Os novos recursos e as alterações incluídas na atualização de outubro de 2016 para o Adobe Sign para o pacote do Salesforce (versão 18)
Visão geral
A versão Primavera 2016 do Salesforce apresenta o Lightning Experience e a mais nova atualização do Adobe Sign para o pacote do Salesforce, a “Lightning Ready”. Ativar o Lightning Experience depende totalmente de você, e é possível alternar de volta para o Salesforce Classic a qualquer hora.
No Lightning, o menu de navegação à esquerda fornece o acesso rápido aos seus objetos do Salesforce. É possível usar o Iniciador de aplicativos para acessar o pacote de integração do Adobe Sign.
Consulte Encontre seus objetos no Lightning Experience na Ajuda do Salesforce para obter mais informações.
Para garantir que as configurações e os processos existentes na conta sejam mantidos, estes novos recursos serão disponibilizados gradualmente na sua conta. Caso queira solicitar que os recursos sejam ativados antecipadamente na sua conta, entre em contato com o Gerente de sucesso do cliente.
Lightning Experience
Ativar o Lightning Experience
Ativar o Lightning Experience é fácil:
- Em Configuração.
- Clique em Lightning Experience no menu de navegação à esquerda para alterar as configurações padrão antes de alternar a exibição.
- Selecione Alternar para Lightning Experience no menu do seu perfil para alterar para a exibição Lightning.
Consulte Ativar o Lightning Experience na Ajuda do Salesforce para obter mais informações.
Alternar de volta para o Salesforce Classic
Se estiver trabalhando no Lightning Experience, alternar de volta para o Salesforce Classic é igualmente fácil. Basta clicar na sua imagem de perfil no canto superior direito e selecionar Alternar para o Salesforce Classic no menu.
Acessar o aplicativo de integração do Adobe Sign
Após ativar o Lightning, é possível clicar em Iniciador de aplicativos para exibir os aplicativos disponíveis, em seguida, clicar em Adobe Sign.
Consulte Abrir um aplicativo diferente no Lightning Experience na Ajuda do Salesforce para obter mais informações.
O menu do Adobe Sign é exibido. Nesse menu, é possível acessar todas as páginas e recursos familiares do Adobe Sign. Observe que as páginas Gerenciar contratos e Administrador do Adobe Sign só estão disponíveis atualmente no Salesforce Classic.
No Lightning Experience, as páginas do Adobe Sign têm uma aparência nova e mais simples.
Página Contrato aprimorada
A página Contratos aprimorada pode ser usada no Salesforce Classic e Lightning. Antes de usar esta nova página Contrato, é necessário ativar o estilo de página Contrato aprimorada.
Experiência de Layout aprimorado do contrato
O layout aprimorado da página Contrato fornece remetentes com todas as funcionalidades do layout anterior, além de recursos adicionais. A página Contrato aprimorada está disponível no Salesforce Classic e Lightning.
Para obter a página Contrato aprimorada, escolha “Contratos” no menu de ITENS da página Lightning ou no menu de navegação à esquerda da página Classic.
1. Agora os destinatários são numerados como mostrado acima. É possível usar a numeração do destinatário para reordenar os destinatários para criar roteamentos sequenciais e roteamentos híbridos e paralelos.
2. Agora o remetente pode adicionar-se rapidamente como um destinatário em qualquer lugar no roteamento, não apenas em primeiro ou último, usando a opção Me adicionar e a numeração.
3. Os grupos podem ser especificados como destinatários.
4. Mensagem privadas podem ser adicionadas. Clicar no ícone de bolha da mensagem exibe a caixa de diálogo Adicionar uma mensagem privada. Se você tiver uma mensagem, a bolha vai parecer ligeiramente cinza.
5. Verificação de identidade
6. Selecione um Contrato relacionado.
7. Selecione os arquivos na biblioteca do documento ou nas contas de armazenamento online - Agora é possível clicar em Adicionar arquivos para acessar a caixa de diálogo Selecionar arquivos e todas as fontes de arquivo que estão ativadas.
Nova função do destinatário: delegador
Além de Aprovador e Signatário, os administradores e remetentes agora podem adicionar Delegador aos fluxos de trabalho do destinatário. Os Delegadores recebem o contrato, mas não precisam assiná-lo. Em vez disso, eles vão distribuir o contrato para o aprovador ou signatário escolhido.
Ideal para situações onde o signatário/aprovador não é conhecido até que o processo de assinatura esteja em andamento. Essas duas novas funções vão fornecer a flexibilidade para iniciar a coleta de assinaturas imediatamente e identificar os destinatários de downstream adequados posteriormente.
Mensagens privadas
É possível criar mensagens exclusivas para cada destinatário no processo de assinatura, antes de enviar um documento para a assinatura ou aprovação. Para adicionar uma mensagem, clique no ícone Adicionar uma mensagem privada.
Os destinatários podem ler a mensagem privada com facilidade durante a experiência de assinatura. Quando alguém deixar uma mensagem para um dos destinatários, a cor da bolha da mensagem será cinza claro.
Roteamento híbrido
Além de poder criar o roteamento de destinatário sequencial e paralelo, é possível usar o novo recurso de ordenação do destinatário para criar o roteamento híbrido, que inclui os componentes paralelo e sequencial usando a nova página Enviar. É possível especificar quais participantes precisam assinar ao mesmo tempo (paralelamente) e quais precisam assinar em ordem sequencial, arrastando e soltando ou usando a ordem de numeração para definir a sequência de assinatura.
Criar roteamento híbrido
1. Digite os endereços de email dos destinatários.
2. Para designar dois destinatários para assinar na segunda posição - neste exemplo severtonea@gmail.com e kmaggerstein@gmail.com - digite “2” no campo da ordem de roteamento para ambos.
Ao salvar o contrato, os endereços de email para severtonea@gmail.com e kmaggerstein@gmail.com são exibidos como destinatários paralelos na segunda posição. Observe que a ordem de destinatários subsequentes será atualizada para refletir a nova ordem de roteamento.
Grupo de destinatários
É possível acelerar os processos de assinatura concedendo a vários membros da equipe a autoridade de assinar em nome do grupo inteiro. Primeiro, adicione um grupo de destinatários e, em seguida, adicione vários destinatários ao grupo. Qualquer um dos destinatários listados pode assinar em nome do grupo inteiro. Os grupos de destinatários são integrados aos grupos do Salesforce.
Modificar contratos
Você pode fazer as correções do documento imediatamente, usando o novo recurso Modificar contratos, em vez de cancelar os contratos e começar novamente. É possível usar Modificar contratos para adicionar, excluir, substituir (excluir, em seguida, adicionar) e reordenar os documentos. Você também pode usar o ambiente de criação para modificar os campos.
O recurso Modificar contratos está disponível apenas na nova página Enviar. No entanto, ele pode ser usado para modificar os contratos que foram iniciados antes da versão de novembro de 2015, desde que a transação atenda aos critérios “modificáveis”. Se um documento for modificável, um link Modificar contrato é exibido na página Gerenciar contratos quando o documento é selecionado. Um contrato modificável atende aos seguintes critérios:
- O contrato não foi assinado, aprovado ou delegado para um signatário ou aprovador pelo delegador designado.
- O contrato não inclui uma assinatura digital ou por fax.
- O contrato não foi inicializado de um fluxo de trabalho.
Administração para modificar contratos
O recurso Modificar contratos deve ser ativado globalmente na sua organização, em seguida, a última caixa de seleção, Permitir que remetentes modifiquem contratos será exibida nas opções Conta | Configurações de envio para cada usuário.
Os administradores de conta e grupo podem especificar se você pode alterar os documentos enviados para assinatura, selecionando “Permitir que remetentes modifiquem contratos” na seção Anexar documentos dos parâmetros de Configurações de envio na sua Conta.
Modificar um contrato
Se a configuração para modificar os contratos estiver ativada para a sua organização ou grupo, é possível modificar os contratos que estão nas seções Enviado para assinatura ou Enviado para aprovação. (Consulte Modificar contratos para obter mais informações).
1. Clique na guia Gerenciar contratos.
2. Clique para selecionar um contrato modificável na seção Enviado para assinatura ou Enviado para aprovação, em seguida, clique na descrição do contrato no canto superior direito.
A página Enviar é exibida no modo de edição limitado e não pode efetuar alterações nas seções Destinatários ou Mensagem.
Na página Enviar, você pode adicionar, excluir, substituir (excluir, em seguida, adicionar) e reorganizar os documentos.
Para adicionar um documento, execute uma das seguintes ações:
- Clique em Adicionar arquivos.
- Ou, arraste e solte os arquivos do computador para a área Arraste mais arquivos para cá.
- Para excluir um documento, clique no ícone excluir (X) à direita.
- Para registrar documentos, clique na barra de captura e arraste o documento para sua nova posição.
Dependendo das configurações de envio, você pode utilizar a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura para adicionar campos de formulário ao documento ou documentos ao contrato modificado.
Ao modificar um contrato, os campos de formulário que foram adicionados originalmente pelo remetente nos documentos usando o ambiente de criação serão descartados. Os campos de formulário que foram adicionados aos documentos da biblioteca ao serem criados e os campos de formulário adicionados aos documentos com tags de texto serão reprocessados automaticamente.
- Se você não precisar adicionar campos de formulário ou não tiver a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura, clique em Atualizar para salvar as alterações.
- Se você precisar adicionar campos de formulário, habilite a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura, se necessário, e clique em Atualizar para abrir o ambiente de criação. Ao concluir a ação, clique em Atualizar.
Se o contrato já tiver sido assinado, quando o remetente clicar em Atualizar, ele receberá uma mensagem indicando que o destinatário assinou, aprovou ou delegou o contrato.
Se o recurso Modificar contratos não tiver sido ativado globalmente para sua organização, ainda existem algumas maneiras de fazer modificações depois que um contrato for enviado para assinatura.
Se rolar para baixo até parte inferior da descrição do contrato, você verá três maneiras de modificar o contrato.
As ações que você pode executar em um contrato existente incluem substituir um signatário, fazer upload de uma cópia assinada e adicionar data de expiração.
Para substituir o signatário atual, insira o endereço de email do novo signatário e o motivo da substituição do signatário original. Por exemplo, o signatário original pode estar fora do escritório no momento em que você precisa assinar os documentos. Clique no botão Substituir signatário ao concluir.
Para fazer upload de uma cópia assinada, clique no link Substituir signatário na descrição do contrato. Insira o endereço de email do novo signatário e uma breve mensagem sobre o motivo da substituição do signatário original. Observe que, até que o novo signatário adicione sua assinatura, o signatário original ainda poderá assinar o documento.
Para adicionar uma data de expiração, clique no link Adicionar na descrição do contrato. Em seguida, clique no ícone de calendário para selecionar a data de expiração. Escolha a caixa de seleção Notificar destinatários atuais, se desejar que os destinatários sejam notificados.
Assinar, aprovar ou delegar um contrato modificado
O destinatário de um contrato modificado é notificado que o contrato foi alterado antes de poder assiná-lo, aprová-lo ou delegá-lo.
O destinatário pode clicar em OK para continuar. O processo de assinatura, aprovação ou delegação continua normalmente.
Entretanto, se o contrato é modificado enquanto o destinatário está na página eSign, o destinatário é informado e deve clicar em Atualizar para continuar.
Exibir o histórico e a trilha de auditoria de um contrato modificado
Informações sobre os eventos específicos para a modificação de um documento (por exemplo, o contrato foi modificado, a modificação do contrato foi reconhecida) podem ser visualizadas na página Gerenciar contratos.
1. Clique na guia Gerenciar contratos.
2. Clique uma vez no contrato para selecioná-lo, em seguida, clique na guia Histórico no lado direito da página.
O histórico de eventos do contrato é exibido no painel de informações. As transações relacionadas à modificação pelo remetente e a confirmação do destinatário da modificação são consideradas.
3. Clique no link Relatório de auditoria, no canto superior direito do quadro Histórico, para abrir um Relatório de auditoria do PDF. As transações relacionadas à modificação pelo remetente e a confirmação do destinatário da modificação são consideradas.
Vários modelos por objeto do Salesforce
Para os clientes que usam o Salesforce Lightning, nossa integração v18 permitirá que os administradores configurem a obtenção de mais de um modelo disponível para qualquer objeto de SFDC. Esta é a nova flexibilidade para usuários e administradores, permitindo que eles selecionem o modelo correto para iniciar o processo de envio. Por exemplo, agora um usuário pode enviar um MSA ou um contrato de parceria de um objeto da conta do SFDC; ambos podem estar disponíveis se necessário, por meio de componentes do Lightning.
Suporte para os componentes do Salesforce Lightning
Para os administradores que usam o Lightning Experience, há uma maneira nova e extremamente fácil de adicionar o Adobe Sign em páginas padrão e personalizadas do SFDC. Oferecemos três componentes para permitir aos administradores a flexibilidade na criação de páginas, na medida em que considerarem adequado.: os componentes Enviar e Contrato do Adobe Sign e uma lista de contrato do Adobe Sign
Página de administrador do Adobe Sign aprimorada
A página de administrador tem uma nova aparência, mais simples, e toda a funcionalidade está agora em uma única página. As guias foram eliminadas. Alterne para o Lightning Experience para usar a nova página de administrador do Adobe Sign.
Assistente de instalação aprimorado
Use o Assistente de instalação aprimorado para vincular a conta do Adobe Sign à conta do Salesforce. O Assistente de instalação está disponível nas interfaces de usuário Classic e Lightning. Se as contas ainda não estiverem vinculadas, você verá o Assistente de instalação ao escolher o Adobe Sign dentro do Salesforce.
Você receberá uma mensagem de Êxito! quando o assistente vincular a conta para permitir atualizações de status automáticas.
