Služba Adobe Sign nabízí možnost posílat pravidelná e-mailová připomenutí příjemcům, kteří by měli pracovat s vašimi dohodami nebo po stanovené době ukončit platnost dohody.


Nastavení termínu v průběhu procesu odesílání

  1. V části Možnosti zaškrtněte možnost Termín dokončení.

  2. Zadejte počet dní, po které může autor podpisu dokument podepsat.

    • Zkontrolujte, zda je zobrazené, plánované datum správné.
    expire_date_set
  3. Dokončete proces odeslání jako obvykle.


Přidání, úprava nebo odstranění termínu

  1. Jako odesílatel dohody přejděte na stránku Spravovat.

  2. Jednou klikněte na dohodu, kterou chcete upravit.

  3. Klikněte na možnost Datum vypršení platnosti.

    Datum vypršení platnosti
  4. Nastavte nové datum ukončení platnosti nebo ukončení platnosti odeberte.

  5. Klikněte na tlačítko Uložit


Povolení nebo zakázání termínů a připomenutí

Všechny úrovně služby mají přístup k následujícím možnostem:

  • Vytváření cyklických připomenutí
    • V průběhu postupu odeslání
    • Ze stránky Správa
  • Vytváření cyklických a občasných připomenutí na stránce Správa

Úrovně služby pro jednotlivce a pro týmy nemají možnost automatizovat nebo potlačit funkci připomenutí.

 

Možnosti pro úrovně služby pro velké organizace a pro podniky

Podnikové a firemní úrovně služby mohou v průběhu procesu odesílání selektivně zobrazit možnosti Připomenutí a Ukončení platnosti dokumentu nebo mohou povolit automatizaci pro celý účet či skupinu.

Tato dvě nastavení lze povolit nebo zakázat následujícím způsobem:

nav_to_settings

Poznámka:

Povolením výchozích připomenutí a ukončení platnosti potlačíte možnost konfigurovat tyto prvky na stránce Odeslat, pokud ovšem není povolená možnost „Povolit odesílajícím nastavení nebo změnu“..

Nastavení připomenutí v průběhu procesu odesílání

Uživatelé, kteří nemají nadefinované výchozí připomenutí pro svoji skupinu nebo účet, mohou definovat připomenutí v rámci procesu odeslání.

Tato připomenutí jsou vždy cyklická a vztahují se na všechny příjemce dohody. Odesílatel musí definovat pouze opakování spouštění připomenutí. Naleznete zde šest možností:

  • Každý den
  • Každý týden
  • Každý pracovní den
  • Každý druhý den
  • Každý třetí den
  • Každý pátý den
reminder_frequency

Při počátečním odeslání dohody s připomenutím se prvnímu příjemci odešle e-mail Podepište. Tato událost spustí odpočet času do prvního připomenutí.

Pokud bylo připomenutí například nakonfigurováno na každý třetí den, spustí se první připomenutí přesně 72 hodin po doručení e-mailu Podepište.

Když příjemce dokončí svoji akci související s dohodou, odpočet času připomenutí pro tohoto příjemce se ukončí.

Pokud existuje více příjemců, obdrží e-mail Podepište další příjemce v řadě ihned poté, co předchozí příjemce dokončí svoji akci. Odpočet času připomenutí se pro nového příjemce zahájí v závislosti na času doručení jeho e-mailu Podepište (nikoli na základě počátečního časového razítka).

Tento proces se opakuje pro všechny příjemce dohody, dokud nebude dohoda zcela dokončena.

Poznámka:

Všechna cyklická připomenutí mají svoji životnost, po jejímž uplynutí se připomenutí sama ukončí.

Připomenutí, která se spouštějí každý den, mají životní cyklus o délce 10 dnů.

Všechna ostatní připomenutí mají životní cyklus 60 dní.


Nastavení připomenutí ze stránky Správa

Připomenutí vytvořená až po procesu odeslání se konfigurují na stránce Správa:

  1. Přejděte na stránku Správa.

  2. Jednou klikněte na dohodu, kterou chcete zkontrolovat

  3. Na liště možností vpravo klikněte na položku Připomenout.

    Připomenutí
  4. Konfigurace připomenutí pro příslušného uživatele a cyklus

  5. Kliknutím na možnost Vytvořit připomenutí nainstalujte.

Rozhraní stránky Správa obsahuje o několik více možností než stránka Odeslat:

  • Můžete vybrat, které příjemce chcete do připomenutí zahrnout. Připomenutí můžete navrhnout pro jednoho, některé nebo pro všechny příjemce.
  • Můžete zvolit cyklický proces připomenutí, stejně jako na stránce Odeslat
    • Pokud přidáte příjemce do cyklického připomenutí poté, co dokončí svoji akci s dohodou, připomenutí se mu neodešle
  • Můžete vytvořit jednorázové (občasné) připomenutí, které se odešle buď „ihned“, nebo k „určitému datu“
    • Občasná připomenutí lze konfigurovat i pro příjemce, kteří již ukončili svoji akci s dohodou
    • Občasná připomenutí lze konfigurovat i poté, co byla dohoda podepsána a uzavřena nebo archivována
  • Musíte zadat zprávu. Ta je při vytváření připomenutí na stránce Správa povinným polem

 

Pokud jsou pro dohodu již nakonfigurována jiná připomenutí, zobrazí se místo rozhraní Vytvoření připomenutí seznam dohod.

Kliknutím na tlačítko Přidat připomenutí můžete vytvořit nové připomenutí.

existing_reminders


Kontrola stávajících připomenutí

Následujícím způsobem můžete zkontrolovat všechna připomenutí, která byla pro dohodu nakonfigurována:

  1. Přechodem na stránku Správa

  2. Jednou klikněte na dohodu, kterou chcete zkontrolovat

  3. Na liště možností vpravo klikněte na položku Připomenout.

    Stávající připomenutí

Poznámka:

Připomenutí jsou seřazena podle dalšího času aktivace.

Pod aktivními připomenutími se zobrazí všechna zrušená připomenutí a připomenutí s ukončenou platností.


Zrušení připomenutí

Postup zrušení připomenutí:

  1. Přihlaste se jako uživatel, který dohodu vytvořil

  2. Přejděte na stránku Správa.

  3. Jedním kliknutím vyberte příslušnou dohodu

  4. Na liště možností vpravo klikněte na položku Připomenout.

  5. Vyhledejte připomenutí, které chcete zrušit, a jednou na něj klikněte

  6. Klikněte na ikonu odstranění (koš)

    cancel_reminder

Poznámka:

Příjemci mají právo ukončit připomenutí z e-mailu připomenutí. Jedná se o povinnou funkci, kterou nelze potlačit.

 

Připomenutí a rozhraní REST API

Rozhraní API REST v6 umožňuje přímý přístup k objektům připomenutí čtyřmi způsoby:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – Vytvoří připomenutí pro určené účastníky dohody uvedené v cestě pomocí příkazu agreementId
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – Načte připomenutí dohody uvedená v cestě pomocí příkazu agreementId.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Načte konkrétní připomenutí přidružené k dohodě
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Aktualizuje stávající připomenutí na dohodu

 

Seznam aktivit / Zpráva o auditu

Připomenutí se neukládají do seznamu Aktivita ani do zprávy o auditu dohody.

Karta Historie i zpráva auditu uchovávají klíčové momenty procesu podepisování dokumentu. Patří sem první oznámení příjemci (Podepište), ale nikoli opakovaná připomenutí podepsání stejnému příjemci (připomenutí).

Historii připomenutí můžete získat prostřednictvím rozhraní API (dostupné zákazníkům úrovně pro velké organizace)


Vytváření vlastních e-mailových šablon

Zákazníci s účtem pro velké organizace mohou vytvářet zcela vlastní e-mailové šablony připomenutí. 

Pokud máte zájem o vlastní e-mailové šablony, podívejte se na tento návod.


Na co pamatovat

  • Životnost cyklických připomenutí:
    • Platnost denních připomenutí skončí po 30 dnech
    • Platnost všech ostatních cyklických připomenutí skončí po 60 dnech
  • Občasná připomenutí
    • Spustí se pouze jednou
    • Lze je nakonfigurovat tak, aby byla připomenutí odeslána účastníkům, kteří již dokončili svoji akci s dohodou
    • Lze je nakonfigurovat po dokončení nebo archivování dohody
      • Připomenutí nelze nakonfigurovat pro dohody, které byly zrušeny, odmítnuty nebo jejichž platnost skončila
  • Připomenutí se spustí ve stejný čas, kdy byl odeslán původní e-mail „Podepište“
    • Pokud v rámci pracovního procesu s více příjemci jeden z příjemců dokončí svoji akci, a spustí tak akci dalšího příjemce, nastaví se čas připomenutí na tento čas spuštění
    • Nahrazení aktuálního autora podpisu na stránce Správa nevyvolá obnovení času připomenutí
  • Příjemci mají právo připomenutí zrušit. Toto právo jim nelze nijak odebrat.
  • Data vypršení platnosti lze po odeslání dohody upravit na stránce Správa.
  • Pro interní příjemce lze nakonfigurovat, aby byla data vypršení platnosti ignorována.