Passa alla pagina Gestisci.
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Adobe Acrobat Sign consente di inviare promemoria e-mail regolari ai destinatari che attualmente dovrebbero interagire con gli accordi.
Attivare/disattivare i promemoria dell’accordo
Per tutti i livelli di servizio è possibile:
- Creare promemoria ciclici
- Durante il processo di invio
- Dalla pagina Gestisci
- Creare promemoria ciclici e ad hoc dalla pagina Gestisci
Per i livelli di servizio Individual e Team è possibile automatizzare o sopprimere la funzione di promemoria.
Opzioni per i livelli di servizio Enterprise e Business
I livelli di servizio Enterprise e Business possono esporre in modo selettivo le opzioni Promemoria durante il processo di invio, oppure abilitare l’automazione a livello di account o gruppo.
La funzione può essere abilitata/disabilitata e configurata da:
- Accesso ad Adobe Acrobat Sign come amministratore
- Passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio.
Nota:
L’attivazione dei promemoria predefiniti elimina la possibilità di configurare questi elementi sulla pagina Invia a meno che l’opzione “Consenti ai mittenti di impostare o modificare” sia abilitata.
Il report di audit
Gli account di livello Enterprise e Business possono aggiungere eventi promemoria ai report di audit passando a Impostazioni account > Impostazioni globali > Report di audit e abilitando l’opzione Includi promemoria nel report di audit.
Quando questa opzione è attivata, nel report di audit viene registrato un record di tutti i promemoria inviati (fino a un massimo di 250 eventi promemoria).
Avviso:
Quando le e-mail di promemoria vengono eliminate, nessun aggiornamento viene aggiunto al report di audit. Questa restrizione include i promemoria che vengono attivati per produrre un evento webhook. Ad esempio, se le impostazioni dell’account sono configurate per aggiungere promemoria al report di audit e per alcuni gruppi è stata soppressa l’e-mail di promemoria, nei report di audit per tali gruppi con specifiche configurazioni non verranno inclusi gli eventi promemoria.
Impostare un promemoria durante il processo di invio
Gli utenti che non dispongono di un promemoria predefinito già configurato per il proprio gruppo o account possono definire un promemoria durante il processo di invio.
Questi promemoria sono sempre ciclici e vengono applicati a tutti i destinatari dell’accordo. Il mittente deve solo definire l’iterazione che verrà attivata dal promemoria. Sono disponibili sei opzioni:
- Ogni giorno
- Ogni settimana
- Ogni giorno feriale
- Ogni 2 giorni
- Ogni 3 giorni
- Ogni 5 giorni
Quando un accordo con un promemoria viene inizialmente inviato, viene recapitato un messaggio e-mail di Invito a firmare al primo destinatario. Questo evento avvia il timer per il primo promemoria.
Se ad esempio il promemoria è configurato per essere inviato ogni tre giorni, il primo promemoria verrà attivato esattamente 72 ore dopo il recapito dell’e-mail Invito a firmare.
Quando il destinatario completa l’azione che gli è stata richiesta per l’accordo, il contatore di promemoria per tale destinatario viene terminato.
Se sono presenti più destinatari, il destinatario successivo nel flusso riceve un messaggio e-mail di Invito a firmare non appena il destinatario precedente completa la sua azione. Il contatore di promemoria viene avviato per il nuovo destinatario nel momento in cui gli viene recapitato il suo messaggio e-mail di Invito a firmare (e non in base alla marca temporale iniziale).
Questo processo continua a ruota per tutti i destinatari dell’accordo, fino al completamento dell’accordo.
Nota:
Tutti i promemoria ciclici hanno un ciclo di vita, alla conclusione del quale vengono automaticamente terminati.
I promemoria che vengono attivati Ogni giorno hanno un ciclo di vita di 10 giorni.
Tutti gli altri promemoria hanno un ciclo di vita di 60 giorni.
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Fai un solo clic sull’accordo da rivedere.
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Fai clic sul collegamento Promemoria nella barra delle opzioni a destra
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Configura il promemoria per l'utente appropriato e l'iterazione
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Fai clic su Crea per installare il promemoria
L’interfaccia della pagina Gestisci contiene alcune opzioni in più rispetto alla pagina di invio:
- Puoi selezionare i destinatari da includere nel promemoria. Progetta il promemoria per uno, alcuni o tutti i destinatari.
- Puoi selezionare un processo di promemoria ciclico come nella pagina Invia.
- Se un destinatario viene aggiunto a un promemoria ciclico dopo che ha già completato la sua azione sull’accordo, non riceverà alcun promemoria.
- Puoi creare un promemoria una tantum (ad hoc) che verrà inviato “Adesso” o in una “Data specifica”.
- I promemoria ad hoc possono essere configurati per i partecipanti che hanno completato la loro azione per l’accordo.
- I promemoria ad hoc possono essere configurati dopo che l’accordo è stato chiuso/firmato o archiviato.
- Devi includere un messaggio. Questo campo è obbligatorio quando si crea un promemoria nella pagina Gestisci.
Se per l’accordo sono già stati configurati altri promemoria, al posto dell’interfaccia Crea promemoria viene visualizzato l’elenco degli accordi.
Per creare un nuovo promemoria, fai clic sul pulsante Aggiungi promemoria
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Passa alla pagina Gestisci.
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Fai un solo clic sull’accordo da rivedere.
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Fai clic sul collegamento Promemoria nella barra delle opzioni a destra
Nota:
I promemoria sono ordinati in base al momento successivo di attivazione
Tutti i promemoria annullati o scaduti sono elencati sotto i promemoria attivi.
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Accedi come l’utente che ha creato l’accordo
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Passa alla pagina Gestisci.
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Fai un solo clic sull’accordo in questione per selezionarlo.
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Fai clic sul collegamento Promemoria nella barra delle opzioni a destra
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Trova il promemoria che desideri annullare e fai un solo clic su di esso.
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Fai clic sull’icona Elimina (cestino).
Nota:
I destinatari possono terminare i promemoria dal messaggio e-mail del promemoria. Questa funzionalità è obbligatoria e non può essere eliminata.
Creare modelli e-mail personalizzati
I clienti Enterprise hanno la possibilità di creare un modello e-mail completamente personalizzato per i promemoria.
Se sei interessato ai modelli e-mail personalizzati, consulta questa guida.
Promemoria e API REST
L’API REST v6 consente l’accesso diretto agli oggetti promemoria tramite quattro operazioni:
- POST /agreements/{agreementId}/reminders - Consente di creare un promemoria per i partecipanti specificati di un accordo identificato dal valore agreementId nel percorso..
- GET /agreements/{agreementId}/reminders - Consente di recuperare i promemoria relativi all’accordo identificato dal valore agreementId nel percorso.
- GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Consente di recuperare uno specifico promemoria associato a un accordo..
- PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Consente di aggiornare un promemoria esistente per un accordo.
Impedire la distribuzione di e-mail di promemoria
Per impostazione predefinita, tutti gli account per i quali è configurata la funzionalità di promemoria invieranno automaticamente l’e-mail di promemoria in base alla pianificazione o all’attivazione esplicita.
Alcuni settori hanno l’obbligo di acquisire tutte le comunicazioni e-mail (ad es. il settore dei servizi finanziari) e tali clienti possono scegliere di inviare i promemoria attraverso un canale diverso, sfruttando i webhook.
Gli account di livello Enterprise hanno la possibilità di impedire la consegna di e-mail di promemoria dal sistema Acrobat Sign a livello di account e di gruppo inviando una richiesta al team di supporto.
Tieni presente che se le e-mail di promemoria vengono soppresse, non verrà visualizzato alcun evento nel registro attività o nel report di audit.
Webhook attivati da promemoria
I webhook per i promemoria vengono suddivisi in eventi relativi sia al metodo di composizione (come un singolo accordo o tramite un processo Invia in modalità collettiva) e il metodo di notifica (se Acrobat Sign invia o meno l’e-mail).
Il contenuto del promemoria è incluso nei payload del webhook per i seguenti eventi:
- Tutti gli eventi dell’accordo
- Promemoria accordo inviato
- Promemoria del documento creato
- Invio in modalità collettiva - Tutti gli eventi
- Promemoria inviato per invio in modalità collettiva
- Promemoria creato per invio in modalità collettiva
Quando i promemoria vengono attivati normalmente con la notifica e-mail attivata:
- Gli eventi di un unico accordo sono REMINDER_SENT e il webhook è AGREEMENT_REMINDER_SENT.
- Le operazioni Invia in modalità collettiva generano un webhook chiamato MEGASIGN_REMINDER_SENT.
Quando i promemoria vengono attivati con la notifica e-mail rimossa:
- Gli eventi di un unico accordo sono REMINDER_INITIATED e il webhook è AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
- Le operazioni Invia in modalità collettiva generano un webhook chiamato MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.
I webhook di Invia in modalità collettiva vengono attivati una sola volta per l’intero modello. Non si attivano per gli accordi secondari.
Aspetti da considerare
- Durata dei promemoria ciclici:
- I promemoria giornalieri scadono dopo 10 giorni.
- Tutti gli altri promemoria ciclici scadono dopo 60 giorni.
- Promemoria ad hoc:
- Vengono attivati una sola volta.
- Possono essere configurati per inviare il promemoria ai partecipanti che hanno già completato la loro azione per l’accordo.
- Possono essere configurati dopo che l’accordo è stato completato o archiviato.
- I promemoria non possono essere configurati per gli accordi annullati, rifiutati o scaduti.
- I promemoria vengono attivati alla stessa ora in cui è stata inviata l’e-mail “Invito a firmare” originale.
- In un flusso di lavoro per più destinatari, quando un destinatario completa la sua azione e viene quindi attivato il destinatario successivo, l’orologio del promemoria viene reimpostato su tale orario.
- Se si sostituisce il firmatario corrente tramite la pagina Gestisci, l’ora del promemoria non viene reimpostata.
- I destinatari hanno il diritto di annullare il promemoria. Non è disponibile alcuna opzione che consenta di negare loro tale diritto.
- Le date di scadenza possono essere modificate nella pagina Gestisci dopo aver inviato l’accordo.
- Le date di scadenza possono essere impostare come “da ignorare” per destinatari interni.
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