Obtenga información sobre cómo crear salas de reuniones y utilizar plantillas para definir el diseño de varios pods y componentes. Utilice de nuevo las plantillas predeterminadas o cree plantillas.

Crear reuniones

Puede crear reuniones en Adobe Connect Central. Cada reunión tiene una URL estática (sala de reuniones) y persiste incluso después de cerrarla. Puede usar esta URL para iniciar la reunión de nuevo. Los anfitriones de las reuniones pueden personalizar la URL al crear una reunión.

Para incorporar el registro como parte de la reunión, se debe contar con la ficha Administración de eventos. Consulte Acerca de Adobe Connect Events. El administrador de la cuenta puede solicitar un seminario Web grande para 1.500 participantes utilizando una licencia diferente. Si los administradores de Adobe Connect aprueban la solicitud, recibirá un URL de sala de reuniones. Utilice este URL para crear un sistema de registro de eventos.

Puede utilizar la sala de reuniones en cualquier momento para celebrar reuniones de prueba de 25 participantes. Configure la sala de reuniones con contenido/diseños antes de iniciar la reunión. No obstante, los participantes pueden acceder a la reunión 15 minutos antes de la hora programada. Es posible celebrar reuniones más pequeñas en cualquier momento, sin programarlas, creando una sala de reuniones.

Creación de un perfil de audio (para audioconferencias)

Use la ventana Mis perfiles de audio (Mi perfil > Mi perfil de audio) para configurar un perfil de audio que se utilizará con la audioconferencia. Los perfiles de audio utilizan la configuración de la conferencia asociada con el proveedor de audio seleccionado para iniciar la audioconferencia. Consulte Creación y utilización de perfiles de audio.

Inicio del asistente de reuniones

Existen dos opciones para iniciar el asistente de Reuniones. Para crear la reunión en su carpeta Mis reuniones, vaya a la página de inicio de Adobe Connect Central. En esta página, haga clic en el botón Crear y seleccione Reunión en el menú. Para crear la reunión en otra carpeta para la que tiene permiso de gestión, desplácese hasta dicha carpeta en la Biblioteca de reuniones. A continuación, haga clic en el botón Nueva reunión.

Crear una reunión en la página principal de Adobe Connect Central
Crear una reunión en la página principal
Crear una reunión en una carpeta desde la ficha Reuiones de Adobe Connect Central
Crear una reunión en una carpeta desde la ficha Reuniones

Introducción de información sobre la reunión

En la primera página del asistente de reuniones, introduzca los detalles de la reunión. Esta información incluye el nombre, URL personalizado, resumen, fecha, duración, plantilla, idioma, restricciones de acceso y ajustes de conferencia de audio (solo son obligatorios el nombre y el idioma). Si está disponible, puede seleccionar un perfil de audio del menú emergente en vez de definir manualmente la configuración de la audioconferencia. Para obtener más información sobre los perfiles de audio, consulte Creación y utilización de perfiles de audio.

Active la opción de desactivación para que los participantes puedan indicar que no desean enviar información de manera no explícita a los anfitriones. Cuando los participantes seleccionan la opción de desactivación, Adobe Connect excluye el índice de seguimiento y el recuento de mensajes de chat privados de los informes de la reunión.

Nota:

Para que los participantes puedan entrar a la reunión mediante el cliente HTML, seleccione la opción Habilitar cliente HTML para participantes.

Selección de los participantes de la reunión

Utilice la lista Usuarios y grupos disponibles para agregar participantes. Busque a los participantes por nombre y expanda los grupos para seleccionar participantes individuales. Si lo desea, asigne funciones seleccionando el nombre de un participante y haciendo clic en Permisos en la parte inferior de la lista de participantes. Después vaya al paso final para enviar las invitaciones o salir del asistente para enviar las invitaciones más tarde.

Envío de invitaciones

El asistente le guía a través de dos procesos distintos en función de si la reunión está abierta sólo a usuarios registrados o a cualquiera.

Si la reunión está abierta solo para usuarios registrados, seleccione Enviar invitaciones; a continuación, elija el grupo al que desea invitar (por ejemplo, solo anfitriones). Puede editar el texto que aparece en el mensaje de correo electrónico. Tiene la opción de incluir una cita de calendario de Microsoft Outlook.

Si la reunión está abierta para cualquiera usuario que tenga la URL de reunión, haga clic en Enviar invitaciones por correo electrónico; de este modo, se abrirá su aplicación de correo electrónico y podrá agregar invitados a la lista de distribución de su mensaje de correo electrónico.

Nota:

Adobe Connect no puede enviar una invitación a una reunión cuando el recuento de caracteres para el contenido que se envía al cliente de correo electrónico es de más de 1000 caracteres. El problema está relacionado con las etiquetas HTML mailto, ya que los navegadores no pueden iniciar un cliente de correo electrónico cuando el contenido es superior a 1000 caracteres.

Plantillas y presentaciones de salas de reuniones

Una plantilla es simplemente una sala de reuniones que ya se ha diseñado. Puede contener uno o varios diseños con diferentes paneles de visualización, o pods, configuraciones y contenido. Los diseños pueden optimizarse para una tarea específica, como presentar diapositivas o colaborar con compañeros. Puede aprovechar el contenido y los diseños ya existentes para reducir las personalizaciones repetitivas cada vez que crea una nueva reunión. Cree sus propias plantillas o utilice las plantillas predeterminadas que se incluyen con Adobe Connect.

Para ayudarle a crear rápidamente una sala de reuniones, Adobe Connect ofrece tres plantillas integradas: Reunión predeterminada, Formación predeterminada y Eventos predeterminados. Cuando cree una reunión con el asistente para nueva reunión de Adobe Connect Central, seleccione una de estas tres plantillas para la sala de reuniones. Después, añada contenido e inicie la reunión.

Cuando crea una sala de reuniones a partir de una plantilla, se agrega la última versión del contenido a su sala. Si edita el archivo origen del contenido incrustado, los cambios no afectan al contenido de su sala. Para actualizar el contenido de la sala de reuniones, cargue el archivo revisado en el servidor de Adobe Connect y, después, sustituya el contenido ya existente en la sala de reuniones por el contenido revisado del servidor.

Plantilla de Reunión predeterminada

Plantilla general para reuniones. Contiene tres diseños: Uso compartido, Debate y Colaboración. El diseño Uso compartido está optimizado para compartir contenido (presentaciones de Microsoft PowerPoint, vídeo y Adobe PDF, entre otros). El diseño Debate está optimizado para debatir asuntos interactivamente y para tomar notas. El diseño Colaboración está optimizado para comentar el contenido y dibujar a mano sobre contenido.

Diseños predeterminados de salas de reuniones
Diseños de plantilla de Reunión predeterminada

A. Uso compartido B. Debate C. Colaboración 

Plantilla de Formación predeterminada

Se utiliza para la educación en colaboración en línea y las clases virtuales. Contiene tres diseños: Punto de encuentro, Aula y Análisis. El diseño Punto de encuentro es un lugar para mostrar una presentación automática o para mostrar otro contenido preliminar. Deje el diseño de Punto de encuentro abierto para que los asistentes puedan explorar su contenido mientras esperan a que comience la reunión. En el diseño Aula, presente diapositivas de PowerPoint, comparta la pantalla o comparta una pizarra. El diseño Análisis le permite colaborar con los alumnos, proporcionar archivos para descargar y vínculos para explorar, y utilizar una pizarra para dar instrucciones. La plantilla de formación predeterminada y la plantilla de clase virtual predeterminada están disponibles en la carpeta de plantillas de formación compartidas, donde la última es la plantilla predeterminada para las clases virtuales.

Plantilla de Eventos predeterminados

Se utiliza para reuniones o seminarios con un público grande. Contiene tres diseños: Punto de encuentro, Presentación y Preguntas y Respuestas El diseño Punto de encuentro es un lugar donde reproducir música, exponer una presentación automática o mostrar otro contenido preliminar. Deje abierto el diseño Punto de encuentro para que los asistentes puedan explorar el contenido mientras esperan a que comience la reunión. En el diseño Presentación, presente las diapositivas de PowerPoint, comparta la pantalla o muestre una pizarra. El diseño Preguntas y Respuestas facilita una sesión abierta de preguntas y respuestas con participantes.

Información conservada en una plantilla

Una sala de reuniones convertida en plantilla es un duplicado de la sala original. En la plantilla se conservan diseños, pods, información sobre la sala y la mayor parte del contenido, incluidos los siguientes elementos:

  • Diseños con nombre, orden y estado de comenzando (seleccionado)
  • Pods con nombre, tamaño, posición y ajustes para cambio a pantalla completa
  • Contenido del Pod
  • Derechos de micrófono para los participantes.
  • Número de página en archivos PDF y posición de la barra de búsqueda en archivos FLV
  • Contenidos de superposición de la pizarra
  • Estado de la encuesta (Preparación, Abierta, Cerrada), preguntas, respuestas y resultados de retransmisión
  • Preguntas y respuestas, vínculo de pod de chat y estado (Abiertas, Respondidas, Todos)
  • Texto en pod de notas
  • Ajustes de vídeo
  • Sala en espera (Sí, No)
  • Valor para entrada de invitado
  • Mensajes que se muestran a los usuarios cuando una reunión está en espera o finalizada
  • Fondo de la sala, resolución de pantalla y ancho de banda
  • Estado del área exclusiva del presentador
  • Descripción del contacto con los invitados
  • Todos los ajustes y cambios realizados en las salas de grupo de trabajo. Además, estos ajustes se emplean cuando se utiliza la plantilla para crear una reunión.

Cierta información no se guarda en la plantilla. Los ajustes de audioconferencia, los ajustes del asistente de configuración de audio y el contenido de un pod de chat no se guardan en una plantilla.

Aplicar una plantilla una nueva reunión

  1. En la página de inicio de Adobe Connect Central, en la barra de menús Crear nuevo, haga clic en Reunión.
  2. En la página Introducir información de la reunión, junto a Seleccionar plantilla, haga clic en el menú y realice una selección. La ubicación predeterminada es Plantillas compartidas\Plantilla de reunión predeterminada.

Convertir una sala de reuniones en una plantilla

Si usted es un anfitrión, puede crear una plantilla de sala de reuniones. Para agregar una sala de reuniones a la carpeta de Plantillas compartidas, deberá tener permisos de responsable para la carpeta. De forma predeterminada, usted tiene control completo sobre las reuniones y las plantillas en su carpeta de reuniones de usuario.

  1. Desde la ficha Reuniones de Adobe Connect Central, desplácese hasta la sala de reuniones que quiera convertir.
  2. Seleccione la casilla de verificación disponible junto a la sala de reuniones.
  3. En la barra de navegación, haga clic en Mover.

    Se muestran dos columnas en Adobe Connect Central. El nombre de la sala de reuniones se muestra en la columna izquierda. En la columna derecha, bajo la cabecera Mover a esta carpeta, Reuniones de usuarios > [su cuenta] está seleccionado de manera predeterminada. Si desea utilizar esta carpeta, vaya al paso 5.

  4. Desplácese hasta una carpeta de plantillas como, por ejemplo, la carpeta Plantillas compartidas, y selecciónela.
  5. Haga clic en Mover en la parte inferior de la columna.

    Su sala de reuniones ahora reside en la carpeta de plantilla que ha seleccionado. La plantilla se agrega a la lista en la carpeta apropiada.

    Cuando crea una reunión con el asistente para nueva reunión, puede seleccionar la plantilla que ha creado desde el menú Seleccionar plantilla. Puede personalizar esta sala como cualquier otra según sus necesidades. Una vez que la sala está creada, no puede aplicarle una nueva plantilla. En su lugar, cree una reunión con la nueva plantilla.

Crear diseños

El menú Diseños y la barra de diseño solo están visibles para los anfitriones. Los diseños predeterminados son Uso compartido, Debate y Colaboración.

  1. Para crear un diseño en blanco al que añadir pods manualmente o un duplicado de un diseño existente, realice una de las siguientes acciones:
    • Elija Diseños > Crear nuevo diseño

    • Haga clic en en la barra Diseño

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Administrar diseños

Los diseños predeterminados son Uso compartido, Debate y Colaboración. Puede eliminar, cambiar el nombre o cambiar el orden de los diseños.

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Uso de diseños de Adobe Connect
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Cambiar el nombre de un diseño

  1. Para cambiar el nombre de un diseño, elija Diseños > Administrar diseños.
  2. En el cuadro de diálogo Administrar diseños, seleccione un diseño.
  3. Haga clic en Cambiar nombre y escriba un nombre nuevo.

Nota:

Haga doble clic en el nombre del diseño en la barra Diseño y, a continuación, escriba un nombre nuevo.

Eliminar un diseño

  1. Para eliminar un diseño, elija Diseños > Administrar diseños.
  2. En el cuadro de diálogo Administrar diseños, seleccione un diseño.
  3. Haga clic en Eliminar y confirmar.

Nota:

En la barra Diseño, mueva el puntero sobre el diseño y a continuación, haga clic en el icono X que aparece para eliminarlo.

Nota:

Si se elimina un diseño que está actualmente en uso, se aplicará el diseño para compartir a la reunión de manera predeterminada.

Reordenar diseños

  1. Para cambiar el orden los diseños, elija Diseños > Administrar diseños.
  2. En el cuadro de diálogo Administrar diseños, seleccione un diseño.
  3. Haga clic en los botones Arriba o Abajo para reordenar los diseños.

Nota:

Arrastre la previsualización del diseño en la barra Diseño para cambiar el orden de los diseños.

Cambio de diseños durante una reunión

El menú Diseños y la barra de diseño solo están visibles para los anfitriones. Los diseños predeterminados son Uso compartido, Debate y Colaboración. También se enumera cualquier diseño personalizado. La barra Diseño también muestra las miniaturas de los diseños. Cuando un anfitrión elige otro diseño, el nuevo diseño aparece en la pantalla de todos los asistentes.

  1. Para cambiar un diseño, realice una de estas acciones:
    • Elija Diseños > [Nombre del diseño]

    • Haga clic en un diseño en la barra Diseño.

Nota:

Si los diseños no caben en la barra de diseño, desplácese por ellos y coloque el puntero sobre la primera o la última vista previa. También puede utilizar las opciones de panorámica o la rueda del ratón para desplazarse.

Ajuste de diseños durante una reunión

Durante una reunión, los anfitriones pueden ajustar los diseños sin modificar el diseño que ven los asistentes en ese momento.

  1. Elija Reunión > Cambiar a Modo de preparación. Como alternativa, haga clic en en la barra Diseño.
  2. Desde el menú Diseños o la barra Diseño, seleccione el diseño que desea ajustar. A continuación, mueva, oculte o muestre los pods según sea necesario.
  3. Cuando termine de ajustar el diseño, seleccione Reunión > Finalizar Modo de preparación o haga clic en en la barra Diseño.

Elija una imagen de fondo para la sala de reuniones

Puede sustituir el fondo gris predeterminado con una imagen.

  1. Elija Reunión > Preferencias.
  2. Haga clic en cargar, y luego busque la imagen seleccionada. Si no agregó el archivo en Adobe Connect anteriormente, haga clic en Examinar mi PC.

Restablecer diseños

Restablecer diseños para volver a los diseños predeterminados. Cualquier modificación que se haga a los diseños de uso compartido, debate y colaboración se invertirán, y se eliminarán los diseños predeterminados.

  1. Elija Diseños > Restablecer diseños.

Nota:

No puede restablecer diseños si se está grabando una reunión.

Especificar opciones de la barra Diseño

Las opciones de la barra Diseño permiten especificar la posición de acoplamiento y los ajustes de ocultar automáticamente. En el menú de la barra Diseño, elija una de las siguientes opciones:

Acoplar a la izquierda

Permite que el usuario acople la barra de diseño en el borde izquierdo de la ventana de la sala de reuniones.

Acoplar a la derecha

Permite que el usuario acople la barra de diseño en el borde derecho de la ventana de la sala de reuniones.

Ocultar automáticamente

Activar para Ocultar automáticamente la barra Diseño. Haga clic en para mostrar la barra Diseño.

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