La scadenza automatica dei documenti consente la configurazione a livello di account e gruppo. La scadenza può essere definita per un limite di tempo predefinito, con un’impostazione opzionale che consente al mittente di modificare il valore predefinito.

La scadenza del documento viene misurata in giorni interi (incrementi di 24 ore) a partire dalla creazione dell’accordo. Ad esempio, se configuri un accordo per la scadenza entro 3 giorni, l’accordo scade esattamente 72 ore dopo l’invio dell’accordo (se non viene completato).

Tutti i destinatari devono completare la propria parte del processo di firma prima della scadenza. Se non viene completato prima della scadenza, l’accordo scade.

Aggiungere, modificare o eliminare una scadenza

Attivare/Disattivare scadenze e promemoria

Per tutti i livelli di servizio è possibile:

• Creare promemoria ciclici
  • Durante il processo di invio
  • Dalla pagina Gestisci
• Creare promemoria ciclici e ad hoc dalla pagina Gestisci

Per i livelli di servizio Individual e Team è possibile automatizzare o sopprimere la funzione di promemoria.

Opzioni per i livelli di servizio Enterprise e Business

I livelli di servizio Enterprise e Business possono esporre in modo selettivo le opzioni di Promemoria e Scadenza documento durante il processo di invio, oppure abilitare l'automazione a livello di account/gruppo.

Queste due impostazioni possono essere abilitate/disabilitate come descritto di seguito:

• Accesso ad Adobe Acrobat Sign come amministratore
• Passa a Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio.

Impostazione di un promemoria durante il processo di invio

Gli utenti che non dispongono di un promemoria predefinito già configurato per il proprio gruppo o account possono definire un promemoria durante il processo di invio.

Questi promemoria sono sempre ciclici e vengono applicati a tutti i destinatari dell’accordo. Il mittente deve solo definire l’iterazione che verrà attivata dal promemoria. Sono disponibili sei opzioni:

• Ogni giorno
• Ogni settimana
• Ogni giorno feriale
• Ogni 2 giorni
• Ogni 3 giorni
• Ogni 5 giorni

Quando un accordo con un promemoria viene inizialmente inviato, viene recapitato un messaggio e-mail di Invito a firmare al primo destinatario. Questo evento avvia il timer per il primo promemoria.

Se ad esempio il promemoria è configurato per essere inviato ogni tre giorni, il primo promemoria verrà attivato esattamente 72 ore dopo il recapito dell’e-mail Invito a firmare.

Quando il destinatario completa l’azione che gli è stata richiesta per l’accordo, il contatore di promemoria per tale destinatario viene terminato.

Se sono presenti più destinatari, il destinatario successivo nel flusso riceve un messaggio e-mail di Invito a firmare non appena il destinatario precedente completa la sua azione. Il contatore di promemoria viene avviato per il nuovo destinatario nel momento in cui gli viene recapitato il suo messaggio e-mail di Invito a firmare (e non in base alla marca temporale iniziale).

Questo processo continua a ruota per tutti i destinatari dell’accordo, fino al completamento dell’accordo.

Impostare un promemoria dalla pagina Gestisci

I promemoria creati dopo il processo di invio vengono configurati nella pagina Gestisci:

L’interfaccia della pagina Gestisci contiene alcune opzioni in più rispetto alla pagina di invio:

• Puoi selezionare i destinatari da includere nel promemoria. Progetta il promemoria per uno, alcuni o tutti i destinatari.
• Puoi selezionare un processo di promemoria ciclico come nella pagina Invia.
  • Se un destinatario viene aggiunto a un promemoria ciclico dopo che ha già completato la sua azione sull’accordo, non riceverà alcun promemoria.
• Puoi creare un promemoria una tantum (ad hoc) che verrà inviato “Adesso” o in una “Data specifica”.
  • I promemoria ad hoc possono essere configurati per i partecipanti che hanno completato la loro azione per l’accordo.
  • I promemoria ad hoc possono essere configurati dopo che l’accordo è stato chiuso/firmato o archiviato.
• Devi includere un messaggio. Questo campo è obbligatorio quando si crea un promemoria nella pagina Gestisci.

Se per l’accordo sono già stati configurati altri promemoria, al posto dell’interfaccia Crea promemoria viene visualizzato l’elenco degli accordi.

Per creare un nuovo promemoria, fai clic sul pulsante Aggiungi promemoria

Rivedere i promemoria esistenti

Per rivedere tutti i promemoria configurati per un accordo:

Annullare un promemoria

Per annullare un promemoria:

Promemoria e API REST

L’API REST v6 consente l’accesso diretto agli oggetti promemoria tramite quattro operazioni:

• POST /agreements/{agreementId}/reminders - Consente di creare un promemoria per i partecipanti specificati di un accordo identificato dal valore agreementId nel percorso.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders - Consente di recuperare i promemoria relativi all’accordo identificato dal valore agreementId nel percorso.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Consente di recuperare uno specifico promemoria associato a un accordo.
• PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Consente di aggiornare un promemoria esistente per un accordo.

Elenco Attività/Report di audit

I promemoria non vengono registrati nell’Elenco attività né nel Report di audit dell’accordo.

Nei report Cronologia e Audit vengono registrati i momenti di riferimento del processo di firma dei documenti. Può essere inclusa la prima notifica per un destinatario (Invito a firmare), ma non le successive richieste di firmare per lo stesso destinatario (promemoria).

La cronologia dei promemoria può essere ottenuta tramite API (disponibile per i clienti di livello Enterprise).

Creare modelli e-mail personalizzati

I clienti Enterprise hanno la possibilità di creare un modello e-mail completamente personalizzato per i promemoria. 

Se sei interessato ai modelli e-mail personalizzati, consulta questa guida.

Aspetti da considerare

• Durata dei promemoria ciclici:
  • I promemoria giornalieri scadono dopo 10 giorni.
  • Tutti gli altri promemoria ciclici scadono dopo 60 giorni.
• Promemoria ad hoc:
  • Vengono attivati una sola volta.
  • Possono essere configurati per inviare il promemoria ai partecipanti che hanno già completato la loro azione per l’accordo.
  • Possono essere configurati dopo che l’accordo è stato completato o archiviato.
    • I promemoria non possono essere configurati per gli accordi annullati, rifiutati o scaduti.
• I promemoria vengono attivati alla stessa ora in cui è stata inviata l’e-mail “Invito a firmare” originale.
  • In un flusso di lavoro per più destinatari, quando un destinatario completa la sua azione e viene quindi attivato il destinatario successivo, il contatore di promemoria viene reimpostato su tale orario.
  • Se si sostituisce il firmatario corrente tramite la pagina Gestisci, l’ora dei promemoria non viene reimpostata.
• I destinatari hanno il diritto di annullare il promemoria. Non è disponibile alcuna opzione che consenta di negare loro tale diritto.
• Le date di scadenza possono essere modificate nella pagina Gestisci dopo aver inviato l’accordo
• Le date di scadenza possono essere impostare come “da ignorare” per destinatari interni