Sopimusten hallinta, seuranta ja muuttaminen

Hallitse sopimuksia ja hanki tapahtumakohtaisia tietoja

Kun sopimus on lähetetty, voit muuttaa sen ominaisuuksia tai hankkia tapahtumaan liittyviä tietoja.

Kaikki toiminnot ja asetukset ovat saatavilla napsauttamalla tapahtumaa Hallinta-sivulla.

Sopimuksen valitseminen


Sopimuksen tarkasteleminen

Dokumentti voidaan avata sisällön tarkastelua varten (sen nykyisessä tilassa) valitsemalla se napsauttamalla ja sitten valitsemalla oikean palkin asetuksista Avaa sopimus.

Sopimuksen avaaminen


Sopimuksessa olevan dokumentin korvaaminen

Sopimuksen lähettäjä voi korvata dokumentin ja muokata kenttiä sopimuksen lähettämisen jälkeen, mikäli ensimmäinen vastaanottaja ei ole vielä suorittanut toimintoaan.

Valitse sopimus, ja jos sopimusta voi edelleen muuttaa, näet Muokkaa sopimusta -linkin oikeassa sivuvalikossa olevien vaihtoehtojen joukossa.

Huomautus:

Huomautus: Jos haluat prosessin pidemmän kuvauksen, vaihekohtaiset ohjeet ovat täällä.


Nykyisen vastaanottajan korvaaminen

Käytä tätä prosessia, jos alun perin käytettiin väärää sähköpostiosoitetta tai jos haluat vaihtaa allekirjoittavan henkilön.

Huomautus:

Tämä toiminto vaihtaa vain sopimuksen nykyisen vastaanottajan. Jos sinun on vaihdettava prosessissa myöhemmin oleva allekirjoittaja, odota, kunnes on hänen vuoronsa allekirjoittaa.

Valitse sopimus ja siirrä sitten hiiri nykyisen vastaanottajan päälle. 

Vasemmalle avautuu tietokupla. 

Käyttöön otettujen asetusten mukaan kuplassa voi näkyä yksi asetus tai useita asetuksia:

  • Korvaa vastaanottaja – Tämä asetus korvaa nykyisen vastaanottajan, eikä hän enää voi käyttää sopimusta.
  • Lisää vaihtoehtoinen vastaanottaja – Kun lisätään vaihtoehtoinen vastaanottaja, sopimuksessa on alkuperäisen vastaanottajan lisäksi uusi vastaanottaja, joka voi viimeistellä sopimuksen.
Nykyisen vastaanottajan korvaaminen

Huomautus:

Huomautus: Jos haluat prosessin pidemmän kuvauksen, vaihekohtaiset ohjeet ovat täällä.


Muistutusten asettaminen, muokkaaminen tai peruuttaminen

Muistutukset lähettävät sähköpostiviestin seuraavalle allekirjoittajalle muistuttaen häntä, että sopimus odottaa hänen allekirjoitustaan. Ne voidaan määrittää mille tahansa meneillään olevalle tapahtumalle, ja ne lähetetään määrittämillesi osapuolille.

Valitse sopimus, johon haluat lisätä muistutuksen.

Valitse oikeasta sivuvalikosta Muistutus-linkki.

  • Määritä, kenen haluat saavan muistutuksen, ja minä iteraationa.
    • Lisää halutessasi viesti. 
  • Valitse Luo.
Aseta muistutus

Valitse sopimus, jota haluat muokata, ja napsauta Muistuta-linkkiä.

  • Valitse muistutus, jonka haluat peruuttaa.
  • Napsauta Peruuta muistutus -kuvaketta (roskakoria).
Huomautus:

Huomautus: Jos haluat prosessin pidemmän kuvauksen, vaihekohtaiset ohjeet ovat täällä.


Vanhentumispäivän asettaminen, muokkaaminen tai peruuttaminen

Sopimuksen vanhentumispäivän määrittäminen peruuttaa tapahtuman automaattisesti määritetyn päivien määrän jälkeen. Tätä päivämäärää voidaan myös muokata, jolloin allekirjoittamiseen varattua aikaa voidaan jatkaa.

Huomautus:

Jos sopimusta ei suoriteta tai peruuteta vanhentumispäivään mennessä, tapahtuma vanhentuu.

Vanhentuneita sopimuksia seurataan niiden Hallinta-sivulla olevassa omassa osiossa.

”Vanhentunut” on lopullinen tila, jota ei voi kumota. Lopullisen tilan tapahtumat (e-säilöön siirtäminen, säilytys jne.) käynnistyvät, kun sopimus vanhentuu.

Vanhentumispäivän määrittäminen

Valitse sopimus, jota haluat muokata, ja napsauta oikeassa sivuvalikossa olevan Vanhentumispäivä-kohdan vieressä olevaa kynäkuvaketta.

  • Vasemmalla olevassa ponnahdusikkunassa voit asettaa vanhentumispäivän, muokata sitä tai peruuttaa sen.
  • Valitse Tallenna.

Huomautus:

Huomautus: Jos haluat prosessin pidemmän kuvauksen, vaihekohtaiset ohjeet ovat täällä.


Sopimuksen peruuttaminen

Sopimuksen peruuttaminen pysäyttää tapahtuman senhetkisessä tilassaan. Tapahtumaa ei voi viimeistellä, ja se siirretään Hallinta-sivun Peruutettu-luokkaan.

Huomautus:

”Peruutettu” on lopullinen tila, jota ei voi kumota. Lopullisen tilan tapahtumat (e-säilöön siirtäminen, säilytys jne.) käynnistyvät, kun sopimus peruutetaan.

Valitse sopimus, jonka haluat peruuttaa, ja napsauta oikeassa sivuvalikossa olevaa Peruuta-linkkiä.
  • Anna halutessasi sopimuksen peruuttamisen syy.
  • Voit myös ilmoittaa sopimuksesta osallistujille. Heille kaikille.
  • Valitse Peruuta sopimus.


Sopimuksen lukuoikeuksien jakaminen

Dokumentin lähettäjänä voit jakaa sopimuksen kenen tahansa henkilön kanssa, kunhan hänellä on sähköpostiosoite. Tämä ominaisuus sopii esimiehille tai muille ihmisille, joiden on nähtävä lähetetyt tapahtumat.

Valitse sopimus ja sitten oikean sivuvalikon vaihtoehdoista Jaa.
  • Anna sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa sopimuksen.
    • Erota sähköpostiosoitteet pilkuilla, jos niitä on useita.
  • Lisää halutessasi viesti.
  • Valitse Jaa.

Huomautus:

Huomautus: Jos haluat prosessin pidemmän kuvauksen, vaihekohtaiset ohjeet ovat täällä.


Sopimuksen PDF-muotoisen kopion lataaminen

Lataa sopimuksen nykyisestä versiosta PDF-muotoinen kopio. Voit ladata koko PDF-tiedoston tai yksittäiset tiedostot (niiden lähetysjärjestyksessä).


Sopimukseen tehtyjen toimien (tapahtumahistorian) tarkasteleminen

Tapahtuman tapahtumia voidaan tarkastella Historia-välilehdessä. Tässä kuvataan kaikki sopimuksen vaiheet kuluvaan hetkeen asti. Valvontaraportti on näiden tietojen tallennettava versio PDF-muodossa.

Valitse sopimus, jonka haluat tarkistaa, ja napsauta oikean sivuvalikon vaihtoehtojen lopussa olevaa Toiminta-linkkiä.

Oikea sivuvalikko korvataan sopimusta varten kirjattujen tapahtumien luettelolla.

Huomautus:

Huomautus: Jos haluat prosessin pidemmän kuvauksen, vaihekohtaiset ohjeet ovat täällä.


Sopimuksen seurantaraportin avaaminen

Voit ladata valvontaraportista PDF-kopion valitsemalla sopimuksen ja napsauttamalla oikean palkin vaihtoehtojen joukossa olevaa Lataa valvontaraportti -linkkiä.

Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi