Denne vejledning indeholder de anbefalede første trin, når din Adobe Acrobat Sign-konto skal konfigureres og gøres klar til at sende transaktioner.
Nedenfor er der to faner – én til brugere af systemet og en anden til kontoadministratorer. På hver fane er der en liste over funktioner, der skal konfigureres, og lige til højre for funktionsnavnet findes de tjenesteniveauer, som de gælder for.
Vi anbefaler, at alle brugere konfigurerer deres personlige bruger-id først, og hvis du også tilfældigvis er kontoadministratoren, skal du fortsætte til fanen Administration og konfigurere dine kontoindstillinger.
Individual-konti er konti med enkeltlicenser, så den enkelte bruger som standard også er kontoadministratoren.
Når du logger på Acrobat Sign første gang, bør du bruge et minut på at gennemgå dine personlige brugeroplysninger. Disse oplysninger bruges i flere skabeloner, så det er vigtigt, at de er rigtige.
Profilsiden viser de specifikke værdier, som Acrobat Sign vil anvende ved tilpasning af dine transaktioner. Særligt vigtigt er:
Hvis du skal justere noget indhold, skal du klikke på knappen Rediger profil, foretage de nødvendige ændringer og derefter Gemme dine ændringer.
Acrobat Sign giver mulighed for tre signaturtyper afhængigt af dine personlige eller forretningsmæssige krav:
Hvis denne indstilling er dit valg, kræves der ingen eksplicit konfiguration.
Opret din unikke signatur ved at gå til Personlige indstillinger > Min signatur.
Klik på knappen Opret for at åbne signaturpanelet og vælge metoden for at oprette din signatur:
Klik på Anvend, når du har oprettet en acceptabel signatur.
For erfarne brugere, der ønsker at følge deres transaktioner tæt, kan du time milepæle, der kan udløse en mail til din indbakke, eller en alarm, der kan leveres i en rapport.
Du kan åbne siden Notifikationer ved at gå til Personlige præferencer > Mine notifikationer.
Nogle hurtige definitioner:
Både hændelser og alarmer kan konfigureres til at give besked på to måder. Du kan vælge ingen, en eller begge muligheder ved at markere konfigurationsmulighederne. Disse indstillinger er:
Bemærk også, at der er to faner til disse hændelser/alarmer.
Rapportering kan konfigureres nederst på siden for at sende dig en oversigt over de hændelser, du har kontrolleret, og den rapport kan sendes en gang om ugen, hver arbejdsdag eller hver dag i ugen, hvis du ønsker det.
Business- og Enterprise-tjenesteniveauer giver brugere mulighed for at oprette en personlig sidefod lige som en signaturfil i en mail.
Hvis indstillingen er aktiveret af din kontoadministrator, kan du indstille den ved at gå til: Personlige præferencer > Min mailsidefod
Denne sidefod er placeret tæt på bunden af dine transaktionsmails, men over sidefødder på kontoniveau:
Der er to standardsprogmuligheder at indstille:
Velkommen, administratorer!
Forhåbentligt er konfigurationen af dit personlige bruger-id vellykket, og du er klar til de større beslutninger, der gælder hele kontoen.
Beskrivelserne herunder er relativt korte, men hvis du får indstillet din konto korrekt, sikrer det, at dine afsendere og underskrivere har nemmere ved at anvende din proces og reducere de spørgsmål, der uundgåeligt kommer i forbindelse med ændringen efter implementeringen.
Bemærk! Det er ikke alle indstillinger, der er tilgængelige for dig, som er dækket helt. Kontakt support, hvis du har spørgsmål.
Lige som at sikkerhedskopiere din computer eller telefon er det en god idé at lave kopier af dine underskrevne aftaler. I stedet for at downloade aftalerne en efter en fra siden Administrer kan det eksterne arkiv sende en kopi af underskrevne aftaler til en anden mailadresse, en Evernote-konto eller en Box-konto.
Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Kontoindstillinger > Eksternt arkiv
Hvis du ønsker kopier af din kontos aftaler sendt til en anden mailadresse, skal du skrive den mailadresse i feltet Send en ekstra kopi… og klikke på knappen Gem ændringer.
Feltet Eksternt arkiv har en begrænsning på 255 tegn. Hvis du skal sende til flere personer, end der kan være, så prøv at bruge en distributionsliste!
Hvis du ønsker en kopi sendt til enten Evernote eller Box, skal du klikke på det tilsvarende klik her-link, og specifikke instruktioner vises i et nyt vindue.
Signaturindstillinger!
Der er mange muligheder med disse indstillinger, så lad os gå i gang!
Gå til Konto > Signaturindstillinger
De første to indstillinger styrer den automatiske formatering af den linje, som signaturen står på, og de signaturdata, der indsættes under linjen:
Den næste sektion styrer, hvordan dine modtagere kan anvende deres signatur. Medmindre du har et specifikt forretningsformål med at begrænse indstillinger, anbefaler vi generelt, at du tillader modtagere at anvende deres signatur, som de ønsker.
Der er tre muligheder:
Denne sektion af indstillinger angiver, om dine modtagere kan bruge en eksisterende gemt signatur (biometriske og billedbaserede signaturer gemmes). Hvis du ikke tillader brugen af gemte signaturer, skal modtageren eksplicit skrive, tegne eller uploade sin signatur afhængigt af de signaturtyper, du tillader.
Mulighederne er:
Der er et ekstra afkrydsningsfelt i denne sektion:
Tilføjelse af dit firmabrand er en god måde at tilpasse Acrobat Sign på for brugerne på din konto, men også for dine underskrivere.
Firmanavn og URL-værtsnavn
I denne sektion kan du indstille firmanavnet og et værtsnavn for din konto. Disse virker måske meget grundlæggende, men de vil tilpasse din konto.
Disse to indstillinger gælder hele kontoen og kan ikke justeres på gruppeniveauet.
Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Kontoindstillinger > Kontoopsætning
Firmanavn
Den værdi, du angiver i dette felt, udfyldes automatisk i feltet Firmanavn for nye brugere, når de oprettes i kontoen.
Acrobat Sign tillader som standard brugere at redigere deres personlige indstillinger, og dette omfatter værdien Firmanavn for deres individuelle brugere.
Hvis du vil opdatere værdien Firmanavn i profilen for alle brugere i din konto:
Alle brugerprofiler tager værdien i feltet Firmanavn som værdien Firma i deres brugerprofiler.
Markering af Indstil firmanavn for alle brugere i kontoen er en engangshandling med erstatning for alle brugere i din konto.
Når siden gemmes, opdateres alle brugerne, og fluebenet fjernes, så handlingen kan udløses igen, hvis det er nødvendigt (da brugere stadig har godkendelse til at ændre deres Firmanavn-værdier).
Værtsnavn
Indstilling af værtsnavnet for din konto ændrer den URL-adresse, som dine brugere logger på, og den URL-adresse, hvor aftaler hostes for dine underskrivere.
Resultatet er en tilpasset URL-adresse med dit værtsnavn.
Branding er vigtigt! Dine kunder vil gerne se dit logo på de transaktioner, du udsender, og ved at uploade dit logo brander du alle de mails, som Acrobat Sign sender for dine transaktioner.
JPEG-, GIF- eller PNG-billeder understøttes, hvor PNG generelt giver det bedste resultat.
Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Kontoindstillinger > Kontoopsætning > Upload logo.
Klik på knappen Upload, og gå til det billede, du vil bruge. Husk på, at billeder med de angivne mål (60 pixel (højde) x 200 pixel (bredde)) virker bedst.
Når du har valgt et billede, vises logoet til højre for knappen Upload:
Hvis du vil ændre logoet, skal du klikke på knappen Slet, hvorefter logoet fjernes.
Sektionen Globale indstillinger på fanen Konto er en af de mere funktionsrige sektioner, og alle indstillingerne er specifikke for den enkelte anvendelse.
Herunder beskriver vi kort hver enkelt indstilling og forklarer vores anbefaling, men det er meget sandsynligt, at dit eksempel adskiller sig fra den "mest almindelige brug."
Gå til Konto > Kontoindstillinger > Globale indstillinger.
Denne indstilling gælder kun den kopi, der er vedhæftet den underskrevne og arkiverede mail. Kopier, der senere downloades fra Acrobat Sign, vil altid være i én samlende PDF.
Det er det eksterne arkiv igen, men denne indstilling kan konfigureres på gruppeniveau (for Business- og Enterprise-kunder) og giver dig mulighed for at sende afsluttede salgskontrakter til regnskabsafdelingen eller udfyldte NDA'er til den juridiske afdeling (eksempelvis).
Husk, at indstillingen henviser til brugere på din Acrobat Sign-konto (ikke alle i din virksomhed). Det er muligt, at dine underskrivere ikke har bruger-id'er til Acrobat Sign på din konto, og disse parter dækkes ikke af denne indstilling.
Acrobat Sign virker på en relationsmodel med overordnet/underordnet, og grupper er kontoens underordnede objekter. Dette betyder, at en ny gruppe arver kontoegenskaberne. Det betyder også, at ændringer på gruppeniveau tilsidesætter indstillingerne for kontoniveauet.
Afsendelsesindstillinger er de funktioner, som dine afsendelsesagenter kan se på fanen Send. Dette afsnit omhandler alle de konfigurationer, der er tilgængelige på den side.
Lige som med globale indstillinger er disse meget specifikke i forhold til anvendelsen.
Det er også lidt langt, så hent en kop kaffe, og gå til Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger.
Formularer kan designes til at kræve, at en godkender udfylder feltoplysninger og stadig ikke underskriver dokumentet.
Du kan vælge alt, men hvis du aktiverer Telefongodkendelse, skal du først aktivere Tillad afsendere at vælge indstillinger for bekræftelse af underskrivers identitet for hver modtager.
Mere branding!
Gå til Konto > Mailindstillinger, hvor du finder:
Mailsidefod – denne indstilling, der gælder hele kontoen, placerer en tekstmeddelelse nederst i dine mails. Dette er et rigtigt godt sted at medtage nogle marketingoplysninger eller juridiske meddelelser.
Tillad, at brugere kan have deres egen mailsidefod – denne indstilling giver de separate brugere mulighed for at konfigurere deres personlige signaturindhold.
Billeder i sidehoved og -fod – mailsidehoveder og -fødder minder meget om logoer, men er større. Dette gør din branding stærkt fremtrædende i dine mails og fortæller tydeligt kunden, hvem de er fra.
Lige som med logoer understøttes JPEG-, GIF- og PNG-billeder.
Brug et billede, der er 200 pixel i højden og op til 600 pixel i bredden.
Du kan se et link til hver valgmulighed for at uploade et nyt billede. Dette gør det muligt at gennemse dit billede på dit lokale system. Klik på Gem.
Sikkerhedsindstillingerne for Acrobat Sign svarer til den generelle indstilling for adgangskodesikkerhed, du finder for ethvert program, som du har administreret – med et par mærkelige dokumentindstillinger.
Du kan konfigurere sikkerheden ved at gå til Konto > Kontoindstillinger > Sikkerhedsindstillinger.
Skal du bruge API'et? Hvis du har en udvikler og ønsker at integrere Acrobat Sign i dit eksisterende CRM-system (eller andet, der er API-kompatibelt), bør denne indstilling overvejes.
Acrobat Sign understøtter en REST API:
Gå til Konto > Acrobat Sign API.
Brug af Adobe Document Cloud API'er til at få adgang til kundedata kræver OAuth-tokens.
Du kan oprette en integrationsnøgle, hvis du har et ældre program, som ikke understøtter OAuth.
Hvis du ikke ser linket til at oprette en integrationsnøgle, skal du kontakte support.
På denne side er der også
Når API'et er aktiveret, kan du desuden se et nyt link til venstre for API-anmodningsloggen. Denne log viser den indgående XML fra dine API-kald og kan være uvurderlig under fejlfinding af, om du har kodebaserede problemer.
REST API er tilgængelige via indstillingen API-programmer.
Når du er på siden, skal du klikke på linket Opret et nyt program, give dit program et navn og klikke på knappen Opret program.
Dit nye program-id og nye hemmelighed genereres og vises med det samme.
Det kan være meget nyttigt at opdele dine brugere i funktionsgrupper, især hvis du har forskellige signaturkrav eller rapportstrukturer, der skal overholdes.
Heldigvis er det utroligt nemt at oprette en gruppe i Acrobat Sign. Naviger blot til
Konto > Brugere eller Konto > Grupper.
Når du er på siden Gruppe, skal du klikke på knappen + øverst til højre på siden og angive det nye gruppenavn i feltet.
Der er også et link til at konfigurere indstillingerne for gruppen – klik på rækken for at se linket til gruppeindstillinger. Disse indstillinger er næsten identiske med de globale indstillinger, du konfigurerede på kontoniveauet, men eftersom grupper er et underobjekt til kontoen, tilsidesætter gruppeindstillingerne kontoindstillingerne.
Du vil også bemærke, at gruppenavnet altid kan opdateres, så hvis du vil ændre gruppenavnet, er det ikke noget problem.
Hvis du har købt et Acrobat Sign til en lille virksomhed-abonnement, skal du bruge Admin Console til at administrere brugere og berettigelser, der er associeret med dem. Du kan også tildele flere administratorer til at hjælpe med at administrere dit team eller den funktionelle adfærd af Acrobat Sign
Så er det endelig tid til at tilføje brugere!
Der er to måder at oprette nye brugere i Acrobat Sign på:
Én ad gangen
eller
Masseoprettelse via CSV-fil
Enkeltbrugerprocessen er ganske enkel. Naviger blot til
Gå til Konto > Brugere, og klik derefter på knappen + på den værktøjslinje, der vises ud for søgefeltet. Dialogboksen Opret vises.
Udfyld mailadresse, fornavn og efternavn, og vælg derefter en gruppe, som brugeren skal tildeles til (om nødvendigt).
Du ser også et afkrydsningsfelt, der hedder Vis deres aftaler. Denne indstilling opretter en kontoshare fra den nye bruger til din administratorbruger. Hvis du har brug for at overvåge din nye agents transaktioner, skal du markere dette felt.
Hvis du ikke gør det, kan du stadig oprette et share. Du skal blot bruge funktionen Kontodeling.
Når du har oprettet brugeren, sendes en mail til den adresse, du har angivet, hvori der anmodes om, at der skal indstilles adgangskoder. Når det er gjort, er brugeren aktiv og kan sende sit første dokument!
Metoden til masseoprettelse findes her: Gå til Konto > Brugere, og klik derefter på knappen + på den værktøjslinje, der vises ud for søgefeltet. Klik på Opret brugere samlet i dialogboksen Opret.
Processen er at oprette en CSV-fil med mindst én mailadresse samt kolonner til fornavn/efternavn. Du kan se det nøjagtige format i CSV-eksempelfilen – klik på linket download CSV-eksempelfil. Forbered filen i det angivne format. Når filen er klar, skal du klikke på Gennemse og vælge filen.
Den eneste ulempe ved denne proces er, at du ikke kan oprette sharet fra brugeren til din administratorkonto.
Log ind på din konto