Creación de salas de reuniones virtuales y organización de diseños

Obtenga información sobre cómo crear salas de reuniones y utilizar plantillas para definir el diseño de varios pods y componentes. Utilice de nuevo las plantillas predeterminadas o cree plantillas.

Crear reuniones

Puede crear reuniones en Adobe Connect Central. Cada reunión tiene una URL estática (sala de reuniones) y persiste incluso después de cerrarla. Puede usar esta URL para iniciar la reunión de nuevo. Los anfitriones de las reuniones pueden personalizar la URL al crear una reunión.

Para incorporar el registro como parte de la reunión, se debe contar con la ficha Administración de eventos. Consulte Acerca de Adobe Connect Events. El administrador de la cuenta puede solicitar un seminario Web grande para 1500 participantes utilizando una licencia diferente. Si los administradores de Adobe Connect aprueban la solicitud, recibirá un URL de sala de reuniones. Utilice este URL para crear un sistema de registro de eventos.

Puede utilizar la sala de reuniones en cualquier momento para celebrar reuniones de prueba de 25 participantes. Configure la sala de reuniones con contenido/diseños antes de iniciar la reunión. No obstante, los participantes pueden acceder a la reunión 15 minutos antes de la hora programada. Se pueden llevar a cabo reuniones en cualquier momento sin necesidad de programarlas si se ha creado una sala de reuniones.

Crear un perfil de audio (para audioconferencias)

Use la ventana Mis perfiles de audio (Mi perfil > Mi perfil de audio) para configurar un perfil de audio que se utilizará con la audioconferencia. Los perfiles de audio utilizan la configuración de la conferencia asociada con el proveedor de audio seleccionado para iniciar la audioconferencia. Consulte Creación y utilización de perfiles de audio.

Iniciar el asistente de reuniones

Existen dos opciones para iniciar el asistente de Reuniones. Para crear la reunión en su carpeta Mis reuniones, vaya a la página de inicio de Adobe Connect Central. En esta página, haga clic en el botón Crear y seleccione Reunión en el menú. Para crear la reunión en otra carpeta para la que tiene permiso de gestión, desplácese hasta dicha carpeta en la Biblioteca de reuniones. A continuación, haga clic en el botón Nueva reunión.

Crear una reunión en la página principal de Adobe Connect Central
Crear una reunión en la página principal

Crear una reunión en una carpeta desde la ficha Reuniones de Adobe Connect Central
Crear una reunión en una carpeta desde la ficha Reuniones

Introducir información de reunión

En la primera página del asistente de reuniones, introduzca los detalles de la reunión. Esta información incluye el nombre, URL personalizado, resumen, fecha, duración, plantilla, idioma, restricciones de acceso y ajustes de conferencia de audio (solo son obligatorios el nombre y el idioma). Si está disponible, puede seleccionar un perfil de audio del menú emergente en vez de definir manualmente la configuración de la audioconferencia. Para obtener más información sobre los perfiles de audio, consulte Creación y utilización de perfiles de audio.

En la ficha Reunión > Editar información de cualquier reunión de Adobe Connect Central, los anfitriones de la reunión ahora pueden elegir entre ambas experiencias, la vista HTML5 y la vista clásica mediante la selección de los siguientes botones de opción y casillas de verificación.

Nota:

A partir de Adobe Connect 11.2, las reuniones deberán realizarse solo en la vista estándar o clásica.  La opción de combinar vistas en una única sala de reuniones ya no estará disponible.

Interfaz de la aplicación

Los siguientes botones de opción controlan el comportamiento de la aplicación de reunión en la opción Interfaz de la aplicación.

Vista estándar (predeterminado):

Permita que los usuarios se unan solo desde las aplicaciones de escritorio. A los usuarios que se unan desde navegadores se les redirigirá al cliente HTML (si no están instaladas las aplicaciones de escritorio). A los usuarios procedentes de navegadores antiguos (por ejemplo, Internet Explorer 11) o una aplicación de escritorio anterior, se les pedirá que se unan desde un navegador moderno (Chrome, Firefox, Safari o Edge) o que actualicen a la versión más reciente de la aplicación de escritorio. Los usuarios móviles también pueden unirse mediante las aplicaciones para dispositivos móviles actuales.

Utilizar audio mejorado:

en la vista estándar, seleccione esta casilla de verificación para utilizar el códec de audio Opus en la sala de reuniones a fin de que todos los asistentes disfruten de una experiencia de audio mejorado. Solo los usuarios procedentes de las nuevas aplicaciones de escritorio pueden unirse a este modo.

Precaución:

si elige la opción Audio mejorado, los usuarios móviles no podrán unirse mediante las aplicaciones para dispositivos móviles de Connect.

Vista clásica

En este modo, la sala de reuniones solo permitirá que los usuarios se unan desde la aplicación de escritorio anterior. A los usuarios que procedan de navegadores se les pedirá que instalen la aplicación de escritorio o que se unan mediante ella. Los usuarios móviles también pueden unirse mediante las aplicaciones para dispositivos móviles actuales.

Active la opción de desactivación para que los participantes puedan indicar que no desean enviar información de manera no explícita a los anfitriones. Cuando los participantes seleccionan la opción de desactivación, Adobe Connect excluye el índice de seguimiento y el recuento de mensajes de chat privados de los informes de la reunión.

Nota:

Como excepción, la opción Interfaz de la aplicación no afecta al flujo de trabajo de grabación. Esta opción de indicador es para las reuniones y no para las grabaciones. Para obtener más información sobre la grabación, consulte Grabar y reproducir reuniones de Adobe Connect.

Interfaz del navegador

Las siguientes casillas de verificación permiten activar las opciones de HTML del navegador en la opción Interfaz del navegador.

Vista estándar (predeterminado):

permita que los usuarios se unan desde el cliente HTML solo en navegadores o las nuevas aplicaciones de escritorio. A los usuarios que se unan desde navegadores se les redirigirá al cliente HTML (si no están instaladas las aplicaciones de escritorio). A los usuarios que procedan de navegadores antiguos (por ejemplo, Internet Explorer 11) o de una aplicación de escritorio anterior se les pedirá que se unan desde un navegador moderno (Chrome, Firefox, Safari o Edge) o que actualicen a la versión más reciente de la aplicación de escritorio. Los usuarios móviles también pueden unirse mediante las aplicaciones para dispositivos móviles actuales.

Utilizar audio mejorado:

en la vista estándar, seleccione esta casilla de verificación para utilizar el códec de audio Opus en la sala de reuniones a fin de que todos los asistentes disfruten de una experiencia de audio mejorado. Solo los usuarios procedentes del cliente HTML en navegadores modernos podrán unirse a este modo. Los usuarios móviles no podrán unirse con las aplicaciones para dispositivos móviles actuales.

Precaución:

si elige la opción Audio mejorado, los usuarios móviles no podrán unirse mediante las aplicaciones para dispositivos móviles de Connect.

Vista clásica

En este modo, la sala de reuniones solo permitirá que los usuarios se unan desde la aplicación de escritorio anterior. A los usuarios que procedan de navegadores se les pedirá que instalen la aplicación de escritorio o que se unan mediante ella. Los usuarios móviles también pueden unirse mediante las aplicaciones para dispositivos móviles actuales.

Active la opción de desactivación para que los participantes puedan indicar que no desean enviar información de manera no explícita a los anfitriones. Cuando los participantes seleccionan la opción de desactivación, Adobe Connect excluye el índice de seguimiento y el recuento de mensajes de chat privados de los informes de la reunión.

Nota:

Para que los participantes se incorporen a la reunión mediante el cliente HTML, seleccione la opción Habilitar cliente HTML para participantes. Si un administrador ha forzado la activación de cliente HTML en su cuenta, los anfitriones no pueden anular esta opción.

Nota:

Los anfitriones de reuniones pueden especificar la vista que deseen en la opción Interfaz de la aplicación o Interfaz del navegador de las reuniones.

Seleccionar participantes de la reunión

Utilice la lista Usuarios y grupos disponibles para agregar participantes. Busque a los participantes por nombre y expanda los grupos para seleccionar participantes individuales. Si lo desea, asigne funciones seleccionando el nombre de un participante y haciendo clic en Permisos en la parte inferior de la lista de participantes. Después vaya al paso final para enviar las invitaciones o salir del asistente para enviar las invitaciones más tarde.

Envío de invitaciones

El asistente le guía a través de dos procesos distintos en función de si la reunión está abierta sólo a usuarios registrados o a cualquiera.

Si la reunión está abierta solo para usuarios registrados, seleccione Enviar invitaciones; a continuación, elija el grupo al que desea invitar (por ejemplo, solo anfitriones). Puede editar el texto que aparece en el mensaje de correo electrónico. Tiene la opción de incluir una cita de calendario de Microsoft Outlook.

Si la reunión está abierta para cualquiera usuario que tenga la dirección URL de reunión, haga clic en Enviar invitaciones por correo electrónico; de este modo, se abrirá su aplicación de correo electrónico y podrá agregar invitados a la lista de distribución de su mensaje de correo electrónico.

Nota:

Adobe Connect no puede enviar una invitación a una reunión cuando el recuento de caracteres para el contenido que se envía al cliente de correo electrónico es de más de 1000 caracteres. El problema está relacionado con las etiquetas HTML mailto, ya que los navegadores no pueden iniciar un cliente de correo electrónico cuando el contenido es superior a 1000 caracteres.

Comencemos

Los anfitriones de las reuniones pueden optar por seleccionar la opción de vista del navegador o anular su selección y, por lo tanto, elegir si desean abrir la reunión en HTML o con Flash Player en el navegador. En función de las preferencias elegidas por el anfitrión, se solicita a los usuarios que se unan a la reunión con la nueva aplicación CEF o que continúen en el navegador. 

Ilustración del aspecto de la pantalla para los usuarios noveles
Ilustración del aspecto de la pantalla para los usuarios noveles

Plantillas y presentaciones de salas de reuniones

Una plantilla es simplemente una sala de reuniones que ya se ha diseñado. Puede contener uno o varios diseños con diferentes paneles de visualización, o pods, configuraciones y contenido. Los diseños pueden optimizarse para una tarea específica, como presentar diapositivas o colaborar con compañeros. Puede aprovechar el contenido y los diseños ya existentes para reducir las personalizaciones repetitivas cada vez que crea una nueva reunión. Cree sus propias plantillas o utilice las plantillas predeterminadas que se incluyen con Adobe Connect.

Para ayudarle a crear rápidamente una sala de reuniones, Adobe Connect ofrece tres plantillas integradas: Reunión predeterminada, Formación predeterminada y Eventos predeterminados. Cuando cree una reunión con el asistente para nueva reunión de Adobe Connect Central, seleccione una de estas tres plantillas para la sala de reuniones. Después, añada contenido e inicie la reunión.

Cuando crea una sala de reuniones a partir de una plantilla, se agrega la última versión del contenido a su sala. Si edita el archivo origen del contenido incrustado, los cambios no afectan al contenido de su sala. Para actualizar el contenido de la sala de reuniones, cargue el archivo revisado en el servidor de Adobe Connect y, después, sustituya el contenido ya existente en la sala de reuniones por el contenido revisado del servidor.

Plantilla de Reunión predeterminada

Plantilla general para reuniones. Contiene tres diseños: Uso compartido, Debate y Colaboración. El diseño Uso compartido está optimizado para compartir contenido (presentaciones de Microsoft PowerPoint, vídeo y Adobe PDF, entre otros). El diseño Debate está optimizado para debatir asuntos interactivamente y para tomar notas. El diseño Colaboración está optimizado para comentar el contenido y dibujar a mano sobre contenido.

Diseños predeterminados de salas de reuniones
Diseños de plantilla de Reunión predeterminada

A. Uso compartido B. Debate C. Colaboración 

Plantilla de Formación predeterminada

Se utiliza para la educación en colaboración en línea y las clases virtuales. Contiene tres diseños: Punto de encuentro, Aula y Análisis. El diseño Punto de encuentro es un lugar para mostrar una presentación automática o para mostrar otro contenido preliminar. Deje el diseño de Punto de encuentro abierto para que los asistentes puedan explorar su contenido mientras esperan a que comience la reunión. En el diseño Aula, presente diapositivas de PowerPoint, comparta la pantalla o comparta una pizarra. El diseño Análisis le permite colaborar con los alumnos, proporcionar archivos para descargar y vínculos para explorar, y utilizar una pizarra para dar instrucciones. La plantilla de formación predeterminada y la plantilla de clase virtual predeterminada están disponibles en la carpeta de plantillas de formación compartidas, donde la última es la plantilla predeterminada para las clases virtuales.

Plantilla de Eventos predeterminados

Se utiliza para reuniones o seminarios con un público grande. Contiene tres diseños: Punto de encuentro, Presentación y Preguntas y Respuestas El diseño Punto de encuentro es un lugar donde reproducir música, exponer una presentación automática o mostrar otro contenido preliminar. Deje abierto el diseño Punto de encuentro para que los asistentes puedan explorar el contenido mientras esperan a que comience la reunión. En el diseño Presentación, presente las diapositivas de PowerPoint, comparta la pantalla o muestre una pizarra. El diseño Preguntas y Respuestas facilita una sesión abierta de preguntas y respuestas con participantes.

Información conservada en una plantilla

Una sala de reuniones convertida en plantilla es un duplicado de la sala original. En la plantilla se conservan diseños, pods, información sobre la sala y la mayor parte del contenido, incluidos los siguientes elementos:

  • Diseños con nombre, orden y estado de comenzando (seleccionado)
  • Pods con nombre, tamaño, posición y ajustes para cambio a pantalla completa
  • Contenido del Pod
  • Derechos de micrófono para los participantes.
  • Número de página en archivos PDF y posición de la barra de búsqueda en archivos FLV
  • Contenidos de superposición de la pizarra
  • Estado de la encuesta (Preparación, Abierta, Cerrada), preguntas, respuestas y resultados de retransmisión
  • Preguntas y respuestas, vínculo de pod de chat y estado (Abiertas, Respondidas, Todos)
  • Texto en pod de notas
  • Ajustes de vídeo
  • Sala en espera (Sí, No)
  • Valor para entrada de invitado
  • Mensajes que se muestran a los usuarios cuando una reunión está en espera o finalizada
  • Fondo de la sala, resolución de pantalla y ancho de banda
  • Estado del área exclusiva del presentador
  • Descripción del contacto con los invitados
  • Todos los ajustes y cambios realizados en las salas de grupo de trabajo. Además, estos ajustes se emplean cuando se utiliza la plantilla para crear una reunión.

Cierta información no se guarda en la plantilla. Los ajustes de audioconferencia, los ajustes del asistente de configuración de audio y el contenido de un pod de chat no se guardan en una plantilla.

Aplicar una plantilla una nueva reunión

  1. En la página de inicio de Adobe Connect Central, en la barra de menús Crear nuevo, haga clic en Reunión.
  2. En la página Introducir información de la reunión, junto a Seleccionar plantilla, haga clic en el menú y realice una selección. La ubicación predeterminada es Plantillas compartidas\Plantilla de reunión predeterminada.

Convertir una sala de reuniones en una plantilla

Si usted es un anfitrión, puede crear una plantilla de sala de reuniones. Para agregar una sala de reuniones a la carpeta de Plantillas compartidas, deberá tener permisos de responsable para la carpeta. De forma predeterminada, usted tiene control completo sobre las reuniones y las plantillas en su carpeta de reuniones de usuario.

  1. Desde la ficha Reuniones de Adobe Connect Central, desplácese hasta la sala de reuniones que quiera convertir.
  2. Seleccione la casilla de verificación disponible junto a la sala de reuniones.
  3. En la barra de navegación, haga clic en Mover.

    Se muestran dos columnas en Adobe Connect Central. El nombre de la sala de reuniones se muestra en la columna izquierda. En la columna derecha, bajo la cabecera Mover a esta carpeta, Reuniones de usuarios > [su cuenta] está seleccionado de manera predeterminada. Si desea utilizar esta carpeta, vaya al paso 5.

  4. Desplácese hasta una carpeta de plantillas como, por ejemplo, la carpeta Plantillas compartidas, y selecciónela.
  5. Haga clic en Mover en la parte inferior de la columna.

    Su sala de reuniones ahora reside en la carpeta de plantilla que ha seleccionado. La plantilla se agrega a la lista en la carpeta apropiada.

    Cuando crea una reunión con el asistente para nueva reunión, puede seleccionar la plantilla que ha creado desde el menú Seleccionar plantilla. Puede personalizar esta sala como cualquier otra según sus necesidades. Una vez que la sala está creada, no puede aplicarle una nueva plantilla. En su lugar, cree una reunión con la nueva plantilla.

Adobe recomienda

Cómo crear diseños -- un tutorial de lynda.com

lynda.com

Administrar diseños

El menú Diseños y la barra de diseño solo están visibles para los anfitriones. Los diseños predeterminados son Uso compartido, Debate y Colaboración.

El panel Gestionar aparece en el menú ubicado a la derecha del panel Diseños. Puede crear nuevos diseños, duplicarlos, eliminarlos o cambiarles el nombre en el panel Gestionar.

Ilustración sobre cómo gestionar diseños
Ilustración sobre cómo gestionar diseños

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Uso de diseños de Adobe Connect

Teaching and Learning Center at UOIT

CREAR UN DISEÑO

  1. Para crear un diseño en blanco al que añadir pods manualmente o un duplicado de un diseño existente, realice una de las siguientes acciones:
    • Seleccione Diseños.

    • Haga clic en más  en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Esto le permite crear un nuevo diseño en blanco o duplicar uno existente.

    Crear un nuevo diseño
    Crear un nuevo diseño

  2. Crear un nuevo diseño: se creará un nuevo diseño. De forma predeterminada, el nombre del diseño será "Nuevo diseño", si no se cambia.

  3. Duplicar diseño existente: se duplicará un diseño que ya se encuentra en la sala.  Solo tiene que seleccionar el diseño que desee duplicar en el menú desplegable. El nombre será "Duplicado" de "nombre del diseño", si no se cambia.

Cambiar el nombre de un diseño

  1. Para cambiar el nombre de un diseño, seleccione Gestionar en la opción de menú Diseños ubicada en la parte derecha de la pantalla.

  2. En el modo de diseño, seleccione el diseño cuyo nombre desee cambiar.

  3. Haga doble clic en el nombre del diseño e introduzca uno nuevo.

Eliminar un diseño

  1. Para eliminar un diseño, seleccione Gestionar en la opción de menú Diseños ubicada en la parte derecha de la pantalla.

  2. En el modo de diseño, seleccione el diseño que desee eliminar. Puede seleccionar varios diseños a la vez.

  3. En el modo de diseño de la parte superior, se muestra el número de diseños seleccionados. Haga clic en Eliminar () y confirmar.

Nota:

Si se elimina un diseño que está actualmente en uso, se aplicará el diseño para compartir a la reunión de manera predeterminada.

Reordenar diseños

  1. En el modo de diseño, puede cambiar el orden en el que aparecen los diseños en el menú Presentación. 

  2. Arrastre los diseños hacia arriba o hacia abajo para reordenarlos.

Nota:

Arrastre la previsualización del diseño en la barra Diseño para cambiar el orden de los diseños.

Buscar diseños

  1. Para buscar un diseño, seleccione Gestionar en la opción de menú Diseños ubicada en la parte derecha de la pantalla.

  2. Haga clic en el icono de búsqueda  ubicado en la parte superior del panel y empiece a escribir el nombre del diseño. Si el término de búsqueda coincide con un diseño, se mostrará el diseño deseado.

  3. Seleccione el diseño. Haga clic en Eliminar () y confirmar.

Bloquear diseños

Nota:

Al bloquear un diseño, se bloquea la visualización y se evita que se eliminen o se modifiquen los diseños mostrados ante cualquier operación no intencionada.

  1. En el panel Diseño, seleccione el diseño que desee bloquear. 

  2. Para bloquear un diseño, seleccione Bloquear en la opción de menú Diseños ubicada en la parte derecha de la pantalla.

  3. Anule la selección de la opción Bloquear para desbloquear el diseño.

Nota:

Las opciones de diseño Buscar y Bloquear solo están disponibles para el navegador web (HTML).

Cambio de diseños durante una reunión

El menú Diseños y la barra de diseño solo están visibles para los anfitriones. Los diseños predeterminados son Uso compartido, Debate y Colaboración. También se enumera cualquier diseño personalizado. La barra Diseño también muestra las miniaturas de los diseños. Cuando un anfitrión elige otro diseño, el nuevo diseño aparece en la pantalla de todos los asistentes.

  1. Para cambiar un diseño, realice una de estas acciones:
    • Elija Diseños > [Nombre del diseño]

    • Haga clic en un diseño en la barra Diseño.

Nota:

Si los diseños no caben en la barra de diseño, desplácese por ellos y coloque el puntero sobre la primera o la última vista previa. También puede utilizar las opciones de panorámica o la rueda del ratón para desplazarse.

Ajuste de diseños durante una reunión

El modo de preparación permite a los anfitriones y los presentadores crear o modificar un diseño de sala de reuniones mientras tiene lugar la reunión, pero sin que los participantes vean los cambios hasta que el anfitrión los haga visibles.

  1. Seleccione Cambiar a Modo de preparación en el menú desplegable del panel superior. También puede hacer clic en el icono de llave inglesa  ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

    Aparece una ventana emergente para avisarle de que el modo de preparación está activo.

  2. La función Modo de preparación resalta los pods activos en azul y los pod no activos en blanco. 

    Nota:

    Cualquier cambio realizado en los pods activos está visible de forma inmediata para los participantes.

  3. Desde el menú Diseños o la barra Diseño, seleccione el diseño que desea ajustar. A continuación, mueva, oculte o muestre los pods según sea necesario.

  4. Cuando acabe de ajustar el diseño, seleccione Finalizar modo de preparación en el menú desplegable o haga clic en el icono de llave inglesa  por segunda vez.

    Esto desactivará el modo de preparación y le devolverá al diseño en el que tiene lugar actualmente la reunión. Si ha realizado cambios en los pods existentes, este se aplicará a otros participantes de la reunión.

  5. Para activar el nuevo diseño, haga clic en el menú Diseños y seleccione el nuevo diseño. La sala de reuniones se transformará para los participantes.

Elija una imagen de fondo para la sala de reuniones

Puede sustituir el fondo gris predeterminado con una imagen.

  1. Elija Reunión > Preferencias.
  2. Haga clic en cargar, y luego busque la imagen seleccionada. Si no agregó el archivo en Adobe Connect anteriormente, haga clic en Examinar mi PC.

Restablecer diseños

Restablecer diseños para volver a los diseños predeterminados. Cualquier modificación que se haga a los diseños de uso compartido, debate y colaboración se invertirá, y se eliminarán los diseños predeterminados.

  1. Para restablecer un diseño, seleccione Restablecer ajustes predeterminados en la opción de menú Diseños ubicada en la parte derecha de la pantalla.

Nota:

No puede restablecer diseños si se está grabando una reunión.

Especificar opciones de la barra Diseño

Las opciones de la barra Diseño permiten especificar la posición de acoplamiento y los ajustes de ocultar automáticamente. En el menú de la barra Diseño, elija una de las siguientes opciones:

Acoplar a la izquierda

Permite que el usuario acople la barra de diseño en el borde izquierdo de la ventana de la sala de reuniones.

Acoplar a la derecha

Permite que el usuario acople la barra de diseño en el borde derecho de la ventana de la sala de reuniones.

Ocultar automáticamente

Activar para Ocultar automáticamente la barra Diseño. Haga clic en para mostrar la barra Diseño.

Panel Diseños Active o desactive el panel Diseños desde el panel Reuniones ubicado en la parte superior.

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