Den nye Administrer-side for Adobe Sign er designet til at øge hastigheden for og adgangen til hele biblioteket med indhold for de enkelte brugere.

Oversigt

Den nye Administrer-side er blevet designet til at reducere rod og forbedre eksponeringen af brugerens indhold.

Den nye Administrer-side er endnu ikke i paritet med den klassiske grænseflade.

På grund af kompleksiteten i de mange funktioner på siden Administrer frigives de mere avancerede funktioner i faser for at give en renere prøvetid, hvor eventuelle problemer kan identificeres. 

Efterfølgende udgivelser leverer mere avancerede elementer, og visse elementer er trukket tilbage fra grænsefladen.


Installationsplan

Det nye Administrer-sideformat er i øjeblikket valgfrit for allerede eksisterende kunder.

Nye konti har kun adgang til det nye sideformat og har ikke mulighed for at skifte til det ældre format.

Bemærk:

I øverste højre hjørne på siden vises en mulighed for at skifte mellem den nye og den klassiske oplevelse, når muligheden for at få adgang til den nye side er aktiveret for kontoen.

Link til skift af den nye Administrer-side

Som standard indlæser siden en liste over aftaler.

  • Hvis der er aftaler, der venter på din handling, vælges filteret Venter på dig automatisk
  • Hvis ingen aftaler venter på din opmærksomhed, vælges filteret I gang automatisk

Denne liste er sorteres efter datoen for seneste ændring med den aftale, der er redigeret senest, øverst.

 

Du kan klikke på de kolonneoverskrifter, der indeholder oplysninger om aftaletabellen, for at anvende en alfanumerisk sortering af tabellens indhold.

Sideoverskrifter

Klik én gang på en aftalepost for at få vist oplysningerne og kontrolelementerne for aftalen til højre.

Klik på Åbn aftale for at gennemgå detaljerne.

Åbn aftale

 

Når aftalen er åben, har du adgang til knapperne i det højre spor.

Åbnet aftale


Elementer tilgængelige på siden Administrer

De flere status-"mapper" på den klassiske side er samlet i en mere praktisk række filter, der returnerer aftalerne af en bestemt statustype. I øverste sektion har du aftalefiltrene, som returnerer aftaler baseret på den aktuelle aftalestatus

Der er to "aktiv"-statusser. De angiver hver især omfanget af indholdet i parentes efter statusnavnet:

  • I gang (N) – aftaler, der returneres med statussen I gang, venter på, at en deltager fuldfører sin handling. Aftaler, der venter på den bruger, der er logget på, returneres ikke
  • Venter på dig (M) – Aftaler, der venter på den bruger, der er logget på, opfanges af filteret Venter på dig. 

 

Der er tre "afsluttende " statusser:

  • Fuldført – Aftaler, der er helt gennemført 
  • Annulleret – Aftaler, der af den ene eller anden grund er afbrudt. Dette omfatter: 
    • Aftaler, der annulleres af afsenderen
    • Aftaler, der afvises af en deltager
    • Aftaler, der afsluttes på grund af gentagende godkendelsesfejl
    • Aftaler, der indeholder systemfejl, som medfører, at aftalen ikke kan aktiveres
  • Udløbet – Aftaler, der når en udløbsdato og lukkes automatisk

 

Der er en kladdestatus, som indeholder alle de delvist indgåede aftaler.

 

Nederste sektion indeholder skabeloner til "overordnede" objekter. De "underordnede" aftaler, der oprettes ud fra disse skabeloner, filtreres oven over i aftalernes statusfiltre.

Overordnede objekter er ikke aftaler i sig selv, men bruges til at producere et højt antal individuelle aftaler. Disse overordnede objekter omfatter:

  • (Bibliotek) Skabeloner – Alle dokument- og feltskabeloner, der er tilgængelige i dit dokumentbibliotek
  • Webformularer – Webformularer blev tidligere kaldt widgets og er aftaleskabeloner, der kan leveres som links eller integreret på websider. Webformularer startes af underskriveren og opretter en underordnet aftale for alle deltagere, der udfylder en formular
  • Mega Sign – Mega Sign-skabeloner er udviklet til at producere et højt antal individuelle aftaler, der sendes og underskrives som en "jævnlig" aftale
Billede

>> Se muligheder for kontodeling her

Brugere, der har indhold delt med sig af andre brugerkonti, kan filtrere efter det indhold ved at klikke på pil ned ved siden af Dine aftaler.

Pop ned-menuen viser en liste over alle brugere (og grupper, når avanceret deling er aktiveret), som har delt indhold med dig. Vælg brugeren, og din Administrer-side indlæses med den valgte brugers indhold.

Filter for delt konto

Konti, der har Avanceret kontodeling aktiveret, kan skifte mellem de delte brugerkonti for at sende aftaler på vegne af brugeren:

  • Hold markøren over dit navn øverst til højre på skærmen
  • Klik på Skift konto
  • Vælg den brugerkonto, du vil skifte til, og klik på OK
Skift konto

Ved at skifte til en anden brugers konto, kan den bruger, der er logget på, sende aftaler på vegne af den konto, der er "skiftet til":

Konto "skiftet til"

Søgefeltet returnerer alle transaktioner, der matcher den streng, som blev leveret til den valgte indholdskilde.

  • Hvis du kigger på "dine aftaler", søger du efter dit indhold. Hvis du kigger på en delt konti, søger du efter den delte kontos indhold

Indholdet i nedenstående felter indekseres, når en transaktion oprettes/opdateres:

  • Deltagernavn
  • Mailadresse
  • Modtagertitel
  • Modtagervirksomhed
  • Aftalenavn
  • Aftalenoter
  • Aftalemeddelelse
  • Modtagers personlige meddelelse
  • Modtagergruppe – navn
  • Modtagergruppe – liste over modtagere
  • Originale dokumentnavne
  • Alt tekstfeltindhold, der accepteres under oprettelsesprocessen

Sådan virker tekstsøgning:

Hvis du søgte efter strengen: "En enkel fisk"

  • Adobe Sign "tokeniserer" strengen med mellemrum som afgrænsere. Ovenstående eksempelstreng er opdelt i tre tokens: en, enkel og fisk
    • Tegn, der betragtes som afgrænsere (ud over mellemrum), er: ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • Anførselstegn angiver ikke en bogstavelig strengværdi (eftersom anførselstegn er afgrænsere)
      • Punktummer, kolonner og semikolonner, der ikke efterfølges af blanktegn, forbliver en del af tokenen (f.eks. ver:1.0)
      • Apostroffen bevares i tokenen, hvis den efterfølges af andet end blanktegn eller et "s" tegn (f.eks.: pc'en)
  • Skelnen mellem små og store bogstaver er fjernet. f.eks.: en, enkel og fisk
  • Søgningen prøver derefter at matche hver tokens fulde tekst til en indekseret værdi
    • Der opstår mere kompleks tokenisering for Aftalenavn (se nedenfor)
  • Der bruges en inklusiv søgning, hvilket betyder, at hver aftale, der matcher mindst én token fra mindst ét søgbart felt, er inkluderet i det returnerede datasæt
    • Det returnerede datasæt sorteres efter dato for seneste ændring med den seneste øverst

 

Feltet Aftalenavn:

Som angivet ovenfor har feltet Aftalenavn mere sofistikeret tokenisering pga. en ekstra "tilpasset" tokenizer, der primært tokeniserer på kontekstafgrænsere (vs. eksplicitte tegn). Den tilpassede tokenizer er anderledes end standarden pga. følgende:

  • Præfikstokens (op til 10 tegn) genereres – en præfikstoken er den tiltagende streng for enhver standardtoken. F.eks.: Hvis standardtokenen er fisk, er de tiltagende tokens: f, fi, fis og fisk
    • Dette tillader søgning efter delvise strenge, forudsat at du starter ved tokenens første tegn
    • Matches midt i strengen ignoreres. F.eks.: Søgning efter syn vil ikke matche ordet sandsynligvis
  • Opdel tokens ved ikke-alfanumeriske tegn. F.eks.: Strengen: Supe_Duper giver tokensene: Super og Duper
    • Underscores er ikke afgrænsere i standardtokenizeren
  • Opdel tokens ved skift mellem små/store bogstaver. F.eks.: Strengen: PowerShot giver tokensene: Power og Shot
  • Opdel tokens ved skift mellem bogstaver/tal. F.eks.: Strengen: XL500 giver tokensene: XL og 500
  • Fjerner foranstillede og efterstillede afgrænsere fra hver token. F.eks.: Strengen: XL---42+'Autocoder' giver tokensene:  XL42 og Autocoder
  • Fjerner det engelske ejefalds-s ('s) fra slutningen af hver token. F.eks.: Strengen: Dave's giver tokenen: Dave

Bemærk, at kombinationen af standard- og tilpassede tokenizers lader dig søge efter den fulde tokenstreng (takket være standardtokenizeren) og præfikstokensene (takket være den tilpassede tokenizer), men du vil ikke matche en præfikstoken, der omfatter en afgrænser. 

Eksempel: Hvis du har en aftale med navnet My_NDA

  • Standardtokenizeren vil producere en token, der ser sådan ud: my_nda
  • Den tilpassede tokenizer vil producere en række præfikstokens: m, my, n, nd og nda
  • Et forsøg på at søge efter my_nd vil ikke give nogen resultater, fordi 
    • Standardtokenizeren opretter ikke præfikstokens, kun fulde strenge
    • Den tilpassede tokenizer afgrænser underscoren, så enhver præfikstoken vil ikke inkludere den

Eksempel 2: Hvis du har en aftale med navnet XL500

  • Standardtokenizeren vil producere en token, der ser sådan ud: xl500
  • Den tilpassede tokenizer vil producere en række præfikstokens: xxl550 og 500
  • Et forsøg på at søge efter xl5 vil ikke give nogen resultater, fordi 
    • Standardtokenizeren opretter ikke præfikstokens, kun fulde strenge
    • Den tilpassede tokenizer afgrænser skiftet mellem bogstav/tal, så der kan ikke oprettes nogen præfikstoken, der skifter fra et bogstav til et tal

 

Søgefiltre

Filterikonet åbner indstillingerne for yderligere at reducere datasættet ved at vælge et datointerval:

  • Alle datoer
  • Seneste 24 timer
  • Seneste 7 dage
  • Seneste 30 dage
  • Seneste 12 måneder
  • Brugerdefineret datointerval

En ekstra indstilling, Søg efter skjult indhold, er tilgængelig.

  • Når Søg efter skjult indhold er valgt, er det kun skjult indhold, der inkluderes i det returnerede datasæt, foruden andre aktiv filtreringer

Bemærk:

Når et filter vælges, vises der et tag ved siden af filterikonet. Du kan klikke på et filter for at fjerne det, efter datasættet er returneret.

 

Navn eller Titel på aftalen er øverst til højre i sidelayoutet:

Titel – aftalens navn

 

Oprettelsesdato er umiddelbart under aftalens navn.

Oprettelsesdato

 

Aftalens aktuelle Status vises under aftalens navn, og oprettelsesdatoen er øverst til højre i vinduet.

Aftalestatus

 

Hvem aftalen er Fra vises øverst til højre. 

  • Feltet Fra kan kun ses, når du ikke er afsenderen.
Sendt af – Fra

 

Den globale meddelelse for aftalen findes øverst til højre, lige under afsenderen

Global meddelelse

 

Den aktuelle modtager identificeres på den nye, udvidede deltagerliste, der tydeligt viser alle modtagere og deres status i forhold til aftalen

Modtagerliste

Evnen til at gennemgå og redigere biblioteksskabeloner ved at vælge filtret Skabeloner i sporet nederst til venstre.

Ved at vælge én skabelon vises det højre spors indstillinger:

  • Åbn skabelon – åbner en visning af skabelonen
  • Brug skabelon – starter en ny aftale med skabelonen allerede vedhæftet
  • Rediger skabelon – lader brugeren redigere skabelonfelterne og egenskaber
  • Slet – sletter skabelonen. Denne handling kan ikke fortrydes.
  • Download PDF – lader brugeren downloade en tom PDF af biblioteksskabelonen
  • Download individuelle filer – lader brugeren downloade de individuelle filer, der oprindeligt blev brugt til at oprette biblioteksskabelonen. 
    • Det samlede antal filer, der oprindeligt blev brugt, er angivet i parentes 
  • Download formularfeltdata – downloader en csv-fil af alle fuldførte aftaler, der har brugt formularen
  • Noter – noter til skabelonen, der kun kan ses af skabelonejeren og de brugere/grupper, som skabelonen er delt med

>> Flere detaljer om oprettelse og redigering af skabeloner kan findes her

Rediger skabelonen

Evnen til at gennemgå og redigere webformularer ved at vælge filtret Webformularer i sporet nederst til venstre.

Ved at vælge én webformularer vises det højre spors indstillinger:

  • Åbn webformular – åbner en visning af skabelonen
  • Hent kode – viser HTML- og script-koden for webformularen
  • Rediger webformular – lader brugeren redigere skabelonfelterne og egenskaber
  • Download PDF – lader brugeren downloade en tom PDF af biblioteksskabelonen
  • Download formularfeltdata – downloader en csv-fil af alt feltindholdet fra fuldførte webformularer
  • Download individuelle filer – lader brugeren downloade de individuelle filer, der oprindeligt blev brugt til at oprette biblioteksskabelonen. 
    • Det samlede antal filer, der oprindeligt blev brugt, er angivet i parentes 
  • Del – deler adgang til webformularen til den designerede delt til-parts Administrer-side
    • Deling af en webformular lader den delt til-part:
      • Åbne webformularen for at se de originale dokumenter
      • Hent koden for webformularen
      • Download en PDF af det eller de originale dokumenter, der blev brugt til at bygge webformularen
      • Download de formularfeltdata, som er blevet indsamlet på alle fuldførte underordnede aftaler, der er genereret fra webformularen
      • Del adgang til webformularen til andre parter
      • Skjul webformularen fra personlig visning
      • Gennemgå og rediger noterne på webformularen
  • Skjul webformular – skjuler webformularen fra din personlige visning
    • Skjulning af webformularskabelonen hverken deaktiverer den eller forhindrer brugere adgang til den (hvis den er aktiv)
  • Noter – noter til webformularen, som kun kan ses af brugere, der skriver dem

>> Flere detaljer om webformularer kan findes her

Rediger en webformular

Evnen til at gennemgå en Mega Sign er tilgængelig i sporet nederst til venstre på siden Administrer.

Ved at vælge én Mega Sign-hændelse vises det højre spors indstillinger:

  • Åbn Mega Sign – åbner en visning af det skabelondokument, der blev brugt til Mega Sign
  • Påmindelse – opret og send en påmindelse til alle parter, der ikke har fuldført deres underordnede aftale
  • Download PDF – lader brugeren downloade en tom PDF af biblioteksskabelonen
  • Download formularfeltdata – downloader en csv-fil af alle fuldførte aftaler 
  • Download individuelle filer – lader brugeren downloade de individuelle filer, der oprindeligt blev brugt til at oprette biblioteksskabelonen. 
    • Det samlede antal filer, der oprindeligt blev brugt, er angivet i parentes 
  • Skjul Mega Sign – skjuler Mega Sign-hændelsen fra din visning
    • Skjulning af den overordnede skabelon påvirker ikke de underordnede aftaler
  • Del – deling af det overordnede objekt udfylder det objekt på den delt til-persons Administrer-side
    • Deling af den overordnede Mega Sign-skabelon deler automatisk de underordnede aftaler
    • En delt overordnet skabelon lader den delt til-part:
      • Se den originale overordnede skabelon
      • Download en PDF af det originale dokument
      • Download de feltdata, der blev indsamlet på de fuldførte underordnede aftaler
      • Del det overordnede objekt med andre parter
      • Vis aktivitetsoversigt for Mega Sign-hændelsen
      • Vis og rediger noter for det overordnede objekt
  • Vis aktivitetsrapport – åbner en oversigt over underordnede aftaler, der er opdelt efter den aktuelle status
  • Noter – noter til skabelonen, der kun kan ses af skabelonejeren og de brugere/grupper, som skabelonen er delt med
  • En hurtig oversigt af de underordnede aftaler 

>> Flere oplysninger om Mega Sign kan findes her

Vis Mega Sign-aktivitet

Du kan få vist muligheden for at erstatte den aktuelle deltager ved at bevæge musen hen over ikonet for den aktuelle deltager og derefter klikke på linket Erstat deltager.

Afhængigt af dine kontoindstillinger findes der to muligheder:

  • Udskift modtager – denne mulighed udskifter den aktuelle modtager, så denne nægtes yderligere adgang til aftalen
  • Tilføj alternativ modtager – tilføjelse af en alternativ modtager inkluderer den nye modtager, hvilket efterlader den originale modtager på plads og i stand til at fuldføre aftalen

>>Fulde detaljer om, hvordan den aktuelle underskriver erstattes, kan findes her

Muligheder for at udskifte aktuel modtager

Afsenderen af en aftale har autoritet til at ændre godkendelsesmetoden for de enkelte deltagere, efter at aftalen er sendt.

Dette er især nyttigt, hvis der er brugt en adgangskode, som er mistet/glemt. Det er nemt at nulstille adgangskoden.

Du kan finde muligheden for at redigere godkendelse af modtagere ved at bevæge musen hen over ikonet for den aktuelle modtager og derefter klikke på linket Rediger ud for godkendelsesmetoden.

Bemærk:

Denne indstilling gælder kun for adgangskoder, der bruges til godkendelse af modtagere.

Adgangskoder, der bruges til at beskytte en underskrevet PDF-fil, er ikke berørt

Rediger godkendelsesmetode

Muligheden for at indstille, redigere og slette udløbsdatoen for aftalen findes under oprettelsesdatoen: Udløbsdato

Klik på blyantsikonet for at åbne redigeringspanelet.

Komplette funktionsdetaljer

Rediger udløbsdatoen

Layoutet af siden Administrer viser parterne i en aftale bedre, hvilket giver:

  • Løbende status for, hvor mange deltagere der har afsluttet deres handlinger (direkte under mailen for den aktuelle deltager)
  • En fuld liste over alle deltagere og deres rolle i forhold til aftalen (til højre)
Modtagerliste

Sådan får du vist indholdet (filer) i en aftale:

  • Klik én gang på aftalen for at vælge den, og åbn det højre spor
  • Klik på handlingen Åbn aftale 
Åbn aftalen

 

Aftalen åbnes til gennemsyn, og kontrolelementer til højre forbliver samme sted.

Åbnet aftale

Muligheden for at erstatte filerne i en sendt aftale findes under handlingerne til højre: Rediger aftale

Komplette funktionsdetaljer

Rediger aftale

Du kan finde muligheden for at oprette eller slette påmindelser under handlingerne til højre: Påmindelse

Komplette funktionsdetaljer

Ny Administrer-side – påmindelse

Du kan finde muligheden for at dele aftalen under handlingerne til højre: Del

Når aftalen er gemt:

  • Der sendes en mail til den bruger (mailadresse), du deler aftalen med
    • Mailen indeholder en vedhæftet PDF-fil for aftalen i den aktuelle tilstand 
  • Aftaleposten bliver tilgængelig på siden Administrer for den bruger (mailadresse), du har delt den med
    • Den pågældende bruger kan gennemse aftalen, som hvis brugeren havde modtaget aftalen på cc

Komplette funktionsdetaljer

Del en aftale

Du kan finde muligheden for at annullere aftalen under handlingerne til højre: Annuller

Komplette funktionsdetaljer

Annuller aftale

Du kan finde muligheden for at downloade aftalen og/eller revisionsrapporten for aftalen under handlingerne til højre: Download PDF og Download revisionsrapport respektivt

Download PDF – revisionsrapport

Administrer-siden opdeler funktionen for download af hele PDF-filen og download af de individuelle filer.

Du kan klikke på de enkelte filer for at downloade en PDF-version af de pågældende filer.

Download individuelle filer

Hvis en aftale underskrives uden for Adobe Signs underskrivelsesproces (f.eks.: En modtager udskriver dokumentet og underskriver det fysisk), kan dokumentets ophavsmand digitalisere og uploade aftalen tilbage i Adobe Sign.

Billede

Hvis din konto bruger id-kort som modtagervalidering, og du har valgt at gemme godkendelsesoplysningerne, har du mulighed for at downloade Rapport om underskriveridentitet.

Download identitetsrapport

Indhold kan skjules på siden Administrer. Dette indhold slettes ikke, status ændres ikke, og aftalen kan fortsætte normalt gennem signaturcyklussen. Aftalen er ganske enkelt ikke synlig i brugerens visning af siden Administrer.

Bemærk:

For at annullere skjulning af indholdet skal du først søge med filtret Vis kun skjulte aftaler (se: Metadata/notesøgning)

Skjul aftale

Du kan finde oversigten over hændelser for aftalen til højre nederst i handlingerne: Aktivitet

Aftaleaktivitet

 

Hvis du klikker på indstillingen Aktivitet, erstattes kontrolelementerne til højre med alle aktiviteter (Oversigt) for aftalen. De vises i kronologisk rækkefølge med de seneste hændelser øverst.

Komplette funktionsdetaljer

Aktivitetsliste

En bruger kan underskrive en aftale fra siden Administrer ved at vælge aftaleposten og klikke på knappen Vis og underskriv i det højre spor.

Se, og underskriv

 

Standardgrænsefladen til underskrivning af aftaler åbnes:

Billede


Elementer, der er blevet udfaset

Elementerne nedenfor fjernes fra siden Administrer, og det forventes ikke, at de bliver tilgængelige i den komplette version af siden.

Muligheden for at arkivere et dokument fjernes helt. 

  • Dette omfatter funktionen for mail direkte til arkiv
Billede

Kunder, der har indhold i deres arkiv, kan stadig se og downloade disse filer fra siden Administrer, men de kan ikke uploade nye dokumenter.

Billede

Funktionen Udskriv fjernes.

Hvis du vil udskrive en version af aftalen, anbefales det, at du downloader PDF-filen og udskriver den fra din lokale printerdriver.

Billede


Kendte fejl

Problem: Ved skift til den nye Administrer-side er siden helt tom uden noget aftaleindhold.

Test: forsøg på at indlæse denne side: https://documentcloud.adobe.com/

  • Hvis du ikke kan indlæse https://documentcloud.adobe.com/, skal du kontakte din interne netværksadministration og arbejde med dem om at fjerne blokeringen fra domænet documentcloud.adobe.com.
  • Hvis du kan tilgå ovenstående link, skal du kontakte support.

Bemærk:

Siderne Hjem og Vis aftale påvirkes ligeledes.