Automatisez la configuration des Classes et la personnalisation avec la synchronisation des listes

Initiation de la connexion

• Ajoutez l'application Adobe Roster (Adobe Express ou Adobe Creative Cloud) dans votre portail Clever ou ClassLink, en spécifiant les données de liste que vous souhaitez partager.
• Terminez la configuration de synchronisation des listes dans Adobe Admin Console.
• Adobe Roster Sync effectue une extraction de données unidirectionnelle à partir du portail Clever ou ClassLink.

Types de données et leur utilisation

• Prénom, nom de famille, e-mail : utilisés pour faire correspondre les comptes utilisateur existants dans Adobe Admin Console. Une fois la correspondance établie, l'utilisateur est automatiquement ajouté à un groupe Roster Sync spécifique à l'éducation (edu).
• Niveau scolaire : collecté et stocké de manière sécurisée, permettant la personnalisation du contenu intégré au produit basé sur le rôle ou le niveau scolaire.
• Classes : les détails sur les classes auxquelles appartient un utilisateur sont également stockés de manière sécurisée, permettant la création automatisée de salles de classe Adobe Express et la personnalisation intégrée au produit.

Stockage et confidentialité

• Tous les niveaux scolaires et matières de classe sont stockés dans une base de données gérée par Adobe avec des contrôles de sécurité et de confidentialité stricts.
• Ces points de données sont utilisés uniquement à des fins éducatives (par exemple, création de salles de classe et recommandation de contenu intégré au produit) et non pour le marketing ou la création de profils utilisateur.
• En tant qu'administrateur, vous pouvez demander la suppression des métadonnées liées à l'éducation d'un utilisateur à tout moment en soumettant un ticket dans Adobe Admin Console
• Toutes les données liées à l'éducation stockées sont automatiquement supprimées définitivement s'il n'y a aucune activité d'utilisateur ou de synchronisation pendant deux ans.

Accès à Adobe Admin Console

Vous devez avoir Adobe Admin Console configuré pour votre district. Soit l'offre gratuite K12 Adobe Express soit les licences Adobe Creative Cloud achetées doivent être disponibles dans votre Admin Console.

Autorisations d'administrateur ClassLink ou Clever

Dans votre portail d'administration ClassLink ou Clever, vous avez besoin des autorisations appropriées pour demander l'application Adobe Roster Sync (Adobe Express ou Adobe Creative Cloud).Cela garantit que les intégrations Adobe peuvent être correctement autorisées à accéder aux données du répertoire de votre district.

Demander des applis Adobe dans ClassLink ou Clever

Dans votre portail d'administration ClassLink ou Clever, vous devez demander l'accès à Adobe Express et Creative Cloud (si souhaité) pour commencer à partager les données de liste avec Adobe.Demander l'accès à Adobe Express est un prérequis pour partager la liste Creative Cloud.Une fois l'accès approuvé, veuillez vous assurer de compléter vos paramètres d'autorisation de partage.

Répertoire fédéré avec domaine revendiqué

Vous devez déjà avoir configuré un répertoire fédéré dans Adobe Admin Console avec des domaines revendiqués. Cela est nécessaire pour garantir une authentification sécurisée et que les utilisateurs soient reconnus sous le domaine correct.

Supprimer toute synchronisation des listes Edu existante

Si vous avez déjà une configuration de synchronisation des listes, supprimez la synchronisation des listes existante sous Paramètres > Paramètres d'identité > Répertoires > Sélectionner un répertoire > Synchronisation.La suppression de la synchronisation ne supprime pas les utilisateurs, ils resteront dans Adobe Admin Console avec leur accès produit actuel.

Ajouter ou reconfigurer votre synchronisation d'utilisateur principale

Sous Paramètres > Répertoire fédéré > Synchronisation, rajoutez votre configuration de fournisseur d'identité (IdP) principal, tel que Google Sync ou Microsoft Sync. Cela garantit que toutes les mises à jour du répertoire de votre établissement (par exemple, nouveaux étudiants et changements de personnel) se reflètent avec précision dans Adobe Admin Console. Découvrez comment choisir votre stratégie de gestion d'utilisateur ou votre configuration de synchronisation d'identité pour plus de détails.

Configurer des répertoires séparés avec chaque source de synchronisation

Si votre district dispose de plusieurs répertoires avec différents fournisseurs d'identité — comme Google pour les enseignants et Microsoft pour les étudiants — complétez tous vos répertoires individuellement avec la synchronisation d'utilisateur dans votre Adobe Admin Console.

SSO ClassLink ou Clever entièrement configuré

Terminez la configuration de l'authentification unique (SSO) avec ClassLink ou Clever — y compris toute fédération de fournisseur d'identité requise — avant de commencer la configuration de la synchronisation des listes. En savoir plus sur la configuration du SSO pour le portail du district. 

Confirmation de la propriété du domaine

Assurez-vous que tous les domaines pertinents sont revendiqués sous chaque répertoire.Les domaines correctement revendiqués aident à garantir que la synchronisation des listes correspond aux utilisateurs des groupes de synchronisation des listes edu dans Adobe Admin Console

Profitez de l'offre Adobe Express

Revendiquez l'Adobe Express gratuit K12 dans votre Adobe Admin Console avant de connecter votre liste Clever ou ClassLink ; avoir l'offre en place garantit que les profils produit sont prêts pour l'attribution dès que la synchronisation des listes s'exécute

Accédez à votre produit

Dans Adobe Admin Console, accédez à Produits et sélectionnez le produit disponible pour lequel vous souhaitez créer un profil.

Créer un nouveau profil

Dans l'onglet Profils de produits, sélectionnez Nouveau profil. Ensuite, saisissez le Nom, le Nom d'affichage et une courte Description pour le profil.

Configuration des notifications utilisateur

Décidez si vous souhaitez Notifier les utilisateurs par e-mail lorsqu'ils sont ajoutés ou supprimés du profil de produit.

• Si les notifications sont activées :
  • Tous les utilisateurs reçoivent un e-mail lorsqu'ils sont ajoutés ou supprimés du profil de produit.
• Si les notifications sont désactivées (recommandé) :
  • Les utilisateurs existants ne recevront pas d'e-mail lorsqu'ils seront ajoutés ou supprimés du profil de produit.
  • Les nouveaux utilisateurs sans autorisations précédentes reçoivent toujours un e-mail de bienvenue, même si les notifications sont désactivées.

Activer ou désactiver des services

Sur l'écran suivant, sélectionnez quels services du produit, tels qu'Adobe Fonts, Firefly contrôle de l'IA générative K12 et Publishing, seront accessibles aux membres de ce profil de produit.

• Désactivez Adobe Firefly pour supprimer l'accès aux fonctionnalités d'IA générative.
• Désactivez Fonts si vous ne voulez pas que les utilisateurs accèdent à Adobe Fonts.

Enregistrer le profil

Sélectionnez Enregistrer pour finaliser votre nouveau profil de produit. Plus tard, vous pouvez attribuer ces profils de produits aux groupes de synchronisation des listes dans la boîte de dialogue de configuration de synchronisation des listes. Vous pouvez ajuster ces profils à tout moment sous Produits pour chaque produit spécifique.

Complétez tous les profils souhaités

Créez tous les profils de produits requis avant d'exécuter la synchronisation des listes — cela garantit que chaque utilisateur est immédiatement autorisé à accéder aux bonnes applications et fonctionnalités. Nous recommandons fortement des profils séparés pour les enseignants et les étudiants afin de pouvoir personnaliser l'accès. 

Par exemple :

• Enseignants : « Adobe Express – Enseignants » (Firefly ON, Publish Online ON, Adobe Fonts ON)

• Étudiants : « Adobe Express – Étudiants » (Firefly OFF, Publish Online OFF, Adobe Fonts ON)

Grâce aux profils distincts, vous pouvez ajuster les autorisations à tout moment sans affecter l'autre groupe.

Accéder aux paramètres de synchronisation des listes

Dans Adobe Admin Console, accédez à Paramètres > Paramètres d'identité > Synchronisation des listes. Sélectionnez Configurer la liste pour commencer le processus de configuration.

Sélectionnez votre portail

Choisissez si vous souhaitez synchroniser les données de Clever ou ClassLink, selon la plateforme utilisée par votre district.

Authentifiez-vous avec Clever ou ClassLink

Connectez-vous avec les informations d'identification appropriées pour accorder à Adobe l'autorisation d'accéder aux données de liste de votre district. Vous serez guidé pour autoriser la connexion afin qu'Adobe puisse récupérer en toute sécurité les informations de liste. Avant de commencer, assurez-vous que l'authentification unique Clever ou ClassLink est activée.

Spécifiez la fréquence de synchronisation

Décidez à quelle fréquence vous voulez que la synchronisation des listes s'exécute (par exemple, manuelle, quotidienne et hebdomadaire). Adobe vise à terminer le processus de synchronisation dans les 24 heures. En général, il dure de 30 à 300 minutes, selon la taille du district et la file d'attente du serveur.

• Synchronisation manuelle - Lancer immédiatement la synchronisation des listes.Il s'agit d'une opération ponctuelle. L'Administrateur devra mettre en file d'attente une synchronisation des listes chaque fois qu'une mise à jour du système est souhaitée.
• Synchronisation programmée - Définissez une cadence pour qu'Adobe récupère les informations des listes à partir de votre portail sélectionné. Cela peut être quotidien ou hebdomadaire.

Pour la plupart des districts, la synchronisation quotidienne constitue la valeur par défaut la plus sûre : les nouvelles inscriptions et les changements de rôles apparaissent le lendemain matin sans perturbation en journée. Si votre liste reste largement statique après les premières semaines, la synchronisation hebdomadaire est suffisante et réduit le trafic non essentiel. Vous pouvez toujours utiliser Synchronisation manuelle (Mettre en file d'attente maintenant) pour les changements urgents tels que les transferts en milieu de semestre.

Choisissez comment construire les groupes synchronisés

Sélectionnez une stratégie de regroupement basée sur les rôles ou regroupez tous les utilisateurs dans un seul groupe.

Regrouper tout en un

• Chaque utilisateur importé de Clever ou ClassLink est placé dans un seul groupe « Tous les utilisateurs » : enseignants, étudiants et personnel.
• Sélectionnez cette option si vous prévoyez d'attribuer à tous le même profil de produit et le même ensemble de fonctionnalités (par exemple, un accès identique à Adobe Express pour tout le district).

Regrouper par rôle

• Les utilisateurs sont automatiquement séparés en trois groupes :

  • Enseignant – entrées de liste avec le rôle enseignant
  • Étudiant – entrées de liste avec le rôle étudiant
  • Autres – tous les rôles restants (personnel, administrateur, etc.)

• Choisissez cette option lorsque différents rôles nécessitent différents accès aux fonctionnalités. Par exemple, vous pourriez activer la publication et le partage pour les enseignants, restreindre ces fonctionnalités pour les étudiants et donner aux « Autres » toutes les fonctionnalités.

Sélectionnez la source de l'application de liste

Indiquez les listes spécifiques de Clever ou ClassLink que vous utiliserez pour remplir ces groupes.

Aperçu des groupes et attribution de profils de produit

Vérifiez un aperçu des groupes qui seront créés. Si vous le souhaitez, attribuez des profils de produit à ces groupes pour que les utilisateurs reçoivent immédiatement les droits appropriés une fois la synchronisation terminée.

Finalisez et gérez votre synchronisation des listes

Terminez le processus de configuration. Vous pouvez consulter les paramètres Roster Sync à tout moment pour mettre à jour les configurations ou afficher les groupes synchronisés. Le système fonctionne automatiquement selon la fréquence que vous avez choisie.Dans la section Synchronisation des listes d'Admin Console, vous pouvez surveiller la date de dernière synchronisation, le planning de prochaine synchronisation et le statut général.

Lancez votre synchronisation en sélectionnant Queue Now

Sélectionnez Queue Now pour déclencher manuellement la synchronisation des listes. La tâche est ajoutée immédiatement à la file d'attente : vérifiez le statut de synchronisation pour suivre la progression et confirmez la fin par la date et heure mise à jour.

Supprimer les anciens profils de produit Roster Sync v2

Avant d'activer la nouvelle synchronisation des listes, supprimez tous les profils de produit hérités intitulés Adobe Express Roster Sync [System] et Creative Cloud All Apps Edu Roster Sync [System] pour éviter les conflits.Pour afficher la liste des profils de produit, accédez à l'onglet Produits dans Adobe Admin Console et sélectionnez Adobe Express for K12.La suppression de ces profils de produit hérité ne supprime aucun compte utilisateur ; elle empêche simplement les utilisateurs de recevoir des droits de produit en double.

Dans Adobe Admin Console, accédez à Paramètres > Paramètres d'identité > Synchronisation des listes.

Sélectionnez Supprimer.

Confirmez que vous voulez supprimer la synchronisation des listes.

Adobe Admin Console : Accédez à Identité > Paramètres d'identité > Roster Sync pour vérifier si votre dernière synchronisation de liste a réussi et voir quand la prochaine synchronisation est programmée.

Notifications par e-mail : Un e-mail de réussite confirme que la synchronisation s'est déroulée correctement et que les informations de liste sont à jour. Un e-mail d'échec indique une erreur, avec des détails sur la façon de résoudre le problème.

Création automatique de classes

Les enseignants voient leurs classes et les listes d'étudiants associées dans Adobe Express sans les créer ou les importer manuellement.

Gestion des listes

Parce que les classes sont synchronisées avec les listes, les enseignants ne peuvent pas directement ajouter ou supprimer des étudiants pour ces classes créées automatiquement. Si un enseignant remarque une différence, il peut déclencher une actualisation de la liste (par exemple, après que le district met à jour la liste d'étudiants dans Clever ou ClassLink et que la prochaine exécution de synchronisation de liste Adobe se termine).

Découplage des classes

Si votre district supprime la synchronisation des listes, les classes existantes créées automatiquement sont dissociées. Ces classes restent intactes dans Adobe Express, mais elles ne sont plus synchronisées avec les données de liste du district. Une fois découplées, les enseignants peuvent modifier manuellement la liste d'étudiants à l'avenir.