保存 Web 表单以便稍后完成

上次更新日期: 2024年4月10日

概述

填写 Web 表单时,输入字段值仅存在于用户的浏览器会话中。因此,Web 表单签名者必须在初始会话中完成所有字段输入,并同时提交整张表单。无论出于任何原因离开浏览器会话都会放弃所有输入值,并要求签名者重新开始。

生成复杂 Web 表单的 Acrobat Sign 组可能希望允许用户将 Web 表单保存为部分完成状态,以便稍后继续并完成。

保存 Web 表单控件

启用后,签名者:

  • 可以随时通过打开选项菜单并选择保存来保存 Web 表单。
    • 或者,在获得对 Web 表单的访问权限之前,可能需要签名者通过验证其电子邮件地址来保存 Web 表单。
    • 或者,签名者可以使用他们提供的新协议名称保存其 Web 表单实例。
  • 如果签名者尝试导航离开表单,系统则会提示他们保存 Web 表单。
显式保存 Web 表单

启用后,系统会要求签名者提供其姓名、电子邮件以及表单的简要说明,以用作表单/协议名称。此操作可以将 Web 表单作为独立协议保存在 Acrobat Sign 系统中。

 

签名者的体验

触发保存过程后,签名者必须完成简短的问卷以保存其唯一的表单实例。

  1. 签名者必须先进行身份验证(如果为 Web 表单配置了身份验证)。

    对 Web 表单进行身份验证

  2. 单击继续,同意 Adobe 使用条款

    接受 Adobe 使用条款

  3. 在授予对 Web 表单的访问权限后,签名者可以随时通过打开选项菜单并选择保存来触发保存过程。

    显式保存 Web 表单

  4. 签名者必须完成一个简短的表单,才能将其 Web 表单实例另存为进行中的协议。必填字段包括:

    • 姓名
    • 电子邮件地址(两次)
    • 表单的名称(可选;由设置控制)
    提供用户特定信息以标识 Web 表单

    完成后选择下一步保存

    如果选择下一步,则允许其他收件人跟随初始签名者,并显示一个新的覆盖层,供签名者根据需要进行配置。(Web 表单上标记为必填的其他参与者必须填写。)

    指定下一位参与者

    完成后选择保存

    保存 Web 表单将结束签名者的 Web 表单体验,并转换为普通协议体验。

    • 所有填写的字段值都将导入到协议中。
    • 系统会为签名者生成一封电子邮件,其中包含审阅并签名链接。
  5. 签名者会收到通知,告知他们必须通过电子邮件链接访问协议才能继续。

    保存的 Web 表单电子邮件

  6. 签名者可以随时单击电子邮件中的审阅并签名链接以继续填写和提交协议。

    如果配置了其他收件人,则协议会传递给正常协议流程中的第二位参与者。

如何启用和配置该功能

要启用允许收件人保存其进度并稍后继续选项,请导航到帐户设置 > 全局设置 > Web 表单

选中允许收件人保存其进度并稍后继续选项并保存页面配置。

  • 可以在帐户级别和组级别配置该设置。
    • 此设置仅适用于企业商业级别帐户。
  • 该设置适用于设置范围内的所有现有 Web 表单。
    • 帐户级别设置最初由帐户中的所有组继承。
    • 组级别设置会覆盖继承的帐户级别设置。
  • 更改设置会实时更新签名者对新启动的 Web 表单实例的体验。
    • 启用该设置会添加一个选项,指定新 Web 表单是由签名者选择保存,还是根据可选的设置进行保存(见下文)。
    • 禁用该设置将移除签名者保存其 Web 表单实例的选项。
      • 禁用该设置不会影响已保存的协议。
保存 Web 表单控件

启用“保存 Web 表单”后,可以配置三个选项,以进一步改善收件人的体验:

启用后,首位签名者必须在访问 Web 表单之前验证他们的电子邮件地址会在初始签名者打开 Web 表单并同意 Adobe 使用条款后立即触发保存过程。签名者会看到一个输入面板,他们可以在其中输入其姓名和电子邮件地址,并(可选)编辑与 Web 表单相关的协议名称。

然后,签名者会收到一封电子邮件,其中包含一个链接,点击该链接将打开 Web 表单以进行交互。使用此电子邮件链接后,协议就会显示在发件人的管理页面上。

启用/禁用此设置会将效果应用于设置范围(帐户或组)内的所有 Web 表单,并立即将所有新打开的会话应用于 Web 表单。

如果在组中创建的 Web 表单较小、快速且易于理解/完成,则此设置可能会引入更多的前期阻力。但是,如果您的 Web 表单往往很长、很复杂,或者包含很多字段,启用此选项可以很好地防止签名者会话在过程中过期,从而强制签名者重新启动表单。

启用位于多个组的用户的帐户可以为特别复杂的 Web 表单创建唯一的组,如果帐户通常配置为更简单的 Web 表单,不保证最初保存 Web 表单。

启用此选项后,收件人可以将协议的名称更改为所需的任何值。

启用/禁用此设置适用于保存设置后的所有协议。

当收件人重命名协议时,名称值将应用于协议、审计报告和所有相关文档/属性。这会直接影响从管理页面按名称搜索协议的功能。

但是,协议仍与父 Web 表单直接相关,并包含在使用父 Web 表单完成的所有报告中。

如果启用此选项,建议向签名者传达有关收件人应如何命名协议的明确说明。