Vytvoření šablony knihovny

Šablona knihovny je opakovaně použitelný objekt. Můžete vytvořit vrstvu polí formuláře, kterou lze použít na kterýkoli odeslaný dokument, nebo můžete vytvořit opakovaně použitelný dokument a sdílet jej s uživateli ve vašem účtu. Jako tvůrce šablony knihovny můžete zvolit, kdo má k šabloně přístup, a šablonu můžete upravovat nebo odstranit pouze vy.

Poznámka:

Pouze uživatel, který šablonu vytvořil, může šablonu upravovat nebo měnit úroveň oprávnění.

Rychlé kroky

  1. Na domovské stránce klikněte na Přidat šablonu do knihovny.
  2. Pojmenujte šablonu.
  3. Vyberte dokument, který chcete použít.
  4. Zaškrtněte možnost Vytvořit jako opakovaně použitelný dokument.
  5. Vyberte oprávnění.
  6. Klikněte na Náhled nebo přidání polí.
  7. Umístěte pole na dokumenty.
  8. Klikněte na Uložit.

Podrobný postup

  1. Pokud chcete vytvořit šablonu knihovny, klikněte na kartu Řídicí panel. Pak v sekci Další funkce klikněte na Přidat šablonu do knihovny.

  2. Do tohoto pole zadejte název šablony. Pokud výslovně nezadáte název šablony, doplní se do tohoto pole název prvního přidaného dokumentu.

  3. Přetáhněte soubory do části Soubory nebo klikněte v pravém horním rohu pole Soubory na odkaz Přidat soubory a vyhledejte soubory ve svém systému.

  4. Konfigurace typu šablony:

    • Opakovaně použitelný dokument - Tato možnost uloží kompletní dokument, obsah a pole formuláře
    • Vrstva opakovaně použitelných formulářových polí - Tato možnost uloží pouze vrstvu polí formuláře, kterou lze použít v jiném dokumentu (jiný obsah se stejným rozvržením)
    • Oba - Dostupné budou oba typy šablon

    Poznámka:

    Úpravou vlastností šablony můžete typ šablony kdykoli změnit.

  5. Konfigurace položky Kdo smí použít tuto šablonu

    Toto nastavení udělí přístup k šabloně podle odesílajícího uživatele:

    • Pouze já - Tato možnost zpřístupní šablonu pouze odesílajícímu uživateli
    • Všichni uživatelé v mé skupině - Nastavením šablony na úrovni skupiny vytvoříte logické propojení mezi šablonou a skupinou, jejímž členem je odesílající uživatel. K šabloně budou mít přístup všichni členové této skupiny
      • Přesunutím uživatele, který šablonu odeslal, do jiné skupiny nedojde k přerušení tohoto propojení mezi šablonou a skupinou
    • Všichni uživatelé v mé organizaci - Šablonu mohou používat všichni uživatelé účtu.

    Poznámka:

    Ve všech případech může šablonu ale upravit nebo odstranit pouze uživatel, který ji odeslal.

    Ostatní uživatelé mohou se šablonou manipulovat po její aplikaci na smlouvu výběrem možnosti Náhled a přidání polí v průběhu procesu odesílání.  Dojde k úpravě vlastností šablony pro příslušnou smlouvu, ale nedojde ke změně kořenové šablony.

  6. Kliknutím na možnost Náhled a přidání polí odešlete šablonu do prostředí pro vytváření

  7. Otevře se prostředí vytváření přetažením. Přetáhněte pole z pravé lišty na požadovaná místa v dokumentu.

    Poznámka:

    Všechna umístěná pole se ve výchozím nastavení přiřadí prvnímu příjemci. Zobrazením rozevíracího seznamu Příjemci a změnou vybraného příjemce můžete změnit, komu budou umístěná pole přiřazena.

  8. Po dokončení přidávání polí klikněte na Uložit.

Tipy od podpory

  • Pokud má šablona hodně polí, často ukládejte. Kliknutím na tlačítko Uložit se sice vrátíte na stránku Spravovat, ale je to lepší než přijít o svoji práci.
  • Z dlouhodobého hlediska může pomoct, když pole vhodně pojmenujete. Pokud plánujete exportovat data zadaná autory podpisu, díky pojmenování polí se budou informace snadněji organizovat a budou mnohem lépe čitelné.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online