Přehled
Na stránce Odeslat můžete nastavit a odeslat nové dohody ad hoc. Lze nastavit pět částí funkcí:
- Položka Odeslat ze skupiny (pouze u účtů se zapnutou funkcí UMG) – Výběr skupiny určuje, jaké možnosti nastavení a šablony jsou dostupné při vytváření dohody. Tuto položku nastavte první, protože změnou skupiny dojde k obnovení stránky a odstranění veškerého zadaného nastavení.
- Příjemci – Příjemci jsou osoby, které mají pracovat s vaší dohodou. Existuje několik typů „Příjemců“. O dostupných možnostech rozhoduje správce vašeho účtu.
- Zpráva – Zde se definuje název dohody a zprávy, kterou chcete doručit příjemcům..
- Možnosti – Tyto možnosti napomáhají řízení dohody.
- Ochrana heslem – Podepsané dokumenty můžete zabezpečit zadáním hesla, které se použije u závěrečného dokumentu PDF a zabrání neoprávněnému zobrazování..
- Termín dokončení – Pokud je nutné dohodu podepsat do určitého data, můžete pomocí této možnosti dohodu po uplynutí zadaného počtu dní automaticky zrušit.
- Odeslat připomenutí – Můžete nastavit připomenutí, která se v pravidelném cyklu odesílají aktuálním aktivním příjemcům..
- Jazyk příjemce – Zvolený jazyk se používá v e-mailové komunikaci s příjemcem a na stránce e-podpisů.
- Soubory – Zde vybíráte samotné dokumenty, které chcete odeslat k podpisu.
Odesílání dohod
Odesílání dokumentů a sběr podpisů a schválení – právě o tom je služba Acrobat Sign! Každý zákazník má jiné požadavky, pokud jde o to, kdo by měl pracovat s dokumentem a v jakém pořadí. Z toho důvodu je v rozhraní stránky Odeslat k dispozici řada funkcí pracovních postupů, s nimiž byste se měli seznámit.
Pokud pracujete v účtu, který má zapnutou funkci Uživatelé ve více skupinách (UMG), vyberte skupinu, z níž chcete dohodu odeslat, ještě před dokončením nastavení skupiny.
- Při nastavení hodnoty Skupina se načtou nastavení na úrovni skupiny a šablony, z nichž si můžete vybrat.
- Při změně skupiny dojde k obnovení stránky. Veškerý zadaný obsah se v rámci obnovení smaže.
Pokud se v horní části stránky nezobrazuje nabídka Odeslat z, znamená to, že ve vašem účtu není funkce UMG zapnutá.
Určete příjemce a pořadí, ve kterém získají přístup k práci s dokumentem.
- Postup nastavení dohod s více příjemci se neliší od dohod s jedním podepisujícím, pouze je potřeba zadat více příjemců. Jednotlivě je přidejte a nastavte dle potřeby.
- Do dohody lze přidat stejnou e-mailovou adresu vícekrát (např. pokud je některá osoba vyzvána k úkonům v různých stádiích procesu).
Horní přepínač v části Příjemci požaduje výběr základního pořadí podpisů:
- Je-li zvolena možnost Dokončit v daném pořadí (viz výše), dodržuje se sekvenční pracovní postup podepisování od jednoho kroku podepisování k druhému. Příjemci jsou očíslováni, což označuje přesné pořadí účasti.
- Hybridní postupy podepisování začínají jako sekvenční (Dokončit v daném pořadí) pracovní postup.
- Je-li povolena možnost Dokončit v libovolném pořadí, může proběhnout paralelní postup podepisování. Příjemci nejsou očíslováni, což znamená, že není stanoveno přesné pořadí účasti.
Vpravo od přepínače pořadí podpisu se nacházejí dva odkazy:
- Přidat mě – Kliknutím na tento odkaz se vložíte do pořadí podepisování jako další příjemce.
- Přidat skupinu příjemců – Kliknutím na tento odkaz vytvoříte skupinu příjemců, z nichž jeden se musí zúčastnit podepisování jako zástupce celé skupiny. Můžete například vytvořit skupinu pro tým pracovníků personálního oddělení, z nichž ale dokument ve skutečnosti podepíše pouze jedna osoba.
Chcete-li změnit pořadí příjemců, můžete příjemce přetáhnout na správné místo v pořadí nebo příslušným způsobem upravit pořadová čísla, takže se odpovídajícím způsobem upraví i pořadí samotné.
Každý vytvořený příjemce se skládá z pěti prvků:
A. Pořadí účasti – Je-li zvolena možnost Dokončit v daném pořadí, pořadí účasti jasně uvádí, kdy budou jednotliví příjemci pracovat s dohodou.
B. Role – Jaká je nejpřiléhavější charakteristika příjemce?
C. E-mailová adresa – Jedná se o identifikační e-mailovou adresu příjemce, která se používá pro veškerou e-mailovou komunikaci s příjemcem, včetně vyžádání podpisu.
D. Metody ověření – Jak má být příjemce prověřován? Chcete použít dvoufaktorové ověřování?
E. Soukromá zpráva (volitelné) – Odesílatel může každému příjemci zadat určité pokyny, které se zobrazí tehdy, když si příjemce začne prohlížet dohodu..
Odkaz Zobrazit skrytou kopii, který se nachází pod seznamem příjemců, zobrazí pole, do kterého můžete jako skrytou kopii (CC) zadat e-mailovou adresu, pomocí níž je možné dohodu zobrazit, avšak bez oprávnění k podpisu či schválení.
„Hybridní“ pracovní postup je instance sekvenčního pořadí účasti, ve které jeden nebo více kroků zahrnuje dva nebo více příjemců, kteří k dokumentu získají přístup současně. Sekvenční proces může pokračovat k dalšímu kroku podepisování až poté, co všichni podepisující nebo schvalovatelé tohoto „paralelního“ kroku splní svůj úkol.
Skupiny příjemců jsou užitečné v případě, že potřebujete podpis od týmu nebo organizace, ale nikoli od určitých jednotlivců v této skupině. Každý člen skupiny má oprávnění k podpisu nebo ke schválení jménem celé skupiny.
Část Zpráva obsahuje dvě pole, která mohou výrazným způsobem zlepšit vaši úspěšnost.
Do pole Název dohody můžete zadat libovolný počet znaků pro označení dohody. Tento řetězec se zobrazí na řádku Předmět e-mailové zprávy příjemce (na následujícím obrázku je zvýrazněn žlutě) a také jako hodnota názvu na stránce Správa. Zadáním jedinečného a smysluplného názvu dohody pomůžete příjemcům rychleji identifikovat váš e-mail a můžete si také v případě potřeby usnadnit vyhledání dohody.
Pokud před přiložením dokumentu není zadán název dohody, převezme název prvního připojeného souboru. Tuto hodnotu lze upravovat až do odeslání dohody.
Pole Zpráva dohody je prosté textové pole, do kterého můžete zadat libovolné potřebné pokyny nebo komentáře (na následujícím obrázku zvýrazněno zeleně). Tato zpráva se zobrazí v e-mailu Podepište prosím, který se odesílá všem příjemcům (na rozdíl od Soukromé zprávy, která se zobrazí pouze v případě, že je pro ni příjemce nakonfigurován).
Šablony zpráv
Zákazníci na úrovni Enterprise budou mít přístup k šablonám pro správu, které konfiguruje váš správce. Šablony zpráv jsou přímo vázány na funkci Jazyk příjemce v částech Možnosti. Pokud tedy z rozevírací nabídky jazyků zvolíte možnost „španělština“, zpřístupní se všechny šablony ve španělštině.
Pokud jste vybrali jazyk, k němuž se nevážou žádné šablony, možnost Šablona zprávy se na stránce Odeslat nezobrazí.
V části Možnosti můžete dohodu po jejím odeslání lépe řídit:
- Ochrana heslem – Vyžaduje, aby příjemci zadali heslo k otevření a zobrazení podepsaného souboru PDF. Toto heslo je definováno odesílatelem a musí být předáno nějakým jiným komunikačním kanálem. Služba Acrobat Sign toto heslo neuchovává, takže jej nezapomeňte!
- Termín dokončení – Nastavte počet dní, po kterém platnost dohody skončí a nebude ji možné již dokončit.
- Nastavit připomenutí – Nastavte frekvenci (denní nebo týdenní) odesílání připomenutí až do dokončení dohody. Upozorněni budou pouze aktuální příjemci.
- Jazyk příjemce – Vyberte jazyk pro použití v e-mailech odeslaných příjemcům a během podepisování.
- Toto nastavení také definuje viditelné šablony zpráv, pokud je váš účet nakonfigurovaný pro jejich používání.
V části Soubor se k transakci přikládají soubory.
V rámci procesu podepsání služba Acrobat Sign spojí všechny dohody do jediného souboru PDF a vytvoří tento dokument PDF na základě pořadí, ve kterém jsou dokumenty uvedeny. Pořadí dokumentů lze změnit kliknutím a přetažením jednoho dokumentu do nového umístění v seznamu.
Soubory lze přiložit z knihovny služby Acrobat Sign nebo ze služeb Dokumenty Google, Box.net, Dropbox, OneDrive nebo je lze odeslat z místního systému pomocí vyhledání souboru nebo přetažením souborů do pole Soubory.
Povolené typy souborů: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Náhled a přidání polí podpisu
Těsně pod seznamem Soubory se nachází zaškrtávací políčko Náhled a přidání polí podpisu. Tato možnost umožňuje otevírat odeslané dokumenty a podle potřeby do nich umisťovat pole formulářů.
Měli byste umístit alespoň pole podpisu, ale chcete-li, máte k dispozici i další pole pro vytváření složitých formulářů.
Pokud neumístíte žádné pole podpisu, služba Acrobat Sign přidá automaticky novou stránku na konec dokumentu, aby bylo možné podpisy připojit.
Odeslání dokumentu pouze jednomu příjemci je jedním z nejběžnějších pracovních postupů v oblasti dohod a představuje skvělý způsob, jak si osvojit základní postup. Potřebujete pouze tyto náležitosti:
- E-mailová adresa příjemce.
- Tento e-mail musí být jiný než e-mail, který používáte k přihlášení (nemůžete odesílat dokument sami sobě).
- Dokument nebo soubor, který chcete podepsat.
Odeslání více příjemcům
Odeslání dohody více příjemcům dodržuje přesně stejné pořadí kroků, až na dva výrazné rozdíly:
- Každého příjemce je nutné zahrnout do vlastního řádku v oddílu Příjemci v takovém pořadí, ve kterém mají dohodu podepsat..
- Při umisťování polí je nutné deklarovat, kteří příjemci by měli mít přístup k danému poli – dvakrát klikněte na pole a nastavte hodnotu Příjemce.