Salesforce-version 18 uudet ominaisuudet

Kevään 2016 Salesforce-versio sisältää Lightning Experience, jolloin Adobe Sign for Salesforce -paketin uusin päivitys on "Lightning Ready".  Voit ottaa Lightning Experiencen käyttöön silloin kun haluat tai voit vaihtaa koska tahansa takaisin Salesforce Classiciin.

Pääset käyttämään Salesforce-objekteja vaivattomasti vasemmalla olevasta Lightning-ominaisuuden suunnistusvalikosta. Pääset käyttämään Adobe Sign -integrointipakettia App Launcherin avulla.

Katso lisätietoja Salesforcen ohjeiden kohdasta Etsi omasi Lightning Experience avulla.

Lightning Experience

Lightning Experiencen käyttöönotto

 Lightning Experiencen käyttöönotto on helppoa:

1. Kohdasta Määritykset.
2. Vaihda oletusasetuksia valitsemalla vasemmasta suunnistusvalikosta Lightning Experience, ennen kuin vaihdat näkymää. 
3. Vaihda Lightning-näkymään valitsemalla profiilivalikosta Siirry Lightning Experienceen.

Katso lisätietoja Salesforce-ohjeen kohdasta Ota käyttöön Lightning Experience. 

Palaaminen Salesforce Classiciin

Kun Lightning-ominaisuus on käytössä, myös Salesforce Classiciin palaaminen on helppoa. Napsauta profiilikuvaasi näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse valikosta Siirry Salesforce Classic.

Adobe Sign -integrointisovelluksen käyttö

Kun Lightning-ominaisuus on otettu käyttöön, valitse App Launcher nähdäksesi saatavana olevat sovellukset ja valitse sitten Adobe Sign.

Katso lisätietoja Salesforce-ohjeen kohdasta Eri sovelluksen avaaminen Lightning Experience.

Adobe Sign -valikko näytetään. Tästä valikosta pääset käyttämään kaikkia tuttuja Adobe Signin sivuja ja ominaisuuksia. Huomaa, että Hallitse sopimuksia -sivu ja Adobe Signin hallintasivu ovat tällä hetkellä saatavana vain Salesforce Classicissa.

Uudet Adobe Sign -sivut näyttävät selkeämmiltä Lightning Experience.

Parannettu sopimussivu

Parannettua sopimussivua voidaan käyttää sekä Salesforce Classicissa että Lightning-ominaisuudessa. Ennen kuin uuttaa sopimussivua käytetään, parannettu sopimussivutyyli on otettava käyttöön.

Parannettu sopimusasettelu -ominaisuus

Parannettu sopimuksen sivuasettelu tarjoaa lähettäjille aikaisemman asettelun koko toiminnallisuuden ohella lisäominaisuuksia. Parannettu sopimussivu on saatavana sekä Salesforce Classiciin että Lightning-ominaisuuteen.

Mene parannetulle sopimussivulle valitsemalla Sopimukset Lightning-sivun ITEMS-valikosta tai Classic-sivun vasemmasta suunnistusvalikosta.

1. Vastaanottajat on nyt numeroitu kuten edellä on esitetty. Vastaanottajien numerointia voi käyttää vastaanottajien järjestämiseen uudelleen, peräkkäisten reititysten luomiseen ja hybridi- ja rinnakkaisten reititysten luomiseen.

2. Lähettäjä voi nyt lisätä itsensä kätevästi vastaanottajaksi mihin tahansa reititykseen eikä vain ensimmäiseksi tai viimeiseksi valitsemalla Lisää minut ja numeroinnin avulla.

3. Ryhmät voidaan määrittää vastaanottajiksi.

4. Yksityisviesti voidaan lisätä. Kun viestin kuplakuvaketta napsautetaan, Lisää yksityisviesti -valintaikkuna ilmestyy näytölle. Kupla näkyy vaaleanharmaana, jos sinulle on viesti.

5. Henkilöllisyyden varmistaminen

6. Valitse sopimus.

7. Valitse tiedostot asiakirjakirjastosta tai verkkotallennustileiltä – Valitsemalla Lisää tiedostot saa käyttöön Valitse tiedostoja -valintaikkunan ja kaikki käyttöönotetut tiedostolähteet.

Uusi vastaanottajarooli: valtuuttaja

Pääkäyttäjät ja lähettäjät voivat nyt lisätä hyväksyjän ja allekirjoittajan lisäksi valtuuttajan vastaanottajan työnkulkuun. Valtuuttajat vastaanottavat sopimuksen, mutta heidän ei odoteta allekirjoittavan sitä.  Sen sijaan he reitittävät sopimuksen valitsemalleen hyväksyjälle tai allekirjoittajalle. 

Erinomaista tilanteissa, joissa allekirjoittaja/hyväksyjä ei ole tiedossa ennen kuin allekirjoituksen käsittely on aloitettu. Tämän kahden uuden roolin tarjoaman joustavuuden ansiosta allekirjoitusten kerääminen voidaan käynnistää välittömästi ja määrittää varsinaiset tuotannon loppupään vastaanottajat myöhemmin.

Yksityisviestit

Allekirjoitusprosessissa voidaan luoda jokaiselle vastaanottajalle ainutlaatuisia viestejä ennen asiakirjan lähettämistä allekirjoitettavaksi tai hyväksyttäväksi. Lisää viesti napsauttamalla Lisää yksityisviesti-kuvaketta. 

Vastaanottajat voivat lukea yksityisviestit helposti allekirjoitustapahtuman aikana. Kun yhdelle vastaanottajalle on jätetty viesti, viestikuplan väri on vaaleanharmaa.

Hybridireititys

Rinnakkaisten ja peräkkäisten vastaanottajareititysten luomisen lisäksi uuden vastaanottajan järjestämisominaisuuden avulla voi luoda hybridireitityksiä, joihin sisältyy rinnakkaisia ja peräkkäisiä komponentteja, käyttämällä uutta Lähetä-sivua. Voit määrittää osallistujat, joiden on allekirjoitettava samanaikaisesti (rinnakkain) ja joiden on allekirjoitettava peräkkäin, vetämällä ja pudottamalla tai määrittämällä allekirjoitusjärjestys numerojärjestyksen avulla. 

Hybridireitityksen luominen

1. Syötä vastaanottajien sähköpostiosoitteet.

2. Määritä kaksi vastaanottajaa allekirjoittamaan toinen – tässä esimerkissä severtonea@gmail.com ja kmaggerstein@gmail.com – syöttämällä ”2” molempien reititysjärjestyskenttään. 

Kun sopimus tallennetaan, sähköpostiosoitteet severtonea@gmail.com ja kmaggerstein@gmail.com näytetään rinnakkaisina vastaanottajina toisessa sijainnissa. Huomaa, että peräkkäisten vastaanottajien järjestys päivitetään vastaamaan uutta reititysjärjestystä. 

Vastaanottajaryhmä

Allekirjoitusprosesseja voi nopeuttaa valtuuttamalla monta ryhmän jäsentä allekirjoittamaan koko ryhmän puolesta. Lisää ensin vastaanottajaryhmä ja lisää sitten monta vastaanottajaa ryhmään. Kuka tahansa luettelon vastaanottajista voi allekirjoittaa koko ryhmän puolesta. Vastaanottajaryhmät integroidaan Salesforce-ryhmiin.

Sopimusten muokkaaminen

Asiakirjaan voidaan tehdä korjauksia käytön aikana uuden sopimusten muokkausominaisuuden avulla sen sijaan, että sopimus peruutettaisiin tai aloitettaisiin alusta. Voit lisätä, poistaa, korvata (poistaa ja sitten lisätä) ja järjestää uudelleen asiakirjoja valitsemalla Muokkaa sopimuksia. Myös muokkausympäristöä voi käyttää kenttien muokkaamiseen.

Sopimusten muokkausominaisuus on saatavana vain uudella Lähetä-sivulla. Sen avulla voidaan kuitenkin muokata sopimuksia, jotka aloitettiin ennen marraskuun 2015 versiota, niin kauan kuin siirto vastaa muuttamisehtoja. Jos asiakirjaa voidaan muuttaa, Muokkaa sopimusta -linkki näytetään Hallitse sopimuksia -sivulla, kun asiakirja valitaan. Muutettava sopimus täyttää seuraavat ehdot:

• Sopimusta ei ole allekirjoitettu, hyväksytty eikä valtuuttaja, jolle asiakirja alun perin määritettiin, ole valtuuttanut sitä allekirjoittajalle tai hyväksyjälle.
• Sopimuksessa ei ole digitaalista tai faksattua allekirjoitusta.
• Sopimusta ei ole käynnistetty työnkulusta.

Sopimusten muokkauksen hallinta

Sopimusten muokkausominaisuus on otettava käyttöön koko organisaatiossa, jolloin viimeinen valintaruutu Anna lähettäjien muuttaa sopimuksia ilmestyy Tili | Lähetä asetukset -vaihtoehdoissa jokaiselle käyttäjälle.

Tilin ja ryhmän pääkäyttäjät voivat määrittää, voiko allekirjoitettavaksi lähetettyjä asiakirjoja muokata tarkistamalla kohta Anna lähettäjien muuttaa sopimuksia tilisi Lähetä asetukset -parametrien Asiakirjojen liittäminen-osiossa. 

Sopimuksen muokkaaminen

Jos sopimusten muokkausasetus on otettu käyttöön organisaatiossa tai ryhmässä, voit muokata osioissa Allekirjoitettavaksi lähetetyt tai Hyväksyttäväksi lähetetyt olevia sopimuksia. (Katso lisätietoja kohdasta Muokkaa sopimuksia.)

1. Napsauta Hallitse sopimuksia -välilehteä.

2. Valitse muokattava sopimus Allekirjoitettavaksi lähetetyt- tai Hyväksyttäväksi lähetetyt -osiosta ja napsauta sitten sopimuksen kuvausta näytön oikeassa yläkulmassa.

Lähetä-sivu avautuu rajoitetussa muokkaustilassa, jolloin Vastaanottajat- tai Viesti-osioihin ei voi tehdä muutoksia.

Tällä Lähetä-sivulla voit lisätä, poistaa, korvata (poistaa ja lisätä) ja järjestää uudelleen asiakirjoja.

Voit lisätä asiakirjan jollakin seuraavista tavoista:

• Valitse Lisää tiedostot.

• Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja tietokoneeltasi Vedä lisää tiedostoja tähän -alueelle.

• Poista asiakirja napsauttamalla Poista-kuvaketta (X) oikealla.

• Tallenna asiakirjat napsauttamalla kahvaa ja vetämällä asiakirja sen uuteen sijaintiin.

Lähetysasetuksiesi mukaan voit mahdollisesti käyttää Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät -vaihtoehtoa lisätäksesi lomakekenttiä asiakirjaan tai asiakirjoja muokattuun sopimukseen. 

• Jos lomakekenttiä ei tarvitse lisätä tai Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät -vaihtoehtoa ei ole, tallenna muutokset valitsemalla Päivitä.
• Jos lomakekenttiä on lisättävä, ota Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät -vaihtoehto tarvittaessa käyttöön ja valitse Päivitä, jolloin asiakirjan muokkaustila avautuu. Kun muokkausympäristö on valmis, valitse Päivitä.

Jos sopimus on jo allekirjoitettu, kun lähettäjä valitsee Päivitä, lähettäjä saa ilmoituksen, että vastaanottaja on allekirjoittanut, hyväksynyt tai valtuuttanut sopimuksen.

Jos sopimusten muokkausominaisuutta ei ole otettu käyttöön koko organisaatiossa, sopimusta voidaan vielä muokata muutamalla tavalla sen jälkeen, kun se on lähetetty allekirjoitettavaksi.

Sopimuksen kolme muokkaustapaa saa näkyviin vierittämällä sopimuksen kuvauksen alas asti.

Olemassa olevaan sopimukseen voi korvata allekirjoittajan, ladata allekirjoitetun kopion ja lisätä voimassaolorajan.

Korvaa nykyinen allekirjoittaja syöttämällä uuden allekirjoittajan sähköpostiosoite ja syy, miksi alkuperäinen allekirjoittaja korvataan. Esimerkiksi alkuperäinen allekirjoittaja ei ehkä ole paikalla juuri, kun asiakirjat on allekirjoitettava. Napsauta Vaihda allekirjoittaja -painiketta, kun olet valmis.

Lataa allekirjoitettu kopio napsauttamalla Vaihda allekirjoittaja -linkkiä sopimuksen kuvauksessa. Kirjoita uuden allekirjoittajan sähköpostiosoite ja lyhyeen viestiin syy, miksi alkuperäinen allekirjoittaja korvataan. Huomaa, että alkuperäinen allekirjoittaja voi vielä allekirjoittaa asiakirjan, kunnes uusi allekirjoittaja lisää allekirjoituksensa.

Lisää voimassaoloraja napsauttamalla Lisää-linkkiä sopimuksen kuvauksessa. Valitse seuraavaksi voimassaoloraja napsauttamalla kalenterikuvaketta. Valitse Ilmoita nykyisille vastaanottajille -valintaruutu, jos haluat lähettää vastaanottajille ilmoituksen.

Muokatun sopimuksen allekirjoittaminen, hyväksyminen ja valtuuttaminen

Muokatun sopimuksen vastaanottajalle ilmoitetaan, että sopimusta on muokattu ennen kuin vastaanottaja allekirjoittaa, hyväksyy tai valtuuttaa sopimuksen.

Valitsemalla OK vastaanottaja voi jatkaa. Allekirjoitus-, hyväksyntä- tai valtuutusprosessi etenee normaalisti.

Jos sopimusta on muokattu juuri silloin, kun vastaanottaja on eSign-sivulla, vastaanottaja saa ilmoituksen ja hänen on jatkaakseen valittava Päivitä.

Muokatun sopimuksen historian ja tarkastusreitin näyttäminen

Asiakirjan muokkaustapahtumia koskevia tietoja (esim. Sopimusta on muutettu, Sopimuksen muokkaus hyväksyttiin) voi tarkastella Hallitse sopimuksia -sivulla.

1. Napsauta Hallitse sopimuksia -välilehteä.

2. Valitse sopimus yhdellä napsautuksella ja napsauta Historia-välilehteä sivun oikeassa reunassa.

Sopimuksen tapahtumahistoria näytetään tietopaneelissa. Lähettäjän tekemiin muokkauksiin liittyvät tapahtumat ja vastaanottajan hyväksymä muokkaus ilmoitetaan.

3. Avaa tarkastusraportin PDF-tiedosto napsauttamalla Auditointiraportti-linkkiä historiakehyksen oikeassa yläkulmassa. Lähettäjän tekemiin muokkauksiin liittyvät tapahtumat ja vastaanottajan hyväksymä muokkaus ilmoitetaan.

Monta mallia Salesforce-objektia kohti

Asiakkaille, joilla on käytössä Salesforce Lightning -ominaisuus, pääkäyttäjät voivat määrittää useamman kuin yhden mallin saataville mihin tahansa SFDC-objektiin version 18 integroinnin yhteydessä.  Tämä tarjoaa uutta joustavuutta käyttäjille ja pääkäyttäjille, jolloin on mahdollista valita oikea malli lähetysprosessin käynnistämiseksi. Nyt käyttäjä voi esimerkiksi lähettää SFDC-tiliobjektista Lightning-komponenttien kautta MSA:n tai kumppanisopimuksen, jotka voivat olla molemmat tarvittaessa saatavana.

Salesforcen Lightning-komponenttien tuki

Lightning Experience käyttäville pääkäyttäjille on uusi ja erittäin helppo tapa lisätä Adobe Sign vakio- ja mukautetuille SFDC-sivuille. Tarjoamiemme kolmen komponentin avulla pääkäyttäjät saavat käyttöönsä joustavuutta sivujensa muodostamiseen haluamallaan tavalla.: Adobe Signin Lähetä- ja Sopimus-komponentti ja Adobe Sign -sopimusluettelo

Parannettu Adobe Signin hallintasivu

Hallintasivu näyttää siistimmältä, ja kaikki toiminnallisuus on nyt yhdellä sivulla. Välilehdet on poistettu. Ota Lightning Experience käyttöön ja käytä uutta Adobe Sign -hallintasivua.

Parannettu ohjattu asetustoiminto

Liitä Adobe Sign -tili Salesforce-tiliin parannetun ohjatun asetustoiminnon avulla. Ohjatun asetustoiminnon saa käyttöön sekä Classic- että Lightning-käyttöliittymästä. Jos tilejä ei ole vielä yhdistetty, ohjattu asetustoiminto ilmestyy näytölle, kun Adobe Sign valitaan Salesforcesta.  

Onnistut varmasti! viesti, kun ohjattu toiminto on yhdistänyt tilisi automaattisen tilan päivittämistä varten.