di controllo I destinatari devono firmare in ordine.
- Quando questa opzione è selezionata, si osserva un flusso sequenziale. Ai destinatari viene inviata una notifica alla volta man mano che l’accordo avanza da un record di destinatari all’altro lungo il ciclo di firma. L’accordo è considerato completato dopo che l’ultimo destinatario ha completato la propria azione.
  
  L’indirizzamento ibrido richiede un flusso sequenziale.
  
  Se hai dubbi o se pensi che potrebbe essere necessario un flusso ibrido, utilizza un flusso sequenziale.
- Quando la casella non è selezionata, viene utilizzato un flusso parallelo. Tutti i destinatari ricevono una notifica allo stesso tempo e l’accordo viene considerato completato dopo che tutti i destinatari hanno firmato.
Definisci il record del destinatario.

Il destinatario viene definito in una riga (un record) contenente diverse opzioni configurabili. È consentito usare lo stesso indirizzo e-mail in più record di destinatari (ad esempio, per una famiglia con tre firmatari che condividono lo stesso indirizzo e-mail). Acrobat Sign tratta ogni record del destinatario come partecipante univoco.

Per definire il destinatario:
- Specifica l’indirizzo e-mail del destinatario.
  
  Mentre digiti l’indirizzo e-mail, un elenco a discesa propone gli indirizzi presenti nella tua rubrica che corrispondono a ciò che stai digitando. In qualsiasi momento puoi selezionare un indirizzo e-mail da questo elenco per completare l’indirizzo nel campo destinatario.
- Assegna un ruolo. I ruoli forniscono contesto e chiarezza nelle istruzioni per il destinatario e nel report di audit. Alcuni ruoli limitano l’attività del destinatario (ad esempio i ruoli di Delegante, che possono solo delegare).
- Seleziona il metodo di consegna. I collegamenti per la firma possono essere inviati tramite E-mail o SMS a uno smartphone, o tramite entrambi. Tenere presente che l’invio di SMS è un servizio premium e deve essere pagato in anticipo.
  
  Se si seleziona SMS, il mittente dovrà fornire il numero di telefono del destinatario.
Nota:

Vi sono alcuni controlli configurabili con cui si può inserire il campo Nome nel record accanto all’indirizzo e-mail. Questi campi si possono rendere obbligatori e, quando lo sono, accanto all’etichetta del campo viene applicato un asterisco per indicare lo stato obbligatorio.
Definisci le Impostazioni destinatario.

L’impostazione Autenticazione a più fattori consente al mittente di specificare quale metodo di autenticazione desidera applicare per il destinatario.
Verranno elencate solo le opzioni di autenticazione abilitate nella configurazione del gruppo mittente.

È possibile includere un messaggio privato per il destinatario. Nessun altro partecipante all’accordo può visualizzare il messaggio privato di un altro utente.
Facoltativamente, puoi aggiungere altri destinatari e modificare il loro ordine.

Se nel flusso di firma sono presenti più destinatari, aggiungili selezionando l’icona del segno più, appena sotto l’elenco dei destinatari.

I record dei destinatari possono essere aggiunti come:
- Me stesso/a: il mittente viene aggiunto come record del destinatario successivo.
- Utente singolo: un destinatario distinto identificato dall’indirizzo e-mail.
- Gruppo: un gruppo di destinatari o un gruppo di firma parallelo (per definire i flussi di firma ibridi).
- Sigillo elettronico: se il mittente ha la possibilità di apporre sigilli elettronici, l’opzione è visibile e può essere posizionata esattamente come farebbe un destinatario umano.
- Cc: questa opzione aggiunge un utente come partecipante in Cc. Le parti in Cc non interagiscono con l’accordo, ma ricevono una notifica una volta completato.
Definisci il record di ogni destinatario specificandone l’indirizzo e-mail, il ruolo, il metodo di autenticazione e un messaggio privato in base alle esigenze.

Se necessasio, puoi eliminare il record del destinatario selezionando l’icona del cestino all’estremità destra del record.
Regola l’ordine di firma in base alle esigenze.

Se è stato selezionato un flusso di firma sequenziale, l’indice numerico di firma si trova subito prima del selettore Ruolo nel record del destinatario.

Per modificare il record del destinatario, utilizza le frecce su e giù per spostare il record del destinatario in alto o in basso nell’elenco dei destinatari. L’indice di firma viene aggiornato di conseguenza.

Nota:

Le parti in Cc non partecipano al ciclo di firma. Le parti in Cc ricevono una notifica solo quando l’accordo viene completato correttamente.
Visualizza in anteprima l’accordo e aggiungi i campi firma.

Una volta aggiunti tutti i destinatari, seleziona il pulsante Anteprima e aggiungi campi per aprire l’ambiente di authoring.

Se utilizzi dei modelli di documenti con i campi già configurati e il posizionamento dei campi corrisponde correttamente all’elenco dei destinatari, puoi selezionare Invia ora per inviare immediatamente l’accordo.
Fase quattro: authoring

Nota:

L’aggiunta di campi a un documento (authoring dei campi, o semplicemente “authoring”) è un argomento più complesso che non può essere affrontato in questo articolo. Di seguito è riportata una versione sintetica del processo.
L’ambiente di authoring di tipo “clic e posiziona” tenta automaticamente di rilevare i campi e posizionarli in modo intelligente. Il relativo successo di questo processo dipende dalla struttura sottostante del documento.
- Per impostazione predefinita, tutti i campi inseriti sono campi di testo.
- Per impostazione predefinita, tutti i campi inseriti vengono assegnati al primo destinatario.
- È probabile che alcuni campi debbano essere eliminati, spostati, ridimensionati, riassegnati o cambiati in un altro tipo di campo.
Per iniziare, elimina eventuali campi inseriti automaticamente, quindi inserisci nuovi campi in base alle esigenze.

Elimina i campi indesiderati.
1. Fai clic nel campo per attivare il menu di scelta rapida.
2. Seleziona l’icona Elimina.
Sposta i campi che devono essere riposizionati.

Passa il puntatore sul campo finché non vedi la freccia a quattro punte, quindi trascina il campo nella sua posizione.

Ridimensiona i campi in base alle esigenze.

Seleziona il campo, passa il cursore del mouse su un bordo o un angolo finché non viene visualizzata la freccia a due punte, quindi trascina il bordo del campo tenendo premuto il pulsante del mouse fino a ottenere le dimensioni desiderate.

Cambia l’assegnazione del destinatario del campo (quando sono presenti più destinatari).

Il sistema Adobe Sign deve sapere quali campi rendere disponibili ai destinatari. Questa operazione viene eseguita assegnando ogni campo a un destinatario (o a Chiunque, ma è necessario identificare esplicitamente Chiunque come destinatario). Come accennato, i campi rilevati automaticamente vengono tutti assegnati al primo destinatario.
Tieni presente che i campi per ogni destinatario sono contraddistinti da un particolare colore, che ne semplifica l’identificazione.
- Quando apri l’elenco dei destinatari nell’angolo in alto a sinistra, vengono visualizzati tutti i destinatari con il rispettivo punto colorato accanto all’indirizzo e-mail.
- Il campo del destinatario selezionato viene visualizzato con un riquadro del colore corrispondente attorno al nome o all’indirizzo e-mail del destinatario.
- I campi elencati nel pannello a sinistra adottano il colore (leggermente sbiadito) del destinatario selezionato.
Cambia il tipo di campo in base alle esigenze.

Tutti i campi rilevati automaticamente sono campi Testo, ma potrebbe essere necessario convertirne alcuni in campi Firma.
Inserisci i campi necessari.

Assicurati che a tutti i destinatari che devono apporre una firma sul documento sia assegnato un campo firma.

Per posizionare un campo:
1. Seleziona il destinatario corretto dal selettore dei destinatari.
2. Seleziona il campo da inserire dall’elenco dei campi nel pannello a sinistra. Firma elettronica in questo caso.
3. Fai clic sul documento nel punto in cui desideri inserire il campo.
4. Regola il posizionamento e le dimensioni del campo in base alle esigenze.
5. Seleziona il destinatario successivo, inseriscilo e ripeti il processo finché non saranno inseriti tutti i campi.
Suggerimento:

La creazione di moduli ad hoc ogni volta che invii un accordo potrebbe richiedere molto tempo.

Se disponi di documenti standard che devi inviare con frequenza, puoi risparmiare tempo creando con cura dei modelli libreria, eliminando così il processo di authoring durante la creazione di un accordo.

I modelli possono essere creati dagli accordi inviati nella pagina Gestisci.
Salva o Invia l’accordo.

Quando si salva l’accordo, viene salvata tutta la configurazione dei campi e l’accordo viene memorizzato nello stato Bozza nella pagina Gestisci.

L’invio dell’accordo avvia il processo di firma con la spedizione di un’e-mail al primo destinatario (o a tutti i destinatari se è stato selezionato un flusso di firma parallelo).