Настройте доступ, чтобы пользователи могли создавать шаблоны библиотек для многократного использования и делиться ими со своими группами или в учетной записи.
Обзор
Для пользователей, которые часто отправляют стандартные соглашения, возможность создавать шаблоны — это ощутимое ускорение процесса создания соглашений и обеспечение единого оформления итогового соглашения после добавления всех подписей.
Благодаря шаблонам пользователь может заранее настраивать размещение полей и подписей, что позволяет сократить время (или не тратить его совсем) на персонализацию соглашения для каждого клиента.
У полной настройки шаблона — присвоения надлежащих имен полям и проверки полей — есть много преимуществ, в частности, если экспорт данных используется для отслеживания тенденций, связанных с данными, в формах.
Доступность
Шаблоны библиотек включены по умолчанию для индивидуальных и командных лицензированных учетных записей.
В рамках плана лицензирования «Организация» создавать шаблоны могут пользователи или такая возможность доступна только администраторам.
Диапазон настроек
Функцию можно включить на уровне учетной записи или группы.
Способ применения
Если у пользователя есть доступ к созданию шаблонов библиотеки, на вкладке Главная отображается плитка Создание многократно используемого шаблона.
При выборе плитки запускается процесс настройки — предоставляется доступ к интерфейсу, принимающему основные файлы, на основе которых будет создаваться шаблон.
Рекомендации
Для учетных записей с включенным параметром Пользователи в нескольких группах создайте одну группу для формирования шаблонов. Затем предоставьте доступ к группе ограниченному количеству пользователей, чтобы они могли создавать документы библиотек, необходимые для других групп.
- Предоставление возможности создавать собственные шаблоны всем пользователям приведет к большому количеству несовпадений в стандартных документах и отсутствию контроля над версиями.
- Кроме того, если слишком много пользователей будет создавать шаблоны и обмениваться ими, возникнет риск появления нескольких версий одного документа и общего увеличения библиотеки.
- Наличие небольшой выделенной группы пользователей, разрабатывающих все шаблоны, обеспечивает согласованность структуры шаблонов с соблюдением конфигурации полей, что значительно улучшает создание отчетов по нисходящему потоку.
Доступны следующие параметры:
Если этот параметр включен для группы, на главной странице пользователя появляется возможность создать шаблон для многократного использования.
Если параметр отключен, плитка Создание шаблона для многократного использования скрыта. Это не влияет на существующие шаблоны, блокируется только создание новых шаблонов.
Разрешая пользователям делиться шаблонами в учетной записи, вы используете во всей организации результаты, вложенных пользователями усилий в создание собственных шаблонов.
Если параметр отключен, пользователи без прав администраторов могут создавать соглашения только для себя или своей группы.
Если этот параметр включен, администраторы могут предоставлять общий доступ к шаблону нескольким группам, включая те, участниками которых они не являются. Общий шаблон — это родительский шаблон, доступный для всех назначенных групп. Любые обновления для родительского шаблона применяются ко всем группам с доступом.
Если параметр отключен, только администраторы могут его использовать или предоставлять доступ одной из групп, участниками которой они являются, или для организации.
Если параметр включен, пользователи без прав администраторов могут делиться созданными шаблонами с одной или несколькими группами в организации. Участие в группе не требуется.
Если параметр отключен, пользователи без прав администратора могут предоставлять доступ только себе, одной из групп, участниками которой они являются, или организации.
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
