Sözleşme alıcıları için hatırlatıcılar ayarlama

Adobe Acrobat Sign, sözleşmelerinizle etkileşime girmeleri beklenen alıcılara düzenli hatırlatma e-postaları gönderme seçeneği sunar.


Sözleşme hatırlatıcılarını etkinleştir/devre dışı bırak

Tüm hizmet seviyelerinin aşağıdakilere erişimi vardır:

  • Gönderme süreci esnasında
    • Yönet sayfasından
    • Döngüsel hatırlatıcı oluşturma
  • Yönet sayfasından döngüsel ve bir defalık hatırlatıcılar oluşturma

Bireysel ve ekip hizmet seviyesi hatırlatıcı özelliğini otomatikleştirme ve devre dışı bırakma özelliğine sahip değildir.

İşletme ve Kurum seviyesi seçenekleri

İşletme ve kurum hizmet seviyesinde gönderme süreci sırasında Hatırlatıcı seçeneği seçmeli olarak uygulanabilir veya hesap ya da gruplar için otomatikleştirilebilir.

Bu özelliği şu adımları izleyerek etkinleştirebilir, devre dışı bırakabilir ve yapılandırabilirsiniz:

Not:

Varsayılan hatırlatıcıların etkinleştirilmesi, "Gönderenlerin ayarlamasına veya değiştirilmesine izin ver" seçeneği etkinleştirilmediği sürece Gönder sayfasındaki hatırlatıcıların yapılandırma özelliğini devre dışı bırakır.

Denetim raporu

İşletme ve kurumsal kademe hesaplarında Hesap Ayarları > Genel Ayarlar > Denetim Raporu konumuna gidip Hatırlatıcıları denetim raporuna ekle seçeneği etkinleştirildiğinde denetim raporlarına hatırlatıcı olayları eklenebilir.

Denetim raporunda bildirilecek anımsatıcıları yapılandırın.

Etkinleştirildiğinde gönderilen her hatırlatma e-postasının bir kaydı (maksimum 250 anımsatıcı olayına kadar) kaydedilir.

Denetim raporunda bildirilen anımsatıcılar.

Hatırlatma e-postaları gizlendiğinde, denetim raporuna hiçbir güncelleme eklenmez. Bu kısıtlama, bir web kancası etkinliği oluşturmak için tetiklenen hatırlatıcıları içerir. Örneğin hesap ayarları denetim raporuna hatırlatıcı eklemek üzere yapılandırıldığında ve bireysel gruplar hatırlatıcı e-postasını gizlediğinde, özel olarak yapılandırılmış gruplar denetim raporlarına hatırlatıcı olayları dahil etmez.

Gönderme süreci sırasında hatırlatıcı oluşturma

Grup veya hesapları için varsayılan hatırlatıcı yapılandırmamış olan kullanıcılar gönderme süreci esnasında bir hatırlatıcı oluşturabilirler.

Bu hatırlatıcılar her zaman döngüseldir ve sözleşmenin tüm alıcıları için geçerlidir. Gönderenin gönderilecek hatırlatıcının versiyonunu seçmesi yeterlidir. Altı seçenek vardır:

  • Her gün
  • Her hafta
  • Her iş günü
  • İki günde bir
  • Her üç günde bir
  • Her beş günde bir

Hatırlatıcıya sahip bir sözleşme ilk gönderildiğinde Lütfen İmzalayın e-postası ilk alıcıya gönderilir. Bu, ilk hatırlatıcı için süreölçeri başlatır.

Hatırlatıcı (örneğin) üç günde bir gönderilmek üzere yapılandırıldıysa ilk hatırlatıcı Lütfen İmzalayın e-postası iletildikten tam 72 saat sonra gönderilecektir.

Alıcı sözleşmeye dair eylemini tamamladığında bu alıcı için hatırlatıcı sayacı sonlandırılır.

Birden fazla alıcının bulunduğu durumlarda bir önceki alıcı eylemini tamamladığında akışta bir sonraki alıcı Lütfen İmzalayın e-postası alır. Yeni alıcı için hatırlatıcı sayacı, alıcının Lütfen İmzalayın e-postası iletildiğinde (başlangıçtaki zaman damgası değil) başlar.

Bu süreç sözleşmenin tüm işlemleri yapılana kadar sözleşmenin tüm alıcıları için tekrar eder.

Not:

Tüm döngüsel hatırlatıcıların bir yaşam süresi vardır ve bu süreden sonra kendilerini sonlandırırlar.

Her gün gönderilen hatırlatıcıların yaşam süresi 10 gündür.

Diğer tüm hatırlatıcıların 60 günlük yaşam süresi vardır.


Yönet sayfasından hatırlatıcı oluşturma

Gönderme sürecinden sonra oluşturulan hatırlatıcılar Yönet sayfasından yapılandırılır:

  1. Yönet sayfasına gidin

  2. İncelemek izlediğiniz sözleşmeyi bir kez tıklatın

  3. Sağdaki seçenekler satırında yer alan Hatırlat bağlantısını tıklatın

    Hatırlatıcılar

  4. Hatırlatıcıyı uygun kullanıcı ve yineleme için yapılandırın

  5. Hatırlatıcıyı yüklemek için Oluştur öğesini tıklatın

Yönet sayfası Gönder sayfasında bulunmayan birkaç seçenek içerir:

  • Hatırlatıcının hangi alıcılara gideceğini seçebilirsiniz. Hatırlatıcıyı bir alıcıya, bazı alıcılara veya tüm alıcılara gidecek şekilde tasarlayın.
  • Gönder sayfasında olduğu gibi döngüsel bir hatırlatıcı süreci seçebilirsiniz
    • Alıcı, döngüsel hatırlatıcıya sözleşme üzerindeki eylemini tamamladıktan sonra eklenirse hatırlatıcı almaz
  • "Hemen" veya "Belirli Tarih" ile gönderilecek bir defalık hatırlatıcı oluşturabilirsiniz
    • Bir defalık hatırlatıcılar sözleşme üzerindeki eylemini tamamlamış katılımcılar için yapılandırılabilir
    • Bir defalık hatırlatıcılar sözleşme tamamlanarak imzalandıktan veya arşivlendikten sonra yapılandırılabilir
  • Bir mesaj eklemeniz gerekir. Bu, Yönet sayfasında hatırlatıcı oluşturulurken doldurulması zorunlu bir alandır

 

Sözleşme için başka hatırlatıcılar da yapılandırıldıysa Hatırlatıcı Oluştur arabirimi yerine sözleşmelerin listesi görüntülenir.

Hatırlatıcı Ekle düğmesini tıklatarak yeni bir hatırlatıcı oluşturabilirsiniz


Mevcut hatırlatıcıları inceleme

Bir sözleşme için yapılandırılan tüm hatırlatıcıları incelemek için şu adımları izleyin:

  1. Yönet sayfasına gidin

  2. İncelemek izlediğiniz sözleşmeyi bir kez tıklatın

  3. Sağdaki seçenekler satırında yer alan Hatırlat bağlantısını tıklatın

    Mevcut Hatırlatıcı

Not:

Hatırlatıcılar tetiklenme sırasına göre görüntülenir

İptal edilmiş/tarihi geçmiş hatırlatıcıların tamamı etkin hatırlatıcılar altında listelenir.


Hatırlatıcıyı iptal etme

Hatırlatıcıyı iptal etmek için şu adımları izleyin:

  1. Sözleşmeyi oluşturan kullanıcı olarak oturum açın

  2. Yönet sayfasına gidin

  3. Sözleşmeyi seçmek için bir kez tıklatın

  4. Sağdaki seçenekler satırında yer alan Hatırlat bağlantısını tıklatın

  5. İptal etmek istediğiniz hatırlatıcıyı seçin ve bir kez tıklatın

  6. Sil simgesini (çöp kutusu) tıklatın

Not:

Alıcılar hatırlatıcıyı hatırlatıcı e-postasından sonlandırma yetkisine sahiptir. Bu özellik zorunludur ve devre dışı bırakılamaz.

 

Hatırlatıcılar ve REST API'si

REST v6 API hatırlatıcı nesnelerine dört işlem yoluyla doğrudan erişme imkanı sağlar:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - Yolda sözleşme kimliği ile tanımlanan sözleşmenin belirli katılımcıları için hatırlatıcı oluşturur.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - Yolda sözleşme kimliği ile tanımlanan sözleşmenin hatırlatıcılarını getirir.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Sözleşmeyle ilişkili belirli bir hatırlatıcıyı getirir.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Sözleşmeyle ilişkili mevcut hatırlatıcıyı günceller.


Özel e-posta şablonları oluşturma

Enterprise müşterileri hatırlatıcıları için tamamıyla özel bir e-posta şablonu oluşturma seçeneğine sahiptir. 

Özel e-posta şablonları ilginizi çekiyorsa lütfen bu kılavuzu inceleyin.

Hatırlatma e-postaları göndermeyi durdur

Varsayılan olarak, hatırlatıcıları yapılandıran tüm hesaplar hatırlatıcı e-postasını programa veya açık tetikleyiciye göre otomatik şekilde gönderir.

Bazı sektörlerin tüm e-posta iletişimlerini (ör. Finansal Hizmetler) yakalama zorunluluğu vardır ve bu müşteriler hatırlatıcıları, web kancalarından yararlanarak farklı bir kanal üzerinden göndermeyi tercih edebilir.

İşletme katmanı hesaplarında, Destek ekibine bir istek göndererek hesap ve grup düzeylerinde Acrobat Sign sisteminden gelen hatırlatma e-postalarının gönderimini durdurma seçeneği bulunur.

 

Hatırlatıcılar tarafından tetiklenen web kancaları

Hatırlatıcılar için web kancaları, hem oluşturma yöntemi (tek bir sözleşme olarak veya Toplu Hâlde Gönder işlemi aracılığıyla) hem de bildirim yöntemi (Acrobat Sign'ın e-postayı gönderme veya göndermeme durumu) ile ilgili olaylara ayrılmıştır.

Hatırlatıcı içeriği, aşağıdaki etkinlikler için web kancası yüklerine dahil edilir:

  • Sözleşme tüm olaylar
  • Sözleşme hatırlatıcı gönderildi
  • Sözleşme hatırlatıcı başlatıldı
  • Toplu Hâlde Gönder tüm olaylar
  • Toplu Hâlde Gönder hatırlatıcısı gönderildi
  • Toplu Hâlde Gönder hatırlatıcısı başlatıldı

 

Hatırlatıcılar e-posta bildirimi etkinken normal şekilde tetiklendiğinde:

  • Tek sözleşme etkinlikleri REMINDER_SENT şeklindedir ve web kancası AGREEMENT_REMINDER_SENT durumundadır.
  • Toplu Hâlde Gönder işlemleri, MEGASIGN_REMINDER_SENT adında bir web kancası oluşturur.

Hatırlatıcılar e-posta bildirimi gizlenmiş olarak tetiklendiğinde:

  • Tek sözleşme etkinlikleri REMINDER_INITIATED şeklindedir ve web kancası AGREEMENT_REMINDER_INITIATED durumundadır.
  • Toplu Hâlde Gönder işlemleri, MEGASIGN_REMINDER_INITIATED adında bir web kancası oluşturur.

Toplu Hâlde Gönder web kancaları tüm şablon için yalnızca bir kez tetiklenir. Alt öğe sözleşmesine göre tetiklenmez.


Dikkate alınması gereken noktalar

  • Döngüsel hatırlatıcıların yaşam süresi:
    • Günlük hatırlatıcılar on gün sonra sona erer.
    • Diğer tüm döngüsel hatırlatıcılar 60 gün sonra sona erer.
  • Bir defalık hatırlatıcılar
    • Yalnızca bir defa gönderilir
    • Sözleşme üzerindeki eylemlerini çoktan tamamlamış katılımcılara gönderilmek üzere yapılandırılabilir
    • Sözleşme tamamlandıktan veya arşivlendikten sonra yapılandırılabilir
      • Hatırlatıcılar iptal edilen, reddedilen veya süresi geçmiş sözleşmeler için yapılandırılamaz
  • Hatırlatıcılar orijinal "Lütfen İmzalayın" e-postasının yollandığı saatte gönderilir.
    • Birden çok alıcılı iş akışlarında bir alıcı eylemini tamamlayıp bir sonraki alıcıyı tetiklediğinde hatırlatıcı sayacı o saatte gönderilmek üzere sıfırlanır.
    • Yönet sayfasından mevcut imzalayanı değiştirmek hatırlatıcı sayacını sıfırlamaz.
  • Alıcılar hatırlatıcıyı iptal etme hakkına sahiptir. Bu hakkı ellerinden alma seçeneği yoktur.
  • Sona erme tarihleri, sözleşme gönderildikten sonra Yönet sayfasından değiştirilebilir.
  • Sona erme tarihleri dahili alıcılar için yok sayılacak şekilde yapılandırılabilir.
Adobe logosu

Hesabınıza giriş yapın