Adobe Sign pro Microsoft Dynamics ve vlastních prostorách: Příručka uživatele

Přehled

Integrace služby Adobe Sign v systému Dynamics nabízí intuitivní řešení, jak získat podpisy k jakýmkoli formulářům nebo smlouvám, které potřebujete. Tato integrace poskytuje následující výhody:

• Služba Adobe Sign je zabudovaná do záznamů CRM, jako jsou Kontakty, Účty, Potenciální kontakty, Příležitosti, Objednávky, Faktury, Nabídky, Dohody a jakékoli další vlastní subjekty CRM vyvinuté správcem.
• Zrychluje proces od nabídky po platbu pomocí odesílání dohod (například smluv a prodejní dokumentace) přes systém Dynamics pouhým kliknutím.
• Mapování dat, které může správce nastavit, slučuje data ze subjektů systému Dynamics (účty a kontakty) s dohodami a posílá údaje získané od podepisujících v průběhu podepisování zpět do systému Dynamics.
• Povoleno na mobilních zařízeních prostřednictvím hubu Zákaznická podpora (dostupné v Dynamics 365 9.x a novějších verzích)
• Usnadňuje příjemci možnost dohody podepisovat kdykoli, odkudkoli a z jakéhokoli zařízení.
• Umožňuje sledovat dokumenty odeslané k podpisu přes rozhraní systému Dynamics.
• Maximálně automatizuje celý proces.

Tato dokumentace je výslovně určena pro Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 On-Premises a novější verze.                                            

Přístup k Adobe Acrobat Sign

Službu Adobe Sign instaluje správce systému Dynamics a přístup je udělován prostřednictvím bezpečnostních rolí.  Pokud potřebujete získat přístup a na hlavní stránce se vám služba Adobe Sign nezobrazuje, obraťte se na svého správce systému Dynamics, aby vám udělil uživatelský přístup.

Vyžádání podpisů

Nové smlouvy lze vytvořit v Customer Service Hubu

Vytvoření nové smlouvy v Customer Service Hubu lze provést:

• Kliknutím na tlačítko Nové záznamy (šedé tlačítko s plusem) a výběrem možnosti Smlouva
• Přechodem na možnost nabídky Smlouvy a kliknutím na tlačítko Nová smlouva v horním panelu akcí:

Možnost Požádat o podpisy je dostupná z nabídky Více ….

Můžete použít možnost Požádat o podpisy k odeslání smluv k podpisu z entity Dynamics nebo ze stránky Smluvy.

Jak odeslat dohodu ze subjektu:

• Přejděte do záznamu subjektu (např. Příležitost, Účet) v rámci systému CRM a kliknutím otevřete
• Klikněte na nabídku Další příkazy (…)
• Vyberte možnost Požádat o podpisy z nabídky
  • Nabídku nahradí seznam dostupných šablon
  • Ve spodní části seznamu šablon najdete položku Nová dohoda, která slouží k dohodám, které nejsou založené na šabloně

Otevře se stránka Nová dohoda a veškeré hodnoty polí nastavené v šabloně dohody se automaticky vyplní.

K nastavení a odeslání dohody je potřeba několik prvků:

• Příjemce – Osoba nebo seznam osob, které mají dokument podepsat nebo schválit
• Název dohody – Jak bude název dohody zvýrazněn v předmětu e-mailu pro podepisující a také pro účely vnitřního hlášení
• Dokument, který je potřeba podepsat – Jeden nebo několik formulářů, smluv nebo jakýchkoli dalších dokumentů, u nichž je potřeba úřední podpis

Sekce Příjemci

V části Příjemci je potřeba určit jednu nebo více podepisujících osob.  Zadejte příjemce v pořadí, v němž mají dokument podepsat. Pokud uděláte chybu, můžete upravit pole Pořadí podpisů na levé straně seznamu příjemců.

Jak určit příjemce:

• Klikněte na Přidat příjemce v pravém horním rohu panelu Příjemci:

Otevře se překryvné okno, v němž můžete vybrat druh podepisujícího nebo schvalovatele:

1. Vyberte správnou hodnotu ze seznamu Typ příjemce

• Nový – Pokud příjemce není pro systém Dynamics známou hodnotou
• Kontakt – Pro příjemce, kteří v systému Dynamics patří ke Kontaktům
• Potenciální kontakt – Pro příjemce, kteří v systému Dynamics patří k Potenciálním kontaktům
• Uživatel – Příjemce, který je interním uživatelem vašeho systému Dynamics

2(a). Pokud vyberete možnost Nový, dojde ke změně překryvného okna a lze zadat celé jméno a e-mailovou adresu.

Tímto nedojde k uložení nového subjektu Kontakt nebo Potenciální kontakt v systému Dynamics, dojde pouze k použití jména a e-mailové adresy pro účely této transakce.

2(b). Pokud vyberete možnost Kontakt, Potenciální kontakt nebo Uživatel, dojde ke změně překryvného okna na vyhledávání v rámci vybraného subjektu. Vepište do něj jméno (nebo jeho část) a potom klikněte na ikonu vyhledávání, abyste mohli vybrat, kterého příjemce chcete přidat.

Jelikož systém Dynamics tyto subjekty rozpozná, dojde k importu e-mailové adresy z databáze.

3. Pro každého příjemce musí být definována Role příjemce.  K rolím patří:

• Podepisující (výchozí role) – Podepisující musí dohodu alespoň jednou podepsat.
• Schvalovatel – Schvalovatelé nemusí dohodu podepsat (ale mohou, pokud je v dohodě umístěno pole pro jejich podpis), ale musí aktivně dohodu „Schválit“ a tato událost se zaznamená.
• Kopie – Strany uvedené v kopii jsou součástí upozorňování na změny dohody, ale do dohody ani postupu podepisování nijak nevstupují.

4. Pro každého příjemce musí být definováno Ověření totožnosti.Dostupné možnosti budou určeny ověřeními, která povolil správce.

• E-mail je výchozí hodnota a vyžaduje pouze, aby příjemce přistoupil ke smlouvě prostřednictvím odkazu v e-mailu.
• Ověření Adobe Sign vyžaduje, aby se příjemce ověřil v systému Adobe Identity.
  
  • Všechny smlouvy, které podepisuje pouze odesílatel, musí mít Ověření totožnosti nastaveno na Adobe Sign
  • Nedoporučuje se používat Adobe Sign jako metodu ověření pro externí příjemce, pokud si nejste jisti, že již mají účet Adobe pro ověření.
• Ověření telefonem pošle příjemci zprávu s kódem, který musí zadat.
  • Odesílatel musí poskytnout telefonní číslo příjemce v době, kdy je příjemce konfigurován
    
• Ověření heslem vyžaduje, aby odesílatel informoval příjemce (mimo systém) o heslu, takže si mohou ověřit svou totožnost
  
• Ověření znalostní báze používá veřejné informace příjemce (a volitelně jejich americké číslo sociálního zabezpečení) k položení série otázek. 
  
  • Ověření znalostní databází je užitečné pouze pro příjemce v USA
    

5. Jakmile máte příjemce definovaného, klikněte na Uložit

6. Opakujte kroky 1–5 pro všechny podepisovatele/schvalovatele

Pořadí podepisování

Existují dva pracovní postupy pro pořadí podepisování: postupný a paralelní.Tuto možnost řídí zaškrtávací políčko Přihlášení podle pořadí ve spodní části panelu Příjemci.

Když je zaškrtnuto Přihlášení podle pořadí, příjemci obdrží smlouvu v pořadí, v jakém jsou příjemci uvedeni v sekci Příjemci.První příjemce je upozorněn na smlouvu a žádné další strany nejsou upozorněny, dokud první příjemce neprovede svou akci.Poté je upozorněn druhý příjemce a tak dále, dokud není smlouva dokončena.

Když není zaškrtnuto Přihlášení podle pořadí, smlouva je odeslána k paralelnímu podpisu, takže všichni příjemci jsou upozorněni okamžitě a smlouva je dokončena, když všichni dokončí svou akci.

Změna pořadí příjemců

Klikněte na číslo, které se nachází vlevo vedle jména příjemce. Nyní lze číselnou hodnotu změnit. Změňte hodnotu na číslo, které chcete příjemci udělit v pořadí příjemců. Pořadí ostatních příjemců se automaticky přizpůsobí.

Úprava hodnot příjemců

Jakoukoli hodnotu příjemce, není-li uzamčená (naznačeno ikonou zámku), lze upravit kliknutím na pole příjemce.

Otevře se pole, ve kterém můžete upravit nebo zvolit novou hodnotu nabídky prvků.

Proveďte změny a potom klikněte na ikonu Uložit, která se nachází v panelu příjemce.

Sekce Soubory

Chcete-li do své dohody přidat dokument, klikněte na tlačítko Přidat soubory v pravém horním rohu sekce Soubory .

Po kliknutí na Přidat soubor se zobrazí vyskakovací okno s možností výběru ze dvou zdrojů pro nahrání souborů:

• Můj počítač – Umožňuje vyhledávání a nahrávání souborů z místního systému nebo síťového disku (např. SharePoint).
  
• Šablony – Možnost Šablony poskytuje přístup k šablonám nahraným ve vašem účtu aplikace Adobe Sign.
  • Funkce Přiložit soubor z knihovny Adobe Sign je dostupná pouze při vytváření nového dokumentu dohody a není dostupná při vytváření šablony.
    
  • Dokumenty do knihovny může přidávat pouze správce

Sekce Zpráva

Sekce Zpráva obsahuje předmět dohody (také používaný jako název dohody) a globální zprávu pro příjemce.

• Předmět – Předmět je výrazný v procesu oznámení, zobrazuje se v řádku předmětu e-mailu, tučným písmem v těle e-mailu a menším písmem v celém standardním popisu (zobrazeno žlutým zvýrazněním níže)
• Zpráva – Pole Zpráva je otevřené textové pole, kam můžete vložit libovolnou zprávu nebo pokyny pro podepisujícího (zobrazeno zeleným zvýrazněním níže)

Sekce Možnosti

Sekce Možnosti obsahuje řadu možností konfigurace, které se vztahují pouze na tuto transakci:

• Zkontrolovat náhled a umístění podpisu před odesláním – Pokud je toto políčko zaškrtnuté, dohoda se automaticky otevře v rozhraní tvoření dohod, aby do ní odesílatel mohl umístit pole formuláře
• Termín dokončení– Pokud je zaškrtnuto, dohoda definuje datum ukončení, kdy dohoda vyprší
• Počet dní do vypršení dohody – Toto definuje počet dní, po které zůstane dohoda podepsatelná, když je povolena funkce Vypršení dohody
• Vyžadovat ruční podepsání – Tato možnost přichází vhod, pokud odesílatel potřebuje, aby se podepisující osoba podepsala na místním systému nebo tabletu odesílatele bez zadání e-mailové adresy
• Přidat cílovou stránku po podpisu – Pokud je toto tato funkce zapnutá, můžete určit, na jakou adresu URL bude příjemce přesměrován po dokončení práce s dohodou
• Cílová stránka po podpisu – Toto pole se zobrazí, pokud je funkce Přidat cílovou stránku po podpisu zapnuta. Je určené pro adresu URL stránky, na niž chcete příjemce přesměrovat
• Prodleva přesměrování (v sekundách) – Pokud je nastavená funkce Cílová stránka po podpisu, jedná se o povinné nastavení, které určuje, jak dlouhá prodleva by měla nastat mezi dokončení podepisování a přesměrováním na nastavenou cílovou stránku
• Připomínka příjemce - Definuje cyklus připomínek pro transakci. Připomenutí lze nakonfigurovat tak, aby byla odesílána aktuálnímu příjemci v denním nebo týdenním cyklu
  
• Typ podpisu - Určuje typ podpisu, který se očekává u smlouvy:
  
  • Elektronický - Požádá příjemce o použití elektronického podpisu.
    
    • Tato možnost může příjemci umožnit změnit pracovní postup na písemný podpis, pokud to váš správce povolil.
      
  • Písemný - Vyžaduje, aby si příjemce stáhl dokument, fyzicky ho podepsal a poté nahrál naskenovaný obrázek tohoto podepsaného dokumentu.
    
    • Písemné podpisy nelze převést na elektronické podpisy.
      
• Jazyk příjemce - Tato možnost určuje jazyk používaný v e-mailu a webovém rozhraní pro příjemce
  
• Ochrana heslem - Povolte tuto možnost, pokud chcete použít heslo na finální dokument, aby se zabránilo neověřenému přístupu

Jakmile jsou příjemci definováni, soubory jsou připojeny a jakákoli další manipulace s poli je dokončena, klikněte na Odeslat smlouvu z horních položek nabídky:

Požádejte o podpisy od jakékoli entity pomocí šablony

Správci systému Dynamics mají možnost vytvořit jednu nebo více šablon pro jakýkoli subjekt v systému Dynamics (Kontakt, Příležitost, Účet), které slouží k přednastavení dohody, aby odesílatel nemusel upravovat všechna nastavení ručně.

Do šablon lze vstoupit kliknutím na ikonu Další příkazy (...), která se nachází na pásu karet

Rychlé vytváření smluv z nabídky Nový (+)

Pokud znáte druh subjektu, podle nějž byla šablona vystavěna, můžete novou dohodu vytvořit pomocí nabídky Nový:

• Klikněte na ikonu Nový (+) na horním pásu karet
• Vyberte položku Dohoda v části Záznamy
  • Otevře se panel Rychlé vytvoření: Dohoda

• Vyberte Subjekt spojený se šablonou, kterou chcete použít
  • Jakmile je vybráno, zobrazí se dvě vyhledávání, která vám umožní vybrat konkrétní objekt, ke kterému chcete chcete smlouvu vztáhnout, a šablonu, kterou chcete použít:

• Po kliknutí na pole Vybrat {Subjekt} se otevře seznam objektů s příslušným druhem Subjektu. Vyberte objekt
  • Vepsáním části názvu subjektu se nabídka objektů zúží na ty, které obsahují zadaný výraz
• Po kliknutí na pole Vybrat šablonu se otevře malá nabídka se šablonami, které jsou spojeny s vybraným Subjektem.  Vyberte šablonu
• Klikněte na tlačítko Uložit

Po kliknutí na tlačítko Uložit je vytvořena dohoda založená na hodnotách šablony:

• Pokud v šabloně není zadaný příjemce nebo soubor, vytvořená dohoda bude ve stavu Koncept
• Pokud je v šabloně zadán příjemce i soubor, ale není v ní povolena funkce Odeslání jedním kliknutím, vytvořená dohoda bude ve stavu Koncept
• Pokud je v šabloně zadán příjemce i soubor a funkce Odeslání jedním kliknutím je v šabloně povolena, dohoda se automaticky odešle k podpisu

Kontrola stavu dohody

Stav dohody, který vypovídá o aktuálním úředním stavu dohody, se v systému Dynamics aktualizuje v pravidelných intervalech. K hodnotám stavu dohody patří:

• Koncept – Již vytvoření dohoda, která však ještě nebyla odeslána
• Odesláno k podpisu – Dohoda je nyní ve fázi podepisování
• Podepsáno/Schváleno – Dohoda dokončená všemi stranami
• Zrušeno – Proces podepisování byl ukončen dříve, než byly získány všechny podpisy
• Vypršela platnost - Smlouva, která nebyla dokončena před nakonfigurovaným datem vypršení platnosti
  

Nejjednodušším způsobem, jak najít dohodu je zkontrolovat subjekty, které souvisí s primárním subjektem použitým při vytváření dohody.

Například pokud jste vytvořili dohodu pomocí subjektu Kontakt, můžete zkontrolovat související subjekty tím, že přejdete do části Kontakt, potom kliknete na záložku Související a vyberte z nabídky položku Dohody:

Zobrazí se okno, v němž se nachází objekt Dohoda. Po kliknutí na něj se otevře úplný seznam dohod, které souvisejí se subjektem.

Dalším způsobem, jak zobrazit stav dohody, je zobrazením úplného seznamu dohod:

• Přejděte do části Služba Adobe Sign > Dohody

V seznamu dohod na stránce Dohody jsou vypsány všechny dohody nezávisle na subjektu.

• Podepsané smlouvy zobrazují Název, Stav smlouvy a data smluv
• Odmítnuté, Čekající na podpis a konceptové smlouvy neobsahují datum Podepsáno, protože nebyly dokončeny
  • Hodnota Podepsáno odráží, kdy je smlouva dokončena a právně podepsána. Postupné podpisy během procesu podepisování nejsou zobrazeny
    

Aktualizace stavu, Odesílání připomenutí a Zrušení dohody

U nepodepsaných dohod lze uskutečnit tři akce:

• Aktualizovat – Aktivně se dotazovat serveru Adobe Sign na aktuální stav
• Odeslat připomenutí – Okamžitě dojde k odeslání e-mailového připomenutí aktuálnímu podepisujícímu dohody
• Zrušit dohodu – Ukončí dohodu v systému a odešle oznámení o zrušení podepisujícím osobám

Všechny tyto akce lze začít uvnitř dohody kliknutím na tlačítka v horní části.

Služba Adobe Sign v Centru služeb zákazníkům

Pokud vaše společnost nasadila Adobe Sign pro Dynamics verzi 9.2 nebo novější, máte přístup k funkcím Adobe Sign v centru Customer Service Hub aplikace Dynamics.

Centrum služby zákazníkům nabízí stejné funkce ale v lepším formátu, protože umožňuje přímý přístup přes telefon, tablet nebo jakékoli další mobilní zařízení.

Podobné

• Instalační příručka Adobe Sign pro Dynamics
• Adobe Sign for Dynamics – Poznámky k vydání