Modifiche e nuove funzioni incluse nell'aggiornamento di ottobre 2016 del pacchetto Adobe Sign per Salesforce (versione 18)

Panoramica

La versione di Salesforce della primavera 2016 introduce Lightning Experience e l'aggiornamento più recente del pacchetto Adobe Sign per Salesforce è abilitato per Lightning. Sei tu a decidere se abilitare Lightning Experience e, se cambi idea, può passare nuovamente a Salesforce Classic in qualsiasi momento.

In Lightning, il menu di navigazione a sinistra fornisce accesso rapido ai vostri oggetti di Salesforce. Puoi utilizzare il Programma di avvio app per accedere al pacchetto dell'integrazione di Adobe Sign.

Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Posizione dei propri dati in Lightning Experience della pagina di assistenza Salesforce.

Nota:

Per garantire il mantenimento di processi e configurazioni dell'account esistenti, queste nuove funzioni verranno rese disponibili poco alla volta nel tuo account. Se desideri richiedere l'abilitazione delle funzioni prima dei tempi previsti all'interno del tuo account, contatta il tuo Client Success Manager.

Lightning Experience

Abilitazione di Lightning Experience

Abilitare Lightning Experience è davvero semplice:

  1. Da Imposta
  2. Fai clic su Lightning Experience nel menu di navigazione a destra per modificare le impostazioni predefinite prima di cambiare la modalità di visualizzazione. 
  3. Seleziona Passa a Lightning Experience dal menu del profilo per passare alla visualizzazione Lightning.
Impostazioni di SFDC per passare a Lightning

Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Abilitazione di Lightning Experience della pagina di assistenza Salesforce.

 

Passaggio a Salesforce Classic

Anche se stai utilizzando Lightning Experience, passare nuovamente a Salesforce Classic è altrettanto facile. Fai semplicemente clic sull'immagine di profilo situata nell'angolo in alto a destra e seleziona Passa a Salesforce Classic dal menu.

Selezione dell'immagine del profilo nell'angolo in alto a destra e della voce Passa a Salesforce Classic.

Accesso all'applicazione di integrazione di Adobe Sign

Una volta abilitata Lightning Experience, fai clic sul Programma di avvio app per visualizzare le applicazioni disponibili e seleziona Adobe Sign.

Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Apertura di un'app diversa in Lightning Experience dell'assistenza di Salesforce.

Programma di avvio app

Viene visualizzato il menu per Adobe Sign. Da questo menu puoi accedere a tutte le pagine e le funzioni già note di Adobe Sign. Le pagine Gestisci accordi e Amministrazione Adobe Sign sono attualmente disponibili solo in Salesforce Classic.

Visualizzazione del menu per Adobe Sign

In Lightning Experience, le pagine Adobe Sign hanno una grafica nuova e più ordinata.

Lightning Experience di Adobe Sign

Pagina dell'accordo migliorata

La pagina dell'accordo migliorata può essere utilizzata sia in Salesforce Classic che in Lightning Experience. Prima di utilizzare la nuova pagina dell'accordo, è necessario abilitare lo stile di pagina dell'accordo migliorato.

Esperienza di layout migliorata per la pagina dell'accordo

Il layout della pagina di accordo migliorata consente ai mittenti di utilizzare tutte le funzionalità del layout precedente e alcune funzioni aggiuntive. La pagina dell'accordo migliorata è disponibile sia in Salesforce Classic che in Lighting.

Per abilitare la pagina dell'accordo migliorata, seleziona Agreements (Accordi) dal menu ITEMS (ELEMENTI) in Lightning Experience o il menu di navigazione a sinistra nella pagina di Salesforce Classic.

Layout della pagina di accordo migliorata

1. I destinatari vengono ora numerati come illustrato sopra. Puoi utilizzare la numerazione dei destinatari per riordinarli e creare ordini di indirizzamento sequenziali, ibridi e paralleli.

2. I mittenti possono ora aggiungersi rapidamente in prima persona come destinatari in qualsiasi punto dell'ordine di indirizzamento (non più solo come primo o ultimo destinatario) tramite l'opzione Aggiungimi e la numerazione.

3. I gruppi possono essere specificati come destinatari.

4. È possibile aggiungere un messaggio privato. Facendo clic sull'icona con la nuvoletta del messaggio viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi un messaggio privato. Se è presente un messaggio, la nuvoletta verrà visualizzata in grigio chiaro.

5. Verifica identità

Definizione dei dettagli dell'operazione

6. Seleziona un contratto associato.

Inserimento dell'indirizzo e-mail del destinatario

7. Seleziona i file dalla Libreria documenti o da account di archiviazione in linea. Ora puoi fare clic su Aggiungi file per accedere alla finestra di dialogo Seleziona file e a tutte le origini file abilitate.

Nuovo ruolo destinatario: delegante

Oltre i ruoli di responsabile approvazione e firmatario, gli amministratori e i mittenti possono aggiungere un delegante ai flussi di lavoro dei destinatari. I deleganti ricevono l'accordo, ma non devono firmarlo.Dovranno piuttosto inoltrare l'accordo al responsabile dell'approvazione o al firmatario designato. 

Ideali per le situazioni in cui il firmatario/responsabile dell'approvazione rimane ignoto finché il processo di firma è in corso, questi due nuovi ruoli ti offrono la flessibilità necessaria per iniziare a raccogliere firme immediatamente e identificare il destinatario finale appropriato in un secondo momento.

Il ruolo del delegante in Salesforce

Messaggi privati

Puoi creare messaggi individuali per ogni destinatario nel processo di firma prima di inviare un documento per la firma o l'approvazione. Per aggiungere un messaggio, fai clic sull'icona Aggiungi un messaggio privato

Creazione di messaggi individuali per ogni destinatario

I destinatari possono leggere facilmente il messaggio privato durante l'esperienza di firma. Se sono presenti messaggi per uno dei destinatari, l'icona con la nuvoletta del messaggio diventerà grigio chiaro.

Indirizzamento ibrido

Oltre a creare un indirizzamento sequenziale e parallelo dei destinatari, puoi utilizzare la nuova funzione di ordinamento dei destinatari per creare l'indirizzamento ibrido, che include componenti paralleli e sequenziali, tramite la nuova pagina di invio. Puoi specificare quali partecipanti devono firmare contemporaneamente (parallelamente) e quali devono invece firmare nell'ordine sequenziale tramite trascinamento e rilascio o utilizzando l'ordine di numerazione per definire la sequenza di firma. 

Creazione dell'indirizzamento ibrido

1. Inserisci l'indirizzo e-mail dei destinatari.

Inserimento dell'indirizzo e-mail dei destinatari

2. Per designare due destinatari come secondi firmatari (severtonea@gmail.com e kmaggerstein@gmail.com nell'esempio riportato di seguito) digita “2” nel campo relativo all'ordine di indirizzamento di entrambi i destinatari. 

Inserimento del numero “2” nel campo relativo all'ordine di indirizzamento di entrambi i destinatari

Quando salvi l'accordo, gli indirizzi e-mail severtonea@gmail.com e kmaggerstein@gmail.com vengono visualizzati come destinatari paralleli in seconda posizione. L'ordine dei destinatari successivi verrà aggiornato in base al nuovo ordine di indirizzamento. 

L'ordine dei destinatari successivi verrà aggiornato in base al nuovo ordine di indirizzamento.

Gruppo di destinatari

Puoi accelerare i processi di firma autorizzando più membri di un team a firmare per conto dell'intero gruppo. Aggiungi prima un gruppo di destinatari e quindi più destinatari al gruppo. Ciascuno dei destinatari elencati può firmare per conto dell'intero gruppo. I gruppi di destinatari sono integrati con i gruppi di Salesforce.

Aggiunta di un gruppo di destinatari

Modifica degli accordi

Puoi apportare correzioni ai documenti correnti utilizzando la nuova funzione di modifica degli accordi invece di annullarli e crearne di nuovi. Puoi utilizzare la funzione Modifica accordo per aggiungere, eliminare, sostituire (eliminare e poi aggiungere) e riordinare i documenti. È inoltre possibile utilizzare l'ambiente di creazione per modificare i campi.

La funzione di modifica degli accordi funzione è disponibile solo nella nuova pagina di invio. Tuttavia, può essere utilizzata per modificare gli accordi creati prima della versione di novembre 2015 e modificabili. Se un documento è modificabile, viene visualizzato il collegamento Modifica accordo nella pagina Gestisci accordi quando il documento viene selezionato. Un accordo modificabile è un accordo che soddisfa i seguenti criteri:

  • L'accordo non è stato firmato, approvato o delegato a un firmatario o un responsabile approvazione dal delegante a cui è stato assegnato.
  • L'accordo non include una firma digitale o tramite fax.
  • L'accordo non è stato avviato tramite un flusso di lavoro.

 

Amministrazione della modifica degli accordi

La funzione di modifica degli accordi deve essere abilitata globalmente per la tua organizzazione. In seguito verrà visualizzata la casella di selezione Consenti ai mittenti di modificare gli accordi nelle opzioni della pagina Impostazioni di invio dell'account di ciascun utente.

Gli amministratori dell'account e del gruppo possono specificare se l'utente può modificare i documenti inviati per la firma selezionando la casella Consenti ai mittenti di modificare gli accordi nella sezione Creazione di documenti allegati della pagina Impostazioni di invio dell'account. 

Consenti ai mittenti di modificare gli accordi inviati per la firma

Modifica di un accordo

Se l'impostazione di modifica degli accordi è abilitata per la tua organizzazione o il tuo gruppo, puoi modificare gli accordi presenti nella sezione Inviato per firma o Inviato per approvazione (per ulteriori informazioni, consulta la sezione Modifica degli accordi).

1. Fai clic sulla scheda Gestisci accordi.

2. Seleziona un accordo modificabile dalla sezione Inviato per firma o Inviato per approvazione, quindi fai clic sulla descrizione dell'accordo nell'angolo in alto a destra.

Selezione della descrizione dell'accordo nell'angolo in alto a destra.

Viene visualizzata la pagina Invio in modalità di modifica limitata; non è possibile apportare modifiche nelle sezioni Destinatari e Messaggio.

Pagina Invio

Nella pagina Invia, puoi aggiungere, eliminare, sostituire (eliminare e poi aggiungere) e riordinare i documenti.

Per aggiungere un documento, effettua una delle seguenti operazioni:

  • Fai clic su Aggiungi file.
Selezione del pulsante Aggiungi file.
  • In alternativa, trascina e i file dal computer e rilasciali nell'area Trascina qui altri file.
Trascinamento dei file dal computer e rilascio nell'area Trascina qui altri file.
  • Per eliminare un documento, fai clic sull'icona di eliminazione (X) a destra.
Selezione dell'icona di eliminazione (X) a destra.
  • Per riordinare i documenti, fai clic sulla barra di trascinamento e trascina il documento nella nuova posizione.
Selezione della barra di trascinamento e trascinamento del documento nella nuova posizione.

A seconda delle impostazioni di invio, è possibile utilizzare l'opzione Anteprima e aggiungi campi firma per aggiungere campi modulo al documento o aggiungere documenti all'accordo modificato. 

Nota:

Quando modifichi un accordo, i campi modulo aggiunti originariamente dal mittente ai documenti tramite l'ambiente di creazione verranno eliminati. I campi modulo aggiunti ai Documenti libreria quando sono stati creati e i campi modulo aggiunti ai documenti con tag di testo vengono automaticamente rielaborati.

  • Se non è necessario aggiungere campi modulo o non disponi dell'opzione Anteprima e aggiungi campi firma, fai clic su Aggiorna per salvare le modifiche.
  • Se desideri aggiungere campi modulo, abilita l'opzione Anteprima e aggiungi campi firma e fai clic su Aggiorna per aprire l'ambiente di creazione. Una volta completate le operazioni desiderate nell'ambiente di creazione, fai clic su Aggiorna.

Se l'accordo è già stato firmato, quando il mittente fa clic su Aggiorna riceve un messaggio in cui è indicato che il destinatario ha firmato, approvato o delegato l'accordo.

Messaggio Impossibile modificare l'accordo

Se la funzione di modifica degli accordi non è stata abilitata globalmente per la tua organizzazione, sono disponibili altri modi per apportare modifiche dopo che un accordo è stato inviato per le firma.

Scorrendo in basso verso la parte inferiore della descrizione dell'accordo, visualizzerai tre modi per modificare un accordo.

Collegamenti Sostituisci firmatario e Carica una copia firmata nei metadati dell'operazione.

Le azioni che puoi eseguire su un accordo esistente comprendono la sostituzione del firmatario, il caricamento di una copia firmata e l'aggiunta della data di scadenza.

Per sostituire il firmatario corrente, inserisci l'indirizzo e-mail del nuovo firmatario e il motivo della sostituzione del firmatario originale.Ad esempio, il firmatario originale potrebbe non essere in ufficio nell'intervallo di tempo in cui i documenti devono essere firmati. Una volta apportate le modifiche, fai clic sul pulsante Sostituisci firmatario.

Interfaccia della finestra Sostituisci firmatario corrente

Per caricare una copia firmata, fai clic sul collegamento Sostituisci firmatario nella descrizione dell'accordo. Digita l'indirizzo e-mail del nuovo firmatario e un breve messaggio sul motivo della sostituzione del firmatario originale. Finché il nuovo firmatario non aggiunge la propria firma, il firmatario originale può ancora firmare il documento.

Interfaccia della finestra Carica un documento firmato

Per aggiungere una data di scadenza, fai clic sul collegamento Aggiungi nella descrizione dell'accordo.Quindi fai clic sull'icona del calendario per selezionare la data di scadenza. Seleziona la casella Notifica destinatari correnti se desideri informare i destinatari.

Finestra Aggiungi data di scadenza.

Firma, approvazione o delega di un accordo modificato

Prima di procedere con la firma, l'approvazione o la delega, il destinatario di un accordo modificato riceve una notifica che indica che l'accordo è stato modificato.

Messaggio “L'accordo è stato modificato”

Il destinatario può fare clic su OK per continuare. Il processo di firma, approvazione o delega procede normalmente.

Tuttavia, se l'accordo è stato modificato mentre il destinatario si trova sulla pagina di eSign, il destinatario riceve la relativa notifica e deve fare clic su Aggiorna per continuare.

Finestra di errore “L'accordo è stato modificato”

Visualizzazione della cronologia e della traccia di audit di un accordo modificato

Le informazioni sugli eventi specifici relativi alla modifica di un documento (ad esempio “L'accordo è stato modificato”, “La modifica dell'accordo è stata riconosciuta”) possono essere visualizzate nella pagina Gestisci accordi.

1.  Fai clic sulla scheda Gestisci accordi.

2.  Seleziona un accordo con un singolo clic, quindi fai clic sulla scheda Cronologia sul lato destro della pagina.

Scheda Gestisci accordi di Adobe Sign

La cronologia di eventi relativi all'accordo viene visualizzata nel pannello delle informazioni. Vengono riportate le operazioni di modifica da parte del mittente e il relativo riconoscimento da parte del destinatario.

Elenco eventi di Adobe Sign

3.  Fai clic sul collegamento Report di audit nell'angolo in alto a destra del riquadro Cronologia per aprire un Report di audit in formato PDF. Vengono riportate le operazioni di modifica da parte del mittente e il relativo riconoscimento da parte del destinatario.

Report di audit di Adobe Sign

Modelli multipli per gli oggetti Salesforce

Per i clienti che utilizzano Salesforce Lightning, la versione 18 dell'integrazione di Adobe Sign consentirà agli amministratori di configurare più di un modello per qualsiasi oggetto SFDC.Questa nuova flessibilità per gli utenti e gli amministratori consente loro di selezionare il modello adeguato per avviare il processo di invio. Ad esempio, un utente può ora inviare un accordo per partner o MSA da un oggetto di account SFDC; se necessari, possono essere entrambi disponibili tramite i componenti di Salesforce Lightning.

Modelli di accordo

Supporto di componenti Salesforce Lightning

Per gli amministratori che utilizzano Lightning Experience, è disponibile un nuovo metodo estremamente semplice per aggiungere Adobe Sign alle pagine SFDC standard e personalizzate. Adobe Sign fornisce tre componenti per offrire agli amministratori maggiore flessibilità durante la creazione delle pagine, a seconda delle specifiche esigenze:i componenti di invio e accordo di Adobe Sign e un elenco di accordi Adobe Sign.

Pagina Amministrazione migliorata di Adobe Sign

La pagina Amministrazione ha un nuovo aspetto più ordinato e tutte le funzionalità sono ora disponibili su una singola pagina. Le schede sono state eliminate. Passa a Lightning Experience per usare la nuova pagina Amministratore di Adobe Sign.

Pagina Amministrazione migliorata di Adobe Sign

Procedura di impostazione guidata migliorata

Utilizza la nuova procedura di impostazione guidata migliorata per collegare il tuo account Adobe Sign al tuo account Salesforce. La procedura di impostazione guidata è disponibile sia nell'interfaccia utente Classic che Lightning. Se i tuoi account non sono ancora collegati, visualizzerai la procedura di impostazione guidata selezionando Adobe Sign da Salesforce.  

Procedura di impostazione guidata migliorata per collegare l'account Adobe Sign all'account Salesforce

Quando la procedura guidata avrà completato il collegamento per abilitare gli aggiornamenti di stato automatici, verrà visualizzato un messaggio che indica che l'operazione è stata completata.

Quando la procedura guidata avrà completato il collegamento per abilitare gli aggiornamenti di stato automatici, verrà visualizzato un messaggio che indica che l'operazione è stata completata.

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