Andere Personen zum Signieren eines Dokuments auffordern

Mit Adobe Acrobat Sign kannst du Dokumente ganz einfach an andere Personen zur Signatur senden. Du kannst ein Dokument zur Signatur nur an eine Person oder an mehrere Personen senden.

Vertrag an einen Unterzeichner senden

Nachdem du dich bei Acrobat Sign angemeldet hast, wähle in der oberen Navigationsleiste die Registerkarte „Sign“ aus.

Der grundlegende Arbeitsablauf ist in Acrobat Sign das Übersenden eines Dokuments zur Signatur. Dabei ist die einfachste Methode, ein Dokument zur Signatur nur an einen einzigen Empfänger zu senden.

Führe folgende Schritte aus, um ein Dokument zur Signatur zu senden:

  1. Navigiere zur Registerkarte Startseite und wähle die Schaltfläche Signaturen anfordern.

    Startseite – Signaturen anfordern

    Optional kannst du den Prozess starten, indem du eine Bibliotheksvorlage (oder einen Workflow) auswählst, indem du die Schaltfläche Aus Bibliothek starten wählst.

    Dadurch kannst du aus drei Optionen auswählen:

    • Zuletzt verwendet – eine Liste der 20 zuletzt verwendeten Vorlagen; zuletzt verwendete Vorlagen werden oben in der Liste angezeigt.
    • Bibliotheksdokument – listet alle verfügbaren Bibliotheksvorlagen auf.
    • Workflow – listet alle verfügbaren Workflows für den Benutzer auf.

    Wähle nach der Auswahl einer Datei oder eines Workflows die Option Start. Du wirst auf die Seite Senden weitergeleitet, auf der die Vorlage bereits angehängt ist (damit kannst du den unten angegebenen Schritt 4 überspringen).

    Aus Bibliothek starten

  2. Hinweis:

    Wenn Sie sich in einem Konto befinden, für das Benutzer in mehreren Gruppen (UMG) aktiviert sind, wählen Sie die Gruppe aus, von der Sie die Vereinbarung senden möchten, bevor Sie die Vereinbarung konfigurieren.

    • Wenn Sie den Gruppenwert festlegen, werden die gruppenbezogenen Eigenschaften und Vorlagen geladen, aus denen Sie wählen können.
    • Wenn Sie die Gruppe ändern, wird die Seite aktualisiert. Alle eingegebenen Inhalte werden bei dieser Aktualisierung gelöscht.

    Wenn Sie die Dropdown-Liste Senden von am Ende der Seite nicht sehen, dann ist Ihr Konto nicht UMG-fähig.

    Wählen Sie die Gruppe aus

     

    Lege den Empfänger der Vereinbarung fest. 

    Du kannst Folgendes eingeben/festlegen (von links nach rechts):

    • Wähle die Empfängerrolle aus (Unterzeichnende ist der Standardwert).
    • Gib die E-Mail-Adresse der empfangenden Person ein.
    • Wähle die Authentifizierungsmethode aus, falls vorhanden.
    • Gib bei Bedarf eine persönliche Nachricht ein.
    Die Seite „Senden“ mit hervorgehobenem Empfängerdatensatzelementen

    Optional kannst du eine Empfangsgruppe verwenden.

    Empfangsgruppen ähneln Verteilerlisten insofern, als sie aus den E-Mail-Adressen mehrerer Empfangender bestehen. Alle Mitglieder der Empfangsgruppe werden benachrichtigt, wenn sie mit der Interaktion an der Vereinbarung an der Reihe sind, doch nur ein Mitglied der Gruppe darf sie ausführen. Sobald das erste Mitglied die Aktion der Gruppe abgeschlossen hat, geht die Vereinbarung zum nächsten Schritt über.

    Eine Empfangsgruppe kann als eine einmalige (Ad-hoc-)Gruppe hinzugefügt werden, die von der sendenden Partei beim Erstellen der Vereinbarung manuell definiert wurde, oder als wiederverwendbare Empfangsgruppe, die zuvor erstellt wurde und der nutzenden Partei über die Berechtigungen der Gruppe zur Verfügung gestellt wurde. Beginne mit der Eingabe des Gruppennamens. Im Adressbuch werden Optionen auf Basis der eingegebenen Zeichenfolge angezeigt.

    Der Datensatz der empfangenden Partei mit einer hinzugefügten Empfangsgruppe und den angezeigten Optionen aus dem Adressbuch

    Hinweis:

    Bei wiederverwendbaren Empfangsgruppen können die Namen der Empfangenden oder die E-Mail-Adressen nicht geändert werden. Nur der Authentifizierungstyp kann bearbeitet werden.

  3. Füge einen Vereinbarungsnamen und eine Nachricht ein, die in die erste E-Mail an den Empfänger eingefügt werden.

    Die Seite „Senden“ mit hervorgehobenem Nachrichtenfeld

  4. Hänge die Bibliotheksvorlage, die du senden möchtest, entweder per Drag and Drop, über „Anhang“ oder durch Auswählen an.

    • Die verfügbaren Vorlagen sind durch die Gruppe begrenzt, von der die Vereinbarung gesendet wird.
    • Du kannst mehrere Dokumente anhängen, die als ein zusammenhängendes Dokument an den Empfänger gesendet werden.
    Der Abschnitt „Dateien“ der Seite „Senden“ mit dem Popup-Fenster „Vorlage“

  5. Konfiguriere alle erforderlichen Optionen:

    • Passwortschutz (für die signierte PDF-Datei): Dieses Passwort gilt für alle PDF-Kopien der Vereinbarung, die von Acrobat Sign heruntergeladen werden. Das Dokument kann nur nach erfolgreicher Passworteingabe angezeigt werden.
    • Ausfülltermin: Die Transaktion erlischt nach der festgelegten Anzahl von Tagen.
    • Erinnerung festlegen: Erinnerungen können für eine von mehreren Wiederholungen konfiguriert werden. Nur die aktuell aktive empfangende Partei erhält Erinnerungen.
    • Signaturtyp: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzende den Signaturfluss zwischen elektronischer und handschriftlicher Signatur umschalten.
    • Sprache der empfangenden Person: Definiert die Sprache, die für E-Mails und in den Bildschirmanweisungen verwendet wird.
    Seite „Senden“ mit hervorgehobenen Sendeoptionen

  6. Wähle die Felder „Vorschau“ und „Signatur hinzufügen“ aus, um Interaktionsfelder für den Empfänger zu erstellen.

    • Wenn das Kontrollkästchen „Vorschau“ aktiviert ist, wähle Weiter.
    • Wenn das Kontrollkästchen „Vorschau“ deaktiviert ist, wähle Senden.
    Unteres Ende der Seite „Senden“ mit hervorgehobener Option „Felder ‚Vorschau‘ & ‚Signatur hinzufügen‘“

  7. Übertrage die Felder von den Registerkarten auf der rechten Seite des Bildschirms per Drag & Drop in das Dokument.

    Die Authoring-Umgebung mit hervorgehobenen Signaturfeldern

    Mit der Schaltfläche Zurück kannst du zurück zur Seite Senden navigieren, wenn du die E-Mail-Adresse der Empfangenden ändern oder die an die Vereinbarung angehängten Dateien ändern musst.

    Hinweis:

    Wenn du ein einheitliches Dokument zur eigenen Verwendung erstellst, kannst du die Option Als Vorlage speichern auswählen und das Dokument mit den platzierten Feldern speichern.

    Bei künftigen Transaktionen kannst du das Dokument einfach aus deiner Bibliothek anhängen und die Feldplatzierung überspringen!

  8. Wenn alle gewünschten Felder im Dokument eingefügt sind, wähle die Option Senden.

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zum Dokument, über den seine Aktion freigeschaltet wird.

Sobald die Aktion abgeschlossen ist, wirst du per E-Mail benachrichtigt.


Verträge an mehrere Empfänger senden

Der Vorgang zum Senden eines Vertrags an mehrere Empfänger ist fast derselbe wie der für das Senden an einen Empfänger.

Das sind die Hauptunterschiede:

  • Du kannst jeden Empfänger in der Reihenfolge, in der er Aktionen im Vertrag durchführen soll, festlegen.
  • Du kannst bei Bedarf für jeden Empfänger spezifische Felder platzieren.
Hinweis:

Transaktionen, an denen mehrere Empfänger teilnehmen, können nach einem sequenziellen, parallelen oder hybriden Workflow konfiguriert werden.

  1. Navigiere zur Registerkarte Startseite und wähle die Schaltfläche Signaturen anfordern.

  2. Falls verfügbar, konfiguriere die Auswahl Senden von, um die Gruppe zu identifizieren, von der du die Vereinbarung sendest.

    Die Seite wird aktualisiert, wenn eine neue Gruppe ausgewählt wird, und alle Konfigurationen auf der Seite werden gelöscht.

    Gruppe auswählen

    Hinweis:

    Wenn keine Auswahl für Senden von vorhanden ist, ist dein Konto nicht für UMG aktiviert.

  3. Lege jeden Vertragsempfänger fest. 

    Gib für jeden Empfängerdatensatz Folgendes ein (von links nach rechts):

    • Wähle die Empfängerrolle aus (Unterzeichnende ist der Standardwert).
    • Gib die E-Mail-Adresse der empfangenden Person ein.
    • Wähle die Authentifizierungsmethode aus, falls vorhanden.
    • Gib bei Bedarf eine persönliche Nachricht ein.

     

    Klicke rechts oben auf den Link Mich hinzufügen, um dich der Empfängerliste selbst hinzuzufügen.

    Du darfst die gleiche E-Mail-Adresse mehrmals hinzufügen.

    Hinweis:

    Wenn du eine Empfängerzeile löschen möchtest, klicke auf das X ganz rechts in der Zeile.

    Die Seite „Senden“ mit hervorgehobenem Empfängerdatensatzelementen

    Optional kannst du eine Empfangsgruppe verwenden.

    Empfangsgruppen ähneln Verteilerlisten insofern, als sie aus den E-Mail-Adressen mehrerer Empfangender bestehen. Alle Mitglieder der Empfangsgruppe werden benachrichtigt, wenn sie mit der Interaktion an der Vereinbarung an der Reihe sind, doch nur ein Mitglied der Gruppe darf sie ausführen. Nachdem das erste Mitglied die Aktion der Gruppe abgeschlossen hat, geht die Vereinbarung zum nächsten Schritt über.

    Die Empfangsgruppe kann als einmalige Gruppe hinzugefügt werden, die von der absendenden Person beim Erstellen der Vereinbarung manuell definiert wird, oder es kann eine wiederverwendbare Empfangsgruppe verwendet werden, die der absendenden Person zur Verfügung steht. Beginne einfach mit der Eingabe des Gruppennamens. Das Adressbuch zeigt die Optionen ausgehend auf der eingegebenen Zeichenfolge an.

    Der Datensatz der empfangenden Partei mit einer hinzugefügten Empfangsgruppe und den angezeigten Optionen aus dem Adressbuch

  4. Füge einen Vereinbarungsnamen und eine Nachricht ein, die in die erste E-Mail an die Empfänger eingefügt werden.

  5. Ziehe das zu sendende Dokument aus der Bibliothek, hänge es an oder wähle es aus der Bibliothek aus.

    • Du kannst mehrere Dokumente anhängen, die als ein zusammenhängendes Dokument an den Empfänger gesendet werden.
  6. Konfiguriere alle erforderlichen Optionen:

    • Passwortschutz (für die signierte PDF-Datei): Dieses Passwort gilt für alle PDF-Kopien der Vereinbarung, die von Acrobat Sign heruntergeladen werden. Das Dokument kann nur nach erfolgreicher Passworteingabe angezeigt werden.
    • Ausfülltermin: Die Transaktion erlischt nach der festgelegten Anzahl von Tagen.
    • Erinnerung festlegen: Erinnerungen können für eine von mehreren Wiederholungen konfiguriert werden. Nur die aktuell aktive empfangende Partei erhält Erinnerungen.
    • Signaturtyp: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzende den Signaturfluss zwischen elektronischer und handschriftlicher Signatur umschalten.
    • Sprache der empfangenden Person: Definiert die Sprache, die für E-Mails und in den Bildschirmanweisungen verwendet wird.
    Seite „Senden“ mit hervorgehobenen Sendeoptionen

  7. Wähle die Felder „Vorschau“ und „Signatur hinzufügen“ aus, um Interaktionsfelder für den Empfänger zu erstellen.

    • Wenn das Kontrollkästchen „Vorschau“ aktiviert ist, wähle Weiter. Durch diese Aktion wird der Prozess auf die Authoring-Umgebung ausgeweitet.
    • Wenn das Kontrollkästchen „Vorschau“ deaktiviert ist, wähle Senden. Durch diese Aktion wird die Vereinbarung sofort an die erste empfangende Person gesendet.
    Unteres Ende der Seite „Senden“ mit hervorgehobener Option „Felder ‚Vorschau‘ & ‚Signatur hinzufügen‘“

  8. Übertrage die Felder von den Registerkarten auf der rechten Seite des Bildschirms per Drag & Drop in das Dokument.

    Empfangende auswählen

  9. Wenn alle gewünschten Felder im Dokument eingefügt sind, wähle die Option Senden.

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