Creación de salas de reuniones virtuales y organización de diseños

Puede crear reuniones en Adobe Connect Central. Cada reunión tiene una URL estática (sala de reuniones) y persiste incluso después de cerrarla. Puede usar esta URL para iniciar la reunión de nuevo. Los anfitriones de las reuniones pueden personalizar la URL al crear una reunión.

Para incorporar el registro como parte de la reunión, se debe contar con la ficha Administración de eventos. Consulte Acerca de Adobe Connect Events. El administrador de la cuenta puede solicitar un seminario Web grande para 1500 participantes utilizando una licencia diferente. Si los administradores de Adobe Connect aprueban la solicitud, recibirá un URL de sala de reuniones. Utilice esta dirección URL para crear un sistema de registro de eventos.

Puede utilizar la sala de reuniones en cualquier momento para celebrar reuniones de prueba de 25 participantes. Configure la sala de reuniones con contenido/diseños antes de iniciar la reunión. No obstante, los participantes pueden acceder a la reunión 15 minutos antes de la hora programada. Se pueden llevar a cabo reuniones en cualquier momento sin necesidad de programarlas si se ha creado una sala de reuniones.

Crear un perfil de audio (para audioconferencias)

Use la ventana Mis perfiles de audio (Mi perfil > Mi perfil de audio) para configurar un perfil de audio que se utilizará con la audioconferencia. Los perfiles de audio utilizan la configuración de la conferencia asociada con el proveedor de audio seleccionado para iniciar la audioconferencia. Consulte Creación y utilización de perfiles de audio.

Iniciar el asistente de reuniones

Existen dos opciones para iniciar el asistente de Reuniones. Para crear la reunión en su carpeta Mis reuniones, vaya a la página de inicio de Adobe Connect Central. En esta página, haga clic en el botón Crear y seleccione Reunión en el menú. Para crear la reunión en otra carpeta para la que tiene permiso de gestión, desplácese hasta dicha carpeta en la Biblioteca de reuniones. A continuación, haga clic en el botón Nueva reunión.

Introducir información de reunión

Especifique los detalles de la reunión en la primera página del asistente para reuniones. Esta información incluye el nombre, URL personalizado, resumen, fecha, duración, plantilla, idioma, restricciones de acceso y ajustes de conferencia de audio (solo son obligatorios el nombre y el idioma). Puede seleccionar un perfil de audio del menú emergente en lugar de definir manualmente la configuración de la conferencia de audio.

Nombre
Introduzca el nombre de la sala de reuniones.

URL personalizada
Puede crear una dirección URL personalizada para que las reuniones sean más precisas. Añada solo caracteres alfanuméricos ASCII o guiones en el campo personalizado.  

Resumen
Añada un resumen de la reunión para compartirlo con los asistentes.

Hora de inicio
Seleccione la fecha y la hora de inicio de la reunión.

Duración
Elija la duración de la reunión.

Seleccionar plantilla
Seleccione la plantilla de la sala de reuniones. Para obtener más información sobre las plantillas, consulte Plantillas de sala predeterminadas para Adobe Connect.

Idioma
Seleccione el idioma de la sala de reuniones.

Acceso
Existen diferentes experiencias para los participantes en la reunión, que dependen de sus derechos de acceso. Los usuarios registrados, los miembros de la cuenta y los invitados pueden acceder a la sala de reuniones. A continuación, se indican los derechos que el anfitrión puede proporcionar a los participantes de la reunión:

• Los usuarios registrados pueden entrar en la sala
• Los miembros de la cuenta pueden entrar en la sala
• Los miembros de la cuenta pueden entrar en la sala sin que el anfitrión esté presente
• Los invitados aceptados pueden entrar en la sala
• Cualquier persona que tenga la dirección URL de la reunión puede entrar en la sala 
• Los usuarios deben introducir el código de acceso.

Para obtener más información sobre los derechos de acceso, consulteDerechos de acceso de los participantes de la reunión. 

Experiencia de audio/vídeo mejorada
En función de la configuración de la interfaz del navegador y la aplicación para la cuenta, los valores predeterminados correspondientes en el nivel de sala serán diferentes.

En el nivel de cuenta, la opción predeterminada es "Permitir que los anfitriones decidan en nombre de la sala". Sin embargo, un administrador puede elegir entre "Forzar experiencia de audio y vídeo mejorada" o "Forzar vista estándar".

En el nivel de sala, la configuración de la interfaz del navegador y la aplicación solo se activa cuando la opción correspondiente en el nivel de cuenta es "Permitir que los anfitriones decidan en nombre de la sala". Si el administrador de la cuenta ha utilizado una de las opciones de "forzado", los anfitriones no podrán cambiar la configuración en el nivel de sala.

En el nivel de sala, si la configuración del nivel de cuenta es "Permitir que los anfitriones decidan en nombre de la sala", se seleccionará de forma predeterminada Experiencia de audio/vídeo mejorada en todas las salas. Un anfitrión puede optar por cambiar esta configuración a la vista estándar.

Todas las salas recién creadas tendrán VoIP como opción predeterminada de Ajustes de conferencia de audio. Los anfitriones pueden optar por incluir otras conferencias de audio en la sala.  Para obtener más información sobre los perfiles de audio, consulte ಷCreación y utilización de perfiles de audio.

Grabaciones anónimas: cuando activa la opción  Experiencia de audio y vídeo mejorada, puede optar por hacer anónimos los nombres de todos los asistentes en las grabaciones. Existen dos opciones:

• Anonimizar todas las grabaciones: si activa esta opción, los nombres de todos los asistentes de la sala de reuniones se reemplazarán por Usuario 1, Usuario 2, etc. Los nombres de los asistentes se anonimizan en los pods Asistente, Chat y Preguntas y respuestas.
• Ofrecer a los anfitriones la opción de anonimizar grabaciones: si activa esta opción, puede anonimizar las grabaciones siempre que los anfitriones inicien una. Los nombres de los asistentes se reemplazarán automáticamente.

Ocultar pantalla de entrada: Si se selecciona esta opción, los participantes no podrán configurar su micrófono, altavoz o cámara antes de entrar en la reunión.

Nota: Si la opción Ocultar pantalla de entrada está seleccionada en Administración > Cumplimiento y control > Configuración avanzada, la opción Ocultar pantalla de entrada de la configuración de la reunión se desactivará.

Habilitar acceso al navegador: si activa esta opción y no tiene la aplicación Adobe Connect instalada en el equipo, la sala se abre en el navegador predeterminado. Si la opción está desactivada, debe instalar la aplicación y acceder a la sala.

Habilitar el acceso móvil: si activa esta opción, puede entrar en la reunión mediante las nuevas aplicaciones de iOS y Android para dispositivos móviles.

Active la opción de desactivación para que los participantes puedan indicar que no desean enviar información de manera no explícita a los anfitriones. Cuando los participantes seleccionan la opción de desactivación, Adobe Connect excluye el índice de seguimiento y el recuento de mensajes de chat privados de los informes de la reunión.

Seleccionar participantes de la reunión

Utilice la lista Usuarios y grupos disponibles para agregar participantes. Busque a los participantes por nombre y expanda los grupos para seleccionar participantes individuales. Si lo desea, asigne funciones seleccionando el nombre de un participante y haciendo clic en Permisos en la parte inferior de la lista de participantes. Después vaya al paso final para enviar las invitaciones o salir del asistente para enviar las invitaciones más tarde.

Envío de invitaciones

El asistente le guía a través de dos procesos distintos en función de si la reunión está abierta sólo a usuarios registrados o a cualquiera.

Si la reunión está abierta solo para usuarios registrados, seleccione Enviar invitaciones; a continuación, elija el grupo al que desea invitar (por ejemplo, solo anfitriones). Puede editar el texto que aparece en el mensaje de correo electrónico. Tiene la opción de incluir una cita de calendario de Microsoft Outlook.

Si la reunión está abierta para cualquiera usuario que tenga la dirección URL de reunión, haga clic en Enviar invitaciones por correo electrónico; de este modo, se abrirá su aplicación de correo electrónico y podrá agregar invitados a la lista de distribución de su mensaje de correo electrónico.

Comencemos

Los anfitriones de las reuniones pueden seleccionar la opción de vista del navegador o anular su selección y elegir si desean abrir la reunión en el cliente HTML del navegador. En función de las preferencias seleccionadas por el anfitrión, se solicita a los usuarios que se unan a la reunión con la nueva aplicación CEF o que continúen en el navegador. 

Plantillas y presentaciones de salas de reuniones

Una plantilla es simplemente una sala de reuniones que ya se ha diseñado. Puede contener uno o varios diseños con diferentes paneles de visualización, o pods, configuraciones y contenido. Los diseños pueden optimizarse para una tarea específica, como presentar diapositivas o colaborar con compañeros. Puede aprovechar el contenido y los diseños ya existentes para reducir las personalizaciones repetitivas cada vez que crea una nueva reunión. Cree sus propias plantillas o utilice las plantillas predeterminadas que se incluyen con Adobe Connect.

Para ayudarle a crear rápidamente una sala de reuniones, Adobe Connect ofrece tres plantillas integradas: Reunión predeterminada, Formación predeterminada y Eventos predeterminados. Cuando cree una reunión con el asistente para nueva reunión de Adobe Connect Central, seleccione una de estas tres plantillas para la sala de reuniones. Después, añada contenido e inicie la reunión.

Cuando crea una sala de reuniones a partir de una plantilla, se agrega la última versión del contenido a su sala. Si edita el archivo origen del contenido incrustado, los cambios no afectan al contenido de su sala. Para actualizar el contenido de la sala de reuniones, cargue el archivo revisado en el servidor de Adobe Connect y, después, sustituya el contenido ya existente en la sala de reuniones por el contenido revisado del servidor.

Plantilla general para reuniones. Contiene tres diseños: Uso compartido, Debate y Colaboración. El diseño Uso compartido está optimizado para compartir contenido (presentaciones de Microsoft PowerPoint, vídeo y Adobe PDF, entre otros). El diseño Debate está optimizado para debatir asuntos interactivamente y para tomar notas. El diseño Colaboración está optimizado para comentar el contenido y dibujar a mano sobre contenido.

Se utiliza para la educación en colaboración en línea y las clases virtuales. Contiene tres diseños: Punto de encuentro, Aula y Análisis. El diseño Punto de encuentro es un lugar para mostrar una presentación automática o para mostrar otro contenido preliminar. Deje el diseño de Punto de encuentro abierto para que los asistentes puedan explorar su contenido mientras esperan a que comience la reunión. En el diseño Aula, presente diapositivas de PowerPoint, comparta la pantalla o comparta una pizarra. El diseño Análisis le permite colaborar con los alumnos, proporcionar archivos para descargar y vínculos para explorar, y utilizar una pizarra para dar instrucciones. La plantilla de formación predeterminada y la plantilla de clase virtual predeterminada están disponibles en la carpeta de plantillas de formación compartidas , donde la última es la plantilla predeterminada para las clases virtuales.

Se utiliza para reuniones o seminarios con un público grande. Contiene tres diseños: Punto de encuentro, Presentación y Preguntas y Respuestas El diseño Punto de encuentro es un lugar donde reproducir música, exponer una presentación automática o mostrar otro contenido preliminar. Deje abierto el diseño Punto de encuentro para que los asistentes puedan explorar el contenido mientras esperan a que comience la reunión. En el diseño Presentación, presente las diapositivas de PowerPoint, comparta la pantalla o muestre una pizarra. El diseño Preguntas y Respuestas facilita una sesión abierta de preguntas y respuestas con participantes.

Información conservada en una plantilla

Una sala de reuniones convertida en plantilla es un duplicado de la sala original. En la plantilla se conservan diseños, pods, información sobre la sala y la mayor parte del contenido, incluidos los siguientes elementos:

• Diseños con nombre, orden y estado de comenzando (seleccionado)
• Pods con nombre, tamaño, posición y ajustes para cambio a pantalla completa
• Contenido del Pod
• Derechos de micrófono para los participantes.
  
• Número de página en archivos PDF y posición de la barra de búsqueda en archivos FLV
• Contenidos de superposición de la pizarra
• Estado de la encuesta (Preparación, Abierta, Cerrada), preguntas, respuestas y resultados de retransmisión
• Preguntas y respuestas, vínculo de pod de chat y estado (Abiertas, Respondidas, Todos)
• Texto en pod de notas
• Ajustes de vídeo
• Sala en espera (Sí, No)
• Valor para entrada de invitado
• Mensajes que se muestran a los usuarios cuando una reunión está en espera o finalizada
• Fondo de la sala, resolución de pantalla y ancho de banda
• Estado del área exclusiva del presentador
• Descripción del contacto con los invitados
• Todos los ajustes y cambios realizados en las salas de grupo de trabajo. Además, estos ajustes se emplean cuando se utiliza la plantilla para crear una reunión.
  

Cierta información no se guarda en la plantilla. Los ajustes de audioconferencia, los ajustes del asistente de configuración de audio y el contenido de un pod de chat no se guardan en una plantilla.

Aplicar una plantilla una nueva reunión

Convertir una sala de reuniones en una plantilla

Si usted es un anfitrión, puede crear una plantilla de sala de reuniones. Para agregar una sala de reuniones a la carpeta de Plantillas compartidas, deberá tener permisos de responsable para la carpeta. De forma predeterminada, usted tiene control completo sobre las reuniones y las plantillas en su carpeta de reuniones de usuario.

Administrar diseños

El menú Diseños y la barra de diseño solo están visibles para los anfitriones. Los diseños predeterminados son Uso compartido, Debate y Colaboración.

El panel Gestionar aparece en el menú ubicado a la derecha del panel Diseños. Puede crear nuevos diseños, duplicarlos, eliminarlos o cambiarles el nombre en el panel Gestionar.

CREAR UN DISEÑO

Cambiar el nombre de un diseño

Eliminar un diseño

Reordenar diseños

Buscar diseños

Bloquear diseños

Cambio de diseños durante una reunión

El menú Diseños y la barra de diseño solo están visibles para los anfitriones. Los diseños predeterminados son Uso compartido, Debate y Colaboración. También se enumera cualquier diseño personalizado. La barra Diseño también muestra las miniaturas de los diseños. Cuando un anfitrión elige otro diseño, el nuevo diseño aparece en la pantalla de todos los asistentes.

Ajuste de diseños durante una reunión

El modo de preparación permite a los anfitriones y los presentadores crear o modificar un diseño de sala de reuniones mientras tiene lugar la reunión, pero sin que los participantes vean los cambios hasta que el anfitrión los haga visibles.

Elija una imagen de fondo para la sala de reuniones

Puede sustituir el fondo gris predeterminado con una imagen.

Restablecer diseños

Restablecer diseños para volver a los diseños predeterminados. Cualquier modificación que se haga a los diseños de uso compartido, debate y colaboración se invertirá, y se eliminarán los diseños predeterminados.

Especificar opciones de la barra Diseño

Las opciones de la barra Diseño permiten especificar la posición de acoplamiento y los ajustes de ocultar automáticamente. En el menú de la barra Diseño, elija una de las siguientes opciones:

Permite que el usuario acople la barra de diseño en el borde izquierdo de la ventana de la sala de reuniones.

Permite que el usuario acople la barra de diseño en el borde derecho de la ventana de la sala de reuniones.

Activar para Ocultar automáticamente la barra Diseño. Haga clic en para mostrar la barra Diseño.

Panel Diseños Active o desactive el panel Diseños desde el panel Reuniones ubicado en la parte superior.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué debo hacer si no puedo acceder a la cámara?

Ejecute un análisis rápido y compruebe si la aplicación puede acceder a la cámara. Si el análisis no detecta la cámara, realice lo siguiente:

• Compruebe si alguna otra aplicación está accediendo a la cámara.
• Elimine todas las aplicaciones que probablemente estén utilizando la cámara.
• Cierre y vuelva a iniciar el explorador en el que falla el acceso a la cámara.
• Desconecte y vuelva a conectar la cámara, si está conectada.