Seleziona l’opzione Scadenza per il completamento nella sezione Opzioni.
Adobe Acrobat Sign consente di inviare promemoria e-mail regolari ai destinatari che attualmente dovrebbero interagire con gli accordi e/o di far scadere un accordo dopo un determinato periodo di tempo.
La scadenza automatica dei documenti consente la configurazione a livello di account e gruppo. La scadenza può essere definita per un limite di tempo predefinito, con un’impostazione opzionale che consente al mittente di modificare il valore predefinito.
La scadenza del documento viene misurata in giorni interi (incrementi di 24 ore) a partire dalla creazione dell’accordo. Ad esempio, se configuri un accordo per la scadenza entro 3 giorni, l’accordo scade esattamente 72 ore dopo l’invio dell’accordo (se non viene completato).
Tutti i destinatari devono completare la propria parte del processo di firma prima della scadenza. Se non viene completato prima della scadenza, l’accordo scade.
L’amministratore dell’account o del gruppo può configurare la scadenza del documento in modo che venga ignorata se tutti i destinatari rimanenti sono interni.
Seleziona l’opzione Scadenza per il completamento nella sezione Opzioni.
Specifica entro quanti giorni deve essere firmato il documento.
Procedi con il normale processo di invio.
In qualità di mittente dell'accordo, vai alla pagina Gestisci
Fai un solo clic sull’accordo da modificare.
Fai clic su Data di scadenza
Imposta una nuova data di scadenza o seleziona per rimuovere completamente la scadenza.
Fai clic su Salva.
Per tutti i livelli di servizio è possibile:
Per i livelli di servizio Individual e Team è possibile automatizzare o sopprimere la funzione di promemoria.
I livelli di servizio Enterprise e Business possono esporre in modo selettivo le opzioni di Promemoria e Scadenza documento durante il processo di invio, oppure abilitare l'automazione a livello di account/gruppo.
Queste due impostazioni possono essere abilitate/disabilitate come descritto di seguito:
L’attivazione di promemoria e scadenze predefiniti elimina la possibilità di configurare questi elementi sulla pagina Invia a meno che l'opzione "Consenti ai mittenti di impostare o modificare" sia abilitata.
Gli utenti che non dispongono di un promemoria predefinito già configurato per il proprio gruppo o account possono definire un promemoria durante il processo di invio.
Questi promemoria sono sempre ciclici e vengono applicati a tutti i destinatari dell’accordo. Il mittente deve solo definire l’iterazione che verrà attivata dal promemoria. Sono disponibili sei opzioni:
Quando un accordo con un promemoria viene inizialmente inviato, viene recapitato un messaggio e-mail di Invito a firmare al primo destinatario. Questo evento avvia il timer per il primo promemoria.
Se ad esempio il promemoria è configurato per essere inviato ogni tre giorni, il primo promemoria verrà attivato esattamente 72 ore dopo il recapito dell’e-mail Invito a firmare.
Quando il destinatario completa l’azione che gli è stata richiesta per l’accordo, il contatore di promemoria per tale destinatario viene terminato.
Se sono presenti più destinatari, il destinatario successivo nel flusso riceve un messaggio e-mail di Invito a firmare non appena il destinatario precedente completa la sua azione. Il contatore di promemoria viene avviato per il nuovo destinatario nel momento in cui gli viene recapitato il suo messaggio e-mail di Invito a firmare (e non in base alla marca temporale iniziale).
Questo processo continua a ruota per tutti i destinatari dell’accordo, fino al completamento dell’accordo.
Tutti i promemoria ciclici hanno un ciclo di vita, alla conclusione del quale vengono automaticamente terminati.
I promemoria che vengono attivati Ogni giorno hanno un ciclo di vita di 10 giorni.
Tutti gli altri promemoria hanno un ciclo di vita di 60 giorni.
I promemoria creati dopo il processo di invio vengono configurati nella pagina Gestisci:
Passa alla pagina Gestisci.
Fai un solo clic sull’accordo da rivedere.
Fai clic sul collegamento Promemoria nella barra delle opzioni a destra
Configura il promemoria per l'utente appropriato e l'iterazione
Fai clic su Crea per installare il promemoria
L’interfaccia della pagina Gestisci contiene alcune opzioni in più rispetto alla pagina di invio:
Se per l’accordo sono già stati configurati altri promemoria, al posto dell’interfaccia Crea promemoria viene visualizzato l’elenco degli accordi.
Per creare un nuovo promemoria, fai clic sul pulsante Aggiungi promemoria
Per rivedere tutti i promemoria configurati per un accordo:
Passa alla pagina Gestisci.
Fai un solo clic sull’accordo da rivedere.
Fai clic sul collegamento Promemoria nella barra delle opzioni a destra
I promemoria sono ordinati in base al momento successivo di attivazione
Tutti i promemoria annullati o scaduti sono elencati sotto i promemoria attivi.
Per annullare un promemoria:
Accedi come l’utente che ha creato l’accordo.
Passa alla pagina Gestisci.
Fai un solo clic sull’accordo in questione per selezionarlo.
Fai clic sul collegamento Promemoria nella barra delle opzioni a destra
Trova il promemoria che desideri annullare e fai un solo clic su di esso.
Fai clic sull’icona Elimina (cestino).
I destinatari possono terminare i promemoria dal messaggio e-mail del promemoria. Questa funzionalità è obbligatoria e non può essere eliminata.
L’API REST v6 consente l’accesso diretto agli oggetti promemoria tramite quattro operazioni:
I promemoria non vengono registrati nell’Elenco attività né nel Report di audit dell’accordo.
Nei report Cronologia e Audit vengono registrati i momenti di riferimento del processo di firma dei documenti. Può essere inclusa la prima notifica per un destinatario (Invito a firmare), ma non le successive richieste di firmare per lo stesso destinatario (promemoria).
La cronologia dei promemoria può essere ottenuta tramite API (disponibile per i clienti di livello Enterprise).
I clienti Enterprise hanno la possibilità di creare un modello e-mail completamente personalizzato per i promemoria.
Se sei interessato ai modelli e-mail personalizzati, consulta questa guida.
Accedi al tuo account