Las nuevas funciones y los cambios que se han introducido en la actualización de octubre de 2016 en el paquete Adobe Sign para Salesforce (versión 18)

Información general

La versión de Salesforce de primavera de 2016 contiene Lightning Experience. La última actualización del paquete Adobe Sign para Salesforce está adaptada para Lightning.  Usted elige si activa o no Lightning Experience. Si lo hace, podrá regresar a Salesforce Classic en cualquier momento.

En Lightning, el menú de navegación de la izquierda ofrece un acceso rápido a los objetos de Salesforce. Puede utilizar el Iniciador de aplicaciones para acceder al paquete de la integración de Adobe Sign.

Consulte Encontrar sus cosas en Lightning Experience en la ayuda de Salesforce para obtener más información.

Nota:

Para garantizar la conservación de las configuraciones de cuenta y sus procesos actuales, estas nuevas funciones estarán disponibles paulatinamente en su cuenta. Si desea que las funciones se habiliten antes en la cuenta, contacte con el administrador del éxito del cliente.

Lightning Experience

Activar Lightning Experience

 Activar Lightning Experience es muy fácil:

  1. En Configuración:
  2. Haga clic en Lightning Experience en el menú de navegación de la izquierda para cambiar la configuración predeterminada antes de cambiar la vista. 
  3. Seleccione Cambiar a Lightning Experience en el menú del perfil para activar la vista Lightning.
Configuración de SFDC para cambiar a Lightening

Consulte Enable Lightning Experience en la ayuda de Salesforce para obtener más información. 

 

Regresar a Salesforce Classic

Si está trabajando en Lightning Experience, es muy sencillo regresar a Salesforce Classic. Haga clic en la imagen del perfil, en la esquina superior derecha, y seleccione Cambiar a Salesforce Classic en el menú.

Hacer clic en la imagen de perfil, en la esquina superior derecha, y seleccionar Cambiar a Salesforce Classic

Acceder a la aplicación de la integración de Adobe Sign

Cuando Lightning está activado, puede hacer clic en el Iniciador de aplicaciones para ver las aplicaciones disponibles y luego hacer clic en Adobe Sign.

Consulte Opening a Different App in Lightning Experience en la ayuda de Salesforce para obtener más información.

El Iniciador de aplicaciones

Aparece el menú de Adobe Sign. Desde este menú, puede tener acceso a todas las páginas y funciones que ya conoce de Adobe Sign. Por ahora, las páginas Gestionar acuerdos y Administración de Adobe Sign solo están disponibles en Salesforce Classic.

El menú de la pantalla de Adobe Sign

En Lightning Experience, las páginas de Adobe Sign tienen un aspecto renovado y más ordenado.

Lightning Experience en Adobe Sign

Página Acuerdo mejorada

La página de acuerdos mejorada se puede usar tanto en Salesforce Classic como en Lightning. Antes de usar esta nueva página Acuerdo, hay que habilitar el estilo de la página Acuerdos mejorada.

Experiencia de diseño de acuerdos mejorada

El diseño mejorado de la página Acuerdo ofrece a los remitentes toda la funcionalidad del diseño anterior y otras funciones adicionales. La página mejorada de acuerdos está disponible en Salesforce Classic y en Lightning.

Para ir a la página mejorada de acuerdos, elija “Acuerdos” en el menú ELEMENTOS de la página de Lightning o en el menú de navegación izquierdo de la página de Classic.

El diseño mejorado de la página Acuerdo

1. Ahora, los destinatarios aparecen numerados, tal como se ve en la imagen superior. Puede utilizar la numeración de destinatario para reordenar a los destinatarios y crear enrutamientos secuenciales y enrutamientos híbridos y paralelos.

2. Ahora, el remitente puede añadirse a sí mismo fácilmente como destinatario en cualquier punto del enrutamiento (y no solo en primer o último lugar) usando Agregarme y la numeración.

3. Los grupos se pueden añadir como destinatarios.

4. Se pueden incluir mensajes privados. Haga clic en el icono de la burbuja de mensaje para mostrar el cuadro de diálogo Agregar un mensaje privado. Si la burbuja está ligeramente sombreada en gris, tiene un mensaje.

5. Verificación de la identidad

Defina los detalles de la transacción.

6. Seleccione un contrato relacionado.

Escribir las direcciones de correo electrónico del destinatario

7. Seleccione archivos en la biblioteca de documentos o en las cuentas de almacenamiento en línea: ahora puede hacer clic en Agregar archivos para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar archivos y a todos los orígenes de archivos habilitados.

Nueva función de destinatario: delegador

Ahora, además de Aprobador y Firmante, los administradores y los remitentes pueden añadir la función Delegador en los flujos de trabajo de los destinatarios. Los delegadores reciben el acuerdo, pero no lo firman. Su papel es enrutar el acuerdo al aprobador o firmante que elijan. 

Estas dos nuevas funciones, muy útiles cuando el firmante o el aprobador no se conocen hasta que no comienza el proceso de firma, le ofrecen la flexibilidad de empezar a conseguir las firmas de inmediato e identificar a los destinatarios descendentes adecuados más adelante.

Las funciones de delegador en Salesforce

Mensajes privados

Puede crear mensajes únicos para cada destinatario en el proceso de firma antes de enviar un documento para su firma o aprobación. Si quiere añadir un mensaje, haga clic en el icono Agregar un mensaje privado

Crear mensajes únicos para cada destinatario

Los destinatarios pueden leer fácilmente el mensaje privado durante la experiencia de firma. Cuando alguien le ha dejado un mensaje a uno de los destinatarios, el color de la burbuja de mensaje será gris claro.

Enrutamiento híbrido

Además de poder crear un enrutamiento de destinatarios secuencial y paralelo, puede utilizar la nueva función de ordenación de destinatarios para crear un enrutamiento híbrido que incluya componentes paralelos y secuenciales usando la nueva página Enviar. Puede especificar qué participantes tienen que firmar al mismo tiempo (en paralelo) y cuáles tienen que firmar en un orden secuencial arrastrando y soltando o usando el orden de numeración para establecer la secuencia de firma. 

Crear un enrutamiento híbrido

1. Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.

Escribir las direcciones de correo electrónico de los destinatarios

2. Para indicar que dos destinatarios han de firmar en segundo lugar, en este ejemplo, severtonea@gmail.com y kmaggerstein@gmail.com, introduzca un “2” en el campo del orden de enrutamiento para ambos. 

Introducir un “2” en el campo del orden de enrutamiento para ambos

Cuando guarde el acuerdo, las direcciones de correo electrónico de severtonea@gmail.com y kmaggerstein@gmail.com aparecerán como destinatarios paralelos en la segunda posición. El orden de los destinatarios posteriores se actualizará para reflejar el nuevo orden de enrutamiento. 

El orden de los destinatarios siguientes se actualiza para reflejar el nuevo orden de enrutamiento.

Grupo de destinatarios

Si quiere acelerar los procesos de firma, puede otorgar a varios miembros de un equipo autoridad para firmar en nombre de todo el grupo. Primero añada un grupo de destinatarios y después añada varios destinatarios al grupo. Cualquiera de los destinatarios incluidos podrá firmar en nombre de todo el grupo. Los grupos de destinatarios se integran con los grupos de Salesforce.

Agregar un grupo de destinatarios

Modificar acuerdos

Con la nueva función para modificar acuerdos, puede hacer correcciones en el documento sobre la marcha en vez de cancelarlos y empezar de nuevo. Puede utilizar Modificar acuerdos para añadir, eliminar, reemplazar (eliminar y luego añadir) y reordenar documentos. También puede utilizar el entorno de creación para modificar los campos.

La función de modificar acuerdos solo está disponible en la nueva página Enviar. Sin embargo, se puede utilizar para modificar acuerdos iniciados antes de la versión de noviembre de 2015 siempre que la transacción cumpla los criterios de modificación. Si un documento es modificable, aparece el vínculo Modificar acuerdo en la página Gestionar acuerdos cuando se selecciona el documento. Un acuerdo modificable es aquel que se ajusta a los siguientes criterios:

  • El acuerdo no se ha firmado ni aprobado y el delegador al que se ha asignado tampoco lo ha delegado a un firmante o aprobador.
  • El acuerdo no incluye una firma digital ni una firma por fax.
  • El acuerdo no se ha iniciado desde un flujo de trabajo.

 

Administración para modificar acuerdos

La función de modificar acuerdos se debe activar globalmente en la organización. Al hacerlo, aparecerá la última casilla, Permitir que los remitentes puedan modificar acuerdos, en las opciones de Cuenta | Configuración de envío de los usuarios.

Los administradores de cuentas y de grupos pueden especificar si puede modificar los documentos que ha enviado para firmar marcando la casilla “Permitir que los remitentes puedan modificar acuerdos” en la sección Adjuntar documentos de los parámetros Configuración de envío en su cuenta. 

Permitir a los remitentes modificar acuerdos que se han enviado para su firma

Modificar un acuerdo

Si la opción de modificar acuerdos está activada en su organización o grupo, podrá modificar los acuerdos que se encuentren en las secciones Enviados para firmar o Enviados para aprobar. (Consulte Modificar acuerdos para obtener más información).

1. Haga clic en la pestaña Gestionar acuerdos.

2. Haga clic para seleccionar un acuerdo modificable de la sección Enviados para firmar o Enviados para aprobar y, a continuación, haga clic en la descripción del acuerdo en la esquina superior derecha.

Haga clic en la descripción del acuerdo, en la esquina superior derecha.

La página Enviar aparece en el modo de edición limitada y no podrá realizar cambios en la sección Destinatarios ni en Mensaje.

La página Enviar

En la página Enviar, puede añadir, eliminar, reemplazar (eliminar y luego añadir) y reorganizar documentos.

Para añadir un documento, siga uno de estos pasos:

  • Haga clic en Agregar archivos.
Hacer clic en Agregar archivos
  • O arrastre los archivos desde el equipo y suéltelos en el área Arrastrar más archivos aquí.
Arrastrar archivos desde el equipo y soltarlos en el área Arrastrar más archivos aquí
  • Para eliminar un documento, haga clic en el icono de eliminación (X) que hay a la derecha.
Hacer clic en el icono de eliminación (X) de la derecha.
  • Para reordenar los documentos, haga clic en la barra de agarre y arrastre el documento a la nueva posición.
Hacer clic en la barra de agarre y arrastrar el documento a la nueva posición.

En función de la configuración de envío definida, es posible que pueda utilizar la opción Campos Vista previa y Agregar firma para añadir campos de formulario al documento o los documentos del acuerdo modificado. 

Nota:

Cuando se modifica un acuerdo, se descartan los campos de formulario que el remitente agregó inicialmente a los documentos desde el entorno de creación. Los campos de formulario que se añadieron a los documentos de la biblioteca cuando se crearon y los campos de formulario añadidos a los documentos con etiquetas de texto se vuelven a procesar automáticamente.

  • Si no necesita agregar campos de formulario o no dispone de la opción Campos Vista previa y Agregar firma, haga clic en Actualizar para guardar los cambios.
  • Si quiere añadir campos de formulario, active la opción Campos Vista previa y Agregar firma en caso necesario y, a continuación, haga clic en Actualizar para abrir el entorno de creación. Cuando termine con el entorno de creación, haga clic en Actualizar.

Si el acuerdo se ha firmado ya, el remitente recibirá un mensaje donde pone que el destinatario lo ha firmado, aprobado o delegado cuando haga clic en Actualizar.

El mensaje “No se puede modificar el acuerdo”

Aunque la función de modificar acuerdos no se haya activado globalmente en la organización, existen otras formas de hacer modificaciones en un acuerdo que ya se ha enviado para firmar.

Si baja hasta la descripción del acuerdo, verá tres formas de modificar un acuerdo.

Los vínculos Reemplazar firmante y Cargar copia en los metadatos de la transacción

Las acciones que puede realizar en un acuerdo existente incluyen reemplazar a un firmante, cargar una copia firmada y añadir una fecha de caducidad.

Para reemplazar al firmante actual, escriba la dirección de correo electrónico del nuevo firmante y el motivo por el que quiere reemplazar al firmante original. Por ejemplo, el firmante original podría estar fuera de la oficina en el momento en que usted necesita que se firmen los documentos. Haga clic en el botón Reemplazar firmante cuando haya terminado.

Interfaz de Reemplazar firmante actual

Para cargar una copia firmada, haga clic en el vínculo Reemplazar firmante en la descripción del acuerdo. Escriba la dirección de correo electrónico del nuevo firmante y un breve mensaje sobre el motivo por el que reemplaza al firmante original. Hasta que el nuevo firmante no añada su firma, el firmante original podrá firmar el documento.

Interfaz de Cargar un documento firmado

Para añadir una fecha de caducidad, haga clic en el vínculo Añadir, en la descripción del acuerdo. A continuación, haga clic en el icono del calendario para seleccionar la fecha de caducidad. Marque la casilla Notificar a los destinatarios actuales si quiere que estos reciban un aviso.

La ventana Añadir fecha de caducidad

Firmar, aprobar o delegar un acuerdo modificado

El destinatario de un acuerdo modificado recibe el aviso de que el acuerdo ha cambiado antes de que pueda firmarlo, aprobarlo o delegarlo.

El mensaje de notificación “Se ha modificado el acuerdo”

El destinatario debe hacer clic en Aceptar para continuar. El proceso de firma, aprobación o delegación continúa de la forma habitual.

Sin embargo, si el acuerdo se modifica mientras el destinatario está en la página de eSign, se informará al destinatario, que deberá hacer clic en Actualizar para continuar.

El panel de error “Se ha modificado el acuerdo”

Ver el historial y el seguimiento de auditoría de un acuerdo modificado

La información sobre los eventos relativos a la modificación de un documento (p. ej., cuando el acuerdo se modifica o cuando se reconoce una modificación) se puede ver en la página Gestionar acuerdos.

1. Haga clic en la pestaña Gestionar acuerdos.

2. Haga clic una vez en un acuerdo para seleccionarlo y luego haga clic en la pestaña Historial, en la parte derecha de la página.

La pestaña Gestionar de Adobe Sign

El historial de eventos del acuerdo aparece en el panel de información. Recoge las transacciones relacionadas con la modificación que ha realizado el emisor y los reconocimientos de la modificación por parte del destinatario.

La lista de eventos de Adobe Sign

3. Haga clic en el vínculo Informe de auditoría, en la esquina superior derecha de la ventana Historial, para abrir un informe de auditoría en PDF. Recoge las transacciones relacionadas con la modificación que ha realizado el emisor y los reconocimientos de la modificación por parte del destinatario.

El informe de auditoría de Adobe Sign

Varias plantillas por objeto de Salesforce

En el caso de los clientes que utilizan Salesforce Lightning, la integración v18 permitirá a los administradores configurar el entorno de trabajo para que haya más de una plantilla disponible para un objeto determinado de SFDC.  Ofrece nuevas posibilidades a los usuarios y administradores, que podrán seleccionar la plantilla correcta para iniciar el proceso de envío. Por ejemplo, ahora un usuario puede enviar un MSA o un acuerdo de socio desde un objeto Cuenta de SFDC; ambos podrían estar disponibles, en caso necesario, a través de los componentes de Lightning.

Plantillas de acuerdo

Compatibilidad con los componentes de Salesforce Lightning

Para los administradores que utilizan Lightning Experience, existe una forma nueva y sencilla de añadir Adobe Sign a las páginas estándar y personalizados de SFDC. Ofrecemos tres componentes para permiten a los administradores crear las páginas como mejor les convenga.: la opción Enviar de Adobe Sign, el componente Acuerdo y una lista de acuerdos de Adobe Sign.

Página Administración de Adobe Sign mejorada

La página de administración tiene un aspecto renovado y más ordenado. Ahora, todas las funciones están en la misma página. Se han eliminado las pestañas. Cambie a Lightning Experience para utilizar la nueva página Administración de Adobe Sign.

Página Administración de Adobe Sign mejorada

Asistente de configuración mejorado

Utilice el Asistente de configuración mejorado para vincular la cuenta de Adobe Sign con la cuenta de Salesforce. El Asistente de configuración está disponible en las dos interfaces de usuario: Classic y Lightning. Si sus cuentas no están vinculadas todavía, verá el Asistente de configuración cuando elija Adobe Sign en Salesforce.  

El Asistente de configuración mejorado para vincular la cuenta de Adobe Sign con la cuenta de Salesforce

Verá el mensaje “Operación correcta” cuando el asistente haya vinculado la cuenta para activar las actualizaciones de estado automáticas.

Mensaje “Operación correcta” cuando el asistente haya vinculado la cuenta para activar las actualizaciones de estado automáticas.

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