Vanhantyyppiset lähetys- ja sisällönluontisivut poistuvat käytöstä vuoden 2017 viimeisellä neljänneksellä, minkä jälkeen niitä ei voi käyttää Adobe Sign -järjestelmässä.
Järjestelmän muutoksen pohjustamiseksi lähetys- ja sisällönluontisivujen upotusta käyttävät integraatiot on vaihdettava uusien toimintojen mukaisiksi. Kyseiset integraatiot vaihtelevat Adobe Signin peruspaketeista (esim. Adobe Sign for MS Dynamics) varta vasten erikoiskäyttöön luotuihin API-ratkaisuihin.
Upotetun sivun muutos vaikuttaa muuhunkin kuin lähetys- ja sisällönluontiprosessien ulkoasuun ja käyttötuntumaan. Se antaa käyttäjille lukuisia uusia ominaisuuksia ja poistaa vanhoja ominaisuuksia, jotka on korvattu luotettavammilla ratkaisuilla.
Uuteen lähetys- ja sisällönluontitoimintoon siirtyminen on aikataulutettu vuoden 2017 toisen neljänneksen päivityksen yhteyteen. Vanhantyyppisiä sivuja ei voida enää näyttää uusilla tileillä. Arvioiden mukaan uudet toiminnot ovat kaikkien asiakkaiden käytössä vuoden 2017 viimeisellä neljänneksellä, jolloin vanhantyyppiset sivut poistetaan lopullisesti käytöstä.
Lähetä-sivu
Lähetä-sivu on Adobe Sign -palvelun keskiössä, ja sen päivittäminen tuo mukanaan merkittäviä muutoksia toimintoihin ja mahdollisesti myös prosesseihin.
Käyttäjät voivat tehdä samoja asioita kuin vanhassakin näkymässä, yhtä poikkeusta lukuun ottamatta. Saatavana on kuitenkin uusia vaihtoehtoja, jotka tilin järjestelmänvalvoja voi ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä.
Merkittävin ero on, että ”kirjoitettu” allekirjoitus -työnkulku (joka korvaa vanhan faksi-työnkulun) ei salli lähettämistä suoraan puhelinnumeroon.
Näkymä ja tuntuma
Lähettäjien näkökulmasta merkittävin muutos on uuden sivun yleisnäkymä ja -tuntuma. Vaikka uudella sivulla on käytettävissä kaikki vanhat ominaisuudet, jo uusi visuaalinen kenttä hidastaa käyttäjiä ja saa heidät ajattelemaan etenemistään.
Sivun yleinen asettelu on kuitenkin pysynyt samana, mikä vähentää uutuuden vaikutusta. Käyttäjät tottuvat nopeasti huomatessaan, että sopimuksen lähettäminen toimii entiseen tapaan (paljastettuja uusia ominaisuuksia lukuun ottamatta).
Toiminnot on esitetty alla vieretysten. Yksityiskohdat eivät erotu kuvien pienen koon vuoksi, mutta perusrakenne on selvästi pysynyt entisenlaisena.
Sivut on jaettu neljään osioon toimintojen mukaan yksityiskohtien tarkastelua varten:
- Vastaanottajat
- Viesti
- Tiedostot
- Asetukset
Vastaanottajaosion muutokset
Lähetä-sivun ylin osio määrittää allekirjoitussyklin tai vastaanottajaluettelon ja sen, miten ne vuorovaikuttavat sopimuksen kanssa. Alla olevassa kuvassa vanha sivu on yllä ja uusi alla.
Oletustyönkulku-kytkin määrittää, onko allekirjoituskulku oletuksena peräkkäinen (Suorita järjestyksessä) vai rinnakkainen (Suorita missä tahansa järjestyksessä).
Asetus on siirretty vastaanottajalistan yläosaan, asetusten tunnistamistekstejä on selvennetty ja graafinen kytkin on yksiselitteisempi.
Asetuksen toiminta ei ole muuttunut.
Huomaa, että peräkkäisessä työnkulussa allekirjoittajan järjestysnumero on allekirjoittajan roolin vasemmalla puolella.
Järjestysnumeroa ei ole, jos allekirjoituskulku on rinnakkainen, koska kaikki allekirjoittajat voivat käyttää asiakirjaa samanaikaisesti.
Allekirjoitan-vaihtoehdon avulla lähettäjä voi lisätä itsensä sopimuksen vastaanottajaksi ensimmäisen tai viimeisen allekirjoittajan paikkaan.
Vaihtoehdon uusi nimi on ”Lisää minut”, ja se on siirretty vastaanottajaluettelosta vastaanottajapinon oikeaan yläkulmaan.
Lisää minut -linkin toiminnolla lähettäjän voi lisätä vastaanottajapinoon mihin tahansa paikkaan eikä ainoastaan ensimmäiseen tai viimeiseen paikkaan.
Vastaanottaja-osioon lisätyt ominaisuudet
Uuteen Lähetä-sivuun on lisätty uusi vastaanottajan rooli: Delegoija.
Valtuuttajan roolin avulla lähettäjä voi luoda sopimuksia, vaikka lopullinen allekirjoittaja tai hyväksyjä ei olisi tiedossa. Sopimukselle määritetään valtuuttaja, joka välittää sopimuksen oikealle vastaanottajalle.
Löydät yksityiskohtaisen kuvauksen vastaanottajien rooleista napsauttamalla tästä
Tilin järjestelmänvalvoja voi ottaa valtuuttajan roolin käyttöön seuraavasta polusta: Tili > Tilin asetukset > Lähetä asetukset > Sallitut vastaanottajaroolit
Aiempi varmennusmenetelmä ryhmitti vastaanottajat sisäiseen tai ulkoiseen ryhmään, ja varmennus tehtiin koko ryhmälle kerralla.
Sovellus sallii jatkossakin tilin järjestelmänvalvojan asettavan oletusvarmennusmenetelmän sisäisille ja ulkoisille vastaanottajille.
Järjestelmänvalvojat voivat sallia lähettäjien valita kullekin vastaanottajalle oletusvarmennusmenetelmän sallittujen luettelosta.
Tilin järjestelmänvalvojat voivat määrittää oletusvarmennusmenetelmät ja ottaa käyttöön lähettäjien säädöt seuraavasta polusta: Tili > Tilin asetukset > Lähetä asetukset > Henkilötietojen todennusmenetelmät
Lähettäjät voivat luoda jokaiselle vastaanottajalle ainutlaatuisia viestejä ennen asiakirjojen lähettämistä allekirjoitettaviksi tai hyväksyttäviksi. Jos yksityiset viestit on otettu käyttöön, lähettäjät voivat napsauttaa Lisää yksityinen viesti -painiketta.
Vastaanottajakohtainen yksityinen viesti voidaan kirjoittaa Yksityinen viesti -valintaikkunaan.
Yksityinen viesti lisätään vastaanottajalle lähetettävään yleiseen ”Allekirjoitettavaksi” -sähköpostiviestiin.
Voit halutessasi paljastaa yksityisen viestin allekirjoitustoiminnossa.
Mahdollisuus luoda yksityisiä viestejä on oletusarvoisesti poistettu käytöstä.
Tilin järjestelmänvalvojat voivat ottaa sen käyttöön seuraavasta polusta: Tili > Tilin asetukset > Lähetä asetukset > Yksityisiä viestejä vastaanottajille
Kun ominaisuus on käytössä, vastaanottaja voi oletusarvoisesti lukea yksityisen viestin allekirjoitusympäristössä.
Tilin järjestelmänvalvojat voivat poistaa sen käytöstä seuraavasti polusta: Tili > Tilin asetukset > Allekirjoitusasetukset > Lisäasetukset
Vastaanottajaryhmän ansiosta useilla ryhmän jäsenillä voi olla oikeudet allekirjoittaa tai hyväksyä asiakirjoja koko ryhmän puolesta. Lisää vastaanottajaryhmä yhdeksi allekirjoituksen vaiheeksi ja lisää sitten useita vastaanottajia tähän ryhmään.
Kuka tahansa lisätyistä vastaanottajista voi toimia koko ryhmän puolesta. Tämä varmistaa, että tapahtumat eivät riipu vain yhdestä henkilöstä. Vastaanottajaryhmät voidaan määrittää joko allekirjoittajiksi tai hyväksyjiksi, ja todennusmenetelmiä voidaan muokata yksilöllisesti kunkin ryhmän jäsenen tarpeiden mukaan.
Vastaanottajaryhmät-ominaisuus on automaattisesti käytössä Adobe Sign Enterprise-tileillä.
Hybridityönkulkujen avulla peräkkäiseen työnkulkuun voi sisällyttää yhden tai useamman rinnakkaisen allekirjoitusvaiheen.
Esimerkiksi alla olevassa kuvassa toisella allekirjoitusvaiheella on kolme vastaanottajaa.
Kaikki kolme vastaanottajaa saavat ilmoituksen samaan aikaan sen jälkeen, kun ensimmäinen vastaanottaja on antanut allekirjoituksensa, ja kaikkien kolmen on annettava allekirjoituksensa, ennen kuin prosessi jatkuu kolmanteen allekirjoitusvaiheeseen.
Tilin järjestelmänvalvojat voivat ottaa hybridityönkulut käyttöön ja poistaa ne käytöstä seuraavasta polusta: Tili > Tilin asetukset > Lähetä asetukset > Allekirjoitusjärjestys
Viestiosion muutokset
Viestiosiossa määritetään sopimuksen nimi ja kirjoitetaan yleinen viesti (kaikille vastaanottajille lähetettävä viesti).
Vanha viestiosio näkyy alla vasemmalla, uusi oikealla.
Vastaanottajien kielen valinta määrittää, mitä kieltä vastaanottajille lähetettävässä sähköpostissa ja allekirjoitussyklin opasteissa käytetään.
Kieliluettelon uusi nimi on ”Vastaanottajien kieli”, jotta asetuksen toiminto on lähettäjälle yksiselitteisempi.
Pudotusvalikko on siirretty vanhan näkymän Viestit-osiosta uuden näkymän Asetuksen-osioon.
Asetuksen toiminta ei ole muuttunut.
Viestimallin valitsin on siirretty ja sen kuvaustekstiä on muutettu.
Sivun vanhassa asettelussa käytetyn oletusmallin nimi näytettiin tekstinä Viestit-tunnisteen vieressä, ja lähettäjät pystyivät valitsemaan eri mallin napsautettavalla vaihda-linkillä.
Mallivalitsin on siirretty Lähetä-sivun viestiosion oikeaan yläkulmaan, ja tekstiksi on muutettu ei-muuttuva arvo ”Viestimalli”.
Uuden lähetystoiminnon parannetussa viestimallin valitsimessa mallin teksti näytetään oikealla, kun mallin nimeä osoitetaan hiiren osoittimella.
Tiedostot-osion muutokset
Tiedostot-osiossa sopimukseen voidaan liittää tiedostoja.
Adobe Sign tukee tiedostojen liittämistä vetämällä ja pudottamalla. Tiedostoja voi lisätä sovelluksen kirjastosta, lähettäjän paikallisesta tallennustilasta, Boxista, Dropboxista ja monista muista.
Alla olevassa kuvassa vanha tiedostot-osio näkyy yllä, uusi alla. Laajennetut asetukset on upotettu molemmissa napsautettavan linkin oikealle puolelle.
Kaikki napsautettavat lataus-/liittämisasetukset on siirretty Lähetä-sivun juuresta ponnahdusikkunaan, joka aukeaa, kun Lisää tiedostoja -linkkiä napsautetaan.
- Ulkoiset tiedostolähteet (Box, Google Drive jne.) johtavat suoraan palveluntarjoajalle, joten lähettäjien on suoritettava todennus suoraan haluttuun palveluun.
- Uusi toiminto ei enää tue tiedostojen lähettämistä Evernotesta.
Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät ovat valittavia asetuksia liitettyjen tiedostojen reitittämiseksi sisällönluontiympäristöön, missä allekirjoituskenttiä voidaan lisätä niihin tai muokata niissä.
Asetuksen kuvausteksti ”Tarkista, aseta allekirjoitukset tai lisää lomakekentät” on muuttunut. Uusi kuvaus on ”Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät”.
Asetus on siirtynyt vanhan sivun alareunan keskiosasta uuden sivun vasempaan alakulmaan.
Asetuksen toiminta on pysynyt ennallaan.
Asetukset-osion muutokset
Asetukset-osio sijaitsee Viestit- ja Tiedostot-osioiden oikealla puolella.
Toiminnon ulkoasu vaihtelee tilien välillä sen mukaan, mitkä lähettäjän määritysten asetukset tilin järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön.
Alla olevassa kuvassa näytetään kaikki asetukset. Vanha sivu on kuvassa vasemmalla, uusi oikealla.
Valmistumisen määräpäivä on siirretty Asetukset-paneelin yläosasta salasana-asetusten alle.
Sitä vastaava teksti on vaihtunut. Vanha teksti ”Määrätä asiakirjalle viimeinen voimassaolopäivä” on nyt ”Valmistumisen määräpäivä”.
Asetuksen toiminta ei ole muuttunut.
The interface no longer asks for a "number of days", and instead pops up a calendar where the user can select a deadline date, as well as the exact time (based on the senders timezone).
Time is expressed in "military" or 24 hour format.
It is possible to type in the date and time explicitly instead of using the pop-up interface.
Salasanasuojaus-asetus on siirretty Asetukset-osion yläosaan, ja sitä vastaava vanha teksti ”Aseta allekirjoitetun PDF-tiedoston avaava salasana.” on nyt ”Salasanasuojaus”.
Ominaisuuden parannuksiin sisältyy myös lähettäjän ”Näytä salasana” -mahdollisuus, joka tekee salasanan kirjoittamisesta vaivatonta.
Mikäli salasanat eivät täsmää, ero osoitetaan korostamalla toinen salasanakenttä punaisella värillä.
Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -ominaisuus poikkeaa vanhasta ”Faksiallekirjoitus”-vaihtoehdosta merkittävästi.
Lähettäjän kannalta huomattavia muutoksia on kaksi:
- Lähettäjä voi lisätä esitäyttökenttiä, kun asiakirjan on suunniteltu sisältävän esitäyttösisältöä.
- Vastaanottajat-osiossa ei enää voi käyttää puhelinnumeroita sähköpostiosoitteiden sijasta
Allekirjoittajien kokemusta on parannettu käyttämällä sähköistä allekirjoitusprosessia aina kun mahdollista, millä varmistetaan palautettavan asiakirjan korkeampi laatu.
Saat lisätietoja uudesta Käsin ”kirjoitettu” allekirjoitus -ominaisuudesta napsauttamalla tästä.
Asetukset-osioon lisätyt ominaisuudet
Muistutukset on siirretty lähetyksen jälkeiseltä sivulta Asetukset-osioon, joten lähettäjät voivat määrittää sopimuksen kokonaisuudessaan Lähetä-sivulla.
Vastaanottajien kieli -kenttä on entuudestaan tuttu ominaisuus, joka on nyt siirretty Asetukset-osioon.
Se on sama toiminto, joka siirrettiin vanhan sivun Viestit-osiosta.
Sisällönluontiympäristö
Sisällönluontiympäristö on käyttäjän luomien asiakirjojen kirjaston ydin. Uusi ympäristö tarjoaa mallien luojille parannetun asettelun kenttien käyttöön ja hallintaan sekä viimeistellyn asiakirjan valmistukseen sopivien työkalujen käyttöön.
Näkymä ja tuntuma
Sisällönluontiympäristöön tehdyt muutokset koskevat lähinnä sen rakennetta. Työkaluja on siirretty näkyvyyden ja käytön helpottamiseksi.
Huomaa, että sisällönluontiympäristöllä on kaksi käyttöliittymää sekä uudessa että vanhassa versiossa:
- ”Ad-hoc”-käyttöliittymä
- Käynnistäminen:
- Lähetä-sivulta, kun Tarkista, aseta allekirjoitukset tai lisää lomakekentät -ruutu on valittu
- Hallinta-sivulta napsauttamalla luonnos-tilassa olevan sopimuksen muokkaa-linkkiä
- Osallistujat tunnistetaan sähköpostiosoitteensa perusteella, joka tuodaan Lähetä-sivulta.
- Mallien ominaisuudet ovat ennalta määrättyjä, eikä niihin voi tehdä muutoksia
- Käynnistäminen:
- Mallien luonnin käyttöliittymä
- Käynnistäminen:
- Ohjauspaneeli-sivulta napsauttamalla Lisää malli kirjastoon -linkkiä
- Hallinta-sivulta napsauttamalla kirjastossa olevan mallin muokkaa-linkkiä
- Osallistujille annetaan määrite ”Osallistuja 1”–”Osallistuja N”
- Mallien ominaisuudet näytetään – Mallin nimeä ja levitystä voidaan muokata
- Käynnistäminen:
Alla olevassa kuvassa vanha asettelu on vasemmalla, uusi oikealla:
Sivun asettelun muutokset
Kentät-osio sisältää kaikki eri kentät, jotka voit sisällyttää asiakirjaan. Useimmilla on erityinen käyttötarkoitus, kuten allekirjoitus, nimenselvennys tai hyperlinkki. Yleiset kentät sijaitsevat Tietokentät-osiossa, ja ne sisältävät Tekstikentän.
Kentät-osio on siirretty ruudun yläosasta oikeaan kehykseen lomakkeen työstettävän alueen laajentamiseksi.
Kenttien toimintoihin ei ole tehty muutoksia.
Sivun yläosassa on kolme kenttätyökalua:
- Tasaus reunaan – neljä vaihtoehtoa, tasaus ohjauskentän mihin tahansa reunaan
- Koon säätö – kolme työkalua, säädä ohjauskentän leveyden, korkeuden tai molempien mukaiseksi.
- Siirry kenttään – luetteloi kaikki kentät nimen mukaan aakkosjärjestyksessä ja siirtää osoittimen valitsemaasi kenttään
Kentät ovat nyt pysyvästi näkyvillä. Vanhassa näkymässä ne olivat painikkeen takana pudotusvalikossa.
Työkalujen toimintaan ei ole tehty muutoksia.
Kenttämallien käytön avulla lähettäjä voi käyttää lomakekenttiä sisältävää päällyskerrosta minkä tahansa ladatun asiakirjan kanssa.
Ominaisuus avaa nyt mallin valintaan käytettävän pudotusvalikon, joka häviää sen sijaan, että kenttäosion päälle asetettaisiin päällyskerros.
Mallivalitsimen toimintaan ei ole tehty muutoksia.
Zoomausominaisuuden avulla voi lähentää tai loitontaa asiakirjaa Adobe Sign -ikkunassa.
Uudet, ruudun alaosassa sijaitsevat plus–miinus-kuvakkeet korvaavat ruudun yläosassa sijainneen plus–miinus-asteikon.
Ominaisuuden toimintaan ei ole tehty muutoksia.
Sivun valitsimen avulla käyttäjä voi valita ja tuoda minkä tahansa sivun tarkasteltavaan tilaan.
Sivun vasemmassa reunassa olleet pienet kuvakkeet on korvattu selkeämmillä reunan alaosan hallintatyökaluilla, joiden avulla käyttäjä voi siirtyä edelliseen tai seuraavaan sivuun nuolinäppäimillä tai siirtyä suoraan haluamalleen sivulle kirjoittamalla sivunumeron.
Nollauslinkki poistaa lomakkeesta kaikki senhetkisen sisällönluonti-istunnon aikana lisätyt kentät. Kentät, jotka olivat asiakirjassa ennen mallin avaamista sisällönluontiympäristössä, säilyvät asiakirjassa. Ne lisätään takaisin, mikäli käyttäjä on poistanut ne.
Lähetä-painike viimeistelee sisällönluontiprosessin ja lähettää sopimuksen ensimmäiselle vastaanottajalle.
Molemmat kohteet on siirretty sivun oikeasta yläkulmasta oikeaan alakulmaan.
Ominaisuuksien toimintaan ei ole tehty muutoksia.
Kun lataat tekstitunnuksia tai Acrobat-kenttiä sisältävän uuden asiakirjan, Adobe Sign suorittaa kaikkien kenttien tarkistuksen varmistaakseen, että virheitä (esim. virheellistä kirjainkokoa tai laskettuja kehäviittauksia) ei ole. Jos sovellus löytää virheitä, näyttöön tulee banneri, jossa on ilmoitettu virheiden määrä, ja siirtymiskuvakkeita, joiden avulla voit helposti liikkua kenttien virheiden välillä.
Alla on esimerkki lomakekentästä, jonka tarkistussääntö etsii sosiaaliturvatunnusta, mutta annettu oletusarvo on tekstiä.
Kun napsautat oikealla olevaa Seuraava virhe -painiketta, näyttöön avautuu seuraava virhekenttä, jossa tarkistusvirhe on ilmoitettu selkeästi kentän yläosassa.
Muutoksia mallin luonnin käyttöliittymään
Mallin ominaisuuksien avulla voit muuttaa mallin nimeä, määrittää tallennettavan mallin tyypin (asiakirja tai lomakekentät) ja asiakirjan levityksen (henkilökohtainen käyttö, ryhmäkäyttö tai koko tilin kattava käyttö).
Mallien ominaisuuksien käyttölinkki on siirretty sivun yläreunasta näkyvämpään paikkaan oikean kehyksen lomakekenttien yläpuolelle.
Mallin ominaisuuksien ryhmäasetusten toimintaan ei ole tehty muutoksia.
Vastaanottajat-pudotusvalikossa luetellaan sopimuksen eri osallistujat Mallin luonnin käyttöliittymässä vastaanottajille annetaan määrite ”Vastaanottaja 1”–”Vastaanottaja N”.
Ad-hoc-käyttöliittymässä sopimuksen vastaanottajat on määritetty valmiiksi, ja Vastaanottaja-tunnisteen sijasta annetaan kunkin vastaanottajan sähköpostiosoite.
Molemmissa tapauksissa vastaanottajaluettelon avulla voidaan tarkastella, mitkä kentät on määritetty kullekin vastaanottajalle. Kun luettelosta valitaan vastaanottaja, hänelle määritetyt kentät näkyvät kirkkaina ja muut kentät himmennettyinä.
Lisäksi vastaanottajaluetteloa voidaan käyttää kenttien asettelun aikana kenttien vastaanottajien määrittämiseksi. Kun Osallistuja 2 on valittu, kaikki asetettavat kentät määritetään hänelle automaattisesti.
Vanhassa ympäristössä kentän otsikko oli ”Valitse osallistujat”. Sen uusi otsikko on ”Vastaanottajat”.
Pudotuskenttä on siirretty ikkunan oikean kehyksen vasemmasta yläkulmasta lomakekenttien yläpuolelle.
Osallistujaluettelon toiminta ei ole muuttunut.
”Ad-hoc”-käyttöliittymän muutokset
Lähettäjät voivat kun luoda mallin Lähetä-prosessin aikana ja tallentaa sen kirjastoon. Kummankin tyyppisiä malleja voidaan tallentaa, ja malli on täysin muokattavissa Hallinta-välilehdessä.
Kirjaudu sisään tiliisi