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Zuletzt aktualisiert am
30. November 2023
Übersicht
Mit wiederverwendbaren Empfangsgruppen können Benutzende dauerhafte Empfangsgruppen erstellen, die beim Erstellen einer Vereinbarung auf der Seite Senden oder beim Entwerfen eines selbstdefinierten Sende-Workflows im Custom Workflow Designer verwendet werden kann.
Diese Empfangsgruppen können mit bis zu 100 E-Mail-Adressen von empfangenden Parteien erstellt und entweder als private Empfangsgruppe gespeichert oder so erstellt werden, dass die Verwaltung (bzw. Verantwortung) – je nach Berechtigungsebene der erstellenden Partei – auf Gruppen- oder Kontoebene stattfindet.
Hinweis:
Die Option Empfangsgruppen muss aktiviert sein, damit sie zur Verwendung auf der Seite Senden angezeigt wird.
Verwendung
Wiederverwendbare Gruppen empfangender Personen können basierend auf der Berechtigungsebene der nutzenden Person in der Acrobat Sign-Umgebung erstellt und freigegeben werden:
- Benutzende ohne Administrationsrechte können nur private (von der nutzenden Person verwaltete) Empfangsgruppen erstellen, die nur von ihnen verwendet werden können.
- Administrierende auf Gruppenebene können private Empfangsgruppen und Empfangsgruppen erstellen, die von einzelnen Gruppen verwaltet werden können, die ihnen unterstellt sind.
- Administrierende auf Kontoebene können private Empfangsgruppen, von einzelnen Gruppen verwaltete Empfangsgruppen und von einem Konto verwaltete Empfangsgruppen erstellen und sie für alle Gruppen zur Verfügung stellen.
Hinweis:
Von einer Gruppe verwaltete Empfangsgruppen können nur mit einer Gruppe verknüpft werden. Die Beziehung ist streng eins zu eins.
Von einem Konto verwaltete Empfangsgruppen umfassen immer alle Gruppen. Es gibt keine Möglichkeit, eine oder mehrere Gruppen auszuschließen.
Sobald eine Empfangsgruppe erstellt und gespeichert wurde, steht sie beim Verfassen einer Vereinbarung und beim Entwerfen (oder Bearbeiten) eines selbstdefinierten Sende-Workflows zur Verfügung.
Aufgrund von Berechtigungskonflikten zwischen der Empfangsgruppe und der Workflowvorlage sind jedoch einige Einschränkungen zu beachten:
- Ein selbstdefinierter Workflow, auf den ein gesamtes Konto zugreifen kann, kann nur von einem Konto verwaltete Empfangsgruppen verwenden.
- Ein selbstdefinierter Workflow, auf den eine ganze Gruppe zugreifen kann, kann Empfangsgruppen verwenden, die von Gruppen und Konten verwaltet werden.
- Ein selbstdefinierter Workflow, auf den eine einzelne benutzende Person zugreifen kann, kann Empfangsgruppen verwenden, die von Benutzenden, Gruppen und Konten verwaltet werden.
Wiederverwendbare Empfangsgruppen zu deinen Vereinbarungen hinzufügen:
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Wähle in der rechten oberen Ecke der Empfangsliste den Link Empfangsgruppe hinzufügen aus.
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Beginne im Dialogfeld Gruppennamen eingeben der Empfangsgruppe, den Namen der Gruppe einzugeben, die du einbeziehen möchtest.
Das Adressbuch zeigt alle vorhandenen Gruppen, die mit den eingegebenen Namensbestandteilen übereinstimmen. Denke daran, dass wiederverwendbare Empfangsgruppen Berechtigungsbereiche haben, die einer nutzenden Partei Zugriff gewähren (oder verweigern). Wenn du eine erwartete Gruppe nicht siehst, überprüfe, ob die nutzende Partei im Berechtigungsbereich der Empfangsgruppe enthalten ist.
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Wähle die Gruppe in der Adressbuchliste aus.
Wenn keine geeignete wiederverwendbare Empfangsgruppe vorhanden ist, kann ein eindeutiger Gruppenname verwendet werden und die Mitgliedsempfangenden können manuell hinzugefügt werden.
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Sobald eine wiederverwendbare Empfangsgruppe ausgewählt ist, wird die Liste der Mitgliedsempfangenden eingefügt, wobei für alle eine individuelle Konfiguration der Authentifizierungsmethode möglich ist.
Hinweis:Bei Mitgliedern einer wiederverwendbaren Empfangsgruppe können die Empfangsnamen oder E-Mail-Adressen nicht geändert werden, wenn sie als empfangende Partei eingefügt wurden. Nur die Authentifizierungsmethode kann bearbeitet werden.
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Öffne den Workflow.
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Navigiere zum Abschnitt Empfänger*innnen.
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Wähle die/den Empfänger*in aus, um die Empfangskonfiguration zu öffnen.
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Wähle die Schaltfläche Empfangsgruppe hinzufügen aus und wähle die gewünschte Empfangsgruppe aus.
Hinweis:Wenn die zu verwendende Empfangsgruppe nicht verfügbar ist, aktiviere Wer kann diesen Workflow verwenden? im Abschnitt Workflow-Info der Workflowvorlage.
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Wähle die Schaltfläche Hinzufügen, um die Empfangsgruppe einzufügen.
Nach dem Hinzufügen wird der Bereich zur Konfiguration von Empfänger*innen aktualisiert und zeigt den Namen der eingerichteten Empfangsgruppe an.
Um die eingerichtete Empfangsgruppe zu entfernen, wähle das Löschsymbol rechts neben dem Namen der Empfangsgruppe aus.
Konfiguration
Verfügbarkeit:
Wiederverwendbare Gruppen empfangender Personen sind nur für das Acrobat Sign Solutions-Lizenz-Abo verfügbar.
Konfigurationsumfang:
Die Funktion ist standardmäßig für alle Benutzenden in Acrobat Sign Solutions-Lizenzkonten aktiviert.
Du kannst auf diese Funktion zugreifen, indem du dein Avatar-Symbol in der oberen rechten Ecke des Fensters auswählst und dann im Menü die Option Profileinstellungen und anschließend in der linken Optionsleiste die Registerkarte Adressbuch auswählst.
Neue wiederverwendbare Gruppen empfangender Personen erstellen
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Navigiere zur Registerkarte Adressbuch im Abschnitt Profil.
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Wähle die Schaltfläche Empfangsgruppe hinzufügen.
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Konfiguriere die Empfangsgruppe mit den folgenden Spezifikationen:
- Name der Empfangsgruppe: Der Name, der angezeigt wird und durchsucht werden kann, wenn eine Empfangsgruppe im Custom Workflow Designer ausgewählt wird.
- Wem gehört diese Gruppe?: Das Objekt, dem die Empfangsgruppe gehört, nachdem sie gespeichert wurde. Die verfügbaren Optionen hängen von der Berechtigungsebene der Partei ab, die die Gruppe erstellt hat.
- Benutzende ohne Administrationsrechte sehen lediglich die Option Nur du.
- Administrierende auf Gruppenebene sehen die Option Nur du und eine Liste der Gruppen, für die sie Administrationsrechte haben.
- Administrierende auf Kontoebene sehen die Option Nur du, die Option Gesamte Organisation und eine Liste aller Gruppen im Konto.
Hinweis:Nach dem Speichern der Gruppe kann nicht mehr geändert werden, wer Eigentümer*in der Gruppe ist.
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Nachdem die Empfangsgruppe gespeichert wurde, wird die Seite für die Gruppenmitgliedschaft angezeigt. Es sind noch keine Gruppenmitglieder vorhanden.
Um der Gruppe Mitglieder hinzuzufügen, wähle die Schaltfläche Mitglied hinzufügen und gib die E-Mail-Adressen ein, die in die Empfangsgruppe aufgenommen werden sollen.
Hinweis:Mitglieder, die der Empfangsgruppe hinzugefügt wurden, müssen keine Benutzende in deinem Konto oder Empfänger*innen in deinem Adressbuch sein. Jede E-Mail-Adresse ist gültig.
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Wenn alle Empfänger*innen hinzugefügt wurden, zeigt die Seite „Empfangsgruppe“ Folgendes an:
- Name der Empfangsgruppe
- Eigentümer*in der Empfangsgruppe
- Datum der letzten Änderung
- Liste der Mitglieder in der Gruppe
Einzelne Benutzende können gelöscht werden, indem du die Auslassungspunkte rechts neben dem Namen der Empfangspartei auswählst.
Wiederverwendbare Empfangsgruppen suchen
Durch die Suchfunktion für empfangende Parteien kann nach dem Namen einer Empfangsgruppe oder nach der E-Mail-Adresse eines Mitglieds gesucht werden.
Sobald ein Wert in die Suchleiste eingegeben wird, werden Ergebnisse zurückgegeben. Standardmäßig werden Alle Ergebnisse zurückgegeben, aber du kannst die Ergebnisse entweder nach dem Gruppennamen oder der E-Mail-Adresse der nutzenden Person filtern, je nachdem, wonach du suchst.
Hinweis:
Die Suchzeichenfolge wird nur ab dem ersten Zeichen abgeglichen. Übereinstimmungen in der Mitte der Zeichenfolge werden nicht zurückgegeben. Du kannst beispielsweise nicht nach der E-Mail-Domäne (caseyjones.dom) suchen und Ergebnisse erhalten.
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Navigiere zu Adressbuch > Empfangsgruppen
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Gib den ersten Teil des gesuchten Gruppennamens in das Suchfeld ein und drücke die Eingabetaste.
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Es wird eine Liste von Empfangsgruppen zurückgegeben, die dem unter Gruppenname eingegebenen Wert entsprechen:
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Wähle die Schaltfläche Gruppenname aus.
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Wähle die Gruppe aus. Sie wird automatisch geöffnet, damit die Gruppen und Mitglieder bearbeitet werden können.
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Navigiere zu Adressbuch > Empfangsgruppen
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Gib die vollständige E-Mail-Adresse des gesuchten Mitglieds in das Suchfeld ein und drücke die Eingabetaste.
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Wähle die Schaltfläche Einzelnes Mitglied aus.
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Es wird eine Liste von Empfangsgruppen zurückgegeben, die mindestens ein Einzelnes Mitglied enthalten, das mit der Suchzeichenfolge übereinstimmt:
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Wähle die Gruppe aus. Sie wird automatisch geöffnet, damit die Gruppen und Mitglieder bearbeitet werden können.
Der Name der Empfangsgruppe kann geändert werden, indem du die Auslassungspunkte neben der Schaltfläche Mitglied hinzufügen und dann die Option Einstellungen bearbeiten auswählst.
Bearbeite den Namen und wähle Speichern.
Die Empfangsgruppe kann gelöscht werden, indem du die Auslassungspunkte neben der Schaltfläche Mitglied hinzufügen und dann die Option Empfangsgruppe löschen auswählst.
Wenn du dazu aufgefordert wirst, wähle Löschen.
