Adobe Sign sözleşmelerinizle etkileşime girmeleri beklenen alıcılara düzenli hatırlatma e-postaları gönderme ve/veya belirlenmiş bir zaman diliminden sonra bir sözleşmeyi sona erdirme seçeneğini sunar.


Gönderme süreci sırasında bitiş tarihi belirleme

  1. Seçenekler bölümü altındaki Son Tamamlanma Tarihi seçeneğini işaretleyin.

  2. İmzalayanların belgeyi imzalayabileceği gün sayısını girin.

    • Planlanan tarihin doğru olup olmadığını ekrandan kontrol edin.
    expire_date_set
  3. Gönderme prosedürünü olağan şekilde tamamlayın.


Son tarih ekleme, değiştirme veya silme

  1. Sözleşmeyi gönderen kişi olarak Yönet sayfasına gidin.

  2. Değiştirmek istediğiniz sözleşmeyi bir kez tıklatın.

  3. Sona Erme Tarihi'ni tıklatın

    Sona erme tarihi
  4. Yeni bir sona erme tarihi belirleyin veya sona erme tarihini tamamen kaldırma öğesini seçin.

  5. Kaydet'i tıklatın


Son tarihleri ve hatırlatıcıları etkinleştirme/devre dışı bırakma

Tüm hizmet seviyelerinin aşağıdakilere erişimi vardır:

  • Gönderme süreci esnasında
    • Yönet sayfasından
    • Döngüsel hatırlatıcı oluşturma
  • Yönet sayfasından döngüsel ve bir defalık hatırlatıcılar oluşturma

Bireysel ve ekip hizmet seviyesi hatırlatıcı özelliğini otomatikleştirme ve devre dışı bırakma özelliğine sahip değildir.

 

Enterprise ve Business seviyesi seçenekleri

Enterprise ve Business hizmet seviyesinde gönderme süreci sırasında Hatırlatıcı ve Belge Sona Erme Tarihi seçenekleri seçmeli olarak uygulanabilir veya hesap ya da gruplar için hatırlatıcı ve mesaj otomatikleştirilebilir.

İki ayar şu adımları izleyerek etkinleştirilebilir ve devre dışı bırakılabilir:

nav_to_settings

Not:

Varsayılan hatırlatıcıların ve son kullanma süresinin etkinleştirilmesi, "Gönderenlerin ayarlamasına veya değiştirilmesine izin ver" seçeneği etkinleştirilmediği sürece Gönder sayfasındaki bu öğelerin yapılandırma özelliğini devre dışı bırakır.

Gönderme süreci sırasında hatırlatıcı oluşturma

Grup veya hesapları için varsayılan hatırlatıcı yapılandırmamış olan kullanıcılar gönderme süreci esnasında bir hatırlatıcı oluşturabilirler.

Bu hatırlatıcılar her zaman döngüseldir ve sözleşmenin tüm alıcıları için geçerlidir. Gönderenin gönderilecek hatırlatıcının versiyonunu seçmesi yeterlidir. Altı seçenek vardır:

  • Her gün
  • Her hafta
  • Her iş günü
  • İki günde bir
  • Her üç günde bir
  • Her beş günde bir
reminder_frequency

Hatırlatıcıya sahip bir sözleşme ilk gönderildiğinde Lütfen İmzalayın e-postası ilk alıcıya gönderilir. Bu, ilk hatırlatıcı için süreölçeri başlatır.

Hatırlatıcı (örneğin) üç günde bir gönderilmek üzere yapılandırıldıysa ilk hatırlatıcı Lütfen İmzalayın e-postası iletildikten tam 72 saat sonra gönderilecektir.

Alıcı sözleşmeye dair eylemini tamamladığında bu alıcı için hatırlatıcı sayacı sonlandırılır.

Birden fazla alıcının bulunduğu durumlarda bir önceki alıcı eylemini tamamladığında akışta bir sonraki alıcı Lütfen İmzalayın e-postası alır. Yeni alıcı için hatırlatıcı sayacı, alıcının Lütfen İmzalayın e-postası iletildiğinde (başlangıçtaki zaman damgası değil) başlar.

Bu süreç sözleşmenin tüm işlemleri yapılana kadar sözleşmenin tüm alıcıları için tekrar eder.

Not:

Tüm döngüsel hatırlatıcıların bir yaşam süresi vardır ve bu süreden sonra kendilerini sonlandırırlar.

Her gün gönderilen hatırlatıcıların yaşam süresi 10 gündür.

Diğer tüm hatırlatıcıların 60 günlük yaşam süresi vardır.


Yönet sayfasından hatırlatıcı oluşturma

Gönderme sürecinden sonra oluşturulan hatırlatıcılar Yönet sayfasından yapılandırılır:

  1. Yönet sayfasına gidin

  2. İncelemek izlediğiniz sözleşmeyi bir kez tıklatın

  3. Sağdaki seçenekler satırında yer alan Hatırlat bağlantısını tıklatın

    Hatırlatıcılar
  4. Hatırlatıcıyı uygun kullanıcı ve yineleme için yapılandırın

  5. Hatırlatıcıyı yüklemek için Oluştur öğesini tıklatın

Yönet sayfası Gönder sayfasında bulunmayan birkaç seçenek içerir:

  • Hatırlatıcının hangi alıcılara gideceğini seçebilirsiniz. Hatırlatıcıyı bir alıcıya, bazı alıcılara veya tüm alıcılara gidecek şekilde tasarlayın.
  • Gönder sayfasında olduğu gibi döngüsel bir hatırlatıcı süreci seçebilirsiniz
    • Alıcı, döngüsel hatırlatıcıya sözleşme üzerindeki eylemini tamamladıktan sonra eklenirse hatırlatıcı almaz
  • "Hemen" veya "Belirli Tarih" ile gönderilecek bir defalık hatırlatıcı oluşturabilirsiniz
    • Bir defalık hatırlatıcılar sözleşme üzerindeki eylemini tamamlamış katılımcılar için yapılandırılabilir
    • Bir defalık hatırlatıcılar sözleşme tamamlanarak imzalandıktan veya arşivlendikten sonra yapılandırılabilir
  • Bir mesaj eklemeniz gerekir. Bu, Yönet sayfasında hatırlatıcı oluşturulurken doldurulması zorunlu bir alandır

 

Sözleşme için başka hatırlatıcılar da yapılandırıldıysa Hatırlatıcı Oluştur arabirimi yerine sözleşmelerin listesi görüntülenir.

Hatırlatıcı Ekle düğmesini tıklatarak yeni bir hatırlatıcı oluşturabilirsiniz

existing_reminders


Mevcut hatırlatıcıları inceleme

Bir sözleşme için yapılandırılan tüm hatırlatıcıları incelemek için şu adımları izleyin:

  1. Yönet sayfasına gidin

  2. İncelemek izlediğiniz sözleşmeyi bir kez tıklatın

  3. Sağdaki seçenekler satırında yer alan Hatırlat bağlantısını tıklatın

    Mevcut Hatırlatıcı

Not:

Hatırlatıcılar tetiklenme sırasına göre görüntülenir

İptal edilmiş/tarihi geçmiş hatırlatıcıların tamamı etkin olmayan hatırlatıcılar altında listelenir.


Hatırlatıcıyı iptal etme

Hatırlatıcıyı iptal etmek için şu adımları izleyin:

  1. Sözleşmeyi oluşturan kullanıcı olarak oturum açın

  2. Yönet sayfasına gidin

  3. Sözleşmeyi seçmek için bir kez tıklatın

  4. Sağdaki seçenekler satırında yer alan Hatırlat bağlantısını tıklatın

  5. İptal etmek istediğiniz hatırlatıcıyı seçin ve bir kez tıklatın 

  6. Sil simgesini (çöp kutusu) tıklatın

    cancel_reminder

Not:

Alıcılar hatırlatıcıyı hatırlatıcı e-postasından sonlandırma yetkisine sahiptir. Bu özellik zorunludur ve devre dışı bırakılamaz.

 

Hatırlatıcılar ve REST API'si

REST v6 API hatırlatıcı nesnelerine dört işlem yoluyla doğrudan erişme imkanı sağlar:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - Yolda sözleşme kimliği ile tanımlanan sözleşmenin belirli katılımcıları için hatırlatıcı oluşturur
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - Yolda sözleşme kimliği ile tanımlanan sözleşmenin hatırlatıcılarını getirir.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Sözleşmeyle ilişkili belirli bir hatırlatıcıyı getirir
  • PUT /sözleşmeler/{sözleşmekimliği}/hatırlatıcılar/{hatırlatıcıkimliği} - Sözleşmeyle ilişkili mevcut hatırlatıcıyı günceller

 

Etkinlik listesi / Denetim raporu

Hatırlatıcılar Etkinlik listesine veya sözleşmenin Denetim raporuna kaydedilmez.

Geçmiş ve Denetim Raporunun, belgenin imza sürecindeki önemli olayları kaydetmesi beklenir. Bunlar arasında alıcıya gönderilen ilk bildirim (Lütfen İmzalayın) yer alır ancak aynı alıcıya gönderilen belgeyi imzalama talepleri (hatırlatıcılar) yer almaz.

Hatırlatıcı geçmişi API kullanarak elde edilebilir (Enterprise seviyesi kullanıcılar tarafından kullanılabilir)


Özel e-posta şablonları oluşturma

Enterprise müşterileri hatırlatıcıları için tamamıyla özel bir e-posta şablonu oluşturma seçeneğine sahiptir. 

Özel e-posta şablonları ilginizi çekiyorsa lütfen bu kılavuzu inceleyin.


Dikkate alınması gereken noktalar

  • Döngüsel hatırlatıcıların yaşam süresi:
    • Günlük hatırlatıcılar 30 gün sonra sona erer
    • Diğer tüm döngüsel hatırlatıcılar 60 gün sonra sona erer
  • Bir defalık hatırlatıcılar
    • Yalnızca bir defa gönderilir
    • Sözleşme üzerindeki eylemlerini çoktan tamamlamış katılımcılara gönderilmek üzere yapılandırılabilir
    • Sözleşme tamamlandıktan veya arşivlendikten sonra yapılandırılabilir
      • Hatırlatıcılar iptal edilen, reddedilen veya süresi geçmiş sözleşmeler için yapılandırılamaz
  • Hatırlatıcılar orijinal "Lütfen İmzalayın" e-postasının yollandığı saatte gönderilir
    • Birden çok alıcılı iş akışlarında bir alıcı eylemini tamamlayıp bir sonraki alıcıyı tetiklediğinde hatırlatıcı sayacı o saatte gönderilmek üzere sıfırlanır
    • Yönet sayfasından mevcut imzalayanı değiştirmek hatırlatıcı sayacını sıfırlamaz
  • Alıcılar hatırlatıcıyı iptal etme hakkına sahiptir. Bu hakkı ellerinden alma seçeneği yoktur
  • Sona erme tarihleri, sözleşme gönderildikten sonra Yönet sayfasından değiştirilebilir
  • Sona erme tarihleri dahili alıcılar için yok sayılacak şekilde yapılandırılabilir