Nastavit připomenutí pro příjemce dohody

Povolit/zakázat připomenutí příjemcům dohody

Všechny úrovně služby mají přístup k následujícím možnostem:

• Vytváření cyklických připomenutí
  • V průběhu procesu odesílání
  • Ze stránky Správa
• Vytváření cyklických a občasných připomenutí na stránce Správa

Úrovně služby pro jednotlivce a pro týmy nemají možnost automatizovat nebo potlačit funkci připomenutí.

Možnosti pro podnikovou a firemní úroveň

Služba na podnikové nebo firemní úrovni může v průběhu procesu odesílání selektivně zobrazit možnost Připomenutí nebo může povolit automatizaci pro celý účet či skupinu.

Tuto funkci lze povolit nebo zakázat a konfigurovat na:

• Přihlaste se do služby Adobe Acrobat Sign jako správce
• Přejděte do části Nastavení účtu > Nastavení odeslání

Zpráva o auditu

Účty Enterprise a Business mají možnost zahrnout do svých zpráv o auditu připomenutí. Nachází se v nabídce Nastavení účtu > Globální nastavení > Zpráva o auditu, kde je třeba povolit Zahrnutí připomenutí do událostí zprávy o auditu.

Pokud je toto nastavení povolené, do zprávy o auditu se zaznamená každé připomenutí odeslané e-mailem (maximálně celkem 250 událostí připomenutí).

Nastavení připomenutí v průběhu procesu odesílání

Uživatelé, kteří nemají nadefinované výchozí připomenutí pro svoji skupinu nebo účet, mohou definovat připomenutí v rámci procesu odeslání.

Tato připomenutí jsou vždy cyklická a vztahují se na všechny příjemce dohody. Odesílatel musí definovat pouze opakování spouštění připomenutí. Naleznete zde šest možností:

• Každý den
• Každý týden
• Každý pracovní den
• Každý druhý den
• Každý třetí den
• Každý pátý den

Při počátečním odeslání dohody s připomenutím se prvnímu příjemci odešle e-mail Podepište. Tato událost spustí odpočet času do prvního připomenutí.

Pokud bylo připomenutí například nakonfigurováno na každý třetí den, spustí se první připomenutí přesně 72 hodin po doručení e-mailu Podepište.

Když příjemce dokončí svoji akci související s dohodou, odpočet času připomenutí pro tohoto příjemce se ukončí.

Pokud existuje více příjemců, obdrží e-mail Podepište další příjemce v řadě ihned poté, co předchozí příjemce dokončí svoji akci. Odpočet času připomenutí se pro nového příjemce zahájí v závislosti na času doručení jeho e-mailu Podepište (nikoli na základě počátečního časového razítka).

Tento proces se opakuje pro všechny příjemce dohody, dokud nebude dohoda zcela dokončena.

Nastavení připomenutí ze stránky Správa

Ke konfiguraci připomenutí vytvořených po procesu odesílání slouží stránka Správa:

Rozhraní stránky Správa obsahuje o několik více možností než stránka Odeslat:

• Můžete vybrat, které příjemce chcete do připomenutí zahrnout. Připomenutí můžete navrhnout pro jednoho, některé nebo pro všechny příjemce.
• Můžete zvolit cyklický proces připomenutí, stejně jako na stránce Odeslat
  • Pokud přidáte příjemce do cyklického připomenutí poté, co dokončí svoji akci s dohodou, připomenutí se mu neodešle
• Můžete vytvořit jednorázové (občasné) připomenutí, které se odešle buď „ihned“, nebo k „určitému datu“
  • Občasná připomenutí lze konfigurovat i pro příjemce, kteří již ukončili svoji akci s dohodou
  • Občasná připomenutí lze konfigurovat i poté, co byla dohoda podepsána a uzavřena nebo archivována
• Musíte zadat zprávu. Ta je při vytváření připomenutí na stránce Správa povinným polem

Pokud jsou pro dohodu již nakonfigurována jiná připomenutí, zobrazí se místo rozhraní Vytvoření připomenutí seznam dohod.

Kliknutím na tlačítko Přidat připomenutí můžete vytvořit nové připomenutí.

Kontrola stávajících připomenutí

Následujícím způsobem můžete zkontrolovat všechna připomenutí, která byla pro dohodu nakonfigurována:

Zrušení připomenutí

Postup zrušení připomenutí:

Vytváření vlastních e-mailových šablon

Zákazníci s účtem pro velké organizace mohou vytvářet zcela vlastní e-mailové šablony připomenutí. 

Pokud máte zájem o vlastní e-mailové šablony, podívejte se na tento návod.

Připomenutí a rozhraní REST API

Rozhraní API REST v6 umožňuje přímý přístup k objektům připomenutí čtyřmi způsoby:

• POST /agreements/{agreementId}/reminders – Vytvoří připomenutí pro určené účastníky dohody uvedené v cestě pomocí příkazu agreementId.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders – Načte připomenutí dohody uvedená v cestě pomocí příkazu agreementId.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Načte konkrétní připomenutí přidružené k dohodě.
• PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Aktualizuje stávající připomenutí na dohodu.

Potlačit doručování e-mailových připomenutí

Ve výchozím nastavení všechny účty s nakonfigurovaným připomenutím automaticky odešlou e-mailové připomenutí podle plánu nebo explicitního spouštěče.

V některých oborech se vyžaduje zachycení veškeré e-mailové komunikace (např. v oboru finančních služeb). Tito zákazníci se mohou rozhodnout zasílat připomenutí jiným způsobem, s využitím webhooků.

Účty podnikové úrovně mají možnost potlačit doručování e-mailových připomenutí ze systému Acrobat Sign na úrovni účtu nebo skupiny odesláním požadavku týmu podpory.

Uvědomte si, že pokud jsou e-mailová připomenutí potlačena, nebude v protokolu aktivit ani ve zprávě o auditu uvedena žádná událost.

Webhooky vyvolané připomínkami

Webhooky pro připomínky jsou rozděleny do událostí podle metody vytváření (jako jednotlivá dohoda nebo proces hromadného odesílání) a metody upozornění (zda Acrobat Sign pošle e-mail, či ne).

Obsah připomínky je obsažen v datové části webhooku pro následující události:

• Všechny události dohody
• Připomenutí dohody odesláno
• Zahájeno připomenutí dohody
• Všechny události Hromadného odeslání
• Odesláno připomenutí hromadného odeslání
• Odesláno připomenutí hromadného odeslání

Pokud jsou upomínky vyvolány normálně s povoleným e-mailovým oznámením:

• Události jednotlivých dohod jsou REMINDER_SENT a webhook je AGREEMENT_REMINDER_SENT.
• Transakce hromadného odesílání generují webhook s názvem MEGASIGN_REMINDER_SENT.

Pokud jsou upomínky vyvolány se zakázaným e-mailovým oznámením:

• Události jednotlivých dohod jsou REMINDER_INITIATED a webhook je AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
• Transakce hromadného odesílání generují webhook s názvem MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Webhooky hromadného odesílání jsou vyvolány jen jednou pro celou šablonu. Nejsou vyvolávány podle podřízené dohody

Na co pamatovat

• Životnost cyklických připomenutí:
  • Platnost denních připomenutí skončí po deseti dnech.
  • Platnost všech ostatních cyklických připomenutí skončí po 60 dnech.
• Občasná připomenutí
  • Spustí se pouze jednou
  • Lze je nakonfigurovat tak, aby byla připomenutí odeslána účastníkům, kteří již dokončili svoji akci s dohodou
  • Lze je nakonfigurovat po dokončení nebo archivování dohody
    • Připomenutí nelze nakonfigurovat pro dohody, které byly zrušeny, odmítnuty nebo jejichž platnost skončila
• Připomenutí se spustí ve stejný čas, kdy byl odeslán původní e-mail „Podepište“.
  • Pokud v rámci pracovního procesu s více příjemci jeden z příjemců dokončí svoji akci, a spustí tak akci dalšího příjemce, nastaví se čas připomenutí na tento čas spuštění.
  • Nahrazení aktuálního podepisujícího na stránce Správa nevyvolá obnovení času připomenutí.
• Příjemci mají právo připomenutí zrušit. Toto právo jim nelze nijak odebrat..
• Data vypršení platnosti lze po odeslání dohody upravit na stránce Správa.
• Pro interní příjemce lze nakonfigurovat, aby byla data vypršení platnosti ignorována.