Nieuwe functies van Salesforce v18

In de Salesforce-release van de lente van 2016 wordt de Lightning Experience geïntroduceerd en de nieuwste update van Adobe Sign voor het Salesforce-pakket heet 'Lightning Ready'.  U beslist volledig zelf of u de Lightning Experience activeert en u kunt op elk moment teruggaan naar Salesforce Classic.

In Lightning hebt u via het navigatiemenu aan de linkerkant snel toegang tot uw Salesforce-objecten. U kunt via de App Launcher naar het Adobe Sign-integratiepakket gaan.

Ga naar Zoeken in Lightning Experience in Salesforce Help voor meer informatie.

Lightning Experience

De Lightning Experience inschakelen

 De Lightning Experience kan eenvoudig ingeschakeld worden:

1. Vanuit Set-up.
2. Klik op Lightning Experience in het linkernavigatiemenu om de standaardinstellingen te wijzigen voordat u de weergave verandert. 
3. Selecteer Overschakelen naar Lightning Experience in uw profielmenu, om naar de Lightning-weergave over te schakelen.

Zie Lightning Experience inschakelen in Salesforce Help voor meer informatie. 

Terugkeren naar Salesforce Classic

Het is ook eenvoudig om terug te gaan naar Salesforce Classic vanuit Lightning Experience. Klik gewoon op uw profielafbeelding in de rechterbovenhoek, en selecteer Overschakelen naar Salesforce Classic in het menu.

Naar de Adobe Sign-integratietoepassing gaan

Als Lightning is ingeschakeld kunt u op de App Launcher klikken om de beschikbare apps te tonen, en daarna op Adobe Sign.

Zie Een andere app openen in Lightning Experience in Salesforce Help voor meer informatie.

Het menu van Adobe Sign wordt weergegeven. Via dit menu hebt u toegang tot alle vertrouwde pagina's en functies van Adobe Sign. Denk eraan dat de pagina's Overeenkomsten beheren en de Beheerderspagina van Adobe Sign op dit moment alleen beschikbaar zijn in Salesforce Classic.

In Lightning Experience hebben de Adobe Sign-pagina's een nieuwe, helderdere look.

Verbeterde overeenkomstpagina

De geavanceerde overeenkomstpagina kan zowel in Salesforce Classic als in Lightning gebruikt worden. Alvorens deze nieuwe overeenkomstpagina te gebruiken, moet u de stijl van de geavanceerde overeenkomstpagina inschakelen.

Lay-out van geavanceerde overeenkomst

Op de geavanceerde overeenkomstpagina kunnen zenders alle functies van de vorige pagina gebruiken, plus enkele extra functies. De geavanceerde overeenkomstpagina is zowel in Salesforce Classic als in Lightning beschikbaar.

Kies 'Overeenkomsten' in het menu ITEMS op de Lightning-pagina of in het linkernavigatiemenu van de Classic-pagina om naar de geavanceerde overeenkomstpagina te gaan.

1. De ontvangers zijn nu genummerd, zoals hierboven wordt weergegeven. U kunt ontvangers nummeren om ze te herschikken om sequentiële routeringen en hybride en parallelle routeringen te creëren.

2. De afzender kan zichzelf nu snel op elke plaats in de routering als een ontvanger toevoegen, en niet alleen als eerste of laatste, door Mij toevoegen en de nummering te gebruiken.

3. Er kunnen groepen als ontvangers worden ingesteld.

4. Het privébericht kan worden toegevoegd. Als u op het berichtveld klikt, verschijnt het dialoogvenster Privébericht toevoegen. De tekstballon is grijsgekleurd als u een bericht hebt.

5. Indentiteitsverificatie

6. Selecteer een gerelateerd contract.

7. Selecteer bestanden uit uw documentenbibliotheek of online opslagmedia. Klik op Bestanden toevoegen om naar het dialoogvenster Bestanden selecteren te gaan, en naar alle bestandsbronnen die zijn geactiveerd.

Nieuwe functie ontvanger: Delegeerder

Naast Fiatteur en Ondertekenaar, kunnen beheerders en ontvangers nu ook Delegeerder toevoegen aan de workflow van de ontvanger. Delegeerders ontvangen de overeenkomst, maar hoeven deze niet te ondertekenen.  In plaats daarvan zullen ze de overeenkomst naar de fiatteur of ondertekenaar van hun keuze doorsturen. 

Ideaal voor situaties waarin de ondertekenaar/fiatteur niet bekend is totdat het ondertekeningsproces gestart is. Deze twee nieuwe rollen bieden u de flexibiliteit om ondertekeningen onmiddellijk te starten, en de onderliggende ontvangers later te bepalen.

Privéberichten

U kunt unieke berichten voor elke ontvanger maken in het ondertekeningsproces voordat er documenten voor ondertekening of goedkeuring worden verzonden. Klik op het pictogram een Privébericht toevoegen om een bericht toe te voegen. 

De ontvangers kunnen het privébericht gemakkelijk lezen tijdens het ondertekenen. Als iemand een bericht voor één van de ontvangers heeft achtergelaten, krijgt het tekstballonnetje een grijze kleur.

Hybride routering

U kunt niet alleen sequentiële en parallelle ontvangersrouteringen instellen, maar met de nieuwe functie voor het rangschikken van ontvangers kunt u ook een hybride routering maken, inclusief parallelle en sequentiële componenten die gebruikmaken van de nieuwe verzendpagina. U kunt aangeven welke ontvangers op hetzelfde moment moeten ondertekenen (in parallel) en welke in sequentiële volgorde moeten ondertekenen, door te verslepen of een numerieke volgorde te gebruiken voor de ondertekeningsvolgorde. 

Hybride routeringen maken

1. Voer de e-mailadressen in van de ontvangers.

2. Om twee ontvangers aan te wijzen die als tweede moeten ondertekenen (in dit geval severtonea@gmail.com en kmaggerstein@gmail.com) voert u voor beiden '2' in het routeringsvolgordeveld in. 

Wanneer u de overeenkomst opslaat, verschijnen de e-mailadressen van severtonea@gmail.com en kmaggerstein@gmail.com als parallelle ontvangers op de tweede plaats. Denk eraan dat de volgorde van achtereenvolgende ontvangers wordt bijgewerkt om de nieuwe routeringsvolgorde weer te geven. 

Groep met ontvangers

U kunt de ondertekeningsprocessen versnellen om verschillende teamleden de machtiging te geven om in naam van de hele groep te ondertekenen. Voeg eerst een ontvangersgroep toe, en voeg daarna meerdere ontvangers aan de groep toe. Alle ontvangers in de lijst kunnen in naam van de hele groep ondertekenen. Ontvangersgroepen integreren in Salesforce-groepen.

Overeenkomsten wijzigen

U kunt wijzigingen aanbrengen in het document terwijl u dit gebruikt door gebruik te maken van de nieuwe functies overeenkomst wijzigen in plaats van overeenkomsten te moeten annuleren en opnieuw te starten. U kunt gebruikmaken van Overeenkomsten wijzigen om documenten toe te voegen, te verwijderen, te vervangen (verwijderen en dan toevoegen) en opnieuw te ordenen. U kunt ook gebruikmaken van de auteursomgeving om velden te wijzigen.

De functie Overeenkomst wijzigen is alleen beschikbaar op de nieuwe verzendpagina. Dit kan echter ook gebruikt worden om overeenkomsten te wijzigen die gestart waren voor de release van november 2015, zolang de transactie voldoet aan de 'aanpasbare' criteria. Als een document kan worden gewijzigd, wordt de koppeling Overeenkomst wijzigen weergegeven op de pagina Overeenkomsten beheren wanneer het document is geselecteerd. Een aanpasbare overeenkomst voldoet aan de volgende criteria:

• De overeenkomst is niet ondertekend, goedgekeurd of gedelegeerd aan een ondertekenaar of een fiatteur door de delegeerder aan wie de overeenkomst is toegewezen.
• De overeenkomst bevat geen digitale handtekening of handtekening per fax.
• De overeenkomst is niet gestart vanuit een workflow.

Beheer voor het wijzigen van overeenkomsten

De functie overeenkomsten wijzigen moet algemeen voor heel uw bedrijf worden ingeschakeld, daarna zal het laatste selectievakje, Afzenders toestaan om overeenkomsten te wijzigen, voor elke gebruiker verschijnen in de opties Account | Verzendinstellingen.

Accountbeheerders en groepsbeheerders kunnen aangeven of u documenten die verzonden zijn voor ondertekening kunt wijzigen door te klikken op 'Afzenders toestaan om overeenkomsten te wijzigen' in de sectie Documenten toevoegen van de verzendinstellingsparameters van uw Account. 

Een overeenkomst wijzigen

Als de instelling overeenkomsten wijzigen is ingeschakeld voor uw onderneming of groep, kunt u overeenkomsten wijzigen die zich in de sectie Verzonden voor Ondertekening of Verzonden voor goedkeuring bevinden. (Zie Overeenkomsten wijzigen voor meer informatie.)

1. Klik op het tabblad Overeenkomsten beheren.

2. Klik en selecteer een aanpasbare overeenkomst in de sectie Verzonden voor ondertekening of Verzonden voor goedkeuring en klik dan op de beschrijving van de overeenkomst in de rechterbovenhoek.

De pagina Verzenden wordt in de beperkte bewerkingsmodus weergegeven. Dat betekent dat u geen wijzigingen kunt aanbrengen in de secties Ontvangers of Berichten.

Op de pagina Verzenden kunt u documenten toevoegen, verwijderen, vervangen (verwijderen en vervolgens toevoegen) en opnieuw rangschikken.

Ga op een van de volgende manieren te werk om een document toe te voegen:

• Klik op Bestanden toevoegen.

• Of sleep bestanden van uw computer naar Sleep meer bestanden hier naartoe.

• Als u een document wilt verwijderen, klikt u op het pictogram (X) aan de rechterkant.

• Om documenten te herschikken, klikt u op de sleepbalk en sleept u ze naar hun nieuwe plaats.

Afhankelijk van uw verzendinstellingen kunt u de optie Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen gebruiken om formuliervelden aan het document of de documenten in de aangepaste overeenkomst toe te voegen. 

• Als u geen formuliervelden hoeft toe te voegen of de optie Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen niet ziet, klikt u op Bijwerken om uw wijzigingen op te slaan.
• Als u formuliervelden moet toevoegen, schakelt u indien nodig de optie Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen in. Vervolgens klikt u op Bijwerken om de ontwerpomgeving te openen. Wanneer u klaar bent in de ontwerpomgeving, klikt u op Bijwerken.

Als de overeenkomst al is ondertekend en de afzender klikt op Bijwerken, ontvangt de afzender een bericht waarin staat dat de ontvanger het heeft ondertekend, goedgekeurd of gedelegeerd.

Als de functie Overeenkomst wijzigen niet algemeen voor uw volledig bedrijf is ingeschakeld, zijn er nog altijd een paar manieren waarop u wijzigingen kunt aanbrengen nadat uw overeenkomst is verzonden voor ondertekening.

Als u naar de onderkant van de overeenkomstbeschrijving schuift, ziet u drie manieren waarop u een overeenkomst kunt wijzigen.

In een bestaande overeenkomst kunt u de ondertekenaar vervangen, een ondertekende kopie uploaden, en een vervaldatum toevoegen.

Om de huidige ondertekenaar te vervangen, voert u het e-mailadres van de nieuwe ondertekenaar in en de reden waarom u de huidige ondertekenaar vervangt. De huidige ondertekenaar kan bijvoorbeeld niet op kantoor zijn wanneer het document ondertekend moet worden. Klik op de knop Ondertekenaar vervangen wanneer u klaar bent.

Om een ondertekende kopie te uploaden, klikt u op de koppeling Ondertekenaar vervangen in de overeenkomstbeschrijving. Voer het e-mailadres van de nieuwe ontvanger in en een kort bericht met de reden waarom u de huidige ondertekenaar vervangt. Denk eraan dat de oorspronkelijke ondertekenaar het document nog altijd kan ondertekenen totdat de nieuwe ondertekenaar zijn handtekening toevoegt.

Om een vervaldatum toe te voegen, klikt u op de koppeling Toevoegen in de overeenkomstbeschrijving. Klik vervolgens op het kalenderpictogram om de vervaldatum te selecteren. Schakel het selectievakje Huidige ontvangers op de hoogte stellen in als u de ontvangers op de hoogte wilt stellen.

Een aangepaste overeenkomst ondertekenen, goedkeuren of delegeren

De ontvangers van een gewijzigde overeenkomst worden op de hoogte gesteld van het feit dat de overeenkomst is gewijzigd voordat ze deze kunnen ondertekenen, goedkeuren of delegeren.

De ontvanger kan op OK klikken om door te gaan. De processen voor het ondertekenen, goedkeuren of delegeren verlopen zoals gebruikelijk.

Als de overeenkomst echter net is gewijzigd terwijl de ontvanger op de eSign-pagina werkt, ontvangt hij een kennisgeving en dient hij op Vernieuwen te klikken om door te gaan.

De geschiedenis en audittrail van een gewijzigde overeenkomst bekijken

Informatie over de gebeurtenissen gerelateerd aan de wijziging van een document (bijv. Overeenkomst is gewijzigd, Wijziging overeenkomst is bevestigd) is beschikbaar op de pagina Overeenkomsten beheren.

1. Klik op het tabblad Overeenkomsten beheren.

2. Klik een keer op een overeenkomst om deze te selecteren, en klik vervolgens op het tabblad Historie aan de rechterkant van de pagina.

De gebeurtenisgeschiedenis van de overeenkomst verschijnt op het informatiescherm. De transacties aangaande de wijzigingen van de afzender en de wijzigingsbevestiging van de ontvanger worden getoond.

3. Klik op de koppeling Controlerapport in de rechterbovenhoek van het geschiedenisscherm om een controlerapport in PDF-formaat te openen. De transacties aangaande de wijzigingen van de afzender en de wijzigingsbevestiging van de ontvanger worden getoond.

Meerdere sjablonen per Salesforce-object

Voor klanten die gebruikmaken van Salesforce Lightning, zullen alle beheerders in onze v18-integratie meer dan één sjabloon kunnen configureren per SFDC-object.  Dit biedt meer flexibiliteit aan gebruikers en beheerders, waardoor ze het verzendproces met de juiste sjabloon kunnen starten. Nu kan een gebruiker bijvoorbeeld een MSA- of Partner-overeenkomst verzenden vanuit een SFDC-accountobject; indien nodig zijn beide beschikbaar via Lightning-componenten.

Ondersteuning voor Salesforce Lightning-componenten

Voor beheerders die gebruikmaken van Lightning, is er een nieuwe en extreem eenvoudige manier om Adobe Sign toe te voegen aan standaard en aangepaste SFDC-pagina's. Wij bieden drie componenten die de beheerders flexibiliteit moeten bieden bij het ontwikkelen van de pagina's op de manier die zij verkiezen.: Adobe Sign-verzend- en overeenkomstcomponent en een Adobe Sign-overeenkomstenlijst

Geavanceerde Adobe Sign-beheerderspagina

De beheerderspagina heeft een nieuwe en helderdere look, en alle functies bevinden zich nu op één pagina. De tabbladen zijn verwijderd. Schakel over naar de Lightning Experience om gebruik te maken van de Adobe Sign-beheerderspagina.

Verbeterde instellingswizard

Gebruik de verbeterde instellingswizard om uw Adobe Sign-account aan uw Salesforce-account te koppelen. De instellingswizard is zowel beschikbaar in de Classic- als de Lightning-interface. Als uw accounts nog niet gekoppeld zijn, dan ziet u de instellingswizard wanneer u Adobe Sign selecteert in Salesforce.  

U zult de melding Succes! ontvangen wanneer de wizard uw account gekoppeld heeft om automatische statusupdates in te schakelen.