Genel Bakış
Gönder sayfası, yeni geçici sözleşmeleri yapılandırıp gönderdiğiniz sayfadır. Yapılandırılacak beş işlevsel bölüm vardır:
- Şuradan gönder grubu (yalnızca UMG özellikli hesaplar): Grup seçici, yapılandırılabilir seçenekleri ve sözleşme için kullanılabilir şablonları tanımlar. Grup sıfırlandığında sayfa yenileneceği ve önceki yapılandırmalar kaldırılacağı için öncelikle bunu yapılandırın.
- Alıcılar: Alıcılar, sözleşmeniz ile etkileşimde girmeniz gereken kişilerdir. Birden çok "Alıcı" türü vardır. Kullanılabilir seçenekler hesap yöneticiniz tarafından belirlenir.
- Mesaj: Alıcılara göndermek istediğiniz sözleşmenin adını ve mesajını tanımladığınız yerdir.
- Seçenekler: Bu seçenekler sözleşmenin kontrol edilmesine yardımcı olur
- Parolayla Koruma: Yetkisiz görüntülemeyi engellemek için son PDF'ye uygulanan bir parola sağlayarak imzalanmış belgelerinizi güvenli hale getirebilirsiniz.
- Son Tamamlanma Tarihi: Bir sözleşmenin belirli bir tarihe kadar imzalanması gerektiğinde, sözleşmeyi belirli bir günden sonra otomatik olarak iptal etmek için bu seçeneği kullanabilirsiniz.
- Hatırlatıcı Gönder: Mevcut aktif alıcılara düzenli bir döngüde gönderilecek hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz.
- Alıcı Dili: Seçtiğiniz dil, alıcının e-posta iletişiminde ve e-imza sayfasında kullanılır.
- Dosyalar: İmza için gönderdiğiniz güncel belgeleri buradan seçebilirsiniz.
Sözleşme Gönderme
Acrobat Sign, belge göndermek, imzalar ve onaylar için idealdir! Her müşterinin, belgeyle kimin hangi sırada etkileşim kurması gerektiği hakkında farklı gereksinimleri vardır, dolayısıyla Gönder sayfa arabirimde bulunan ve bilmeniz gereken çeşitli iş akışı özellikleri vardır.
Birden Çok Gruptaki Kullanıcılar'ın (UMG) etkin olduğu bir hesaptaysanız sözleşmeyi yapılandırmadan önce göndermek istediğiniz grubu seçin.
- Grup değeri ayarlandığında, grupla ilgili aralarından seçim yapabileceğiniz özellikler ve şablonlar yüklenir.
- Grubu değiştirirken sayfanın yenilendiğini görürsünüz. Bu yenileme sırasında girilen tüm içerikler silinir.
Sayfanın üst kısmında Şuradan gönder açılır listesi görünmüyorsa hesabınızda UMG etkin değildir.
Alıcıları ve alıcıların belge ile etkileşime girme sırasını belirleyin.
- Birden fazla imzalayanı olan sözleşmeleri yapılandırma süreci, tek bir imzalayanı olan sözleşmelerle aynıdır. Tek farkı birden fazla alıcının olmasıdır. Her alıcıyı ekleyin ve gereken şekilde yapılandırın.
- Aynı e-postanın sözleşmeye birden çok kez eklenmesine (ör. sürecin farklı aşamalarında başka birinin eylemleri varsa) izin verilir.
Alıcılar bölümünde en üstteki düğme ile temel imza sırasını seçmeniz istenir:
- Sırayla Tamamla seçilir (yukarıda gösterildiği gibi), bir imzalama adımından diğerine sıralı bir imzalama süreci izlenir ve alıcılar tam katılım sırasını belirtecek şekilde numaralandırılır
- Hibrit imza akışları sıralı (Sırayla Tamamla) iş akışı olarak başlar
- Herhangi Bir Sırayla Tamamla seçeneği etkinleştirildiğinde, paralel imzalama süreci uygulanabilir ve belirli bir katılım sırasının olmadığını göstermek için alıcılar numaralandırılmaz.
İmza sırası düğmesinin sağında iki bağlantı görüntülenir:
- Beni Ekle: Kendinizi bir sonraki alıcı olarak dahil etmek için bu bağlantıyı tıklatın
- Alıcı Grubu Ekle: Alıcılardan birinin tüm grup adına katılımda bulunması gereken bir grup oluşturmak için bu bağlantıyı tıklatın. Örneğin, İK ekibi için İK'dan yalnızca bir kişinin imzalaması gereken bir grup oluşturabilirsiniz.
Alıcıların sırasını değiştirmek için alıcıları tıklatıp doğru yığın sırasına sürükleyebilir veya doğrudan sayıları düzenleyebilirsiniz. Böylece, yığın buna uygun şekilde ayarlanır.
Her alıcı beş öğe ile oluşturulur:
A. Katılım Sırası: Sırayla Tamamla seçildiğinde, katılım sırası, her bir alıcının sözleşmeye ne zaman etkiletişime gireceğini açık bir şekilde gösterir.
B. Rol: Alıcının en iyi şekilde nasıl tanımlanacağını belirtir.
C. E-posta adresi: Bu, alıcının tanımlayıcı e-posta adresidir ve imza isteme de dahil olmak üzere alıcıyla tüm e-posta iletişimleri için kullanılır.
D. Kimlik Doğrulama Yöntemleri: Alıcının nasıl inceleneceğini belirtir. İkinci faktörlü kimlik doğrulama kullanmak ister misiniz?
E. Özel Mesaj (isteğe bağlı): Gönderen, her alıcıya, alıcının sözleşmeyi görüntülediğinde görebileceği kişisel yönergeler verebilir.
Alıcı listesinin altında bulunan Bilgi Alanını Göster bağlantısı, imzalama/onaylama yetkisi vermeden sözleşmeyi görmesini istediğiniz tüm e-posta adreslerini girmenizi (CC) sağlar.
"Hibrit" iş akışı, bir veya daha fazla imza adımında, belgeye aynı anda erişim sağlayan iki veya daha fazla alıcının olduğu, bir sıralı katılım düzenidir. Sıralı süreçte bir sonraki adıma geçilebilmesi için "paralel" adımındaki tüm imzalayanların/onaylayanların kendi görevlerini tamamlamış olması gerekir.
Alıcı Grupları, bir grup içindeki belirli bir kişiden değil, bir ekip veya organizasyondan onay almanız gereken durumlarda kullanışlıdır. Gruptaki her kullanıcı, tüm grup adına imzalama veya onaylama yetkisine sahiptir.
Mesaj bölümü, başarınızı büyük ölçüde artırabilecek iki alandan oluşur.
Sözleşme Adı alanı, sözleşmeyi tanımlayan her türlü dizeyi girmenizi sağlar. Bu dize, alıcı e-postalarının Konu satırına yerleştirilir (aşağıda sarı renkle vurgulanmıştır) ve Yönet sayfasında ad değeri olarak yer alır. Benzersiz ve anlamlı bir sözleşme adı kullanmak, alıcıların e-postanızı hemen tanımasına olanak verir ve gerektiğinde sözleşmeyi kolaylıkla aramanızı sağlar.
Belge eklenmeden önce sözleşme adı girilmezse sözleşme adı eklenen ilk dosyanın adını alır. Bu değer, sözleşme gönderilene kadar düzenlenebilir.
Sözleşme Mesajı, dikkat edilmesi gereken tüm yönerge veya yorumları girebileceğiniz boş bir metin alanıdır (aşağıda yeşil renkle vurgulanmıştır). Bu mesaj, tüm alıcılara gönderilen Lütfen İmzalayın başlıklı e posta'da görüntülenir (yalnızca yapılandırıldığı alıcı için görüntülenen Özel Mesajın aksine).
Mesaj Şablonları
İşletme düzeyindeki müşteriler, Yöneticiniz tarafından yapılandırılan Mesaj Şablonlarına erişebilir. Mesaj şablonları, Seçenekler bölümlerindeki Alıcı Dili özelliğine doğrudan bağlıdır. Böylece, dil açılır menüsünden "İspanyolca" seçeneğini belirlediğinizde İspanyolca şablonlarınızın tümü kullanılabilir hale gelir.
Bağlı şablonu olmayan bir dil seçtiyseniz Mesaj Şablonu seçeneği Gönder sayfanızda görünmez.
Seçenekler bölümü, sözleşme gönderildikten sonra bunu daha iyi denetlemenizi sağlar:
- Parolayla Koruma - Alıcıların imzalanmış PDF dosyasını açabilmeleri ve görüntüleyebilmeleri için parola gerektirir. Bu parola, gönderen tarafından tanımlanır ve harici olarak iletilebilir. Acrobat Sign bu parolayı kaydetmediği için parolayı unutmamanız gerekir!
- Son Tamamlanma Tarihi - Sözleşme süresinin kaç gün sonra dolacağını ve anlaşmanın kaç gün sonra artık tamamlanamayacağını belirleyin.
- Hatırlatıcı Ayarla: Sözleşme tamamlanana kadar hatırlatıcıların gönderim sıklığını (günlük veya haftalık) ayarlayın. Yalnızca geçerli alıcılara bildirim gönderilir.
- Alıcıların Dili – Alıcılara gönderilen e-postalarda ve imzalama deneyimi sırasında kullanılacak dili seçmenizi sağlar.
- Bu ayar aynı zamanda hesabınız Mesaj Şablonlarını kullanabileceğiniz şekilde yapılandırılmışsa görülebilir Mesaj Şablonlarını da tanımlar.
Dosya bölümü işleme dosya eklediğiniz bölümdür.
Acrobat Sign imza süreci için tüm belgeleri kapsayan tek bir PDF sözleşmesi hazırlar ve bu PDF'yi belgelerin listelendikleri sıraya göre oluşturur. Belgeler, tek tek tıklatılıp yeni bir liste konumuna sürüklenerek yeniden sıralanabilir.
Dosyaları Acrobat Sign kitaplığı, Google docs, Box.net, Dropbox ve OneDrive'dan ekleyebilir, yerel sisteminizden dosya arama kullanılarak yükleyebilir veya dosyaları Dosyalar kutusuna sürükleyip bırakabilirsiniz.
İzin verilen dosya türleri şunlardır: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
İmza Alanlarını Önizleme ve Ekleme
Dosyalar listesinin hemen altında İmza Alanlarını Önizleme ve Ekleme onay kutusu bulunur. Bu seçenek, yüklediğiniz belgeleri açmanızı ve form alanlarını gereken şekilde yerleştirmenizi sağlar.
En azından imza alanlarını yerleştirmeniz gerekir; ancak isterseniz karmaşık formlar oluşturmak için kullanabileceğiniz başka birçok alan vardır.
İmza alanı yerleştirilmezse Acrobat Sign, belgenin sonuna otomatik olarak imzaları içerecek yeni bir sayfa ekler.
Belgeyi yalnızca bir alıcıya göndermek, en sık kullanılan sözleşme iş akışlarından biridir ve temel süreci öğrenmek için mükemmel bir yoldur. Tek ihtiyacınız olan:
- Alıcının e-posta adresi
- Bu e-posta, oturum açtığınız e-postadan farklı olmalıdır (kendinize gönderemezsiniz)
- İmzalanmasını istediğiniz belge veya dosya
Birden Çok Alıcıya Gönderme
Birden çok alıcıya sözleşme göndermek, iki önemli farkla aynı adımları takip eder:
- Her alıcıyı, imzalamasını istediğiniz sırayla Alıcılar bölümündeki kendi satırlarına eklemeniz gerekir.
- Alanları yerleştirirken, alanı çift tıklatarak ve Alıcı değerini ayarlayarak o alana hangi alıcının erişebileceğini beyan etmeniz gerekir.