Salesforce v18 – Neue Funktionen

In der Salesforce-Version für Frühling 2016 ist die Lightning Experience enthalten. Das neueste Update für das Adobe Sign für Salesforce-Paket ist ebenfalls „Lightning-fähig“.  Die Aktivierung der Lightning Experience bleibt ganz Ihnen überlassen und Sie können jederzeit zurück zur klassischen Salesforce-Version wechseln.

In der Lightning Experience bietet das Navigationsmenü auf der linken Seite schnellen Zugriff auf Ihre Salesforce-Objekte. Sie können den App Launcher verwenden, um auf das Adobe Sign-Integrationspaket zuzugreifen.

Siehe Find Your Stuff in Lightning Experience in der Salesforce-Hilfe, um weitere Informationen zu erhalten.

Lightning Experience

Lightning Experience aktivieren

 Die Lightning Experience kann ganz einfach aktiviert werden:

1. Beim Setup.
2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Lightning Experience, um die Standardeinstellungen zu ändern, bevor Sie die Ansicht wechseln. 
3. Wählen Sie Zu Lightning Experience wechseln in Ihrem Profilmenü, um zur Lightning-Ansicht zu wechseln.

Siehe Aktivieren von Lightning Experience in der Salesforce-Hilfe, um weitere Informationen zu erhalten. 

Wechsel zurück zu Salesforce Classic

Wenn Sie mit Lightning Experience arbeiten, ist der Wechsel zurück zu Salesforce Classic ebenfalls einfach. Klicken Sie einfach auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Zu Salesforce Classic wechseln im Menü.

Zugriff auf die Adobe Sign-Integrationsanwendung

Sobald Lightning aktiviert ist, können Sie auf den App Launcher klicken, um die verfügbaren Anwendungen anzuzeigen. Klicken Sie dann auf Adobe Sign.

Siehe Open a Different App in Lightning Experience in der Salesforce-Hilfe, um weitere Informationen zu erhalten.

Das Menü für Adobe Sign-Anzeigen Von diesem Menü aus können Sie auf alle vertrauten Adobe Sign-Seiten und -Funktionen zugreifen. Beachten Sie, dass die Seite „Vereinbarungen verwalten“ und die Adobe Sign-Verwaltungsseite aktuell nur in Salesforce Classic verfügbar sind.

In Lightning Experience haben die Adobe Sign-Seiten einen neuen und aufgeräumteren Look.

Verbesserte Vereinbarungsseite

Die verbesserte Vereinbarungsseite kann in Salesforce Classic und in Lightning verwendet werden. Bevor Sie die neue Vereinbarungsseite verwenden, müssen Sie den verbesserten Vereinbarungsseitenstil aktivieren.

Verbessertes Vereinbarungslayout

Das verbesserte Layout der Vereinbarungsseite bietet Absendern alle Funktionen des vorhergehenden Layouts plus zusätzliche Funktionen. Die verbesserte Vereinbarungsseite ist in Salesforce Classic und Lightning verfügbar.

Um die verbesserte Vereinbarungsseite zu öffnen, wählen Sie „Vereinbarungen“ im Menü „ITEMS“ auf der Lightning-Seite oder im linken Navigationsmenü der Classic-Seite.

1. Empfänger werden nun wie oben gezeigt nummeriert. Sie können die Empfängernummerierung zum Neuordnen von Empfängern verwenden, um sequenzielle Routings zu erstellen und um Hybrid- und Parallelroutings zu erstellen.

2. Absender können sich im Routing nun überall schnell als Empfänger hinzufügen, und zwar nicht nur an erster oder letzter Stelle. Verwenden Sie hierzu die Option Mich hinzufügen und die Nummerierung.

3. Gruppen können als Empfänger angegeben werden.

4. Private Nachrichten können hinzugefügt werden. Durch Klicken auf das Nachrichtensymbol in Blasenform wird das Dialogfeld „Private Nachricht hinzufügen“ angezeigt. Das Symbol wird grau hinterlegt, wenn Sie eine Nachricht erhalten haben.

5. Identitätsbestätigung

6. Wählen Sie einen ähnlichen Vertrag aus.

7. Auswählen von Dateien aus Ihrer Dokumentenbibliothek oder Ihren Online-Speicherkonten – Sie können jetzt auf Dateien hinzufügen klicken, um das Dialogfeld „Dateien auswählen“ und alle aktivierten Dateiquellen zu öffnen.

Neue Empfängerrolle: Delegierender

Neben „Genehmiger“ und „Unterzeichner“ können Administratoren den Empfänger-Workflows nun auch „Delegierender“ hinzufügen. Delegierende erhalten die Vereinbarung, müssen diese jedoch nicht unterschreiben.  Stattdessen können sie die Vereinbarung an einen Genehmiger oder Unterzeichner ihrer Wahl weiterleiten. 

Ideal für Situationen, in denen der Unterzeichner/Genehmiger erst bekannt wird, wenn der Unterschriftsvorgang bereits ausgeführt wird, geben diese beiden neuen Rollen Ihnen die Möglichkeit, sofort mit dem Sammeln von Unterschriften zu beginnen und die richtigen nachgeordneten Empfänger zu einem späteren Zeitpunkt zu ermitteln.

Private Nachrichten

Sie können eindeutige Nachrichten für jeden Empfänger im Signiervorgang erstellen, bevor Sie ein Dokument zur Signatur oder Genehmigung senden. Um eine Nachricht hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol Private Nachricht hinzufügen. 

Empfänger können die private Nachricht problemlos während des Siginiervorgangs lesen. Wenn jemand eine Nachricht für einen der Empfänger hinterlassen hat, ist die Farbe der Nachrichtenblase hellgrau.

Hybrid-Routing

Zusätzlich zur Möglichkeit, sequenzielles und paralleles Empfängerrouting zu erstellen, können Sie die neue Funktion zum Sortieren der Empfänger verwenden, um unter Verwendung der neuen Sendenseite ein Hybrid-Routing zu erstellen, das parallele und sequenzielle Komponenten umfasst. Sie können angeben, welche Teilnehmer gleichzeitig (parallel) und welche Teilnehmer in einer bestimmten Reihenfolge unterschreiben müssen, indem Sie Drag & Drop oder die Nummerierungsreihenfolge verwenden, um die Unterschriftsreihenfolge zu definieren. 

Hybrid-Routing erstellen

1.  Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein.

2. Um zwei Empfänger festzulegen, die an zweiter Stelle unterschreiben – in diesem Beispiel severtonea@gmail.com und kmaggerstein@gmail.com – geben Sie im Feld „Routing-Reihenfolge“ für beide den Wert „2“ ein. 

Wenn Sie die Vereinbarung speichern, werden die E-Mail-Adressen für severtonea@gmail.com und kmaggerstein@gmail.com als parallele Empfänger an zweiter Position angezeigt. Beachten Sie, dass die Reihenfolge von weiteren Empfängern aktualisiert wird, um die neue Routing-Reihenfolge darzustellen. 

Empfängergruppe

Sie können den Signierungsprozess beschleunigen, indem Sie mehreren Team-Mitgliedern die Befugnis erteilen, im Namen der gesamten Gruppe zu signieren. Fügen Sie zunächst eine Empfängergruppe hinzu und fügen Sie dann der Gruppe mehrere Empfänger hinzu. Jeder der aufgelisteten Empfänger kann im Namen der gesamten Gruppe unterschreiben. Empfängergruppen können mit Salesforce-Gruppen integriert werden.

Vereinbarungen ändern

Sie können schnell Korrekturen an Dokumenten vornehmen, indem Sie die neue Funktion „Verträge bearbeiten“ verwenden, anstatt Vereinbarungen zu stornieren und nochmal von vorn anzufangen. Sie können Verträge bearbeiten verwenden, um Dokumente hinzuzufügen, zu löschen, zu ersetzen (löschen, dann hinzufügen) und neu zu sortieren. Außerdem können Sie die Authoring-Umgebung verwenden, um Felder zu bearbeiten.

Die Funktion „Verträge bearbeiten“ ist nur auf der neuen Sendenseite verfügbar. Jedoch kann sie verwendet werden, um Vereinbarungen zu ändern, die vor der November 2015-Version initiiert wurden, solange die Transaktion die „modifizierbaren“ Kriterien erfüllt. Wenn ein Dokument modifizierbar ist, wird bei der Auswahl des Dokuments der Link Vertrag ändern auf der Seite Vereinbarungen verwalten angezeigt. Eine modifizierbare Vereinbarung ist eine Vereinbarung, die folgende Kriterien erfüllt:

• Die Vereinbarung wurde weder unterschrieben noch genehmigt noch vom Delegierenden, dem sie zugewiesen wurde, an einen Unterzeichner oder Genehmiger delegiert.
• Die Vereinbarung enthält keine digitale Unterschrift und keine Fax-Unterschriften.
• Die Vereinbarung wurde nicht von einem Arbeitsablauf initiiert.

Administration für geänderte Vereinbarungen

Die Funktion „Verträge bearbeiten“ muss in Ihrer Organisation global aktiviert werden. Anschließend wird das letzte Kontrollkästchen Absender können Verträge bearbeiten in den Konto- und Sendeeinstellungen für jeden Benutzer angezeigt.

Kontoadministratoren und Gruppenadministratoren können festlegen, ob Sie die von Ihnen zur Unterschrift gesendeten Dokumente ändern können, indem sie das Kontrollkästchen „Absender können Verträge bearbeiten“ im Abschnitt Anhängen von Dokumenten der Sendeeinstellungsparameter in Ihrem Konto aktivieren. 

Vereinbarung ändern

Wenn die Einstellung „Verträge bearbeiten“ für Ihr Unternehmen oder Ihre Gruppe aktiviert ist, können Sie Vereinbarungen ändern, die sich in den Abschnitten „Zur Signatur versandt“ oder „Zur Genehmigung versandt“ befinden. (Siehe Verträge bearbeiten, um weitere Informationen zu erhalten.)

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Vereinbarungen verwalten.

2. Klicken Sie im Abschnitt Zur Unterschrift versandt oder Zur Genehmigung versandt auf eine veränderbare Vereinbarung und klicken Sie dann auf die Beschreibung der Vereinbarung in der oberen rechten Ecke.

Die Seite Senden wird im beschränkten Bearbeitungsmodus angezeigt, in dem Sie in den Abschnitten „Empfänger“ und „Nachricht“ keine Änderungen vornehmen können.

Auf dieser Sendenseite können Sie Dokumente hinzufügen, löschen, ersetzen (löschen und dann hinzufügen) und neu sortieren.

Um ein Dokument hinzuzufügen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Klicken Sie auf „Dateien hinzufügen“.

• Oder ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop von Ihrem Computer in den Bereich Weitere Dateien hierher ziehen.

• Um ein Dokument zu löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol („X“) rechts.

• Um die Dokumente neu zu sortieren, klicken Sie auf die Auswahlleiste und ziehen Sie das Dokument an die neue Position.

Abhängig von Ihren Sendeeinstellungen können Sie die Option Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“ verwenden, um den Dokumenten in der geänderten Vereinbarung Formularfelder hinzuzufügen. 

• Wenn Sie keine Formularfelder hinzufügen müssen und die Option Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“ nicht verfügbar ist, klicken Sie auf Aktualisieren, um Ihre Änderungen zu speichern.
• Wenn Sie Formularfelder hinzufügen müssen, aktivieren Sie ggf. die Option Unterschriftsfelder hinzufügen und Vorschau und klicken Sie auf Aktualisieren, um die Authoring-Umgebung zu öffnen. Wenn Sie die Arbeit in der Authoring-Umgebung abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Aktualisieren“.

Wenn die Vereinbarung bereits unterschrieben wurde, wenn der Absender auf Aktualisieren klickt, erhält der Absender eine Nachricht mit dem Hinweis, dass der Empfänger sie gekennzeichnet, genehmigt oder delegiert hat.

Wenn die Funktion „Verträge bearbeiten“ in Ihrem Unternehmen nicht global aktiviert wurde, gibt es noch andere Möglichkeiten, Änderungen vorzunehmen, nachdem eine Vereinbarung zur Unterschrift versendet wurde.

Wenn Sie zum Ende der Vereinbarungsbeschreibung blättern, sehen Sie drei Möglichkeiten zum Ändern einer Vereinbarung.

Die Aktionen, die Sie für eine vorhandene Vereinbarung durchführen können, umfassen das Ersetzen eines Unterzeichners und Hochladen einer unterschriebenen Kopie sowie das Hinzufügen eines Ablaufdatums.

Um den aktuellen Unterzeichner zu ersetzen, geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Unterzeichners ein und den Grund, warum der ursprüngliche Unterzeichner ersetzt werden soll. Beispielsweise könnte sich der ursprüngliche Unterzeichner während des Zeitraums, in dem die Dokumente unterschrieben werden müssen, im Urlaub befinden. Klicken Sie auf Unterzeichner ersetzen, wenn Sie fertig sind.

Um eine unterschriebene Kopie hochzuladen, klicken Sie in der Vereinbarungsbeschreibung auf den Link „Unterzeichner ersetzen“. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Unterzeichners und eine kurze Nachricht zum Grund für das Ersetzen des ursprünglichen Unterzeichners ein. Beachten Sie, dass der ursprüngliche Unterzeichner das Dokument weiterhin unterschreiben kann, bis der neue Unterzeichner seine Unterschrift hinzufügt.

Um ein Ablaufdatum hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link Hinzufügen in der Vereinbarungsbeschreibung. Klicken Sie dann auf das Kalendersymbol, um das Ablaufdatum auszuwählen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktuelle Empfänger benachrichtigen, wenn die Empfänger benachrichtigt werden sollen.

Signieren, Genehmigen oder Delegieren einer geänderten Vereinbarung

Der Empfänger einer geänderten Vereinbarung wird benachrichtigt, dass die Vereinbarung geändert wurde, bevor sie sie signieren, genehmigen oder delegieren können.

Der Empfänger kann auf OK klicken, um fortzufahren. Das Unterschreiben, Genehmigen oder Delegieren findet wie üblich statt.

Wenn die Vereinbarung allerdings geändert wurde, als sich der Empfänger auf der Seite eSign befand, wird der Empfänger benachrichtigt und muss auf Aktualisieren klicken, um fortzufahren.

Anzeigen des Verlaufs und des Prüfprotokolls einer geänderten Vereinbarung

Informationen zu den Ereignissen, die direkt mit der Änderung eines Dokuments zusammenhängen (z. B. Vereinbarung wurde geändert, Änderung der Vereinbarung wurde bestätigt), können von der Seite „Vereinbarungen verwalten“ aus angezeigt werden.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Vereinbarungen verwalten.

2. Klicken Sie auf eine Vereinbarung, um sie zu markieren, und klicken Sie auf die Registerkarte Verlauf auf der rechten Seite der Seite.

Der Ereignisverlauf für Vereinbarung wird im Informationsbereich angezeigt. Die Transaktionen zur Änderung durch den Absender sowie die Bestätigung des Empfängers zur Änderung werden aufgezeichnet.

3. Klicken Sie auf den Link Prüfbericht in der oberen rechten Ecke des Verlaufs, um einen Audit-Bericht im PDF-Format zu öffnen. Die Transaktionen zur Änderung durch den Absender sowie die Bestätigung des Empfängers zur Änderung werden aufgezeichnet.

Mehrere Vorlagen pro Salesforce-Objekt

Für Kunden, die Salesforce Lightning verwenden, bietet unsere Integration (v18) Administratoren die Möglichkeit, mehr als eine Vorlage zu konfigurieren, die für jedes SFDC-Objekt verfügbar ist.  Dies verleiht Benutzern und Administratoren eine neue Flexibilität, indem Sie die richtige Vorlage auswählen können, um den Sendevorgang zu starten. Beispielsweise kann ein Benutzer von einem SFDC-Kontoobjekt aus eine MSA oder eine Partnervereinbarung senden, wobei beide bei Bedarf über die Lightning-Komponenten verfügbar sein können.

Unterstützung für Salesforce Lightning-Komponenten

Für Administratoren, die Lightning Experience verwenden, gibt es eine neue und sehr einfache Möglichkeit, Adobe Sign in standardmäßige und benutzerdefinierte SFDC-Seiten einzufügen. Wir bieten drei Komponenten, um Administratoren mehr Flexibilität zu bieten, um die Seiten so zu erstellen, wie sie passend erscheinen.: Adobe Sign-Sende- und Vereinbarungskomponenten sowie eine Adobe Sign-Vereinbarungsliste

Verbesserte Adobe Sign-Verwaltungsseite

Die Verwaltungsseite besitzt nun einen aufgeräumteren Look, wobei sich alle Funktionen auf einer einzelnen Seite befinden. Die Registerkarten wurden entfernt. Wechseln Sie zur Lightning Experience, um die neue Adobe Sign-Verwaltungsseite zu verwenden.

Verbesserter Einrichtungsassistent

Verwenden Sie den verbesserten Einrichtungsassistenten, um Ihr Adobe Sign-Konto mit Ihrem Salesforce-Konto zu verknüpfen. Der Einrichtungsassistent ist in den Benutzeroberflächen von Classic und Lightning verfügbar. Wenn Ihre Konten nicht bereits verknüpft wurden, sehen Sie den Einrichtungsassistenten, wenn Sie Adobe Sign in Salesforce auswählen.  

Die Nachricht „Erfolg!“ wird angezeigt, wenn der Assistent Ihr Konto verknüpft hat, um automatische Statusaktualisierungen zu aktivieren.