Vejledning til hurtig opsætning

Signaturindstillinger!

Der er mange muligheder med disse indstillinger, så lad os gå i gang!

Gå til Konto > Signaturindstillinger

De første to indstillinger styrer den automatiske formatering af den linje, som signaturen står på, og de signaturdata, der indsættes under linjen:

• Brug velformaterede signaturer og initialer
  • Denne indstilling placerer linjen og signaturindholdet under den
  • Hvis denne indstilling deaktiveres, er det kun signaturen, der placeres uden markeringer, der viser, at signaturen er elektronisk
• Juster dynamisk linjen under signaturen og initialerne 
  • Aktivér denne for dynamisk at justere linjen under signaturen til kun at være et par pixels længere end den/de faktiske signatur/initialer
  • Deaktivering af denne indstilling udskriver hele linjen for længden af det originale signaturfelt

Tillad modtagere at underskrive og skrive deres initialer med

Den næste sektion styrer, hvordan dine modtagere kan anvende deres signatur. Medmindre du har et specifikt forretningsformål med at begrænse indstillinger, anbefaler vi generelt, at du tillader modtagere at anvende deres signatur, som de ønsker.

Der er tre muligheder:

• Skrive deres navn og initialer – det nemmeste for de fleste underskriver er at skrive navnet, da dette ikke kræver nogen ekstra handling. Modtageren skriver sit navn, og der anvendes en håndskriftslignende skrifttype.
  • Vælg skrifttype til underskrivelse dynamisk – der er flere håndskriftslignende skrifttyper i Acrobat Sign-systemet. De anvendes som standard i en fast rækkefølge.  Hvis denne indstilling er aktiveret, er startpunktet for den anvende skrifttype tilfældig
• Tegning af håndskreven signatur og håndskrevne initialer på skærmen med mus, stylus eller fingeren – hvis denne indstilling benyttes, kan modtagerne tegne deres signatur fysisk.
• Upload af et billede af deres signatur og initialer – dette gør, at modtageren kan uploade et billede af deres signatur fra deres lokale system.

Tillad modtagere at bruge deres gemte signatur

Denne sektion af indstillinger angiver, om dine modtagere kan bruge en eksisterende gemt signatur (biometriske og billedbaserede signaturer gemmes).  Hvis du ikke tillader brugen af gemte signaturer, skal modtageren eksplicit skrive, tegne eller uploade sin signatur afhængigt af de signaturtyper, du tillader.

Mulighederne er:

• Alle modtagere – denne indstilling gør, at alle modtagere har mulighed for at bruge deres gemte signaturer.
• Interne modtagere – denne indstilling gør, at det kun er modtagere, som også findes som brugere på din Acrobat Sign-konto, der kan bruge deres gemte signaturer.
• Ingen – ingen modtagere kan bruge deres gemte signatur.

Der er et ekstra afkrydsningsfelt i denne sektion:

• Tillad brugere på min konto at uploade et billede og gemme det i deres profil som deres signatur og initialer – hvis dette felt markeres, kan brugere på din Acrobat Sign-konto uploade et billede af deres signatur i sektionen Personlige præferencer.

Tilføjelse af dit firmabrand er en god måde at tilpasse Acrobat Sign på for brugerne på din konto, men også for dine underskrivere.

Firmanavn og URL-værtsnavn

I denne sektion kan du indstille firmanavnet og et værtsnavn for din konto. Disse virker måske meget grundlæggende, men de vil tilpasse din konto. 

Disse to indstillinger gælder hele kontoen og kan ikke justeres på gruppeniveauet.

Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Kontoindstillinger > Kontoopsætning

Firmanavn

Den værdi, du angiver i dette felt, udfyldes automatisk i feltet Firmanavn for nye brugere, når de oprettes i kontoen.

Acrobat Sign tillader som standard brugere at redigere deres personlige indstillinger, og dette omfatter værdien Firmanavn for deres individuelle brugere.

Hvis du vil opdatere værdien Firmanavn i profilen for alle brugere i din konto:

• Markér feltet Angiv firmanavn for alle brugere på kontoen
• Klik på Gem

Alle brugerprofiler tager værdien i feltet Firmanavn som værdien Firma i deres brugerprofiler.

Værtsnavn

Indstilling af værtsnavnet for din konto ændrer den URL-adresse, som dine brugere logger på, og den URL-adresse, hvor aftaler hostes for dine underskrivere.

Resultatet er en tilpasset URL-adresse med dit værtsnavn.

Sektionen Globale indstillinger på fanen Konto er en af de mere funktionsrige sektioner, og alle indstillingerne er specifikke for den enkelte anvendelse.

Herunder beskriver vi kort hver enkelt indstilling og forklarer vores anbefaling, men det er meget sandsynligt, at dit eksempel adskiller sig fra den "mest almindelige brug."

Gå til Konto > Kontoindstillinger > Globale indstillinger.

• Vedhæft en CSV-fil med formulardata til afsenderens mails med underskrevne aftaler
  Hvis du bruger formularer og gerne vil have en CSV-fil til formulardataene for hvert underskrevet dokument, skal du markere feltet. Det kan imidlertid være lidt tungt at skulle have individuelle CSV-filer for hver enkelt transaktion.
  
  Hvis du har brug for at indsamle data eller skubbe data tilbage i din CRM, kunne det måske være bedre at opbygge en API-løsning.
  


• Begrænset dokumentsynlighed
  Denne funktion giver dig mulighed for at vise angivne filer i din transaktion til kun dine forskellige underskrivere. Hvis du skal have det maksimale ud af Begrænset dokumentsynlighed, kræver det, at du har en god forståelse af dit signaturflow i forhold til de dokumenter, du sender, og hvordan du vedhæfter disse dokumenter.
  
  Hvis du overvejer at sende en stor transaktion med flere filer til flere underskrivere og gerne vil skjule dele af dokumentet for én eller flere underskrivere, er denne indstilling noget for dig! Her er en hurtig video, hvis du stadig ikke har truffet din beslutning.

• Vedhæft en PDF-kopi af det underskrevne dokument i afsendte mails
  Når din transaktion er færdig, vil alle involverede som standard få en kopi. Med denne indstilling kan du ændre det, så kopier kun sendes internt, eksternt, begge dele eller ingen af delene.
  
  Hvordan du angiver denne indstilling, afhænger helt af din dokumenttype. Hvis du indsamler følsomme oplysninger, kan det godt betale sig ikke at udsende underskrevne kopier. Sikkerhedsmæssigt er det den bedste indstilling, men giver også den mulighed, at dine kunder kontakter dig for at få en kopi af dokumentet. I disse tilfælde anbefaler vi, at underskriveren tilmelder sig Acrobat Sign for at få en gratis konto og henter en kopi direkte fra Acrobat Sign.
  


• Vedhæft revisionsrapport til fuldførte dokumenter
  Hvis du har brug for at vedhæfte revisionsrapporter til kopien af det underskrevne dokument, vi har sendt til dig på mail, skal du som minimum aktivere denne indstilling for afsenderen.
  


• Flet flere dokumenter til ét dokument efter underskrivelse
  Når du uploader flere filer til én transaktion, samler Acrobat Sign disse filer til én PDF, før den sendes til underskrivelse.
  
  Indstillingen angiver, om dine underskrevne og arkiverede mails indeholder den ene store PDF-fil, eller om dokumentet er opdelt i flere filer.
  

• Send en ekstra kopi af hver enkelt underskrevet aftale til disse mailadresser

Det er det eksterne arkiv igen, men denne indstilling kan konfigureres på gruppeniveau (for Business- og Enterprise-kunder) og giver dig mulighed for at sende afsluttede salgskontrakter til regnskabsafdelingen eller udfyldte NDA'er til den juridiske afdeling (eksempelvis).

• Upload underskrevet dokument
  Hvis du giver underskriverne mulighed for at udskrive dokumentet, underskrive det og faxe det tilbage, skal du aktivere denne indstilling. På et eller andet tidspunkt vil der være nogen, der udskriver et dokument og sender det til dig, og hvis denne indstilling ikke er aktiveret, kan du ikke lukke den transaktion i Acrobat Sign.
  
• Twitter-integration
  Lad dine brugere fremvise deres succes! Send en Twitter-besked, hver gang du fuldfører en transaktion.
  
• Delegering for brugere på min konto
  I dette tilfælde betyder delegering, at du tillader, at en anden underskriver (mailadresse) kan underskrive dokumentet for dig. Delegering fjerner ikke den oprindelige parts adgang, men giver blot en anden bruger bemyndigelse til at underskrive.
  
  Generelt anbefaler vi at gøre underskrivelsesprocessen så nem som mulig, og det indebærer, at der gives mulighed for delegering. I visse anvendelsestilfælde er der dog et stort behov for, at det kun er en udpeget part, der underskriver.
  

• Bemyndigelse til at underskrive
  Denne indstilling angiver, hvilken standardadgang der er til at underskrive et dokument for brugerne på din Acrobat Sign-konti.
  Generelt anbefaler vi, at alle som standard får tilladelse til at underskrive. Hvis du har intention om at bruge Acrobat Sign til HR-formål, skal du helt sikkert have alle til at underskrive.
  Hvis du som standard angiver, at ingen får underskrivelsesrettigheder, skal du eksplicit give de brugere, der rent faktisk skal underskrive, mulighed for det.
  Tip!: Som administrator er du ikke udelukket fra at være underskriver. Så hvis du har brug for at underskrive dokumenter, og du som standard nægter underskrivelse, skal du som det næste gå til Brugere og grupper, klikke på din mailadresse og aktivere dine underskrivelsesrettigheder.
• Delegering til bruger uden for min konto
  Fungerer lige som den ovenstående indstilling, men denne funktion er specifik for brugere, der ikke er i din Acrobat Sign-konto.
  Indstil en tidszone, der skal bruges til aftaler, som brugere på denne konto har oprettet
  Dette indstiller tidszonen for dato/klokkeslæt-stempler på dine transaktioner.
  
• Gruppeadministrator-relaterede indstillinger
  Business- og Enterprise-kunder kan have grupper, og hvis du har grupper, kan det være nyttigt at have administratorer til netop disse grupper.
  Disse to indstillinger giver dig tilladelse til at give (eller ikke) gruppeadministratorer mulighed for at tilføje nye brugere eller redigere deres gruppeindstillinger (der primært er de samme indstillinger, du ser i sektionen Globale indstillinger).
  

Afsendelsesindstillinger er de funktioner, som dine afsendelsesagenter kan se på fanen Send. Dette afsnit omhandler alle de konfigurationer, der er tilgængelige på den side.

Lige som med globale indstillinger er disse meget specifikke i forhold til anvendelsen.

Det er også lidt langt, så hent en kop kaffe, og gå til Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger.

• Ny afsendelse
  Denne indstilling aktiverer den nye afsendelse. Du kan også give brugerne mulighed for at skifte mellem den nye og den klassiske afsendelse.
  
• Vis siden Send, efter du er logget på
  Denne indstilling viderestiller dine brugere til fanen Send, efter de logger på Acrobat Sign (i stedet for fanen Hjem).
  Hvis du oplever irriterende forsinkelser, når du logger på første gang, skyldes det sandsynligvis scripts, der kører på fanen Hjem for at få de smarte rapporteringsknapper til at vise de rigtige data. Hvis dine brugere i stedet gerne vil direkte i gang med afsendelsesprocessen og ikke se fanen Hjem, er denne funktion noget for dig!
  
• Send dokumenter til godkendelse
  Kræver dit workflow godkendelse af en eller flere personer, men ikke deres signatur? Aktivér i så fald denne funktion.
  

• Vedhæftning af dokumenter
  Denne indstilling aktiverer alle de forskellige kanaler, der tillader, at en bruger kan vedhæfte et dokument. Hvis du har et stort behov for versionsstyring af dine dokumenter, vil det formentlig være en god idé at deaktivere alt undtagen det bibliotek, hvor de aktuelle versioner af dine formularer er.
  
• Autoudfyld dokumentnavn
  Det sparer tid, når dokumentnavnet udfyldes automatisk, men husk, at dokumentet får navnet på den første fil, der vedhæftes. Så hvis du aktiverer indstillingen, skal du alvorligt overveje at lade afsenderen redigere dokumentnavnet. For at være på den sikre side.
• Sprog
  Denne indstilling giver brugerne mulighed for at indstille sproget ved underskrivelse af eksterne brugere på siden Send.
  

• Meddelelsesskabeloner
  Sparer meget tid for agenter med stor volumen. Meddelelsesskabelonerne gør det muligt at indstille en ny standardmeddelelse og yderligere definere et udvalg af andre brugerdefinerede meddelelsesskabeloner. Hvis du opdager, at du sender de samme dokumenter med samme meddelelse flere gange om dagen, bør du bruge lidt tid på at få dette konfigureret.
  
• Private beskeder til modtagere
  Den gør det muligt at inkludere en privat besked til hver modtager.
  
• Tilladte signaturtyper
  Som standard er kun den elektroniske signatur aktiveret. Der er dog et forholdsvist stort antal personer i denne verden, der gerne vil udskrive og faxe deres dokumenter tilbage. Hvis du muligvis har nogle kunder af denne type, skal du aktivere indstillingen Faxsignatur.
  
• Indstillinger for afsendersignatur
  Disse indstillinger er beregnet til situationer, hvor afsenderen vil være medunderskriver af dokumentet. Og hvis du tillader, at afsenderne kan være medunderskrivere, er det en god idé at konfigurere standardindstillingerne for hvert workflow for at minimere den mængde, som afsenderne skal justere i hver transaktion.
  
• Påmindelser
  Hvis din proces kræver, at du konfigurerer påmindelser, giver denne indstilling dig mulighed for at konfigurere påmindelsens tekst og gentagelse, så du reducerer cyklustiden for dine afsendere yderligere.
  
• Beskyttelse af underskrevne dokumenter med adgangskode
  Når denne indstilling er aktiveret, skal brugeren angive en adgangskode for at kunne åbne den underskrevne PDF eller se den online.
  Det giver lidt bøvl, men sikkerheden er god.
  
• Bekræftelse af underskrivers identitet for underskrivere på min konto
  Acrobat Sign har flere 2 faktor-godkendelsesmetoder for underskrivere. Afhængigt af dit anvendelsestilfælde kan det være en idé at tillade én eller flere af disse muligheder, og det kan være, at du gerne vil tillade, at afsenderne vælger deres metode, eller ikke vil tillade det.
  

• Dokumentudløb
  Hvis dit anvendelsestilfælde omfatter "mulighedsvinduer", f.eks. en særlig pris, der kun er tilgængelig i de næste XX dage, kan du definere det vindue og gennemtvinge, at dokumentet udløber, hvis det ikke er underskrevet inden for den krævede tid.
  Hvis du aktiverer denne indstilling, anbefales det, at du overvejer at aktivere indstillingen Tillad ændring af udløbsindstillinger, efter dokumentet er sendt. Du behøver ikke at forlænge deadlinen, men det er rart at have muligheden.
  
• Ny visning og oprettelse
  Den giver mulighed for den nye oprettelsesmåde. Den giver også brugere mulighed for at skifte mellem den nye og klassiske oprettelse.
  
• Eksempel, sæt signaturer, eller tilføj formularfelter
  Hvis du finder ud af, at du tilføjer felter til et dokument løbende, kan det være en god idé at have feltværktøjet til træk og slip aktiveret som standard. Hvis du arbejder med dokumenter med versionsstyring, er det formentlig en god idé at fjerne muligheden for, at brugerne kan justere felter.
  
• Rækkefølge for underskrivelse
  De fleste dokumenter (som vi ser) underskrives i en sekventiel rækkefølge, og det er standardværdien. Hvis du imidlertid finder ud af, at dit mest almindelige workflow benytter en parallel signaturproces, hvor alle skal underskrive samtidig, kan du konfigurere det her.
  
  Du har også mulighed for at lade afsendere vælge, hvilket workflow der passer bedst til deres transaktioner, hvis du står med en fod i begge verdener.

Sikkerhedsindstillingerne for Acrobat Sign svarer til den generelle indstilling for adgangskodesikkerhed, du finder for ethvert program, som du har administreret – med et par mærkelige dokumentindstillinger.

Du kan konfigurere sikkerheden ved at gå til Konto > Kontoindstillinger > Sikkerhedsindstillinger.

• Indstillinger for Enkeltlogin
  Godkender dine brugere fra enten en Adobe- eller Google-brugerbase? I så fald skal du aktivere den relevante indstilling og deaktivere det, du ikke forventer at bruge.
  
• Husk mig-indstillinger
  Den gør det muligt at huske brugerens loginoplysninger i en bestemt tidsperiode. Vælg tidsperioden i rullemenuen.
  
• Politik for loginadgangskode
  Denne indstilling angiver parametrene for, hvor ofte adgangskoden skal nulstilles, og hvor mange tidligere anvendte adgangskoder Acrobat Sign husker for at forhindre, at de samme adgangskoder bruges igen og igen.
  
• Loginadgangskodens styrke
  Den krævede styrke af dine adgangskoder er vigtig for at sikre din kontosikkerhed, og vi anbefaler, at denne værdi indstilles så højt, som dine brugere vil acceptere.
  
• PDF-krypteringstype
  Det afgørende ved PDF-krypteringsniveauer er at have en god idé om, hvilken version af Reader dine underskrivere sandsynligvis har installeret. De mere avancerede krypteringer kræver mere moderne versioner af Reader.
  Generelt set kan man sige, at hvis din tilsigtede underskriver blot er en lille smule teknisk anlagt, kan du forholdsvist sikkert indstille denne værdi til 128-bit AES. Acrobat 7 blev frigivet i begyndelsen af 2005, og de fleste har opgraderet siden da.
  
• API
  Den gør det muligt at tillade, at programmer fra partnere, der ikke er certificerede, kan få adgang til data fra denne konto. Giv også brugere, der ikke er kontoadministratorer, mulighed for at udvikle programmer, der anvender Acrobat Sign-API'en.
  
• Tilladte IP-områder
  Hvis du er bekymret for, om eksterne parter forsøger at få adgang til dine brugere, kan du begrænse IP-området med et suverænt forsvar. Sørg blot for, at ingen arbejder hjemmefra eller på en mobilenhed, der ikke er på de netværk, du ejer.
  
• Kontodeling
  Kontodeling er en nyttig funktion til administration medarbejdere, der rapporterer til dig, men det kan være en god idé at styre, hvem de deler deres konti med. Mange administratorer vælger kun at oprette kontodeling, når der oprettes nye brugere, og deaktiverer den indstilling, der gælder hele kontoen.
  
• Verificering af underskrivers identitet
  Skal dine brugere logge på, før de kan underskrive et dokument? Afhængigt af din anvendelse kan det være en god sikkerhedskontrol.
  
• Adgangskode til underskrivelse af aftaler
  Den gør det muligt at anvende en adgangskodepolitik, når underskrivelse eller visning af et dokument skal beskyttes.
  
• Styrken af adgangskode til underskrivelse af aftaler
  Angiv en adgangskodes styrke.
  
• Vidensbaseret godkendelse
  Du kan begrænse antallet af forsøg, som underskriverne må bruge for at validere deres identitet, før aftalen annulleres.

Skal du bruge API'et? Hvis du har en udvikler og ønsker at integrere Acrobat Sign i dit eksisterende CRM-system (eller andet, der er API-kompatibelt), bør denne indstilling overvejes.

Acrobat Sign understøtter en REST API:

Gå til Konto > Acrobat Sign API.

Brug af Adobe Document Cloud API'er til at få adgang til kundedata kræver OAuth-tokens.

Du kan oprette en integrationsnøgle, hvis du har et ældre program, som ikke understøtter OAuth.

Hvis du ikke ser linket til at oprette en integrationsnøgle, skal du kontakte support.

På denne side er der også

• WSDL-linket
• Link til OAuth-tokens
• Et link til metodedokumentation
• Og et link til REST API-prøverne

Når API'et er aktiveret, kan du desuden se et nyt link til venstre for API-anmodningsloggen. Denne log viser den indgående XML fra dine API-kald og kan være uvurderlig under fejlfinding af, om du har kodebaserede problemer.

REST API er tilgængelige via indstillingen API-programmer.

Når du er på siden, skal du klikke på linket Opret et nyt program, give dit program et navn og klikke på knappen Opret program.

Dit nye program-id og nye hemmelighed genereres og vises med det samme.

Det kan være meget nyttigt at opdele dine brugere i funktionsgrupper, især hvis du har forskellige signaturkrav eller rapportstrukturer, der skal overholdes.

Heldigvis er det utroligt nemt at oprette en gruppe i Acrobat Sign. Naviger blot til
Konto > Brugere eller Konto > Grupper.

Når du er på siden Gruppe, skal du klikke på knappen + øverst til højre på siden og angive det nye gruppenavn i feltet.

Der er også et link til at konfigurere indstillingerne for gruppen – klik på rækken for at se linket til gruppeindstillinger. Disse indstillinger er næsten identiske med de globale indstillinger, du konfigurerede på kontoniveauet, men eftersom grupper er et underobjekt til kontoen, tilsidesætter gruppeindstillingerne kontoindstillingerne.

Du vil også bemærke, at gruppenavnet altid kan opdateres, så hvis du vil ændre gruppenavnet, er det ikke noget problem.

Så er det endelig tid til at tilføje brugere!

Der er to måder at oprette nye brugere i Acrobat Sign på:

Én ad gangen

eller

Masseoprettelse via CSV-fil

Enkeltbrugerprocessen er ganske enkel. Naviger blot til
Gå til Konto > Brugere, og klik derefter på knappen + på den værktøjslinje, der vises ud for søgefeltet. Dialogboksen Opret vises.

Udfyld mailadresse, fornavn og efternavn, og vælg derefter en gruppe, som brugeren skal tildeles til (om nødvendigt).

Du ser også et afkrydsningsfelt, der hedder Vis deres aftaler. Denne indstilling opretter en kontoshare fra den nye bruger til din administratorbruger. Hvis du har brug for at overvåge din nye agents transaktioner, skal du markere dette felt.

Hvis du ikke gør det, kan du stadig oprette et share. Du skal blot bruge funktionen Kontodeling.

Når du har oprettet brugeren, sendes en mail til den adresse, du har angivet, hvori der anmodes om, at der skal indstilles adgangskoder. Når det er gjort, er brugeren aktiv og kan sende sit første dokument!

Metoden til masseoprettelse findes her: Gå til Konto > Brugere, og klik derefter på knappen + på den værktøjslinje, der vises ud for søgefeltet. Klik på Opret brugere samlet i dialogboksen Opret.

Processen er at oprette en CSV-fil med mindst én mailadresse samt kolonner til fornavn/efternavn. Du kan se det nøjagtige format i CSV-eksempelfilen – klik på linket download CSV-eksempelfil. Forbered filen i det angivne format. Når filen er klar, skal du klikke på Gennemse og vælge filen.

Den eneste ulempe ved denne proces er, at du ikke kan oprette sharet fra brugeren til din administratorkonto.